Grossi gestione flussi documentali · • La conservazione dei documenti digitali. Scuola Superiore...

Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale – COA III

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1A cura di Monica Grossi

A cura di Monica Grossi

Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”

Frascati 13 e 27 gennaio 2010

Gestione dei flussi documentaliin ambiente digitale


I temi fondamentali

• Il documento amministrativo e la sua valenza

• I flussi documentali: cosa sono e come si governano (responsabilità e strumenti)

• Le criticità della fase di transizione: la gestione dei flussi documentali ibridi (cartacei/digitali)

• Focus sulla normativa: il dpr 445/2000 e la gestione informatica dei documenti

• La conservazione dei documenti digitali


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Le innovazioni nei sistemidocumentari.

Considerazioni introduttive


Il ruolo del sistema documentario nel mondocontemporaneo

• componente essenziale di supporto al processo decisionale

• l’innovazione tecnologica offre alla funzione documentaria in ambiente pubblico e privato un ruolo centrale


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Le tecnologie al servizio del sistemadocumentario

• La gestione dei documenti assume funzione strategica:

– se adotta procedure innovative e strumenti tecnologicamenteavanzati rispondenti alle esigenze di efficiente ed efficaceutilizzo delle informazioni documentarie in un ambientedistribuito

– se è progettata coerentemente con le esigenze organizzativedelle amministrazoni


Sistema documentario e tecnologie: efficienza e qualità dei processi amministrativi e di lavoro

• favorisce l’efficienza dei flussi e delle decisioni

• garantisce trasparenza e controllo

• richiede investimenti in termini di analisi e progettazionee riqualificazione del personale e delle strutture


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Criticità dell’innovazione tecnologica neisistemi documentari


• organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane) �

• tecnico-archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteridi formazione e ordinamento del sistema documentario)�

• tecnologiche (definizione di architetture, valutazione deiprodotti, monitoraggio)�

Criticità dell’innovazione tecnologica neisistemi documentari


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Lo stato dei sistemi documentali nel settorepubblico prima del dpr 445/2000

• complessità del trattamento dei documenti

• assenza di uniformità nelle procedure

Conseguenze:

• proliferazione incontrollata della produzione documentaria

• frammentarietà nell’organizzazione delle attività e deglistrumenti di gestione

• de-responsabilizzazione della dirigenza per le funzioniarchivistiche

• costi elevati e complessità crescente di gestione


Nuove opportunità di comunicazione e gestione dei documenti in ambiente digitale

• Messaging: uso di sistemi di e-mail e di strumenti di trasmissione digitale

• Web-publishing, e-portal, portal management: sviluppo di tecnologie di reteper la diffusione di informazioni e di documenti condivisi

• Allargamento dei confini del sistema documentario e integrazionenell’ambiente web e in sistemi di gestione integrati e interattivi (groupware,

data warehouse, interactive database systems, ecc.)�

Si producono più documenti e stanno cambiando notevolmentei modi di formazione, di tenuta e di comunicazione


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Alcune questioni cruciali• Come assicurare la qualità della produzione documentaria?

• Come favorire la comunicazione dei materiali documentari senzarischiare la ridondanza?

• Come garantire una gestione distribuita senza rinunciare a strumenti di certificazione e di organizzazione funzionale?

• Come superare la frammentazione attuale e promuoverel’interazione e la cooperazione amministrativa?

• Come facilitare e sostenere le funzionalità di ricerca e recupero deidocumenti e delle informazioni senza rinunciare alle informazioniche identificano il contesto originario di produzione?


L’intervento normativo sui sistemi documentari pubblici . Obiettivi

• Trasformare il sistema documentario in un sistemainformativo specializzato e altamente qualificato affidato allatecnologia informatica e telematica, mediante:

– l’automazione della registrazione e organizzazione di tutti i documenti(protocollo informatico, classificazione e fascicolazione digitale)�

– lo scambio telematico dei dati di registrazione e l’accesso in rete aisistemi di protocollo (la RUPA/SPC, le regole tecniche sullainteroperabilità per lo scambio dei dati di registrazione e gestione)�

– la produzione, trasmissione e conservazione di documenti informatici(firma digitale e archiviazione ottica sostitutiva, microfilm informatico)�

– l’integrazione del flusso di lavoro amministrativo e documentario(programmi di WFM e telelavoro)�


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Documento, gestione documentale, certezzaamministrativa: concetti, principi e metodi

Il quadro concettuale di riferimentoIl quadro concettuale di riferimento


L’economia delle certezze giuridiche e documentarie

• nelle società primitive i rapporti giuridici sono sostenuti e garantiti dalla conoscenza diretta dei fatti e delle relazioni

• lo sviluppo dello Stato moderno e della società industrialerichiede procedure normalizzate, automatismi checonferiscono autorevolezza anche agli oggetti documentari, e che consentono a questi di stare al posto delle cose che essirappresentano


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L’affidabilità dei documenti. Requisiti

• organizzazione e controllo delle responsabilità per la produzione e la tenuta dei documenti

– sviluppo di procedure e strumenti che identifichino in modocerto nel tempo e nello spazio i documenti e il collegamentocon le attività cui partecipano.

• controllo sulla forma della rappresentazione documentaria e sulle relazioni di contesto

– elemento rilevante per dare certezza al documento e garantirechi lo utilizza


Certezza giuridica e semplificazione delleprocedure documentarie. Crucialità

• Semplificare le procedure documentarie implica:

– utilizzare strumenti di certezza nuovi, più maneggevoli, facilmente disponibili e comunicabili, riutilizzabili anche a distanza (i documenti informatici possono essere trasmessiper via telematica, pubblicati sul web, riprodotti e modificaticon facilità) �

– ri-qualificare il personale ad ogni livello– predisporre strutture in grado di sostenere quotidianamente i

processi di innovazione


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Definizioni. Il sistema documentario

• l’insieme dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati) che un soggetto produce/acquisiscenell’esercizio delle sue funzioni + il complesso delleregole, procedure e strumenti per la loro gestione e conservazione.

– In ambito pubblico la complessità implica la progettazione, la realizzazione e la manutenzione delle regole e deglistrumenti per la creazione e gestione del sistemadocumentario, con strutture dedicate e specializzate.


La gestione dei documenti• Organizzazione e controllo generale e sistematico sulla

documentazione al fine di disporre del necessario supporto

informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della

propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza

amministrativa. Richiede:

– attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistemanella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulleresponsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione deidocumenti)�

– autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accessoai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione)�

– accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilitàdei documenti e del sistema documentario)�


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L’organizzazione della gestione documentaria

richiede:

– risorse umane e finanziarie, strutture e responsabilità

– disposizioni regolamentari e procedure

– strumenti che supportino le attività documentarie e traducano le regole in attivitàordinate e finalizzate


La progettazione di sistemi documentari informatici

Richiede:

– conoscenza approfondita degli oggetti “archivistici” (natura, finalità, funzionalità) cui si applica e degli strumenti informatici disponibili(anche in termini di costi presenti e futuri)�

– riflessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo tradizionali

– capacità di identificare le linee strategiche dell’innovazione

– determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzionetecnologica e trasformazione organizzativa

– consapevolezza della necessità di un lavoro interdisciplinare e dellasua difficoltà


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L’automazione del sistemadocumentario

I requisiti per la gestione documentale


La gestione dei documenti presuppone la formazionedi “archivi” e di “archivisti”

• I documenti amministrativi non sono entità isolate: sonoparte di un insieme organico e strutturato che rispecchial’attività amministrativa

• Snodo cruciale nella formazione di un sistemadocumentario: classificazione e fascicolazione (non la registrazione di protocollo). Richiedono impegnative attivitàdi ricognizione, analisi e progettazione e capacitàorganizzativa per garantire l’efficienza del sistemadocumentario nel tempo (aggiornamento).


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La struttura dell’archivio• Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso

delle attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e sono il risultato del modo concreto in cui l’ente esercita i propri compiti (attribuzione di competenze e modelloorganizzativo)

• Ogni documento, in quanto elemento di un’unitàfunzionale, è perciò inserito in uno specifico contestogiuridico-amministrativo, nella forma di fascicoli (cioèinsiemi di documenti relativi a un medesimo affare o materia o insiemi di documenti della stessa tipologiaraccolti per un arco temporale definito)�


Centralità delle informazioni di contesto

• contesto documentario (informazioni sulle relazioni documentarie e

sulla formazione dell’archivio) �

• contesto giuridico-amministrativo (informazioni sul trattamento dei

documenti nello svolgimento delle attività amministrative:

annotazioni, rapporto con la struttura amministrativa, ecc.)�

• contesto tecnologico (informazioni sugli strumenti, sui programmi

ecc.)�


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Il contesto documentario e archivistico

• La formazione/accumulazione dei documenti d’archivio è ancheformazione delle reciproche relazioni che si costituiscono nellosvolgimento delle attività amministrative di cui i documenti sonoil sottoprodotto

• Le relazioni tra i documenti (vincolo archivistico) sono stabili e non arbitrarie, in quanto sono la conseguenza della ragione e dei modi concreti di formazione/accumulazione dei documentistabiliti dal soggetto produttore per ragioni organizzative e funzionali


Il contesto giuridico-amministrativo nellagestione dei documenti

• I documenti in quanto insieme documentario di un soggetto produttore sono connessi a uno specificocontesto giuridico-amministrativo, costituito dalla strutturaamministrativa e organizzativa del soggetto produttore e dalle regole che controllano lo svolgimento delle attività e l’assunzione delle decisioni da parte del soggettomedesimo


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Requisiti funzionali per la gestionedocumentaria informatica

I requisiti archivistici


Requisiti funzionali per la formazione di un sistema documentario informatico

• identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionalie non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore

• sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione (Electronic Record Management System / Electronic Document / Information Management System)�


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Attività e strumenti per la gestionedocumentaria informatica

– registrazione dei documenti (identificazione univoca e data certa diacquisizione/formazione):

• registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti

• registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture, ecc.)�

– classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistemadocumentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e dalsupporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principifunzionali che include, nel caso di documenti cartacei o di documenti informaticitestuali, anche la fascicolazione dei documenti (creazione ordinata e funzionaledi unità correlate al processo decisionale)�

– attività di conservazione dei documenti nel tempo e selezione (controllo dellefasi di gestione dell’archivio e piani di conservazione)�

– attività di regolamentazione interna : predisposizione di un manuale digestione che descriva il sistema di gestione adottato (regole tecniche)�

– un servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità dicoordinamento e supervisione affidato a professionalità tecniche


La funzione certificatoria della registrazionedei documenti

• attività di identificazione univoca dei documenti.

• finalità principale, giuridica: dare al documento un efficace valoredi prova, svolgendo una funzione di certificazione (registro=atto

pubblico, Cass. 6.10.87) �

• garantisce cittadini e amministrazioni dell’avvenuta

produzione/ricezione del documento con riferimento:

– alla provenienza e alla data di registrazione del documento

– alla certezza e conservazione nel tempo delle informazionirelative

• fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione

di un documento


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Gli elementi della registrazione di protocollo• Numero di registrazione (progressivo annuale)�

• Data di registrazione

• Data del documento e numero di protocollo assegnato dal mittente (solo per i documenti ricevuti)�

• Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica)�

• Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto(costituisce la base per la classificazione del documento): da prevedereanche quando manchi l’indicazione esplicita

• Indice di classificazione (comprende il fascicolo): definito in base al titolario d’archivio. E’ un elemento sempre meno presente in sede diregistrazione: specializzazione delle funzioni archivistiche

• Annotazioni: indicazione dei precedenti, indicazione degli allegati (numero, posizione, descrizione se rilevante), eventuali decisioni sul trattamento del documento (atti, evidenza, ecc.)�


Attività di base: la classificazione

Ordinamento di TUTTI i documenti che costituiscono il sistema

documentario del soggetto secondo un piano di classificazione

predeterminato

� È in grado di gestire il trattamento e il controllo di sistemi ibridi

� Fornisce elementi di conoscenza e gestione degli archivi informatici


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La funzione organizzativa della classificazioned’archivio

• è strumento per la formazione

dell’archivio, cioè per il corretto

ordinamento di tutti i

documenti prodotti e acquisitinello svolgimento dell’attività

amministrativa


Classificazione = organizzazione funzionale

• Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di

informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazionefunzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri)

che riflettono il concreto lavoro amministrativo


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Il piano di classificazione. Principi coerenti e funzionali

• E’ finalizzato ad accorpare i documenti in modo da soddisfare le

esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attivitàamministrative:

– centralità della corretta formazione dei fascicoli

� Non mira al reperimentoreperimento dei documenti per qualunque tipo di

ricerca, ma al loro recuperorecupero in in modomodo funzionalefunzionale rispetto alle

decisioni assunte o da assumere

� Acquisisce una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al

soggetto produttore


NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:

� Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito

delle Aree Organizzative Omogenee

� Presentare modalità di articolazione uniformi

per tutta l’amministrazione

Come classificare…


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Funzioni

Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura

I CRITERI PRINCIPALI

L’articolazione del piano


Gli elementi descrittivi del piano di classificazione• Ogni voce comprende:

– un indice (espresso secondo criteri omogenei),

– la denominazione della voce,

– l’eventuale descrizione integrativa,

– i criteri di ordinamento dei fascicoli

– l’attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello,

– il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità diconservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli

– il collegamento alle informazioni per l’accesso (legge 241/1990) nelrispetto della tutela dei dati personali (legge 675/1996)�


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Il fascicolo• E’ l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal

piano di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato

affare/materia. E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici.

• Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creataper ogni voce, la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta(compresa eventualmente l’opportunità/necessità di supporti sostitutivi o

integrativi di conservazione e selezione e i livelli di accesso) e attribuire ilnumero di posizione/repertorio al singolo fascicolo

• Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un

determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti(minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)�


Il ruolo della regolamentazione delle procedure interne

• Gli aspetti organizzativi di una funzione trasversale sono crucialiper governare sistemi informativi documentari sempre piùcomplessi. In particolare si richiedono:

– responsabilità definite – regolamentazione diffusa delle procedure.

Sono necessari strumenti generali che descrivano la politicadocumentariae stabiliscano modalitàdi coordinamento interno:manuali di gestione e manuali operativiper la sicurezza


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Il manuale di gestione nella normativanazionale

• E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che:

– stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti

– definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore

– forniscono le informazioni necessarie a un efficientetrattamento dei documenti


Le componenti principali

• Ambito di applicazione del manuale e definizioni

• Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) deidocumenti per tipologie

• Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) �

• modalità di registrazione e di segnatura

• organizzazione dell’archivio corrente (regole diclassificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazionicon la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito

• regole di selezione, versamento e conservazione

• sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza) �

• funzioni di interoperabilità, accesso e privacy

• utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale


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Le componenti specifiche di un ambiente digitale• La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata

• La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti

con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte)�

• L’uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezzasoprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli

utenti, mantenimento dei file di log, ecc.)�

• Procedure per la conservazione sostitutiva

• Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i

meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt) �


Vantaggi del manuale

• Favorisce:

– la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematicodi criticità generalmente sottovalutate

– la coerenza e l’uniformità dei prodotti documentari

– l’adesione del personale alle politiche di gestione del sistemainformativo documentario

• Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in gradodi promuovere la condivisione e l’interoperabilità senzaimporre vincoli rigidi e inutili.


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I requisiti

• Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzionedi responsabilità) delle strutture interne dell’ente

• E’ condizione essenziale la presenza costante diprofessionalità tecniche per assicurare un requisitoessenziale: l’aggiornamento


L’innovazione tecnologica neisistemi documentari

Lo stato della normativa

L’innovazione tecnologica neisistemi documentari

Lo stato della normativa


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Formazione di documenti informatici(CAD, capo III, art. 40) �

1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano glioriginali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presentecodice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.

2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supportocartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità.

3. Con apposito regolamento, da emanarsi entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore del presente codice, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400, sullaproposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le attività culturali, sono individuate le categorie di documentiamministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere.

4. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, con propri decreti, fissa la data dalla quale vienericonosciuto il valore legale degli albi, elenchi, pubblici registri ed ogni altra raccolta di daticoncernenti stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni, su supportoinformatico, in luogo dei registri cartacei.


Il testo unico 445/2000 sulladocumentazione amministrativa


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Quadro normativo essenziale

• dpr 445/2000 (TU d.a.), capo IV

• dpcm 31 ott. 2000 (reg. tecniche ex 428/1998)

• d.lgs. 82/2005 (CAD, in vigore dal 1.1.2006)

• d.lgs. 159/2006 (modifica CAD)

• d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio)


L’ambito di applicazione

• Il dpr 445 e il dpcm 31 ottobre 2000 sono rivolti a tutte le amministrazioni:

– amministrazioni statali

– enti pubblici nazionali non economici

– regioni ed enti locali

– comunità montane, le istituzioni universitarie, scuole, ecc.


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I principi generali

• Aggiornamento della normativa esistente (rd 35/1900) mediantel’ integrazione delle nuove tecnologie in materia di:

– registrazione e organizzazione dei documenti

– accesso allargato

– interoperabilità

– collegamento della registrazione di protocollo alla gestione deiflussi documentali e amministrativi


Finalità specifiche

• Informatizzazione delle procedure e dei sottoprodotti delleattività in ambito pubblico e sviluppo di un sistemainformativo unitario per la gestione dei documenti:

– La gestione dei documenti è effettuata mediante sistemiinformativi automatizzati

– Ciascuna amministrazione individua gli uffici da considerare aifini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandiaree organizzative omogenee (AOO) al fine di adottare criteriuniformi e condivisi in materia di:

• classificazione• organizzazione archivistica e comunicazione interne


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Il capo IV del dpr 445: la struttura

Si struttura in 6 sezioni:

1. Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti: requisiti (art. 50), criterie condizioni dell’attività di registrazione (artt. 53-57)�

2. Accesso ai documenti e alle informazioni di sistema: accesso interno e delleamministrazioni (artt. 58-60)�

3. Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti: responsabilità e strutture (art. 61), procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni (art. 62), registro di emergenza (art. 63)�

4. Sistema di gestione dei flussi documentali : principi e requisiti per l’integrazione dei flussi amministrativi (artt. 64-66)�

5. Disposizioni sugli archivi: modalità di trasferimento e di conservazione (art. 67-69)�

6. Attuazione e aggiornamento dei sistemi (art. 70)�


Definizioni: gestione dei documenti

– Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di

protocollo, alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi

formati o acquisiti dalle amministrazioni nell’ambito del

sistema di classificazione adottato


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Definizioni: sistema di gestione informatica deidocumenti

– Insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle retidi comunicazione e delle procedure informaticheutilizzati dalle amministrazioni per la gestione deidocumenti


Definizioni: sistema di gestione dei flussidocumentali (art. 64) �

Il sistema per la gestione dei flussi documentali include i

procedimenti amministrativi ed è finalizzato al miglioramento dei

servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle

amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia

dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

Include il sistema di gestione informatica dei documenti.


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1 - Nucleo minimo protocollo

2 - Gestione documentale

3 - Workflow documentali

4 - BPR

Informatizzazione gestione documentale

Reingegnerizzazione dei processi

Da GEDOC2 - AIPA

POSSIBILI

PERCORSI


Nucleo minimo protocolloRegistrazione di protocollo, segnatura sul documento e classificazione (funzionalità minime ex art. 56 DPR 445/00)‏‏‏‏

Gestione documentaleRegistrazione con scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica al destinatario, classificazionee fascicolazione dei documenti

Workflow documentali

Informatizzazione dei processi documentali in entrata, in uscita e interni, eventuale integrazione con i workflow relativi ai processiprimari

BPRReingegnerizzazione dei processi

1

2

3

4


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Le disposizioni di natura organizzativa. Le AOO (art. 50, c. 4) �

• Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio

ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica

o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative

omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e

archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree

stesse.


Sistema di gestione dei flussi documentali(art. 64) �

• include il sistema di gestione informatica dei documenti

• in ciascuna AOO (in modo coordinato) devono esserepreviste:

– modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che licontengono e ai procedimenti relativi

– piani di classificazione d’archivio per TUTTI i documenti, inclusiquelli non protocollati


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Le disposizioni di natura organizzativa. Il servizio (art. 61) �

• Creazione di un servizio per la gestione informatica deidocumenti

• affidamento del servizio a un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o diprofessionalità tecnico archivistica acquisita a seguito diprocessi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente


Compiti del servizio• a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo

tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

• b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nelrispetto delle disposizioni del presente testo unico;

• c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo dicui all'articolo 53;

• d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entroventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

• e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;

• f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività diregistrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agliarticoli 67, 68 e 69;

• g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;

• h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personaleautorizzato e degli incaricati.


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Le disposizioni di natura organizzativa: glistrumenti di formazione del sistema documentario

• Sistema di classificazione : obbligo delle amministrazioni a definire (nella propria autonomia) le modalità di formazionedell’archivio: piani di classificazione e organizzazione deifascicoli

• Piano di conservazione:

– Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi diattività ed il destino finale dei documenti archivistici

• Manuale di gestione


Requisiti del sistema di gestione dei flussidocumentali (art. 65) �

• fornisce informazioni sul legame esistente tra ciascun documentoregistrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso e' associato;

• consente il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, la gestionedelle fasi del procedimento;

• fornisce informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;

• consente lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione deiflussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.


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Elementi della registrazione di protocollo (art. 53)�

• Numero di protocollo generato automaticamente (progressivo annuale, costituito daalmeno 7 cifre numeriche) e immodificabile

• Data di registrazione generata automaticamente e immodificabile

• Mittente per i documenti ricevuti / Destinatario per i documenti spediti (persona fisica o giuridica), immodificabili

• Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la classificazione del documento), immodificabile

• Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili

• Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, immodificabile


• è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in

forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti

il documento stesso.

• consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

• deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di

protocollo

La segnatura di protocollo (art. 55) �


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I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento

trasmesso da una AOO sono contenuti, un’unica volta nell’ambitodello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche

dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione

W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document

Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet di cui

all’art. 11, comma 3 del presente decreto. Il file contiene le informazioni minime di cui al comma 1 del successivo art. 19. Le

ulteriori informazioni definite al comma 2 del predetto articolo

sono incluse nello stesso file.

Art. 18 dpcm 31 ott. 2000Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi


• quando il documento è formato e trasmesso con strumentiinformatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L’amministrazione ricevente può utilizzare tali informazioniper automatizzare le operazioni di registrazione di protocollodel documento ricevuto

• circolare AIPA 28/2001 (uso di XML) �

Riuso e interoperabilità


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Le disposizioni per la tenuta degli archivicorrenti e di deposito

• Trasferimento periodico (almeno annuale) nell’archivio di

deposito dei fascicoli e delle serie di documenti relativi ad affariconclusi (art. 67) �

• predisposizione di un piano di conservazione degli archivi,

integrato con il sistema di classificazione, che consenta l’ordinata

acquisizione e conservazione dei documenti e la selezione per lo

scarto o la conservazione (art. 68, comma 1)�

• controllo della movimentazione dei documenti e dei fascicoli

(art. 68, comma 2)�

• Garanzia della tutela dei dati personali


Le disposizioni per la conservazione degliarchivi storici

• Versamento nella separata sezione d’archivio dei fascicoli e delle serie documentarie destinate alla conservazionepermanente secondo l’ordine originario che il materiale ha assunto nella fase di formazione

• Versamento contestuale dei relativi strumenti diconsultazione che garantiscono l’accesso (art. 69)�


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Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004): controllo sulla tenuta

• Gli archivi devono essere:

– ordinati (art. 30 c. 4)�

– conservati correttamente in sicurezza (art. 30 c. 1), senza danni (art. 20 c. 1), rispettandone l’integrità (art. 20 c. 2) e l’organicità (art. 30 c. 4)�

– adibiti a usi compatibili con la loro natura (art. 20 c. 1)�

• E’ necessaria l’autorizzazione dell’amministrazione archivistica per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito e storici anche tra sedi dello stesso ente o per trasferimenti a terzi(art. 21 c. 1-e) sia nel caso di affidamento di servizi in outsourcing che per cessione di documenti necessari all’esercizio dicompetenze trasferite tra enti


Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004): le autorizzazioni sui lavori

• L’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugliarchivi correnti, di deposito e storico (inclusa la digitalizzazione) è subordinata all’autorizzazionedell’amministrazione archivistica che deve decidere sulla base di un progetto che almeno “descriva tecnicamentel’intervento”, prescrivendo le necessarie cautele (art. 21 cc. 4-5) �


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Il codice dei beni culturali (d.Lgs 42/2004): le violazioni

• Le violazioni (incluso lo scarto di documenti non autorizzato) sono punite:

– con la nullità degli atti giuridici (art. 164 c. 1) �– con l’arresto da sei mesi a un anno (art. 169 c. 1) �

– con l’ammenda da euro 775 a 38734,50 (art. 169 c. 1) �

• Si sottolinea che anche la cancellazione di documentielettronici è considerato scarto e deve essere quindiautorizzata


Il documento informatico

definizioni e criticità


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Il documento nel sistema giuridico italiano

• Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto diatti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa

(Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa approvato con dpr

445/2000) �


Il documento informatico: alcune conseguenze

• Il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendorappresentato da simboli digitali - deve essere decodificato mediante specificherisorse di calcolo

• L’evoluzione tecnologica condiziona i modi e i costi per la lettura e la conservazione dei documenti elettronici

• La macchina colloca fisicamente, secondo la sua logica e in modo trasparenterispetto all’utente, il documento e le sue componenti

• Cambia il rapporto tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso fisico, ma collegati solo logicamente: gli strumenti di autenticazione non si applicano al supporto ma al contenuto che è separabile dal supporto.

• A causa della obsolescenza tecnologica i documenti informatici sono destinatiad essere tenuti e conservati nella forma di copie autentiche, o meglio a esseretenuti nella forma di componenti autentiche in grado di assicurare la riproduzione possibile dei documenti informatici.


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QUALCHE CONCLUSIONEil sistema documentale ibrido e i modelli di flusso


I documenti come risorsa

• Cambia il valore e il peso dell’informazione documentaria e dei documenti:

– possibilità di riuso illimitato

– condivisione delle conoscenze– sviluppo di attività di cooperazione e coordinamento

– investimenti necessari = percezione del valore delle nuove fonti


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Dalla gestione informatica dei documentiall’archivio informatico

• la normativa non considera ancora il nodo dellaconservazione permanente e dei costi per la loro migrazione


Le difficoltà di una fase di transizione

• Sviluppo di archivi ibridi basati sulla prassi della doppia

archiviazione (informatica e cartacea): lascia aperti nodi rilevantiche devono trovare soluzione:

– costi elevati– rischio di disallineamento degli archivi e perdita della funzione

di auto-documentazione efficiente e autentica– tendenza all’eccessiva semplificazione dell’organizzazione

dell’archivio cartaceo– assenza di una normativa transitoria di integrazione– assenza di soluzioni adeguate per la funzione conservativa


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Centralità del ruolo dei dirigenti

• individuazione del responsabile del servizio

• supporto autorevole ai progetti di innovazione documentaria

• verifica della qualità delle applicazioni e dei prodotti:

– definizione del manuale di gestione– efficiente e corretta formazione dei fascicoli sulla base del piano

di classificazione adottato– aggiornamento periodico degli strumenti di gestione


Per saperne di più…

• Per la gestione informatica dei documenti:

– http://protocollo.gov.it

– www.cnipa.gov.it

– www.sspa.it (GdL sulla gestione informatica dei documenti)�

– www.archivi.beniculturali.it (quadro normativo)�

– www.astridonline.it (commenti aggiornati)�

– www.interlex.it

• Per la conservazione digitale:

– http://www.interpares.org (progetto InterPARES)�

– http://www.erpanet.org (progetto Erpanet)�

– http://www.casparpreserves.org (progetto Caspar)�

Grossi gestione flussi documentali · • La conservazione dei documenti digitali. Scuola Superiore...

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