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Release 4.90 Manuale Operativo

ASCENSORI Gestione Aziende Ascensoriste

La GESTIONE ASCENSORISTI è pensata per soddisfare le esigenze delle aziende che gestiscono Contratti di manutenzione su impianti di ascensori (che si rinnovano annualmente) e i relativi interventi tecnici di manutenzione. Eredita tutte le funzionalità del modulo applicativo standard di Contabilità Analitica, Assistenze e Controllo Di Gestione, ed integra diverse specificità.

2 – Manuale Operativo

Indice degli argomenti

1 MENÙ ARCHIVI .................................................................................................................... 4 1.1 Le tabelle........................................................................................................................ 4 1.2 Piano dei conti e sua riclassificazione............................................................................ 5 1.3 Clienti e Ritenuta Acconto amministratori condominiali ................................................. 6 1.4 Articoli: materiali e impianti............................................................................................. 7 1.5 Gestione amministratori e diverso destinatario ............................................................ 11

2 CONTABILITÀ ANALITICA................................................................................................ 13 2.1 Le commesse............................................................................................................... 13 2.2 Voci consuntivo e comparativo di vendita commesse.................................................. 14

2.2.1 Budget per commessa ................................................................................................ 15 2.3 Movimenti e rettifiche di contabilità analitica sulle commesse ..................................... 17 2.4 Chiusura ed annullamento commesse e impianti......................................................... 18 2.5 Gestione movimenti analitica ....................................................................................... 20 2.6 Visualizzazione movimenti di analitica ......................................................................... 21

3 MENÙ ASSISTENZA .......................................................................................................... 22 3.1 Gestione contratti di assistenza ................................................................................... 22 3.2 Manutenzione dei contratti ........................................................................................... 24 3.3 Fatturazione automatica contratti ................................................................................. 25 3.4 Aggiornamento Canoni Contratto................................................................................. 26 3.5 Rinnovo contratti .......................................................................................................... 29 3.6 Registrazioni interventi e chiamate sugli impianti......................................................... 30

3.6.1 Variazione di un intervento.......................................................................................... 32 3.7 Estratto Conto per Amministratore ............................................................................... 33 3.8 Stampa Impianti per Amministratore ............................................................................ 33

4 MENÙ VENDITE: FATTURAZIONE ................................................................................... 34 4.1 Bolle di intervento......................................................................................................... 34 4.2 Generazione, stampa e contabilizzazione fatture di vendita ........................................ 35

5 MENÙ GESTIONE DIPENDENTI ....................................................................................... 38 5.1 Gestione calendario manuale....................................................................................... 38 5.2 Tabelle per la gestione dipendenti ............................................................................... 39 5.3 Gestione voci di retribuzione........................................................................................ 40

6 MENÙ CHIUSURA PERIODO ............................................................................................ 41 6.1 Movimenti contabili chiusura mese .............................................................................. 41 6.2 Generazione movimenti di chiusura mese ................................................................... 42 6.3 Ripartizione centri di costo contabilità analitica............................................................ 43 6.4 Report RU .................................................................................................................... 44 6.5 Gestione dati di fine periodo......................................................................................... 45 6.6 Controllo chiusura fine mese........................................................................................ 46 6.7 Voci e stampa del controllo di gestione........................................................................ 48

ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 3


1 MENÙ ARCHIVI 1.1 Le tabelle Le tabelle di sistema contengono i dati ed alcune impostazioni per la corretta esecuzione dei programmi. Le informazioni contenute nelle tabelle possono essere: di tipo Anagrafico:

Agenti Amministratori Nostre Banche Spedizionieri Commesse di analitica Tecnici (tutti i dipendenti e collaboratori)

di tipo dati Specifico:

Dislocazione cespiti Unità di misura Depositi Note precaricate Testi per estratti conto Fasce scadenziario Valute Zone Nazioni Listini Formule per ricalcolo listini Enti certificatori (tabella utente) Tipologia assistenza (tabella utente) Tipologia impianti (tabella utente) Marca impianti (tabella utente)

di tipo dati di Controllo sulla cui base la procedura effettua automatismi particolari:

Causali contabili Categorie cespiti Categorie merceologiche (per distinguere gli articoli dagli impianti) Settori (per distinguere gli articoli dagli impianti) Causali di magazzino Centri di Costo Codici IVA Imposte Ritenute Imposte e conti Condizioni di Pagamento Documenti (tipi di documenti contabili) Qualifiche del personale Causali di manodopera Macrovoci paghe Tipologia trasferte Tipologia anagrafica (clienti) Tipologia contratti Esclusione periodi


1.2 Piano dei conti e sua riclassificazione La funzione permette di attribuire al piano dei conti le voci di riclassificazione e la modalità di gestione della contabilità analitica. La tabella di riclassificazione indica i conti dedicati alle commesse o alle paghe, definisce le percentuali di ripartizione fra i centri di costo e assegna la riga di raggruppamento sul rapporto di gestione. E’ possibile definire se il centro di costo:

• Deve essere inserito manualmente • Deve essere ricavato dalla commessa • Viene attribuito dalla procedura paghe • Deve essere definito in modo fisso sul conto • Deve essere ripartito in percentuale

Si accede alla funzione dal menù Archivi RRiiccllaassssiiffiiccaazziioonnee PPiiaannoo ddeeii CCoonnttii

Riportiamo qui di seguito un esempio di impostazione dei centri di costo:

1 - per la manutenzione assistenza ed interventi (nel ns. esempio “VA”) 2 - per le grandi riparazioni (a commessa) (nel ns. esempio “VB”) 3 - per i nuovi impianti (nel ns. esempio “V1”) 4 - per le spese e i conti generali da ripartire in base alla tabella di riclassificazione

(nel ns. esempio “RI”)


1.3 Clienti e Ritenuta Acconto amministratori condominiali Le fatture emesse ai clienti di tipo Condominio devono necessariamente avere l’indicazione della ritenuta d’acconto pari al 4% del pagamento dei corrispettivi sulle prestazioni relative ad appalti di opere o servizi da parte di imprese. E’ necessario effettuare le seguenti impostazioni: • Dal menù Archivi TTaabbeellllee SSoocciieettàà nella tabella IImmppoossttee RRiitteennuuttee

creare i codici tributo 1019 e 1020 che l’agenzia delle entrate ha istituito e che dovranno essere utilizzati in base al tipo del soggetto IRES o IRPEF.

• Dal menù Archivi AAnnaaggrraaffiiccaa cclliieennttii, nella cartella DDaattii ccoonnttaabbiillii

abilitare il campo flag Soggetto a Ritenuta per identificare i clienti a cui deve essere applicato il calcolo della ritenuta ed indicare, opzionalmente, il Codice Tributo

• Dal menù Contabilità Servizi SSttrruuttttuurraa CCoonnttaabbiilliittàà nella cartella RRiitteennuuttaa abilitare il flag Abilita Ritenuta su Fatture Clienti

La ritenuta viene accantonata nel conto “in sospensione” (150020) al momento della contabilizzazione della fattura; successivamente, al momento del pagamento, viene automaticamente rilevata sul conto di ritenute d’acconto definitivo (150030).


1.4 Articoli: materiali e impianti I materiali di magazzino e gli impianti si possono definire genericamente Articoli, cioè elementi di un ordine (d’acquisto o di vendita) o di un contratto oppure elementi in attesa di essere associati ad un contratto (ad esempio i Lifs). Ricordiamo che gli impianti in Lifs sono impianti nuovi già ultimati ma non ancora sotto contratto di manutenzione, oppure in manutenzione gratuita, oppure ereditati dalla concorrenza in manutenzione gratuita. Nell’anagrafica degli articoli è possibile indicare il settore di riferimento che consente di individuare se l’articolo deve essere considerato come materiale oppure come impianto. Riportiamo qui di seguito un esempio di codifica dei settori:

se è un codice materiale = MAT se è un codice d’impianto = IMP

A differenza dell’anagrafica articoli, la funzione SScchheeddaa iimmppiiaannttii consente di richiamare i dati del contratto e/o dell’ordine di vendita cui appartiene l’impianto stesso. Per visualizzare i materiali, si accede alla funzione dal menù Archivi AArrttiiccoollii


Per visualizzare gli impianti, si accede alla funzione dal menù Assistenza SScchheeddaa IImmppiiaannttii

E’ possibile inoltre duplicare un impianto esistente utilizzando l’apposito pulsante presente a fianco del codice: in questo modo verrà creato un nuovo impianto avente gli stessi dati di quello di origine. Nell’anagrafica di un nuovo impianto (oppure nel caso di grosse riparazioni), si procede con l’inserimento il numero di commessa (generalmente coincidente con il numero di impianto). La commessa può essere inserita tramite la scheda impianti utilizzando la seguente procedura:

1) posizionarsi sul campo commessa nella scheda impianti; 2) scrivere il numero di commessa quindi premere F5; 3) premere il pulsante Ins all’interno della maschera; 4) comparirà a questo punto la maschera di inserimento della commessa; 5) inserire i dati per inserire/aggiornare la scheda impianti

La commessa andrà modificata quando l’impianto (a seguito di ultimazione ed inserita in un contratto di manutenzione) diventerà oggetto di una grande riparazione a commessa. Nell’anagrafica dell’impianto è necessario indicare il conto di ricavo che il programma utilizza automaticamente in fase di fatturazione: occorre infatti indicare il conto relativo alla vendita oppure ai contratti di assistenza. Generalmente, per le grandi riparazioni a commessa, il conto relativo all’impianto coincide quello di manutenzione: in sede di fatturazione si andrà ad indicare il conto corretto indicando quello delle Grandi Riparazioni.


Nella funzione sono attivate schede utili per i dati dell’impianto:

• Gestionali: consente di indicare i dati gestionali relativi all’impianto (esempio se non convertito c/data evento, inserito in Lifs c/data evento)

• Operativi: consente di indicare i dati tecnici operativi relativi all’impianto (esempio ente, tecnico, cap, numero Sap, giro manutentivo, data ultima e prossima visita, Sim bidirezionale)

• Tecnici: consente di indicare i dati tecnici relativi all’impianto (esempio marca, tipo, assistenza, matricola, ecc)

L’impianto può riferirsi ad un ordine in corso per nuove vendite, un impianto in manutenzione gratuita o comunque in attesa di essere convertito in manutenzione, oppure inserito in un nuovo contratto di assistenza. I pulsanti Ordine e Contratto permettono di richiamare e passare alla scheda dell’Ordine Nuove Vendite collegato all’impianto oppure al contratto di assistenza che contiene l’impianto stesso; quando l’impianto è in Lifs può non essere collegato né ad un Ordine né ad un Contratto.


Per ottenere una stampa completa e dettagliata di tutto l’archivio impianti (in corso) occorre stampare l’ultimo report RU5 dalla funzione SSttaammppaa DDaattii FFiinnee PPeerriiooddoo.. Nel caso di caricamento di un impianto in LIFS è necessario abilitare il relativo flag Lifs ed indicare la data di attivazione. Nella stessa scheda si indicano gli impianti che escono dal Lifs passati alla concorrenza (indicare il flag, la data e il codice del concorrente). Il pulsante Sospendi consente di effettuare la sospensione di un impianto; tramite la funzione MMaannuutteennzziioonnee AAnnaaggrraaffiiccaa SSoossppeessii richiamabile dal menù Archivi, si potrà successivamente procedere all’annullamento, ma soltanto dopo aver verificato che l’impianto non sia più collegato a movimenti in archivio.


1.5 Gestione amministratori e diverso destinatario Gli amministratori condominiali agiscono per nome e per conto del condominio e sono i destinatari delle fatture relative agli interventi effettuati. E’ possibile impostare un indirizzo diverso di destinazione delle fatture da indicare nel campo relativo al’indirizzo principale collegato alla ragione sociale o al nominativo del cliente. Gli amministratori sono codificati e inseriti in un’apposita tabella di tipo anagrafico denominata Tabella Amministratori:


Successivamente è possibile indicare il codice dell’amministratore condominiale all’interno dell’anagrafica del cliente oppure inserirlo direttamente nella scheda relativa al contratto (ad esempio nel caso in cui vi siano più amministratori per lo stesso cliente):

Nel caso in cui le spedizioni di fatture oppure di estratti conti devono essere effettuate presso un altro indirizzo, è necessario compilare la maschera relativa al Diverso Destinatario Cliente richiamabile con l’apposito pulsante della toolbar (ad esempio quando deve essere effettuata una spedizione presso uno studio commercialista oppure notarile che non è l’amministratore regolarmente nominato).


2 CONTABILITÀ ANALITICA 2.1 Le commesse Le commesse fanno riferimento a un nuovo impianto o a una grande riparazione: è possibile, ad esempio, indicare come numero di commessa il numero del nuovo impianto. Esempio di Commessa:

Per ogni impianto facente parte di un Contratto/Ordine di vendita, è necessario aprire una nuova commessa di analitica per il controllo e il raggruppamento dei costi e ricavi.


2.2 Voci consuntivo e comparativo di vendita commesse La funzione consente di definire la struttura delle voci che andranno a comporre il BUDGET DELLE COMMESSE. Nella definizione delle voci è possibile indicare anche i conti contabili che appartengono alla voce stessa, per ottenere quindi un trattamento specifico ed automatico nella fase di calcolo del consuntivo. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione VVooccii BBuuddggeett ppeerr ccoommmmeessssaa::

Per ogni impianto, ogni grossa riparazione per impianto, ogni montaggio per impianto venduto va aperta una commessa diversa.


2.2.1 Budget per commessa La funzione permette di effettuare un primo calcolo della commessa in base allo schema parametrizzato delle “Voci Budget per commessa”: per ogni gruppo vengono calcolati i totali delle voci e la percentuale di incidenza del gruppo sul totale. E’ possibile inoltre gestire le revisioni del budget al fine di conservare la storia delle variazioni apportate, conservando la situazione storica delle modifiche apportate sulla singola commessa. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione BBuuddggeett ppeerr ccoommmmeessssaa::

La maschera consente di:

• Caricare i dati di budget (importi ed ore) e visualizzare i dati consuntivi • Applicare le stesse impostazioni su un’altra commessa • Richiamare la scheda impianti cui fa riferimento la commessa • Elaborare la contabilità del consuntivo per riga alla data • Visualizzare i dettagli delle registrazioni contabili • Visualizzare il totale del fatturato e calcolo del margine

Ricordiamo che una commessa viene creata e poi aggiornata sulla base di un ordine di vendita in corso e di impianti definiti nella griglia dell’ordine, anch’essi aperti e definiti nell’archivio articoli-impianti. Il comparativo di vendita di commessa deve essere inserito o variato direttamente dalla maschera di inserimento dell’ordine di vendita: posizionati sul campo “commessa” premere il tasto F8.


La data di registrazione coincide con la data di inserimento dell’ordine di vendita e non deve essere modificata, così anche per il prezzo di vendita. Nella maschera i campi da compilare sono quelli gialli; il margine di vendita è calcolato automaticamente dal sistema. La procedura consente di elaborare un report comparativo tra Previsionale e Consuntivo di una singola commessa oppure di un gruppo di commesse definite dall’utente; i dati di Consuntivo sono visualizzati solo se è stata precedentemente effettuata l’EEllaabboorraazziioonnee DDeell CCoonnssuunnttiivvoo, in alternativa la stampa agevola il controllo dell’impostazione iniziale del budget. Elaborando il report su un gruppo di commesse, vengono calcolati i totali delle voci e i margini di tutte le commesse estratte. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione SSttaammppaa ccoommppaarraattiivvoo ddeell bbuuddggeett ppeerr ccoommmmeessssaa::


2.3 Movimenti e rettifiche di contabilità analitica sulle commesse La contabilità analitica consente di analizzare costi e ricavi per ogni commessa. Le funzioni di prima nota IVA e prima nota DD richiedono obbligatoriamente di indicare il numero di commessa sulle righe di rilevazione costi e ricavi (per i conti richiedenti che movimentano la commessa stessa). Per analizzare immediatamente tutti i costi imputati alle commesse si può utilizzare la funzione di comparativo di vendita: richiamato il comparativo di vendita della commessa mediante il pulsante Analizza Dettagli si possono vedere tutti i movimenti esistenti sulla commessa (che sono tutti registrati tramite Prima Nota).

Ricordiamo che gli stessi movimenti per conto si possono visualizzare con la funzione CCoonnssuullttaazziioonnee MMaassttrriinnii ee PPaarrttiittaarrii presente nel menù contabilità. Per i materiali:

Per visualizzare i dettagli premere sul pulsante Analitica una volta posizionati sulla riga del movimento.

Per le ore:

Per correggere i costi ed i ricavi relativi ad un’errata imputazione della commessa (ad esempio lo spostamento di ore e costo lavoro fra commesse diverse), occorre effettuare delle rettifiche manuali in prima nota DD trasferendo gli importi da una commessa ad un'altra.


2.4 Chiusura ed annullamento commesse e impianti La funzione permette di inserire le date degli eventi gestionali relativi alle commesse. Si accede alla funzione dal menù Commesse CChhiiuussuurraa IImmppiiaannttii

La data di chiusura consente di definire che i lavori sull’impianto sono stati completati. A partire dalla fine del mese relativo alla data di chiusura, le commesse non saranno più presenti nel report RU3 (lavori in corso - WIP), ma nel report RU4 (commesse chiuse). Quando tutte le commesse di un ordine cliente sono state chiuse contabilmente, si chiude automaticamente anche l’ordine. La funzione consente inoltre di annullare le varie commesse nel caso in cui, per ragioni operative, non sia stato possibile portare a termine il completamento del lavoro sull’impianto. Lo stato di annullamento consente di determinare, a fine mese, il totale degli impianti (numero e valore) annullati nel mese. Il report RU1 riporta il venduto mensile (e cumulato) della società al netto degli ordini annullati. Esempio Commesse aperte su un ordine cliente:


Esempio Caso di commesse chiuse su un ordine cliente

Per conoscere lo stato di evasione degli ordini è possibile utilizzare la funzione CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii presente nel menù Ordini Clienti: consente di visualizzare la situazione generale di tutti gli ordini e indica se l’ordine è chiuso oppure inevaso.

Ricordiamo che dalla maschera di Caricamento Ordini, dopo aver inserito il codice della commessa, premendo il tasto F8, viene aperto il comparativo di vendita su cui si può vedere la situazione della commessa:


2.5 Gestione movimenti analitica La procedura permette l’associazione dei Centri di Costo e delle Commesse direttamente in Prima Nota: ad ogni singola riga di movimento contabile è possibile attribuire più centri di costo e/o più di una commessa. Questo permette, in sostanza, di attribuire centri di costo/commesse diverse ad ogni conto dello stesso movimento contabile. Tramite la funzione GGeessttiioonnee mmoovviimmeennttii ddii aannaalliittiiccaa è possibile, per ogni riga di registrazione contabile, visualizzare, modificare ed inserire i centri di costo e le commesse di riferimento.

Il pulsante Modifica Conto consente di modificare il conto e le note anche per le registrazioni IVA, che normalmente non sono modificabili dopo aver confermato la liquidazione dell’IVA.


2.6 Visualizzazione movimenti di analitica La funzione permette di visualizzare i movimenti di contabilità analitica sui centri di costo e sulle commesse (visualizzazione e/o stampa). Si accede alla funzione dal menù Contabilità Visualizzazione Movimenti di Analitica

E’ presente un menù ad albero dove sono indicate le diverse commesse: selezionando le varie commesse vengono visualizzati i relativi dettagli.


3 MENÙ ASSISTENZA Il modulo GESTIONE ASSISTENZA è stato realizzato per soddisfare le esigenze d’aziende di servizi (come ad esempio le aziende di manutenzione ascensori) che gestiscono Contratti (rinnovabili annualmente) e Interventi tecnici di manutenzione (questi ultimi sia regolati da contratto sia extracontrattuali). Consente l’inserimento dei contratti e dei relativi interventi, nonché di gestire la fatturazione ed il rinnovo dei contratti di manutenzione elaborando delle situazioni riepilogative sulle attività effettuate per conto del cliente. 3.1 Gestione contratti di assistenza La funzione consente di inserire e variare i dati di un contratto di assistenza. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza AAnnaaggrraaffiiccaa ccoonnttrraattttii AAssssiisstteennzzaa:

Al contratto si associano gli impianti sotto assistenza, il loro stato (con data di inizio) e il canone annuo: tali dati sono presenti sulla scheda del contratto. In essa ci sono anche i dati utili alla fatturazione periodica, quali la durata, lo storico dei movimenti effettuati, il rinnovo automatico o manuale, il canone attuale principale e per servizi accessori (l’importo totale del contratto compare in alto a destra).


Nella maschera è possibile definire:

• Tipo contratto: consente di definire i contratti in tipologie differenti (es. contratti condomini e contratti altri clienti)

• Nr. contratto: è il numero del contratto (campo manuale) • Fattura per singola voce: per generare fatture separate per singola voce (in caso di più

voci). Il piano di fatturazione viene calcolato generando le scadenze in base alla rata e alla voce: il flag può essere selezionato solo se non sono state ancora emesse fatture

• Manutenzione gratuita: è possibile definire che il contratto non debba essere addebitato: il valore totale sarà quindi ‘0’

• Amministratore su contratto: consente di inserire a livello di singolo contratto il codice dell’amministratore

• Stato (attivo, disdetto, sospeso) e date (data di disdetta, data di chiusura) • Importo: coincide con l’importo totale del contratto • Cliente e diverso destinatario: indica il codice del cliente • Licenza: indica un riferimento univoco interno relativo al codice della licenza • Codice Pagamento e Banca: indica il codice di pagamento e la banca • Data stipulazione: data della stipulazione del contratto firmato • Data inserimento: data da cui gli impianti risulteranno inseriti nel parco impianti • Data di decorrenza: per la partenza dei canoni e importo separato per canone e

accessori • Durata e rinnovo automatico: la data di scadenza è ricalcolata ad ogni rinnovo

Sono presenti le seguenti schede:

• Voci del Contratto: consente di indicare in griglia le singole voci che compongono il contratto stesso, indicandone gli estremi ed il relativo importo da fatturare

• Movimenti Contratto: visualizza gli estremi delle scadenze generate in fase di inserimento contratto e definizione dei Canoni contratto, oppure nelle successive fasi di rinnovo; per le scadenze fatturate vengono visualizzati gli estremi dei documenti

• Canoni Contratto: consente di impostare il piano di fatturazione annuale rinnovabile di anno in anno. È possibile definire quindi in quante rate dovrà essere fatturato un contratto; ad ogni rata è possibile associare un periodo di fatturazione (pari ad un numero di mesi) cui corrisponderà una fattura, la quale sarà emessa in modalità anticipata (ovvero, all’inizio del periodo di fatturazione) o posticipata

• Note: scheda per annotazioni libere di promemoria • Fatturazione Manuale: vengono riportati gli estremi delle note di credito o fatture

integrative che sono state emesse dalla procedura standard di fatturazione nella quale è presente la possibilità di collegare il codice del contratto


3.2 Manutenzione dei contratti Riportiamo qui di seguito un elenco di operazioni che possono essere effettuate sui contratti inseriti. • Eliminazione contratto: è possibile eliminare solo i contratti che non hanno movimenti già

fatturati utilizzando il pulsante Elimina • Modifica di contratti: il contratto è modificabile in tutti i suoi elementi tranne che per i

movimenti già fatturati; modificando un contratto si modifica la situazione impianti nel parco assistenze sul report RU5.

• Flag Fattura per singola voce: attivabile sul contratto, determina che per quel contratto anziché emettere una fattura unica (con il riporto del dettaglio per impianto), saranno emesse fatture separate per singolo impianto.

• Flag Manutenzione gratuita: indica che il contratto è di tipo “manutenzione gratuita” cioè senza canone, con gli impianti in Lifs ed ancora esclusi dal parco impianti sotto assistenza.

• Impianti Sospesi: la sospensione può essere inserita per tutti gli impianti di un contratto e sui singoli impianti all’interno del contratto. Il contratto è sospeso quando viene momentaneamente interrotta la manutenzione (per es. per fermo dell’impianto) in base a accordi scritti con il cliente solo temporaneamente e senza interrompere la validità del contratto in essere che comunque ripartirà alla fine della sospensione. Un contratto/impianto sospeso interrompe la fatturazione automatica per il periodo specificato, per questo è obbligatorio indicare sempre il periodo di sospensione.

• Modifica movimenti da fatturare: consente di modificare i movimenti da fatturare (spesso prima di annullare o sospendere impianti nel contratto occorre intervenire a mano sui movimenti da fatturare modificando l’importo e/o il periodo).

• Annullamento fatture: consente l’annullamento di fatture in archivio, ma non ancora pagate o con effetti in banca.. Se la fattura da annullare è contabilizzata, va decontabilizzata prima dell’annullamento.

• Stampa: è possibile effettuare la stampa del contratto utilizzando il pulsante Stampa


3.3 Fatturazione automatica contratti Con questa funzione si possono generare automaticamente le fatture per i contratti sotto assistenza. Si può scegliere che le fatture siano di soli canoni oppure assieme agli interventi. Una volta effettuata la generazione, sarà possibile procedere con la stampa dei documenti e con la loro contabilizzazione utilizzando le apposite funzioni del menù Vendite: la contabilizzazione delle fatture concorre a formare il saldo dei conti di ricavo sul rapporto di gestione e sul bilancio. Per raggruppare assieme tutti i contratti di un determinato cliente, abilitare il flag Raggruppa contratti in fattura presente nell’anagrafica del cliente. Se la scheda del contratto di assistenza ha il flag fattura per singola voce, verrà creata una fattura per ogni impianto del contratto. Si accede alla funzione dal menù Assistenza FFaattttuurraazziioonnee aauuttoommaattiiccaa ccoonnttrraattttii:

Una volta selezionati i canoni da fatturare ed avendo indicato gli eventuali filtri di estrazione, premendo il pulsante Estrai vengono visualizzati in griglia gli estremi dei contratti che rispondono ai filtri impostati: compare l’ultimo numero di protocollo usato e viene proposta la data di fatturazione (modificabile). Le note inserite sui contratti compaiono nel campo note. Le fatture generate con questa funzione automatica sono comunque stampabili, visualizzabili e modificabili usando le funzioni del menù vendite. Le fatture sono generate in ordine di codice amministratore, così da agevolare il lavoro di spedizione delle fatture stesse. Le note di credito si emettono solo manualmente dal menù vendite (per i canoni è obbligatorio indicare il numero di contratto).


3.4 Aggiornamento Canoni Contratto La funzione permette di effettuare in modo automatico l’aggiornamento dei prezzi dei contratti sia in aumento sia in diminuzione in base ad una percentuale oppure in base ai prezzi in vigore. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza AAggggiioorrnnaammeennttoo CCaannoonnii CCoonnttrraattttii::

E’ necessario specificare:

• la percentuale (o un importo fisso) da utilizzare per la variazione • il tipo di arrotondamento da eseguire • quali contratti aggiornare (attivi, sospesi,…) • se aggiornare il canone di assistenza e quello dei servizi accessori (abilitando gli

appositi flag) • se effettuare la storicizzazione, cioè l’archiviazione del canone vecchio prima di

sovrascrivere quello aggiornato. Una volta impostati i filtri desiderati e le modalità di calcolo, premere sul pulsante Estrai per avviare l’elaborazione (è possibile deselezionare i contratti che non devono essere aggiornati disabilitando il flag presente nella colonna Sel.). I nuovi prezzi verranno considerati nel prossimo rinnovo dei contratti in quanto gli attuali canoni da fatturare non vengono modificati: è quindi importante effettuare l’operazione di aggiornamento dei canoni prima di effettuare i rinnovi.


Inoltre, la funzione consente di:

• inserire una nuova modalità di aumento che prevede l’assegnazione manuale dei canoni

• modificare in automatico, in modo opzionale, eventuali canoni su rinnovi già effettuati. Aggiornamento Manuale: per i contratti estratti vengono inizialmente caricate le colonne con i valori originali dei canoni e dei servizi.

Le colonne sono editabili dall’utente che potrà quindi modificarne i valori in modo manuale. Esempio: In questo caso il contratto 1 viene aumentato di 100 (colonna dei canoni) e il contratto 2 viene diminuito di 100 (colonna dei canoni).

Alla Conferma1, è possibile aggiornare le rate dei contratti che hanno già un piano di fatturazione attivo per i periodi uguali o successivi alla data di lavoro in cui viene eseguita la funzione di aggiornamento.

1 se presente la licenza avanzata dei contratti GESTCONTR2


Vengono proposte in griglia le scadenze dei singoli contratti indicando il periodo di fatturazione, l’importo iniziale della scadenza e quello aggiornato in base ai parametri definiti nella prima maschera.

Le scadenze presenti nella maschera sono selezionate in automatico:; l’utente potrà avviare la procedura di l’aggiornamento delle scadenze (lasciando attivato il flag Sel) utilizzando il pulsante Conferma . Se l’utente, invece, vuole conservare l’aggiornamento dei canoni del contratto senza ricalcolare le scadenze, occorre deselezionare il flag Sel, quindi premere Conferma . E’ possibile inoltre (prima di confermare l’aggiornamento) effettuare la stampa del contenuto della griglia o esportarlo in Excel in modo tale di conservare la situazione proposta dal sistema. Dopo aver confermato l’aggiornamento, appare un messaggio in cui è indicato il buon esito dell’operazione.


3.5 Rinnovo contratti La funzione permette di generare le scadenze per i rinnovi dei contratti al fine di procedere con le successive fatturazioni: genera infatti i movimenti (sui contratti estratti) che dovranno essere fatturati (il rinnovo del contratto si basa sulle scadenze già presenti nel periodo precedente). Si accede alla funzione dal Menù Assistenza RRiinnnnoovvoo ccoonnttrraattttii:

I contratti non automaticamente rinnovabili vanno rinnovati singolarmente abilitando il flag Estrazione Rinnovo Manuale. E’ necessario indicare il Mese / Anno per il quale si desidera effettuare il rinnovo. Es. per i contratti con decorrenza 1/1/2009 e scadenza 31/12/2009 si deve impostare 1/2010 in quanto la ricerca viene effettuata in base alla data di decorrenza dell’anno precedente a quello richiesto. Premere Estrai per avviare la ricerca, selezionare i contratti (in modo manuale oppure in modo globale con il pulsante Sel. Tutto ), quindi premere su Conferma per avviare la procedura di rinnovo: tale operazione genera le nuove scadenze ed aggiorna nella testata del contratto le date di decorrenza e scadenza.


3.6 Registrazioni interventi e chiamate sugli impianti La procedura permette di gestire interamente le fasi di un intervento tecnico partendo dalla registrazione della chiamata fino alla fatturazione dei servizi prestati e dei materiali utilizzati. La funzione consente una gestione completa degli interventi e delle piccole riparazioni sugli impianti in contratto di assistenza. Si accede alla funzione da Assistenza Registrazione Interventi::

I dati richiesti sono: • Impianto: codice dell’impianto su cui è stato effettuato l’intervento • Cliente: se indicato il codice dell’impianto, la procedura compila automaticamente il

campo Cliente, viceversa occorre indicare il codice del cliente prelevandolo dalla lista. Selezionando un cliente che ha attivo un contratto di assistenza, in automatico viene caricato il numero del contratto e quindi vengono resi subito disponibili gli oggetti in manutenzione presenti nel contratto. Nel caso in cui si voglia inserire un intervento non coperto dal contratto, è necessario pulire il campo numero contratto.

• Diverso destinatario: se per il cliente selezionato sono state codificate diverse destinazioni viene abilitato il campo che permette di specificare la effettiva destinazione nella quale si deve effettuare l’intervento. Se infine il cliente infine risulta possessore di un contratto di assistenza allora viene richiesto un ulteriore campo che permette di specificare il contratto per la combinazione di cliente / destinatario diverso. Il numero del contratto non è obbligatorio in quanto l’intervento potrebbe essere effettuato su oggetti non coperti dal contratto.

Per la fatturazione di questi interventi è necessario utilizzare le funzioni previste nel menù vendite relativamente alla gestione di bolle/DDT e alla conseguente generazione fatture. Nella maschera di registrazione dell’intervento viene richiesto obbligatoriamente l’oggetto sul quale deve essere effettuato l’intervento stesso: prima di attivare l’inserimento di un nuovo intervento, è necessario che siano presenti oggetti di manutenzione collegati al contratto o al cliente. Se non sono presenti oggetti, il pulsante Nuovo non si attiva. Ricordiamo che ogni intervento è relativo ad un determinato impianto.


La maschera di registrazione presenta 3 schede:

• Elenco Interventi: per gli interventi sull’impianto, effettuati o da completare • Ogg. di manutenzione: consente di inserire gli oggetti in manutenzione (impianti) del

cliente, non collegati ai contratti. • Voci Contratto: visualizza tutti gli impianti del contratto

Gli interventi risultano da completare quando sulla scheda di registrazione dell’intervento lo stato risulta aperto. In tutti gli altri stati l’intervento risulta effettuato. La gestione di un intervento può essere suddivisa in due fasi differenti: • Inserimento chiamata: dove si specificano i dati necessari per stampare il modulo di

intervento in modo tale di documentare la richiesta. • Completamento dell’intervento: dove vengono indicati i dati rilevati dal tecnico che ha

effettuato l’intervento procedendo alla sola registrazione in archivio oppure alla fatturazione dei servizi o dei pezzi di ricambio utilizzati (che devono essere inseriti precedentemente come articoli di magazzino)

La procedura consente inoltre di indicare un articolo per addebito per indicare l’importo globale dell’intervento, associandolo quindi ad un articolo generico, precedentemente codificato nell’anagrafica Articoli.

Gli interventi già inseriti sono visualizzabili e selezionabili sia dalla maschera di registrazione interventi sia da quella di consultazione interventi. Prima di effettuare la generazione dei documenti relativi agli interventi, occorre definire alcuni parametri di base relativi alle diciture che verranno riportate in fase di fatturazione. Se l’intervento è fatturabile premere il pulsante Genera Addebito (comparirà il nr. di BOLCLI creata) e premere il pulsante Conferma per confermare l’inserimento dei dati in archivio.


3.6.1 Variazione di un intervento La procedura consente di variare un intervento che è già stato contabilizzato. Richiamare l’intervento nella maschera di Registrazioni Intervento

e premere sul pulsante Varia

Nella videata è possibile visualizzare i dettagli del DDT relativo all’intervento: è possibile apportare delle variazioni ai dati presenti nella maschera. Se non viene variata la data di registrazione, premendo sul pulsante Genera Addebito appare un messaggio in cui viene specificato che esiste già un documento DDT: tale documento verrà eliminato e ne verrà generato uno nuovo con lo stesso numero e data del precedente. Se per il DDT è già stata emessa la fattura, appare un avviso che non è possibile effettuare in automatico la cancellazione: per cui sarà necessario procedere prima alla decontabilizzazione della fattura stessa.


3.7 Estratto Conto per Amministratore La funzione consente di stampare l’estratto conto per i clienti aventi il medesimo amministratore. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Stampe Contabili Stampa Estratto Conto per Amministratore

E’ possibile selezionare tramite multi lista i vari amministratori da includere nella stampa oppure effettuare una stampa completa (in questo caso è necessario lasciare il campo Da Amministratore non compilato. Infine, è possibile effettuare il salto pagina per Cliente utilizzando l’apposito flag Salto pagina per Cliente. 3.8 Stampa Impianti per Amministratore La funzione permette la stampa degli impianti/contratti per amministratore. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Stampa Impianti per Amministratore


4 MENÙ VENDITE: FATTURAZIONE 4.1 Bolle di intervento I DDT si creano automaticamente registrando gli interventi sugli impianti: il caricamento deve essere effettuato tramite la funzione RReeggiissttrraazziioonnee IInntteerrvveennttii presente nel menù Assistenza. La gestione delle bolle d’intervento/DDT non riguarda i documenti di trasporto merci, ma viene utilizzata dal sistema per fatturare gli interventi: infatti non è possibile emettere direttamente fatture dalla funzione di registrazione interventi, in quanto tali fatture possono essere generate solamente dai DDT. Le funzioni a menù di CCaarriiccaammeennttoo DDddtt, GGeenneerraazziioonnee ffaattttuurree e le altre SSttaammppee DDDDTT sono utilizzate per la fatturazione dei bollettini di intervento. Utilizzando il pulsante Genera Addebito nella scheda Dettaglio Intervento vengono creati automaticamente dei documenti interni denominati Bolle/DDT (BOLCLI) che vengono utilizzati per la generazione delle fatture clienti per l’intervento (ricordiamo che il pulsante Genera Addebito non deve essere utilizzato quando il bollettino di intervento non deve essere fatturato).

Caratteristiche del DDT: • il flag DDT sospeso sospende la fatturazione della bolla • nel testo della bolla compare il numero di intervento proveniente dalla gestione delle

assistenze • i pulsanti toolbar consentono di gestire la banca del cliente e vedere la bolla in anteprima

• il pulsante consente di conoscere il numero di fattura nel caso in cui la bolla sia già stata fatturata

• È possibile inserire del testo libero e delle note precaricate da tabella premendo il tasto F8 Il pulsante Elimina si attiva solo nel caso in cui la bolla sia eliminabile (quindi non fatturata): l’eliminazione della bolla non elimina il relativo intervento.


4.2 Generazione, stampa e contabilizzazione fatture di vendita La funzione consente di generazione le fatture relative ai DDT degli interventi effettuati. Si accede alla funzione dal menù Vendite GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree

E’ possibile effettuare l’estrazione in modalità Automatica , che estrae tutti i DDT ancora da fatturare, oppure manuale: quest’ultima modalità di estrazione estrae solo la bolla indicata nell’apposito campo che si attiva dopo aver premuto il pulsante Manuale . Se sulla scheda anagrafica del cliente (in dati contabili) è attivato il flag Raggruppa Ddt in Fattura, avviene il raggruppamento automatico in un’unica fattura di tutti i DDT del cliente. Il flag Assegnazione Manuale Protocolli IVA consente di recuperare un protocollo di una fattura precedentemente emessa, ma eliminata. La funzione di Caricamento Fatture consente la gestione della fatturazione manuale: la fatturazione delle commesse su ordine cliente, le fatture eccezionali non a contratto (o ordini) e le note di accredito oppure semplicemente il richiamo di una fattura precedentemente emessa, anche relativa ad interventi di manutenzione. Si accede alla funzione dal menù Vendite CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree


In fase di caricamento della fattura è possibile inserire nuove righe di dettaglio utilizzando i tasti Shift + Ins oppure inserire delle note utilizzando il tasto F8: si apre una finestra in cui è possibile inserire liberamente del testo oppure richiamare da tabelle delle note precaricate ed inoltre è possibile creare in stampa delle righe di subtotale nel caso di più righe di dettaglio.

Durante la compilazione di una fattura manuale, posizionati su un campo, è possibile aprire la funzione relativa alla Calcolatrice utilizzando il tasto F11; utilizzando il tasto F10 si riporta l’importo calcolato in griglia, mentre per uscire dalla calcolatrice premere Esc. Si può creare un nuovo documento richiamandone uno esistente e premendo il pulsante Duplica

L’emissione di note di credito è manuale ed analoga all’emissione di una fattura, cambia solamente il tipo documento che diventa NOTCLI. Dopo aver effettuato la contabilizzazione della nota credito, tale documento può essere pagato o girocontato in PN DD su un’altra fattura dello stesso cliente. La funzione di Caricamento Fatture consente inoltre di definire le scadenze, di variare o eliminare le fatture prima della contabilizzazione. Per le fatture e le note credito manuali emesse eccezionalmente su un contratto di assistenza (e solo in quel caso) si deve indicare il numero di contratto nell’apposto campo. Tale esigenza consente di determinare esattamente il ricavo diviso per contratto di assistenza e calcolare correttamente il report di fine periodo RU6. Le fatture e le note di credito generate nel modulo vendite dopo la contabilizzazione sono consultabili anche della prima nota IVA, ma non modificabili. Le funzioni di SSttaammppaa FFaattttuurree e SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo FFaattttuurree vengono utilizzate per stampare (o ristampare se attivo il flag “già stampati sì”), le fatture da spedire ai clienti (fatture manuali, dei canoni di assistenza e degli interventi).


Si accede alla funzione dal menù Vendite SSttaammppaa FFaattttuurree

Una volta effettuata l’emissione della fattura è necessario effettuarne la contabilizzazione: con questa funzione il sistema provvede a trasferire in contabilità le fatture e le note di credito emesse: una volta contabilizzati, tali movimenti non possono essere variati dalla funzione di prima nota IVA, si potranno richiamare e consultare dalla funzione di CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree. Si accede alla funzione dal menù Vendite CCoonnttaabbiilliizzzzaazziioonnee FFaattttuurree

Per variare delle fatture contabilizzate occorre prima decontabilizzarle, effettuare le variazioni e successivamente ricontabilizzarle.


5 MENÙ GESTIONE DIPENDENTI Il modulo prevede sia la rilevazione delle attività svolte dal personale aziendale (tramite l’utilizzo del time sheet) sia la possibilità di inserire i dati del cedolino paghe cui associare i dettagli delle commesse e dei centri di costo. L’output previsto dalla gestione riguarda quindi sia il foglio presenze per l’ufficio paghe, sia la generazione automatica dei movimenti contabili ripartiti in modo analitico. 5.1 Gestione calendario manuale La funzione permette di caricare il calendario dell’anno per la gestione delle ore di presenza dei dipendenti-tecnici. All’apertura di ogni anno, la prima volta che si accede alla funzione del calendario viene richiesto se si desidera importare le festività dell’anno precedente nell’esercizio in corso. Rispondendo Sì verrà quindi effettuata la copia delle festività dell’anno precedente: al termine occorrerà impostare manualmente le festività variabili per ogni anno (Pasqua e Sant’Angelo). I sabati e le domeniche sono evidenziati, ma per considerarli anch’essi festivi occorre premere il pulsante Seleziona Sab/Dom . Questa operazione va eseguita all’apertura di ogni anno per aggiungere sabati e domeniche assieme alle festività dell’anno. Si accede alla funzione da Gestione Dipendenti Calendario Assistenze::


5.2 Tabelle per la gestione dipendenti Per il funzionamento della gestione delle ore delle paghe e degli stipendi dei dipendenti esistono una serie di tabelle contenenti i codici di controllo previsti dalla procedura.

• Tabella Commesse di Analitica: è presente il campo Centro di Costo che permette di attribuire un centro di costo di riferimento per i movimenti contabili associati ad una commessa ma a nessun centro di costo

• Tabella Qualifiche del personale: utilizzata per codificare le tipologie di personale, che potranno essere assegnate alle risorse nella tabella TTeeccnniiccii

• Tabella Tipologie Trasferte: utilizzata per codificare le tipologie di trasferta riconoscibili ad ogni tecnico

• Tabella Macrovoci Paghe: utilizzata per codificare le macrovoci paghe (ad esempio la Liquidazione Mensile, la Gratifica natalizia, ecc.)

• Tabella Tecnici: utilizzata per codificare i nominativi dei tecnici; possono essere caricati anche i subappaltatori esterni che hanno in manutenzione degli impianti: per questi tecnici occorre attivare il flag di esclusione dalla gestione delle paghe (il codice del tecnico è valido solo per i dati tecnici sulla scheda impianto. E’ inoltre possibile codificare i lavoratori atipici, quando nell’elaborazione delle paghe sono inclusi l’amministratore o i lavoratori a progetto

• Tabella Causali di manodopera: utilizzata per codificare le causali di manodopera e per la stampa del foglio presenza mensile


5.3 Gestione voci di retribuzione La funzione consente di definire le voci di retribuzione generalmente in uso presso i consulenti esterni che elaborano le paghe e gli stipendi (quando si richiede anche la gestione mensile degli oneri differiti). Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di gestione VVooccii RReettrriibbuuzziioonnii::

La tabella deve contenere tutti i codici di paga utili all’imputazione a costi mensile delle retribuzioni sulla base dei dati forniti mensilmente dal consulente esterno. Le uscite di banca per i pagamenti mensili (per buste paga o cedolini e per F24) sono registrate diversamente con PN DD (come tutti gli altri pagamenti) e non sono oggetto delle voci di retribuzione. Questa tabella consente quindi di inserire velocemente i dati che il consulente ci fornisce. Il codice paga locale permette di inserire il riferimento/codice usato dal consulente esterno per identificare la voce di paga: il riferimento comparirà sulla griglia di inserimento dati. Il campo tipo identifica il tipo di dato retributivo oggetto della voce retributiva: in griglia di inserimento dati compare su colonne diverse. Le voci di retribuzione sono separate per operai, impiegati, impiegati tecnici, amministratore e co.co.pro.


6 MENÙ CHIUSURA PERIODO L’esigenza di redigere dei bilanci e delle situazioni contabili a livello mensile, richiede la registrazione di movimenti extracontabili mese per mese quali ad esempio la rilevazione dei ratei e riscontri sui contratti di manutenzione che normalmente vengono fatturati anticipatamente. 6.1 Movimenti contabili chiusura mese La funzione gestisce e definisce la prima nota extracontabile da imputare alla fine di ogni mese prima di chiudere il periodo. Ricordiamo che la chiusura dell’esercizio non può contenere PN extracontabili. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Voci Movimenti Contabili chiusura periodo

Maschera per la definizione delle PN

La maschera consente di definire la struttura delle registrazioni, indicando quindi i conti contabili ed il relativo segno (Dare/Avere) e la fonte dalla quale prelevare gli importi contabili scegliendo tra:

• Flag Apertura per leggere i dati dai movimenti del bilancio di apertura. • Formula per leggere i dati generati dai reports RU di fine periodo (nel relativo campo

del report). Il dato deve essere selezionato tra i valori presenti in lista.


6.2 Generazione movimenti di chiusura mese La funzione permette di visualizzare e poi registrare le PN extracontabili automatiche previste dalla procedura prima di chiudere il periodo. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Generazione movimenti contabili chiusura periodo

L’opzione Registrazione Definitiva è attiva solo per il mese di fine esercizio. Eventuali altre PN extracontabili di chiusura possono essere inserite nel menù Contabilità SSccrriittttuurree EExxttrraaccoonnttaabbiillii e richiamabili per la duplica ad ogni fine mese.

Per poter registrare delle nuove operazioni contabili, è possibile utilizzare la funzione di duplicazione: entrare nella funzione di prima nota, premere sul pulsante Duplica , selezionare il movimento da duplicare, quindi premere il tasto Invio per inserire la nuova data; compilare la griglia della registrazione e confermare.


6.3 Ripartizione centri di costo contabilità analitica La funzione consente di ripartire le registrazioni contabili (che sono state effettuate nel mese sempre sul centro di costo generico da ripartire) attribuendo i valori ai vari centri di costo effettivi:

1. nuovi impianti 2. grandi riparazioni 3. manutenzione e interventi

La ripartizione è basata sulle percentuali indicate nella tabella “Riclassificazione del piano dei conti” nel menù Archivi. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Ripartizione centri di costo contabilità analitica

La ripartizione va eseguita prima della chiusura del periodo per ottenere la corretta ripartizione fra i centri di costo sul rapporto di gestione.


6.4 Report RU La funzione SSttaammppaa DDaattii ddii FFiinnee PPeerriiooddoo consente di elaborare i Report previsti per ogni fine periodo: è possibile in tutto o in parte effettuare l’elaborazione senza eseguire la stampa, oppure elaborare tutto ed eseguire la stampa (su file Pdf o Excel o su carta). Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Stampa Dati di Fine Periodo

L’elaborazione è necessaria per determinare gli importi da estrarre per la successiva gestione del fine periodo. Anche se alcuni report sono stampabili solamente per periodi parziali (da__ a__), per la gestione dei dati rush di fine mese i dati sono comunque calcolati sempre a fine mese (come da colonna “periodo considerato”). Nel caso di modifiche, è necessario rielaborare i report di fine periodo al fine di visualizzare le modifiche apportate sia sul rapporto di gestione sia nelle PN automatiche extracontabili. Il pulsante Ristampa permette la ristampa dei report di periodi precedenti già chiusi senza rielaborare i dati. La ristampa estrae il report senza rielaborare i dati anche quando il periodo è aperto. Tutte le registrazioni contabili che avvengono con data 31 dicembre dopo la chiusura del periodo 12, ai fini del rapporto di gestione, sono effettuate in gennaio retrodatate sul bilancio civilistico dell’anno precedente. L’insieme di tutte queste registrazioni, che vanno avanti fino alla chiusura definitiva del bilancio civilistico (per es. in Aprile), viene convenzionalmente denominato 13° periodo dell’esercizio in chiusura. Tale periodo agli effetti del rapporto di gestione dovrà essere considerato assieme al primo periodo del nuovo anno. I report possono essere utilizzati assieme al rapporto di gestione per avere la situazione completa dei dati sensibili caricati nel sistema. Il rapporto di gestione fornisce i dati relativi al bilancio di verifica completo della società in forma analitica o sintetica.


I report esaminano per gruppi i dati gestionali più importanti:

Ordini clienti e commesse: report RU1, RU2, RU3, RU4 Parco contratti e impianti in manutenzioni: RU5, RU6 Gestione Ore e Personale: RU7 Analisi clienti e fornitori: RU8, RU9, RU10

Inoltre:

RU3: calcola i lavori in corso e il conto anticipi clienti utili per la chiusura di bilancio RU5 può essere elaborato con i canoni aggiornati oppure ad una data precedente RU5 nell’ultima pagina compare la situazione degli impianti in Lifs alla data RU6: calcola i ratei e risconti di manutenzione utili per il bilancio RU6 le fatture non contabilizzate non rilevano agli effetti del calcolo del ricavo sul report

6.5 Gestione dati di fine periodo La funzione (denominata gestione dati di rush) consente di visualizzare ed eventualmente modificare i dati estratti dai report di fine mese. A seguito della conferma, i dati confluiscono sul rapporto di gestione a fine mese, che è il risultato finale delle procedure di chiusura del periodo. Dopo la chiusura del mese i dati non sono più modificabili; i report, quindi sono solo ristampabili, ma non ricalcolabili. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Gestione dati di fine periodo

La funzione consente eventualmente di modificare i valori calcolati automaticamente abilitando il flag Manuale.


6.6 Controllo chiusura fine mese La funzione permette di ottenere un report di controllo da esaminare prima di chiudere il mese per verificare la completezza dei dati inseriti e la corretta gestione di tutte le elaborazioni previste prima di chiudere il periodo. Anche se il calendario di chiusura può essere diverso ad ogni fine mese, le elaborazioni da fare e la completezza dei dati inseriti è fondamentale per l’attendibilità del rapporto di gestione che si ottiene solo dopo la chiusura del periodo. L’attivazione del flag Chiusa indica che l’operazione è stata controllata. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Controllo Chiusura Mese

In dettaglio:

1. Fatturazione dei lavori e delle consegne: verifica che tutti gli interventi fatturabili siano stati fatturati e contabilizzati. Ovvero che nel sistema tutti gli interventi fatturabili inseriti alla data siano stati trasformati in DDT e fatturati. Che tutti i canoni di manutenzioni siano stati fatturati, che le commesse fatturate al 100% siano in chiusura, che le commesse inserite siano fatturate in acconto ed infine che tutte le fatture emesse siano state imputate in contabilità.

2. Registrazione movimenti banca: verifica che tutte le distinte effetti siano state confermate e presentate in banca.

3. Ricevimento merci in attesa di fattura: verifica che per tutti gli ordini fornitori in corso per le merci o i servizi ricevuti alla data (con DDT), sia stata contabilizzata la corrispondente fattura passiva. Per ottenere risultati attendibili occorre gestire i fornitori utilizzando la funzione degli ordini d’acquisto e del ricevimento merci.

4. Registrazione ordini acquisiti: il controllo è manuale. 5. Inserimento delle ore del mese in chiusura: controlla e visualizza se le ore dirette dei

fogli di presenza del mese siano state contabilizzate e valorizzate, con la tariffa oraria inserita per ciascun tecnico (dipendente) della società. E che i fogli di presenza siano stati inviati al consulente delle paghe.

6. Inserimento delle paghe e stipendi del mese precedente: controlla e fa vedere se i dati di cedolino relativi al mese precedente sono stati inseriti e contabilizzati.

7. Inserimento delle date di chiusura delle commesse: il controllo è manuale.


8. Controllo di congruità Budget per le commesse in chiusura nel mese, o già chiuse nei

mesi precedenti. 9. Calcolo IVA fine mese: che il calcolo sia stato fatto per il mese in chiusura (fa

eccezione dicembre che sposta la chiusura IVA al 13° mese) 10. Registrazione PN extracontabili: stampa il bilancino per conto delle PN extracontabili

confermate e imputate per ultime 11. Ripartizione RIP a centri di costo e Centri di costo mancanti: verifica se sono presenti

movimenti ancora da ripartire o con centri di costo mancanti. 12. Chiusura e stampa dei libri IVA di fine mese precedente 13. Controllo coerenza dei conti ricavi nelle fatture attive: controlla che i conti ricavo siano

corretti se nuove vendite, grandi riparazioni, canoni di assistenza, interventi o piccole riparazioni.

14. Invio in sede dei rapporti di gestione e dei database aggiornati (utilizzata solo in caso di installazioni di database periferici)

15. Rilevazione Servizi provvisori per i giri di manutenzione

In fondo alla maschera è presente il pulsante Chiusura mese contabile che consente di effettuare la chiusura del periodo contabile di riferimento: tale pulsante è attivo solamente nel caso in cui tutti i punti di controllo ed il libro IVA hanno attivato il flag Chiusa e che siano stati generati i movimenti extracontabili di fine periodo.


6.7 Voci e stampa del controllo di gestione La funzione consente di creare, variare, eliminare le righe del rapporto di gestione. Per ogni voce inserita è possibile indicare delle macrovoci di ulteriore dettaglio relativi alla voce cui fanno riferimento. Ogni riga fa riferimento a una sezione particolare del rapporto di gestione con un proprio totale. Ciascuna voce/riga del rapporto di gestione raggruppa il saldo di uno o più conti del piano dei conti (mediante la tabella di riclassificazione PdC), oppure fa riferimento a un dato di rush ricavato dai report di fine periodo. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Voci Rapporto di Gestione

La Stampa rapporto di gestione consente di ottenere un prospetto relativo all’andamento aziendale contenente i dati di bilancio validi per il periodo (di esercizio o infrannuali), più i dati statistici relativi all’attività in corso (dati di rush). I dati sono aggiornati alla chiusura del mese di riferimento.

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