Post on 08-May-2020
Tutti i contenuti sono di proprietà letteraria riservata di Roberta Cocco e protetti dal diritto d’autore.
Si ricorda che il materiale didattico è fornito per uso personale degli studenti al solo scopo didattico.
Per ogni diverso utilizzo saranno applicate le sanzioni previste dalla legge 22/4/1941, n°663.
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Temi trattati • Introduzione all’organizzazione PROFESSIONALE di eventi
• Le fasi di un evento
•Progettazione strategica
•Progettazione operativa
•Gestione
•Misurazione
• La comunicazione legata agli eventi
• Le tipologie di eventi
• Eventi e nuove tecnologie a supporto
• Esempi e Case History
• Conclusioni
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Quali eventi conosciamo?• Riunioni
• Concerti
• Conferenze
• Tavole rotonde
• Feste aziendali
• Celebrazioni commemorative
• Convention
• Matrimoni
• Work Shop
• Conferenze stampa
• Fiere
• Pranzi di lavoro
• Convegni
• Cerimonie
• Inaugurazioni
• Seminari
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A che pubblico si rivolgono?
• Professionisti
• Giovani
• Gente comune
• Specialisti di una materia
• Giornalisti
• Dipendenti
• Membri di un partito
• Opinion Leader
• Donne
• Interessati a un tema
• Partner
• Collaboratori
• Forza vendita
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Definizione classica di evento:
L’evento è una manifestazione di particolare rilevanza
progettata, pianificata, organizzata e resa nota allo
scopo di raccogliere un determinato pubblico di
riferimento e di suscitare l’interesse dell’opinione
pubblica intorno al tema proposto
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• Volontà di ottenere la visibilità dell’organizzazione
• Impegno istituzionale
• Divulgazione e confronto scientifico
• Esigenze commerciali
• Fidelizzazione dei pubblici di riferimento
• Esigenze di comunicazione per pubblici specifici: dipendenti, stampa,
clienti o potenziali tali, partner, opinion leader
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Serve avere informazioni di un certo valore e interesse
per il pubblico di riferimento
Serve avere un budget adeguato al progetto di
organizzazione e alla tipologia di evento che si intende
realizzare
Serve avere la possibilità “fisica o tecnica” di realizzare
un evento secondo un dato progetto
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Informare
Formare
Dibattere
Motivare
Incentivare
Comunicare
Decidere
Divulgare
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A) LA PROGETTAZIONE STRATEGICA
• Come integrare l’evento nella strategia globale dell’organizzazione
B) LA PROGETTAZIONE OPERATIVA
• Come definire obiettivi, contenuto e target
C) LA GESTIONE E L’ORGANIZZAZIONE
• Come attuare tutta la logistica
D) LA MISURAZIONE DEI RISULTATI
• Come analizzare l’evento
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Valutazione globale del piano di
comunicazione
Analisi delle necessità
Consulenza sulla tipologia di
evento
Impostazione strategica
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Nella fase di progettazione strategica va
definito che TIPO di manifestazione si può e si
vuole realizzare
La tipologia di evento è decisa principalmente
in funzione del tipo di contenuto da erogare,
del budget e del pubblico
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1. Obiettivo
2. Messaggio
3. Target
4. Budget
5. Scelta dei relatori
6. Agenda
7. Responsabilità
8. Supporti necessari
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L’obiettivo di un evento può essere “semplicisticamente”
espresso in cosa si vuole ottenere con quella specifica
manifestazione o cosa si vuole far conoscere
al pubblico di riferimento
È il risultato che si vuole raggiungere!
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Il messaggio è rappresentato dalle informazioni, dai temi,
dalle politiche commerciali, tecniche o strategiche che i
relatori trasmettono al pubblico della manifestazione
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Il target è il pubblico di riferimento che si intende
invitare a un evento per trasferire i messaggi
Il pubblico di un evento mira a:
Ricevere informazioni
Incontrare persone che tratteranno un tema di proprio
interesse
Condividere opinioni riguardo a un tema
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Allocare un budget significa quantificare le risorse
economiche (e non) a disposizione
Studiare attentamente le voci di spesa -
sia per l’organizzazione sia per la comunicazione -
è fondamentale per decidere
che tipo di manifestazione allestire
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Competenza
Capacità di parlare in pubblico
Relazione con il target
Esperienza
Riconoscimento
Autorevolezza
Ruolo
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L’agenda va definita rispetto agli obiettivi che si vogliono raggiungere e al
numero di persone presenti
Gli interventi più generalisti o di “apertura” vanno sempre inseriti all’inizio,
per poi scendere nei dettagli con altri relatori
Definita l’agenda va anche valutata la necessità di un coordinatore che
funga da “padrone di casa”
La scaletta di massima va preparata con largo anticipo e poi affinata a
seconda delle decisioni prese
Si deve porre attenzione ai tempi di arrivo, di trasferimento e ai momenti di
ristorazione
I relatori devono essere di pari livello o inseriti in tempi diversi in agenda
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È fondamentale che ci sia una precisa divisione di compiti
quando si pianifica un evento
Le principali responsabilità sono:
a. Leadership di progetto
b. Responsabile dei contenuti
c. Responsabile dell’organizzazione
d. Responsabile dei fornitori esterni
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Quando si organizza un evento bisogna considerare anche
che tipo di supporti utilizzare - tecnologici e non
A volte è necessario realizzare filmati, coinvolgere partner
nelle presentazioni, utilizzare videoconferenze, produrre
materiali specifici che supportino il contenuto
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1. La data e l’ora
2. La sede e gli spazi occorrenti
3. I supporti audiovisivi
4. La segreteria organizzativa
5. La reception
6. Il gadget
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Devono essere scelte in base:
• Al periodo di calendario idoneo (evitare festività!)
• Alla pianificazione di eventi già stabilita per evitare
sovrapposizioni
• Alle esigenze dei partecipanti
• Alle esigenze dei relatori principali
• Alla disponibilità delle sedi
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Deve essere:
• Facilmente raggiungibile
• Avere adeguate strutture alberghiere e congressuali
• Essere adeguata al livello dell’evento
• Essere adeguata ai partecipanti
• Essere modulare e flessibile
• Disporre di ampio parcheggio
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• Sala con posti sufficienti
• Spazio reception adeguato
• Spazio coffee break / pranzo
• Sala stampa
• Segreteria del convegno
• Segreteria dei relatori
• Guardaroba
• Toilettes
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Requisiti di base:
• Tavolo relatori con podio
• Poltrone
• Schermo
• Impianto di amplificazione
• Impianto di proiezione
• Illuminazione
• Traduzione simultanea
• Abbellimenti (cartelli, banner, piante, ...)
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Alcuni esempi:
• Lavagna luminosa
• Proiettore per diapositive
• Proiettore per computer
• Maxi schermo per audiovisivi
• Schermi televisivi multipli (videowall)
• Monitor nei vari spazi
• Lavagna a fogli
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Di cosa si occupa?
• Invia la richiesta di adesione ai relatori
• Spedisce il programma
• Raccoglie le adesioni
• Compila le liste dei partecipanti
• Raccoglie i pagamenti
• Prepara il materiale per i partecipanti
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È FONDAMENTALE perché è il primo impatto degli ospiti con
l’azienda che li ha invitati!
• Funge da punto di informazioni
• Accoglie gli ospiti
• Registra i partecipanti
• Distribuisce il badge di riconoscimento e il modulo di feedback
• Al termine ritira il modulo di feedback compilato e distribuisce la
documentazione e l’eventuale gadget
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• Il gadget non deve mai oltrepassare la dimensione
dell’oggetto promozionale
• Ogni gadget deve essere personalizzato
• Richiede tempi lunghi di realizzazione (4/5 settimane)
• Deve essere in sintonia con il tema dell’evento e adeguato
al pubblico partecipante
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Leader di progetto
Responsabile dei contenuti
Coordinatore della logistica
Responsabile dei fornitori esterni
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Definire e condividere con il team di lavoro, sin dall’inizio, i parametri di successo
Avere a disposizione una storia precedente sulla stessa modalità di evento (o ricostruirla)
Stabilire azioni di misurazione quantitative e qualitative
Offrire gli strumenti di misurazione adatti ai partecipanti
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Moduli di feedback ai partecipanti
Recall telefonico
Incontri con coloro che hanno richiesto approfondimenti
Rassegna stampa
Aggiornamento dei nuovi nominativi nel Data Base aziendale
Stesura di un documento sui risultati raggiunti
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È fondamentale
• Studiare uno stile per la comunicazione
• Realizzare una comunicazione integrata su tutto ciò che riguarda
l’evento
• Realizzare tutti i materiali per tempo
• Definire attentamente la mailing list
• Gestire la modulistica e la documentazione
• Realizzare la cartografia e la cartellonista dedicata all’evento
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Inviti
Cartellonistica
Cartografia
Allestimento
Modulistica
Atti del convegno
Gadget
Pubblicità
Sito
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Vanno realizzati con largo anticipo per permettere alle persone di
tenersi libere
Devono seguire lo stile di comunicazione dell’evento
Devono riportare tutte le informazioni necessarie ma non quelle
superflue
Devono indicare chiaramente il contenuto della manifestazione, come
iscriversi e quali informazioni fornire
In caso di eventi a pagamento devono fornire tutte le informazioni
necessarie al pagamento
Devono prevedere le diciture legate alla legge sulla privacy
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1. Il congresso e il convegno
2. La tavola rotonda
3. La fiera
4. La convention
5. Gli open days
6. Le inaugurazioni
7. Le feste e celebrazioni aziendali
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• OBIETTIVO: informare, aggiornare e approfondire temi e
argomenti specifici.
• TARGET: pubblici appartenenti a una stessa categoria o
interessati a un argomento
• CONTENUTO: temi e problematiche di ampio respiro
• ATTORI: relatori esperti di tali discipline
• PERIODICITÀ: in genere periodico il congresso, episodico il
convegno
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• OBIETTIVO: discutere su un argomento di attualità o
particolarmente controverso
• TARGET: pubblico interessato con ruolo passivo di semplice
ascoltatore
• CONTENUTO: temi specialistici
• ATTORI: esperti dell’argomento, opinion leader o personaggi di
fama diffusa
• PERIODICITÀ: evento eccezionale, solitamente di breve durata
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• OBIETTIVO: dare visibilità al marchio, fare conoscere i nuovi
prodotti e i nuovi servizi dell’azienda
• TARGET: sia pubblico generico sia pubblico appartenente a una
specifica categoria
• CONTENUTO: spazio espositivo e partecipazione a convegni
• ATTORI: è una manifestazione che coinvolge l’azienda e tutti i
suoi pubblici
• PERIODICITÀ: annuale, ciclica
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• OBIETTIVO: coinvolgere gli appartenenti (o le forze vendita, se
esterne) a una stessa organizzazione al fine di motivarli e di
trasferire i messaggi principali
• TARGET: personale aziendale
• CONTENUTO: problematiche aziendali
• PERIODICITÀ: da una a più giornate e si conclude solitamente
con un’occasione conviviale
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• OBIETTIVO: aumentare la visibilità di un’azienda “aprendo le
porte” a ospiti esterni
• TARGET: clienti, fornitori, opinion leader, giornalisti, familiari
• ATTORI: tutti i dipendenti dell’azienda
• PERIODICITÀ: può essere un evento eccezionale o ciclico
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• OBIETTIVO: celebrare in modo spettacolare l’inizio di una nuova
attività o l’apertura di una nuova sede
• TARGET: clienti, fornitori, familiari, giornalisti, opinion leader
• ATTORI: tutti i dipendenti dell’azienda
• PERIODICITÀ: evento eccezionale
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• OBIETTIVO: creare coinvolgimento e senso di appartenenza
all’azienda
• TARGET: tutti i dipendenti dell’azienda
• CONTENUTO: temi specialistici
• ATTORI: responsabile della comunicazione, direttore del
personale, vertici dell’azienda
• PERIODICITÀ: eventi ciclici
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Valutare attentamente tutti i possibili imprevisti che potrebbero
verificarsi
Avere dei back up per le attività principali (relatori,
strumentazione, trasporti,...)
Definire in fase di programmazione chi deve decidere in caso di
crisi e informare tutti i responsabili
Far tesoro di quanto già accaduto
Scegliere partner e fornitori di alto livello
Mantenere la calma
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