PremioFORUMPA2017:10x10=centoprogettipercambiarelaPA

Documentazionediprogettodellasoluzione:

CareggiSmartHospital,laSanitàdelfuturo.

1. DescrizionedelprogettoCareggi Smart Hospital è un progetto dell’Azienda Ospedaliero Universitaria Careggi diFirenze che ha l’obiettivo di facilitare il rapporto con l’utenza, offrendo nuove modalità ecanalidicomunicazioneedaccessoalleinformazioniedaiservizisanitaridigitalisicuri,anchein totalemobilità.Careggi SmartHospital è quindi una vera e propria roadmap di nuoveprogettualità e realizzazioni, che hanno l’unico scopo di semplificare la vita degli utentiattraverso l’uso della tecnologia, creandobenessere per le persone e quindimigliorando laqualitàdellalorovita.Le azioni ad oggi messe in campo, attive e pienamente funzionanti sono, l’infrastrutturaCareggiWiFi (oltre 900 Access Point disseminati su tutto il campus di 90 ettari), la APPCareggiSmartHospitaldisponibilepersmartphoneetablet,ilserviziodiprenotazionesenzaattesa #PrelievoAmico ed il servizio #AnticoagulanteAmico per la gestione ed ilmonitoraggiodell’aderenzadelpazientealtrattamentofarmacologico.Ultiminatiinordineditempoilservizio#TicketAmicoper ilpagamentodel ticketsanitarioconcartadicredito, intotale mobilità e l’integrazione con SPID il Sistema Pubblico di Identità Digitale. Ideati eprogettati internamente all’Azienda, i servizi digitali sono offerti gratuitamente comesoluzionemulticanale,ovverosonodisponibiliaicittadinisiasuApp,suwebesuTotem.

2. DescrizionedelteamedelleproprierisorseecompetenzeIl teamècompostoda ingegneri,medici,avvocatieprogrammatori, tutti interniall'azienda,chehannocuratolevariefasidiideazioneeprogettazionedeiservizi.Diversesonoinfattilecompetenze richieste, le tecnologie, l’intensità di fabbisogno clinico, le modalità diorganizzazionedelleUnitàOperative,chedevonoessereanalizzatiereingegnerizzate,perladefinizionedinuoviedinnovativiprocessiaziendaliepercorsiperipazienti.

3. DescrizionedeibisognichesiintendesoddisfareLamalattiaèsempreunproblema,nonsoloper lasofferenza fisicaepsicologica,maancheperilcambiamentodivitachedetermina,connuovibisognidafronteggiare.Durantequestaesperienza non sempre il Servizio Sanitario si presenta come snello ed efficiente ed ilprolungarsi di un’attesa, magari per ritirare un semplice foglio di carta, o una coda per

restituire un modulo che ci si è dimenticati di riempire, viene percepito come forteinefficienzadell’interosistema.Latecnologiaconsenteoggiilsuperamentodibuonapartediqueste difficoltà. Chioschi interattivi, smartphone e tablet sono in grado di veicolare variservizipersemplificare lavitadeicittadini.Orientarsiall’internodiunospedale, consultarecomodamentedacasaiproprirefertioquellideifamiliari,reperireunmodulo,prenotareunavisitaounprelievonelladataedorapiùcomode,pagareunticketsenzarecarsifisicamenteadunosportellooadempiereadaltreincombenzeamministrative,senzaprenderepermessilavorativiemuoversineltrafficodellacittà,èsemprepiùsempliceeintuitivo,masoprattuttoa portata di mano. Sono questi i bisogni che il progetto Careggi Smart Hospital intendesoddisfare.4. DescrizionedeidestinataridellamisuraIdestinataridellamisurasonoinprimoluogoicittadinicheusufruisconodeiservizisanitarierogatidall’AziendaOspedalieroUniversitariadiCareggi,maancheglioperatoridell’azienda,che usufruiscono dei benefici indotti dall’introduzione dei servizi digitali a supporto dellariorganizzazionedeiprocessi.

5. DescrizionedellatecnologiaadottataBusinessprocessre-engineering.Studio preliminare dei processi aziendali con tecniche di operationalmanagement (DMAICanalisys, Six Sigma, Lean, Value StreamMap, diagrammi di flusso, ecc.); Sviluppo sito webaziendale con programmazione script e widget su Joomla 3.0, HTML5, php, SQL,programmazioneapplicazionimobiliconApacheCordovaeSteroidsperAPPAndroid,xCodeperAPPiOS.

Cambiamentiorganizzativi:ridisegnocompletodelprocessodiflow-managementdeipazientialla Piastra dei Servizi e del Centro Servizi NIC, dalla accettazione allo smistamento ai boxprelievo,introduzionedellapossibilitàdiprenotazioneonlineemobiledeiservizi,consceltapersonalizzatadelgiornoedora,riduzionedellecode,riduzionedellostresslavorativo.

Changemanagement : tavoli di lavoro congiunti con tutti gli operatori coinvolti per analisipreliminare dei servizi (prestazioni, vincoli orari, slot, numero prestazioni, tempi diesecuzione, spazi dedicati, ecc.), applicazione tecniche Lean Thinking, presentazione nuovoassetto, introduzione nuove tecnologie, creazione cruscotto di monitoraggio real-time,formazione operatori, coinvolgimento URP, coinvolgimento associazioni volontariato,giornatedipresentazione, comunicazioneamezzoweb,mailing list,media,predisposizionemateriale cartaceo, Protocollo di intesa con il Comune di Firenze per la condivisione diiniziative sul territorio relative a servizi digitali e a nuovi canali di distribuzione delleinformazioni al pubblico, diffusione su piattaforma Digital Signage del Comune di Firenze,ecc.)

6. Indicazionedeivalorieconomiciingioco

Fattosalvo ilcostodellerisorse internededicatealla ideazione,progettazioneeconduzionedelprogetto,ivalorieconomiciingiocopossonoriassumersicomesegue:• quotadiinvestimentoinSWperrealizzazioneAPP,37.500euro+IVA,• quotadiinvestimentoinSWperflow-management,55.000euro+IVA• quotadiinvestimentoinHWdestinatoall’accoglienzaneicentriservizi,36.000euro+IVA• quotadimanutenzionedopoilprimoannodigaranzia:11.900euro+IVA

Sulfrontedeirisparmi,mentrerimangonodidifficilevalutazione,interminieconomici,icostirelativi alla evidente riduzione delle code ed alla evidente riduzione dello stress lavorativodeglioperatoriimpiegatiaglisportelli,numerosistudinellaletteraturainternazionaleoffronoinvece interessanti stime della riduzione dei costi relativi al personale, al trasporto,all’assenza dal lavoro, al follow-up quando si adottano servizi digitali remoti (ex. 95% ofremoteconsultationssavedtripstoclinics,at30%ofcostoftransportation,ecc.).L’attuazionedel progetto aziendaledi cui al provv.AOUCN. 549del 06/10/2015dal titolo“PROGETTO ACCOGLIENZA in AOUC -Ridefinizione del processo di interfaccia con l’utenza eriorganizzazione delle articolazioni organizzative aziendali coinvolte” sta confermando chel’utilizzo della tecnologia consente la progressiva ma netta riduzione dei 78 punti diprenotazione/accettazione, che vedevano finora impiegate 336 figure professionali (profiloamministrativo, sanitarioe tecnico),apochipunti concentratineimaggioripoli specialisticiaziendali, con circa 100 figure dedicate (edun conseguente importante recuperodi risorseumane).Fin dal lancio nel 2013 il progetto Careggi Smart Hospital è statomolto apprezzato daicittadiniedinumerisull’utilizzosonoincostantecrescita.Basti pensare che nella sola settimana dal 16 al 22 Gennaio 2017 sono stati 572 i referti“ritirati”online,comodamentedacasaodallavoro,senzarecarsiadunosportelloedintotalemobilità e sicurezza, tramite la APP Careggi Smart Hospital (così suddivisi: 325 referti dilaboratorio,127refertidiradiologiae120pianiterapeuticiTAOeNAO).Sono stati invece oltre 29.000 gli utenti che hanno utilizzato il servizio di prenotazione#PrelievoAmico per accedere alla Piastra dei Servizi del Pad. 15. Pochi “click” sul sitowebdell’Aziendaopochi“tap”sull’AppdiCareggiperprenotareonline,comodamentedacasa, ilgiornoel’oraperilproprioprelievodelsangueedaccederealserviziosenzaattesa.Sono già circa 2000 al mese i piani terapeutici gestiti digitalmente con il servizio#AnticoagulanteAmico, con una curva di apprendimento rapidissima (servizio avviatonell’Aprile2016)ancheinunapopolazionenotoriamenteanziana(etàmediapazientiincura73,6anni).

7. Tempidiprogetto.Il progetto Careggi SmartHospital è la declinazione in Sanità dell’AgendaDigitale Europea,presentatadallaCommissioneeuropeanelmaggio2010,sottoscrittadatuttigliStatimembri,chesisonoimpegnatialsuorecepimento.

Il progetto Careggi Smart Hospital è stato avviato nel 2013 e fino ad oggi è statocostantementeaggiornatoconnuovefunzionalitàeservizipericittadini.Inparticolare:

2013–rilascioappCareggiSmartHospital con funzioni “ritiro”esami,wayfinding,accessiprontosoccorso,ecc.;2014 – rilascio nuovo servizio #PrelievoAmico per prenotazione online, comodamente dacasa,delgiornoedell’oradelproprioprelievodelsangueedaccessoalserviziosenzaattesa;2015 - rilascio nuovo servizio#AnticoagulanteAmico per il controllo dell’aderenza dellaterapiaanticoagulanteelagestionedelpianoterapeuticodeipazienti,sudispositivimobili;2016-rilascionuovoservizio#TicketAmicoperilpagamentodelticketsanitarioconcartadi credito su smartphone o tablet; integrazione con SPID, il Sistema Pubblico di IdentitàDigitale.

Perinformazioni:ing.AndreaBelardinelli

Direttore Staff della Direzione Aziendale Direttore Area Sviluppo, controllo e qualità Direttore U.O. Sviluppo e Business Process Reengineering

Azienda Ospedaliera Universitaria CAREGGI Nuovo Ingresso Careggi - Largo Brambilla, 3 – 50134 Firenze Telefono +39 055 7949501 – FAX +39 055 7949961 e-Mail : belardinellia@aou-careggi.toscana.it