Luigi Taccone “Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi” pagina 1
AIB – Attivo sociAIB – Attivo sociFirenze, 20 novembre 2008Firenze, 20 novembre 2008
Biblioteca Nazionale CentraleBiblioteca Nazionale Centrale
Biblioteche e rinnovamento organizzativo:Biblioteche e rinnovamento organizzativo:lavorare per processilavorare per processi
ing. ing. LUIGI TACCONELUIGI TACCONE
INGEGNERIA ORGANIZZATIVA &INGEGNERIA ORGANIZZATIVA &TECNOLOGIA PER L’IMPRESATECNOLOGIA PER L’IMPRESA
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AppuntiAppunti::
• le biblioteche come sistemi organizzativi aperti
• l'interazione con il mercato e la pressione competitiva
• la visione sistemica e l'organizzazione per processi
• il caso della BNCF
• l’analisi di processo
• esempi di diagrammazione di processo
• matrici per competenze e responsabilità
• eventuale riflessione su un caso di “sistema”: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati
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Aspetti introduttiviAspetti introduttiviAspetti introduttiviAspetti introduttivi
è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti
che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo
di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato
è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti
che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo
di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato
MISSIONEMISSIONE
l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che
quindi determina o influenza il comportamento
l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che
quindi determina o influenza il comportamento
AMBIENTEAMBIENTE
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AMBIENTE
TOP DOWN
BOTTOM UP
Organizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercato
clientifornitori
risorseconcorrenza
contesto socio-economico
normative
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RIVALITA’ TRA IMPRESE
CONCORRENTI
POTERE CONTRATTUALE
DEI CLIENTI
POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI
MINACCE DI PRODOTTI
SOSTITUTIVI
MINACCE DI NUOVE ENTRATE
barriere all’ entrata
La pressione competitivaLa pressione competitivaLa pressione competitivaLa pressione competitiva
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A P D
VALORE CREATO
Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento- assetto organizzativo- logica di retroazione
Ouchi : Il controllo organizzativo- clan- burocrazia- mercato
La catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiunto
OUTPUTINPUT
organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore
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Prospettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativa
FUNZIONI
PROCESSI
KNOW-HOW COMUNE:- attenzione sulla professionalità- principio di responsabilità
OUTPUT COMUNE:- attenzione sulla gestione strategica ed operativa- pertinenza sulle performance
spazio delle interfacce funzionali
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La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........
DIREZIONE AZIENDALE
PRODUZIONEMARKETING & VENDITE
RICERCA & SVILUPPO
• sindrome dei “comportamenti stagni” (effetto “silos”)• ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema•doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale ...•responsabilità sovrapposte rispetto ai “valori” esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..
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..... e la visione sistemica..... e la visione sistemica ..... e la visione sistemica..... e la visione sistemica
• come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma
• azienda come sistema interagente con l’ambiente esterno
MARKETING & VENDITEPRODUZIONE
RICERCA & SVILUPPO
RICERCA
SVILUPPO
MARKETING
VENDITE
IMPIANTO 1
IMPIANTO 3
IMPIANTO 2
ESIGENZE
PROMOZIONE
CONTATTI
ORDINIORDINI
PRODOTTI
IDEE PER NUOVI PRODOTTI
SPECIFICHEPRODUZIONE
SP
EC
IFIC
HE
PR
OD
OT
TO
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Il diagramma di contestoIl diagramma di contestoIl diagramma di contestoIl diagramma di contesto
SISTEMA DI TRASFORMAZIONE
SISTEMA DI ACCOGLIMENTORISORSE
INFLUENZE DI CONTESTO:
GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA
MERCATO
CONCORRENZA
CAPITALE
MATERIE PRIME
TECNOLOGIA
RISORSE UMANE
PRODOTTI/SERVIZI
PRODOTTI/SERVIZI
ORDINI
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I Acquisizione
II Trattamento gestionale
III Trattamento catalografico per la BNCF
IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI
V Prevenzione e programmazione per la conservazione
VI Gestione degli interventi di conservazione
VII Accesso ai servizi
VIII Informazione e assistenza
IX Lettura e consultazione
X Prestito e document delivery
Processi primari
Processi di trasversali al sistema
Processi di supporto
XIX
Efettuare
le verifiche
interne
XIPianificare le risorse e monitoraggio finanziario
XX
Gestire
le non
conformi
tà
XXI
Monitor
are la
soddisf
azione
dei
clienti
XII Gestire gli acquisti e appalti
XIII Gestire le manutenzioni
XIV Gestire l’automazio
ne
XVGestire la sicurezza
XVIGestire il personale
e la formazione
XVIII
Gestire i
documen
ti della
qualità
XXII
Riesam
inare il
S.Q.
XXIII Gestire la misurazione e l’analisi dei dati per il migliorament
o
XVII
Gestire
la
comunic
azione
Acquisizione etrattamento gestionale e
catalografico
Conservazione etutela della raccolte
Erogazione e fruizione dei
servizi
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Caratteristiche del processo:
- generalmente trasversale all’organizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell’ impresa
- ha un output globale unico- il cliente può essere esterno o interno
Tipologie di processo:
- Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con l’esterno- Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti
L’ analisi di processoL’ analisi di processoL’ analisi di processoL’ analisi di processo
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Processo:Processo: Presentazione progetti su bandoPresentazione progetti su bando
ENTE FINANZIATORE
DIREZIONEGENERALE
COORDINAMENTO
RENDICONTAZIONE
PROGETTAZIONE
ASSOCIAZIONISISTEMA CLIENTE
AMMINISTRAZIONE
PARTNERSHIPFORNITORI
Ultima revisioneUltima revisione: : 30 / 11 / 0230 / 11 / 02Cod:Cod:3.1.23.1.2
POLITICHE MARKETING
ELABORAZIONE FINALE
BANDO
FORMULARIODI PROGETTO
PRJPRESENT.
CRITERI EPARAMETRI
CRITERI VALUTAZIONE
ANALISI OPPORTUNITA’
IDEE LABORATORIO
VALUTAZIONESVILUPPO OFFERTA
VINCOLICONTRIBUTIDICHIARAZIONIINTENT
CHIARIMENTIINTEGRAZIONI
IDEE DISVILUPPO
VERIFICA E FIRMA
PROGETTOPRESENTATO
CTSMKT
PIANIFICAZIONE RISORSE
PREDISPOSIZIONEDOCUMENTAZIONE
RICHIESTA DI:DOCUMENTAZIONECIVILISTICA – FISCALENOTAIO PER ATSDELIBERA CDA
FABBISOGNI ESIGENZE
DEFINIZIONEOFFERTA
La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....
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Area Processo: Area Processo: Core ProcessCore ProcessProcesso 3.1.2 :Processo 3.1.2 : Presentazione progetti su bandoPresentazione progetti su bando
POPredisposizione Documentazione
AVerifica e Firma
PO/RPOElaborazione Finale
PO/RPOPCPCDefinizione Offerta
POPianificazione risorse
ECRPCVCValutazione sviluppo offerta
VCRPOECPCAnalisi opportunità
Sistema
Associativo
Progettazione
Progettazione
supporto
Amministrazione
Rendicontazione
Coordinamento
Direzione
Generale
Partner
Ruoli
Organizzativi
Attività
POCA
Partecipazione OperativaControllaApprova
PCVCEC
Partecipazione CollaborativaVa consultato
Può essere consultato
R Responsabilità
312b312b
... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,
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CODICE PROCESSO : 3.1.2
NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR)
FATTORI DI INPUT
• bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale• politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni
territoriali • laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad
eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento)
OUTPUT PRODOTTI
• offerta formativa (definizione del progetto esecutivo)• documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del
progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando)
RISORSE IMPIEGATE
• progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono l’analisi
di dettaglio, la progettazione dell’intervento formativo e la stesura del formulario)• coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne)• area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta
rendicontazione in itinere e finale)• area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della
documentazione)
MODULISTICA DI RIFERIMENTO• Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario• elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando)
RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI• riceve informazioni strutturate dal processo 2.1.4 – analisi dei fabbisogni• fornisce input al processo 3.2.2 – Definizione progetto finanziato ed al processo 3.4.1 –
rilevazione qualità erogata
INDICATORI DI PERFORMANCE• rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp• percentuale di approvazione dei progetti presentati
312c312c
....... e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo.
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Il processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativi
Conseguito l’ Accreditamento provvisoriodella Regione Toscana come
Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O)
Fase 1
Fase 2
Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità
Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1
Implementazione del SGQ Formazione interna
Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000
Fase 3
Agenzia
Formativa
Su quest’ultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio™ al Lifelong Learning(L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana www.aifonline.it)
Per approfondimenti normativi sul tema:•www.retetoscana.it/formazione•www.saforet.it•www.progettotrio.it•www.taccone.net
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