6
-
Upload
andre-de-la-rochelle -
Category
Documents
-
view
3 -
download
1
description
Transcript of 6
Servizio e-Business Saipem Acquisto a catalogo elettronico Servizi di Digitali di Stampa
Manuale Fornitore
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Gentile Utente,
questo manuale illustra l’utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore.
Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizi.
2
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Sommario
Sommario.......................................................................... 3 Flusso Acquisto servizi di
digitalizzazione.................................................................... 4 Creazione Preventivo............................................................ 6 Modifica Proposta Entrata Merce............................................ 10 Registrazione fattura........................................................... 13 Informazioni utili................................................................ 18 Copyright e Trademark........................................................ 19
3
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Flusso d’acquisto servizi di digitalizzazione
4
Servizi Generali Richiedente e-procurement Approvatore Fornitore Contabilità Fornitori
Creazione SB (richiesta generica)
S S S
Creazione automatica richiesta di preventivo
Consuntivazione da catalogo elettronico
Modifica PEM
7
Creazione preventivo
Creazione automatica
SB
1 2 3
4
6
15
S S S
S S S
S S S
Approvazione SB ?
5
S S S
Creazione automatica della PEM per tutte le
posizioni precedentemente
scaricate da catalogo
Approvazione PEM ?
S S S
9
8
Creazione automatica ODA e PEM
S S S
7
Catalogo MDM
S S S
SI
NO
Approvazione PEM ?
S S S
10
SI Inserimento Fattura
S S S
Verifica Fattura
S 3
Registrazione Fattura
S 3
NO
NO
SI
11
12
13
Mail Fornitore + CC Servizi Generali
Mail Approvatore + CC Servizi Generali e Richiedente
Mail Fornitore + CC Servizi Generali
Mail Richiedente
Mai Approvatore
Mail Contabilità Fornitori + CC Servizi Generali
Supervisione e Reportistica di
Processo
S S S
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Highlights
Il fornitore all’interno del Flusso di Digitalizzazione deve svolgere le seguenti attività: 1. Creazione Preventivo in risposta ad un richiesta di preventivo di
digitalizzazione. 2. Modifica PEM, creata in automatico dal sistema in stato
parcheggiato, ma editabile dal fornitore 3. Registrazione fattura
5
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
CREAZIONE PREVENTIVO
6
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Preventivo
7
Nel caso di fornitori multi ruolo (abilitati per presentare offerta a gara e come fornitori di servizi di e-procurement al tempo stesso)è necessario selezionare il tab e-Purchasing. In caso contrario, il tab e-Purchasing sarà l’unica opzione disponibile che il sistema presenta. Per creare un preventivo è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell’ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti – Conferma esterna Il sistema consente di ricercare per: numero di richiesta di preventivo, periodo e descrizione posizione le richieste per cui si intende creare il preventivo
Per creare il preventivo: selezionare la riga di interesse
(cliccando sul «quadratino» accanto al numero di richiesta)
cliccare il tasto Continuare
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Preventivo
8
Il fornitore nella creazione del preventivo trova indicato: Dati di base con Nome conferma (già inizializzato), Riferimento, Data di consegna (obbligatorio), Lettera vettura
da compilare Dettagli su autore e data creazione/modifica della conferma Riepilogo posizioni:
› Aggiungere posizione: da catalogo Il fornitore ha la possibilità di specificare meglio i materiali che servono per evadere la richiesta preventivo inserita dal richiedente, indicando il prezzo, la quantià e l’untià di misura.
› Cancellare: cancellare le posizioni selezionate.
Dal tab Note e Allegati è possibile:
inserire appunti o allegare documenti cliccado su Aggiungere
Visualizzare gli allegati ed i testi eventualmente inseriti dal richiedente.
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Preventivo - Catalogo Dal catalogo è possibile: 1. ricercare prodotti cliccando su Cercare per: parole chiave, fornitori, gruppi prodotto, tipo di posizione,
gerarchia... 2. Selezionare e aggiungere posizioni al preventivo selezionando n posizioni e cliccado Aggiungere al carrello
acquisti 3. Visualizzare carrello acquisti nel dettaglio (aggiungendo o eliminando posizioni) 4. Chiudere l’ordine d’acquisto e tornare al Preventivo
9
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Preventivo – Catalogo Le voci di catalogo sono strutturate in gerarchie navigabili: Dalla finestra a destra nella pagina del catalogo Selezionando la voce Gerarchia nella barra di ricerca: viene aperto un pop-up navigabile. La gerarchia è strutturata per livelli: la lista dei risultati di ricerca può visualizzare tutti i livelli gerarchici. Selezionando il livello padre verranno visualizzati tutti gli item appartenenti ai livelli sottostanti. Selezionando la singola «foglia» di tale gerarchia è possibile visualizzare i soli item appartenenti a quella classificazione.
10
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Preventivo
11
Una volta completata la creazione del preventivo è possibile: Controllare: effettuare un check sui dati inseriti per verificare che non ci siano errori Salvare: parcheggiare il preventivo per future elaborazioni Chiudere: uscire dalla creazione conferma senza salvare i dati modificati Confermare: inviare la notifica all’approvatore per l’approvazione
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
MODIFICA PROPOSTA ENTRATA MERCE
12
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Modifica PEM
13
I preventivi approvati generano automaticamente una PEM in stato Salvato editabile dal fornitore. Per modificare e mandare in approvazione la versione finale della PEM è sufficiente: selezionare dal menu la voce: Gestione dell’ordine Selezionare in interr. Attive lo stato delle Conferme: Salvato Selezionare la PEM di interesse (le PEM di digitalizzazione hanno numerzione del tipo: 9C00000..58)
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Modifica PEM Entrare nella Conferma in modalità di elaborazione cliccando il tasto Elaborare Apportare le modifiche necessarie all’Entrata Merce (creata in automatico con le posizioni scaricate
da catalogo per il Preventivo) Confermare e avviare l’iter appprovativo cliccando: Confermare
14
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Preventivo Rifiutato Nel caso in cui il preventivo sia stato rifiutato dall’approvatore: Selezionare dal menu la voce: Gestione dell’ordine Selezionare in interr. Attive lo stato delle Conferme: Rifiutato Selezionare il preventivo da elaborare e di cui si vogliono analizzare le motivazioni del rifiuto
Le motivazioni del rifiuto possono essere state assegnate a livello di intero preventivo o a livello di posizioni. In entrambi i casi le note insertite dall’approvatore sono visulizzabili all’interno del tab Appunti e Allegati
15
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
REGISTRAZIONE FATTURA
16
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Fattura
17
Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-Purchasing Per creare una fattura è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell’ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti – Fattura
Per creare la fattura selezionare la riga Fattura (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d’acquisto) e cliccare il tasto Continuare
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Fattura
Per la creazione della fattura compilare i dati obbligatori: Inserire il Numero d’ordine d’acquisto e cliccare su Aggiungere: il sistema si scarica
automaticamente i dati delle posizione d’ordine Cliccando sul tasto Cercare è possibile visualizzare tutti gli ordini per cui è possibile registrare una fattura. Selezionando uno o più ordini è possibile registrare la fattura, anche cumulativa per diversi ordini.
Inserire Numero esterno della fattura Inserire Data fattura Inserire il valore di Imposte totali Calcolare Valore totale
18
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Fattura
Dal riepilogo posizioni è possibile: Selezionare con il flag Rilevare quelle posizioni per cui emettere fattura In basso a destra viene indicato il riepilogo dei costi che sarà poi riportato in testata cliccando in
tasto: Calcolare valore totale
19
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Creazione Fattura
Completata la fattura è possibile: Controllare: check sulla correttezza dei dati inseriti Salvare: parcheggiare momentaneamente la fattura per successive modifiche Chiudere: uscire dalla creazione del documento senza salvare le modifiche apportate Registrare: Registrare la fattura
20
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Informazioni utili
21
Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Service Operation
Support e-Business di Saipem, disponibile sia telefonicamente che via e-mail ai seguenti riferimenti:
Mail: [email protected]
Telefono: +390226302111
Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità:
Dal Lunedì al Venerdì 08.30 AM - 06.00PM (CET) Domenica 09.00 AM - 05.00PM (CET)
Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-Business Saipem:
e-business-area.saipem.com
Acquisto a catalogo elettronico-Digitalizzazione – Manuale Fornitore
Copyright e trademark
22
I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la
consultazione privata.
E’ vietata la riproduzione per finalità commerciali.
Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio.