Abitanti 253.095

Due Ospedali con complessivi n. 698 posti letto

Personale dipendente: n. 2.565

Comuni del territorio: 30

bilancio 2011: 452.706.576,57 (valore di produzione)+7.469.150,07 (utile di esercizio)

ULSS

DIGITALE

TELEMEDICINAGESTIONEATTIVITA’

OSPEDALIERE

LOGISTICA DOCUMENTI

LOGISTICA PRODOTTI

SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI

SOCIO SANITARI

• Work flow documentale• Sistema ERP bilancio-contabilità-

controllo di gestione

SISTEMA SERVIZI GENERALIAMMINISTRATIVI

Sistema di formazione on line

• Gestionale impianti/strutturee convenzione project financing

GESTIONEATTIVITA’

DISTRETTUALI

ATTIVITA’ DI LOGISTICA SANITARIA AZIENDALE

aggiornamento dati a 31.8.2012

riduzione/eliminazione scaduto farmaci

tracciabilità prodotti nella fase consegna

sicurezza e buona conservazione prodotti

AFFIDAMENTI LOGISTICI

obiettivi iniziali obiettivi successivi

assegnazione secondo profili di reparto

gestione richieste con farmaco più economico

riduzione della giacenza complessiva

miglioramento selettivo indice di rotazione

governance processi professionali

SOLUZIONE LOGISTICA ULSS ASOLO

azione micro-macrologistica

gestionale informatico

unico

bassa automazione tecnologica

outsourcing macrologistica

alto livello SLA

AZIONI DI ACCOMPAGNAMENTOa. nuovi incarichi a coordinatori infermieristici

e posizioni organizzative;

b. affidamento funzione di consegnatario beni per responsabilità contabile a responsabili unità operative e di subconsegnatario a coordinatori infermieristici;

c. applicazione stesso gestionale ICT ad utenti ULSS/Case di Riposo/Concessionario;

d. gestionale ICT integrato con Bilancio, Controllo di Gestione e Cartella Clinica;

e. riperimetrazione funzioni logistiche/ approvvigionamenti tra Farmacia Ospedaliera, Provveditorato e Magazzino.

Pre-scri-zionein repar-to

Richie-sta di pro-dottoal Magaz-zino

Conva-lida della richie-sta

Ordi-ne

infor-mati-co

DDT

infor-mati-co

Fattura

infor-mati-ca

Gestio-ne del Magaz-zino centra-le

Con-segna del pro-dottoal re-parto

Scari-co del prodot-to da arma-dio di reparto

Sommi-nistra-zioneIndivi-dualedel far-maco

fasi sanitarie

fasi amministrative

fasi sanitarie

fasi integrate

Man-dato

infor-mati-co

FLUSSO SANITARIO E AMMINISTRATIVO DELLA GESTIONE DEL FARMACO OSPEDALIERO

NELL’ULSS DI ASOLO

partnership con DAFNE

m = micrologisticaM = macrologistica

m Mm m/M M m m

Piano Terapeutico Individuale

Riconoscimento Paziente

Verifica di disponibilitànell’armadio di reparto

Consegna farmaci e alimentazione armadio di

reparto

Somministrazione

Richieste cumulate automatiche al magazzino

SPERIMENTAZIONE IN UN REPARTO“bed to bed”

Integrazione con Cartella Clinica

Informatica

Preparazione Carrello

FLUSSO OPERATIVO

SUPPORTATODA

BAR-CODE

E RFID

visita a letto del paziente

Predisposizione del piano

terapeutico di somministrazione

dei farmaci

Access point

Wireless terminal

Wireless terminal

Wireless terminal

PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEVISITA PAZIENTE

Visita paziente

Piano Terapeutico Individuale con

tablet pc

Individuazione del paziente (previa applicazione di braccialetto dotato di microchip)

Disponibilità on-line dei dati di ricovero -> integrazione con Cartella Clinica

Definizione piano terapeutico individuale -> accesso a banche dati (CODIFA, Farmadati, ecc.)

Gestione delle terapie non pianificate e pre-esistenti, gestione richieste motivate

Verifica on-line delle possibili interazioni farmacologiche

Richiesta automatica di farmaci al magazzino centrale

1

2

3

a

b

4

FUNZIONI DEL PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE

DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA

richiesta dell’U.O.

convalida della richiesta

scarico dei consumi dell’U.O.

accettazione dell’U.O.

fattura del fornitore**

bolla di accompagnamento**

ordine del Provveditorato*

* documento corredato di firma digitale del Provveditore** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al

Consorzio nazionale DAFNE

MAGAZZINOCENTRALE

VOLUMI DOCUMENTALI LOGISTICIanno 2011

richieste UU.OO.

43.255

bolle accompagnamento

26.200

ordini a fornitore

25.800

richieste convalidate

40.911

scarichi da UU.OO

437.615

righe di carico

66.102

Richieste modificate

15.506

ORGANIZZAZIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CENTRI DI RESPONSABILITA’

AREA N. %Ospedale 180 54,55Distretti 82 24,85Altri Servizi 32 9,70Case di Riposo 36 10,91

TOTALE 330 100,00

34,6

0,31

65,09

RICHIESTE INFORMATICHE DELLE UNITA’ OPERATIVE AL MAGAZZINO CENTRALE (anno 2011)

Richieste per consegne (2011)

TIPO N. %

Ordinarie 24.942 65,09

Urgenti 13.258 34,60

di Emergenza 120 0,31

TOTALE 38.320 100,00

PROTOCOLLO DI CONVALIDA DELLE RICHIESTE

a.Verifica appartenenza al profilo di reparto del PTO.

b.Esame motivazione della richiesta extra PTO.

c. Verifica giacenza:

• nell’Unità Operativa richiedente;

• in altra Unità Operativa della sede;

• in Magazzino Centrale.

d.Proposta alternativa farmaco meno costoso.

e.Verifica livello riordino al fornitore.

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

40.000

45.000

2006 2007 2008 2009 2010

RICHIESTE INFORMATICHE AL MAGAZZINO CENTRALE DELLE UNITA’ OPERATIVE E MODIFICHE DELLE RICHIESTE IN SEDE

CONVALIDA

2005richieste 25.551 26.277 25.724 32.626 37.789 40.246 43.255

modifiche 22.995 21.027 18.007 19.576 18.895 16.098 15.506

2011

ORGANIZZAZIONE MAGAZZINO CENTRALE

Magazzino unico aziendale

collaborazio-ne con DAFNE

consegne nelle UU.OO. richiedenti

tracciabilità bed-to-bed per evitare dispersioni

applicazione FIFO perevitare scaduto

organizzazione su processi professionali

gestione integrata con micrologistica

estensione per case di riposo

gestione beni magazzino beni in transito

datiMagazzino

superficiemq. 3.700

posti palletsn. 4.038

veicoli attrezzati n. 3

operatori Magazzino

operatori magazzino

n. 14

operatori per consegne

n. 5

DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA

richiesta dell’U.O.

convalida della richiesta

scarico dei consumi dell’U.O.

accettazione dell’U.O.

fattura del fornitore**

bolla di accompagnamento**

ordine del Provveditorato*

* documento corredato di firma digitale del Provveditore

** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al Consorzio nazionale DAFNE

MAGAZZINOCENTRALE

PARTNERSHIP ULSS ASOLO/CONSORZIO DAFNE PER DEMATERIALIZZAZIONE (al 31.8.2012)

(dati DAFNE su totali ULSS)

63

2,91

15

0 20 40 60 80 100

FATTURAINFORMATICA

BOLLAINFORMATICA

ORDINEINFORMATICO

con firma digitale

Percentuale

AZIENDE PARTECIPANTI AL PROGETTO ULSS ASOLO / CONSORZIO DAFNE

ABBOT; AMGENDOMPE’; ANGELINI; ASTELLAS; ASTRAZENECA; BAXTER; BAYER; BOEHRINGERINGELHEIM; BMS; BRACCO; CHIESI; CONVATEC; CSL BEHRING; ELY LILLY; FIDIAPHARMA; PRODOTTI FORMENTI; GSK; F.I.R.M.A.; GUIDOTTI; LUSOFARMACO; MENARINI; MALESCI; MYLAN S.P.A.; NOVARTIS; PFIZER; ROCHE; SANDOZ; SANOFI-AVENTIS; SIGMA TAU; BIOFUTURAPHARMA; TEVAITALIA; VIIV HEALTHCARE

pari al 63% valore delle forniture

ARRIVI DA FORNITORE DA 2008 A 2011

DESCRIZIONE 2008 2009 2010 2011DDT ricevutida fornitore 20.500 22.000 23.000 26.000

RIGHE ricevute, paria righe di carico 50.500 52.800 57.000 66.000

Addetti 5 5 4 3

impegno per operatore 10.100 10.560 14.250 22.000

Righe pickinglavorate 280.000 320.500 325.000 330.000

Addetti 10 9 8 7impegno operatore 28.000 35.611 40.625 47.142

CADENZE DI CONSEGNA DAL MAGAZZINO CENTRALE

Reparti ospedalieri (alta intensità)

2 volte alla settimana(con 5 giorni di presenza)

Reparti ospedalieri (bassa intensità)

1 volta alla settimana(con 5 giorni di presenza)

Servizi sanitari territoriali

1 volta alla settimana(con 5 giorni di presenza)

Case di Riposo quindicinale

Servizi generali quindicinale

AnnoImporto ordinato

IVA inclusa

GiacenzaMagazzino Centrale

Indice di rotazione

2006 16.012.980 3.069.076 5,22

2007 17.683.014 3.651.143 4,84

2008 17.447.694 2.462.541 7,09

2009 20.239.595 2.233.330 9,06

2010 25.228.849 2.676.938 9,42

2011 26.792.600 2.399.383 11,16

VALORE BENI ORDINATI PER MAGAZZINOCENTRALE E INDICE DI ROTAZIONE

30

55

68

57

4338

01020304050607080

2007 2008 2009 2010 2011

ULSS Asolo

Media Regione Veneto (2011)

TEMPO DI PERMANENZABENI SANITARIgiorni

anno

40

22

45

31 3126

05

101520253035404550

2007 2008 2009 2010 2011

ULSS Asolo

Media Regione Veneto (2011)

TEMPO DI PERMANENZAFARMACIgiorni

anno

42

10192100

7159

0

20

40

60

80

100

120

2007 2008 2009 2010 2011

ULSS AsoloMedia Regione Veneto (2011)

TEMPO DI PERMANENZAPRESIDI CHIRURGICIgiorni

anno

38

6050 45 45 41

0

10

20

30

40

50

60

70

2007 2008 2009 2010 2011

ULSS AsoloMedia Regione Veneto (2011)

TEMPO DI PERMANENZAMATERIALI DIAGNOSTICIgiorni

anno

COMPOSIZIONE RIMANENZEBENI SANITARI - anno 2011

36,67% presidi chirurgici e materiali sanitari 4.076

10,66% materiali protesici 1.185

3,32% materiali diagnostici radiologici 369

10,00% materiali diagnostici prodotti chimici 1.112

38,31% farmaci ed emoderivati 4.258

1,04% altri beni e prodotti sanitari 115

100,00% TOTALE 11.115

RIMANENZE MAGAZZINI DI REPARTO (al 31.12.2011)

Valori Assoluti %

Farmaci e prodotti sanitari ed economali:

• prodotti in transito 6.601.175 75,73

• prodotti da Magazzino Caerano San Marco

2.115.432 24,27

TOTALE 8.716.607 100,00

OTTIMIZZAZIONE GIACENZE 2008-2011

0

10

20

30

40

50

60

70

801 14 27 40 53 66 79 92 105

118

131

144

157

170

183

196

209

222

235

248

261

274

287

300

313

326

339

352

365

2008 2009 2010 2011

giorni dell’anno

giorni (giacenze)

OTTIMIZZAZIONE GIACENZE

2011Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 25 ggfreq. ordinativi anno 15IR 21,36IC (gg) 17,09

2010Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 36 ggfreq. ordinativi anno 10IR 16,32IC (gg) 22,36

2008Livello riordino pari al consumo di 45 gg20 gg tempo gestione + consegna25 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 45 ggfreq. ordinativi anno 8IR 7,73IC (gg) 47,21

2009Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 40 ggfreq. ordinativi anno 9IR 14,99IC (gg) 24,34

GESTIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CONSISTENZA DI SCARICHI INFORMATICI A CONSUMO (anno 2011)

AREA N. %Ospedale 387.639 88,58Distretti 45.031 10,29Servizi Amministrativi 2.844 0,65

Dipartimento di Prevenzione 2.101 0,48

TOTALE 437.615 100,00

OPERAZIONI INFORMATICHE DI SCARICO A CONSUMO DEI REPARTI

232.311

326.676

427.279 437.615

050.000

100.000150.000200.000250.000300.000350.000400.000450.000500.000

2008 2009 2010 2011

L’operatore incaricato si autentica (con

braccialetto Tag RFID assegnato) sul palmare in dotazione e accede al SIO; richiama e legge il

foglio di lavoro di somministrazione dei

farmaci; procede con il carico del carrello

(magazzino mobile).

Il magazzino mobile èsincronizzato con il

magazzino di reparto ciò consente di allineare le

giacenze tra il magazzino di reparto e il

magazzino centrale.

Access point

Wireless terminal

Wireless terminal

Wireless terminal

PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEPREPARAZIONE FARMACI SUL CARRELLO

Carico delcarrello

Sincronizzazione con Magazzino di

reparto Farmacia di reparto

Riconoscimento dell’operatore

incaricato

Identificazione paziente tramite il braccialetto Tag

RFID

Visualizzazione piano di

somministrate su palmare

Somministrazione farmaco con

controllo attraverso lettura

del bar code

Alimentazione del fascicolo sanitario

elettronico del paziente.

Access point

Wireless terminal

Wireless terminal Wireless

terminal

PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEFASE DI SOMMINISTRAZIONE DEI FARMACI

Somministrazione farmaci Sicura

Visualizzazione pianoSomministrazione

farmaci

Riconoscimento del paziente attraverso il braccialetto TAG RFID

Preparazione del carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci

Riconoscimento del paziente tramite interazione RFID su dispositivo wireless direttamente a letto

Scarico unità posologica da carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci

Somministrazione farmaci mediante scarico/lettura BarCode su etichetta

Gestione contabile dei dati di consumo unitario -> interazione con Contabilità

Integrazione dati di consumo con cartella clinica

1

2

3

4

5

6

FUNZIONI DEL SISTEMA INFORMATICO DI SOMMINISTRAZIONE FARMACI

PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEIL BRACCIALETTO TAG – RFID

• E’ un nuovo braccialetto che può presentare simultaneamente codice a barre e TAG RFID (adeguatamente programmati alla frequenza di 13,56 Mhz); è pensato per l'utilizzo in ambito ospedaliero e per sfruttare le diverse caratteristiche di etichette e barcode, riuscendo a garantire una maggior efficienza, comunicazione e prevenzione degli errori all'interno della struttura nel reparto operatore – ammalato.

• I braccialetti sono conformi alle norme vigenti in Italia in materia di radiofrequenza.

• I dati crittografati, sono memorizzati sul braccialetto del paziente in base allo standard Iso 15693.

GESTIONEATTIVITA’

OSPEDALIERE

LOGISTICA DOCUMENTI

SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI

SOCIO SANITARI

ULSS

DIGITALE

IL FLUSSO DOCUMENTALE

CLINICO

IL SISTEMA OPERATIVO DEL DATA REPOSITORY

ARCHIVIAZIONE FISICA

INAMOVIBILE

DIGITALIZZAZIONE

DISPONIBILITA’ DOCUMENTALEON LINE

FUNZIONI DI KNOWLEDGE MANAGEMENT

ACCESSO CON SMART CARD

INTEGRAZIONED.D.C. CON

SISTEMA DIGITALERICOVERIRIPRODUZIONE

DOCUMENTALE DAL D.D.C.

SERVIZI WEB ON DEMAND

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN

CLOUD

ALIMENTAZIONE DEL DEPOSITO DIGITALE CLINICO AZIENDALE

cartelle cliniche di ricovero

verbali di Pronto

Soccorso

referti clinici

cartelle ambulatoriali

6.000.000 cartelle cliniche archiviate

3.500.000 risultati clinici all’anno

150.000 cartelle ambulatoriali all’anno

60.000 verbali all’anno

telemedicina

assistenza territoriale

in sviluppo

LA BANCA DATI CLINICA AZIENDALE

CITTADINI MEDICI CURANTIMEDICI DELL’AZIENDA

sistema integrato piattaforma tecnologica

DEPOSITO DIGITALE

RIS-PACS LIS ARCA PS SISTEMI ESTERNI

RADIOLOGIA MEDICINA NUCLEARE

CARDIO LOGIA

AREA CRITICA

LABORATORIO ANALISI

DIPARTIMENTALI VARI

PRONTO SOCCORSO

MEDICI DI FAMIGLIA

cartelle cliniche referti testuali ed iconografici

referti testuali ediconografici

referti testuali ed iconografici

referti testuali referti testuali e cartelle ambulatoriali

verbali pronto soccorso

ricette

6.000.000 146.378 7.177 68.727 3.500.000 risultati clinici

150.000 cartelle ambulatoriali all’anno 60.000 all’anno 51.720

DATA REPOSITORY CLINICO

Medici dipendenti 98%

Medici specialisti convenzionati 100%

Medici continuità assistenziale 97%

Tecnici Radiologia 100%

DIFFUSIONE FIRMA DIGITALE OPERATORI ULSS(al 31.7.2012)

AVEVAMO 27 ARCHIVI CARTACEI

Numero di sedi

Consistenza in metri lineari

Documentazione amministrativa 14 3.345

Documentazione sanitaria 2 1.695

Cartelle cliniche (dal 1905) 11 5.771

TOTALE 27 10.811

L’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE(DAL 2004)

DEPOSITO DIGITALE AZIENDALE

FASCICOLO SANITARIO ELETTRONICO

IL FASCICOLO SANITARIO

DOWNLOADING REFERTI CLINICI

90,0783,017873

55

0

1020

3040

50

6070

8090

100

novembre 2007

novembre 2008

novembre 2009

novembre 2010

gennaio 2012

Referti di :

• Laboratorio Analisi;

• Radiologia;

• Cardiologia;

• Anatomia Patologica;

• Trasfusionale.