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Obiettivo Cooperazione territoriale EuropeaObiettivo Cooperazione territoriale Europea

Programmazione 2007 – 2013Programmazione 2007 – 2013

Obiettivo Cooperazione territoriale EuropeaObiettivo Cooperazione territoriale Europea

Programmazione 2007 – 2013Programmazione 2007 – 2013

Programma Operativo Italia – Francia

A LCOTRA

Regione Piemonte - Luisella Mele – Settore Politiche Comunitarie DB1415 - Staff Autorità di Gestione

Venaria 29-30 settembre 2009

Il controllo di primo livello nella programmazione

2007/2013

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Normativa relativa ai sistemi di controllo e gestione nella programmazione 2007-2013

• Regolamento CE 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006;• Regolamento CE 1083/2006 del Consiglio dell’11 luglio 2006;•Regolamento CE 1828/2006 della Commissionedell’8 dicembre 2006.

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Gestione e controllo per la programmazione 2007/2013

Le significative risorse stanziate dall’Unione Europea per favorire i progetti di sviluppo dei Fondi Strutturali nel periodo 2007/20013 richiedono un sensibile rafforzamento delle procedure di gestione e controllo relative all’impiego delle risorse stesse. Questa esigenza deve andare di pari passo con la necessità di assicurarne la compatibilità con i più elevati standard di efficienza e di efficacia previsti dalle norme comunitarie, per la piena realizzazione degli interventi programmati.

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I Principi dei Sistemi di Controllo e Gestione

Principio della separazione delle funzioni fra organismi

Procedura per garantirela correttezza delle spese

Sistemi di contabilità eSorveglianza informatizzati

Pista di controllo adeguata

Sorveglianza per le irregolaritàe recuperi importi indebitamenteversati

Definizione delle funzionidegli organismi coinvoltinella gestione e controllo

Art. 58Reg 1083/2006

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I Principi dei Sistemi di Controllo e Gestione del P.O. Alcotra 2007-2013

La Commissione Europea ha approvato i Sistemi di Gestione e Controllo di Alcotra 2007-2013 il 3 luglio di quest’anno definendoli “conformi alle disposizioni di cui agli artt. da 58 a 62 del Reg. (CE) 1083/2006”

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art. 16 del Regolamento CE n. 1080/2006

Sistema di controllo

Al fine di convalidare le spese, ciascuno Stato membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio nonché la conformità di tali spese edelle relative operazioni, o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali.A tale scopo ciascuno Stato membro designa i controllori responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle spese dichiarate da ciascuno dei beneficiari che partecipano all'operazione.

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“Manuale” per i controlli di primo livello

art. 16 del Regolamento CE n. 1080/2006

ALCOTRA 2007-2013

I soggetti coinvolti nella gestione e controllo

Funzioni dell’Autorità di Gestione

L’approccio al controllo

La procedura del controllo

Gli strumenti del controllo(check-list)

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I soggetti chiave nella gestione di AlcotraD.G.R. N. 26-7044 DEL 08.10.2007

Autorità di GestioneSettore Politiche

ComunitarieRegione Piemonte

Responsabile dell’efficacia e della regolarità della Gestione e attuazione

Autorità di CertificazioneDirezione OOPP,Difesa del suolo,

Economia montana eForeste

Predispone ledichiarazioni di spesae le invia alla Commissione

Autorità di AuditStruttura speciale

Controllo di gestioneRegione Piemonte

Responsabiledella qualità dell’efficacia delSistema di Gestione eControllo

I controllori di primo Livello

Settori regionaliARPA

Responsabili dellaverifica della

legittimità dellespese dichiarate

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I soggetti chiave nella gestione di AlcotraD.G.R. N. 26-7044 DEL 08.10.2007

Segretariato Tecnico Congiunto di MentoneStruttura paritetica italo-francese

è la cellula di coordinamento costituita per assistere l’Autorità di Gestione e

l’Autorità di Audit nell’esercizio delle loro funzioni e per fornire il necessario supporto

operativo al Comitato di Sorveglianza e al Comitato tecnico.

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Funzioni dell’Autorità di Gestione

Art. 60 delReg. 1083/2006

Art. 15 del Reg. 1080/2006

b) Garantire che i servizi di controllo di 1° livello verifichino l'effettivaesecuzione delle spese, laconformità delle spese allenorme comunitarie e nazionali. Verifiche in loco

a) garantire che l’esecuzione dei progetti sia conforme al PO e alle norme comunitarie e nazionali, attraverso i servizi di controllo di 1°livello Verifiche documentali

c) garantire un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione

d) garantire che i beneficiarimantengano un sistema di contabilitàseparata o una codificazione contabile adeguatae) stabilire procedure conservazione documenti

relativi alle spese e agli audit necessari per un’adeguata pista di controllo

f) garantire che l'autorità dicertificazione riceva tutte leinformazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione

g) guidare i lavori del comitato disorveglianza

h) rapporto annuale e finale di esecuzione

i) Informazione epubblicità

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I controlli di I livello

Art. 13 Reg. 1828/2006 comma 2

Le verifiche devono consentire di accertare che:

a) le spese dichiarate siano reali

b) i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione

c) le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali

d) siano previste procedure intese ad evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione

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I controlli di primo livello

Art. 13 Reg. 1828/2006 comma 2

I controlli si dividono in due macrocategorie:

a) CONTROLLI DOCUMENTALI: Le verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari

b) CONTROLLI IN LOCO: Verifiche in loco delle singole

operazioni

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Controlli documentali Check-list verifiche d’ufficio Sul 100% dei progetti

•Devono riguardare le rendicontazioni di spesa che accompagnano la domanda di rimborso da parte del Beneficiario

•Devono essere fatte precedentemente all’erogazione dei contributi

•Devono essere svolte periodicamente

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Controlli documentali

1. Accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale

2. Accertare la completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa

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1. Accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale

a) analisi della documentazione soggetta agli adempimenti pubblicitari in relazione agli obblighi previsti dalla normativa CE;

b) Concorrenza;

c) Ambiente;

d) Pari opportunità;

e) Normativa fiscale applicabile;

f) Dichiarazione sul corretto impiego dell’opera alle finalità del progetto(art. 57 reg. 1083/2006)

g) Normativa in materia di appalti (check-list appalti);

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LE CHECK LIST DI AUTO VALUTAZIONE APPALTIi controllori di primo livello devono verificarne la compilazione e completezza

I beneficiari (SE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE O ENTI PUBBLICI) sono tenuti a compilare LE CHECK LIST DI AUTOVALUTAZIONE .

Check list procedure d'appalto

AFFIDAMENTO DI SERVIZI E/O FORNITURE

AFFIDAMENTO DI LAVORI PUBBLICI

Normativa sugli appalti (in particolare D. Lgs. 163/2006 e s.m.i.)

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a) verifica della sussistenza del contratto/convenzione tra Autorità di Gestione e il capofila del progetto

b) verifica della completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa ( almeno fatture quietanzate);

c) verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo (civilistico e fiscale);

d) verifica dell’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma;

e) verifica di ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite dalla normativa nazionale e comunitaria di riferimento e dal Programma ;

2. Completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa

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2. Completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa

f) verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo, tale verifica deve essere riferita anche alle singole voci di spesa incluse nella rendicontazione sottoposta a controllo;

g) verifica della riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario, che richiede l’erogazione del contributo, e all’operazione oggetto di contributo;

h) verifica dell’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi .

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Coerenza delle spese con le voci di costo del programma

Spese ammissibili:

Guida di Attuazione del P.O. Alcotra 2007-2013Vademecum del ProgrammaD.P.R. 3 ottobre 2008, n. 196Manuale per la rendicontazione e i controlli in relazione alla spesa dei Programmi di cooperazione territoriale Europea (IGRUE)

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I CONTROLLI IN LOCO SONO DI DUE TIPI:(SUL 100% DEGLI INTERVENTI)

VERIFICHE IN ITINERE (CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE)

VERIFICHE FINALI (CHECK LIST VERIFICHE FINALI)

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VERIFICHE IN ITINERE (CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE)

Quando si procede?

Quando il progetto ha raggiunto un rilevante stadio di attuazione, ad es. al raggiungimento della soglia di spesa prevista per l’erogazione degli acconti; quando sono rendicontate spese afferenti a rilevanti realizzazioni materiali

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CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE

Argomenti di verifica:

1. Verifica delle norme di evidenza pubblica (check-list autovalutazione);

2. Verifica dei requisiti soggettivi del beneficiario(specie se privato) e della legittimità del suo status nell’ambito del programma;

3. Verifica della localizzazione degli interventi nello spazio di eleggibilità del programma;

4. Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale, prescritta dal bando, dal programma, dalla convenzione tra capofila e AdG nonché da quella tra i partner, dalla normativa nazionale e comunitaria (ivi compresa la documentazione relativa all’espletamento delle procedure di evidenza pubblica ove necessarie);

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CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE

Argomenti di verifica:

5. Verifica dell’effettivo annullamento della documentazione di spesa originale tramite apposizione del timbro ovvero della dicitura “Spesa sostenuta da….ai sensi del P.O. Italia-Francia per un importo(totale/parziale) pari ad euro……”

6. Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di una contabilità separata riferita all’operazione ovvero di una codificazione distinta, nell’ambito della contabilità ufficiale, per i flussi in entrata e in uscita relativi all’operazione;

7. Verifica che i beni e servizi acquistati siano correttamente iscritti nell’inventario del beneficiario;

8. Verifica del rispetto della normativa in materia di aiuti di Stato (de minimis);

9. Verifica della non recuperabilità dell’IVA;

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VERIFICHE FINALI (CHECK LIST VERIFICHE FINALI)

Argomenti di verifica:

1. Verifica dei requisiti soggettivi del beneficiario(specie se privato) e della legittimità del suo status nell’ambito del programma;

2. Verifica della localizzazione degli interventi nello spazio di eleggibilità del programma

3. Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale, prescritta dal bando, dal programma, dalla convenzione tra capofila e AdG nonché da quella tra i partner, dalla normativa nazionale e comunitaria (ivi compresa la documentazione relativa all’espletamento delle procedure di evidenza pubblica ove necessarie);

4. Verifica dell’effettivo annullamento della documentazione di spesa originale tramite apposizione del timbro ovvero della dicitura “Spesa sostenuta da….ai sensi del P.O. Italia-Francia per un importo(totale/parziale) pari ad euro……”

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5. Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di una contabilità separata riferita all’operazione ovvero di una codificazione distinta, nell’ambito della contabilità ufficiale, per i flussi in entrata e in uscita relativi all’operazione;

6. Rispetto delle procedure di evidenza pubblica,

7. Verifica che i beni e servizi acquistati siano correttamente iscritti nell’inventario del beneficiario;

8. Verifica eventuali entrate relative al progetto;

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Verifica eventuali entrate relative al progetto

Art. 55 Reg. 1083

Se il progetto durante la fase di realizzazione genera entrate (vendite, locazioni, servizi, tasse di iscrizione o entrate equivalenti), esse devono essere calcolate dal beneficiario per poter essere integralmente o proporzionalmente detratte dalla spesa ammissibile a seconda che siano generate dal progetto integralmente o solo parzialmente. La stima delle entrate deve essere fatta al momento del deposito del progetto. Il calcolo della spesa ammissibile verrà invece effettuato alla chiusura del progetto, sulla base della dichiarazione dell’ammontare esatto delle entrate rilasciata dal beneficiario

.Esempio : progetto finanziato sulla misura 3.3 cultura Costo totale = 100 con la seguente ripartizione: FESR: 59,2 / CPN: 21,8 / autofinanziamento: 20

Entrate accertate = 20

nuovo importo ammissibile: 100 – 20 = 80

nuova ripartizione: FESR: 47,4 / CPN: 16,6 / Autofinanziamento: 16

Il beneficiario riceverà una quota di FESR pari a 47,4.

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9. Verifica della conclusione delle attività, coerentemente con le informazioni fornite in sede di rendicontazione

10. Verifica della corrispondenza degli output di progetto a quanto previsto nel bando, dal Programma, dalle convenzioni, dalla normativa nazionale e comunitaria;

11. Verifica della fruibilità degli output e rilevanza/utilità per il territorio/progetto;

12. Verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria, dal Programma e dalle convenzioni;

13. Verifica dell’impatto effettivo dell’operazione rispetto alle priorità trasversali dell’ambiente e pari opportunità.

RAPPORTO FINALE DI ESECUZIONE

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Operazioni di controllo

1.ProgettoAlcotra

2007-20132. Analisi

documentale

3. AmministrazioniResponsabili

ESTC

5. Raccolta e Valutazione esito

6. Verbali

7. AmministrazioniResponsabili,

STC,beneficiari

8. Follow-upGestione delle

irregolarità

4. Controlli in locoin itinere

finali

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  Controllo di qualità dell’Autorità di gestione

Il sistema di verifiche descritto nel Manuale attribuisce le principali responsabilità in materia di controlli di gestione alle Amministrazioni responsabili e alle strutture di controllo da esse nominate, coerentemente con le disposizioni dei regolamenti comunitari in materia di programmi di cooperazione.

L’Autorità di Gestione del programma avrà tuttavia un ruolo chiave nell’assicurare la trasparenza e il corretto funzionamento delle procedure fin qui descritte. Nella fase iniziale di impostazione del sistema, l’AdG avrà il compito di fornire alle Amministrazioni responsabili opportune linee guida in modo da orientare il processo di controllo di primo livello secondo criteri di uniformità e di rispetto della normativa vigente.

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  Controllo di qualità dell’Autorità di gestione

L’AdG si farà inoltre carico di assicurare la diffusione della manualistica a ciò predisposta presso i beneficiari, con il supporto del STC e delle amministrazioni responsabili (Regioni italiane e prefettura regione PACA). Nel corso dell’attuazione del programma, l’AdG procederà periodicamente a verificare l’implementazione del sistema di gestione e controllo secondo quanto definito nella documentazione ufficiale del P.O. Italia – Francia.

Qualora si renda necessario, per effetto dell’applicazione pratica del sistema e/o sulla base degli esiti delle verifiche dell’Autorità di Audit, l’AdG promuoverà una revisione della documentazione e le conseguenti integrazioni/rettifiche.

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Grazie per l’attenzione

Luisella Mele

Tel. 011.4322920luisella.mele@regione.piemonte.it