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4.19 CONTROLLO DELLE FORMULE L’utilizzo degli strumenti di controllo consente di trovare eventuali errori mostrando i riferimenti alle celle che intervengono nella costruzione di formule. Per prima cosa si inserisca la barra Verifica formule nella Barra degli strumenti: dal menù Visualizza selezionare Barre degli strumenti e successivamente Personalizza, qui spuntare Verifica formule nell’elenco delle barre degli strumenti e fare clic su Chiudi. Cliccare sulla cella contenente la formula da verificare e cliccare sull’icona Individua precedenti nella barra degli strumenti Verifica formule: compaiono delle frecce che indicano quali intervalli di celle intervengono nella formula contenuta nella cella. Facendo doppio clic sulla freccia continua blu, si seleziona automaticamente l’intervallo di celle che costituisce la prima somma; facendo ancora doppio clic sulla freccia continua blu si evidenzia la cella che riceve il risultato. Se la formula da controllare contiene celle appartenenti a un foglio di lavoro diverso da quello in uso, per tali celle verrà segnata una freccia tratteggiata: facendo doppio clic su di essa si apre una finestra del tipo

nella quale, un doppio clic su '[Lezione 1.xls]Indirizzario'!$E$18 apre il foglio esterno con evidenziata proprio la cella appartenente alla formula. Tornare al precedente foglio di lavoro selezionandolo nell’elenco dei fogli di lavoro. Per togliere le frecce fare clic sull’icona Rimuovi tutte le frecce nella barra degli strumenti Verifica formule.

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Capitolo 5

LLLAAA FFFOOORRRMMMAAATTTTTTAAAZZZIIIOOONNNEEE Assicurarsi per prima cosa che sia visualizzata la barra degli strumenti Formattazione ; per far ciò è sufficiente fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi delle barre degli strumenti (parte grigia in alto) nel menù che si apre controllare che sia spuntata la voce Formattazione, se non lo è procedere per selezionarla. La barra degli strumenti Formattazione è costituita in via principale delle icone presenti nella Figura 70.

Figura 70. Barra Formattazione

5.1 PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI Se qualcuna delle icone indicate sopra non è presente, è possibile recuperarla seguendo le seguenti istruzioni: fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra degli strumenti, nel menù che si apre selezionare Personalizza, nella finestra successiva selezionare la scheda Comandi, selezionare una voce nella finestra Categorie e scorrere l’elenco dei comandi fino a trovare le icone mancanti; successivamente si clicca sull’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione , rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Ad esempio, nel nostro esercizio procedere a inserire l’icona Angolo in senso antiorario che utilizzeremo più avanti. Per inserire l’icona, vedi Figura 71, selezionare Formato tra le Categorie, si ricerca l’icona Angolo in senso antiorario scorrendo l’elenco dei comandi, si clicca sopra l’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione, rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra.

Pulsanti relativi al carattere

Allineamento del testo

Formato numeri Colore Bordi cella

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Figura 71. Inclina testo in alto

Ora analizziamo i pulsanti per la modifica del formato numeri. L’icona Stile separatore inserisce i puntini di separazione. Formattare per esercizio la tabella dell’esercizio2. Provare inoltre l’icona Aumenta decimali e l’analoga per diminuirli. 5.2 FORMATTAZIONE NUMERICA Oltre ai pulsanti appena visti, per la formattazione dei numeri esistono altre interessanti opzioni. Dal menù Formato, scegliere Celle , si apre la finestra che segue:

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Selezionare Numero nella finestra Categoria, nella finestra numeri negativi, sono indicati quattro tipologie tramite le quali rappresentare i numeri negativi. La categoria Valuta è utilizzata per valori monetari; è possibile scegliere il numero di decimali e il simbolo di valuta desiderato. La categoria Contabilità è simile alla Valuta. La categoria Percentuale restituisce il valore moltiplicato per 100 visualizzato col simbolo di percentuale. Per formattare le celle in modo che venga inserito in automatico il simbolo dell’Euro €, è sufficiente selezionare le celle da formattare ad esempio F2-F29 nel foglio di lavoro Tabella2, dal menù Formato scegliere Celle, nella scheda Numero, alla voce Categoria occorre selezionare Contabilità e nella finestra a fianco Simbolo selezionare Euro e in Posizioni decimali selezionare 2 come indicato in figura. Fare clic su OK per chiudere la finestra.

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5.1 INCLINARE IL TESTO E’ possibile ruotare il contenuto di una cella di un’angolazione desiderata. Per eseguire una tabella come quella che segue, si procede in questo modo:

Figura 72. Esempio inclina testo in alto

Aprire il foglio “Esercizio1”; si seleziona la cella B1 in cui si vuole che il testo digitato sia ruotato; dal menù Formato selezionare Celle, qui cliccare sulla cartella Allineamento; in Orientamento scegliere 45° come indicato in Figura 73.

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Figura 73. Inclina testo 45 gradi

Successivamente fare clic su OK; oppure cliccare direttamente sull’icona che abbiamo precedentemente

inserito nella barra degli strumenti. Per ottenere i bordi tratteggiati, cliccare sulla cella B1, dal menù Formato selezionare Celle e aprire la cartella Bordo; applicare al bordo verticale destro e sinistro uno stile linea preferito (nel nostro caso si è usato un tratteggio), fare clic su OK per chiudere la finestra. Per copiare il formato e ripeterlo nelle celle C1, D1, E1, F1, H1 è possibile utilizzare il pulsante Copia

Formato come visto nel Capitolo 2 paragrafo 2.9. La formattazione appena definita è utile in special modo per quelle tabelle in cui il contenuto delle celle è breve rispetto all’intestazione della relativa colonna che invece è molto lungo. 5.2 UNIRE DUE O PIU’ CELLE Per scrivere una intestazione nella parte centrale del foglio è possibile unire le celle in un unico intervallo

col pulsante Unisci e centra . Si apra il foglio “Esercizio2”, all’inizio della tabella si vuole inserire il testo “Tabella prospetto importi” come indicato in Figura 74:

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Figura 74

Si inserisce una nuova riga in A1, si scrive il testo “Tabella prospetto importi”, si seleziona l’intervallo di

celle da A1 a E1 e si clicca sull’icona Unisci e centra. 5.3 FORMATTAZIONE AUTOMATICA Esistono diversi formati predefiniti da applicare a celle o a tabelle. Nel foglio “Esercizio2” si selezioni una cella della tabella da formattare. Dal menù Formato, scegliere Formattazione automatica. Si apre una finestra con l’elenco di tutti i formati predefiniti disponibili.

Figura 75. Formattazione automatica

Trovare quello più adatto provandoli tutti e fare clic su OK dopo aver scelto quello preferito.

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5.3 FORMATTAZIONE CONDIZIONALE Per evidenziare in una tabella alcuni dati che variano nel tempo è possibile usare la Formattazione condizionale. Si voglia ad esempio evidenziare in una tabella le celle che contengono lo stipendio minimo o massimo dei dipendenti di una ditta. Abbiamo già visto che per ricercare lo stipendio massimo o minimo si può usare la funzione Max o Min, tuttavia questa funzione non permette di evidenziare all’interno della tabella le celle contenenti tali valori; è quindi necessario applicare una formattazione condizionale. Si apra il foglio di lavoro “Tabella2”; per prima cosa occorre inserire in I2 e I3 la funzione Min o Max relativa alla colonna F contenente gli stipendi come visto nel Capitolo 4 paragrafo 4.5.

Figura 76. Min e max

Per applicare la Formattazione Condizionale si selezioni l’intervallo degli stipendi a cui applicare la ricerca, (nel nostro caso la colonna F), dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale. Si apre la seguente finestra:

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Figura 77. Formattazione condizionale

In questa finestra occorre selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva è necessario selezionare la cella che contiene la funzione Min; per inserirla fare clic sul simbolo come indicato in Figura 78, poi fare clic sulla cella che contiene la funzione Min, nel nostro caso I2, premere di

nuovo il simbolo . Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 78; si apre la finestra in cui occorre decidere quale formato dare alle celle che contengono il valore minimo trovato: si scelga ad esempio nella scheda Carattere, Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un azzurro. Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto. Questa operazione è molto utile quando non si vuole perdere tempo a cercare all’interno di tabelle molto grandi i dati relativi a valori minimi o massimi; al variare dei dati varieranno all’interno della tabella anche le celle con la formattazione ora stabilita. Procediamo in modo analogo per la funzione Massimo , per la quale si è deciso ad esempio un colore arancio: si seleziona la colonna F, dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale , si clicca sul pulsante Aggiungi, selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva

selezionare la cella che contiene la funzione Max; per inserirla fare clic sul simbolo poi fare clic sulla

cella che contiene la funzione Max, nel nostro caso I3, premere di nuovo il simbolo . Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 79; nella scheda Carattere selezionare Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un colore rosso.

Figura 78.Formattazione condizionale

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Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto.

E’ possibile copiare con l’icona Copia Formato la formattazione del Min e Max nelle celle I2 e I3 per ricordarci che le celle azzurre indicano lo stipendio minimo, quelle rosse il massimo. Si deve aver ottenuto la seguente situazione:

Figura 79

5.4 EVIDENZIARE DATI IMPORTANTI Si apra il foglio di lavoro “Esercizio1”. Per evidenziare dati importanti è possibile disegnare riquadri, ovali, cerchi, caselle di testo, commenti a caselle di testo e anche applicare ad ognuno di questi la formattazione che si ritiene più opportuna. Per rendere operativi gli strumenti per le modifiche, si attivi la barra degli strumenti Disegno facendo clic col tasto destro del mouse in qualsiasi punto delle barre degli strumenti grigie in alto. Si apre una finestra in cui occorre selezionare la voce Disegno. Verrà aperta una barra, posizionata di solito in fondo al foglio, con tutti gli strumenti di seguito indicati, necessari al nostro progetto.

Figura 80. Barra degli strumenti Disegno

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Per evidenziare un valore nella tabella ad esempio con un ovale, scegliere Ovale dalla barra del Disegno. Dopo aver cliccato sull’icona Ovale , si posiziona il mouse (il cursore è diventato una croce) sul dato da evidenziare, ad esempio in prossimità della cella H6, si clicca e tenendo premuto si trascina per ingrandire l’ovale. Rilasciare il tasto del mouse: si ottiene la seguente Figura 82 E’ possibile modificare ulteriormente la figura: le modifiche sono operative quando la figura è selezionata, cioè se sul suo contorno sono presenti i tondini di ridimensionamento.

Figura 81. Ovale

Ogni figura è modificabile nelle dimensioni (è sufficiente posizionarsi sui tondini cliccare e trascinare per ingrandire o rimpicciolire), nella forma, nel colore, nello spessore e nel tipo di linea. Questi parametri sono modificabili selezionando Forme dal menù Formato.

Figura 82. Evidenziare dati importanti

Nella scheda Colori e linee, nella sezione Riempimento, cliccare sulla freccia e scegliere Nessun riempimento, nella sezione Linea, selezionare il colore rosso e nello spessore selezionare 2,25pt; è inoltre possibile modificare il tratteggio selezionando quello desiderato dal menù a scelta rapida Tratteggio; fare clic su OK per chiudere la finestra. Per spostare l’ovale nella posizione esatta, ad esempio per evidenziare la cella E2, come indicato in Figura 84, portare il cursore del mouse sull’ovale, quando assume la forma di una doppia croce nera si

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clicca e tenendo premuto si trascina E2; rilasciare il tasto del mouse e adattare le dimensioni dell’ovale in modo da evidenziare solo la cella E2. Un altro modo per evidenziare dei dati è quello di inserire un commento in una cella; esso viene reso visibile ogni volta che il cursore si posiziona sulla cella suddetta. La cella che nasconde un commento è identificata dall’angolo superiore destro che rimane colorato di rosso. Per inserire un Commento nella cella C4 occorre fare clic sulla cella C4, dal menù Inserisci selezionare Commento, poi si digita il testo desiderato ad esempio “10% in più rispetto alle previsioni”. Prima di chiuderlo è possibile ridimensionare le proporzioni del riquadro contenente il testo lavorando sui tondini di ridimensionamento. Fare clic su un’altra cella e passare col mouse sulla cella C4 per osservare come si attiva il commento. Per modificare un commento, selezionare la cella che lo contiene e dal menù Inserisci selezionare Modifica Commento. Oppure fare clic col tasto destro del mouse sulla cella contenente il commento, dal menù a scelta rapida è possibile selezionare Modifica commento, Elimina commento o Mostra commento; quest’ultimo ha la caratteristica di rendere sempre visibile il commento sul foglio di lavoro. In sostituzione al commento è possibile realizzare una casella di testo posizionabile dove si vuole (ad esempio in riferimento alla cella B6) e sempre visibile sul foglio di lavoro. Dalla barra del Disegno si

clicca su Casella di testo . Si posiziona il cursore in prossimità della cella B6 vedi Figura 84, si clicca e tenendo premuto si trascina per ingrandire la casella di testo. Si digiti “5% in meno rispetto alle previsioni”; se il testo risulta troppo grande rispetto alla casella che lo contiene, occorre selezionarlo e diminuire il carattere a dimensione 8. Alla casella di testo è possibile collegare una freccia che punta alla cella a cui il testo si riferisce; per far ciò, dalla barra degli strumenti Disegno si clicca su Freccia, si posiziona il cursore sull’angolo superiore della casella di testo si clicca e tenendo premuto si trascina fino alla cella B6 a cui si riferisce. Sia l’ovale che la casella di testo possono essere “legati” alla cella a cui si riferiscono permettendo di costituire un unico blocco, questo risulta molto utile qualora si dovesse spostare la tabella iniziale o inserire righe o colonne. Per far ciò occorre selezionare gli oggetti da “legare” (si tiene premuto il tasto Shift mentre si seleziona), successivamente dal menù Formato, si seleziona Oggetto, nella scheda Proprietà alla voce Collocazione dell’oggetto attivare Sposta e ridimensiona con le celle; fare clic su OK per chiudere la finestra. Si deve aver ottenuto il seguente risultato:

Figura 83. Evidenziare dati importanti

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Per esercizio si realizzi la seguente tabella:

Figura 84. Esercizio

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In anteprima di stampa la tabella deve risultare come indicato in Figura 86

Figura 85. Risultato Esercizio

Per controllare l’esattezza dell’esercizio si apra il foglio di lavoro Formattazione, nel file Esercizi.xls precedentemente scaricato.