I sistemi informativi aziendali: la gestione documentale

Seminario – 1^ PARTE.

Roma2009.01.19

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Argomenti

I Sistemi Informativi & le Aziende

1. L’azienda digitale

2. I sistemi Informativi

3. L’approccio moderno ai SI

4. I SI nelle aziende

5. I Sistemi Informativi e le funzioni aziendali

6. Opportunità, sfide e soluzioni

Parte I – L’azienda digitale

Evoluzioni nella global economy e ruolo dei sistemi informativi.

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Il caso della DaimlerChrysler

La sfida: 104 fabbriche, 37 paesi, 14,000 fornitori

La soluzione: un sistema integrato per la pianificazione dei volumi che collega il lato della domanda di business con i fornitori riducendo il magazzino

Il sistema Powerway dà supporto a 3.400 fornitori nel tracciare le singole parti e le quantità, riducendo così gli errori

Il caso dà dimostrazione del possibile ruolo dell’IT nella direzione dell’eccellenza operativa, della migliore qualità del prodotto e nel rendere l’azienda più rapida nella risposta al mercato

Il caso inoltre ci aiuta a intravedere cosa stia effettivamente accadendo nel mondo nei termini della “Digital Firm”, dove l’informazione fruisce senza ostacoli tra tutti i partner di business allo scopo di ottenere una “esperienza superiore per il Cliente”.

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PERCHE’ I SISTEMI INFORMATIVI (SI) SONO IMPORTANTI

• La gestione del capitale

• Il modo con cui si fa / lavora

• La produttività

• Capacità di cogliere le opportunità strategiche a proprio vantaggio

Ci sono 4 grandi aree in cui i SI possono fare la differenza nel successo di un’organizzazione:

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• L’IT è da sola la voce del capitale di investimento più rilevante nelle economie avanzate come gli USA.

• Si stima che, nel solo 2005, circa 1.800 miliardi di US$ sono stati spesi in equipaggiamenti IT e software.

• È fondamentale che le organizzazioni sappiano come investire questo capitale in modo da massimizzarne i ritorni.

Il Capital ManagementIl Capital Management

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Investimento in conto capitale per la TecnologiaInvestimento in conto capitale per la Tecnologia

Fonte: dati dell’U.S. Department of Commerce, Economic Analysis, National Income and Product Accounts, Tavola 5.2 and 5.8, 2004.

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• Molte delle cose che oggi si fanno non sarebbero possibili senza l’uso estensivo di sistemi informativi e connesse tecnologie.

• L’Information Technology (IT):

può rendere obsolete pratiche e metodipuò accrescere il market sharepuò supportare una struttura nell’essere a livello qualitativo più

elevato e/o a ridurre i costipuò essere indispensabile per realizzare nuovi prodotti /servizi.

Il modo di lavorareIl modo di lavorare

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L’interdipendenza tra organizzazione e SIL’interdipendenza tra organizzazione e SI

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• L’IT può far crescere la produttività e l’efficienza.

• L’IT ha contribuito alla riduzione dell’inflazione diminuendo il bisogno di accrescimento della spesa in termini di nuove risorse a parità di produzione.

Questo significa poter contare sull’IT come fattore di riduzione dei costi.

• L’IT ha accresciuto la produttività dell’economia USA dell’1,3% tenendo conto solo dell’ultimo decennio.

Questo significa che l’IT è una fonte importante di efficienza per capitale e lavoro.

Produttività

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• Creare vantaggi competitivi: l’IT rende possibile sviluppare “cose” che gli altri (i “rivali”) non hanno.

• Nuovi modelli di business: Dell Computer ha creato tutto il proprio business sul vantaggio competitivo assicurato dal proprio sistema, capace di portare sulle linee industriali solo quanto ordinato (sistema del built-to-order, senza poi trovare imitatori).

Capacità di cogliere le opportunità strategiche a proprio vantaggio

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• Creare nuovi servizi: eBay ha realizzato (ed è solo tecnologia …) la piattaforma per la gestione delle aste più grande al mondo, con milioni di individui ed aziende. I competitor non sono riusciti ad imitarla con lo stesso

successo.• Differenziare sé stessi dai competitor: Amazon.com è divenuto

il negozio online di libri più importante al mondo proprio grazie alla forza del suo enorme catalogo e del proprio sistema di consigli per le singole voci.Non ha rivali quanto a dimensioni e tipologia di offerta.

Strategic Opportunity & Advantage:

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• Nicholas G. Carr su Harward Business Review del Maggio 2003 ha scritto che qualunque vantaggio le aziende possano ottenere dall’IT questo può essere facilmente copiato dai competitor… Questo ha scatenato una polemica, scientifica

e non, di enorme portata.

• Si tratta di un punto di vista non supportato da dati scientifici: Amazon, eBay, Dell, Wal-Mart ed il negozio

virtuale di Apple, iTunes, sono solo alcuni esempi di aziende che hanno costruito e mantenuto vantaggi competitivi basati sull’IT.

Quanto è importante davvero l’IT (1/2) ?

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• La tecnologia che diventa “commodity” (facilmente accessibile per disponibilità e costi – come l’energia elettrica, l’acqua, il gas) tipicamente ingenera innovazione a sua volta in termini di nuovi modelli di business, prodotti, servizi. Il vantaggio competitivo deriva non dalla

tecnologia per sé stessa ma dal modo con cui le organizzazioni la usano.

L’innovazione nel modo di fare le cose, nella gestione delle organizzazioni, nelle idee di fondo non si copia con facilità tra le varie organizzazioni …

Quanto è importante davvero l’IT (2/2) ?

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L’impatto sempre maggiore dell’IT nelle strutture di business si può meglio valutare considerando i seguenti 5 fattori:

1. La crescita di Internet e la convergenza delle tecnologie

2. La trasformazione dell’azienda

3. La crescita di una economia connessa a livello globale

4. La nascita di economie basate sull’informazione e sulla conoscenza

5. L’emergere dell’azienda digitale

L’IT sta dando ora sempre migliori risultati. Ma perchè ?

La convergenza digitale e le modifiche nell’ecosistema economico

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• L’esplosione di Internet: 120 milioni nei soli USA, 500 milioni a livello globale

• Internet sta rendendo reale la convergenza tra sistemi di comunicazione e computing: la fonia su Internet (con il VOIP-VoiceOverInternetProtocol)è oramai alla portata di tutti.

La crescita di Internet e la convergenza delle tecnologie (1/2)

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• Crescita nell’eBusiness, eCommerce, ed anche eGovernment• Internet sta provocando profonde modificazioni nei mercati: si

pensi a servizi finanziari e bancari come eTrade.com• Internet sta rendendo modelli di business storici obsoleti: il

negozio di musica all’angolo, il distributore di videocassette del quartiere.

La crescita di Internet e la convergenza delle tecnologie (2/2)

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• Appiattimento / accorciamento delle strutture

• Decentralizzazione

• Flessibilità

La trasformazione dell’azienda (1):

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• Indipendenza dal luogo

• Bassi costi di coordinamento e transazione

• Empowerment / delega

• Lavoro di squadra

La trasformazione dell’azienda (2):

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• Gestione & controllo in un mercato globale

• Competizione a tutto campo (il mondo)

• Gruppi di lavoro dislocati

• Sistemi di erogazione / consegna globali

La globalizzazione

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• Economie basate sul sapere e sull’informazione

• Nuovi prodotti / servizi

• Il sapere e la competenza come asset strategico e produttivo centrale

Lo sviluppo di economie basate sull’informazione (1):

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• Competizione sul tempo

• Cicli di vita dei prodotti corti e veloci

• Economie e mercati soggetti a forti turbolenze

• Competenze del personale limitate

Lo sviluppo di economie basate sull’informazione (2):

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Fonte: U.S. Department of Commerce, Bureau of the Census, Statistical Abstract of the United States, 2003, Tavola 615; e Historical Statistics of the United States, Colonial Times to 1970, Vol. 1, Serie D, pp. 182-232.

Lo sviluppo di economie basate sull’informazione (3):

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• Gestione della relazione con il Cliente “a base digitale”, insieme con quella con i fornitori e gli impiegati

• Attività aziendali fondamentali realizzate attraverso reti informatiche

• Gestione digitale di asset aziendali chiave

L’emergere dell’azienda digitale (1)

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• Rapida percezione e veloce risposta ai cambiamenti

• Flusso delle informazioni fluido all’interno dell’azienda e tra essa ed i propri partner

L’emergere dell’azienda digitale (2)

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L’emergere dell’azienda digitale (3)

Parte II – I sistemi Informativi

Alcune prospettive.

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Che cosa è un sistema informativo ?1

Dimensione della tecnologia

• Un set di componenti interrelati che raccolgono (o

richiamano), processano, registrano / archiviano e

distribuiscono informazioni a supporto dei processi

decisionali e di controllo di una organizzazione

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• Dati: flussi di fatti / elementi “grezzi” che rappresentano eventi come transazioni economiche

• Informazioni: dati che sono stati elaborati diventando significativi ed utili

Che cosa è un sistema informativo ?2

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Data vs. Information

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Le funzioni di un Sistema Informativo

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Computer-Based Information System (CBIS)

• Si basano su hardware e software

• Elaborano e disseminano informazioni in formato digitale

• Prevedono definizionipre-determinate di datie procedure

• Raccolgono, registrano e usano informazioni

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• I SI sono soluzioni organizzative e manageriali a sfide di business che vengono fuori dall’ambiente (di business, politico, etc.).

I SI sono molto più che insieme di tecnologie.Le organizzazioni investono in SI perché vogliono creare valore ed accrescere la profittabilità.

La prospettiva di business dei Sistemi Informativi (1)

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• I SI sono sicuramente basati sull’IT, ma richiedono anche significativi investimenti in cambiamenti organizzativi ed innovazioni manageriali

• I SI creano valore innanzitutto innovando nelle modalità con cui si fanno le cose e si prendono le decisioni.

La prospettiva di business dei Sistemi Informativi – il cambiamento

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La catena del valore dell’informazione aziendale

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Come dicevamo, i SI sono molto più che insieme di computer…

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• Competenze sui SI aziendali: conoscenza ad ampio spettro dei sistemi informativi, il che include la conoscenza di come le organizzazioni si comportano,

della gestione degli individui e dell’uso dei SI, oltre alle competenze strettamente tecniche sui computer

• Competenze sui computer : conoscenza dell’ IT, con un focus particolare sulle tecnologie connesse ai computer

SI e competenze aziendali

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• Sales and marketing

• Manufacturing

• Finance & Accounting

Segmenti fondamentali delle imprese si basano oramai su funzioni coperte, affidate e talvolta realizzabili solo dai SI

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Tre sono le dimensioni più importanti per valutare i SI

• Organizzativa – il modo di fare le cose

• Tecnologica – le componenti tecniche

• Manageriale – il modo di gestire / dirigere le cose

Queste dimensioni dei SI devono essere comprese ed essere messe in equilibrio perché possano creare valore.

Le dimensioni dei SI

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• Personale

• Strutture / gerarchie

• I processi di business

• Cultura

• Politica

La dimensione organizzativa dei SI – le componenti

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• Hardware: l’equipaggiamento fisico• Software: le istruzioni, in formato programma pre-definito, per

il funzionamento• Storage: i media fisici per la registrazione dei dati e del

software stesso• Communication technology: i mezzi per il trasferimento dei dati

da un luogo ad un altro• Network: le connessioni tra computer per condividere dati o

risorse

L’IT è uno dei tool a disposizione dei manager per metterli nelle condizioni di gestire il cambiamento:

La dimensione tecnologica dei SI – le componenti

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• Processi di business – il modo e la sequenza delle attività

• Il comportamento manageriale – il modo di dirigere le attività e le capacità / leve dei responsabili

• La cultura organizzativa – “the way things go here”

• La formazione

La dimensione manageriale dei SI – le componenti

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• Essere in una struttura capace di dare valore e supportare la ricerca ed il perseguimento di efficacia ed efficienza

• Processi di business efficienti ed autorità decentrata

• Capacità decisionali estremamente distribuite

• Un team dedicato ai SI molto capace

Il “capitale organizzativo”:

Parte III – L’approccio moderno ai SI

Come li guardiamo oggi.

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I “sistemi sociotecnici”

Per ottimizzare la performance dei SI: • bisogna lavorare insieme ed in maniera sinergica su tecnologia

ed organizzazione• Le organizzazioni si devono tarare in maniera dinamica l’un con

l’altra fino a raggiungere un grado di stabilità soddisfacente

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Psychology Economics

Sociology

Computer Science

Management Science

Operations Research

Lo studio dei sistemi informativi si occupa oggi anche delle problematiche sia delle discipline tecniche che di quelle sociali e comportamentali.

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La prospettiva “sociotecnica” ai SI

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Gli aspetti chiave di tipo manageriale (1)

La sfida degli investimenti: come trarre valore dagli investimenti sui SI ?

La sfida strategica di settore: che cosa serve oltre i sistemi informativi per usarli al meglio nel proprio business ?

La sfida della globalizzazione: come si può reagire e trarre profitto da un ambiente economico globalizzato ?

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La sfida delle Infrastrutture: come si possono sviluppare infrastrutture capaci di essere di supporto in condizioni di cambiamento così rapide ?

La sfida del controllo e della responsabilità: come si può fare in modo che le organizzazioni utilizzino i SI in maniera eticamente e socialmente responsabile ?

Gli aspetti chiave di tipo manageriale (2)