E’ una scuola che cambia… che diventa digitale!

Quante evoluzioni in poco tempo … Protocollo Informatico … Mandato elettronico … OIL .. Istanze On-line… Fatture elettroniche…

Obblighi per la amministrazione pubblica

Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:

registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)

gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico

fascicolare dei documenti elaborare dei piani di conservazione

Esempio pratico Gestione di un intero iter documentale riferito ad una gara d’appalto

La scuola protocolla il bando di gara per invitare le ditte alla presentazioni dei preventivi

Se il documento è protocollato , è possibile inviarlo direttamente al sistema di gestione documentale tramite la procedura presente Altro -> invia al sistema di gestione documentale

Chiaramente potrebbe essere un bando destinato alla pubblicazione sull’albo on line e non all’invito di aziende specifiche

Confermato l’ingresso del documento in Gecodoc, l'utente, avrà facoltà di associare il documento al fascicolo di competenza

Abbiamo in precedenza creato un fascicolo “Piano Nazionale Scuola Digitale” in cui confluiranno tutti i documenti relativi: bando, offerte,aggiudicazione, fattura,mandato ecc.ecc.

Inviato il bando, la scuola riceve i preventivi dalle varie aziende e dopo averli protocollati (e scansionati) potrebbe archiviarli su Gecodoc allo stesso modo in cui ha fatto la registrazione del bando di gara.

Seguiremo lo stesso iter per tutti i documenti che formano il fascicolo:

• CONVOCAZIONE DELLA COMMISSIONE;

• VERBALE DI ANALISI COMPARATIVA DELLE OFFERTE

• DELIBERA DI ACQUISTO• ORDINE• FATTURA• ECC.ECC

Di seguito: l’archiviazione nel sistema documentale del preventivo di una delle aziende

Ecco come si compone adesso il nostro fascicolo informatico!

Il fascicolo informatico, una volta completato con i documenti di pertinenza, può essere "chiuso". Il fascicolo chiuso non può essere liberamente modificato o integrato con altri documenti. I documenti appartenenti ad un fascicolo "chiuso" sono protetti da modifica.

•Una volta inviato in conservazione, non è consentito effettuare più alcuna azione sul fascicolo (e sui documenti in esso contenuti).

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La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Conservare digitalmente significa: sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Si differenzia dall'archiviazione elettronica in quanto quest'ultima ha come obiettivo unicamente l'efficienza lavorativa (accesso immediato, semplice e razionale ai documenti) ma non l'eliminazione della carta.

Cosa vuol dire conservare in modo sostitutivo

Ma perché le scuole DEVONO dotarsi di un sistema di gestione documentale?

Art. 43 del CAD, in base al quale “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.

La scuola oggi produce documenti informatici che devono essere conservati in modalità digitale!

Come attivare un vero procedimento di Digitalizzazione della scuola conforme ai dettati normativi?

STEP 1

Documento informatico

Firme elettroniche

Protocollo

Pec

Sito .gov

Albo pretorio

Digitalizzazione delle procedure

Archiviazione digitale

Fascicolo elettronico

conservazione

STEP 2 STEP 3

L’Ordinativo Informatico nelle Istituzioni Scolastiche

O.I.L.Ordinativo Informatico Locale

Servizio di cassa tramite documenti cartacei

ScuoleBanca

Cassiera

SI

Pagamenti e riscossioni

Il Progetto del Servizio di cassa – Oggi

Debitori e creditori

Riscossioni Pagamenti

Mandati Reversali

Fornitori

Esiti

Estratto conto

Il processo del pagamento / riscossione 1

Attualmente il processo del pagamento / riscossione prevede numerosi adempimenti manuali a carico dei soggetti coinvolti: Istituzione scolastica e istituto cassiere.

Dopo la fase di predisposizione degli ordinativi, occorre stamparli poi DSGA e DS li firmano uno ad uno.

La Banca una volta ricevuti i documenti, deve acquisirli, verificarli (quadratura) ed eseguirli. Poi deve timbrare e firmare tutti gli ordinativi eseguiti e restituirli alla scuola.

Il DSGA deve riconciliare gli ordinativi eseguiti con quelli trasmessi all’istituto cassiere.

ScuolaBanca

Cassiera

StampaFirma

Distinta

Mandati Reversali

Esiti

Acquisizione

VerificaEsecuzione

Esiti

ScuoleBanca

Cassiera

SIDI

Movimenti firmati digitalmente.Pagamenti

e riscossioni

Servizio di cassa via Internet

Debitori e creditori

Riscossioni

Fornitori

EsitiGiornale di cassa

Distinte

Esiti

Pagamenti

Il processo del pagamento / riscossione 2

Il nuovo processo del pagamento / riscossione prevede l’eliminazione degli adempimenti manuali a carico degli attori scuole e banca.

Dopo la fase di predisposizione dell’ordinativo DSGA e DS firmano digitalmente l’intero elenco degli ordinativi.

l’istituto cassiere riceve, controlla, esegue e restituisce l’esito automaticamente.

Il sistema contabile della scuola viene aggiornato automaticamente con gli esiti delle operazioni fatte.

La scuola riceve telematicamente anche il giornale di cassa.

ScuolaBanca

Cassiera

Pagamenti e riscossioni

Mandati Reversali

Esiti

AcquisizioneVerifica

Esecuzione Esiti

Giorn. cassa

Firma

Firma

Gli stati del titoloGli stati del titoloTransazione OIL Descrizione

Crea Distinta Il Sistema genera la distinta contenente gli ordinativi nello stato di EMESSO selezionando dal N. al N.

Gli ordinativi assumono lo Stato di SELEZIONATO.

Cancella Distinta (non Trasmessa)

La distinta non trasmessa può cancellarsi .Gli ordinativi possono essere nuovamente selezionati per una nuova distinta.

Download Distinta Firmata I titoli presenti nella distinta firmata da entrambi gli utenti con potere di firma (DGSA e DS), al primo Download assumeranno lo stato di TRASMESSO.

Esito Positivo L’elaborazione da parte della banca del singolo Titolo presente in una distinta, può avere esito positivo: il Titolo assume lo Stato di PAGATO/RISCOSSO.

Esito Negativo L’elaborazione da parte della banca del singolo Titolo presente in una distinta, può avere esito negativo: il Titolo assume lo Stato di ANNULLATO.

Richiesta Annullamento La scuola effettua una richiesta di annullamento titolo tramite apposita distinta. Il Titolo non deve essere nello stato Pagato/Riscosso e non già Annullato: il Titolo mantiene lo Stato in essere ed assume l’ulteriore flag di RICHIESTA ANNULLAMENTO. Se l’esito è positivo il titolo assume lo stato di ANNULLATO.

Gli stati della distintaGli stati della distintaStato Distinta Descrizione

Creata E’ stata creata la Distinta. Assume lo stato di CREATA e i Titoli contenuti lo stato di SELEZIONATO. E’ stato creato il file in formato XML.

Firmata DSGA La distinta è stata firmata digitalmente dal solo DSGA. E’ stato creato il file in formato CAdES – BES con firma

Firmata DS La distinta è stata firmata digitalmente anche dal DS. E’ stato creato il file in formato CAdES – BES con firma seriale.

Trasmessa L’utente ha scaricato il file in formato CAdES – BES.

Ricevuta La distinta è stata inviata alla Banca e la Banca ha emesso la ricevuta di presa in carico. Qualora non si riceva alcuna ricevuta di presa in carico o di rifiuto del flusso, la trasmissione potrebbe implicitamente non essere

riuscita o semplicemente il flusso ricevuta non è previsto dalla Banca

Rifiutata La distinta è stata ricevuta dalla Banca, ma non riconosce valido il file inviato.

Elaborata La distinta è stata ricevuta dalla Banca e almeno uno dei titoli contenuti nella distinta è stato elaborato dalla banca e ne è stato acquisito l’esito (positivo o negativo).

Cancellata La distinta è stata cancellata logicamente e i titoli contenuti sono stati regrediti a EMESSO

La firma digitale sui documenti e la dematerializzazione introduce un nuovo obbligo a carico delle istituzioni scolastiche:

la conservazione (per dieci anni) dei documenti firmati digitalmente (Mandati, reversali, Esiti, Giornale di cassa) secondo le modalità previste dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da DigitPA.

E’ importante avere un servizio per la ricerca e la visualizzazione dei dati firmati.

Non viene meno la necessità di archiviare in modo ordinato i mandati e le reversali che prevedono documenti giustificativi cartacei. In questo caso si può pensare di utilizzare la stampa del mandato e della reversale come copertina della documentazione da archiviare.

Fattura elettronica a scuola: Con lo scorso venerdì 6 Giugno è scattato

l'obbligo per alcune pubbliche amministrazioni, fra cui le scuole,

di ricevere fatture esclusivamente in formato elettronico, avvalendosi dei sistemi messi a

disposizione dal ministero.

Notifica di presa visione della fattura elettronica da parte della scuola.

La scuola può inviare una Notifica di esito committente per informare il fornitore che la fattura è stata accettata oppure rifiutata. In caso contrario, trascorsi 15 giorni la fattura si considera presa in esame comunque e viene

inviata una Notifica di decorrenza termini sia alla scuola che al fornitore: a questo punto non sarà più possibile

rifutare la fattura tramite il sistema, ma si dovrà farlo in maniera tradizionale tramite PEC.

La scuola ha comunque 30 giorni di tempo dalla ricezione della fattura per procedere al pagamento.

Comunicazione Pagamento mediante l’utilizzo del modello 003

Salvare ed aprire il file excel

I campi delle sezioni dati amministrazione – fornitoreE dati identificativi fattura risultano già valorizzati

È possibile effettuare l’operazione di pagamento, sia per le fatture precedentemente contabilizzate che per

quelle ricevute non ancora contabilizzate cosi detta Procedura semplificata

Per effettuare la procedura di pagamento, è necessario inserire nella sezione tipo operazione l’acronimo CP

Nella sezione comunicazione pagamento è necessario valorizzare i campi obbligatori contrassegnati con *

Valorizzare con NA i campi codice CIG e CUP se non stati assegnati

Andare su file, salva con nome e procedere al salvataggio del file in formato CSV (delimitato dal

separatore elenco) sul proprio PC.

Tornare al portale e dal menu’ fatture selezionare Gestione Elaborazioni Massive

Cliccare sul pulsante sfoglia e selezionare il file lavorato da caricare, infine cliccare sul pulsante carica

il modello selezionato

Il file così caricato inizia ad essere elaborato dal sistema. Cliccando sul pulsante aggiorna stato

elaborazioni si può monitorare lo stato di elaborazione del file caricato

Il tempo massimo di attesa di elaborazione di un file attualmente di circa 2h

…Per la cortese attenzione…

…domande??