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10/12/2007 Daniele Binci

Agenda

Il BPR: definizione e tratti qualificanti Il BPR: limiti nel settore pubblico


Il BPR: definizione e tratti qualificanti

Il Business Process Reengineering (BPR) è definito come la “riprogettazione radicale dei processi aziendali in grado di condurre a miglioramenti nelle performance di tipo discontinuo” (Hammer, 1990)


Il BPR: definizione e tratti qualificanti“riprogettazione radicale dei processi aziendali in grado di condurre a miglioramenti nelle performance di tipo discontinuo”

Cosa si intende per processo?

Il processo è un insieme di attività interdipendenti, svolte utilizzando input di varia natura (dalle idee ai materiali, dalle informazioni agli impianti, dai documenti ai prodotti finiti) che vengono trattati per ottenere un determinato output che abbia valore per il cliente. Tale output può essere scambiato sul mercato o costituire una realizzazione interna necessaria per la gestione.



Risorse umane Formazione-Addestramento

AttrezzatureMateriali

Infrastrutture

Comunicazione

INPUT OUTPUT

Uno schema di processo



“ riprogettazione radicale dei processi aziendali in grado di condurre a miglioramenti nelle performance di tipo discontinuo”

Cosa è la riprogettazione radicale ?

Il BPR focalizza l’analisi sui prodotti/servizi (output) dell’Ente, rivisitando a ritroso l’insieme delle attività che ne consentono l’erogazione o la produzione.





…tali attività, almeno in teoria, dovrebbero essere riprogettate in modo radicale (Hammer, 1990).





…studi empirici dimostrano in realtà che poche organizzazioni sono in grado di seguire l’approccio della riprogettazione radicale. Molto spesso il BPR viene implementato seguendo un approccio evolutivo, che nella progettazione del cambiamento prende in considerazione la condizione attuale del processo (Davenport, 1995).





La riprogettazione, radicale o evolutiva, viene implementata attraverso l’utilizzo delle leve cosiddette Information and Communication Technologies (ICT).



Informatizzare non è automatizzare:

La riduzione di questo approccio ad un semplice intervento di informatizzazione di attività svolte in precedenza manualmente, senza un adeguato ripensamento dell’assetto organizzativo ed una rivisitazione del modo di lavorare, a rende più veloci modalità operative sbagliate (Hammer, 1990).



Alcune delle tecnologie più efficaci in tal senso sono i sistemi informativi integrati (Enterprise Resource Planning o ERP) che consentono l'acquisizione unica dei dati evitandone controlli e riconciliazioni nonché il loro utilizzo simultaneo senza rischi per l'integrità dei dati stessi (favorendo, laddove prevalga l’organizzazione funzionale, la visione orizzontale delle attività)



Sistemi di integrazione in rete che consentono di decentrare le attività senza rinunciare ai benefici della centralizzazione delle informazioni e i sistemi di supporto alle decisioni (Decision Support System o DSS) che permettono di ricomporre nelle mansioni anche attività decisionali



Per realizzare i benefici attesi da un intervento di BPR è necessario correlare con l’uso delle leve ICT il cambiamento di processo superando le tradizionali barriere funzionali (Davenport, 1997), guardando l’organizzazione in senso trasversale e riconfigurando il modo di lavorare degli operativi. L’impatto della tecnologia nell’organizzazione in ultima analisi può avere effetti negativi se non interpretata come strumentale al ridisegno organizzativo e alla riqualificazione delle risorse umane, opportunamente formate per svolgere nuovi compiti o mansioni.


Il BPR: definizione e tratti qualificanti“riprogettazione radicale dei processi aziendali in grado di condurre a miglioramenti nelle performance di tipo discontinuo ”

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Figura 3 - Il livello di perfomance del BPR

Fonte: Adattato da AIPA, guida operativa, 1998


Il ridisegno dei processi

Il BPR può essere finalizzato a:

•efficacia rapporto tra i risultati raggiunti e i risultati previsti

1. miglioramento dei processi di servizio2. trasparenza dell'azione amministrativa3. potenziamento dei supporti conoscitivi alle decisioni pubbliche

•efficienza rapporto tra i risultati raggiunti e le risorse impiegate

1. contenimento dei costi dell'azione amministrativa2. riduzione dei tempi dell'azione amministrativa




• mettere in parallelo attività in precedenza sequenziali, con vantaggi in termini di minori tempi di risposta.

La Conferenza di servizi permette di evitare lunghi procedimenti amministrativi sequenziali grazie alla simultaneità della decisione nella Conferenza, a cui partecipano le diverse amministrazioni.

• accorpare più attività in una singola posizione lavorativa, con vantaggi per l’identificazione delle responsabilità e la riduzione dei tempi operativi.

L'introduzione di sportelli polifunzionali crea delle posizioni di sportellista polifunzionale in grado di dare risposte complete all'utente, evitando a quest'ultimo di dover "pellegrinare" tra diversi uffici.




Il ridisegno dei processi amministrativi : interventi • definire configurazioni di processo multiple, alleggerendo i casi più semplici senza perderne il controllo ed evitando di trattare allo stesso modo (con le stesse regole, gli stessi tempi, la stessa qualità) richieste o casi diversi, solo perché incanalati nello stesso processo.

In alcuni reparti di pronto soccorso viene individuata all'ingresso la gravità del paziente, in modo da poter differenziare il trattamento in funzione dell'urgenza effettiva.

• cancellare invece di automatizzare, dove la vera ottimizzazione in molti casi è rappresentata dalla vera e propria eliminazione di determinate fasi. Ad esempio la riconciliazione dei dati, per es. nella gestione di pratiche amministrative. La riconciliazione è l'attività con cui si controlla che i dati anagrafici del singolo caso corrispondano tra loro, se sono stati acquisiti e inseriti più di una volta. E’possibile eliminare questa attività con opportuni sistemi di acquisizione unica dei dati e di verifica coerenza all’inserimento.



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Il BPR: limiti nel settore pubblico

BPR: limiti

• Autoreferenzialità (PA come sistema chiuso);• Modello burocratico;• Impatto dell’ICT;• Resistenze culturali.

Autoreferenzialità (PA come sistema chiuso):Il funzionamento dell’attività amministrativa pubblica imperneato attorno alla norma (responsabilità law driven) sottolinea il riconoscimento della legalità e della regolarità amministrativa del suo operare. Questa logica ha condotto ad una garanzia della bontà amministrativa ed efficacia sociale piuttosto debole, come al contrario è stato invece auspicato dai teorici del modello burocratico.



BPR: limiti


Autoreferenzialità (PA come sistema chiuso):Il limite in questo senso si caratterizza per l’incapacità di partire dalleesigenze dell’utente finale del prodotto servizio e nella difficoltà di ricostruire il processo proprio da queste esigenze in quanto è prioritario il rispetto della legittimità dell’atto, anche quando contrasti con la qualità attesa dall’utente.come è stato invece auspicato dai teorici del modello burocratico.



BPR: limiti


Modello burocratico

Nell’implementazione delle proposte di innovazione nella burocrazia pubblica vi è la difficoltà di “interpretare” il funzionamento organizzativo per processi.



BPR: limiti


Modello burocratico

Le PPAA si caratterizzano per il principio della normazione preventiva di compiti e mansioni, caposaldo del modello burocratico. L’approccio per processi, come già anticipato nel paragrafo 2, rappresenta all’opposto un ribaltamento di tale concezione che prevede una logica di soddisfazione dell’utente e una flessibilità maggiore nell’attribuzione dei compiti.



BPR: limiti


Modello burocratico

La compartimentalizzazione con cui si realizzano le attività nel settore pubblico, porta gli operatori ad avere difficoltà a superare le barriere tra i diversi servizi. All’interno delle unità funzionali ciascuno svolge una serie di mansioni volte alla produzione di un output parziale, input per altre funzioni.



BPR: limiti


Modello burocratico

Sono conseguenti le difficoltà di comunicazione, del mancato coordinamento degli obiettivi e la difficoltà per alcune aree funzionali, in particolare quelle “meno vicine” all’utente di porsi nella prospettiva customer oriented.



BPR: limiti


Impatto dell’ICT

Anche l’impatto dell’ICT all’interno del settore pubblico è in genere atipico: ad un primo effetto di resistenza o diffidenza, ne segue uno di errata interpretazione del suo ruolo, con l’illusione che l’uso di tecnologie avanzate possa di per sé risolvere i problemi (Borgonovi, 2002).



BPR: limiti


Impatto dell’ICT

L’utilizzo delle leve ICT, come già sottolineato in precedenza deve essere consapevolmente contestualizzato come strumento dell’amministrazione, in grado di rendere flessibile la gestione delle risorse, l’autonomia decisionale degli amministratori pubblici, e liberare risorse per altre attività dell’organizzazione. Saper guardare alle leve tecnologiche come risorse trasversali all’organizzazione è un fattore chiave di ogni innovazione di processo.



BPR: limiti


…resistenze culturali

L’introduzione di logiche di innovazione nella PA sono limitate anche da altre resistenze culturali, manifestate da attriti nell’accrescimento del livello di delega da parte di livelli intermedi e dirigenziali, non abituati a delegare i loro poteri (l’informazione è interpretata come fonte di potere e di presidio all’interno del ruolo gerarchico dell’organizzazione) verso i livelli operativi, che necessitano di maggiore autonomia per allinearsi ad una logica di processo.


BUONA PREPARAZIONE PER L’ESAME!!!

Daniele Binci

Istruzio

ni per l’

esame

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