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LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Alfea Faion

DIREZIONE GENERALE

Ufficio scolastico regionale Venezia

alfea.f@libero.it

339-1561377

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PREMESSA

La legge 150/2000 pone alle PA il problema del

MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA’

DEI RAPPORTI TRA

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

E CITTADINI

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NON PIU’

SUDDITANZA

MA

CITTADINANZA

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IL CITTADINO ha il diritto:

• Di essere ascoltato da parte dei soggetti pubblici

• Di capire ciò che fa la PA

• Di ricevere risposte rapide e chiare

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La PA deve quindi dotarsi di:

• STRUTTURE DI SPORTELLO EFFICIENTI

• FLUSSI DI COMUNICAZIONE INTERNA RAPIDI E CONDIVISI

• PERSONALE QUALIFICATO E MOTIVATO

• COMPETENZE SPECIFICHE

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LA COMUNICAZIONE

La COMUNICAZIONE ha un ruolo

fondamentale in tutte le organizzazioni in

quanto è attraverso la COMUNICAZIONE

che tutte le attività vengono convogliate al

conseguimento degli obiettivi

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MODELLO TAYLORISTICO/governo di pochi tecnici

MODELLO DI GESTIONE ATTUALE/partecipazione e motivazione di tutte le componenti

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Nel nuovo modello gestionale assumono grande importanza i

PROCESSI COMUNICATIVI

• Per coinvolgere emotivamente i collaboratori e il personale tutto

• Per diffondere la mission e le strategie dell’organizzazione

• Per raccogliere tutti gli stimoli innovativi di tutti i partecipanti all’organizzazione

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LA COMUNICAZIONE e’ integrazione tra interno ed esterno dell’organizzazione

ogni organizzazione comunica oggi anche

con molti pubblici esterni (comunità locale,

PA, opinion leader, sindacati, media,

sistema economico, mercato, movimenti di

opinione ecc) e questo provoca impatto sui

pubblici interni

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LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

è dunque la comunicazione che

coinvolge tutti i partecipanti

di una organizzazione: i collaboratori

interni, quelli esterni e tutti i soggetti

esterni in qualche modo partecipanti

alla vita dell’organizzazione

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SETTORI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

• Comunicazione funzionale

• Comunicazione informativa

• Comunicazione formativa

• Comunicazione creativa

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La comunicazione funzionale

è costituita da informazioni di tipo

operativo che servono

a) ai diversi processi interni

b) alle attività di front office

c) ai processi di cooperazione esterna

(comunicati interni-tra scuole e altre

organizzazioni)

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La comunicazione informativa

serve per dare visibilità all’ organizza-

zione: vanno esplicitati e comunicati

mission, strategie, politiche e le attività

che si debbono rendere note sia

all’interno che all’esterno

(Carta dei servizi-Regolamento-POF)

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La comunicazione formativa

è costituita da tutte le modalità di con-

divisione delle strategie, della mission,

dei valori dell’organizzazione utili per

coinvolgere i destinatari e renderli capaci

di coinvolgere a loro volta collaboratori

e utenti

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La comunicazione creativa serve a vari scopi: -per generare e trasmettere “sapere innovativo” (dipartimento) -per cooperare e scambiare esperienze o innovazioni (dipartimento-consiglio di classe) -per la soluzione di problemi n.b. è comunicazione professionale, non gerarchica

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Comunicazione e organizzazione

• L’esigenza di comunicare è dunque strategica per l’organizzazione

• La comunicazione organizzativa è dunque complessa

• La struttura comunicativa va pianificata, organizzata e resa operativa gradualmente, ma sistematicamente

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Situazioni complesse

LA COMPLESSITA’ OGGI VA

SOSTENUTA CON GLI STRUMENTI

CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE:

ORGANIZZAZIONE/TECNOLOGIE

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ESEMPI di strumenti e fonti per la comunicazione organizzativa

1 Dichiarazione sulla MISSION

dell’organizzazione

destinatari: interni ed esterni

esigenze: coerenza-responsabilità-motivazione-trasparenza

modalità : tradizionali/tecnologiche

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2 FOGLIO GUIDA PER CHI ENTRA

Spiegazione della struttura organizzativa,

delle regole e dei meccanismi di

funzionamento (chi fa-che cosa-come-quando)

destinatari: interni ed esterni

esigenze: trasparenza-efficienza-efficacia

modalità: tradizionali/tecnologiche

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3 OPUSCOLO DI ACCOGLIMENTO

Documento di identità dell’organizzazione (storia-servizio offerto-regole per ottenere il

servizio-organigramma funzionale-organigramma per processi-identificazione dei responsabili dei processi)

destinatari: interni ed esterniesigenze: visibilità-coerenza-trasparenzamodalità: tradizionali/tecnologiche

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4 CODICE ETICO dell’organizzazione

In cui si esplicitano i principi di riferimento e le regole comportamentali

destinatari: interni

esigenze: trasparenza-coordinamento

modalità: tradizionali/tecnologiche

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5 POSTA ELETTRONICArapida-simile al telefono nel linguaggio-non interrompe il ritmo dell’interlocutore-rimanecome documento-costi inferiori-perdono di significato i riferimenti gerarchici-lavoro è flessibile-l’informazione può correre sia all’interno all’esterno dell’organizzazionedestinatari: interni/esterniesigenze: rapidità-efficienza-efficaciamodalità: intranet-internet

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6 DATA BASE ON LINE le informazioni devono essere disponibili

velocemente e facilmente per:

fare scelte intenzionali come risultato di

una comparazione fondata su elementi obiettivi

destinatari: interni ed esterni

esigenze: efficienza-efficacia

modalità: on line/intranet-internet

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7 INFOPOINT

Informazioni sulle varie attività dell’organiz-

zazione

destinatari: interni-esterni

esigenze: dare visibilità-sviluppo senso di

appartenenza

modalità: tradizionali/tecnologico

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8 MANUALE DELLA QUALITA’

Per informare in modo dettagliato su

specifiche aree dell’organizzazione

e finalizzato al miglioramento del servizio

reso (politiche-regole-direttive-procedure)

destinatari: interni-esterni

esigenze: soddisfazione degli utenti

modalità: tradizionali/tecnologiche

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9 OSSERVATORIO ISTITUZIONALEImportante perché gli attori

dell’organizzazione capiscano l’evoluzione del contesto

istituzionale in cui operano(attività parlamentare-esecutivo-processi PA-

giurisprudenza significativa)destinatari: interni ed esterni

esigenze: compresione della realtàmodalità: tradizionali/tecnologiche

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10 SVILUPPO DI UNA INTRANET

trasmissione di tutti i tipi di informazione: politiche-procedure operative-dati-news-progetti ecc.)

assistenza e supporto tecnico allo sviluppo professionale e alla formazione

accesso a data basepossibilità di collaborare a gruppi di lavoro (ac-cesso a documenti in modo interattivo)invio di posta elettronica

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11 SVILUPPO DI UNA INTRANEWS

Esempi di sezioni:

News-strumenti di lavoro (recapiti

comunicazioni organizzative-organigrammi-

informazioni sulle decisioni della dirigenza

ecc.)-biblioteca (rassegne-discorsi-relazioni-

Presentazioni ecc)-formazione (corsi di

Formazione erogati o a distanza)-attività-forum

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altro

Videoconferenza

Position paper

Kit dell’organizzazione

Fact book

Advertising book

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Comunicazione in senso lato, ovvero Benchmarking

Ogni organizzazione deve confrontarsi con

chiunque abbia qualcosa da insegnare e

sforzarsi ad adattare le MIGLIORI

PRATICHE di altre organizzazioni alla

propria. Il Benchmarking può essere anche

interno alla organizzazione stessa.