10 Ragioni per usare Alfresco invece che un Database
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10 Ragioni per usare Alfresco invece che un Database
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Che cosa distingue un sistema ECM da un database relazionale? Ci sono almeno 10 buone ragioni per cui è meglio utilizzare Alfresco al posto di un database relazionale per gestire e ricercare tutti i contenuti aziendali strutturati, come documenti Office, file di testo, HTML, XML, PDF, immagini, video, ecc.
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10 Ragioni per usare Alfresco invece che un Database
1. Contenuti salvati su file system, per prestazioni ottimali (al posto dei BLOB)
• Un RDBMS è progettato per processare testo non formattato e numeri, non immagini e documenti.
• Conservare I documenti su un database aggiunge strati di complessità.
Il content model di Alfresco salva le informazioni nel loro formato nativo, direttamente nel file system, per prestazioni ottimali di I/O dei file
2. ”Aspect” – evolvere il modello documentale dinamicamente
Ogni ECM ha il suo modo di rappresentare un modello documentale – consentendovi di configurare i metadati che definiscono e descrivono I vostri documenti
• Numero fattura• Data di validità• Quantità totale• Prodotti
Gli “Aspect” vi consentono di far evolvere il vostro modello documentale nel tempo, naturalmente
3. Applicare una configurazione di sicurezza granulare, a livello di singolo documento (invece che a livello di tabella o tramite applicazione ad hoc)
La UI di Alfresco vi fornisce controllo diretto sulla configurazione di sicurezza di cartelle e documenti.
4. Collaborare alla creazione e versionamento dei contenuti (invece che banale conservazione)
• Un database è uno “storage engine” e non si preoccupa di cosa è conservato.
Alfresco è un “Content Application Server” completo. Non solo conserva le informazioni come un database, ma fornisce tutte le funzioni di collaborazione adatte alla elaborazione collettiva di singoli o gruppi di documenti
5. Ricerca – sia sui metadati che su tutto il testo (invece che solo sui metadati)
• Tutti i database possono ricercare solo singoli campi, che devono essere definiti uno ad uno. Molti database consentono di configurare la ricerca “full text” ma non è automatico.
Alfresco include automaticamente l’indicizzazione sia del testo completo che dei metadati (proprietà) di qualsiasi tipo di documento, senza dover configurare nulla a mano: inserisci il documento e subito dopo è ricercabile.
6. Regole (Rules) – configurare il trattamento dei contenuti in base a eventi e regole logiche (invece che scrivere codice a mano)
• Un database può fornire un po’ di automazione tramite “trigger” e “stored procedure” ma vi serve un programmatore per farlo.
L’interfaccia utente di Alfresco vi consente di creare attività e regole in base a delle semplici condizioni logiche tramite processi guidati che non richiedono speciali capacità tecniche.
7. Workflow – controllo e “audit” dei processi di business e relative sequenze di operazioni sui documenti (invece che scrivere codice)
• I database non hanno nativamente il concetto di workflow
Alfresco include un completo motore di workflow che controlla la revisione e approvazione dei contenuti.
8. Notifiche eventi – allarmi proattivi per informare gli utenti di cambiamenti recenti legati ai documenti (senza scrivere codice a mano)
• Di nuovo, i database non hanno il concetto di notifica eventi di alto livello, solo allarmi di tipo tecnico.
Alfresco Share fornisce una serie di informazioni selezionabili, generate da eventi legati alle attività degli utenti sui documenti.
9. Accedere al “repository” tramite numerose interfacce, come CIFS, IMAP, WebDAV, FTP, SPP (invece che scrivere codice a mano)
• La manipolazione di informazioni in un database è tipicamente effettuata via SQL o tramite una applicazione custom.
Alfresco consente agli autori di usare i loro strumenti normali, fornendo accesso diretto a file system (CIFS), email (IMAP), WebDAV, FTP, e protocollo SharePoint (SPP).
10. CMIS – sfruttare SQL dedicato a sistemi documentali (invece che pasticciare con normale SQL per tabelle e record)
• SQL è ottimo per accedere a informazioni strutturare in tabelle, ma pessimo quando deve accedere a informazioni non strutturate (come documenti o immagini)
CMIS (Content Management Interoperability Services) include un linguaggio simile a SQL-92, ma con estensioni specifiche per l’elaborazione e ricerca di documenti complessi.
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