Titolo presentazione

Relatore

TITOLO PRESENTAZIONE

Relatore

TEAMSYSTEM ENTERPRISE DMSPerché avviare un progetto di gestione documentale?

Relatore: Paola Lavezzaro

Document Management System (DMS) soluzioni informatiche per gestire in modo più efficace e veloce leinformazioni e le attività legate alla documentazione prodotta all’interno o

proveniente dall’esterno (in formato digitale o cartaceo)

Il grande valore che porta il DMS nell’azienda digitale è la fruibilità e condivisione immediata diqualsiasi informazione sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione

L’introduzione di un sistema DMS può contribuire alla revisione digitale dei processi aziendali o adefinirne di nuovi creando EFFICIENZA

OrganizzazioneSicurezza

Efficienza

Riduzione costi

Digitalizzazione

Condivisione

• Recupero degli spazi fisici• Riduzione costi e tempi tipici del trattamento della carta

• Risparmio di tempo uomo nelle ricerche della documentazione (esibizione)

• Minor costi del personale o reindirizzamento in attività a valore aggiunto

• Accesso condiviso alle informazioni e maggior integrazione fra soggetti

• Miglioramento dell’immagine aziendale e tutela dell’ambiente

• Riduzione degli errori tipici umani

• Snellimento ed ottimizzazione dei processi operativi

CAD

DMS

GESTIONALE

• Interfaccia WEB cross browser → consultabile ovunque anche in mobilità

• Configurabilità → adattabile ad ogni realtà organizzativa

• Scalabilità→ start up «soft»

• Gestione permessi di accessibilità e schemi autorizzativi → sicurezza nella fruizione e condivisione delle informazioni

• Gestione dei Log →monitoraggio delle attività degli utenti

• Multilingua e multiazienda→ gestione dei gruppi aziendali – sedi all’estero

IL SISTEMA DMS

CONSULTARE

organizzare le informazioni al fine di

ricercare e condividere (anche all’esterno)

Digitalizzare e alimentare il

documentale: da file system, da

cartaceo, da gestionale

DIGITALIZZARE

GESTIRE I PROCESSI

Gestire i processi organizzativi e

approvativi grazie

al workflow

Conservare a norma i documenti al

termine del processo di digitalizzazione

(Conservazione Sostitutiva)

CONSERVARE

Il workflow consente di

gestire processi

organizzativi legati alla

documentazione,

flussi approvativi,

cicli di vita dei

documenti

GESTIONE DEI PROCESSI

Workflow grafico

Notifica a Ufficio Tecnico

Invia i documenti allegati

CONDIVISIONE CON IL MONDO ESTERNO

CMS = (Content Management System): Consente di pubblicare e rendere disponibili determinati dati a soggetti esterni

Caratteristiche:

- Espone informazioni selezionate che risiedono nel DMS

- Gli utenti sono predefiniti e non occupano licenze

- Per ciascun utente è possibile selezionare i dati da esporre

- I dati esposti sono in sola lettura

- I documenti allegati possono essere scaricati

- Sono possibili ricerche ipertestuali

- Visibilità da dispositivi mobile

➢ Gestione di scadenziari

➢ Protocollazioni automatiche e versioning

➢ Download massivi

➢ Apposizione di timbri digitali sui PDF

➢ Apposizione Firme:

• Firma elettronica semplice

• Firma digitale con smart card/business key

• Integrazione con Digital Sign (Agyo Firma), per firma grafometrica e firma remota

➢ Modelli per la gestione dei documenti ricorrenti

➢ Visualizzazione simil pdf delle fatture elettroniche (foglio di stile dell’AdE/e di Assosoftware); integrazione con Agyo B2B

➢ Cifratura dati sensibili

STRUMENTI

#INSIDETHEPRODUCT