Post on 18-Dec-2014
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ECM nei processi aziendaliL’integrazione con SAP – Il caso CO-VER
ALTEA S.p A. - Strada Cavalli 42, 28835, Baveno (VB) www.alteanet.it info@alteanet.it
ottobre ’09
Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
Agenda
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CO-VER Industrial: le criticità
BUSINESS CONTENT MANAGEMENT
Per le società che operano in ambito Engineering & Construction la documentazione di commessa è fondamentale e critica per il proprio business
Documenti quali Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di Progetto, documenti di Collaudo, etc., rappresentano asset fondamentali e strategici di questo business
COMPLIANCE
La gestione dei contenuti è necessaria anche per far fronte a problematiche di tipo:
Normativo
Quality Assurance
Legal Issues
CONTENT GOVERNANCE
Gestione di una mole considerevole di contenuti:
Difficoltà di reperimento e consultazione
Problematica di security
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CO-VER Industrial: le criticità
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Necessità di adeguati controlli della corretta ricezione di tutti i documenti richiesti al fornitore tramite l’Ordine di Acquisto
La ricezione di tutti i documenti richiesti è condizione necessaria per l’autorizzazione dei pagamento anche qualora la merce sia stata ricevuta nelle tempistiche concordate e la qualità sia quella richiesta
Questo tipo di controllo viene attualmente eseguito fuori sistema senza alcuna integrazione con l’attuale sistema gestionale utilizzato
SYSTEM INTEGRATION
Strumento che consente di ricercare agevolmente e velocemente la documentazione di commessa tramite criteri quali:
commessa
cliente
codice materiale per il quale è stato chiesto un documento
fornitore che ha inoltrato a CO-VER Industrial la documentazione
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Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
Agenda
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Obiettivi e Aspettative
Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Govervance per la gestione della documentazione.
Utilizzo di un’unica piattaforma di gestione documentale
Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti.
Collegare la documentazione con processi SAP
Rendere la documentazione gestibile direttamente da SAP
Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal informazioni tipicamente documentali.
Autorizzazione Pagamenti
Minimizzare l’impatto vs utente per l’introduzione di un “nuovo strumento informatico”.
Gestione documentazione in SAP ‘trasparente’ rispetto alla piattaforma CMS.
Training unificato SAP - UCM
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Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
Agenda
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Esempio di ciclo passivo integrato
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
Metadati•Project
•Customer
•Supplier
•Materiale Code
•Invoice
Docs
ORACLE UCM
SAP
Documentie Metadati
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L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati al fornitore e quali il fornitore deve consegnare con la merce acquistata.
I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in tutti i documenti di acquisto collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto.
Esempio di Processo integrato
Documento richiesto
al fornitore
Documento da
consegnare al fornitore
Documento richiesto
al fornitore
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
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Richiesta di Acquisto
I documenti che dovranno essere inviati al fornitore e di competenza dell’Ufficio Tecnico potranno essere allegati alla posizione della RdA già in questa fase. L’ufficio tecnico provvederà all’upload del file cosicché possa essere archiviato nell’UCM.
Durante l’archiviazione il connettore SAP-ORACLE provvederà all’aggiornamento automatico di tutti i metadati determinabili dalla posizione della RdA (Codice Materiale, Commessa, Cliente, ecc…)
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
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I documenti inseriti in SAP vengono archiviati su Oracle UCM tramite il connettore che consente di creare, modificare e cancellare i documenti ed aggiornare i relativi metadati che caratterizzano i documenti legati a SAP
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
Richiesta di Acquisto
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Richiesta di Acquisto
Ordine di AcquistoOrdine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
Certificato di Fideiussione richiesto dalBuyer che si aggiunge a quelli giàcollegati alla RdA
L’Ufficio Acquisti di CO-VER ha la necessità di integrare la documentazione eventualmente già richiestadall’Ufficio Tecnico al momento dell’emissione della Richiesta di Acquisto. Questa documentazione extra,di carattere commerciale, verrà specificata sulle posizioni dell’Ordine di Acquisto.
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Richiesta di Acquisto
Stampa Ordine di AcquistoOrdine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
L’invio dell’Ordine di Acquisto nonché l’invio degliallegati dell’OdA al fornitore avviene tramite UCMdi ORACLE.
A tale proposito:
l’Ordine di Acquisto verrà stampato in SAP e verràquindi archiviato, tramite il connettore SAP-UCMsviluppato da Altea, come documento PDF nell’UCMdi ORACLE.
Attraverso SAP, il connettore provvederàall’aggiornamento automatico di tutti quei metadatiche possono essere determinati dalla posizionedell’OdA quale N°OdA, codice materiale, commessa,cliente, RdA, ecc…
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Stampa Ordine di Acquisto
In Oracle UCM verranno estratti tutti i documenti archiviati accomunati dal metadato “Ordine di Acquisto”.
Attraverso i “Composite Contents” di UCM, il risultato della ricerca verrà trasformato in un unico documento PDF nel quale saranno compresi sia la stampa dell’OdA sia tutti i documenti collegati all’OdAche dovranno essere inviati al fornitore.
Il “Foglio” verrà quindi inoltrato al fornitore via FAX o e-mail
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
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Richiesta di Acquisto
Entrata MerciOrdine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
Ogni singolo documento ricevuto verràregistrato a sistema come una “EntrataDocumento” in modo tale da tener traccia diquanto ricevuto e soprattutto di quanto nonancora ricevuto.
Dopo che il documento è stato collegato allaposizione dell’ordine di acquisto di provvederà amodificarne lo stato da “In attesa” a “Ricevuto”.
Il documento verrà quindi archiviato in OracleUCM con le stesse modalità viste in precedenza.
Solo dopo aver ricevuto tutti idocumenti richiesti si potràsbloccare la posizione dell’OdAper il pagamento.
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Richiesta di Acquisto
Entrata MerciOrdine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
L’Ufficio Qualità di CO-VER, dopo avercontrollato che tutti i documenti richiesti alfornitore siano stati ricevuti, effettuerà laregistrazione in SAP della “Entrata Certificato”che provvederà ad autorizzare il pagamentodella posizione dell’OdA.
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Richiesta di Acquisto
Verifica FatturaOrdine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
Durante il processo di Verifica Fattura fornitore, CO-VER desidera allegare al documento contabileche verrà registrato in SAP la fattura fornitore.Qui di seguito gli steps:
Assegnazione BARCODE alla fattura fornitore
Scansione della fattura e Archiviazione in UCM
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Verifica Fattura
La verifica fattura viene effettuata in SAP e si completerà con la digitazione del BARCODE cui la fatturafornitore fa riferimento. Questo consente di collegare in tempo reale la fattura fornitore archiviata inOracle UCM con il documento contabile registrato in SAP.
Richiesta di Acquisto
Ordine di Acquisto
Stampa Ordine di Acquisto
Entrata Merci/
Documento
Verifica Fattura
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Esempio 1
1° documentazione
di progetto
3° Collegamento
OdA – Doc Progetto2° creazione OdA
4° stampa OdA
5° stampa/invio
documentazione
a fornitori
Ordini di Acquisto
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Esempio 2
1° Certificato di
pagamento
3° Collegamento
fattura – Cert.pag.2° creazione fattura
4° stampa fattura
5° stampa/invio
documentazione
a cliente
Fatture di Vendita
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Le criticità di CO-VER
Obiettivi e Aspettative
Descrizione dei processi
La soluzione
Agenda
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Soluzione: L’architettura
FI CO MM …
ECC
KPRO (DMS)ALINK
UCM-SAP Connector
Content Server
DM DAM WCM
SOAP
WSDL
Java
APIWebDAV
Workflow
BPEL
Oracle
Document
Capture
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Oracle UCM Universal Content Management
Content Server
Inbound Refinery
Oracle DC Document Capture
Document Scanning
Bar Code Recognition
UCM Commit Server
Altea Connector UCM-SAP
Soluzione: Le componenti
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SAP Content Server HTTP Interface compliantCreazione
Cancellazione
Consultazione
Gestione dei metadatiRicerca per Chiavi SAP
Ricerca Fatture per BARCODE
Aggiornamento metadati in tempo reale
Enterprise CapabilitiesScalabile, Multipiattaforma
Sistemi di cache
Altea Connector UCM-SAP: Caratteristiche
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Grafica templateIl layout grafico, i pittogrammi e le iconografie
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