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LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI
13/04/2023
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Conservazione
cesareciabatti@infinito.it
Conservare un contenuto informativo digitale (file dati, testo immagini, registrazioni audio e video) significa mantenere nel tempo la capacità di riprodurlo con il contenuto e la forma originaria.
I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di documento digitale riguarda in primo luogo:
Il deterioramento dei media; L’obsolescenza tecnologica.
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Il processo di conservazione digitale presenta ulteriori difficoltà quando è applicato ai documenti informatici di cui si vuole conservare il loro valore probatorio;
A livello pratico-operativo un documento informatico può essere visto come un oggetto digitale che soddisfa i requisiti di stabilità, autenticità, fruibilità.
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Conservare l’autenticità di un documento significa conservare nel tempo la forza giuridico probatoria della sottoscrizione contenuta.
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La conservazione della firma digitale presenta alcuni elementi di debolezza:
L’evoluzione tecnologica renderà disponibili sistemi di elaborazione così veloci da ridurre drasticamente il livello di sicurezza di una firma digitale “vecchia” di 5 o 10 anni;
La firma digitale stessa è un oggetto digitale e pertanto oggetto ad obsolescenza tecnologica;
L’algoritmo matematico utilizzato per la verifica di una firma digitale produce i risultati attesi solo se il file è disponibile nella sua integrità;
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Secondo le attuali regole tecniche una firma digitale e valida se alla stessa è associato un riferimento temporale opponibile a terzi che attesti la validità del certificato nel momento della generazione della firma, quindi occorre conoscere un riferimento temporale certo (marca temporale, data di protocollo, data della PEC)
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In ogni caso la firma digitale rimane ancorata al file a cui è apposta, pertanto perderà la sua validità qualora il file sarà sottoposto a processi di migrazione del formato.
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Per tutti questi motivi si considera la firma digitale uno strumento efficace a garantire autenticità dei documenti informatici nel breve periodo, mentre sul lungo periodo si privilegiano soluzioni basate sulla costituzione di strutture dedicate alla conservazione di archivi digitali di più enti produttori (depositi digitali o centri di conservazione digitale)
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Il processo di conservazione digitale si raggiunge il massimo livello di complessità quando è applicato agli archivi, in quanto oltre ai documenti deve essere conservato anche il vincolo archivistico
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La conservazione di un archivio, infatti, deve garantire la conservazione dei documenti che lo compongono, delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, dei fascicoli che li contengono, delle informazioni sui flussi documentali e sul contesto istituzionale, organizzativo, tecnologico e procedurale in cui opera il soggetto produttore.
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Nel caso degli archivi digitali, questo complesso di relazioni può essere esplicitato solo attraverso la valorizzazione e la memorizzazione, unitamente ai documenti informatici e con l’ausilio del sistema di gestione informatica dei documenti, di un set di metadati che permetta di ricostruire la struttura del fondo, proponendo una visione unitaria e organica delle unità documentarie e archivistiche che lo compongono.
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La valorizzazione del set di metadati deve avvenire progressivamente a partire dalla fase di produzione documentaria fino a quella della conservazione.
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Relativamente all’individuazione di un adeguato set di metadati si può fare riferimento a diversi standard:
La norma ISO 23081-1 2006 – Information and Documentation – Record Management Processes - Metadata for Records che integra la norma ISO 15489-1 2001
EAD (encoded archival description) EAC (encoded archival contest)
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La complessità del processo di conservazione e le idonee garanzie tecnologiche e organizzative necessarie, consigliano di esternalizzare il processo di conservazione presso conservatori accreditati come previsto dall’art 44 bis del CAD.