L'ICT PER LÀ tiKYTÒNE DELLE TH5BE5F

La collaborazione di Ibm all'Università di Bologna

La costruzione del modelloPartendo dalle esigenze di due comunità con interessi, necessità e patrimonio di informazioni da condividere

La collaborazione tra Ibm e Uni-versità di Bologna sul tema delKnowledge Management si è svi-luppata nell'arco del 2006, quan-do la Direzione Amministrativadell'Ateneo, responsabile dei pro-getti d'innovazione, ha dato avvioad un progetto di Gestione dellaconoscenza, iniziato in ambitimolto specifici, che potesse esse-re in seguito replicabile sull'inte-ra organizzazione.Abbiamo riassunto insieme a Lau-ra Massobrio, Responsabile di Ibmper questo progetto, le tappe sa-lienti della diffusione di questonuovo mododi intendere l'uso del-le informazioni nell'organizzazio-ne: "La Dottoressa Fabbro si era re-sa conto che la maggior parte del-le attività dì reperimento delle in-formazioni venivano replicate, piùvolte, nelle diverse diramazionidella struttura e, allo stesso tem-po, il naturale turnover presentenell'Università causava un proces-so di perdita di conoscenze eleva-to. L'obiettivo primario è stato, al-lora, quello di definire un modellodi gestione della conoscenza apartire dalle esigenze di due co-munità di utenti definite, con inte-ressi, necessità ed un patrimonio diinformazioni simile da condivide-re. I due gruppi sono stati indivi-duati nei Dirigenti e nei Rup.Ibm si è occupata di una disaminadei bisogni in termini di conoscen-za di questi due gruppi, di come latecnologia potesse divenire unsupporto utile ad aggregare e di-stribuire questa informazione ren-dendo più efficace il lavoro dei sin-goli e dell'Ateneo".Uno degli obiettivi posti ad Ibm èstato quello di formare un teaminterno all'Università per la ge-stione del sistema di Knowledgemanagement.

Questo pool, dopo l'apprendimen-to delle metodologie adottate perle prime due comunità, la creazio-ne di un'ossatura principale, si èoccupato della estensione del si-stema al resto dell'organizzazione.Una delle peculiarità di questoprogetto di gestione della cono-scenza è stata l'adozione di unmodello misto nella definizione,nell'aggregazione e diramazionedel sistema informativo.Al posto del classico approccio topdown è stata scelta una prassi disviluppo che, raccolti gli obiettividella Direzione Amministrativa, hapoi lavorato in stretta collabora-zione con gli utenti delle comuni-tà, assumendone, in una logicabottom up, le esigenze e le pro-blematiche.

In questo modo si è realizzato unsistema che mette a disposizionedi tutti le informazioni, le docu-mentazioni necessarie allo svolgi-mento delle proprie mansioni, madotato anche di strumenti che au-mentano l'efficacia delle struttu-re. "Uno degli elementi emersi du-rante la fase di confronto con gliutenti del sistema è stata la ne-cessità di dematerializzare: l'atti-

vità di fotocopia dei documenticostituiva una perdita di tempo edi risorse veramente notevole.Aver individuato una soluzionetecnologica che alloca in un pun-to preciso i documenti necessari,accessibili a tutti gli aventi dirittoattraverso un portale, sempre nel-la versione più aggiornata, tagliatempi e sprechi di risorse ,che inun'organizzazione ramificata e

complessa come l'Università diBologna sono sicuramente signifi-cativi".La modalità di arricchimento diquesto sistema di conoscenza hacoinvolto in pieno le comunità de-gli utenti, richiedendo loro di ali-mentare in prima persona la rac-colta di documenti, leggi, studiecc, valorizzando il ruolo diesperti dei diversi membri.

Utilizzando come base il portaledell'Università e la intranet del-l'Ateneo, sono stati definiti glistrumenti tecnologici adatti alleattività di document sharing, dicollaborazione sia sincrona cheasincrona, di repository docu-mentale. L'affiancamento di Ibmall'Università di Bologna ha ri-guardato anche la fase di changemanagement, mettendo a punto

le modalità di comunicazioneadatte a trasmettere alle risorseumane interessate le opportuni-tà insite nelle nuove modalità la-vorative e nei nuovi strumentitecnologici, sostenendo la lorocapacità di assimilazione di un si-stema di gestione delle cono-scenze basato sulla condivisionedelle informazioni attraverso unportale intranet.

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