Digicamere

Camera di Commercio di Milano

Digita e Integra Holding

Un progetto BPM in stile “Social”

Dr. Alessandro Bertolini

Project Manager @Digicamere

Dr.ssa Francesca Dolzan

Business Analyst @Digicamere

Il progetto

Il progetto “Digita e Integra” si pone come obiettivo l’automatizzazione dei

procedimenti amministrativi della Camera di Commercio di Milano e delle

sue Aziende Speciali (circa 600 persone)

Obiettivo uno: ottenere la maggiore efficienza ed efficacia dei processi di

lavoro interni ed una più proficua organizzazione delle attività e del

personale

Obiettivo due: aumentare la trasparenza dei procedimenti “Amministrazione

Aperta” (Articolo 18 del Decreto Sviluppo 2012)

Non ultimo: ottimizzare la consultazione e la ricerca dei dati

Obiettivi del progetto

Standardizzare e digitalizzare l’intero ciclo passivo:

Determina (Atto amministrativo interno)

Richieste d’Acquisto

Ordini

Fatture passive

Mandati e Reversali

Standardizzare e digitalizzare gli altri atti amministrativi

Stakeholder

I beneficiari del progetto sono la Camera di Commercio di Milano e

quattro delle sue Aziende Speciali

Negli ultimi due anni al fine di ottenere miglioramenti in efficacia e

efficienza molti uffici della Camera di Commercio e delle Aziende

Speciali sono stati accentrati

Da qui la necessità di avere strumenti automatici comuni per la

gestione delle procedure

E quindi l’impegno a ricercare uno strumento che permettesse la

digitalizzazione dei vari processi

Benefici attesi

Maggior flessibilità organizzativa (es. se manca una persona può

essere sostituita con facilità)

Disponibilità di maggiori informazioni

Migliore organizzazione del lavoro

Migliori processi decisionali

Un progetto social

Quasi 100 persone coinvolte in questa prima fase sviluppo

Oltre 600 utilizzatori finali

Tutte le aree coinvolte della CCIAA Milano con i rispettivi dirigenti

Diversi uffici per ciascuna azienda con i loro responsabili e collaboratori

Due aree di Digicamere: una che si occupa dell’analisi e un’altra dello sviluppo tecnico

Supporto di un partner IBM, Pragma Management Systems, come consulente esperto della piattaforma BPM

Un’organizzazione service oriented

Digicamere da anni sviluppa applicazioni service oriented per i

sistemi camerali

BPM lavora come un direttore in un’orchestra di servizi preesistenti

L’integrazione già esistente fra i vari sistemi ha permesso un più

rapido ed efficace sviluppo dei flussi

Attenzione al dettaglio

Nel progetto è stata data grande importanza all’esperienza utente

L’interfaccia grafica è stata adattata alle esigenze degli utenti

camerali

Il disegno dell’interfaccia si basa su test di usabilità fatto con gli

utenti

La fase di analisi

Intervista agli attori

Condivisione dei requisiti fra le diverse aziende e grosso sforzo per

accomunare le esigenze per la realizzazione di un unico flusso

Trasformazione dei requisiti nei disegni di processi tramite IBM

Blueworks

Condivisione degli schemi con gli stakeholder e successiva

rielaborazione iterativa degli stessi

Rilascio dei disegni

La fase di sviluppo

Revisione dei disegni di processo per lo sviluppo

Importazione da Blueworks nell’ applicativo IBM BPM Designer

Implementazione delle interfacce

Integrazione con gli altri sistemi

Rilascio del flusso

Lession Learned

Progettare e programmare assieme agli stakeholder

Presenza costante e attiva dello sponsor di progetto

Attenzione all’esperienza d’uso dell’utente

Accurata formazione del personale sulle procedure

Supporto al cambiamento

Disponibilità di sistemi service oriented