ECM nei processi aziendali integrazione con SAP

ECM nei processi aziendaliL’integrazione con SAP – Il caso CO-VER

ALTEA S.p A. - Strada Cavalli 42, 28835, Baveno (VB) www.alteanet.it [email protected]

ottobre ’09

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Le criticità di CO-VER

Obiettivi e Aspettative

Descrizione dei processi

La soluzione

Agenda


CO-VER Industrial: le criticità

BUSINESS CONTENT MANAGEMENT

Per le società che operano in ambito Engineering & Construction la documentazione di commessa è fondamentale e critica per il proprio business

Documenti quali Disegni, Documenti Tecnici, Schemi, Certificati, Verbali, Manuali, Piani di Progetto, documenti di Collaudo, etc., rappresentano asset fondamentali e strategici di questo business

COMPLIANCE

La gestione dei contenuti è necessaria anche per far fronte a problematiche di tipo:

Normativo

Quality Assurance

Legal Issues

CONTENT GOVERNANCE

Gestione di una mole considerevole di contenuti:

Difficoltà di reperimento e consultazione

Problematica di security


CO-VER Industrial: le criticità

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

Necessità di adeguati controlli della corretta ricezione di tutti i documenti richiesti al fornitore tramite l’Ordine di Acquisto

La ricezione di tutti i documenti richiesti è condizione necessaria per l’autorizzazione dei pagamento anche qualora la merce sia stata ricevuta nelle tempistiche concordate e la qualità sia quella richiesta

Questo tipo di controllo viene attualmente eseguito fuori sistema senza alcuna integrazione con l’attuale sistema gestionale utilizzato

SYSTEM INTEGRATION

Strumento che consente di ricercare agevolmente e velocemente la documentazione di commessa tramite criteri quali:

commessa

cliente

codice materiale per il quale è stato chiesto un documento

fornitore che ha inoltrato a CO-VER Industrial la documentazione





La soluzione

Agenda



Attivare una strategia di ECoG Enterprise Content Govervance per la gestione della documentazione.

Utilizzo di un’unica piattaforma di gestione documentale

Integrare i processi tipicamente gestionali/amministrativi con i contenuti.

Collegare la documentazione con processi SAP

Rendere la documentazione gestibile direttamente da SAP

Garantire una corretta gestione dei processi amministrativi dipendenti dal informazioni tipicamente documentali.

Autorizzazione Pagamenti

Minimizzare l’impatto vs utente per l’introduzione di un “nuovo strumento informatico”.

Gestione documentazione in SAP ‘trasparente’ rispetto alla piattaforma CMS.

Training unificato SAP - UCM





La soluzione

Agenda


Esempio di ciclo passivo integrato

Richiesta di Acquisto

Ordine di Acquisto

Stampa Ordine di Acquisto

Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

Metadati•Project

•Customer

•Supplier

•Materiale Code

•Invoice

Docs

ORACLE UCM

SAP

Documentie Metadati


L’Ufficio Tecnico, attraverso la Richiesta di Acquisto, può specificare quali documenti debbano essere inviati al fornitore e quali il fornitore deve consegnare con la merce acquistata.

I documenti allegati alle posizioni della RdA saranno disponibili e consultabili in tutti i documenti di acquisto collegati alla posizione della RdA quali la Richiesta di Offerta e l’Ordine di Acquisto.

Esempio di Processo integrato

Documento richiesto

al fornitore

Documento da

consegnare al fornitore

Documento richiesto

al fornitore


Ordine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura



I documenti che dovranno essere inviati al fornitore e di competenza dell’Ufficio Tecnico potranno essere allegati alla posizione della RdA già in questa fase. L’ufficio tecnico provvederà all’upload del file cosicché possa essere archiviato nell’UCM.

Durante l’archiviazione il connettore SAP-ORACLE provvederà all’aggiornamento automatico di tutti i metadati determinabili dalla posizione della RdA (Codice Materiale, Commessa, Cliente, ecc…)


Ordine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura


I documenti inseriti in SAP vengono archiviati su Oracle UCM tramite il connettore che consente di creare, modificare e cancellare i documenti ed aggiornare i relativi metadati che caratterizzano i documenti legati a SAP


Ordine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura




Ordine di AcquistoOrdine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

Certificato di Fideiussione richiesto dalBuyer che si aggiunge a quelli giàcollegati alla RdA

L’Ufficio Acquisti di CO-VER ha la necessità di integrare la documentazione eventualmente già richiestadall’Ufficio Tecnico al momento dell’emissione della Richiesta di Acquisto. Questa documentazione extra,di carattere commerciale, verrà specificata sulle posizioni dell’Ordine di Acquisto.



Stampa Ordine di AcquistoOrdine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

L’invio dell’Ordine di Acquisto nonché l’invio degliallegati dell’OdA al fornitore avviene tramite UCMdi ORACLE.

A tale proposito:

l’Ordine di Acquisto verrà stampato in SAP e verràquindi archiviato, tramite il connettore SAP-UCMsviluppato da Altea, come documento PDF nell’UCMdi ORACLE.

Attraverso SAP, il connettore provvederàall’aggiornamento automatico di tutti quei metadatiche possono essere determinati dalla posizionedell’OdA quale N°OdA, codice materiale, commessa,cliente, RdA, ecc…



In Oracle UCM verranno estratti tutti i documenti archiviati accomunati dal metadato “Ordine di Acquisto”.

Attraverso i “Composite Contents” di UCM, il risultato della ricerca verrà trasformato in un unico documento PDF nel quale saranno compresi sia la stampa dell’OdA sia tutti i documenti collegati all’OdAche dovranno essere inviati al fornitore.

Il “Foglio” verrà quindi inoltrato al fornitore via FAX o e-mail


Ordine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura



Entrata MerciOrdine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

Ogni singolo documento ricevuto verràregistrato a sistema come una “EntrataDocumento” in modo tale da tener traccia diquanto ricevuto e soprattutto di quanto nonancora ricevuto.

Dopo che il documento è stato collegato allaposizione dell’ordine di acquisto di provvederà amodificarne lo stato da “In attesa” a “Ricevuto”.

Il documento verrà quindi archiviato in OracleUCM con le stesse modalità viste in precedenza.

Solo dopo aver ricevuto tutti idocumenti richiesti si potràsbloccare la posizione dell’OdAper il pagamento.



Entrata MerciOrdine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

L’Ufficio Qualità di CO-VER, dopo avercontrollato che tutti i documenti richiesti alfornitore siano stati ricevuti, effettuerà laregistrazione in SAP della “Entrata Certificato”che provvederà ad autorizzare il pagamentodella posizione dell’OdA.



Verifica FatturaOrdine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura

Durante il processo di Verifica Fattura fornitore, CO-VER desidera allegare al documento contabileche verrà registrato in SAP la fattura fornitore.Qui di seguito gli steps:

Assegnazione BARCODE alla fattura fornitore

Scansione della fattura e Archiviazione in UCM


Verifica Fattura

La verifica fattura viene effettuata in SAP e si completerà con la digitazione del BARCODE cui la fatturafornitore fa riferimento. Questo consente di collegare in tempo reale la fattura fornitore archiviata inOracle UCM con il documento contabile registrato in SAP.


Ordine di Acquisto


Entrata Merci/

Documento

Verifica Fattura


Esempio 1

1° documentazione

di progetto

3° Collegamento

OdA – Doc Progetto2° creazione OdA

4° stampa OdA

5° stampa/invio

documentazione

a fornitori

Ordini di Acquisto


Esempio 2

1° Certificato di

pagamento

3° Collegamento

fattura – Cert.pag.2° creazione fattura

4° stampa fattura

5° stampa/invio

documentazione

a cliente

Fatture di Vendita





La soluzione

Agenda


Soluzione: L’architettura

FI CO MM …

ECC

KPRO (DMS)ALINK

UCM-SAP Connector

Content Server

DM DAM WCM

SOAP

WSDL

Java

APIWebDAV

Workflow

BPEL

Oracle

Document

Capture


Oracle UCM Universal Content Management

Content Server

Inbound Refinery

Oracle DC Document Capture

Document Scanning

Bar Code Recognition

UCM Commit Server

Altea Connector UCM-SAP

Soluzione: Le componenti


SAP Content Server HTTP Interface compliantCreazione

Cancellazione

Consultazione

Gestione dei metadatiRicerca per Chiavi SAP

Ricerca Fatture per BARCODE

Aggiornamento metadati in tempo reale

Enterprise CapabilitiesScalabile, Multipiattaforma

Sistemi di cache

Altea Connector UCM-SAP: Caratteristiche


Grafica templateIl layout grafico, i pittogrammi e le iconografie

sono una produzione Altea S.p.A.

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