1 LA RIUNIONE COME LUOGO DI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONE Dott. Enrico Flavio Giangreco Docente di...

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LA RIUNIONE COME LUOGO LA RIUNIONE COME LUOGO DI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONEDI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONE

Dott. Enrico Flavio GiangrecoDott. Enrico Flavio GiangrecoDocente di FormazioneDocente di Formazione

Giornalista ProfessionistaGiornalista Professionista

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Obiettivi di apprendimentoObiettivi di apprendimento

Identificare la comunicazione come Identificare la comunicazione come leva di superamento dei conflittileva di superamento dei conflittiLa comunicazione come strumento La comunicazione come strumento di mediazione per lavorare in teamdi mediazione per lavorare in team Comunicare in una riunione per Comunicare in una riunione per negoziare: un approccio assertivo negoziare: un approccio assertivo per essere persuasiviper essere persuasiviUtilizzare in modo appropriato le Utilizzare in modo appropriato le strategie negoziali nel governo di strategie negoziali nel governo di una riunioneuna riunione

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Gli assiomi della comunicazioneGli assiomi della comunicazione

1.1. Non si può non comunicare.Non si può non comunicare.

2.2. Ogni messaggio presenta un Ogni messaggio presenta un aspetto di contenuto e uno di aspetto di contenuto e uno di relazione.relazione.

3.3. Il significato di una sequenza Il significato di una sequenza di informazioni scritte è dato di informazioni scritte è dato dalla punteggiatura.dalla punteggiatura.

4.4. Esistono relazioni simmetriche Esistono relazioni simmetriche e relazioni complementari.e relazioni complementari.

5.5. È gratuito supporre che l'altro È gratuito supporre che l'altro colga le stesse informazioni e colga le stesse informazioni e le elabori nello stesso modo.le elabori nello stesso modo.

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I Conflitti e le ObiezioniI Conflitti e le Obiezioni

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Il conflittoIl conflitto

Di valori;Di valori;

Scontro tra Scontro tra personalità;personalità;

Discussioni di Discussioni di merito.merito.

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Le strade per tentare di uscire da un Le strade per tentare di uscire da un conflittoconflitto

LA LA METACOMUNICAZIONE;METACOMUNICAZIONE;

RIVOLGERSI AD UN RIVOLGERSI AD UN TERZO;TERZO;

DISARMO UNILATERALE;DISARMO UNILATERALE;

LA RISTRUTTURAZIONE.LA RISTRUTTURAZIONE.

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La gestione delle obiezioniLa gestione delle obiezioni

Ci possono essere Ci possono essere diversi tipi di bisogni:diversi tipi di bisogni:

Bisogno di sicurezza;Bisogno di sicurezza;

Bisogno di qualità;Bisogno di qualità;

Bisogno di novità;Bisogno di novità;

Bisogno di Bisogno di tranquillità;tranquillità;

……………………....

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Possibili risposte alle obiezioniPossibili risposte alle obiezioniRINVIARERINVIARE"Mi dà l'opportunità di parlarne "Mi dà l'opportunità di parlarne dopo?"dopo?"RIDURRERIDURRE"Tenendo conto di tutte queste "Tenendo conto di tutte queste osservazioni quale è la più osservazioni quale è la più importante dalla quale partiamo?"importante dalla quale partiamo?"AMPLIAREAMPLIARE"C'è qualcosa d'altro che vuole "C'è qualcosa d'altro che vuole dirmi?”dirmi?”ISOLAREISOLARE"Rispondendo a queste domande "Rispondendo a queste domande soddisfo tutti i suoi bisogni?soddisfo tutti i suoi bisogni?TRASFORMARE IN TRASFORMARE IN ARGOMENTOARGOMENTODare la spiegazione tecnica.Dare la spiegazione tecnica.CONTRODOMANDARECONTRODOMANDARERilevare la fondatezza Rilevare la fondatezza dell'opinionedell'opinione

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Il GruppoIl Gruppo

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I requisiti di un gruppoI requisiti di un gruppo

Almeno tre Almeno tre persone;persone;

Obiettivo comune Obiettivo comune interrelato;interrelato;

Contiguità fisica Contiguità fisica periodica.periodica.

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Team buildingTeam building

Gruppo di lavoro:Gruppo di lavoro:

Committenza organizzativaCommittenza organizzativa

Obiettivo chiaro e condivisoObiettivo chiaro e condiviso

Analisi delle risorse e dei vincoliAnalisi delle risorse e dei vincoli

(R.U./Tecnologia/Tempo/Budget)(R.U./Tecnologia/Tempo/Budget)

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Le dinamiche di gruppo: le regoleLe dinamiche di gruppo: le regole

All'interno di un gruppo è necessario All'interno di un gruppo è necessario concordare una serie di regole concordare una serie di regole FONDAMENTALI.FONDAMENTALI.

Gli scopi di tali regole sono:Gli scopi di tali regole sono:– stabilire un codice di comportamento stabilire un codice di comportamento

comune durante le riunioni e le altre interazioni;comune durante le riunioni e le altre interazioni;– offrire ai membri del team un quadro di offrire ai membri del team un quadro di

riferimento per affrontare il comportamento riferimento per affrontare il comportamento reciproco, senza che l'interazione rischi reciproco, senza che l'interazione rischi continuamente di diventare una questione continuamente di diventare una questione personale.personale.

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Le dinamiche di gruppo: le regoleLe dinamiche di gruppo: le regole

Perché funzionino, le regole devono:Perché funzionino, le regole devono:– essere prese di comune accordo da tutti i essere prese di comune accordo da tutti i

componenti del Team;componenti del Team;– essere sufficientemente specifiche da essere essere sufficientemente specifiche da essere

pratiche;pratiche;– crescere insieme al Team.crescere insieme al Team.

Non devono, al contrario:Non devono, al contrario:– essere d'ostacolo alla creatività del Team;essere d'ostacolo alla creatività del Team;– essere usate come un'arma contro i singoli di essere usate come un'arma contro i singoli di

fronte ai colleghi.fronte ai colleghi.

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Le dinamiche di gruppo che Le dinamiche di gruppo che influenzano le decisioniinfluenzano le decisioni

Alcune dinamiche Alcune dinamiche portano i membri di portano i membri di un gruppo a un gruppo a prendere sovente prendere sovente delle decisioni che delle decisioni che individualmente non individualmente non prenderebbero (la prenderebbero (la logica del gregge). logica del gregge).

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Altre dinamiche Altre dinamiche spingono alcuni spingono alcuni individui a esprimere individui a esprimere opinioni estreme che opinioni estreme che non prenderebbero non prenderebbero se non fossero sfidati se non fossero sfidati o sollecitati da o sollecitati da interlocutori in interlocutori in disaccordo (la logica disaccordo (la logica del campanile);del campanile);

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Altre dinamiche nei Altre dinamiche nei gruppi riguardano i gruppi riguardano i gruppi eccessivamente gruppi eccessivamente coesi, i quali spesso coesi, i quali spesso sono più interessati a sono più interessati a mantenere un livello di mantenere un livello di coesione e consenso coesione e consenso interno alto, piuttosto interno alto, piuttosto che individuare la che individuare la migliore delle migliore delle soluzioni. (la logica soluzioni. (la logica della banda).della banda).

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Un approccio adeguato alle decisioniUn approccio adeguato alle decisioni

Favorire il Favorire il dissenso nel dissenso nel gruppo, quindi, gruppo, quindi, può, in qualche può, in qualche modo, stimolare modo, stimolare lo spirito critico.lo spirito critico.

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La struttura del gruppoLa struttura del gruppo

La dimensione psicologica della struttura diLa dimensione psicologica della struttura digruppo è costituita da:gruppo è costituita da:

Rapporti di amiciziaRapporti di amiciziaSimpatia / AntipatiaSimpatia / Antipatia

AggressivitàAggressivitàCompetizione / CollaborazioneCompetizione / Collaborazione

PreferenzePreferenze

RifiutiRifiutiAssociazione di personeAssociazione di persone

FrequenzaFrequenzaQualità delle relazioniQualità delle relazioni

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Le forze in un gruppoLe forze in un gruppo

L’attrazione L’attrazione interpersonale;interpersonale;

L’influenza sociale;L’influenza sociale;

Le regole;Le regole;

Il conformismo.Il conformismo.

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Ruolo Ruolo

Posizione di un Posizione di un membro rispetto membro rispetto agli altri agli altri componenti di un componenti di un gruppo:gruppo:

Compiti;Compiti;

Funzione;Funzione;

Reazioni Reazioni Comportamentali Comportamentali Ipotizzabili.Ipotizzabili.

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Il gruppo e la soddisfazione dei Il gruppo e la soddisfazione dei bisognibisogni

LEADERSHIP:LEADERSHIP:

Bisogno di equilibrio.Bisogno di equilibrio.

MEMBERSHIP:MEMBERSHIP:

Bisogni dell’individuo.Bisogni dell’individuo.

GROUPSHIP:GROUPSHIP:

Bisogni del gruppo.Bisogni del gruppo.

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La Comunicazione Assertiva La Comunicazione Assertiva

per la Riunioneper la Riunione

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L’assertivitàL’assertività

L'ASSERTIVITA' SI L'ASSERTIVITA' SI BASA:BASA:

Sul senso di Sul senso di responsabilità responsabilità personale.personale.

Sulla Sulla consapevolezza consapevolezza dei diritti altrui.dei diritti altrui.

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L’assertivitàL’assertività L’assertività significa:L’assertività significa:Essere onesti con se stessi e con Essere onesti con se stessi e con gli altri.gli altri.Avere la capacità di comunicare Avere la capacità di comunicare direttamente quale è la cosa che direttamente quale è la cosa che vogliamo, di cui abbiamo bisogno vogliamo, di cui abbiamo bisogno o che proviamo, ma o che proviamo, ma NONNON a spese a spese del prossimo.del prossimo.Avere fiducia in se stessi.Avere fiducia in se stessi.Tenere un atteggiamento positivo.Tenere un atteggiamento positivo.Comprendere il punto di vista Comprendere il punto di vista degli altri.degli altri.Comportarsi in modo razionale e Comportarsi in modo razionale e adulto. adulto. Riuscire a negoziare e a Riuscire a negoziare e a raggiungere un compromesso raggiungere un compromesso realizzabile.realizzabile.Avere rispetto per se e per gli Avere rispetto per se e per gli altri.altri.

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L’assertività NON significa:L’assertività NON significa:

Fare di testa propria e Fare di testa propria e vincere sempre.vincere sempre.

Imparare a pappagallo Imparare a pappagallo una serie di tecniche e una serie di tecniche e trucchetti prestabiliti da trucchetti prestabiliti da utilizzare ogni volta che utilizzare ogni volta che si presenta una soluzione si presenta una soluzione difficile.difficile.

Manovrare e controllare Manovrare e controllare gli altri in modo da gli altri in modo da averla sempre vinta.averla sempre vinta.

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L’assertività L’assertività permette: permette:

Di avere molte più Di avere molte più possibilità di possibilità di ottenere ciò che si ottenere ciò che si vuole.vuole.

Di accettare Di accettare positivamente se positivamente se stesso e il proprio stesso e il proprio comportamento.comportamento.

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Le tre fasi dell’assertivitàLe tre fasi dell’assertività

Per acquisire assertività vi sono tre semplici fasi:Per acquisire assertività vi sono tre semplici fasi:

FASE 1FASE 1ASCOLTATE ATTIVAMENTE QUELLO CHE VIENE ASCOLTATE ATTIVAMENTE QUELLO CHE VIENE DETTO, POI MOSTRATE ALL'ALTRA PERSONA DETTO, POI MOSTRATE ALL'ALTRA PERSONA CHE AVETE SENTITO E CAPITO.CHE AVETE SENTITO E CAPITO.

FASE 2FASE 2DITE COSA PENSATE O COSA PROVATE.DITE COSA PENSATE O COSA PROVATE.

FASE 3FASE 3DITE COSA VOLETE CHE ACCADA.DITE COSA VOLETE CHE ACCADA.

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Tecniche chiave dell’assertivitàTecniche chiave dell’assertivitàLinguaggio del corpo.Linguaggio del corpo.

Tecnica del disco Tecnica del disco incantato.incantato.

Dire NO.Dire NO.

Compromesso realizzabile.Compromesso realizzabile.

Annebbiamento.Annebbiamento.

Dialoghi interiori.Dialoghi interiori.

Affermazione di sentimenti Affermazione di sentimenti negativi.negativi.

Affermazioni di disaccordo.Affermazioni di disaccordo.

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Comunicare per negoziare: diventare Comunicare per negoziare: diventare assertivi per essere persuasiviassertivi per essere persuasivi

Migliorare il modo di Migliorare il modo di comunicare, combattere comunicare, combattere l’ansia, in una parola, l’ansia, in una parola, padroneggiare la padroneggiare la situazione, significa situazione, significa diventare assertivi.diventare assertivi.

Diventare assertivi Diventare assertivi consente il creare un consente il creare un “potere positivo”, “potere positivo”, l’esercitare una leadership l’esercitare una leadership attiva, l’avere credibilità e, attiva, l’avere credibilità e, quindi, l’quindi, l’essere persuasiviessere persuasivi..

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Per far questo è necessario superare:Per far questo è necessario superare:

– il rifiuto psicologico del potere e, quindi, il rifiuto psicologico del potere e, quindi, delle responsabilità;delle responsabilità;

– il rifiuto, a priori, delle situazioni il rifiuto, a priori, delle situazioni conflittuali;conflittuali;

– l’eccessiva importanza data al “giudizio” l’eccessiva importanza data al “giudizio” degli altri;degli altri;

– l’incapacità di “fidarsi” degli altri;l’incapacità di “fidarsi” degli altri;– la paura di non “riuscire”;la paura di non “riuscire”;– l’anticipo mentale delle “conseguenze l’anticipo mentale delle “conseguenze

negative” e, quindi, l’inibizione negative” e, quindi, l’inibizione dell’immaginazione positiva;dell’immaginazione positiva;

– lo scarso livello di “speranza” nel futuro;lo scarso livello di “speranza” nel futuro;– l’impossibilità di credere alle proprie l’impossibilità di credere alle proprie

capacità di “influenzare” gli altri.capacità di “influenzare” gli altri.

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E’ bene tenere, sempre, E’ bene tenere, sempre, presente che ognuno presente che ognuno possiede delle risorse e delle possiede delle risorse e delle potenzialità, che può potenzialità, che può utilizzare meglio e utilizzare meglio e valorizzare, che possono valorizzare, che possono diventare i punti di forza di diventare i punti di forza di un proprio “stile un proprio “stile comunicativo” personale e comunicativo” personale e soggettivo.soggettivo.Il comportamento assertivo è Il comportamento assertivo è una qualità che permette a una qualità che permette a un soggetto di raggiungere un soggetto di raggiungere gli obiettivi prefissati senza gli obiettivi prefissati senza creare situazioni conflittuali.creare situazioni conflittuali.

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I piani della comunicazione assertivaI piani della comunicazione assertiva

La comunicazione La comunicazione assertiva si esprime su assertiva si esprime su piani differenti che piani differenti che riguardano:riguardano:– il viso (contatto visivo; il viso (contatto visivo;

espressione del viso);espressione del viso);– il corpo (gesti; posizione il corpo (gesti; posizione

del corpo);del corpo);– la voce (tono; la voce (tono;

inflessione; volume);inflessione; volume);– i tempi (andata; i tempi (andata;

ritorno).ritorno).

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La RiunioneLa Riunione

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TIPOLOGIE OBIETTIVI

INFORMATIVA

CONSULTIVA

DECISIONALE

Fornire dati preliminari e aggiornare situazioni Esplicitare politiche dell’enteDare disposizioni e diffondere conoscenzeFacilitare l’omogeneità del modo di lavorare

Raccogliere pareriValutare aspetti globaliConfrontare competenze specificheElaborare alternative e preparare decisioni

Approvare una raccomandazioneScegliere tra varie proposteDefinire piani d’azioneStabilire responsabilitàAvviare nuovi progetti

La Riunione: Tipologie e ObiettiviLa Riunione: Tipologie e Obiettivi

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PRIMA

DURANTE

DOPO

Stabilire obiettivi e durata Comunicare quanto sopra a tutti i partecipanti fornendo ilmateriale di riferimentoRichiedere conferma della partecipazione

Verificare il consenso sugli obiettiviRipartire il tempo a disposizioneNominare un segretario per far rispettare i tempi e farpreparare un verbale

Distribuire il verbale con le indicazioni su:a) “chi fa cosa”b) entro quali tempic) con quali risorsed) scadenze per ulteriori incontri o verifiche

Organizzare una RiunioneOrganizzare una Riunione

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Il governo della Riunione: Il governo della Riunione: le Strategie Negozialile Strategie Negoziali

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La Riunione: Caratteristiche delleLa Riunione: Caratteristiche delleStrategie Negoziali (1)Strategie Negoziali (1)

StrategiaCompetitiva

StrategiaCollaborativa

StrategiaSubordinataFATTORI

Obiettivo delcomportamento

Strategia

Espressionedegli obiettivi

Persegue obiettivia spese dell’altraparte

Nasconde leproprie carte: altafiducia in se stessie bassa nell’altro

Comprende madistorce i propriobiettivi

Persegue obiettivisostenuti in comunecon l’altra parte

Esprime i propripensieri e emozioni confiducia e schiettezza:ascolto attivo ed esplo-razione comune dellealternative

Comprende e rappresen-ta accuratamente i propribisogni

Consciamente subordi-na i propri obiettivi perevitare il conflittocon la controparte

Completamente apertonell’esprimere le propriedebolezze e vulnerabilitàalla controparte

Preoccupato dei bisognidell’altro, reprime ipropri bisogni

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Prevedibilità

Condivisionedi informaz.

Comportamentodi ricerca

Azioni imprevedibili;mescola strategie esorprese per sotto-mettere l’altro

Utilizza minacce ebluff; cerca dipredominare

Trova maniere diapparire impegnatosu una posizione;manipola in mododistruttivo l’altra pos.

Azioni prevedibili;comportamento flessibilee senza sorprese

Condivide le informazionied è onesto; tratta l’altrocon comprensione eintegrità

Trova soluzioni ai pro-blemi soddisfacentiper entrambi

Azioni prevedibili;va incontro comple-tamente all’altraparte

Rinuncia alla propriaposizione perammorbidire laposizione dellacontroparte

Trova modi di adattarsialla posizione dell’altraparte


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Strumentiper averesuccesso

Estremonegativo

Attitudinechiave/comp.

Affrontarel’impasse

Crea una cattivaimmagine dell’altro;ignora le logichealtrui; aumental’ostilità

Ritenere che il suoobiettivo sia quellodi impedire allacontroparte diraggiungere l’ob.

“Io vinco, tu perdi.”

Ricorrere ad unmediatore/arbitro

Evita i cattivi stereotipi;Considera le idee inbase al merito; noninduce ostilità

Confondere la propriaidentità e quella dellacontroparte

“Qual è il miglior modo disoddisfare gli obiettivi dientrambe le parti ?”

Utilizzare un facilitatoreesperto in dinamichedi gruppo

Minimizza o evitail conflitto e placal’ostilità

Diventa uno zerbinodella controparte

“Tu vinci, io perdo.”

Utilizzare formazionesull’assertività opsicoterapia


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TIPO DI NEGOZIATORE TATTICHE UTILIZZATE

Dall’AperturaAggressiva

Dai Lunghi Silenzi

Il Beffardo

Mette a disagio le controparti facendo commenti taglientisulle loro prestazioni precedenti, i loro numeri, la loroirragionevolezza, od ogni altra cosa possa essereutilizzata per insinuare che non vale la pena parlare conle controparti

Ascolta le controparti ma non risponde in modoimmediato alle loro proposte e affermazioni, quantopiuttosto sembra lasciar loro molto tempo, con ilrisultato che i lunghi silenzi hanno lo scopo di fare in modo che chi gli è di fronte si scopra di più

Deride e schernisce le proposte dell’opposizione al finedi mettere quest’ultima così in tensione da dire qualcosa di cui, poi, doversi pentire

La Riunione: le Tattiche Negoziali (1)La Riunione: le Tattiche Negoziali (1)

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TIPO DI NEGOZIATORE TATTICHE UTILIZZATE

Interrogator

Dall’InfidaRagionevolezza

Divide et impera

Affronta tutte le proposte con meticolosità, sollecitandodomande in modo tale da indurre la controparte a ritenereche non abbia fatto attentamente il lavoro. Affronta ognirisposta evidenziando i problemi e chiedeall’opposizione di spiegare in modo più approfonditocosa intende

Sembra disposto ad accettare ed è di aiuto, mentre ponedomande impossibili allo scopo di conquistare l’amiciziae la confidenza dell’opposizione

Crea dissenso tra l’opposizione in modo che debbastare attenta al disaccordo interno. Si allea con unapersona del team e cercare di condizionarlo contro gli altrimembri del gruppo

La Riunione: le Tattiche Negoziali (2)La Riunione: le Tattiche Negoziali (2)

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““Più l’uomo dà agli altri, più possiede se Più l’uomo dà agli altri, più possiede se stesso”stesso” Lao-TzeLao-Tze

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