MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
21
IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
RESERVASI KAMAR PADA SISTEM PERHOTELAN
M. Juli Andriansyah1)
, M. Ihsan Hidayat2)
, Katen Lumbanbatu3)
, Indah Ambarita4)
1)Manajemen Informatika, STMIK Kaputama, Binjai
Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara
Email : [email protected] 2)
Komputerisasi Akuntansi, STMIK Kaputama, Binjai
Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara 3)
Manajemen Informatika, STMIK Kaputama, Binjai
Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara
E-mail : [email protected] 4)
Komputerisasi Akuntansi, STMIK Kaputama, Binjai
Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara
E-mail : [email protected]
ABSTRACT
In the management of a hotel, there is a room reservation process to run slowly, it requires a
lot of recording resulted in a process running slow, inefficient, and prone to error (human
error). The process of checking the room status manually dna statements also require energy
and time. Therefore, it can be built a room reservation information system applications. In
the system, do the reservation process, check-in and check-out room. In the process of the
reservation, the room number will be blocked in the reservation process, so as to avoid
double booking the same room and the same date. Then at the time of check-in, room status
will change to fill up, and when you check-out, room status is changed back into blank.
Application can be used to make the reservation process, the process of check-in
and check-out process at the hotel. Applications provides reports reservation, check-in,
check-out and statements of earnings, so the report printing can be done quickly and avoid
mistakes (human error) when preparing the report done manually.
Keywords: Hotel, rooms, reservations, check-in, check-out.
ABSTRAK
Di dalam manajemen suatu hotel, terdapat proses reservasi kamar yang dapat berjalan lambat,
memerlukan banyak pencatatan yang mengakibatkan proses berjalan lambat, tidak efisien,
dan rentan terhadap kesalahan (human error). Proses pengecekan status kamar dna
penyusunan laporan secara manual juga membutuhkan tenaga dan banyak waktu. Oleh
karena itu, dapat dibangun suatu aplikasi sistem informasi reservasi kamar. Di dalam sistem,
dapat dilakukan proses reservasi, check-in dan check-out kamar hotel. Pada proses reservasi,
nomor kamar akan diblok pada proses reservasi, sehingga dapat menghindari terjadinya
double booking pada kamar yang sama dan tanggal yang sama. Kemudian pada saat
melakukan check-in, status kamar akan berubah menjadi terisi, dan saat melakukan check-
out, status kamar berubah kembali menjadi kosong.
Aplikasi dapat digunakan untuk melakukan proses reservasi, proses check-in dan proses
check-out pada hotel. Aplikasi menyediakan laporan reservasi, check-in, check-out dan
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
22
laporan penghasilan, sehingga pencetakan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan
terhindar dari kesalahan (human error) apabila penyusunan laporan dilakukan secara manual.
Kata kunci : Hotel, Kamar, Reservasi, Check-in, Check-out
1. PENDAHULUAN
Pada hotel yang memiliki banyak
kamar, proses reservasi kamar secara
manual dapat berjalan lambat dan tidak
efisien. Selain itu, sistem manual juga
rentan terhadap kesalahan user (human
error), seperti pada pendataan tamu,
proses reservasi, proses check-in, proses
check-out dan proses penyusunan laporan,
yang akan berujung pada lambatnya
pelayanan hotel pada tamu. Oleh karena
itu, untuk mengatasi kelemahan dari sistem
manual, maka dapat dibangun suatu
aplikasi sistem informasi reservasi kamar
hotel.
Dengan menggunakan aplikasi
sistem informasi, maka proses reservasi
kamar diharapkan dapat berjalan dengan
cepat dan tepat. Pada awalnya, setiap data
tamu di-input dan disimpan ke database,
lalu dilanjutkan dengan memesan kamar
yang diinginkan. Apabila kamar yang
diinginkan tamu masih tersedia, maka staf
hotel dapat memasukkan reservasi atas
nama tamu. Lalu dilanjutkan dengan
proses check-in dan proses check-out. Lalu
berdasarkan data yang telah dimasukkan,
sistem informasi dapat memberikan output
berupa laporan-laporan yang dibutuhkan
secara cepat dan tepat, seperti daftar tamu,
daftar kamar, laporan penyewaan kamar
secara harian, laporan check-in, laporan
check-out dan laporan penghasilan hotel
per hari. Metodologi yang digunakan
dalam merancang sistem informasi
reservasi ini adalah metodologi waterfall
(air terjun). Metodologi ini terdiri dari
teknik pengumpulan data secara observasi
dan pustaka, rekayasa pemodelan sistem
(analisis kebutuhan dan desain), generasi
kode dan pengujian.
Dilihat dari permasalahan diatas
maka dirumuskan masalah dari
penyusunan karya tulis ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana merancang sebuah sistem
informasi reservasi kamar?
2. Bagaimana menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic
.NET 2008 dan database Microsoft
Access 2007 untuk membangun
aplikasi reservasi kamar?
3. Bagaimana merancang laporan sistem
reservasi kamar dengan menggunakan
Seagate Crystal Report?
Tujuan dari penyusunan karya tulis
ini adalah :
1. Merancang sistem reservasi kamar
hotel.
2. Menampilkan hasil laporan check-in
dan check-out.
3. Untuk mengetahui berapa banyak tamu
yang membooking kamar.
4. Untuk mengetahui berapa banyak
kamar yang tersewa dan tidak setiap
hariya.
5. Menghasilkan model sistem informasi
reservasi kamar hotel yang dapat
meningkatkan kualitas pelayan hotel.
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu
sistem buatan manusia yang secara umum
terdiri atas sekumpulan komponen berbasis
komputer dan manual yang dibuat untuk
menghimpun, menyimpan, dan mengelola
data serta menyediakan informasi keluaran
kepada para pemakai. Kata sistem
informasi terdiri dari kata sistem dan
informasi yang memiliki arti tersendiri.
yang bagi pemakai dan mempunyai nilai
pikir yang nyata bagi pembuatan
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
23
keputusan pada saat sedang berjalan atau
untuk prospek masa depan. Defenisi
tersebut menekankan kenyataan bahwa
data harus diproses dengan cara-cara
tertentu untuk menjadi informasi dalam
bentuk dan nilai yang berguna bagi
pemakai.
Informasi merupakan suatu data
yang telah diproses dan mempunyai arti
tertentu serta manajemen dalam arti luas
merupakan suatu cara untuk melaksanakan
pengelolaan suatu masalah pada
perusahaan. (Raymond Mcleod, 2010: 12)
Sumber dari informasi adalah data.
Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal data item. Data adalah kenyataan
yang mengambarkan suatu kejadian-
kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-
kejadian nyata yang sering terjadi adalah
perubahan dari suatu nilai yang disebut
dengan transaksi.
3. RANCANGAN PENILAIAN
3.1 Permasalahan
Adapun permasalahan yang
ditemukan sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut.
1. Pendataan tamu saat check-in
dan check-out masih manual.
2. Proses transaksi tamu saat
check-in dan check-out
membutuhkan waktu yang
lama.
3. Laporan transaksi belum akurat
karena belum tersistem.
3.2 Alternatif Permasalahan
Adapun alternatif pemecahan
masalah dari sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut :
1. Dengan adanya perancangan
aplikasi sistem informasi
reservasi kamar hotel ini maka
penanganan proses check-in
dan check-out akan lebih cepat
dan efisien waktu
termanajemen dan laporan yang
sebelumnya manual
menggunakan sistem
komputerisasi hasilnya lebih
akurat.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Permasalahan Pemodelan Sistem
Usulan
Sistem usulan adalah sistem
reservasi kamar hotel yang
terkomputerisasi. Pada sistem usulan,
dapat dilakukan proses reservasi, check-in
dan check-out kamar hotel. Pada proses
reservasi, tidak akan terjadi double
booking untuk kamar yang sama di tanggal
yang sama. Kemudian pada saat
melakukan check-in, status kamar akan
berubah menjadi terisi, dan saat melakukan
check-out, status kamar berubah kembali
menjadi kosong. Sistem juga menyediakan
banyak output laporan, yaitu bukti
reservasi, bukti check-in dan check-out,
daftar kamar, daftar customer, laporan
reservasi kamar, laporan check-in, laporan
check-out dan laporan penghasilan hotel.
Sistem memiliki dua tipe user,
yaitu administrator dan staf. Tipe user
“administrator” dapat mengakses semua
menu di dalam sistem, sedangkan tipe user
“Staf” tidak dapat mengakses menu tipe
kamar, kamar, user dan laporan
penghasilan hotel.
4.1.1 Data Flow Diagram Sistem
Usulan
Perancangan sistem dilakukan
dengan menggunakan Data Flow Diagram
(DFD). Bagan DFD digunakan untuk
menggambarkan proses reservasi, proses
check-in dan proses check-out yang terjadi
di dalam sistem. Gambar 4.1 adalah
diagram konteks dari sistem reservasi
kamar hotel.
0
Sistem
Reservasi
Kamar Hotel
Customer
Bukti Reservasi
Bukti Check-In
Kartu Identitas
Bukti Check-In
Bukti Check-Out
ManajerLaporan
Operasional
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem
Reservasi Hotel
Dari diagram konteksi, dapat
diuraikan proses-proses yang terdapat di
dalam aplikasi, dengan merancang
diagram level 0, seperti terlihat pada
gambar 4.2 berikut.
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
24
Gambar IV.2 DFD Level 0 Sistem
Reservasi Hotel
4.1.2 Flowchart Sistem Usulan
Pada subbab ini, dirancang
flowchart dari sistem usulan. Flowchart
digunakan untuk menggambarkan proses
yang terjadi di dalam sistem reservasi
kamar. Secara garis besar, proses yang
terjadi di dalam sistem dapat digambarkan
pada flowchart, seperti terlihat pada
gambar 4.3 berikut.
Hasil Implementasi Aplikasi
Berikut akan dijelaskan
implementasi dari aplikasi sistem
informasi reservasi kamar hotel:
1. Jalankan aplikasi dan form Login akan
tampil. Masukkan username dan
password yang benar. Tipe user
dibedakan berdasarkan username yang
dimasukkan. Bila user termasuk tipe
“Administrator”, maka user dapat
mengakses semua form. Akan tetapi
apabila tipe user adalah “Staf”, maka
user tidak dapat mengakses form tipe
kamar, form kamar dan laporan
penghasilan. Tampilan form Login
dapat dilihat pada gambar 4.26 berikut.
Gambar IV.26 Tampilan Form
Login
2. Masukkan username, password, dan
tekan tombol OK. Apabila username
dan password benar, maka form Utama
akan tampil seperti terlihat pada
gambar 4.27 berikut.
Gambar IV.27 Tampilan Form
Utama 3. Klik pada menu [File] – [Daftar User],
maka form Daftar User akan tampil
seperti terlihat pada gambar 4.28
berikut.
Gambar IV.28 Tampilan Form
Daftar User 4. Klik pada menu [Data Utama] – [Tipe
Kamar], maka form Tipe Kamar akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.29 berikut.
Gambar IV.29 Tampilan Form Tipe
Kamar 5. Klik pada menu [Data Utama] –
[Kamar], maka form Kamar akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.30 berikut.
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
25
Gambar IV.30 Tampilan Form
Kamar 6. Klik pada menu [Data Utama] –
[Customer], maka form Customer akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.31 berikut:
Gambar IV.31 Tampilan Form
Customer 7. Klik pada menu [Transaksi] –
[Reservasi], maka form Reservasi akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.32 berikut.
Gambar IV.32 Tampilan Form
Reservasi 8. Untuk mencetak bukti reservasi kamar,
tekan tombol “Cetak” pada form
Reservasi. Cetak bukti reservasi akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.33 berikut.
Gambar IV.33 Tampilan Cetak
Bukti Reservasi 9. Klik pada menu [Transaksi] – [Check
In], maka form Check-In akan tampil
seperti terlihat pada gambar 4.34
berikut.
Gambar IV.34 Tampilan Form
Check-In 10. Untuk mencetak bukti check-in, tekan
tombol “Cetak” pada form Check-In.
Bukti check-in akan tampil seperti
terlihat pada gambar 4.35 berikut.
Gambar IV.35 Tampilan Cetak
Bukti Check-In
11. Klik pada menu [Transaksi] – [Check
Out], maka form Check-Out akan
tampil seperti terlihat pada gambar
4.36 berikut.
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
26
Gambar IV.36 Tampilan Form
Check-Out 12. Untuk mencetak bukti check-out, tekan
tombol “Cetak” pada form Check-Out.
Bukti check-out akan tampil seperti
terlihat pada gambar 4.37 berikut.
Gambar IV.37 Tampilan Cetak
Bukti Check-Out 13. Untuk melihat status kamar, pilih
menu [Transaksi] – [Lihat Status
Kamar]. Form Lihat Status Kamar
akan tampil seperti terlihat pada
gambar 4.38.
Gambar IV.38 Tampilan Form Lihat
Status Kamar
14. Pilih menu [Laporan] – [Daftar Kamar]
untuk menampilkan laporan daftar
kamar, seperti terlihat pada gambar
4.39.
Gambar IV.39 Tampilan Laporan
Daftar Kamar
15. Pilih menu [Laporan] – [Daftar
Customer] untuk menampilkan laporan
daftar customer, seperti terlihat pada
gambar 4.40.
Gambar IV.40 Tampilan Laporan
Daftar Customer
16. Pilih menu [Laporan] – [Reservasi
Kamar] untuk menampilkan laporan
reservasi kamar, seperti terlihat pada
gambar 4.41.
Gambar IV.41 Tampilan Laporan
Reservasi Kamar
17. Pilih menu [Laporan] – [Check In]
untuk menampilkan laporan check-in,
seperti terlihat pada gambar 4.42.
Gambar IV.42 Tampilan Laporan
Check In
18. Pilih menu [Laporan] – [Check Out]
untuk menampilkan laporan check-out,
seperti terlihat pada gambar 4.43.
Gambar IV.43 Tampilan Laporan
Check Out
MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN
2548-9720
27
19. Pilih menu [Laporan] – [Penghasilan]
untuk menampilkan laporan
penghasilan, seperti terlihat pada
gambar 4.44.
Gambar IV.44 Tampilan Laporan
Penghasilan
20. Klik menu [About] untuk
menampilkan form About yang berisi
judul aplikasi dan identitas penyusun
penelitian, seperti terlihat pada gambar
4.45.
Gambar IV.45 Tampilan Form
About
5. KESIMPULAN
Setelah menyelesaikan perancangan
aplikasi sistem informasi reservasi kamar
hotel, beberapa hal yang dapat
disimpulkan adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi dapat digunakan untuk
melakukan proses reservasi, proses
check-in dan proses check-out pada
hotel.
2. Proses reservasi akan melakukan blok
terhadap nomor kamar dan tanggal
yang telah direservasi, sehingga tidak
terjadi double booking pada kamar dan
tanggal yang sama di dalam sistem.
3. Aplikasi menyediakan laporan
reservasi, check-in, check-out dan
laporan penghasilan, sehingga
pencetakan laporan dapat dilakukan
dengan cepat dan terhindar dari
kesalahan (human error) apabila
penyusunan laporan dilakukan secara
manual.
6. SARAN
Untuk memperbaiki dan mengatasi
kelemahan yang masih ada, maka beberapa
hal yang dapat disarankan sebagai berikut:
1. Dipertimbangkan untuk menambahkan
fitur email, sehingga bukti reservasi
dapat dikirimkan ke email customer
melalui sistem.
2. Dipertimbangkan untuk
mengembangkan aplikasi sehingga
dapat dijalankan secara mobile, melalui
website atau melalui smartphone.
REFERENSI
[1].Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis &
Perancangan Sistem Informasi,
Penerbit Andi, Yogyakarta.
[2].Junindar, 2008, Panduan Lengkap
Menjadi Programmer, Penerbit
TransMedia / MediaKita, Jakarta.
[3].Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2010,
Analisis dan Perancangan Sistem,
Jilid 1, Edisi Ke-5, Alih Bahasa
Thamir Abdul Hafedh Al-
Hamdany, Penerbit Prehalindo,
Jakarta.
[4].Mcleod R.Jr., 2010, Sistem Informasi
Manajemen, Jilid 1, Edisi ke-7,
Penerbit Pearson Education Asia
Pte, Ltd dan Prehalindo, Jakarta.
[5].Sutabri, T., 2010, Analisa Sistem
Informasi, Penerbit Andi,
Yogyakarta 2018.
Top Related