GUIDA AGLI ACQUISTI/SERVIZI PER GLI UTENTI DELLA SEZIONE INFN DI PERUGIA

Negli ultimi anni lo scenario delle norme che regolamentano l’attività contrattuale delle PA in generale, ha subito frequenti e sostanziali mutamenti al punto da rendere difficile, alle stesse Amministrazioni, delineare un chiaro ed univoco iter burocratico per gli utenti.

Vogliate considerare questa guida come un “Bignami”, sicuramente non esaustivo né definitivo, di utile supporto agli utenti della Sezione INFN di Perugia per districarsi tra le esigenze lavorative e quelle amministrative/contabili nonché a comprendere la sequenza informatica del sistema “Servizi on-line” (SOL) attualmente in uso nella nostra Struttura.

Il Responsabile Amministrativo Dott.ssa Isabella Panico

(Aggiornato al 30 aprile 2013)

INTRODUZIONE

Semplificando al massimo, le casistiche possono ricondursi sostanzialmente a due differenti tipologie:

a) Acquisti/servizi di importo inferiore a 150 EURO (IVA esclusa) per i quali sussista un motivo di urgenza (Minuta spesa => FONDO ECONOMALE);

b) Acquisti/servizi di importo superiore a 150 EURO (IVA esclusa) o inferiori ma non motivati da urgenza (Ordine=> MODALITA’ DI CONTRATTAZIONE).

SPESE MINUTE: FONDO ECONOMALE(art.57 Regolamento INFN di Contabilità)

1) Inserimento Richiesta

Ogni richiesta deve essere inserita preventivamente affinchè possa essere autorizzata anticipatamente dal Responsabile fondi e dal Direttore, facendo particolare attenzione alla specifica dei seguenti dati:

- descrizione dettagliata dell’oggetto-i e/o servizio di cui si ha impellente necessità;- specifica ragionevole della motivazione dell’acquisto/servizio e della sua urgenza;- indicazione puntuale del programmatico (ESP/DOT) e codice siope (alias vecchi “capitoli”) e a cui

andrà effettuata l’imputazione contabile;- approvazione da parte del Responsabile dei fondi (previa verifica dell’effettiva disponibilità).

2) Richiesta rimborso

Ai fini della rimborsabilità della spesa è indispensabile che la stessa sia:

- documentata tramite scontrino fiscale e/o fattura immediata intestata all’utente stesso e/o INFN (CF 84001850589 – PI 04430461006 –Via A.Pascoli snc – 06123 – Perugia);

- debitamente quietanzata (alias già saldata al creditore direttamente dall’utente); (*)- accompagnata dalla stampa del modulo di “Richiesta di chiusura minuta spesa”;- esibita tutta la documentazione di cui sopra in originale al Cassiere incaricato della gestione del

Fondo Economale (Sig.ra Fragola Degli Esposti Patrizia).

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(*) Ove non sia possibile eseguire il pagamento al fornitore se non esclusivamente con Carta di Credito, si fa presente che la Struttura ne è dotata. Per il suo utilizzo, rivolgersi al Cassiere incaricato.

MODALITA’ DI CONTRATTAZIONE: PREMESSE

Come recentemente ribadito dal D.L. N.95 DEL 6/7/2012, il ricorso al libero mercato da parte delle PA per l’approvvigionamento di beni o l’affidamento di servizi è consentito solo in via residuale, esclusivamente nei casi in cui l’oggetto del contratto non sia presente (neppure come META-PRODOTTO) nel sistema di convenzionamento di ACQUISTIINRETEPA.IT (CONSIP E/O ME.PA).

Al fine di snellire il lavoro di tutti e di rendere più partecipi i richiedenti alla scelta dell'oggetto/servizio di cui si necessita in Acquistinretepa.it , si riconosce, agli utenti che ne avessero desiderio, la possibilità di chiedere una registrazione personale (come Punti Istruttori) al suddetto sito con afferenza alla Sezione INFN di Perugia.L'accesso personalizzato consentirà all'utente di disporre di un livello di informazioni/azioni maggiore: - possibilità di predisporre Richieste di Offerta ad hoc nel ME.PA - possibilità di effettuare ricerche con filtri - possibilità di visualizzazione dei prezzi dei prodotti in ME.PA - possibilità di predisporre direttamente Ordini di Acquisto (in entrambi i sistemi CONSIP/ME.PA) Resta inteso che ogni proposta è comunque sottoposta all'esame ed all'approvazione del Punto Ordinante (alias il Direttore di Struttura). Si raccomanda di lavorare sempre in stretta collaborazione con il RUP nominato, che dovrà comunque sempre fornire lo SMARTCIG da inserire in ogni RdO e OdA.

DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA PER IL RICHIEDENTE

A: ACQUISTINRETEPA.IT

1) Accedere alla seguente pagina WEB: https://www.acquistinretepa.it

2) Ricerca dei prodotti (per i non abilitati come Punti Istruttori)

Per trovare il prodotto di vostro interesse si hanno tante modalità di ricerca diverse. Si possono utilizzare le ricerche presenti nella voce “Sei un’Amministrazione?” - se si sta navigando come anonimo - o “Area personale” - se ha un login come PI. Nella sezione “Che cosa vuoi acquistare?” si ha a disposizione un menù :

a) “Sfoglia catalogo” b) “AZ prodottic) “Trova prodotti”d) “Ricerca per codice” (se si ha già il codice, la ricerca serve solo per avere informazioni aggiuntive)che offre 4 modi per trovare ciò che si desidera a partire dal prodotto, a prescindere dallo strumento di acquisto con il quale ordinarlo. Se invece selezioni “Che strumento vuoi usare?”, si hanno a disposizione le vetrine dei singoli strumenti (Convenzioni, Mercato Elettronico, etc.) tra le quali si potrà scegliere l’iniziativa e poi il prodotto che si cerca fino ad ottenere un codice. Tutte le diverse modalità

di ricerca porteranno comunque a visualizzare il catalogo prodotti. Leggi l’Help sulle ricerche o guarda il filmato disponibile nel sito Acquistinretepa.

a) Sfoglia catalogo: una volta visualizzato il catalogo prodotti, si può scegliere le offerte che interessano. Se le offerte sono molto numerose, per semplificare la consultazione del catalogo si ha la possibilità di ridurre il numero dei risultati della ricerca attraverso “Cerca nei prodotti” dove si può inserire una qualsiasi caratteristica che l’offerta deve avere per rispondere alle vostre esigenze.

b) A-Z Prodotti

Selezionata la lettera corrispondente al prodotto ed individuato alla pagina corretta l’oggetto cercato (p.e.: Access Point Wireless), si avrà la possibilità (ove esista) di esaminare ciò che è disponibile; nella colonna “Strumenti” , infatti, si potrà verificare l’esistenza e la disponibilità del prodotto e/o servizio ricercato sia in Consip che nel MePa (Mercato Elettronico PA).

c) Trova ProdottiIn questo modo si deve procedere a ricerche separate; in primis nelle Convenzioni Consip e poi nel MePa, p.e. individuando di volta in volta, su menù che si aprono a “cascata”, la sottocategoria del Metaprodotto inizialmente selezionato. Non troppo funzionale.

3) Possibili risultati

a) Acquisto plurimo di prodotti offerti da ditte diverse: sarebbe opportuno cercare di compattare l’acquisto al fornitore “prevalente” se la differenza di importi a cui sono offerti i prodotti in questione non è significativa; segnalarlo al RUP. Ove ciò non sia possibile, l’utente dovrà ricordarsi, in fase di inserimento della Richiesta di Ordine in SOL, di trascrivere tutti i prezzi dei diversi ODA eseguiti dal RUP (e a lui inviati) nell’unica richiesta inserita (anche lo SMARTCIG sarà unico per tutta la procedura, indipendentemente dal fatto che siano stati generati in contabilità più ordinativi distinti a ditte differenti).

b) Prodotti urgenti: è opportuno segnalarlo adeguatamente al RUP, in modo tale che possa fare un OdA al fornitore che abbia il miglior rapporto prezzo/consegna tra quelli disponibili.

c) Servizi: per questa tipologia di contratti è altamente improbabile che si possa fare un OdA (Ordine di Acquisto); quasi obbligatoriamente sarà necessario passare attraverso la RdO (Richiesta di

Offerta), analogamente a quanto accade ogni volta che si trovi in ME.PA soltanto la META-CATEGORIA e non il prodotto/i specifico/i cercato/i. In tali casi è indispensabile fornire sia il risultato della ricerca (ovvero che NON esiste il prodotto ma solo la meta-categoria in ME.PA- All.1) + un Capitolato Tecnico dettagliato e un elenco analitico di eventuali clausole particolari aggiuntive (p.e.: tempi di consegna essenziali, evidenziazione di spese di trasporto/imballo particolari, rischi lavorativi connessi se la prestazione viene eseguita in Sede, ecc) al RUP, affinchè possa procedere, per la parte di sua competenza, in ME.PA con tutti gli strumenti necessari.

4) PDF per SOL

Il risultato della Ricerca dovrà produrrà un PDF/WORD (All.1) in cui si dovranno riepilogare nel modo più esaustivo possibile tutti i dettagli utili al RUP: compattare le dimensioni degli STAMP delle videate e ridurre al minimo possibile le dimensioni del PDF finale, riportando solo le informazioni /immagini indispensabili. Questo allegato fungerà o da Relazione Unicità e/o Giustificativa per gli acquisti in CONSIP/ME.PA (con evidenziati tutti i codici prodotti trovati in CONSIP/ME.PA) o da liberatoria, per il ricorso al mercato esterno se non sussistano le condizioni per agire in quello di Acquistinretepa.In quest’ultimo caso, dovendo procedere come art.125 (5 fornitori), il PDF dovrà essere accluso come documentazione integrativa, oltre al Capitolato Tecnico.

B: SERVIZI ON-LINE

1) Ricercare in Acquistinretepa.it il bene/servizio di cui si ha necessità; salvare in pdf o word la videata che dimostra l’esistenza (o l’inesistenza) di quanto si vuole richiedere ed allegarlo alla richiesta di offerta.

Eccezioni: Tutti gli acquisti relativi a CANCELLERIA, TONER/CARTUCCE, MINUTERIA INFORMATICA, trovano ampia rappresentanza di prodotti all'interno dei sistemi di convenzionamento attivi in Acquistinretepa.it (CONSIP/MEPA); ne consegue l'obbligo di acquisizione centralizzata che verrà effettuata, a necessità, direttamente dall’ufficio preposto (attenzione: al massimo con cadenza mensile).Ne consegue che ogni utente dovrà attentamente prevedere e valutare le proprie necessità, inoltrando richieste di “Minute Spese” con debito anticipo. Si evidenzia che in nessun caso l'utente potrà ricorrere ad acquisti diretti senza espressa autorizzazione del Direttore (il solo inserimento della richiesta NON è assimilabile ad AUTORIZZAZIONE della medesima!) ; questa sarà limitata ai casi davvero eccezionali di urgenza (p.e.: in fase di organizzazione di Convegni o Conferenze).L'utilizzo del sistema "Minuta spesa" consente solamente di avere le necessarie autorizzazioni dei Responsabili fondi agli addebiti dei relativi costi, e funge da "contenitore" delle richieste singole (per questo motivo si raccomanda di essere assolutamente precisi e dettagliati nelle descrizioni).

2) Inserimento della Richiesta di offerta in Servizi on-line (di seguito SOL):

a) Acquisto in CONSIP l’utente dovrà inserire la sua richiesta utilizzando l’opzione ART.57 “UNICO FORNITORE” ed indicando “CONSIP” come ditta prescelta (già anagrafata in Rubrica) attingendo dalla Rubrica. In questo caso, l’utente è immediatamente in possesso di tutte le informazioni, sia tecniche che economiche (prezzo), relative all’aquisto/servizio. Queste informazioni (accessibili a

tutti) sono da considerarsi equivalenti ad un’”Offerta” e la videata di Acquistinretepa.it che riporta questi dati, dovrà essere allegata come “Relazione Unico Fornitore”.

b) Acquisto in Me.pa l’utente dovrà inserire la sua richiesta utilizzando l’opzione ART.125 “AFFIDAMENTO DIRETTO A FORNITORE GENERICO” ed indicando “ME.PA” come ditta prescelta (già anagrafata in Rubrica). Avendo già individuato il prodotto/servizio nel Mercato Elettronico, l’utente allegherà il pdf/word (è sufficiente lo STAMP della videata di risulta: all.1) alla Richiesta di Offerta come Relazione giustificativa. In questo caso, l’utente non è in possesso dell’informazione relativa al prezzo; questo sarà infatti è visionabile soltanto dal Punto Istruttore (coincidente con il RUP), appositamente abilitato in Acquistinretepa, il quale, contestualmente, dovrà redigere l’OdA ed inviarne copia all’utente (via mail è sufficiente). Se è necessario personalizzare la richiesta poiché il prodotto/servizio non è immediatamente disponibile con le caratteristiche prescelte (ma esiste in ME.PA la meta-categoria), l’utente dovrà allegare sia il risultato della ricerca (All.1 come Relazione giustificativa), sia un Capitolato Tecnico, in base al quale il RUP potrà lanciare un RdO in Acquistinretepa. Il RUP, dopo l’espletamento di un’indagine tra i fornitori del ME.PA che avranno risposto all’invito entro i termini stabiliti, procederà all’aggiudicazione provvisoria ed invierà l’RdO aggiudicato al richiedente. Contestualmente il RUP aggiudicherà anche in SOL la gara, rendendo così possibile la compilazione della Richiesta di Ordine all’utente.

c) Acquisto nel libero mercato a parità di caratteristiche qualitative CONSIP/Me.Pa ma con Richiesta di offerta al ribasso rispetto al prezzo individuato nel sistema di convenzionamento Consip La possibilità di utilizzare questa procedura è limitata ai soli casi di estrema urgenza nell’esecuzione del contratto (p.e.: quando i minimi tempi di consegna/esecuzione indicati dai fornitori ME.PA non sono compatibili con esigenze lavorative sopraggiunte in maniera imprevista ); se ne deduce che la casistica è davvero limitata!A differenza, inoltre, di quanto già descritto al punto b, il richiedente dovrà ,sia per contenuto che per forma, adeguatamente argomentare il ricorso al libero mercato (Relazione di Urgenza). Al momento dell’approvazione della procedura, il RUP dovrà inviare al richiedente pdf/word della videata che riporta il PREZZO (non visibile altrimenti all’utente) affinchè questa informazione possa essere integrata dall’amministrazione (poiché costituirà base di gara al ribasso) nei documenti che verranno inviati alle ditte .

d) Altre casistiche : rimangono valide le disposizioni relative alle restanti modalità di acquisto (art.125- art.57) ogni volta che il prodotto/servizio non sia disponibile in CONSIP/Me.Pa (neppure come meta-categoria); allegare sempre, in questi casi, il word/pdf che dimostra di aver esperito la ricerca, datato e corredato di spiegazioni circa i tentativi effettuati (All. 1) o come Relazione Unico Fornitore o come Relazione giustificativa.

NB: 1) Prima di inserire nuove ditte, verificare sempre con la massima attenzione che non siano già presenti nella Rubrica disponibile e che le stesse siano complete di tutti i dati richiesti (in particolare l’indirizzo mail!); si sono infatti verificati frequenti inserimenti di ditte già esistenti o con dati incompleti che costringono l’amministratore del sistema all’eliminazione delle stesse con conseguente arresto dell’iter delle pratiche ad esse relative). 2) Materiale inventariabile: l’utente dovrà fin dall’inoltro della richiesta d’offerta specificare chi sarà il consegnatario e dove verrà ubicata la merce in oggetto. La persona designata sarà contattata per l’etichettatura del bene da parte del personale amministrativo.

3) Analisi offerte:

Caso a: CONSIP in questo caso NON si passa attraverso la disamina di alcuna offerta poiché la Gara è già espletata ed aggiudicata da Acquistinretepa ad un fornitore determinato e per oggetti esattamente individuati, il cui prezzo è visibile a tutti. In questo caso il RUP aggiudicherà in SOL contestualmente alla creazione dell’ODA in CONSIP ed il richiedente potrà così compilare immediatamente la Richiesta di ordine in SOL.Caso b: ME.PA le offerte sono disponibili immediatamente nel sito elettronico Acquistinretepa secondo un sistema simile ad un’asta elettronica; il RUP, richiamando l’articolo/i individuati precedentemente dal richiedente, aprirà una videata in cui sono elencati, in ordine crescente di prezzo, le aziende che lo/i offrono. Sarà cura del RUP salvare ed inviare all’amministrazione (o consegnare la stampa) lo STAMP della videata in cui si dimostra che l’aggiudicazione sta avvenendo al prezzo più basso. Contemporaneamente creerà l’OdA e ne invierà copia al richiedente affinchè questo possa inserire i prezzi nella Richiesta di Ordine in SOL. Ove, invece, sia stata richiesta una RdO, sarà inviata al richiedente la copia di quella approvata provvisoriamente.Caso c e d: sarà premura del richiedente controllare la ricezione dell’offerta/e in: ORDINI.PG.INFN.IT (per la password rivolgersi all’amministrazione) o direttamente pervenute al RUP o presso l’AMMINISTRAZIONE (spedizione cartacea obbligatoria in caso di più fornitori), dandone ove necessario pronta comunicazione al RUP (anche semplicemente forwardando l’offerta, nel caso di Unico Fornitore e/o Affidamento diretto). Quest’ultimo dovrà provvedere, al più presto, all’esame della/e offerte ricevute e Aggiudicare prontamente la gara nel SOL, comunicandone contestualmente l’esito al richiedente; ciò al fine di consentirgli di procedere all’inserimento della Richiesta di Ordine in SOL (determinazione del Fornitore e comunicazione prezzi).

4) Inserimento Richiesta Ordine:

Caso a e b: CONSIP/ME.PA: ottenuta l’Approvazione della Procedura da parte del RUP, l’utente riceverà via mail notifica dell’Aggiudicazione avvenuta con allegato il pdf della “Proposta di acquisto”o “Richiesta di Offerta” aggiudicata predisposta in Acquistinretepa.it; l’utente ha ora tutte le informazioni necessarie (prezzi) alla compilazione della Richiesta di Ordine per il seguito di competenza. NB: in SOL il fornitore rimarrà comunque il genrico CONSIP o ME.PA inizialmente indicato.Caso c e d: Anche in questi casi dovrà essere il RUP a fornire i dettagli relativi all’Aggiudicazione avvenuta; il fornitore sarà ovviamente uno tra quelli proposti (o l’unico interpellato se il RUP valida la congruità dell’offerta ricevuta).Si ricorda che non sarà possibile per l’utente inserire la richiesta ove il RUP non abbia Aggiudicato la gara!

5) Ricezione mail di avviso “Emissione ordine” l’ordine è stato inviato materialmente alla ditta (via mail o posta ordinaria); si può iniziare a monitorarne la corretta e tempestiva esecuzione da parte della ditta aggiudicataria.

6) Ricezione materiale/ Esecuzione servizio: l’utente dovrà informare il RUP dell’esecuzione dell’ordine avvenuta (e/o far presente eventuali difformità) Seguirà da parte del RUP il Collaudo o sospensione dello stesso. E’ opportuno in questa fase confermare Utilizzatore ed Ubicazione per i beni inventariabili.

ALLEGATO 1: Esempio di Ricerca Prodotto/servizio in Acquistinretepa

a) Specificare data (es.: 11 Maggio 2013)

b) Ricerca per prodotto: es: tentativo con denominazione “Primer”:

tentativo come “Oligonucleotide”:

c) Ricerca per ditta:es: Farnell

NB: la ricerca deve essere effettuata in modo accurato, sia per prodotto (anche utilizzando possibili diverse descrizioni plausibili dello stesso: p.e. Notebook, Portatile,ecc), sia per ditta (ove si conoscano già dei potenziali fornitori/esecutori) nonchè per META-CATEGORIA di riferimento.Allegare sempre il word/pdf che dimostra di aver eseguito la ricerca, datato e corredato di spiegazioni circa i tentativi di ricerca effettuati .

RIEPILOGO STEP OPERATIVI DELL’INTERA PROCEDURA SU SOL

FASE ISTRUTTORIA DEL CONTRATTO:1) Inserimento richiesta di Offerta da parte del richiedente2) Approvazione del Direttore e Nomina RUP3) Accettazione Nomina (o Rifiuto motivato)4) Approvazione del Responsabile Fondi5) Analisi richiesta da parte del RUP: approvazione o respingimento della procedura proposta6) Richiesta CIG/SMARTCIG da parte del RUP ed inserimento in Servizi on-line7) Analisi della richiesta da parte dell’amministrazione: controllo documentazione, segnalazione

all’RSPP di eventuali acquisti di materiali pericolosi e/o servizi da eseguire in sede. In base alle disposizioni del RSPP allegare DVRI appropriato e inviare richiesta formale via mail alla/e ditta/e proposte, in fase iniziale, dal richiedente.

- Caso a e b): (CONSIP/ME.PA) analisi dell’OdA o RdO effettuata dal RUP, integrazione documenti come sopra + autocertificazione semplificata e convalida in Acquistinretepa ;

- Caso c e d): l’amministrazione avrà facoltà di cambiare le ditte proposte al fine di assicurare il rispetto del principio di rotazione dei fornitori. Invio documentazione automatica e stampa ricevutadell’avvenuto invio.

8) Controllo scadenza del termine previsto per l’inoltro delle offerte, nella modalità di volta in volta indicata: (anche l’amministrazione dovrà controllare periodicamente le Richieste in sospeso)

- Caso a e b): OdA l’offerta e l’aggiudicazione sono immediate, RdO effettuare controllo in Acquistinretepa;

- Caso c e d): Unico Fornitore o Affidamento Diretto -> via mail in ORDINI; Casi residuali -> via posta.

9) Aggiudicazione della procedura con apertura delle offerte da parte del RUP:

- Caso a e b): aggiudicazione contestuale all’OdA allegare STAMP della videata di aggiudicazione effettuata dal RUP; Rdo controllo delle offerte pervenute nel sito, apertura buste ed aggiudicazione provvisoria prima, definitiva poi a cura dell’PO.

- Caso c e d): Aperture buste (se > 1) o analisi offerta (=1) ed aggiudicazione al prezzo più basso (salvo sia stato diversamente previsto (p.e.: indizione gara al prezzo economicamente più vantaggioso)

10) Comunicazione risultato dell’aggiudicazione con indicazione dei prezzi, al richiedente.11) Compilazione della Richiesta ORDINE da parte del richiedente12) Emissione contratto (ORDINE in Oracle dove viene contabilizzato) e assegnazione numero in Servizi

on-lineFASE DEL PERFEZIONAMENTO ED ESECUZIONE DEL CONTRATTO:

1) Dopo l’approvazione del Direttore e dell’Amministrazione il contratto è formalmente perfetto; con l’azione di MEMORIZZA l’ordine diventa AUTORIZZATO

2) Al momento della spedizione (cartacea o elettronica) l’ordine è ESEGUITO3) Alla ricezione del materiale (bolla di consegna) o completamento esecuzione servizio, si processa la

pratica allo stadio di MERCE CONSEGNATA (invio automatico di mail ai RUP affinchè possano procedere con il COLLAUDO);

4) Constatazione conformità e tempistica del materiale/servizio da parte del richiedente comunicazione al RUP

5) COLLAUDO: il contratto è concluso; con il tasto ARCHIVIA la documentazione viene spostata nell’ARCHIVIO STORICO.

UTENTE RUP AMMINISTRAZIONE