1 ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area...

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ORGANIZZARE UN EVENTO DI ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA’SOLIDARIETA’

Docente: Docente: Piergiorgio GrecoPiergiorgio Greco

giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescaragiornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara

Pescara, 9 e 10 novembre 2010Pescara, 9 e 10 novembre 2010

Corso di formazione specialisticaCorso di formazione specialistica

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LA LEZIONE DI IERILA LEZIONE DI IERI

1.1. Non tutto è eventoNon tutto è evento

2.2. L’importanza di ideazione e L’importanza di ideazione e progettazioneprogettazione

3.3. Prime decisioni: che cosa si Prime decisioni: che cosa si fa, previsioni spese, budgetfa, previsioni spese, budget

Organizzare un evento di solidarietàOrganizzare un evento di solidarietà

Pescara, 10 novembre 2010Pescara, 10 novembre 2010

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LA LEZIONE DI OGGILA LEZIONE DI OGGI

1.1. Fase intermediaFase intermedia

2.2. Fase esecutivaFase esecutiva

3.3. Fase finaleFase finale

4.4. Aspetti legali e Aspetti legali e assicurativiassicurativi



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LA FASE INTERMEDIALA FASE INTERMEDIA

Si svolge immediatamente dopo quella Si svolge immediatamente dopo quella preliminare e serve a:preliminare e serve a:

1.1. Definire e approfondire i contenuti Definire e approfondire i contenuti dell’evento e il calendario dell’evento e il calendario 2.2. Individuare i protagonistiIndividuare i protagonisti3.3. Impostare la comunicazioneImpostare la comunicazione



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DEFINIRE E APPROFONDIRE DEFINIRE E APPROFONDIRE I CONTENUTI DELL’EVENTOI CONTENUTI DELL’EVENTO

1. Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che compongono il programma

2. Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al meglio i protagonisti



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INDIVIDUARE I PROTAGONISTIINDIVIDUARE I PROTAGONISTI

1. In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i protagonisti dell’evento: relatori, attori, sportivi ecc.

2. Li si contattano3. Li si invita FORMALMENTE, anche mediante

stipula di un contratto se necessario



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LA FASE INTERMEDIALA FASE INTERMEDIAINDIVIDUARE I PROTAGONISTIINDIVIDUARE I PROTAGONISTI

Come arrivare ai protagonisti? 1.Ricerca su Google2.Siti internet dove trovare email o recapiti diretti o segreterie3.Contattando direttamente i loro enti, centralini dei rispettivi enti, email ecc.4.Chiedendo a chi ha già invitato un’altra voltaNB E’ opportuno contattare il relatore almeno tre mesi prima della data prevista per l’evento, per verificare la disponibilità



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LA FASE INTERMEDIALA FASE INTERMEDIAINDIVIDUARE I INDIVIDUARE I PROTAGONISTIPROTAGONISTI

E’ importante spiegare: 1. chi è l’ente organizzatore2. titolo e tema dell’evento3. il ruolo dell’interlocutore4. le caratteristiche tecniche dell’intervento che si richiede.

E’ importante consegnargli:1. una lettera di richiesta partecipazione2. le notizia logistiche dell’evento (apparecchiature disponibili)3. il programma di massima al momento del contatto



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LA FASE INTERMEDIALA FASE INTERMEDIAINDIVIDUARE I PROTAGONISTIINDIVIDUARE I PROTAGONISTI

E’ importante infine:1. richiedere una conferma scritta di

partecipazione2. chiedere un abstract dell’intervento al fine

di consegnarlo ai partecipanti3. concordare un eventuale gettone presenza4. stabilire il cachet e firmare il contratto



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INDIVIDUARE IL MODERATOREINDIVIDUARE IL MODERATORE

Le sue principali funzioni sono:1. Introdurre ai temi da trattare2. Regolare il tempo degli interventi3. Mitigare su eventuali posizioni di contrasto dei vari relatori



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ATTENZIONEATTENZIONE

Più sarà lunga e difficoltosa Più sarà lunga e difficoltosa questa fase, meno sarà il questa fase, meno sarà il tempo a disposizione per tempo a disposizione per

comunicare l’eventocomunicare l’evento



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IMPOSTARE LA COMUNICAZIONEIMPOSTARE LA COMUNICAZIONE

Tre attività in questa fase:Tre attività in questa fase:1.1. definire la mailing invitatidefinire la mailing invitati2.2. impostare la grafica impostare la grafica 3.3. prenotare le affissioniprenotare le affissioni



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MAILINGMAILING

1. È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione.

2. La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel ruolo dei soggetti, è importante verificare il titolo (dottore, ecc.), il nome di battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e l’eventuale incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) l’indirizzo completo di codice d’avviamento postale, che costituisce un’informazione importante per velocizzare le operazioni di smistamento postale.



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IDEARE LA LINEA GRAFICA IDEARE LA LINEA GRAFICA

La linea grafica serve a caratterizzare l’identità di un evento. Deve essere: 1. Coerente rispetto all’obiettivo comunicativo da raggiungere2. Rappresentativa, unica e facilmente riconoscibile3. Originalità dei formati per inviti4. Ricognizione dei formati necessari per realizzare gli adattamenti: 70x100, 6x3, 100x140, mezza pagina di pubblicità, spalla, ecc.5. Il grafico, in caso di pubblicità su quotidiani e riviste, deve interfacciarsi con la concessionaria della pubblicità



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LA FASE INTERMEDIALA FASE INTERMEDIAINVITI E MANIFESTIINVITI E MANIFESTI

Il programma di un convegno è il suo primo strumento di comunicazione.

1. Titolo evento2. Luogo di svolgimento3. Data di svolgimento4. Promotori5. Partner/sponsor6. Patrocini7. Programma evento (solo nei manifesti)8. Segreteria/contatti per informazioni9. Sito internet di riferimento per approfondimenti



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Due regole:1. Le bozze vanno riguardate con la lente di ingrandimento per

non dimenticare niente e per controllare che tutto sia esatto2. L’addetto alla comunicazione deve dare il via libera alla stampa

dei materiali, assumendosi dunque la responsabilità dei contenuti definitivi



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Suggerimenti:Suggerimenti:1.1. In caso di tempi lunghi di definizione del In caso di tempi lunghi di definizione del

programma, diamo la precedenza alla programma, diamo la precedenza alla realizzazione del manifesto, con titolo e realizzazione del manifesto, con titolo e sottotitolo, luogo, datasottotitolo, luogo, data

2.2. Fatevi dare dal grafico i file in un formato utile Fatevi dare dal grafico i file in un formato utile alla divulgazione via internetalla divulgazione via internet

3.3. Utilizzate i siti internet per aggiornamenti di Utilizzate i siti internet per aggiornamenti di programmaprogramma



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AFFISSIONIAFFISSIONI

Le affissioni possono essere:Le affissioni possono essere:1.1. Pubbliche: ogni comune ha un ufficio Pubbliche: ogni comune ha un ufficio

pubbliche affissionipubbliche affissioni2.2. Private: ci sono agenzie ad hoc che Private: ci sono agenzie ad hoc che

fanno affissioni private, soprattutto fanno affissioni private, soprattutto sui grandi formatisui grandi formati



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVA

In questa fase, si curano:In questa fase, si curano:

1.1. Aspetti comunicativi Aspetti comunicativi

2.2. Aspetti logisticiAspetti logistici

3.3. Aspetti organizzativiAspetti organizzativi

4.4. Svolgimento dell’eventoSvolgimento dell’evento



2020

FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVACOMUNICAZIONECOMUNICAZIONE

1.1. fase preliminare: si è deciso quali strumenti si fase preliminare: si è deciso quali strumenti si utilizzeranno, a seconda del budget a utilizzeranno, a seconda del budget a disposizionedisposizione

2.2. fase intermedia: si è stabilita la linea grafica che fase intermedia: si è stabilita la linea grafica che si utilizzerà per l’eventosi utilizzerà per l’evento

3.3. Fase esecutiva: si comunica l’eventoFase esecutiva: si comunica l’evento

4.4. Regola: ogni strumento prescelto ha i suoi tempi. Regola: ogni strumento prescelto ha i suoi tempi. Ripassiamo i possibili strumenti e i tempi di Ripassiamo i possibili strumenti e i tempi di esecuzioneesecuzione



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVAMANIFESTIMANIFESTI

1.1. Manifesti 70x100: devono rimanere esposti almeno 10 giorni Manifesti 70x100: devono rimanere esposti almeno 10 giorni (compreso il giorno di svolgimento dell’evento (compreso il giorno di svolgimento dell’evento

2.2. Questo vuol dire che bisogna consegnarli alle pubbliche affissioni Questo vuol dire che bisogna consegnarli alle pubbliche affissioni almeno 2 giorni prima della data di uscita almeno 2 giorni prima della data di uscita

3.3. Questo vuol dire che la tipografia ve li deve consegnare almeno 2 Questo vuol dire che la tipografia ve li deve consegnare almeno 2 giorni prima della data di consegna alle pubbliche affissionigiorni prima della data di consegna alle pubbliche affissioni

4.4. Questo vuol dire che bisogna dare il file per la stampa almeno 5 Questo vuol dire che bisogna dare il file per la stampa almeno 5 giorni prima della riconsegna dei manifestigiorni prima della riconsegna dei manifesti

5.5. In definitiva: il file dei manifesti DEFINITIVO deve essere In definitiva: il file dei manifesti DEFINITIVO deve essere consegnato alla tipografia almeno 20 giorni prima dello consegnato alla tipografia almeno 20 giorni prima dello svolgimento dell’evento.svolgimento dell’evento.



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVAMANIFESTIMANIFESTI

I manifesti non servono solo alle pubbliche affissioni, ma sono I manifesti non servono solo alle pubbliche affissioni, ma sono utili anche per la propria sede, per la location, scuole, utili anche per la propria sede, per la location, scuole, associazioni.associazioni.

Due regole:Due regole:

1.1.prima si hanno a disposizione i manifesti, prima si possono prima si hanno a disposizione i manifesti, prima si possono utilizzare per una comunicazione ampiautilizzare per una comunicazione ampia

2.2.Più sono essenziali le informazioni sul manifesto, meno Più sono essenziali le informazioni sul manifesto, meno tempo ci vuole per realizzarlotempo ci vuole per realizzarlo



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVAINVITIINVITI

1.1. Devono contenere programma dettagliatoDevono contenere programma dettagliato

2.2. Se postalizzati, devono arrivare ai destinatari 10 giorni primaSe postalizzati, devono arrivare ai destinatari 10 giorni prima

3.3. Devono essere imbucati almeno 2 giorni primaDevono essere imbucati almeno 2 giorni prima

4.4. Devono essere imbustati almeno 2 giorni prima che vengano Devono essere imbustati almeno 2 giorni prima che vengano imbucatiimbucati

5.5. Devono essere ritirati almeno 1 giorni prima Devono essere ritirati almeno 1 giorni prima dell’imbustamentodell’imbustamento

6.6. Il file DEFINITIVO per la stampa deve essere consegnato alla Il file DEFINITIVO per la stampa deve essere consegnato alla tipografia almeno 5 giorni primatipografia almeno 5 giorni prima

7.7. In definitiva, il programma DEFINITIVO deve essere pronto In definitiva, il programma DEFINITIVO deve essere pronto almeno 20 giorni prima dell’eventoalmeno 20 giorni prima dell’evento



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVAINVITI VIA MAILINVITI VIA MAIL

1.1. Il file del manifesto o dell’invito va fatto Il file del manifesto o dell’invito va fatto circolare via mail all’indirizzario che si è circolare via mail all’indirizzario che si è messo a puntomesso a punto

2.2. Appena il grafico l’ha terminato, ed è stato Appena il grafico l’ha terminato, ed è stato dato il via libera per la consegna alla dato il via libera per la consegna alla tipografia, fatevelo mandare in formato tipografia, fatevelo mandare in formato jpeg o pdf, e cominciate sin da subito a jpeg o pdf, e cominciate sin da subito a inoltrarloinoltrarlo



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVARECALLRECALL

1.1. È importante individuare un responsabile È importante individuare un responsabile del recall, che può essere il responsabile del recall, che può essere il responsabile della comunicazione, che a sua volta può della comunicazione, che a sua volta può creare una “pattuglia” addetta a richiamare creare una “pattuglia” addetta a richiamare le persone alle quali è stato inviato l’invito, le persone alle quali è stato inviato l’invito, per caldeggiare la partecipazioneper caldeggiare la partecipazione

2.2. Un recall fatto bene fa la reale differenza Un recall fatto bene fa la reale differenza nella partecipazione del pubbliconella partecipazione del pubblico



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FASE ESECUTIVAFASE ESECUTIVAUFFICIO STAMPAUFFICIO STAMPA

1.1. Può essere il responsabile della Può essere il responsabile della comunicazionecomunicazione

2.2. Cura i rapporti con la stampaCura i rapporti con la stampa

3.3. Scrive i comunicati prima, durante e Scrive i comunicati prima, durante e dopo l’eventodopo l’evento

4.4. Convoca la conferenza stampa (regola: Convoca la conferenza stampa (regola: solo per grandi eventi!)solo per grandi eventi!)



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5.5. Predispone la cartellina stampa con Predispone la cartellina stampa con comunicato, programma, eventuali immagini di comunicato, programma, eventuali immagini di edizioni precedenti su cd, approfondimenti e edizioni precedenti su cd, approfondimenti e quanto si reputa necessario diffonderequanto si reputa necessario diffondere

6.6. Cura i social network come Facebook per la Cura i social network come Facebook per la divulgazione dell’eventodivulgazione dell’evento

7.7. Si occupa del servizio fotografico ed Si occupa del servizio fotografico ed eventualmente delle riprese, da divulgare ai eventualmente delle riprese, da divulgare ai mezzi di stampamezzi di stampa



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Se si stabilisce di non fare la conferenza Se si stabilisce di non fare la conferenza stampa:stampa:

1.1. Un primo comunicato di annuncio Un primo comunicato di annuncio dell’evento può essere mandato 2/3 dell’evento può essere mandato 2/3 settimane primasettimane prima

2.2. Il comunicato ufficiale, con tutto il Il comunicato ufficiale, con tutto il programma, almeno 4/5 giorni primaprogramma, almeno 4/5 giorni prima



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Se si stabilisce di fare la conferenza Se si stabilisce di fare la conferenza stampa:stampa:

Va svolta almeno 3 giorni prima Va svolta almeno 3 giorni prima dell’evento e, dunque, va convocata 2 dell’evento e, dunque, va convocata 2 giorni prima della stessagiorni prima della stessa



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ASPETTI LOGISTICIASPETTI LOGISTICI

1.1. LocationLocation

2.2. Organizzazione logistica per i Organizzazione logistica per i relatorirelatori



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVALOCATIONLOCATION

Il responsabile della logistica:Il responsabile della logistica:

1.Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare per bene come si svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno2.Fa un sopralluogo almeno dieci giorni prima alla location, per verificare cosa c’è e cosa bisogna predisporre3.chiede ai responsabili della struttura ospitante il permesso di esporre bandiere, striscioni e manifesti



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Il responsabile della logistica deve:Il responsabile della logistica deve:

5.5. progettare come disporre i posti dei relatori (i cavalieri vanno scritti fronte-progettare come disporre i posti dei relatori (i cavalieri vanno scritti fronte-retro), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblicoretro), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico

6.6. in caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei relatori con: in caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei relatori con: acqua (meglio se bottiglia di vetro), tovaglia, materiale (programma acqua (meglio se bottiglia di vetro), tovaglia, materiale (programma interventi, fogli bianchi, penna)interventi, fogli bianchi, penna)

7.7. Eventuali slides da proiettareEventuali slides da proiettare

8.8. Pc portatilePc portatile

9.9. realizzare il pannello retropalco con il titolo dell’eventorealizzare il pannello retropalco con il titolo dell’evento

10.10. allestire l’eventuale pedana e palco.allestire l’eventuale pedana e palco.



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Il responsabile della logistica deve:Il responsabile della logistica deve:n Verificare, se previsto, dove si svolgerà il buffet rispetto alla sala,

e se ci sono problemi ed esigenze varien Prendere contatti con chi si occuperà del servizio di registrazione

audio-visiva dell’evento, qualora la sala non sia in grado (ditta specializzata o in house?)

n Verificare con precisione chi si occupa dell’assistenza tecnica audiovisiva. Impianti di amplificazione, maxi schermi, videoproiettori collegati a pc

n Dare indicazioni, mediante sopralluogo, a hostess e maggiordomin Verificare a chi spetta la pulizia dei locali



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVAACCOGLIENZA DEI PROTAGONISTI

1. Andare a prendere i protagonisti in stazione o in aeroporto, e riaccompagnarli alla partenza

2. Accompagnarli in hotel3. Prevedere gli spostamenti tra hotel e location

dell’evento4. Organizzarsi per il vitto5. Gli ospiti non devono mai rimanere soli!



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ASPETTI ORGANIZZATIVIASPETTI ORGANIZZATIVI

1.1. SegreteriaSegreteria

2.2. Altri aspettiAltri aspetti



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVASEGRETERIA

La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione: il nominativo esatto del responsabile/i, i suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.) devono essere chiaramente specificati nei materiali promozionali e in particolare sugli inviti.

In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che serviranno per il giorno dell’evento, vale a dire:

1.Cartelline2.Cavalieri3.Badge4.Fogli presenze5.Eventuali materiali da consegnare6.Eventuali manifesti da appendere7.Prevede punto di accoglienza



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVAALTRI ASPETTI

1. Individuare chi si occuperà del servizio fotografico2. Contattare le forze dell’ordine in caso di evento

all’aperto3. Predisporre un servizio d’ordine in caso di evento

all’aperto4. Predisporre badge identificativi per organizzatori5. Organizzare eventuale banco libri6. Predisporre una segnaletica che faciliti

l’individuazione della location e le varie sezioni



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVASVOLGIMENTO DELL’EVENTO

I ruoli di ognuno:- Segreteria- Accoglienza (hostess e maggiordomi)- Responsabile tecnico/logistico- Responsabile audio/video- Onori di casa- Il maestro d’orchestra



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVASEGRETERIA

Il giorno dell’evento la segreteria:

1. Arriverà almeno due ore prima dell’evento2. si posizionerà in un locale idoneo, possibilmente in

prossimità della sala che si è deciso di utilizzare per l’evento, già preventivamente individuato

3. predisporrà l’occorrente per la registrazione dei partecipanti

4. metterà a punto un sistema che faciliti le iscrizioni per snellire le attese

5. consegnerà a tutti i partecipanti un kit contenente il programma, il badge porta nome, ecc.



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LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVAACCOGLIENZA

Hostess e maggiordomi devono:1. Accogliere gli ospiti e farli posizionare nei posti previsti2. Condurre le autorità dal presidente o dai membri del direttivo o

dai relatori3. Fare in modo che nella platea non ci siano “buchi” e che

soprattutto le prime file siano saturate4. Dare indicazioni su: toilettes e uscite di emergenza5. Provare a risolvere eventuali problemi del pubblico6. Essere eleganti e riconoscibili7. Conoscere a memoria il programma della giornata8. Sapere dove devono posizionarsi prima e durante l’evento



4141

LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVARESPONSABILE LOGISTICO

1. Deve garantire lo svolgimento lineare dell’evento da un punto di vista logistico

2. Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi



4242

LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVARESPONSABILE AUDIO VIDEO

1. Deve garantire lo svolgimento lineare dell’evento da un punto di vista dell’audio e del video

2. Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi



4343

LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVAONORI DI CASA

È importantissimo che gli organizzatori dell’evento intrattengono relazioni dirette con relatori, attori, pubblico,

autorità: l’evento non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro

modo di intendere le cose.



4444

LA FASE ESECUTIVALA FASE ESECUTIVAIL MAESTRO D’ORCHESTRA

1. Deve dirigere il tutto, cerando di non coinvolgersi con aspetti particolari

2. Deve fare in modo che, nel complesso, tutto prosegua per il meglio

3. Deve far rispettare gli orari per non appesantire troppo l’evento



4545

LA FASE CONCLUSIVALA FASE CONCLUSIVALa fase conclusiva serve a:1.Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati2.Archiviare i materiali prodotti 3.Realizzare gli atti (se previsti) mediante coordinamento editoriale e grafico di tutti gli interventi dei partecipanti e la conseguente stampa4.verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale5.stesura e invio delle lettere di ringraziamento6.Relazione finale

L’entità delle presenze registrate, l’interesse suscitato nel pubblico, l’adesione dei relatori, gli articoli apparsi sui giornali, la quantità dei materiali distribuiti, i consensi dei partecipanti, sono i fattori che determinano la buona riuscita di un evento, oltre, naturalmente, a un corretto funzionamento di tutti gli aspetti organizzativi.



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ASPETTI LEGALIASPETTI LEGALI1. Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è

regolata dal testo unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n. 196/2003)

2. Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza. Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre la vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto.

3. Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di un’iniziativa culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento dei diritti d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia di zona della Società Italiana Autori Editori (S.I.A.E.).



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ASPETTI ASSICURATIVIASPETTI ASSICURATIVINel caso in cui l’organizzazione sia a carico

dell’ente e vi partecipino soggetti non coperti di assicurazione, sarà opportuno stipulare una

polizza assicurativa che copra gli eventuali rischi di danneggiamento o di infortunio dei

partecipanti a causa dell’evento (responsabilità civile verso terzi). L’assicurazione deve coprire

tutte le attività svolte, gli eventuali pranzi e cene e gli intrattenimenti. Per ulteriori

informazioni rivolgetevi a un esperto in materia legale o assicurativa.



4848

I MIEI RECAPITII MIEI RECAPITI

Piergiorgio GrecoPiergiorgio Greco

335 1709639335 1709639

[email protected]@csvpescara.it



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GRAZIE!GRAZIE!

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