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Project Management come contratto di servizio

Seminario del Corso di Gestione Aziendale – Prof. Stefano Tonchia

Facoltà di Ingegneria Gestionale Università degli Studi di Udine

15 novembre 2004

Relatori:Ing. Francesco De Bettin – Presidente DBA PROGETTI S.p.A.

Ing. Christian Pocchiesa Marian – Project Manager

Il Caso: contratto di Project Management per TOTAL ITALIA S.p.A.

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Sommario

DBA PROGETTI S.p.A.

Contratti di Project Management

Sviluppo di contratti di PM

Gestione dell’informazione nel PM

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DBA PROGETTI S.p.A.

Parte I

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Chi siamo

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DBA PROGETTI S.p.A. è una società di ingegneria e project management

Sedi: Treviso, Belluno, Bologna

Forza: 50 persone

Ricavi stimati 2004: 5.000.000 €

TeLeComunicazioni

Reti Oil – Non Oil

Opere Civili

AGIP, TOTAL ITALIA, OMV

EDILIZIA RESIDENZIALE e OSPEDALIERA

TIM, VODAFONE, 3, WIND, FASTWEB

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I nostri obiettivi

Fornire direttamente al mercato servizi di ingegneria e project management di alta qualità

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Mantenere una forte focalizzazione sugli obiettivi fissati

Evitare la gerarchizzazione piramidale della società, dove la polivalenza sia la chiave strategica del successo

Creare valore e capitalizzazione, proponendosi come partner anziché come fornitore di servizi

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Contratti di Project Management

Parte II

• Natura dei contratti di PM

• Esigenze di PM dal Cliente

• Risposta alle esigenze del Cliente

• Tipologia di contratti di PM

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Natura dei contratti di PM

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Il PM come servizio offerto al Cliente che vuole un supporto per raggiungere gli obiettivi del proprio Progetto.

Offrire PM significa:

• costituire una partnership gestionale con l’organizzazione del Cliente,

• adoperarsi per raggiungere gli obiettivi di Progetto, comprendendo il suo collocamento nella struttura del Cliente,

• gestire, coordinare e supportare le risorse coinvolte nel Progetto, dove le risorse possono essere sia interne al Cliente sia contrattualmente coinvolte.

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Esigenze di PM del Cliente

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• Sviluppare l’organizzazione per raggiungere gli obiettivi di Progetto

“Aumentare la propria capacità di gestione in modo flessibile ed agganciata alla vita del Progetto”

• Applicare metodologie specifiche di PM

“Utilizzare metodi e strumenti di PM non posseduti o non pienamente sviluppati”

• Aumentare la competenza tecnica nel settore del Progetto

“Dialogare alla pari e aumentare la conoscenza sui contenuti tecnici e sulle dinamiche del Progetto”

Le fondamentali esigenze del Cliente per un contratto di PM:

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• Sviluppare l’organizzazione per raggiungere gli obiettivi di Progetto

“Dedicare un project team, incaricando un project manager con persone esclusive o semi-esclusive, tra quelle interne o esterne all’azienda”

• Applicare metodologie specifiche di PM

“Verificare l’utilizzo di strumenti e metodi in contratti analoghi, pianificando/attuando lo sviluppo di soluzioni dedicate”

• Aumentare la competenza tecnica nel settore del Progetto

“Utilizzando le conoscenze nei servizi di ingegneria del settore e dell’intera conoscenza aziendale maturata”

Risposta alle esigenze di PMLe esigenze di PM del Cliente richiedono le seguenti risposte

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• Dislocazione del Project Team

• Project Team esterno alla struttura del Cliente

• Project Team interno alla struttura del Cliente

• Project Team dislocato sul “campo” di Progetto

• Deleghe al Project Team dal Cliente

• Project Team di supporto tecnico/metodico

• Project Team per la pianificazione/controllo

• Project Team con potere di spesa sul budget

Tipologia di contratti di PMLa tipologia di contratti di PM può essere analizzata secondo due aspetti principali :

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Sviluppo dei contratti di Project Management

Contratto di Project Management per TOTAL ITALIA S.p.A.

Parte III

• Il Progetto

• Pianificazione del Progetto

• Esecuzione e Controllo del Progetto

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Società di Costruzione

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Il Progetto“Adeguamento degli scarichi idrici dei punti vendita della rete nazionale

di TOTAL ITALIA S.p.A. ai sensi del D.Lgs. 152/99”

• Dislocazione del Project Team esterno alla struttura del Cliente

• Deleghe al Project Team dal Cliente per il supporto alla pianificazione, il coordinamento ed il controllo

Società di Ingegneria Società di Fornitura

Project Team - DBA

TOTALTOTAL

Macro organigramma del Progetto

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Stesura della Procedura di Progetto: - REGOLE INFRACONTRATTUALI

• Analisi degli attori del Progetto, delle loro specifiche e delle loro interazioni

• Approvazione del Cliente, feed-back da attori del Progetto e stesura finale

Pianificazione del ProgettoIncontri di start up con il Cliente: - “SCOPRIRE LE CARTE”• Analisi degli obiettivi con il Cliente• Definizione della linea di sviluppo del Progetto• Scambio di informazioni sul Progetto

Pianificazione Generale del Progetto: - STRATEGIA e TATTICA• Master plan del Progetto (Obiettivi intermedi e finali) – strategia• Distribuzione del budget nel Progetto (Baseline)• Stesura del “Gantt di Progetto” – tattica

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Pianificazione del ProgettoGli strumenti di pianificazione devono risultare il più possibile “snelli” e con diretta interpretazione dei dati, affinché la concentrazione sia posta sui contenuti e sulle implicazioni della pianificazione.

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Esecuzione e controlloDurante lo svolgimento del Progetto il compito principale è il coordinamento delle attività ed il controllo sul loro svolgimento.

Coordinamento: comunicare e collegare informazioni in modo continuativo,affinché i partecipanti al Progetto possano organizzarsi e svolgere le attività nel rispetto dei tempi e dei costi concordati.

Controllo: verificare l’avanzamento del Progetto e implementare la sua riprogrammazione, sfruttando le opportunità che si presentano, risolvendo le problematiche emerse, mitigando le deviazioni negative dal piano.

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Esecuzione e controlloGli strumenti di controllo devono permettere l’immediata comprensione dell’avanzamento di dettaglio e del complessivo Progetto.

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Gestione dell’informazione nel Project Management

Parte IV

• Il valore dell’informazione

• Sviluppo di gestione dell’informazione

• Veicolare l’informazione

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Il valore dell’informazioneNella conduzione del PM “l’informazione è tutto”

L’informazione più importante è quella che permette

al Project Manager di decidere

Vantaggi della corretta gestione dell’informazione:

AUMENTO REDDITIVITA’ DEL CONTRATTOAUMENTO REDDITIVITA’ DEL CONTRATTO

• Aumento della performance del Project Team sul Progetto

• Riduzione dei tempi del Project Team nel gestire dati

SODDISFAZIONE DEL CLIENTE = CONTRATTI FUTURISODDISFAZIONE DEL CLIENTE = CONTRATTI FUTURI

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Costi per report

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Sviluppo di gestione dell’info1. Differenti strutture software di Progetto

2. Unica struttura software di Progetto

3. Utilizzazione del web per aggiornamento sul Progetto

4. Utilizzazione del web per raccolta dati sul Progetto

Costi per report

Costi di replicazione

Costi di imputazione

Costi di imputazione

ANALISI E DECISIONI SULL’INFORMAZIONE = VALORE

Rid

uzio

ne d

el costo

dell’in

form

azion

e

Costi di imputazione

Costi di raccolta dati

Costi di raccolta dati

Costi di raccolta dati

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Veicolare l’informazione

DATA FINE MESE gen-04 feb-04 mar-04 apr-04 mag-04 giu-04 lug-04 ago-04 set-04 ott-04 nov-04 dic-04 gen-05 feb-05 mar-05

Costi previsti ingegegneria 15.000€ 60.000€ 100.000€ 160.000€ 220.000€ 280.000€ 360.000€ 400.000€ 440.000€ 460.000€ 500.000€ 530.000€ 560.000€ 580.000€ 600.000€

Costi previsti forniture 70.000€ 210.000€ 420.000€ 700.000€ 980.000€ 1.050.000€ 1.540.000€ 1.820.000€ 2.100.000€

Costi previsti lavori 178.000€ 534.000€ 1.068.000€ 1.780.000€ 2.492.000€ 3.204.000€ 3.916.000€ 4.628.000€ 5.340.000€

TOTALE COSTI PREVISTI 15.000€ 60.000€ 170.000€ 548.000€ 1.174.000€ 2.048.000€ 3.120.000€ 3.942.000€ 5.184.000€ 6.196.000€ 7.228.000€ 7.970.000€ 8.000.000€ 8.020.000€ 8.040.000€

FATTURATO 15.000€ 60.000€ 170.000€ 548.000€ 1.174.000€ 2.048.000€

PIANIFICAZIONE COSTI

€ -

€ 1.000.000

€ 2.000.000

€ 3.000.000

€ 4.000.000

€ 5.000.000

€ 6.000.000

€ 7.000.000

€ 8.000.000

€ 9.000.000

gen-04 feb-04 mar-04 apr-04 mag-04 giu-04 lug-04 ago-04 set-04 ott-04 nov-04 dic-04 gen-05 feb-05 mar-05

FATTURATO Costi previsti ingegegneria Costi previsti forniture Costi previsti lavori TOTALE COSTI PREVISTI

Costi LAVORI

Costi FORNITURE

Costi INGEGNERIA

COSTI TOTALI

excel e project per excel e project per pianificazione e pianificazione e simulazionesimulazione

data base data base serverserver

web report web report avanzamenavanzamentoto

20/20

Il web va utilizzato come ulteriore strumento per qualificare il project management offerto, senza scordarsi che è uno strumento.