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La comunicazione scritta Relazioni pubbliche e corporate communication 1Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La comunicazione scritta
Relazioni pubbliche e corporate communication 1Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La comunicazione scritta
Le competenze del business writer (1)
a. sviluppare capacità di sintesi
b. scrivere chiaro
c. trovare argomenti
d. organizzare la struttura del testo
e. cominciare
Relazioni pubbliche e corporate communication 1Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La comunicazione scritta
Le competenze del business writer (2)
f. argomentare
g. concludere
h. catturare e tenere viva l’attenzione del lettore
i. evitare i luoghi comuni
l. potenziare lo stile
Relazioni pubbliche e corporate communication 1Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La comunicazione scritta
a. Sviluppare capacità di sintesi
Scomporre, scegliere, eliminare l’inutile
e valorizzare il rimanente
L’architetto manifesta una preferenza per l’illuminazione alogena.
L’architetto preferisce l’illuminazione alogena.
Forbici e colla
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b. Scrivere chiaro
• periodi brevi
• periodi brevi, ma legati e fluidi
• espressioni dirette e concrete
• parole brevi, semplici e comuni
• forma attiva
• scrivere per punti
• non pensare solo agli addetti ai lavori
• sintesi!!!
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La comunicazione scritta
c. Trovare argomenti: il clustering
1) scrivi la parola chiave al centro del foglio
2) fai un cerchio intorno alla parola
3) fermati e rilassati
4) registra ogni pensiero in una parola, scrivilo,
cerchialo…
5) dai un ordine ai tuoi pensieri
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d. Organizzare la struttura del testo
L’ordine del sergente
• dico ciò che dirò
• lo dico
• dico ciò che ho detto
L’ordine di Cicerone
• exordium
• narratio e argumentatio
• peroratio
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e. Cominciare
L’inizio, come la fine,
sono le parti più delicate di un messaggio.
L’inizio è sempre legato all’aspettativa
e alla sensibilità del lettore
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f. Argomentare
Alcuni criteri per la distribuzione degli argomenti
nella parte centrale del testo:
• piramide rovesciata• deduzione• induzione• cronologia• problema/soluzione• con & pro
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g. Concludere
Nella conclusione, il richiamo, ma non la ripetizione,
può produrre tre effetti positivi:
• riduce i rischi di incomprensione
• aiuta a ricordare
• facilita la persuasione
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h. Catturare e tener viva l’attenzione del lettore
Superare la distrazione, la noia, la fretta del lettore
• reader focused writing
• you style? Oppure tu? Io? Noi? Si?
• Q&A: il potere del questioning
• teaser
• billboard style
Retorica: la ginnastica della lingua
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i. Evitare i luoghi comuni
“ Un luogo comune è semplicemente
una verità ripetuta fino al punto che
la gente si stufa di sentirla”
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l. Potenziare lo stile
Gli elementi caratterizzanti dello scrittore:
• write the way you speak• rafforzare i paragrafi• fluidificare le frasi• parallelismi• scrittura a “singhiozzo”• nemici dello stile: rabbia, sarcasmo, fretta,
pignoleria, luoghi comuni...
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La lettera: come iniziare (1)
• porsi nei panni del destinatario
• dirgli ciò che noi vorremmo sentirci dire
• tono disteso, chiaro, comprensibile, attraente
• incontro personale: primo approccio
• telefonata: primi dieci secondi
• lettera: prime righe
ANALOGIE eDIFFERENZE
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La lettera: come iniziare (2)
• “in risposta alla pregiata vostra del…”
• “facendo seguito a…”
• “con riferimento al…”
No convenevoli “rompighiaccio”
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La lettera:suscitare attenzione, interesse, consenso
•una breve citazione
•un’informazione molto incisiva
•una domanda che coinvolga subito il lettore
•un concetto nel quale egli si ritrovi subito
Ma nessuna soluzione standard!
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La comunicazione scritta
La lettera: il corpo centrale
Catturata l’attenzione, non perdere tempo:
dichiarare l’obiettivo
elencare i vantaggi per lui se fa
evidenziare gli svantaggi per lui se non fa
portare testimonianze
garanzia “soddisfatti o rimborsati”
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La comunicazione scritta
La lettera: conclusione, saluti, firma e P.S.
La conclusione: l’invito a fare
dare tutte le indicazioni
spingere ad agire subito!
azione semplice, inequivocabile
la firma
il P.S. è tra le prime cose che si legge
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La circolare: la lingua
• frasi corte
• verbi nella forma attiva
• avverbi, aggettivi, circonlocuzioni
• più verbi che sostantivi
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La circolare: inizio e conclusione
inizio identificazione della fonte
formula di cortesia
conclusione saluti e ringraziamenti per l’attenzione prestata
firma comprensibile, estesa, con qualifica
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Il verbale di riunione
• il lavoro di gruppo
• riunioni: 20/50% del tempo-lavoro (manager)
• verbale: rilevanza strategica
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Il verbale di riunione: requisiti
essenzialità: solo il necessario
esaustività: tutto il necessario
chiarezza e oggettività, senza interpretazioni
personali e fuorvianti
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La monografia aziendale (1)
È lo strumento di comunicazione più istituzionale dell’impresa
target esterno: clienti, banche, investitori, comunità finanziaria
target interno: dipendenti e collaboratori
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La monografia aziendale (2)
È il biglietto da visita dell’impresa
risponde alle domande che il pubblico si pone sull’organizzazione
• chi è
• che cosa fa
• come lo fa
• dove
• quando
• in che modo
• per chi
• con chi
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La comunicazione scritta
La brochure, il dépliant, il leaflet
Pubblicazioni che descrivonoun prodotto o un servizio dell’azienda,
i punti di forza, le modalità d’uso.
La differenza tra questi tre strumentista essenzialmente nel formato,
e quindi nel grado di approfondimentodei contenuti.
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1. L’house organ
È un organo di informazione
aziendale di alto profilo,
rivolto a pubblici sia esterni che interni.
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2. La newsletter
News-letter: lettera di notizie
Strumento di comunicazione più agile,
veloce e tempestivo dell’house organ.
È rivolto a pubblici interni
ma soprattutto esterni.
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La comunicazione scritta
4. Le edizioni di prestigio
Sono pubblicazioni occasionali
di alto profilo,
che riguardano il settore in cui opera l’azienda
o argomenti di particolare interesse per l’impresa
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La comunicazione scritta
Scrivere o... disegnare?
calligrafia, fotografia, ecografia, tipografia, fonogramma,
telegramma, diagramma, istogramma, cardiogramma,
grammatica…grafica
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La comunicazione scritta
La grafica
Insieme di tecniche relative a:
• forma
• formato
• segni, immagini, spazi, colori
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La comunicazione scritta
Il carattere o font
Un esempio di “graziato romano”: Times.
Questa riga è in Times.
Un “graziato egizio”: Courier.Questa riga è in Courier.
Un altro esempio di “graziato egizio”: Rockwell.Questa riga è scritta in Rockwell.
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La comunicazione scritta
Gli elementi del marchio
• logo
• simbolo
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La comunicazione scritta
La qualità del marchio
• semplice e chiaro
• attenzionale
• riconoscibile
• memorabile
• adeguato
• originale
• duttile
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La comunicazione scritta
Il manuale di corporate identity (1)
Guida all’uso del marchio
in tutte le sue forme di comunicazione scritta
Guida al formato
di ogni strumento di comunicazione scritta.
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La comunicazione scritta
Il manuale di corporate identity (2)
• carattere del marchio e proporzioni
• posizione nei vari formati
• fondi colorati
• area di rispetto
• usi particolari
• giochi grafici
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La comunicazione scritta
Il manuale di corporate identity (3)
• cancelleria (stationery)
• letteratura aziendale
• sito internet
• packaging
• oggettistica promozionale
• segnaletica