Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management

Stefano AielloPartner

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• L’evoluzione dell’analisi di processo: dal BPR al Process Mining

• Cos’è il Process Mining

• Ambiti di applicazione

• Focus sulle competenze

• Process Mining e Performance Management

• Key Takeaways

3Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

BPR: iniziative lunghe e costose basate su interviste…

4Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

… che non hanno lasciato una vera cultura del lavoro per processo

5Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

BPM: si iniziano a «gestire» i processi privilegiando velocità e flessibilità…

6Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

… ma si è ancora dipendenti dalle «percezioni» degli utenti

7Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Process Mining: una vista oggettiva e precisa dei processi aziendali…

8Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

… che permette di passare dall’utilizzo tradizionale dei dati …

9Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

… alla generazione di reale valore grazie a tecniche innovative

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Cos’è il Process Mining

11Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Process Mining

12Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Differenza tra mondo ideale e realtà

13Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Vero anche per i processi aziendali

14Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Informazioni errate portano a decisioni sbagliate

15Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Process mining in pillole

La pervasività dei sistemi

informativi in tutti i processi core

delle aziende abilita il Process

Mining.

I sistemi informativi producono

grandi volumi di event log che

possono essere trattati da

algoritmi e dai sistemi

computazionali odierni.

Le tecniche di data mining,

process modeling, machine

learning fanno emergere la realtà

aziendale per come è realmente

e non per come è stata

concettualizzata

vs.

Process modeling &

Machine LearningData MiningEvent Log

16Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Il Process Mining permette di passare dall’analisi di informazioni parziali ed interpretabili…

17Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…all’identificazione di actionable insight basati sui dati

18Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Come funziona

DatabasesLive event stream

Event log

Algoritmi Process Mining

Extract «actionable» process knowledge

Performance

Process models

Compliance

PatternsIf A then B

Raccolta Dati Mining Applicazione

Raccolta dei dati di log

Pulizia dei dati

Filtering dei dati

Discovery automatica dei processi a partire dai log

Analisi dettagliata e personalizzata dei processi tramite l’applicazione di modelli statistici

Creazione di una vista chiara ed oggettiva dei processi

Monitoraggio delle performance

Review e strutturazione nuovi KPI per analisi della performance

√ x

19Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Raccolta dati

Per essere utilizzabile in un’attività di Process Mining ogni log deve contenere almeno:

un codice identificativo univoco (Case ID) che associa l’evento con l’istanza di processo

un riferimento alla specifica attività di processo

un timestamp che indica il preciso istante di esecuzione

I dati di log spesso non sono disponibili nella forma richiesta dagli algoritmi di Process Mining e questo richiede una fase preparatoria di data mining e pulizia

20Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Alcuni esempi di output

A3022

C2760

B13980

D3865

E2713

2610

161

2079

8674

1301

1680

638

533462 858

Le analisi aiutano ad individuare i key pattern che causano un peggioramento delle performance di processo

Analisi della ripetizione

Analisi di devianza

Analisi colli di bottiglia

21Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Analisi dei risultati

Le animazioni e l’analisi delle varianti forniscono:

Viste intuitive ed efficaci sull’andamento dei processi

Viste animate sull’esecuzione dei processi

Facilità nell’identificazione dei colli di bottiglia

Identificazione dei problemi di performance

Visione end-to-end del processo e delle performance

Le viste di processo basate sulla performance e le dashboard di Process Analytics Intelligence invece:

Sono basate sull’identificazione automatica dei KPI

Monitorano l’evoluzione nel tempo di colli di bottiglia e problemi di performance

Permettono di valutare la bontà delle azioni intraprese

Aiutano ad analizzare i KPI di performance segmentandoli secondo diverse dimensioni

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Ambiti di applicazione

23Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Principali ambiti di applicazione

VERIFICA DI

COMPLIANCE

E AUDITING

ACCORPAMENTI

E ACQUISIZIONIRIORGANIZZAZIONE

INEFFICIENZE E

PERFORMANCE

MANAGEMENT

DIGITAL

TRANSFORMATION

PREDICTIVE

MONITORING

ALLENAMENTO

CHATBOT

PROCESS

AUTOMATION /

ROBOTIZATION

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Process Mining e Performance Management

25Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

I tentativi di riforma della PA sono guidati da obiettivi di efficienza…

26Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…eticità…

27Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…trasparenza…

28Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…qualità

29Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Il ciclo della performance nella PA

Il feedback gioca un ruolo chiave, perché permette al dipendente di capire come migliorare la performance (propria e del processo) invece di generare ansia perché vissuto solo come un elemento di controllo

Il problema è che la pianificazione degli obiettivi viene spesso fatta sugli output del processo, senza tenere conto delle peculiarità del processo stesso che portano ad avere differenze anche significative nelle performance

Definizione obiettivi e risorse

Misura dei risultati

Analisi e interpretazione

degli

scostamenti

Definizione azioni correttive

Monitoraggio efficacia azioni

intraprese

(feedback)

Programmazione

• Vegono definiti

obiettivi puntuali,

misurabili e

raggiungibili

• Attività di

quantificazione del

livello di

raggiungimento dei

risultati e degli

impatti da questi

prodotti su utenti

e stakeholder,

attraverso il ricorso

a indicatori

• Questa attività tiene conto dei fattori di

contesto che possono avere determinato

l'allineamento o lo scostamento rispetto ad un

valore di riferimento

• Analisi continuativa

degli effetti prodotti

dalle azioni

correttive al fine di

valutarne l’efficacia

• Definizione di azioni

volte a migliorare la

performance nelle

iterazioni successive

• Definizione degli obiettivi di breve, medio e

lungo periodo

• Gli obiettivi fungono da guida rispetto alle

attività ed alla loro valutazione

30Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

La digital transformation, almeno nelle grandi aziende, ha colmato il gap tecnologico rendendo disponibili i dati…

31Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…ma resta un grosso gap culturale e di competenze che ne limita fortemente l’utilizzo in azienda

32Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Il Process Mining aiuta a colmare il gap perchè permette di non guardare più ai processi come delle «black-box»…

33Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…ma di comprenderne gli snodi critici, consentendo di creare KPI altamente significativi…

34Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…su cui basare un sistema di Performance Management che misuri la reale performance di processo…

35Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…invece di KPI di alto livello che non aiutano a creare valore in modo continuo

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Focus sulle competenze

37Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Process Mining: l’unione di Data e Process Mining

ProcessScience

Optimization

Operations mgmt & research

BPM

BPI

Processautomation

Formalmethods

Stochastics

ProcessMining

Data Science

Statistics

Privacy & Security

Behavioural / social science

Business models & mktg

Visual analytics

Distributed systems

Databases

Predictiveanalytics

Machine learning

Data mining

Algorithms

38Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

Data Scientist: la figura chiave

Competenze tecnologiche

Deve saper padroneggiare strumenti

diversi ed utilizzare il più adatto in base

all’attività che deve svolgere sui log

Gestione del dato

Possiede competenze su tutti gli

aspetti del ciclo di vita dei dati,

dall’estrazione alla rappresentazione

Competenze di processo e

comprensione del business

Capacità di astrarre processi dai dati a

disposizione e di analisi degli stessi per

identificare problemi e strutturare soluzioni volte

al miglioramento dei processi

Mentalità quantitativa

Analisi di grandi moli di dati, con

capacità di identificare pattern

ricorrenti, anomalie e correlazioni tra i

dati a disposizione

Competenze statistico /

matematiche

Selezione ed applicazione dei modelli

statistico / matematici più adatti

all’elaborazione dei log ed alla

predizione degli esiti di processo

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Key Takeaways

40Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

I dati dei sistemi informativi sono un tesoro da valorizzare…

41Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…ma questo richiede un forte cambiamento culturale nell’approccio ai processi…

42Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…

43Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…

44Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…

45Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…che richiede anche competenze eterogenee e specifiche per trasformare i dati in valore…

46Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018

…creando sistemi di Performance Management realmente basati sui processi e non su misure astratte