Indice degli argomenti

IL MODELLO ORGANIZZATIVO AI SENSI DEL D.LGS 231/2001IL MODELLO ORGANIZZATIVO AI SENSI DEL D.LGS 231/2001

SPUNTI PER L’IMPLEMENTAZIONE E GESTIONESPUNTI PER L’IMPLEMENTAZIONE E GESTIONE

Andrea BertolottiAndrea Bertolotti

Dottore CommercialistaDottore Commercialista

Commissione “Compliance Aziendale” Commissione “Compliance Aziendale”

Consiglio Nazionale Dottori CommercialistiConsiglio Nazionale Dottori Commercialisti

Modena

20 gennaio 2014

Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di

ModenaModena

Indice degli argomentiIndice degli argomenti

• Contesto di riferimentoContesto di riferimento

• Sintesi e ambito di applicabilità del DecretoSintesi e ambito di applicabilità del Decreto

• Interventi da adottare per l’implementazione e gestione del ModelloInterventi da adottare per l’implementazione e gestione del Modello

• L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di Vigilanza

Il Decreto Legislativo 231/2001Il Decreto Legislativo 231/2001La responsabilità amministrativa delle società ex D.Lgs. n. 231/2001 : il punto della situazione La responsabilità amministrativa delle società ex D.Lgs. n. 231/2001 : il punto della situazione

Andrea BertolottiAndrea BertolottiDottore CommercialistaDottore Commercialista

Commissione “Compliance Aziendale” Commissione “Compliance Aziendale” Consiglio Nazionale Dottori CommercialistiConsiglio Nazionale Dottori Commercialisti

Modena

20 gennaio 2014

Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di ModenaOrdine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Modena

Contesto di riferimentoContesto di riferimento

Il crescente fenomeno dei cosiddetti “white collar crimes” (reati dei colletti bianchi, vale a Il crescente fenomeno dei cosiddetti “white collar crimes” (reati dei colletti bianchi, vale a dire di criminalità economica), registrato fin dagli anni 70, ha reso pressante per l’Unione dire di criminalità economica), registrato fin dagli anni 70, ha reso pressante per l’Unione Europea l’esigenza di introdurre un efficace sistema di contrasto dell’attività criminale, Europea l’esigenza di introdurre un efficace sistema di contrasto dell’attività criminale, riferibile agli Enti intesi come persone giuridiche, società e associazioni anche prive di riferibile agli Enti intesi come persone giuridiche, società e associazioni anche prive di personalità giuridica. personalità giuridica.

Al finire degli anni ’90 rispondere a tale esigenza è divenuto indispensabile vista la gravità e Al finire degli anni ’90 rispondere a tale esigenza è divenuto indispensabile vista la gravità e la frequenza degli scandali imprenditoriali internazionali quali quelli di Enron, Worldcom, la frequenza degli scandali imprenditoriali internazionali quali quelli di Enron, Worldcom, Vivendi, e quelli italiani di Cirio, Parmalat, l’inchiesta “mani pulite” ed altri.Vivendi, e quelli italiani di Cirio, Parmalat, l’inchiesta “mani pulite” ed altri.

Il fenomeno ha riguardato non solo le imprese intrinsecamente illecite, cioè operanti per il Il fenomeno ha riguardato non solo le imprese intrinsecamente illecite, cioè operanti per il perseguimento di un fine criminale, ma anche gli Enti mossi da fini in sè leciti, ma perseguiti perseguimento di un fine criminale, ma anche gli Enti mossi da fini in sè leciti, ma perseguiti con con policiespolicies aziendali illecite quali la corruzione, la truffa finanziaria, di lesione di interessi aziendali illecite quali la corruzione, la truffa finanziaria, di lesione di interessi patrimoniali pubblici, etc.patrimoniali pubblici, etc.

Ciò ha indotto il legislatore comunitario a sollecitare i singoli legislatori nazionali ad Ciò ha indotto il legislatore comunitario a sollecitare i singoli legislatori nazionali ad assumere strumenti legislativi capaci di assumere strumenti legislativi capaci di perseguireperseguire direttamente le persone giuridichedirettamente le persone giuridiche ritenute responsabili di reati economici.ritenute responsabili di reati economici.

Su tali premesse interviene a livello nazionale la Legge Delega n. 300/2000, che configura Su tali premesse interviene a livello nazionale la Legge Delega n. 300/2000, che configura storicamente storicamente una svolta fondamentaleuna svolta fondamentale in quanto per la prima volta il legislatore italiano è in quanto per la prima volta il legislatore italiano è chiamato a disciplinare la responsabilità amministrativa degli Enti collettivi per gli illeciti chiamato a disciplinare la responsabilità amministrativa degli Enti collettivi per gli illeciti dipendenti da reato.dipendenti da reato.

Ciò ha costituito un’importante novità per il nostro ordinamento giuridico, che ha sempre Ciò ha costituito un’importante novità per il nostro ordinamento giuridico, che ha sempre manifestato una forte resistenza a stabilire la responsabilità penale degli Enti, trovando un manifestato una forte resistenza a stabilire la responsabilità penale degli Enti, trovando un ostacolo insormontabile nel principio “ostacolo insormontabile nel principio “societas delinquere non potestsocietas delinquere non potest” ” stabilito nell’art. stabilito nell’art. 27 della Costituzione.27 della Costituzione.

Per dare applicazione al mandato della Legge Delega 300/2000, è stato emanato il D. Lgs. Per dare applicazione al mandato della Legge Delega 300/2000, è stato emanato il D. Lgs. 231/2001, che istituisce la responsabilità amministrativa dell’Ente per i reati posti in essere 231/2001, che istituisce la responsabilità amministrativa dell’Ente per i reati posti in essere dai suoi amministratori, dirigenti o dipendenti nell’interesse e/o a vantaggio dell’Ente stesso.dai suoi amministratori, dirigenti o dipendenti nell’interesse e/o a vantaggio dell’Ente stesso.

Il legislatore italiano, tra le possibili opzioni normative - quali la previsione di una vera e Il legislatore italiano, tra le possibili opzioni normative - quali la previsione di una vera e propria responsabilità penale degli Enti (prevista ad esempio in Belgio, Francia, Olanda, propria responsabilità penale degli Enti (prevista ad esempio in Belgio, Francia, Olanda, Irlanda, Canada, altri) o in alternativa la configurazione di una responsabilità non penale, Irlanda, Canada, altri) o in alternativa la configurazione di una responsabilità non penale, sebbene connessa all’illecito penale - ha scelto di introdurre quello che nella relazione sebbene connessa all’illecito penale - ha scelto di introdurre quello che nella relazione governativa accompagnatoria del D.Lgs 231 viene definito ungovernativa accompagnatoria del D.Lgs 231 viene definito un ““tertium genustertium genus”” di di responsabilità: non di natura solo amministrativa poiché presuppone la commissione di un responsabilità: non di natura solo amministrativa poiché presuppone la commissione di un vero e proprio reato (illecito penale) e neppure di natura penale, poiché la sanzione vero e proprio reato (illecito penale) e neppure di natura penale, poiché la sanzione comminabile all’Ente, seppur tipicamente punitiva, è priva della funzione rieducativa che è comminabile all’Ente, seppur tipicamente punitiva, è priva della funzione rieducativa che è propria della pena.propria della pena.

Il Decreto 231/01 persegue l’intento di sensibilizzare gli stessi operatori economici sui Il Decreto 231/01 persegue l’intento di sensibilizzare gli stessi operatori economici sui fenomeni della criminalità d’impresa, coinvolgendoli nell’azione di contrasto dei reati e fenomeni della criminalità d’impresa, coinvolgendoli nell’azione di contrasto dei reati e rompendo quella relazione di “estraneità” in virtù della quale il reato di natura economicarompendo quella relazione di “estraneità” in virtù della quale il reato di natura economica veniva percepito come un evento episodico ed individualeveniva percepito come un evento episodico ed individuale del quale l’Ente poteva del quale l’Ente poteva disinteressarsi.disinteressarsi.

All’Ente viene demandata unaAll’Ente viene demandata una funzione di “garanzia”funzione di “garanzia”,, costringendolo ad intervenire nella costringendolo ad intervenire nella prevenzione dei crimini economici.prevenzione dei crimini economici.

Modena

20 gennaio 2014

Sintesi e ambito di applicabilità del Sintesi e ambito di applicabilità del DecretoDecreto

Il regime della responsabilità amministrativa degli Enti, D. Lgs. 231/01, presenta le seguentiIl regime della responsabilità amministrativa degli Enti, D. Lgs. 231/01, presenta le seguenti

caratteristiche:caratteristiche:

destinataridestinatari: Enti forniti di personalità giuridica, società fornite di personalità giuridica e : Enti forniti di personalità giuridica, società fornite di personalità giuridica e associazioni anche prive di personalità giuridica;associazioni anche prive di personalità giuridica;

soggetti esclusi: soggetti esclusi: Stato, Enti pubblici territoriali ed Enti con funzioni di rilievo Stato, Enti pubblici territoriali ed Enti con funzioni di rilievo costituzionale;costituzionale;

quandoquando: per reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’Ente (è esclusa la : per reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’Ente (è esclusa la responsabilità dell’Ente qualora la persona fisica abbia commesso il reato per esclusivo responsabilità dell’Ente qualora la persona fisica abbia commesso il reato per esclusivo vantaggio proprio o di terzi).vantaggio proprio o di terzi).

Il D. Lgs. 231/01 istituisce quindi la Il D. Lgs. 231/01 istituisce quindi la responsabilità amministrativa dell’Enteresponsabilità amministrativa dell’Ente per reati posti in per reati posti in essere daessere da

amministratori, dirigenti e/o dipendentiamministratori, dirigenti e/o dipendenti nell’interesse o a vantaggio dell’Ente stessonell’interesse o a vantaggio dell’Ente stesso..

Punti Cardine:Punti Cardine:

superamento del principiosuperamento del principio ““societas delinquere non potestsocietas delinquere non potest”” ex Art. 27 Costituzione;ex Art. 27 Costituzione;

la responsabilità amministrativa dell’Ente vala responsabilità amministrativa dell’Ente va ad aggiungersiad aggiungersi a quella della persona fisica;a quella della persona fisica;

la responsabilitàla responsabilità coinvolge il patrimonio dell’Entecoinvolge il patrimonio dell’Ente e, indirettamente, gli interessi e, indirettamente, gli interessi economici dei soci.economici dei soci.

Le ipotesi di reato per le quali si configura la responsabilità amministrativa dell’Ente sono:Le ipotesi di reato per le quali si configura la responsabilità amministrativa dell’Ente sono:

malversazione a danno dello Stato (art.316-bis c.p.);malversazione a danno dello Stato (art.316-bis c.p.); indebita percezione di erogazioni pubbliche (art.316-ter c.p.);indebita percezione di erogazioni pubbliche (art.316-ter c.p.); truffa in danno dello Stato o di altro Ente pubblico (art. 640 co.2, c.p.);truffa in danno dello Stato o di altro Ente pubblico (art. 640 co.2, c.p.); truffa per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640-bis c.p.);truffa per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640-bis c.p.); frode informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.);frode informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.); concussione (art.317 c.p.);concussione (art.317 c.p.); corruzione per atto pubblico (art. 318 c.p.);corruzione per atto pubblico (art. 318 c.p.); corruzione per atto contrario ai doveri di ufficio (art. 319 c.p.);corruzione per atto contrario ai doveri di ufficio (art. 319 c.p.); corruzione in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.);corruzione in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.); corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio (art. 320 c.p.);corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio (art. 320 c.p.); istigazione alla corruzione (art.322 c.p.);istigazione alla corruzione (art.322 c.p.); peculato, concussione, corruzione e istigazione alla corruzione degli Organi delle peculato, concussione, corruzione e istigazione alla corruzione degli Organi delle

Comunità Europee e di funzionari delle Comunità Europee e di Stati membri;Comunità Europee e di funzionari delle Comunità Europee e di Stati membri; falsità in monete, in carte di pubblico credito e valori bollati (art. 25-bis D.Lgs231/2001).falsità in monete, in carte di pubblico credito e valori bollati (art. 25-bis D.Lgs231/2001).

Catalogo dei reatiCatalogo dei reati

I reati societari normati dall’art.25-ter del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs. 61/2002:I reati societari normati dall’art.25-ter del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs. 61/2002:

false comunicazioni sociali;false comunicazioni sociali; falso in prospetto;falso in prospetto; falsità nelle relazioni o nelle comunicazioni della società di revisione;falsità nelle relazioni o nelle comunicazioni della società di revisione; impedito controllo; impedito controllo; formazione fittizia del capitali, indebita restituzione dei conferimenti, illegale ripartizione formazione fittizia del capitali, indebita restituzione dei conferimenti, illegale ripartizione

degli utili e delle riserve, operazioni in pregiudizio dei creditori, indebita ripartizione dei degli utili e delle riserve, operazioni in pregiudizio dei creditori, indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori;beni sociali da parte dei liquidatori;

illecite operazioni sulle azioni o quote sociali della società controllante;illecite operazioni sulle azioni o quote sociali della società controllante; illecita influenza sull’assemblea;illecita influenza sull’assemblea; aggiotaggio; aggiotaggio; ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza;ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza;

Catalogo dei reati (segue)Catalogo dei reati (segue)

delitti informatici e trattamento illecito dei dati;delitti informatici e trattamento illecito dei dati; reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione

delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro;delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro; delitti in materia di violazione del diritto d’autore;delitti in materia di violazione del diritto d’autore; delitti contro l’industria ed il commercio; delitti contro l’industria ed il commercio; reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal codice reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal codice

penale e dalle leggi speciali;penale e dalle leggi speciali; pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili;pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili; delitti contro la personalità individuale;delitti contro la personalità individuale; reati di abuso di mercato; reati di abuso di mercato; ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita;ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita; reati transnazionali;reati transnazionali; reati ambientali.reati ambientali.

I reati societari normati dall’art.25 duodecies del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs I reati societari normati dall’art.25 duodecies del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs 109/2012:109/2012:

impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolareimpiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare..

I reati societari normati dall’art.25 ter lettera a-bis comma 1 del Decreto, introdotti in seguito I reati societari normati dall’art.25 ter lettera a-bis comma 1 del Decreto, introdotti in seguito alla Legge 190/2012:alla Legge 190/2012:

induzione indebita a dare o promettere utilità;induzione indebita a dare o promettere utilità; corruzione tra privati.corruzione tra privati.

I reati societari normati dall’art.25 bis del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs 93/2013:I reati societari normati dall’art.25 bis del Decreto, introdotti in seguito al D.Lgs 93/2013:

frode informatica;frode informatica; trattamento di dati illecititrattamento di dati illeciti;; falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garantefalsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante;; inosservanza di provvedimenti del Garanteinosservanza di provvedimenti del Garante;; indebito utilizzo di carte di credito o di pagamentoindebito utilizzo di carte di credito o di pagamento..

Le sanzioni previste dalla legge a carico della società in conseguenza della commissione o Le sanzioni previste dalla legge a carico della società in conseguenza della commissione o tentata commissione degli specifici reati sopra menzionati consistono in:tentata commissione degli specifici reati sopra menzionati consistono in:

sanzione pecuniaria: sanzione pecuniaria: da Euro 25.823da Euro 25.823 fino ad un massimo di Euro 1.549.370;fino ad un massimo di Euro 1.549.370;

sanzioni interdittive sanzioni interdittive di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni:di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni: - interdizione dall’esercizio dell’attività;- interdizione dall’esercizio dell’attività; - sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni;- sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni; - divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;- divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione; - esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi, revoca di quelli concessi;- esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi, revoca di quelli concessi; - divieto di pubblicizzare beni o servizi;- divieto di pubblicizzare beni o servizi;

confisca del profitto confisca del profitto (sequestro conservativo in sede cautelare);(sequestro conservativo in sede cautelare);

pubblicazione della sentenza di condanna.pubblicazione della sentenza di condanna.

Sanzioni applicabili all’EnteSanzioni applicabili all’Ente

Il Decreto prevede la possibilità per l’Ente di essere esonerato da responsabilità qualora Il Decreto prevede la possibilità per l’Ente di essere esonerato da responsabilità qualora abbia adottato, ed efficacemente attuato, un Modello di Organizzazione, Gestione e abbia adottato, ed efficacemente attuato, un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Controllo idoneoidoneo a prevenire i reati della specie di quello verificatosi; a prevenire i reati della specie di quello verificatosi;

Il Modello di Organizzazione è Il Modello di Organizzazione è l’insieme delle regole e procedurel’insieme delle regole e procedure, comunque denominate, , comunque denominate, che in concreto sono previste ed attuate per l’organizzazione e la gestione dell’Ente.che in concreto sono previste ed attuate per l’organizzazione e la gestione dell’Ente.

Esenzione da responsabilitàEsenzione da responsabilità

Il Modello “Il Modello “ex-anteex-ante” e “” e “post-factumpost-factum””

La normativa distingue l’ipotesi del Modello adottato prima della commissione del reato (c.d. La normativa distingue l’ipotesi del Modello adottato prima della commissione del reato (c.d. Modello Modello

ex-anteex-ante) dal Modello adottato dopo la commissione del fatto (c.d. ) dal Modello adottato dopo la commissione del fatto (c.d. Modello post-factumModello post-factum):):

Modello Modello ex-anteex-ante: l’idoneità del Modello esclude la responsabilità dell’Ente, ai sensi del : l’idoneità del Modello esclude la responsabilità dell’Ente, ai sensi del Decreto;Decreto;

Modello Modello ex-postex-post: : l’idoneità del Modello alleggerisce la risposta sanzionatoria:l’idoneità del Modello alleggerisce la risposta sanzionatoria:

- esclusione delle sanzioni interdittive;- esclusione delle sanzioni interdittive;

- sospensione e revoca delle misure cautelari interdittive;- sospensione e revoca delle misure cautelari interdittive;

- sospensioni e conversioni delle sanzioni interdittive in sanzioni pecuniarie;- sospensioni e conversioni delle sanzioni interdittive in sanzioni pecuniarie;

- riduzione delle sanzioni pecuniarie.- riduzione delle sanzioni pecuniarie.

Esenzione da responsabilità (segue)Esenzione da responsabilità (segue)

È prevista l’inversione dell’onere della prova per i reati commessi da soggetti in È prevista l’inversione dell’onere della prova per i reati commessi da soggetti in posizione apicaleposizione apicale. È necessario che l’Ente provi che:. È necessario che l’Ente provi che:

sono stati comunquesono stati comunque adottati Modelli Organizzativi, di Gestione e Controllo adottati Modelli Organizzativi, di Gestione e Controllo idonei a idonei a prevenireprevenire

reati della specie poi verificatasi;reati della specie poi verificatasi; è stato istituito unè stato istituito un Organismo di SorveglianzaOrganismo di Sorveglianza interno ed autonomo, dotato di poteri di interno ed autonomo, dotato di poteri di vigilanza;vigilanza; i soggetti che hanno commesso il reatoi soggetti che hanno commesso il reato hanno eluso fraudolentemente i protocolli hanno eluso fraudolentemente i protocolli preventivipreventivi**;; non ci sono statenon ci sono state omissioni o negligenzeomissioni o negligenze nell’operato dell’Organismo di controllo**.nell’operato dell’Organismo di controllo**.

Ipotesi di esclusione della responsabilità dell’EnteIpotesi di esclusione della responsabilità dell’Ente

* Prova “diabolica” molto difficile. Ciò che la rende ancor più difficile è il * Prova “diabolica” molto difficile. Ciò che la rende ancor più difficile è il “fraudolentemente” perché a) l’esenzione per errore non “fraudolentemente” perché a) l’esenzione per errore non esima dalla colpa;esima dalla colpa; b)l’esclusione in caso di ristretta base di governo (A.U., pochi manegers con tutti i b)l’esclusione in caso di ristretta base di governo (A.U., pochi manegers con tutti i poteri), consente l’esclusione senza particolari raggiri .poteri), consente l’esclusione senza particolari raggiri .

** Responsabilità enorme perché la prova del controllo deve essere data per tutte le ** Responsabilità enorme perché la prova del controllo deve essere data per tutte le procedure.procedure.

Non è prevista l’inversione dell’onere della prova: per i reati commessi da soggetti Non è prevista l’inversione dell’onere della prova: per i reati commessi da soggetti in in posizione subordinataposizione subordinata

È necessario che il magistrato proviÈ necessario che il magistrato provi l’inosservanza degli obblighi di direzione e l’inosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza;vigilanza;

la mancata “direzione” non ricorre sela mancata “direzione” non ricorre se l’l’EnteEnte, , prima della commissione del reato, ha prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato unadottato ed efficacemente attuato un Modello di Organizzazione, Gestione e Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.Controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.

Ipotesi di esclusione della responsabilità dell’Ente Ipotesi di esclusione della responsabilità dell’Ente (segue)(segue)

È quindi necessario (se l’Ente vuole godere dell’È quindi necessario (se l’Ente vuole godere dell’esimenteesimente) dotarsi di:) dotarsi di:

unun Modello di Organizzazione, Gestione e ControlloModello di Organizzazione, Gestione e Controllo caratterizzato da criteri di caratterizzato da criteri di efficienza, praticabilità e funzionalità ragionevolmente in grado di limitare le probabilità di efficienza, praticabilità e funzionalità ragionevolmente in grado di limitare le probabilità di commissione di reati ricompresi nell’area di rischio legata all’attività dell’impresa;commissione di reati ricompresi nell’area di rischio legata all’attività dell’impresa;

unun Organismo interno all’EnteOrganismo interno all’Ente che abbia compiti di iniziativa e di controllo sulla che abbia compiti di iniziativa e di controllo sulla efficacia del Modello e che sia dotato di piena autonomia nell’esercizio della supervisione e efficacia del Modello e che sia dotato di piena autonomia nell’esercizio della supervisione e del potere disciplinare e che agisca con continuità (OdV).del potere disciplinare e che agisca con continuità (OdV).

Caratteristiche del ModelloCaratteristiche del Modello

Dal punto diDal punto di vista della societàvista della società non vi è un obbligo giuridico;non vi è un obbligo giuridico; dal punto didal punto di vista degli amministratorivista degli amministratori si ritiene che l’obbligo di agire con diligenza, da si ritiene che l’obbligo di agire con diligenza, da

cui discende il dovere di organizzare in modo adeguato l’impresa gestita (art. 2392, primo cui discende il dovere di organizzare in modo adeguato l’impresa gestita (art. 2392, primo e secondo comma del C.C.) fanno nascere une secondo comma del C.C.) fanno nascere un obbligo di adozione del Modello in capo obbligo di adozione del Modello in capo agli amministratoriagli amministratori e una responsabilità in caso contrario; e una responsabilità in caso contrario;

la giurisprudenza ha sostenuto questa tesi, almeno nel senso che vi è un obbligo la giurisprudenza ha sostenuto questa tesi, almeno nel senso che vi è un obbligo dell’organo amministrativo di farsi carico delladell’organo amministrativo di farsi carico della valutazione dell’opportunità di valutazione dell’opportunità di prevenire i reati contemplatiprevenire i reati contemplati dal D. Lgs. 231/01 mediante l’adozione del Modello.dal D. Lgs. 231/01 mediante l’adozione del Modello.

Adozione del Modello tra obbligo ed opportunitàAdozione del Modello tra obbligo ed opportunità

Il D. Lgs. 231/2001 prevede che: “i Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo possono Il D. Lgs. 231/2001 prevede che: “i Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo possono essere adottati (…) sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni essere adottati (…) sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli Enti e comunicati al Ministero della Giustizia…”. In particolare hanno rappresentative degli Enti e comunicati al Ministero della Giustizia…”. In particolare hanno provveduto:provveduto:

Confindustria (ultima versione 31 marzo 2008);Confindustria (ultima versione 31 marzo 2008); Associazione Bancaria Italiana;Associazione Bancaria Italiana; Associazione Nazionale Costruttori Edili;Associazione Nazionale Costruttori Edili; Associazione Nazionale Imprese Assicuratrici;Associazione Nazionale Imprese Assicuratrici; Confederazione Nazionale dell’Artigianato e delle Piccole e Medie Imprese;Confederazione Nazionale dell’Artigianato e delle Piccole e Medie Imprese; Confederazione Italiana Piccola e Media Industria;Confederazione Italiana Piccola e Media Industria; AEFI – Associazione Esposizioni e Fiere Italiane – 28 agosto 2013.AEFI – Associazione Esposizioni e Fiere Italiane – 28 agosto 2013.

Il “Modello dei Modelli”Il “Modello dei Modelli”

Altri documenti di riferimento:Altri documenti di riferimento:

Circolare n. 83607/2012 Comando Generale della Guardia di Finanza – Volume III – Circolare n. 83607/2012 Comando Generale della Guardia di Finanza – Volume III – Responsabilità amministrativa degli Enti dipendente da reato;Responsabilità amministrativa degli Enti dipendente da reato;

D. Lgs. n. 81/2008 in materia di sicurezza sul lavoro;D. Lgs. n. 81/2008 in materia di sicurezza sul lavoro; Linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28 Linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28

settembre 2001 emanate dall’UNI-INAIL;settembre 2001 emanate dall’UNI-INAIL; British Standard OHSAS 18001:2007 in materia di sicurezza sul lavoro;British Standard OHSAS 18001:2007 in materia di sicurezza sul lavoro; per questi ultimi due – D. Lgs. 81/2008 prevede una presunzione di idoneità a favore del per questi ultimi due – D. Lgs. 81/2008 prevede una presunzione di idoneità a favore del

Modello.Modello.

Art. 6 c. 2 D.Lgs. 231/2001Art. 6 c. 2 D.Lgs. 231/2001 Individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati;Individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati; prevedere specifici prevedere specifici protocolliprotocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle

decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire;decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire; individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire il compimento individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire il compimento

dei reati;dei reati; prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul

funzionamento e sull’osservanza del Modello;funzionamento e sull’osservanza del Modello; introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure

indicate nel Modello.indicate nel Modello.

Caratteristiche del ModelloCaratteristiche del Modello

In aggiunta:In aggiunta:

predisposizione di unpredisposizione di un Codice EticoCodice Etico che prescriva norme generiche di comportamento in che prescriva norme generiche di comportamento in relazione ai reati ipotizzati (non è previsto dalla normativa, ma rientra nella prassi delle relazione ai reati ipotizzati (non è previsto dalla normativa, ma rientra nella prassi delle aziende ben organizzate)*;aziende ben organizzate)*;

verifica periodica del Modelloverifica periodica del Modello e sua eventuale revisione;e sua eventuale revisione; vigilanza da parte di uno specifico Organismo di Vigilanzavigilanza da parte di uno specifico Organismo di Vigilanza,, dotato di autonomi dotato di autonomi

poteri di iniziativa e di controllo, sul funzionamento del Modello;poteri di iniziativa e di controllo, sul funzionamento del Modello; comunicazione al personale e sua formazionecomunicazione al personale e sua formazione non solo del Codice Etico, ma del non solo del Codice Etico, ma del

Modello nel suo complesso > Documento di sintesi del Modello.Modello nel suo complesso > Documento di sintesi del Modello.

N.B.: In ogni caso spetta al giudice penale la valutazione in merito alla N.B.: In ogni caso spetta al giudice penale la valutazione in merito alla adeguatezza del Modello, ovvero alla rispondenza dei codici comportamentali adeguatezza del Modello, ovvero alla rispondenza dei codici comportamentali adottati dall’Ente ai parametri elencati nel D. Lgs. 231.adottati dall’Ente ai parametri elencati nel D. Lgs. 231.

* Il Codice Etico sta al sistema delle regole aziendali, come la Costituzione di uno Stato * Il Codice Etico sta al sistema delle regole aziendali, come la Costituzione di uno Stato sta alle Leggi e Regolamenti nazionalista alle Leggi e Regolamenti nazionali

Il Modello definisce le regole comportamentali che tutto il personale deve rispettareIl Modello definisce le regole comportamentali che tutto il personale deve rispettare

Il Modello esprime le regole con una serie di diversi strumenti:Il Modello esprime le regole con una serie di diversi strumenti: organigrammaorganigramma procedureprocedure protocolliprotocolli mansionarimansionari istruzioni operativeistruzioni operative deleghe e procuredeleghe e procure

Questi strumenti sono sorretti da:Questi strumenti sono sorretti da: Codice Etico: la cui funzione è di legittimare in via di principio misure che altrimenti apparirebbero Codice Etico: la cui funzione è di legittimare in via di principio misure che altrimenti apparirebbero

inutilmente coercitiveinutilmente coercitive comunicazione: le regole vanno adottate ma anche diffuse, spiegate; va verificato il livello della loro comunicazione: le regole vanno adottate ma anche diffuse, spiegate; va verificato il livello della loro

comprensione; le regole vanno anche formalmente comunicate e formalmente accettate comprensione; le regole vanno anche formalmente comunicate e formalmente accettate controlli: la cui funzione è di verificare che le misure siano in concreto rispettatecontrolli: la cui funzione è di verificare che le misure siano in concreto rispettate sanzioni: la cui funzione è di chiusura dei due punti precedenti (il sistema detta le regole, verifica e sanzioni: la cui funzione è di chiusura dei due punti precedenti (il sistema detta le regole, verifica e

punisce)punisce)

Il sistema disciplinare aziendaleIl sistema disciplinare aziendale

DEFINIZIONEDEFINIZIONE

Il sistema disciplinare è quindi quella parte di sistema organizzativo idonea a sanzionare il Il sistema disciplinare è quindi quella parte di sistema organizzativo idonea a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal Modellomancato rispetto delle misure indicate dal Modello

Il sistema disciplinare parte dal presupposto che le violazioni del Modello sono un fatto Il sistema disciplinare parte dal presupposto che le violazioni del Modello sono un fatto grave che incrinano il rapporto tra la Società ed i collaboratori improntato sulla grave che incrinano il rapporto tra la Società ed i collaboratori improntato sulla trasparenza, correttezza, lealtà ed integritàtrasparenza, correttezza, lealtà ed integrità

Il sistema disciplinare 231/01 è parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai Il sistema disciplinare 231/01 è parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai dipendenti e collaboratori e completa il sistema sanzionatorio aziendaledipendenti e collaboratori e completa il sistema sanzionatorio aziendale

Il sistema disciplinare 231 deve essere conciliabile con le norme che regolano il contratto Il sistema disciplinare 231 deve essere conciliabile con le norme che regolano il contratto di lavoro ovvero il Contratto Collettivo Nazionale e lo Statuto dei Lavoratoridi lavoro ovvero il Contratto Collettivo Nazionale e lo Statuto dei Lavoratori

Il sistema disciplinare 231 è invece del tutto svincolato ed autonomo rispetto allo Il sistema disciplinare 231 è invece del tutto svincolato ed autonomo rispetto allo svolgimento ed all’esito di un eventuale procedimento penale che colpisca il lavoratoresvolgimento ed all’esito di un eventuale procedimento penale che colpisca il lavoratore

Il comportamento sanzionato non deve necessariamente essere in sé un reato, in quanto Il comportamento sanzionato non deve necessariamente essere in sé un reato, in quanto il Modello può vietare dei comportamenti che siano semplicemente prodromici alla il Modello può vietare dei comportamenti che siano semplicemente prodromici alla realizzazione di un reato. Ad esempio il mancato uso dei presidi antifortunistici non realizzazione di un reato. Ad esempio il mancato uso dei presidi antifortunistici non necessariamente comporta una lesione del lavoratore e non necessariamente la lesione necessariamente comporta una lesione del lavoratore e non necessariamente la lesione comporta la commissione di un reato. Il mancato uso del presidio può però (anzi deve) comporta la commissione di un reato. Il mancato uso del presidio può però (anzi deve) essere ugualmente sanzionatoessere ugualmente sanzionato

Il sistema disciplinare aziendale (segue)Il sistema disciplinare aziendale (segue)

ESEMPI DI VIOLAZIONE DEL MODELLOESEMPI DI VIOLAZIONE DEL MODELLO

La messa in atto di azioni o comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello ed La messa in atto di azioni o comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello ed alle leggi da esso richiamatealle leggi da esso richiamate

L’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal ModelloL’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Modello

La messa in atto di azioni o comportamenti non conformi ai principi riferiti dal Codice EticoLa messa in atto di azioni o comportamenti non conformi ai principi riferiti dal Codice Etico

L’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Codice EticoL’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Codice Etico

La messa in atto, in generale, di azioni o comportamenti contrari alle leggi e regolamenti, La messa in atto, in generale, di azioni o comportamenti contrari alle leggi e regolamenti, sia nazionali sia esterisia nazionali sia esteri

CARATTERISTICHE DEL SISTEMA SANZIONATORIOCARATTERISTICHE DEL SISTEMA SANZIONATORIO

Deve essere predisposto per iscrittoDeve essere predisposto per iscritto

Deve essere diffuso, come parte integrante del Modello, mediante una puntuale e Deve essere diffuso, come parte integrante del Modello, mediante una puntuale e capillare informazione e formazione dei destinatari e la pubblicazione ed affissione in capillare informazione e formazione dei destinatari e la pubblicazione ed affissione in luoghi accessibili a tuttiluoghi accessibili a tutti

Deve prevedere sanzioni, la cui erogazione deve essere caratterizzata dai principi di Deve prevedere sanzioni, la cui erogazione deve essere caratterizzata dai principi di specificità, tempestività ed immediatezza, nonché dalla idoneità a svolgere un’azione specificità, tempestività ed immediatezza, nonché dalla idoneità a svolgere un’azione deterrente avendo una specifica funzione preventiva e non meramente ed esclusivamente deterrente avendo una specifica funzione preventiva e non meramente ed esclusivamente punitivapunitiva

Deve garantire il contradditorio, ovvero il soggetto a cui è stato contestato il Deve garantire il contradditorio, ovvero il soggetto a cui è stato contestato il comportamento deve poter proporre argomentazioni a sua difesacomportamento deve poter proporre argomentazioni a sua difesa

LE MISURE APPLICABILILE MISURE APPLICABILI

Il Contratto Collettivo Nazionale prevede come sanzioni disciplinari:Il Contratto Collettivo Nazionale prevede come sanzioni disciplinari: richiamo verbalerichiamo verbale ammonizione scrittaammonizione scritta multa non superiore a tre ore di retribuzione orariamulta non superiore a tre ore di retribuzione oraria sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giornisospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giorni licenziamento per mancanze (ai sensi delle previsioni normative)licenziamento per mancanze (ai sensi delle previsioni normative)

I criteri adottabili per definire tipo ed entità delle sanzioni sono:I criteri adottabili per definire tipo ed entità delle sanzioni sono: intenzionalità del comportamento illecito o non correttointenzionalità del comportamento illecito o non corretto grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo alla prevedibilità dell’evento grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo alla prevedibilità dell’evento condotta complessiva del dipendente (ad esempio eventuali precedenti) oppure l’esistenza di condotta complessiva del dipendente (ad esempio eventuali precedenti) oppure l’esistenza di

circostanze attenuanti (come pure aggravanti), tenendo in dovuto conto la professionalità ed il suo circostanze attenuanti (come pure aggravanti), tenendo in dovuto conto la professionalità ed il suo passato lavorativopassato lavorativo

il ruolo ed i compiti assegnati al dipendenteil ruolo ed i compiti assegnati al dipendente livello di responsabilità, posizione gerarchica, funzionale e/o tecnicalivello di responsabilità, posizione gerarchica, funzionale e/o tecnica eventuali ipotesi di condivisione di responsabilità con altri collaboratori che abbiano concorso al eventuali ipotesi di condivisione di responsabilità con altri collaboratori che abbiano concorso al

comportamento manchevolecomportamento manchevole

L’ORGANO CHE SVOLGE L’ISTRUTTORIA E DETERMINA LE SANZIONIL’ORGANO CHE SVOLGE L’ISTRUTTORIA E DETERMINA LE SANZIONI

L’organo che gestisce l’iter formale può essere liberamente determinato dalla Società; è L’organo che gestisce l’iter formale può essere liberamente determinato dalla Società; è preferibile che sia l’ufficio risorse umanepreferibile che sia l’ufficio risorse umane

E’ opportuno coinvolgere almeno a livello informativo l’O.d.V. nelle istruttorie E’ opportuno coinvolgere almeno a livello informativo l’O.d.V. nelle istruttorie

Si possono individuare casi nei quali per la gravità della sanzione o per la posizione di Si possono individuare casi nei quali per la gravità della sanzione o per la posizione di vertice (membri del C.d.A., membri del Collegio Sindacale, membri dell’O.d.V., dirigenti) la vertice (membri del C.d.A., membri del Collegio Sindacale, membri dell’O.d.V., dirigenti) la sanzione debba essere decisa dall’Organo Amministrativosanzione debba essere decisa dall’Organo Amministrativo

I DESTINATARI DELLE SANZIONI DISCIPLINARII DESTINATARI DELLE SANZIONI DISCIPLINARI

Possono essere destinatari delle sanzioni disciplinari:Possono essere destinatari delle sanzioni disciplinari: dirigentidirigenti dipendentidipendenti collaboratori esterni e parti terzecollaboratori esterni e parti terze management aziendalemanagement aziendale Collegio SindacaleCollegio Sindacale O.d.V.O.d.V.

DEFINIZIONE

Il Codice Etico rappresenta un “contratto” tra l’impresa e i suoi Stakeholders con la Il Codice Etico rappresenta un “contratto” tra l’impresa e i suoi Stakeholders con la funzione di legittimare l’autonomia dell’impresa ai diversi soggetti, rendendo funzione di legittimare l’autonomia dell’impresa ai diversi soggetti, rendendo pubblicamente nota la consapevolezza dei suoi obblighi e lo sviluppo delle politiche pubblicamente nota la consapevolezza dei suoi obblighi e lo sviluppo delle politiche aziendaliaziendali

I VANTAGGII VANTAGGI

Il Codice Etico produce credibilità della Società: chiunque può verificare se effettivamente Il Codice Etico produce credibilità della Società: chiunque può verificare se effettivamente l’impresa rispetti quanto si è imposta e ciò crea attorno all’azienda stessa un’alta o bassa l’impresa rispetti quanto si è imposta e ciò crea attorno all’azienda stessa un’alta o bassa reputazione, e sicuramente un alto livello di attenzionereputazione, e sicuramente un alto livello di attenzione

Dal livello di reputazione accumulato dipenderà poi la disponibilità degli Stakeholders nel Dal livello di reputazione accumulato dipenderà poi la disponibilità degli Stakeholders nel cooperare e, tenuto conto che l’impresa nel lungo periodo ha un reale interesse ad cooperare e, tenuto conto che l’impresa nel lungo periodo ha un reale interesse ad instaurare stabili relazioni la strategia aziendale migliore, anche in termini di efficienza, è instaurare stabili relazioni la strategia aziendale migliore, anche in termini di efficienza, è dare piena attuazione al suo Codice Etico rispettando le altrui aspettativedare piena attuazione al suo Codice Etico rispettando le altrui aspettative

Il Codice EticoIl Codice Etico

conservare e diffondere il rapporto di fiducia con gli Stakeholder della societàconservare e diffondere il rapporto di fiducia con gli Stakeholder della società (organi (organi sociali, personale, clienti, fornitori, Enti pubblici, intermediari finanziari, associazioni di categoria, sociali, personale, clienti, fornitori, Enti pubblici, intermediari finanziari, associazioni di categoria, etc.);etc.);

scongiurare comportamenti non etici;scongiurare comportamenti non etici; definire i valoridefinire i valori a cui tutti gli amministratori, dipendenti e collaboratori dell’azienda a vario a cui tutti gli amministratori, dipendenti e collaboratori dell’azienda a vario

titolo devono ispirarsi, accettando responsabilità, ruoli e regole della cui violazione essi titolo devono ispirarsi, accettando responsabilità, ruoli e regole della cui violazione essi assumono personalmente la responsabilità verso la società.assumono personalmente la responsabilità verso la società.

Esso si articola solitamente su vari livelli:Esso si articola solitamente su vari livelli:

premessapremessa, , che fornisce una definizione del Codice Etico e incorpora la missione e la visione etica che fornisce una definizione del Codice Etico e incorpora la missione e la visione etica dell’impresa. Quest’ultima stabilisce il punto di riferimento per il bilanciamento tra le aspettative dell’impresa. Quest’ultima stabilisce il punto di riferimento per il bilanciamento tra le aspettative e gli interessi dei differenti Stakeholder. Essa identifica, altresì, le modalità con le quali la società e gli interessi dei differenti Stakeholder. Essa identifica, altresì, le modalità con le quali la società vuole conseguire la sua mission e le modalità con cui i portatori di interesse sono chiamati a vuole conseguire la sua mission e le modalità con cui i portatori di interesse sono chiamati a parteciparvi;parteciparvi;

destinatari ed ambito di applicazionedestinatari ed ambito di applicazione, , ove bisogna indicare tutti i soggetti tenuti ad adeguare le ove bisogna indicare tutti i soggetti tenuti ad adeguare le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice;proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice;

Il Codice EticoIl Codice Etico definisce gli impegni e le responsabilità moralidefinisce gli impegni e le responsabilità morali nella conduzione degli nella conduzione degli affari e delle attività imprenditoriali svolte dalle persone che operano nell’azienda o entrano affari e delle attività imprenditoriali svolte dalle persone che operano nell’azienda o entrano in contatto con essa, al fine di:in contatto con essa, al fine di:

Il Codice Etico (segue)Il Codice Etico (segue)

norme di comportamento e rapporti con gli Stakeholdernorme di comportamento e rapporti con gli Stakeholder,, il cui obiettivo è evitare il cui obiettivo è evitare comportamenti opportunistici e devianti non in linea con la visione e i principi etici comportamenti opportunistici e devianti non in linea con la visione e i principi etici aziendali.aziendali.

Le norme di comportamento possono essere di due tipi:Le norme di comportamento possono essere di due tipi: divietidivieti, che consistono nella proibizione di adottare un determinato tipo di , che consistono nella proibizione di adottare un determinato tipo di

comportamento. Sono norme che, in genere, disciplinano particolari aree dei rapporti comportamento. Sono norme che, in genere, disciplinano particolari aree dei rapporti con gli Stakeholder (ad esempio appalti, acquisti, selezione del personale, omaggi, con gli Stakeholder (ad esempio appalti, acquisti, selezione del personale, omaggi, esecuzioni di contratti, etc.);esecuzioni di contratti, etc.);

standard di comportamentostandard di comportamento, consistenti in regole o procedure che stabiliscono e , consistenti in regole o procedure che stabiliscono e prescrivono il tipo di condotta alla quale l’intera organizzazione deve conformarsi, prescrivono il tipo di condotta alla quale l’intera organizzazione deve conformarsi, per evitare comportamenti opportunistici;per evitare comportamenti opportunistici;

procedure di attuazione, controllo e diffusione del Codiceprocedure di attuazione, controllo e diffusione del Codice,, che rappresentano una che rappresentano una componente essenziale di ogni Modello, in quanto mirano a diffonderlo all’interno e componente essenziale di ogni Modello, in quanto mirano a diffonderlo all’interno e all’esterno dell’organizzazione, a farlo rispettare e a garantirne l’efficacia nel tempo;all’esterno dell’organizzazione, a farlo rispettare e a garantirne l’efficacia nel tempo;

meccanismi disciplinarimeccanismi disciplinari, , ovvero la previsione di sanzioni in caso di violazione delle regole ovvero la previsione di sanzioni in caso di violazione delle regole di comportamento indicate nel Codice.di comportamento indicate nel Codice.

MODELLO E CODICE ETICO

Il Codice Etico rappresenta uno strumento autonomo che non è necessariamente parte del Il Codice Etico rappresenta uno strumento autonomo che non è necessariamente parte del Modello. Molte Società hanno adottato il Codice Etico e non il ModelloModello. Molte Società hanno adottato il Codice Etico e non il Modello

Il Modello risponde specificamente alle esigenze di prevenzione dei reati di cui al Il Modello risponde specificamente alle esigenze di prevenzione dei reati di cui al “catalogo” 231“catalogo” 231

Se la Società adotta il Modello, il Codice Etico deve fare riferimento al Modello ed al Se la Società adotta il Modello, il Codice Etico deve fare riferimento al Modello ed al rispetto delle sue regole: va quindi adattato alle finalità del Modellorispetto delle sue regole: va quindi adattato alle finalità del Modello

ESEMPI DI OBIETTIVI E VALORI

La Società persegue le seguenti finalità:La Società persegue le seguenti finalità: creazione di valore per gli azionisti e più in generale per gli “Stakeholders”creazione di valore per gli azionisti e più in generale per gli “Stakeholders” far rispettare al proprio interno e nei rapporti con il mondo esterno le leggi vigenti negli Stati in cui far rispettare al proprio interno e nei rapporti con il mondo esterno le leggi vigenti negli Stati in cui

svolge la propria attività e principi etici comunemente accettati e sanciti negli Standard svolge la propria attività e principi etici comunemente accettati e sanciti negli Standard internazionali nella conduzione degli affari: trasparenza, correttezza e lealtàinternazionali nella conduzione degli affari: trasparenza, correttezza e lealtà

rifuggire e stigmatizzare il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la rifuggire e stigmatizzare il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la comunità, le pubbliche Autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori ed i concorrenti) per raggiungere i comunità, le pubbliche Autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori ed i concorrenti) per raggiungere i propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l’eccellenza della performance in propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l’eccellenza della performance in termini di qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi, fondati sull’esperienza, sull’attenzione al termini di qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi, fondati sull’esperienza, sull’attenzione al cliente e sulla innovazione cliente e sulla innovazione

porre in essere strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi di legalità, porre in essere strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigilare sulla loro trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigilare sulla loro osservanza e completa osservazioneosservanza e completa osservazione

assicurare al mercato, agli investitori e alla comunità in genere, pur nella salvaguardia della assicurare al mercato, agli investitori e alla comunità in genere, pur nella salvaguardia della concorrenzialità delle rispettive imprese, una piena trasparenza sulle loro azioniconcorrenzialità delle rispettive imprese, una piena trasparenza sulle loro azioni

promuovere una competizione leale che considera funzionale al suo stesso interesse così come a promuovere una competizione leale che considera funzionale al suo stesso interesse così come a quello degli operatori di mercato, dei cliente e degli Stakeholders in generequello degli operatori di mercato, dei cliente e degli Stakeholders in genere

perseguire l’eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti servizi di qualità, che perseguire l’eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti servizi di qualità, che rispondono in maniere efficiente alle loro esigenzerispondono in maniere efficiente alle loro esigenze

tutelare e valorizzare le risorse umane di cui si avvaletutelare e valorizzare le risorse umane di cui si avvale

PRINCIPALI TEMI DA TRATTARE NEL CODICE ETICO

AZIONISTI: la Società si impegna a garantire parità di trattamento a tutte le categorie di AZIONISTI: la Società si impegna a garantire parità di trattamento a tutte le categorie di azionistiazionisti

CLIENTI: la Società riconosce l’importanza della attenzione alla clientela e alla CLIENTI: la Società riconosce l’importanza della attenzione alla clientela e alla disponibilità di soddisfare le richiestedisponibilità di soddisfare le richieste

COMUNITA’: la Società intende contribuire al benessere economico e alla crescita della COMUNITA’: la Società intende contribuire al benessere economico e alla crescita della comunità nella quale opera attraverso l’erogazione di servizi di eccellenza – vendita di comunità nella quale opera attraverso l’erogazione di servizi di eccellenza – vendita di prodotti tecnologicamente avanzati. La Società individua nella ricerca e nella innovazione prodotti tecnologicamente avanzati. La Società individua nella ricerca e nella innovazione una condizione prioritaria di crescita e successo. La Società mantiene con le pubbliche una condizione prioritaria di crescita e successo. La Società mantiene con le pubbliche Autorità locali, nazionali e sopranazionali relazioni ispirate alla piena e fattiva Autorità locali, nazionali e sopranazionali relazioni ispirate alla piena e fattiva collaborazione e alla trasparenza, nel rispetto delle reciproche autonomie, degli obiettivi collaborazione e alla trasparenza, nel rispetto delle reciproche autonomie, degli obiettivi economici e dei valori contenuti nel Codice. La Società non eroga contributi, vantaggi o economici e dei valori contenuti nel Codice. La Società non eroga contributi, vantaggi o altra utilità ai partiti politici ed alle organizzazioni sindacali dei lavoratori, né a loro altra utilità ai partiti politici ed alle organizzazioni sindacali dei lavoratori, né a loro rappresentanti o candidati, fermo il rispetto della normativa applicabile.rappresentanti o candidati, fermo il rispetto della normativa applicabile.

PRINCIPALI TEMI DA TRATTARE NEL CODICE ETICO (SEGUE)

RISORSE UMANE: la Società riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione RISORSE UMANE: la Società riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca. La professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca. La Società tutela la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro e ritiene fondamentale, Società tutela la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro e ritiene fondamentale, nell’espletamento dell’attività economica, il rispetto dei diritti dei lavoratori. La gestione nell’espletamento dell’attività economica, il rispetto dei diritti dei lavoratori. La gestione dei rapporti di lavoro è orientata a garantire pari opportunità e a favorire la crescita dei rapporti di lavoro è orientata a garantire pari opportunità e a favorire la crescita professionale di ciascuno.professionale di ciascuno.

AMBIENTE: la Società crede in una crescita globale sostenibile nell’interesse di tutti gli AMBIENTE: la Società crede in una crescita globale sostenibile nell’interesse di tutti gli Stakeholders, attuali e futuri. Le scelte di investimento e di business sono pertanto Stakeholders, attuali e futuri. Le scelte di investimento e di business sono pertanto informate al rispetto dell’ambiente e della salute pubblica. Fermo il rispetto della specifica informate al rispetto dell’ambiente e della salute pubblica. Fermo il rispetto della specifica normativa applicabile, la Società tiene conto delle problematiche ambientali nella normativa applicabile, la Società tiene conto delle problematiche ambientali nella definizione delle proprie scelte, anche mediante l’adozione di particolari tecnologie e definizione delle proprie scelte, anche mediante l’adozione di particolari tecnologie e metodi di produzione, laddove operativamente ed economicamente proponibile, che metodi di produzione, laddove operativamente ed economicamente proponibile, che consentano di ridurre, anche oltre i limiti di norma, l’impatto ambientale delle proprie consentano di ridurre, anche oltre i limiti di norma, l’impatto ambientale delle proprie attività.attività.

PRINCIPALI TEMI DA TRATTARE NEL CODICE ETICO (SEGUE)

INFORMAZIONE: la Società è consapevole dell’importanza che una informazione corretta INFORMAZIONE: la Società è consapevole dell’importanza che una informazione corretta sulle proprie attività riveste per il mercato, gli investitori e la comunità in genere. Ferme sulle proprie attività riveste per il mercato, gli investitori e la comunità in genere. Ferme restando le esigenze di riservatezza richieste dalla conduzione del business, la Società restando le esigenze di riservatezza richieste dalla conduzione del business, la Società assume pertanto la trasparenza come proprio obiettivo con i propri Stakeholders. In assume pertanto la trasparenza come proprio obiettivo con i propri Stakeholders. In particolare, la Società comunica con il mercato e gli investitori nel rispetto dei criteri di particolare, la Società comunica con il mercato e gli investitori nel rispetto dei criteri di correttezza, chiarezza e parità di accesso all’informazionecorrettezza, chiarezza e parità di accesso all’informazione

RISPETTO DEL CODICE: al rispetto del Codice sono tenuti gli organi sociali, il management RISPETTO DEL CODICE: al rispetto del Codice sono tenuti gli organi sociali, il management e i prestatori di lavoro della Società, nonché tutti i collaboratori esterni, quali consulenti, e i prestatori di lavoro della Società, nonché tutti i collaboratori esterni, quali consulenti, agenti, fornitori, ecc.. La Società si impegna all’implementazione di apposite procedure, agenti, fornitori, ecc.. La Società si impegna all’implementazione di apposite procedure, regolamenti o istruzioni volte ad assicurare che i valori affermati siano rispecchiati nei regolamenti o istruzioni volte ad assicurare che i valori affermati siano rispecchiati nei comportamenti concreti di ciascuna di esse e di tutti i rispettivi dipendenti e collaboratori, comportamenti concreti di ciascuna di esse e di tutti i rispettivi dipendenti e collaboratori, prevedendo un sistema sanzionatorio delle eventuali violazioni.prevedendo un sistema sanzionatorio delle eventuali violazioni.

Modena

20 gennaio 2014

Interventi da adottareInterventi da adottare

La creazione di un Modello “idoneo” richiede l’analisi della situazione organizzativa aziendale eLa creazione di un Modello “idoneo” richiede l’analisi della situazione organizzativa aziendale e l’adattamento del Modello a tale situazione di fatto;l’adattamento del Modello a tale situazione di fatto;

la predisposizione di un Modello Organizzativo idoneo è condizionela predisposizione di un Modello Organizzativo idoneo è condizione necessaria, ma tuttavia non necessaria, ma tuttavia non sufficientesufficiente, affinché l’Ente possa andare esente da responsabilità: è richiesta, affinché l’Ente possa andare esente da responsabilità: è richiesta l’efficace l’efficace attuazione;attuazione;

adempimenti formali o cartacei anche adeguati non sono sufficienti: la predisposizione del Modello adempimenti formali o cartacei anche adeguati non sono sufficienti: la predisposizione del Modello dovrà essere tradotta indovrà essere tradotta in comportamenti concreti;comportamenti concreti;

il Modello deve essereil Modello deve essere “su misura”;“su misura”; La costituzione di unLa costituzione di un “gruppo di lavoro”“gruppo di lavoro” per la predisposizione del Modello, con personale per la predisposizione del Modello, con personale

interno ed esternointerno ed esterno il consulente deve ritagliarsi un ruolo diil consulente deve ritagliarsi un ruolo di coordinatore e di “facility manager”,coordinatore e di “facility manager”, mai di mai di

professionista cheprofessionista che predispone unilateralmente il Modello e lo cala dall’alto;predispone unilateralmente il Modello e lo cala dall’alto; il metodo è quello dell’intervista ai responsabili funzionali e della condivisione dell’analisi con i il metodo è quello dell’intervista ai responsabili funzionali e della condivisione dell’analisi con i

partecipanti al “gruppo di lavoro”;partecipanti al “gruppo di lavoro”; è opportuna laè opportuna la verbalizzazioneverbalizzazione di interviste e riunioni del “gruppo di lavoro”.di interviste e riunioni del “gruppo di lavoro”.

Interventi da adottareInterventi da adottareModello “idoneoModello “idoneo””

1. PROCESS ASSESSMENT: Analisi aziendale tramite intervista

2. RISK ASSESSMENT: - Risk Assessment - Rischio Inerente - Gap Analisys - Rischio Accettabile - Protocolli Esistenti - Procedure operative esistenti - Mansionari esistenti

3. RISK RESPONSE - Nuovi protocolli- Nuove procedure operative- Nuovi mansionari

4. MAPPATURA PROCESSI RISCHIO: - Processi - Descrizioni del processo - Strutture Coinvolte - Principi organizzativi e di controllo (Protocolli) - Principi di comportamento (Codice Etico) - Espressione numerica del rischio

Interventi da adottareInterventi da adottareSistema di Controllo InternoSistema di Controllo Interno

oltre:oltre:

5. Elaborazione/aggiornamento e condivisione di un Codice Etico

6. Adozione/revisione del sistema disciplinare conforme allo Statuto dei lavoratori e al CCNL applicabile.

7. Individuazione, nomina ed attivazione di un Organismo di Vigilanza dell’Ente, autonomo ed indipendente

8. Adozione formale e condivisione (interna ed esterna) del Modello, informazione e formazione dei destinatari, ottimizzazione ed aggiornamento continuo del Modello

Interventi da adottareInterventi da adottareSistema di Controllo Interno (segue)Sistema di Controllo Interno (segue)

1. PROCESS ASSESSMENT

La “as is analysis” comprende queste fasi:La “as is analysis” comprende queste fasi:

check up aziendale generale;check up aziendale generale; individuazione delle attività primarie e di supporto;individuazione delle attività primarie e di supporto; identificazione dei fattori di rischio;identificazione dei fattori di rischio; analisi della documentazione fornita al “gruppo di lavoro”;analisi della documentazione fornita al “gruppo di lavoro”; somministrazione di questionari ed effettuazione di interviste volte alla somministrazione di questionari ed effettuazione di interviste volte alla

valutazione del SCI.valutazione del SCI.

Quale che sia la metodologia adottata, è indispensabile che i professionisti che conducono Quale che sia la metodologia adottata, è indispensabile che i professionisti che conducono il processo di valutazione del rischi-reato abbiano ben chiara la differenza tra “il processo di valutazione del rischi-reato abbiano ben chiara la differenza tra “rischio rischio inerenteinerente” e “” e “rischio residuorischio residuo”. La probabilità che un illecito venga posto in essere, infatti, ”. La probabilità che un illecito venga posto in essere, infatti, va valutata ipotizzando anzitutto una situazione di assoluta assenza di controlli sul va valutata ipotizzando anzitutto una situazione di assoluta assenza di controlli sul processo (rischio inerente). Successivamente, si devono dettagliatamente indicare, per processo (rischio inerente). Successivamente, si devono dettagliatamente indicare, per ciascun processo-reato, le attività di controllo già esistenti opportunamente distinte per ciascun processo-reato, le attività di controllo già esistenti opportunamente distinte per tipologia; solo a questo punto può essere definito il rischio residuo, quello cioè che misura tipologia; solo a questo punto può essere definito il rischio residuo, quello cioè che misura la probabilità che il reato possa essere commesso rispetto al contesto operativo interno ed la probabilità che il reato possa essere commesso rispetto al contesto operativo interno ed esterno in cui opera l’azienda;esterno in cui opera l’azienda;

il motivo della necessità di identificare e valutare separatamente le due tipologie di rischio il motivo della necessità di identificare e valutare separatamente le due tipologie di rischio individuate è evidente: ragionando sul solo rischio residuo si sottostimerebbe la rischiosità individuate è evidente: ragionando sul solo rischio residuo si sottostimerebbe la rischiosità del processo e si potrebbe essere indotti a sottovalutare (o a trascurare) l’importanza del del processo e si potrebbe essere indotti a sottovalutare (o a trascurare) l’importanza del corretto funzionamento del sistema di controllo;corretto funzionamento del sistema di controllo;

2. RISK ASSESSMENT

dal punto di vista teorico,dal punto di vista teorico, il rischio è ritenuto accettabileil rischio è ritenuto accettabile quando i controlli aggiuntivi quando i controlli aggiuntivi “costano” più delle risorse da proteggere;“costano” più delle risorse da proteggere;

è da tenere presente, tuttavia, che in questo caso una logica di tipo strettamente è da tenere presente, tuttavia, che in questo caso una logica di tipo strettamente economico non può essere l’unico parametro di riferimento;economico non può essere l’unico parametro di riferimento;

le Linee Guida di Confindustria per la costruzione dei modelli ex D. Lgs. 231/2001, a tal le Linee Guida di Confindustria per la costruzione dei modelli ex D. Lgs. 231/2001, a tal proposito, introducono un diverso concetto diproposito, introducono un diverso concetto di rischio accettabile:rischio accettabile:

riguardo al sistema di controllo preventivo in generale, la soglia concettuale di riguardo al sistema di controllo preventivo in generale, la soglia concettuale di accettabilità è rappresentata daaccettabilità è rappresentata da un sistema di prevenzione tale da non poter un sistema di prevenzione tale da non poter essere aggirato se non intenzionalmente e/o fraudolentemente;essere aggirato se non intenzionalmente e/o fraudolentemente;

relativamente ai reati di omicidio colposo, di lesioni personali colpose in materia relativamente ai reati di omicidio colposo, di lesioni personali colpose in materia antinfortunistica, la soglia di accettabilità è legata alla violazione dei Modelli nonostanteantinfortunistica, la soglia di accettabilità è legata alla violazione dei Modelli nonostante la puntuale vigilanza sugli obblighi previsti in materia di sicurezza dei la puntuale vigilanza sugli obblighi previsti in materia di sicurezza dei lavoratorilavoratori..

Interventi da adottare (segue)Interventi da adottare (segue)

2. RISK ASSESSMENT (segue)

Passaggi:Passaggi:

mappatura aree e processi sensibili in relazione ai reati potenziali;mappatura aree e processi sensibili in relazione ai reati potenziali; misurazione dei rischi e stima dell’esposizione ai singoli fattori di rischio;misurazione dei rischi e stima dell’esposizione ai singoli fattori di rischio; il rischio può essere scomposto in:il rischio può essere scomposto in:

- probabilità del verificarsi dell’accadimento;- probabilità del verificarsi dell’accadimento;

- conseguenze e l’impatto dell’evento;- conseguenze e l’impatto dell’evento;

- esposizione al rischio, data dal prodotto tra la probabilità che il rischio si - esposizione al rischio, data dal prodotto tra la probabilità che il rischio si manifesti e il suo manifesti e il suo impatto potenziale sull’organizzazione. impatto potenziale sull’organizzazione.

2. RISK ASSESSMENT

(segue)

Matrice rilevanza/azioni di controllo dei rischi

Rischio alto

AltoImpatto

AltoBasso

Probabilità

probabilità

2. RISK ASSESSMENT

Rischio medio

Rischio medioRischio basso

(segue)

Le componenti del rischio da associare per valutarlo:Le componenti del rischio da associare per valutarlo:

l’impattol’impatto - caduta di un meteorite: altissimo- caduta di un meteorite: altissimo

- caduta di grandine: medio/basso- caduta di grandine: medio/basso

- terremoto: medio/alto- terremoto: medio/alto

la probabilitàla probabilità - caduta meteorite: bassissima- caduta meteorite: bassissima

- caduta grandine: alta- caduta grandine: alta

- terremoto: medio/bassa- terremoto: medio/bassa

Interventi da adottareInterventi da adottareGap AnalisysGap Analisys

Valutata l’esposizioneValutata l’esposizione rischio si deve intervenire laddove sono superati i limiti di rischio si deve intervenire laddove sono superati i limiti di accettabilitàaccettabilità

Si interviene nei casi di rischio alto e medioSi interviene nei casi di rischio alto e medio

Il management interviene sulla probabilità di rischio (tramite procedure/protocolli/controlli) Il management interviene sulla probabilità di rischio (tramite procedure/protocolli/controlli) essendo più difficile intervenire sull’impattoessendo più difficile intervenire sull’impatto

Matrice rilevanza/azioni di controllo dei rischi

Rischio medio(INTERVENTO)

Rischio alto(INTERVENTO)

Rischio medio(INTERVENTO)

Rischio basso

AltoImpatto

AltoBasso

Probabilità

probabilità

Interventi da adottareInterventi da adottareGap Analisys (segue)Gap Analisys (segue)

Il modo più comune di controllare il rischio consiste nell’introdurre un certo Il modo più comune di controllare il rischio consiste nell’introdurre un certo numero di numero di misuremisure di controllo volte a di controllo volte a ridurre sia la probabilità che un evento avverso possa ridurre sia la probabilità che un evento avverso possa manifestarsi, sia gli effetti negativi generati nel caso in cui il reato/illecito dovesse manifestarsi, sia gli effetti negativi generati nel caso in cui il reato/illecito dovesse effettivamente verificarsieffettivamente verificarsi..

Valutato il rischio “inerente” e quello “obiettivo” e i protocolli che sono stati individuati per Valutato il rischio “inerente” e quello “obiettivo” e i protocolli che sono stati individuati per ricondurre il valore dal rischio “inerente” a quello del rischio “obiettivo”, con unricondurre il valore dal rischio “inerente” a quello del rischio “obiettivo”, con un processo processo circolarecircolare si rimette mano a tutti i vari regolamenti e sistemi di controllo interno modificandoli si rimette mano a tutti i vari regolamenti e sistemi di controllo interno modificandoli con l’inserimento dei nuovi protocolli.con l’inserimento dei nuovi protocolli.

Il Modello Organizzativo esistente (“as is”) si trasforma nel Modello di riferimento Il Modello Organizzativo esistente (“as is”) si trasforma nel Modello di riferimento a tendere (“to be”).a tendere (“to be”).

3. RISK RESPONCE

individuazione delleindividuazione delle attivitàattività nel cui ambito possono essere commessi i reati;nel cui ambito possono essere commessi i reati; previsione diprevisione di specifici protocollispecifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione diretti a programmare la formazione e l’attuazione

delle decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire;delle decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire; individuazione diindividuazione di modalità di gestione delle risorse finanziariemodalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire il idonee ad impedire il

compimento dei reati.compimento dei reati.

Inoltre si richiedono:Inoltre si richiedono:

introduzione di unintroduzione di un sistema disciplinaresistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello;misure indicate nel Modello;

predisposizione di un Codice Eticopredisposizione di un Codice Etico che presieda norme generali di comportamento in che presieda norme generali di comportamento in relazione ai reati ipotizzati;relazione ai reati ipotizzati;

verifica periodica del Modelloverifica periodica del Modello e sua eventuale revisione;e sua eventuale revisione; comunicazione al personale e sua formazionecomunicazione al personale e sua formazione non solo con riferimento al Codice non solo con riferimento al Codice

Etico, ma al Modello nel suo complesso;Etico, ma al Modello nel suo complesso; nomina di uno specifico Organismo di Vigilanza dell’Entenomina di uno specifico Organismo di Vigilanza dell’Ente, dotato di autonomi , dotato di autonomi

poteri di iniziativa e controllo;poteri di iniziativa e controllo; previsione diprevisione di obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputatoobblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a a

vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli.vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli.52

Interventi da adottareInterventi da adottareRiassumendo i cardini del Modello sono:Riassumendo i cardini del Modello sono:

L’individuazione dei protocolli è richiesta dalla norma;L’individuazione dei protocolli è richiesta dalla norma;

può essere difficile rintracciare l’esistenza del protocollo nell’ambito delle procedure può essere difficile rintracciare l’esistenza del protocollo nell’ambito delle procedure operative e/o mansionari;operative e/o mansionari;

i Modelli più evoluti esplicitano in un un’apposita sezione (parte speciale) quali sono i i Modelli più evoluti esplicitano in un un’apposita sezione (parte speciale) quali sono i protocolli che vengono utilizzati nell’ambito dei diversi processi ed in funzione dei diversi protocolli che vengono utilizzati nell’ambito dei diversi processi ed in funzione dei diversi reati.reati.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sui protocolliFocus sui protocolli

I protocolli sono un insieme di principi e procedure volte a prevenire la commissione di uno I protocolli sono un insieme di principi e procedure volte a prevenire la commissione di uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001;dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001;

i principi di controllo sono il punto di riferimento per l’implementazione delle singole i principi di controllo sono il punto di riferimento per l’implementazione delle singole procedure, dei mansionari e delle deleghe;procedure, dei mansionari e delle deleghe;

in particolare, le Linee Guida di Confindustria individuano tre principi di controllo in particolare, le Linee Guida di Confindustria individuano tre principi di controllo fondamentali:fondamentali:

principio della tracciabilità,principio della tracciabilità, in base al quale in base al quale ““ogni operazione, transazione, azione ogni operazione, transazione, azione deve essere: verificabile, documentata, coerente e congruadeve essere: verificabile, documentata, coerente e congrua”. Ciò significa che ”. Ciò significa che ogni iniziativa dovrà essere caratterizzata da un adeguato supporto documentale che ogni iniziativa dovrà essere caratterizzata da un adeguato supporto documentale che favorisca i controlli e garantisca l’opportuna evidenza delle operazioni;favorisca i controlli e garantisca l’opportuna evidenza delle operazioni;

principio della segregazione delle attivitàprincipio della segregazione delle attività, che afferma che, che afferma che ““nessuno può gestire in nessuno può gestire in autonomia un intero processoautonomia un intero processo”: le attività di cui esso si compone, infatti, non ”: le attività di cui esso si compone, infatti, non devono essere interamente assegnate allo stesso soggetto, ma suddivise tra più devono essere interamente assegnate allo stesso soggetto, ma suddivise tra più attori. In base a tale principio, dunque, è opportuno strutturare le procedure aziendali attori. In base a tale principio, dunque, è opportuno strutturare le procedure aziendali in modo tale da garantire la separazioni tra le fasi di decisione, autorizzazione, in modo tale da garantire la separazioni tra le fasi di decisione, autorizzazione, esecuzione, registrazione e controllo delle operazioni riguardanti le attività aziendali e, esecuzione, registrazione e controllo delle operazioni riguardanti le attività aziendali e, più specificatamente, quelle ritenute sensibili, ovvero soggette ad un rischio reato;più specificatamente, quelle ritenute sensibili, ovvero soggette ad un rischio reato;

principio della supervisioneprincipio della supervisione, che riguarda principalmente, che riguarda principalmente l’l’Organismo di VigilanzaOrganismo di Vigilanza:: la sua attività di supervisione e l’effettuazione delle verifiche di sua competenza deve la sua attività di supervisione e l’effettuazione delle verifiche di sua competenza deve essere documentata ed attestata dal sistema di controllo.essere documentata ed attestata dal sistema di controllo.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sui protocolli (segue)Focus sui protocolli (segue)

Poteri di gestione di deleghe e firmaPoteri di gestione di deleghe e firmaLa progettazione di un Modello richiede l’individuazione dei soggetti che a vario titolo sono La progettazione di un Modello richiede l’individuazione dei soggetti che a vario titolo sono coinvolti nella gestione aziendale, nonché la corretta attribuzione dei poteri di gestione e dei coinvolti nella gestione aziendale, nonché la corretta attribuzione dei poteri di gestione e dei poteri di firma (la struttura organizzativa).poteri di firma (la struttura organizzativa).A tal fine, è necessario, attribuire ruoli e responsabilità ai vertici aziendali, determinando, in A tal fine, è necessario, attribuire ruoli e responsabilità ai vertici aziendali, determinando, in particolare:particolare:

quali soggetti hanno poteri gestionali;quali soggetti hanno poteri gestionali;

per quali tipologie di attività;per quali tipologie di attività;

per quale importo;per quale importo;

con quali poteri di rappresentanza (firma).con quali poteri di rappresentanza (firma).

Riassumendo, un’efficace struttura organizzativa deve:Riassumendo, un’efficace struttura organizzativa deve:

consentire una chiara e definita suddivisione dei compiti e responsabilità tra coloro che consentire una chiara e definita suddivisione dei compiti e responsabilità tra coloro che operano operano nell’organizzazione, evitando assolutamente i vuoti di potere e quanto più possibile nell’organizzazione, evitando assolutamente i vuoti di potere e quanto più possibile eventuali eventuali sovrapposizioni di ruoli e competenze;sovrapposizioni di ruoli e competenze;

evitare di concentrare troppi poteri decisionali in capo a pochi individui e ricercare quanto evitare di concentrare troppi poteri decisionali in capo a pochi individui e ricercare quanto più possibile più possibile una segregazione dei poteri per ciascuna funzione aziendale;una segregazione dei poteri per ciascuna funzione aziendale;

garantire con una specifica funzione di sorveglianza affinchè quanto progettato sia garantire con una specifica funzione di sorveglianza affinchè quanto progettato sia effettivamente e effettivamente e concretamente attuato;concretamente attuato;

attribuire le deleghe di potere di gestione e di rappresentanza in modo formalmente attribuire le deleghe di potere di gestione e di rappresentanza in modo formalmente corretto (delibere corretto (delibere organo amministrativo, compensi, lettere di incarico, accettazioni, etc.).organo amministrativo, compensi, lettere di incarico, accettazioni, etc.). 55

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sui protocolli (segue)Focus sui protocolli (segue)

E’ obbligo dell’Ente:E’ obbligo dell’Ente:

porre in essere laporre in essere la formazione del personaleformazione del personale e lae la divulgazione del Modellodivulgazione del Modello a tutti a tutti coloro che operano nell’ambito dell’organizzazione;coloro che operano nell’ambito dell’organizzazione;

la formazione dei membri dell’organo amministrativo, del collegio sindacale, dell’Organismo la formazione dei membri dell’organo amministrativo, del collegio sindacale, dell’Organismo di Vigilanza, dei responsabili di funzione e stabilimento (di Vigilanza, dei responsabili di funzione e stabilimento (gestita direttamente gestita direttamente dall’’Organismo di Vigilanzadall’’Organismo di Vigilanza)); la formazione del personale (di competenza del; la formazione del personale (di competenza del responsabile delle Risorse Umaneresponsabile delle Risorse Umane in stretta cooperazione con l’Organismo di Vigilanza);in stretta cooperazione con l’Organismo di Vigilanza);

ConsegnareConsegnare il Modello ai dipendenti, collaboratori e soggetti con i quali l’Ente è in il Modello ai dipendenti, collaboratori e soggetti con i quali l’Ente è in relazione d’affari (con esclusione delle parti riguardanti la mappatura e la valutazione del relazione d’affari (con esclusione delle parti riguardanti la mappatura e la valutazione del rischio);rischio);

Pubblicare sul sito aziendalePubblicare sul sito aziendale il Modello (con esclusione delle parti riguardanti la il Modello (con esclusione delle parti riguardanti la mappatura e la valutazione del rischio e per le quali è consigliabile mantenere la mappatura e la valutazione del rischio e per le quali è consigliabile mantenere la riservatezza);riservatezza);

prevedere specificheprevedere specifiche sessioni di formazionesessioni di formazione per i responsabili aziendali ed altre per tutto per i responsabili aziendali ed altre per tutto il personale.il personale.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus su comunicazioni al personale e sua formazioneFocus su comunicazioni al personale e sua formazione

ilil messaggio fondamentalemessaggio fondamentale che il Modello deve dare è:che il Modello deve dare è:

un determinato tipo di comportamento in violazione delle procedure stabilite può dare un determinato tipo di comportamento in violazione delle procedure stabilite può dare luogo aluogo a sanzioni disciplinarisanzioni disciplinari da parte della società, oltre che, ad un illecito da parte della società, oltre che, ad un illecito perseguibile in sede giudiziaria;perseguibile in sede giudiziaria;

forme di comportamento devianti dalle procedureforme di comportamento devianti dalle procedure sono fortemente condannate sono fortemente condannate dall’Entedall’Ente, in quanto, ancorché apparentemente a vantaggio dello stesso, sono in , in quanto, ancorché apparentemente a vantaggio dello stesso, sono in contrasto con i principi giuridici e con il modo di operare che si reputa corretto e contrasto con i principi giuridici e con il modo di operare che si reputa corretto e rispondente ai suoi valori etici.rispondente ai suoi valori etici.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus su comunicazioni al personale e sua formaFocus su comunicazioni al personale e sua formazione zione

(segue)(segue)

La mappatura secondo la normativa e giurisprudenza 231 deve rispettare specifiche La mappatura secondo la normativa e giurisprudenza 231 deve rispettare specifiche caratteristiche:caratteristiche:

a) - individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati;a) - individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati;

- il livello di analiticità è di area aziendale e di singola attività;- il livello di analiticità è di area aziendale e di singola attività;

- il livello di analiticità è di singolo reato;- il livello di analiticità è di singolo reato;

- l’incrocio tra singole attività e singolo reato da luogo ad un numero di combinazioni - l’incrocio tra singole attività e singolo reato da luogo ad un numero di combinazioni elevatissimo;elevatissimo;

- per evitare ciò si possono trascurare i reati ritenuti improbabili ed escluderli dal Modello;- per evitare ciò si possono trascurare i reati ritenuti improbabili ed escluderli dal Modello;

b) - per ogni combinazione di attività si deve esplicitare la modalità con la quale il reato b) - per ogni combinazione di attività si deve esplicitare la modalità con la quale il reato potrebbe realizzarsi;potrebbe realizzarsi;

- ciò in effetti consente di:- ciò in effetti consente di:

i) provare che la valutazione (risk assessment) è stata reale e non fittizia;i) provare che la valutazione (risk assessment) è stata reale e non fittizia;

ii) individuare modalità operative realmente efficaci per limitare il rischio (risk ii) individuare modalità operative realmente efficaci per limitare il rischio (risk management);management);

iii) tradurre il tutto in istruzioni operative (procedure operative e/o mansionari).iii) tradurre il tutto in istruzioni operative (procedure operative e/o mansionari).

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus su mappatura del rischioFocus su mappatura del rischio

- Il Modello in senso lato è costituito dal sistema di controllo è quindi da: istruzioni, - Il Modello in senso lato è costituito dal sistema di controllo è quindi da: istruzioni, mansionari, organigrammi, report, deleghe e procedure;mansionari, organigrammi, report, deleghe e procedure;

- Tutto ciò non è comprimibile in un unico documento cartaceo;- Tutto ciò non è comprimibile in un unico documento cartaceo;

- E’ prassi considerare come modello una sintesi costituita da:- E’ prassi considerare come modello una sintesi costituita da:

- parte generale: analisi del D. Lgs. 231/01;- parte generale: analisi del D. Lgs. 231/01;

- parte speciale: elenco dei reati;- parte speciale: elenco dei reati;

- parte speciale: mappatura del rischio;- parte speciale: mappatura del rischio;

- parte speciale: valutazione del rischio;- parte speciale: valutazione del rischio;

- parte speciale: protocolli;- parte speciale: protocolli;

- parte speciale: sistema sanzionatorio;- parte speciale: sistema sanzionatorio;

- parte speciale: codice etico.- parte speciale: codice etico.

- Vantaggi di questa impostazione sono molteplici:- Vantaggi di questa impostazione sono molteplici:

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sul Modello di SintesiFocus sul Modello di Sintesi

a)a) procedure operative, mansionari, etc. sottoposte a continue modifiche non entrano in un procedure operative, mansionari, etc. sottoposte a continue modifiche non entrano in un documento che richiede per essere modificato l’intervento dell’organo amministrativo;documento che richiede per essere modificato l’intervento dell’organo amministrativo;

b)b) le parti speciali possono essere modificate singolarmente semplificando la gestione delle le parti speciali possono essere modificate singolarmente semplificando la gestione delle delibere dell’organo amministrativo;delibere dell’organo amministrativo;

c)c) le parti speciale di natura “sensibile” (mappatura e valutazione del rischio) possono le parti speciale di natura “sensibile” (mappatura e valutazione del rischio) possono essere facilmente isolate e non pubblicate insieme al resto del Modello. essere facilmente isolate e non pubblicate insieme al resto del Modello.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sul Modello di Sintesi (segue)Focus sul Modello di Sintesi (segue)

Il Modello viene adottato con delibera dell’organo amministrativo.Il Modello viene adottato con delibera dell’organo amministrativo. Deve essere contestualmente nominato l’Odv (altrimenti non si da luogo Deve essere contestualmente nominato l’Odv (altrimenti non si da luogo

all’effetto esonerativo).all’effetto esonerativo). Se non esisteva precedentemente una delibera degli incarichi funzionali dei Se non esisteva precedentemente una delibera degli incarichi funzionali dei

soggetti apicali è bene provvedere, almeno per le principali funzioni:soggetti apicali è bene provvedere, almeno per le principali funzioni:

• responsabile amministrativo;responsabile amministrativo;

• responsabile di produzione;responsabile di produzione;

• responsabile risorse umane;responsabile risorse umane;

• responsabile sicurezza sul lavoro;responsabile sicurezza sul lavoro;

• responsabile privacy;responsabile privacy;

• responsabile sistemi informativi;responsabile sistemi informativi;

• amministratore di sistema.amministratore di sistema.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sull’adozione del ModelloFocus sull’adozione del Modello

Il Modello dovrà essere modificato in tutti questi casi:Il Modello dovrà essere modificato in tutti questi casi: introduzione di nuovi reati presupposto;introduzione di nuovi reati presupposto; variazione del sistema organizzativo;variazione del sistema organizzativo; fatti che comportino una variazione nella valutazione del rischio;fatti che comportino una variazione nella valutazione del rischio; modifiche del sistema sanzionatorio o del Codice Etico;modifiche del sistema sanzionatorio o del Codice Etico; evoluzione giurisprudenziale che renda opportuna una ridefinizione di certi aspetti, evoluzione giurisprudenziale che renda opportuna una ridefinizione di certi aspetti,

come è avvenuto ad esempio per la mappatura.come è avvenuto ad esempio per la mappatura.

Interventi da adottareInterventi da adottareFocus sulla manutenzione del ModelloFocus sulla manutenzione del Modello

Modena

20 gennaio 2014

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di Vigilanza

Autonomia:Autonomia:

L’OdV deve essere dotato di L’OdV deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controlloautonomi poteri di iniziativa e di controllo, deve , deve essereessere indipendenteindipendente cioè estraneo ad ogni forma d’interferenza e pressione da cioè estraneo ad ogni forma d’interferenza e pressione da parte del management, non deve essere coinvolto in alcun modo nell’esercizio di parte del management, non deve essere coinvolto in alcun modo nell’esercizio di attività operative, né partecipe di decisioni gestorie; deve inoltre poterattività operative, né partecipe di decisioni gestorie; deve inoltre poter autodeterminare le proprie regoleautodeterminare le proprie regole comportamentali o procedurali e gestire in comportamentali o procedurali e gestire in proprio unproprio un congruo budget di risorsecongruo budget di risorse (previa delibera della società). (previa delibera della società).

E’ relativa alla posizione occupata e quindi alla disponibilità degli strumenti per E’ relativa alla posizione occupata e quindi alla disponibilità degli strumenti per effettuare il controllo.effettuare il controllo.

Confindustria: Confindustria: ”… la posizione dell’OdV nell’ambito dell’ente deve garantire ”… la posizione dell’OdV nell’ambito dell’ente deve garantire l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o di l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o di condizionamento da parte di qualunque componente dell’ente (ed in particolare condizionamento da parte di qualunque componente dell’ente (ed in particolare dell’organo dirigente). Tali requisiti sembrano assicurati dall’inserimento dell’organo dirigente). Tali requisiti sembrano assicurati dall’inserimento dell’Organismo di Vigilanza come unità di staff in una posizione gerarchica elevata, dell’Organismo di Vigilanza come unità di staff in una posizione gerarchica elevata, prevedendo il “riporto” al massimo vertice operativo aziendale ovvero al Consiglio di prevedendo il “riporto” al massimo vertice operativo aziendale ovvero al Consiglio di Amministrazione nel suo complesso …”Amministrazione nel suo complesso …”

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaPrincipali caratteristichePrincipali caratteristiche

Indipendenza Indipendenza (composizione mista OdV interna – esterna):(composizione mista OdV interna – esterna):

1.1. Indipendenza nel complesso dell’OdV, ovvero nella maggioranza dei membriIndipendenza nel complesso dell’OdV, ovvero nella maggioranza dei membri

2.2. Così si concilia continuità e professionalitàCosì si concilia continuità e professionalità

3.3. Sono ammessi i Sindaci, Amministratori senza delega e Responsabile internal Sono ammessi i Sindaci, Amministratori senza delega e Responsabile internal auditing (che risponda direttamente al Presidente della Società) auditing (che risponda direttamente al Presidente della Società)

E’ relativa alla relazione psicologica che si instaura tra controllante e controllato che E’ relativa alla relazione psicologica che si instaura tra controllante e controllato che deve essere priva di sudditanza e/o interferenzadeve essere priva di sudditanza e/o interferenza

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaPrincipali caratteristichePrincipali caratteristiche

Natura:Natura:

Nella Relazione accompagnatoria al Decreto è disposto che l’OdV debba essere “interno” alla Nella Relazione accompagnatoria al Decreto è disposto che l’OdV debba essere “interno” alla società (per evitare di utilizzare organismi compiacenti e per fondare una vera e propria colpa società (per evitare di utilizzare organismi compiacenti e per fondare una vera e propria colpa dell’ente) e specificamente preposto a questi compiti. L’OdV deve quindi essere un organo dell’ente) e specificamente preposto a questi compiti. L’OdV deve quindi essere un organo indipendente, collocato al vertice della linea di comando, le cui scelte non siano sindacabili indipendente, collocato al vertice della linea di comando, le cui scelte non siano sindacabili

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaPrincipali caratteristiche (segue)Principali caratteristiche (segue)

Professionalità ed onorabilità:Professionalità ed onorabilità:

L’OdV deve essereL’OdV deve essere professionalmente capace ed affidabile, dotato di competenze ed professionalmente capace ed affidabile, dotato di competenze ed esperienze multidisciplinariesperienze multidisciplinari (di natura societaria, penale, procedurale, civile ed (di natura societaria, penale, procedurale, civile ed amministrativa) e delle cognizioni tecniche necessarie ad assicurare un corretto ed efficace amministrativa) e delle cognizioni tecniche necessarie ad assicurare un corretto ed efficace esercizio delle funzioni che è chiamato ad esercitare. esercizio delle funzioni che è chiamato ad esercitare.

Nello specifico si evidenziano:Nello specifico si evidenziano:

1.1. controllo di gestionecontrollo di gestione

2.2. analisi dei sistemianalisi dei sistemi

3.3. specializzazione giuridica (penalistica)specializzazione giuridica (penalistica)

4.4. sicurezza sul lavorosicurezza sul lavoro

L’OdV non deve avere competenze specifiche in tutte le aree aziendali, ma deve essere in L’OdV non deve avere competenze specifiche in tutte le aree aziendali, ma deve essere in grado di interpretare i flussi informativi anche, nel caso, con l’aiuto di consulenti esterni.grado di interpretare i flussi informativi anche, nel caso, con l’aiuto di consulenti esterni.

Continuità d’azione:Continuità d’azione:

L’OdV deve operareL’OdV deve operare senza soluzione di continuitàsenza soluzione di continuità, , vale a dire con un impegno anche non vale a dire con un impegno anche non esclusivo, ma prevalente ed idoneo comunque ad assolvere con continuità, efficienza e esclusivo, ma prevalente ed idoneo comunque ad assolvere con continuità, efficienza e presenza i diversi compiti ad esso affidati. Questo requisito è anche fattore discriminante per presenza i diversi compiti ad esso affidati. Questo requisito è anche fattore discriminante per valutare se utilizzare, o meno, un organo sociale/funzione aziendale preesistente.valutare se utilizzare, o meno, un organo sociale/funzione aziendale preesistente.

Non viene stabilito unNon viene stabilito un numero minimo di riunioninumero minimo di riunioni come nel caso del Collegio Sindacale.come nel caso del Collegio Sindacale.

CONTINUITA’ DI AZIONE CONTINUITA’ DI AZIONE Confindustria: struttura dedicata esclusivamente ed Confindustria: struttura dedicata esclusivamente ed a tempo a tempo pieno all’attività di vigilanza sul Modello pieno all’attività di vigilanza sul Modello

CNDC: la continuità è assicurata da un sistema CNDC: la continuità è assicurata da un sistema efficiente diefficiente di

flussi informativiflussi informativi

La delibera dell’organo amministrativo che nomina l’OdV deve prevedere:La delibera dell’organo amministrativo che nomina l’OdV deve prevedere: i requisiti professionali dei componenti;i requisiti professionali dei componenti; la durata in carica;la durata in carica; l’indicazione del Presidente;l’indicazione del Presidente; il compenso;il compenso; il budget.il budget.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaNominaNomina

La nomina: spetta all’Organo Amministrativo e non all’Assemblea in quanto l’adozione del La nomina: spetta all’Organo Amministrativo e non all’Assemblea in quanto l’adozione del Modello è un atto di indirizzo gestionaleModello è un atto di indirizzo gestionale

La durata: normalmente tre anni, ma non c’è una prescrizione normativa in questo senso. La durata: normalmente tre anni, ma non c’è una prescrizione normativa in questo senso. L’incarico è rinnovabileL’incarico è rinnovabile

I compensi: essi sono dovuti. Anche il dipendente / consigliere dovrebbe essere I compensi: essi sono dovuti. Anche il dipendente / consigliere dovrebbe essere specificatamente retribuitospecificatamente retribuito

il compenso va quantificato in funzione di:il compenso va quantificato in funzione di: valutazione iniziale del rischio, in quanto più elevato è il rischio di comportamenti valutazione iniziale del rischio, in quanto più elevato è il rischio di comportamenti

illeciti, maggiori sono le attività che il componente dell’OdV è tenuto a porre in illeciti, maggiori sono le attività che il componente dell’OdV è tenuto a porre in essere;essere;

validità del Modello adottato poiché, se il Modello è valido, l’OdV dovrà:validità del Modello adottato poiché, se il Modello è valido, l’OdV dovrà: vigilare sulla rispondenza tra quanto previsto dal Modello ed i comportamenti vigilare sulla rispondenza tra quanto previsto dal Modello ed i comportamenti

concretamente tenuti dai soggetti obbligati al rispetto dello stesso;concretamente tenuti dai soggetti obbligati al rispetto dello stesso; valutare la capacità del Modello a prevenire i comportamenti illeciti;valutare la capacità del Modello a prevenire i comportamenti illeciti; monitorarlo anche nel tempo e verificando che esso mantenga i requisiti di monitorarlo anche nel tempo e verificando che esso mantenga i requisiti di

validità.validità.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaNominaNomina

Interna / esternaInterna / esterna

Monocratica / plurisoggettiva Monocratica / plurisoggettiva

Sovrapposizione con altri organiSovrapposizione con altri organi

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaComposizioneComposizione

Sovrapposizione con organi interni:Sovrapposizione con organi interni:

* Linee guida Confindustria e circolare della GdF non lo ammettono, ma sono state scritte * Linee guida Confindustria e circolare della GdF non lo ammettono, ma sono state scritte

prima dell’emanazione della L. 183/2011prima dell’emanazione della L. 183/2011 72

ORGANI INTERNI POSSIBILE INSEDIAMENTO ODV

Collegio Sindacale* SI

Comitato per il Controllo Interno SI

Revisore legale dei conti NO

Amministratori indipendenti SI

Internal audit SI

Risk management NO

Funzione compliance NO

Responsabile Amm.vo, risorse umane, Rspp

Responsabile legale SI

Chiarimento per Collegio SindacaleChiarimento per Collegio Sindacale

Art 6 co. 4 – bis D. Lgs. 231/2001 (art. 14 L. 183/2011)Art 6 co. 4 – bis D. Lgs. 231/2001 (art. 14 L. 183/2011)

““Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza ed il comitato per il Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza ed il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al comma 1, lettera b)”comma 1, lettera b)”

Enti di piccole dimensioni (art. 6 co. 4)Enti di piccole dimensioni (art. 6 co. 4) Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell’OdV possono essere svolti direttamente Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell’OdV possono essere svolti direttamente dall’organo dirigentedall’organo dirigente Soluzioni per molti aspetti sconsigliabili (linee guida assobiomedica)Soluzioni per molti aspetti sconsigliabili (linee guida assobiomedica)

si può integrare con almeno un organo esterno (assobiomedica)si può integrare con almeno un organo esterno (assobiomedica) l’OdV monocratico si fa predisporre i report da consulenti esterni (confindustria)l’OdV monocratico si fa predisporre i report da consulenti esterni (confindustria)

Quando l’ente è di piccole dimensioni?Quando l’ente è di piccole dimensioni? nessun criterio dalla normativanessun criterio dalla normativa Confindustria: - numero dipendenti Confindustria: - numero dipendenti < 49 unità< 49 unità

- fatturato ultimo bilancio - fatturato ultimo bilancio < 10 mln< 10 mln dottrina: criterio basato sull’analisi organizzativa interna che sia riscontrata l’assenza dottrina: criterio basato sull’analisi organizzativa interna che sia riscontrata l’assenza

di pluralità di centri gestionali autonomidi pluralità di centri gestionali autonomi73

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaComposizioneComposizione

Commissione Europea

Subito dopo la nomina e la conseguente accettazione scritta, l’OdV deve riunirsi in una prima Subito dopo la nomina e la conseguente accettazione scritta, l’OdV deve riunirsi in una prima riunione per definire:riunione per definire: il proprio regolamento interno che andrà portato poi a conoscenza dell’organo il proprio regolamento interno che andrà portato poi a conoscenza dell’organo amministrativo e del collegio sindacale;amministrativo e del collegio sindacale; il piano dei controlli che andrà portato a conoscenza dell’organo amministrativo, del il piano dei controlli che andrà portato a conoscenza dell’organo amministrativo, del Collegio Sindacale e delle funzioni aziendali interessate;Collegio Sindacale e delle funzioni aziendali interessate; un indirizzo mail protetto da password riservata per le comunicazione da parte di chiunque un indirizzo mail protetto da password riservata per le comunicazione da parte di chiunque all’OdV e la sua divulgazione a tutti i dipendenti.all’OdV e la sua divulgazione a tutti i dipendenti.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaInsediamentoInsediamento

Il regolamento interno dell’OdV deve contenere le regole interne di funzionamento, ad Il regolamento interno dell’OdV deve contenere le regole interne di funzionamento, ad esempio:esempio: modalità di convocazione;modalità di convocazione; tempificazione dell’attività;tempificazione dell’attività; modalità di comunicazione con gli organi istituzionali;modalità di comunicazione con gli organi istituzionali; modalità di tenuta dei propri verbali;modalità di tenuta dei propri verbali; poteri dell’OdV;poteri dell’OdV; doveri dell’OdV.doveri dell’OdV.

Il Modello nella parte generale e nel Codice Etico può avere già assunto delle direttive: ad Il Modello nella parte generale e nel Codice Etico può avere già assunto delle direttive: ad esempio stabilire che l’OdV debba relazionare semestralmente all’organo amministrativo esempio stabilire che l’OdV debba relazionare semestralmente all’organo amministrativo piuttosto che al Presidente della Società, oppure stabilire altri obblighi di comunicazione o di piuttosto che al Presidente della Società, oppure stabilire altri obblighi di comunicazione o di incontro con altri organi o con il collegio sindacale.incontro con altri organi o con il collegio sindacale.

In questi casi il Regolamento dell’OdV dovrà tenere conto di questi indirizzi e quindi lo stesso In questi casi il Regolamento dell’OdV dovrà tenere conto di questi indirizzi e quindi lo stesso deve essere redatto in modo tale che sia coerente con la normativa interna aziendale.deve essere redatto in modo tale che sia coerente con la normativa interna aziendale.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaIl regolamento dell’OdVIl regolamento dell’OdV

Attività di vigilanza e controllo:Attività di vigilanza e controllo:

Funzione primaria dell’OdV è quella diFunzione primaria dell’OdV è quella di vigilare sull’attuazione e la corretta applicazione del Modello curandone l’aggiornamento e gli adattamenti necessari o utili..

In sostanza l’Organismo deve verificare la In sostanza l’Organismo deve verificare la coerenza tra i comportamenti aziendali concreti tra i comportamenti aziendali concreti ed il Modello predisposto, analizzandone la solidità e la funzionalità garantendone l’ed il Modello predisposto, analizzandone la solidità e la funzionalità garantendone l’idoneità a prevenire fattispecie di rischio, anche di nuova insorgenza. Deve inoltre controllare a prevenire fattispecie di rischio, anche di nuova insorgenza. Deve inoltre controllare periodicamente le singole aree valutate come “sensibili”, la corretta applicazione dei periodicamente le singole aree valutate come “sensibili”, la corretta applicazione dei protocolli e la regolare tenuta dei documenti in essi previsti. protocolli e la regolare tenuta dei documenti in essi previsti.

Adattamento ed aggiornamento del Modello:Adattamento ed aggiornamento del Modello:

Alcuni esempi:Alcuni esempi: adattamento per variazione dell’attività o della struttura dell’Ente;adattamento per variazione dell’attività o della struttura dell’Ente; adattamento in sede di intervento correttivo dopo aver rilevato un mal funzionamento del adattamento in sede di intervento correttivo dopo aver rilevato un mal funzionamento del

Modello;Modello; aggiornamento legato ad integrazioni della normativa di riferimento (D. Lgs. 231 o materie aggiornamento legato ad integrazioni della normativa di riferimento (D. Lgs. 231 o materie

correlate).correlate).

La competenza a deliberare le modifiche del Modello spettaLa competenza a deliberare le modifiche del Modello spetta all’organo amministrativoall’organo amministrativo, a , a cui l’OdV propone le variazioni da apportare.cui l’OdV propone le variazioni da apportare.

1. PROCESS ASSESSMENT: Analisi aziendale tramite intervista

2. RISK ASSESSMENT: - Risk Assessment - Rischio Inerente - Gap Analisys - Rischio Accettabile - Protocolli Esistenti - Procedure operative esistenti - Mansionari esistenti

3. RISK RESPONSE - Nuovi protocolli- Nuove procedure operative- Nuovi mansionari

4. MAPPATURA PROCESSI RISCHIO: - Processi - Descrizioni del processo - Strutture Coinvolte - Principi organizzativi e di controllo (Protocolli) - Principi di comportamento (Codice Etico) - Espressione numerica del rischio

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaModalità di vigilanzaModalità di vigilanza

E’ quella di ripercorrere i medesimi passaggi logici che hanno portato alla predisposizione del Modello

L’OdV svolge principalmente il proprio lavoro basandosi sulle informazioni messe a L’OdV svolge principalmente il proprio lavoro basandosi sulle informazioni messe a disposizione dalla struttura aziendale ed in particolare disposizione dalla struttura aziendale ed in particolare sulle informazioni e segnalazioni sulle informazioni e segnalazioni di anomalie e criticità sui rischi di illecitodi anomalie e criticità sui rischi di illecito

La società che abbia adottato il Modello si impegna a svolgere un’attività permanente di La società che abbia adottato il Modello si impegna a svolgere un’attività permanente di controllo del rispetto del Modello e di informarne l’OdVcontrollo del rispetto del Modello e di informarne l’OdV

La sorveglianza ed il controllo dell’OdV sono pertanto di La sorveglianza ed il controllo dell’OdV sono pertanto di 2° livello 2° livello in quanto basati in quanto basati sull’informativa ricevuta dalle funzioni aziendalisull’informativa ricevuta dalle funzioni aziendali

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaFlussi informativiFlussi informativi

l’OdV devel’OdV deve essere costantemente informatoessere costantemente informato di quanto accade nell’azienda e di ogni di quanto accade nell’azienda e di ogni altro aspetto di rilievo, sia gestionale che operativo (reporting interno, documentazione altro aspetto di rilievo, sia gestionale che operativo (reporting interno, documentazione utile, note dell’organismo dirigente, comunicazioni esterne/interne connesse a qualsiasi utile, note dell’organismo dirigente, comunicazioni esterne/interne connesse a qualsiasi fattispecie di reato contemplato dal Modello, etc.);fattispecie di reato contemplato dal Modello, etc.);

l’OdV dovrà a sua voltal’OdV dovrà a sua volta relazionarsi costantemente con dirigenti e gli organi di relazionarsi costantemente con dirigenti e gli organi di controllocontrollo per indirizzarne l’azione e sollecitarne reazioni, nell’ambito delle rispettive per indirizzarne l’azione e sollecitarne reazioni, nell’ambito delle rispettive competenze.competenze.

Flussi informativiFlussi informativi

Per agevolare l’attività di controllo e di vigilanza dell’OdV devono essere attivati e garantitiPer agevolare l’attività di controllo e di vigilanza dell’OdV devono essere attivati e garantiti flussi informativi bi-direzionaliflussi informativi bi-direzionali::

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaFlussi informativiFlussi informativi

L’ente in caso di compimento di reati potrebbe trovarsi nella condizione di dimostrare che:L’ente in caso di compimento di reati potrebbe trovarsi nella condizione di dimostrare che: non vi è stata omessa o insufficienza vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanzanon vi è stata omessa o insufficienza vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza

Ne discende la necessità di dovere dare prova “ex post”, anche molti anni dopo che è stata Ne discende la necessità di dovere dare prova “ex post”, anche molti anni dopo che è stata effettuata l’attività, della esecuzione dell’attività di vigilanzaeffettuata l’attività, della esecuzione dell’attività di vigilanza

La circolare CNDCEC settembre 2012 chiarisce che l’OdV deve:La circolare CNDCEC settembre 2012 chiarisce che l’OdV deve: garantire che ogni attività sia documentata per iscritto ed ogni riunione o ispezione cui garantire che ogni attività sia documentata per iscritto ed ogni riunione o ispezione cui

esso partecipi venga opportunamente verbalizzata;esso partecipi venga opportunamente verbalizzata; adottare sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) adottare sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica)

ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte dei membri dell’OdV;ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte dei membri dell’OdV; garantire che gli archivi elettronici e cartacei abbiano caratteristiche di completezza, garantire che gli archivi elettronici e cartacei abbiano caratteristiche di completezza,

inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguata al raggiungimento dello inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguata al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste.scopo di verifica per cui sono richieste.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaVerbalizzazione e tracciabilità delle attivitàVerbalizzazione e tracciabilità delle attività

La circolare GdF 83607/2012 ricorda ad esempio che: “è necessario che l’OdV provveda a La circolare GdF 83607/2012 ricorda ad esempio che: “è necessario che l’OdV provveda a documentare lo svolgimento dei suoi compiti, Infatti l’attività di documentazione, da svolgersi documentare lo svolgimento dei suoi compiti, Infatti l’attività di documentazione, da svolgersi in modo sintetico, chiaro, approfondito ed obiettivo non deve essere sottovalutata né in modo sintetico, chiaro, approfondito ed obiettivo non deve essere sottovalutata né considerata come un aggravio burocratico- amministrativo da parte dei sui componenti posto considerata come un aggravio burocratico- amministrativo da parte dei sui componenti posto che:che:

dai documenti si può evincere la “sufficiente vigilanza” ;dai documenti si può evincere la “sufficiente vigilanza” ; può essere necessario, come nel caso di successiva attività investigativa della polizia può essere necessario, come nel caso di successiva attività investigativa della polizia

giudiziaria finalizzata all’accertamento della responsabilità amministrativa dell’ente, giudiziaria finalizzata all’accertamento della responsabilità amministrativa dell’ente, ricostruire, anche ad anni di distanza, l’attività di vigilanza posta in essere dal citato ricostruire, anche ad anni di distanza, l’attività di vigilanza posta in essere dal citato organismo di controllo interno.organismo di controllo interno.

Il D. Lgs. 81/2008 (sicurezza dei lavoratori) che prescrive in modo autonomo un Modello che:Il D. Lgs. 81/2008 (sicurezza dei lavoratori) che prescrive in modo autonomo un Modello che: deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività

di cui al comma 1, tra le quali figurano le attività di vigilanza con riferimento al rispetto di cui al comma 1, tra le quali figurano le attività di vigilanza con riferimento al rispetto delle procedure e le periodiche verifiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure delle procedure e le periodiche verifiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure adottateadottate

In pratica la tracciabilità viene raggiunta con la verbalizzazione delle riunioni e delle attività In pratica la tracciabilità viene raggiunta con la verbalizzazione delle riunioni e delle attività dell’OdV. dell’OdV.

Si deve avere l’accortezza di indicare nei verbali i riferimenti spazio – temporali, le persone Si deve avere l’accortezza di indicare nei verbali i riferimenti spazio – temporali, le persone con le quali si entra in contatto e la documentazione ricevuta / esaminatacon le quali si entra in contatto e la documentazione ricevuta / esaminata

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaVerbalizzazione e tracciabilità delle attività (segue)Verbalizzazione e tracciabilità delle attività (segue)

Tra i compiti dell’OdV c’è l’obbligo di predisporre una relazione indirizzata all’organo Tra i compiti dell’OdV c’è l’obbligo di predisporre una relazione indirizzata all’organo amministrativo;amministrativo; la frequenza minima stabilita dalla legge è annuale ;la frequenza minima stabilita dalla legge è annuale ; la relazione deve indicare:la relazione deve indicare:

le attività svolte;le attività svolte; le anomalie riscontrate;le anomalie riscontrate; i suggerimenti e le raccomandazioni volte a migliorare il sistema di controllo con i suggerimenti e le raccomandazioni volte a migliorare il sistema di controllo con

particolare riferimento a:particolare riferimento a: modificare procedure operative;modificare procedure operative; creare nuove procedure operative;creare nuove procedure operative; modificare il sistema delle deleghe;modificare il sistema delle deleghe; svolgere formazione sui temi generali / specifici diretti a particolari categorie di svolgere formazione sui temi generali / specifici diretti a particolari categorie di

soggetto piuttosto che a tutti i dipendenti ed organi societari;soggetto piuttosto che a tutti i dipendenti ed organi societari; suggerire di revisionare il Modello.suggerire di revisionare il Modello.

N.B. N.B. La revisione del Modello è compito dell’organismo amministrativo che la realizza tramite i La revisione del Modello è compito dell’organismo amministrativo che la realizza tramite i collaboratori interni e consulenti esterni.collaboratori interni e consulenti esterni.L’OdV però nel suo ruolo, deve vigilare continuamente sull’”L’OdV però nel suo ruolo, deve vigilare continuamente sull’”idoneitàidoneità”” del Modello e del Modello e richiedere la modifica dello stesso non appena l’idoneità non sia riscontrata.richiedere la modifica dello stesso non appena l’idoneità non sia riscontrata.Non è opportuno che l’OdV realizzi direttamente le modifiche essendo l’organo controllore di Non è opportuno che l’OdV realizzi direttamente le modifiche essendo l’organo controllore di tale attività.tale attività.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaRelazione semestraleRelazione semestrale

Potere di autoregolamentazione:Potere di autoregolamentazione: scelta delle modalità discelta delle modalità di autoconvocazione, di deliberazione, di comunicazioneautoconvocazione, di deliberazione, di comunicazione e e

rapporto diretto con ogni funzione aziendale, di acquisizione di informazioni e rapporto diretto con ogni funzione aziendale, di acquisizione di informazioni e documentazione;documentazione;

è opportuno che adotti unè opportuno che adotti un regolamentoregolamento per il proprio funzionamento (in fase di per il proprio funzionamento (in fase di insediamento).insediamento).

Potere ispettivoPotere ispettivo (Alcuni esempi): (Alcuni esempi): verifiche obbligatorie su alcune operazioni/processiverifiche obbligatorie su alcune operazioni/processi societari significativi, societari significativi, in in

primis primis la gestione finanziaria e le operazioni di tesoreria;la gestione finanziaria e le operazioni di tesoreria; coordinamento con il collegio sindacale, con il revisore contabilecoordinamento con il collegio sindacale, con il revisore contabile (o la società (o la società

di revisione), di revisione), il comitato di controllo internoil comitato di controllo interno..

Potere sanzionatorio:Potere sanzionatorio:attivazione di procedimenti disciplinari nei confronti di chi non abbia attivazione di procedimenti disciplinari nei confronti di chi non abbia rispettato i Modelli adottati:rispettato i Modelli adottati: in caso di segnalazione o denuncia di una infrazione, l’OdV deve effettuare le in caso di segnalazione o denuncia di una infrazione, l’OdV deve effettuare le verifiche del caso, verifiche del caso, dandone conto tempestivamente agli organi aziendali deputati;dandone conto tempestivamente agli organi aziendali deputati; in caso di accertamento della violazione l’OdV, sentito l’autore ed in caso di accertamento della violazione l’OdV, sentito l’autore ed indipendentemente indipendentemente dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale, segnala dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale, segnala prontamente ed ufficialmente prontamente ed ufficialmente l’evento all’organo amministrativo, e a quello di controllo, l’evento all’organo amministrativo, e a quello di controllo, all’ufficio risorse umane evidenziando all’ufficio risorse umane evidenziando di adottare la misura sanzionatoria prevista dal di adottare la misura sanzionatoria prevista dal sistema disciplinare vigente presso l’Ente.sistema disciplinare vigente presso l’Ente.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaPoteriPoteri

Potere di spesa:Potere di spesa:

l’OdV in fase di insediamento deve essere dotato di un budget di spesa annuale da l’OdV in fase di insediamento deve essere dotato di un budget di spesa annuale da poter spendere in autonomia.poter spendere in autonomia.

Il budget serve per commissionare consulenze, check up, analisi senza dovere Il budget serve per commissionare consulenze, check up, analisi senza dovere interpellare gli organi e/o dipendenti della Società che potrebbero avere interesse interpellare gli organi e/o dipendenti della Società che potrebbero avere interesse conflittuale rispetto all’approfondimento necessarioconflittuale rispetto all’approfondimento necessario

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaPoteri (segue)Poteri (segue)

Il Modello è “Il Modello è “idoneoidoneo” non solo quando è ” non solo quando è formalmente corretto formalmente corretto ma quando è ma quando è anche”anche”sostanzialmente rispettatosostanzialmente rispettato”;”;

il Modello è un insieme di prescrizioni generali ma anche spunti che intendono il Modello è un insieme di prescrizioni generali ma anche spunti che intendono regolamentare i comportamenti umani all’interno dell’azienda;regolamentare i comportamenti umani all’interno dell’azienda;

perché le prescrizioni siano realmente rispettate devono essere:perché le prescrizioni siano realmente rispettate devono essere: diffuse;diffuse; conosciute;conosciute; comprese;comprese; accettate.accettate.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaL’attività di formazioneL’attività di formazione

la diffusione e conoscenza è assicurata mediante la diffusione e conoscenza è assicurata mediante comunicazione scritte comunicazione scritte e sottoscritte per e sottoscritte per ricevuta dai destinatari;ricevuta dai destinatari;

la comprensione ed accettazione richiede invece una vera e propria attività di crescita la comprensione ed accettazione richiede invece una vera e propria attività di crescita culturale dei destinatari, non potrà che raggiungersi con attività formative;culturale dei destinatari, non potrà che raggiungersi con attività formative;

la formazione generale (sul Modello 231 piuttosto che sul Codice Etico) deve abbinarsi a la formazione generale (sul Modello 231 piuttosto che sul Codice Etico) deve abbinarsi a quella specifica delle singole aree (prevenzione infortuni, privacy, gestione sistemi quella specifica delle singole aree (prevenzione infortuni, privacy, gestione sistemi informativi, procedure nell’ambito di attività finanziarie);informativi, procedure nell’ambito di attività finanziarie);

la formazione è un compito dell’alta direzione aziendale (risorse umane se esiste la la formazione è un compito dell’alta direzione aziendale (risorse umane se esiste la funzione) ma l’OdV deve essere particolarmente sensibile a questo aspetto richiedendola, funzione) ma l’OdV deve essere particolarmente sensibile a questo aspetto richiedendola, indirizzandola e controllandola;indirizzandola e controllandola;

è bene che la formazione coinvolga anche l’alta direzione sia attivamente che è bene che la formazione coinvolga anche l’alta direzione sia attivamente che passivamente. Nessun progetto aziendale può realizzarsi se l’alta direzione non partecipa passivamente. Nessun progetto aziendale può realizzarsi se l’alta direzione non partecipa attivamente.attivamente.

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaL’attività di formazione (segue)L’attività di formazione (segue)

E’ possibile la revoca per:E’ possibile la revoca per: venir meno del requisito di onorabilitàvenir meno del requisito di onorabilità Inadempimenti specifici nei doveri dell’Organismo di Vigilanza (condanna penale per Inadempimenti specifici nei doveri dell’Organismo di Vigilanza (condanna penale per

omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’OdV)omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’OdV)

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaRevocaRevoca

L’OdV non risponde per “reato omissivo improprio” ex art. 40 c.p. (non impedire un evento che si L’OdV non risponde per “reato omissivo improprio” ex art. 40 c.p. (non impedire un evento che si ha l’obbligo giuridico di impedire equivale a cagionarlo) in quanto l’OdV non è dotato dalla ha l’obbligo giuridico di impedire equivale a cagionarlo) in quanto l’OdV non è dotato dalla normativa di poteri impeditivinormativa di poteri impeditivi

Riguardo la sicurezza sul lavoro vi è una giurisprudenza della suprema corte di che ritiene che Riguardo la sicurezza sul lavoro vi è una giurisprudenza della suprema corte di che ritiene che l’RSPP abbia una posizione di garanzia da cui qualche autore desume anche la responsabilità l’RSPP abbia una posizione di garanzia da cui qualche autore desume anche la responsabilità penale dell’OdV dato che ha una posizione assimilabilepenale dell’OdV dato che ha una posizione assimilabile

Riguardo la normativa antiriciclaggio (art. 52 co. 1, D.Lgs. 231/2007) viene operata l’assimilazione Riguardo la normativa antiriciclaggio (art. 52 co. 1, D.Lgs. 231/2007) viene operata l’assimilazione dell’OdV al collegio sindacale, consiglio di sorveglianza, comitato di controllo di gestione. Tali dell’OdV al collegio sindacale, consiglio di sorveglianza, comitato di controllo di gestione. Tali organi assumono rilevanza esterna ed hanno l’obbligo di comunicazione alle autorità di vigilanza, organi assumono rilevanza esterna ed hanno l’obbligo di comunicazione alle autorità di vigilanza, Ministero dell’Economia, UIF. In dottrina si ritiene che tale normativa non si applica all’OdVMinistero dell’Economia, UIF. In dottrina si ritiene che tale normativa non si applica all’OdV

Il ruolo impeditivo ed il compito di garanzia potrebbero essere attribuiti dall’incarico. E’ opportuno Il ruolo impeditivo ed il compito di garanzia potrebbero essere attribuiti dall’incarico. E’ opportuno evitare che ciò avvengaevitare che ciò avvenga

Traslazione del ruolo impeditivo dall’incarico di componente del collegio sindacale all’incarico di Traslazione del ruolo impeditivo dall’incarico di componente del collegio sindacale all’incarico di componente dell’OdV in quanto cumulati in uno stesso soggetto. Si tratta di una tesi estrema ma componente dell’OdV in quanto cumulati in uno stesso soggetto. Si tratta di una tesi estrema ma che evidenzia un problema sostanziale: cioè l’apprendimento come OdV di informazioni che come che evidenzia un problema sostanziale: cioè l’apprendimento come OdV di informazioni che come componente del collegio sindacale obbligherebbero ad una condotta impeditivacomponente del collegio sindacale obbligherebbero ad una condotta impeditiva

L’Organismo di VigilanzaL’Organismo di VigilanzaResponsabilità penale dei componenti dell’OdVResponsabilità penale dei componenti dell’OdV

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