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Intervento all’interno del convegnoLinee guida sulla Qualità delle Forniture ICT: evoluzione ed applicazione

10 maggio 2006 - ore 15:00

FORUMPA 2006 Roma

Applicazione delle metodologie di

Project Management in ambito pubblico

Arch. Eugenio RambaldiPresidente ISIPM – Istituto Italiano di Project Management

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L’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) non ha scopi di lucro ed è aperto a tutti senza alcuna discriminazione.L’Istituto vuole costituire da centro di riferimento per quanti si occupano e/o sono interessati direttamente o indirettamente al Project Management, con particolare riferimento ai progetti ICT, alla Pubblica Amministrazione ed ai nuovi approcci “agili”.

Le principali attività che ISIPM si prefigge sono:                                          

Analisi e Ricerca Formazione Networking

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Controllare Misurare Pianificare

Non si controlla ciò che non si misura (Tom de Marco)

Non si controlla ciò che non si pianifica (Achibald)

da cui

Non si misura ciò che non si pianifica

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Progetto

• “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)

• “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Russel D. Archibald, 1994)

• “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)

• “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990)

• “Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente” (SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999)

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Definizione di “Project Management”

"Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" (APM)

Cost (Limiti di Budget)

Performance (requisiti, qualità)

Target

Date attese

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Aree di Conoscenza del Project Mng.

Gestione dell’AMBITO di progettoGestione dell’AMBITO di progetto

Gestione dei TEMPI di progettoGestione dei TEMPI di progetto

Gestione dei COSTI di progettoGestione dei COSTI di progetto

Gestione della QUALITA’ di progettoGestione della QUALITA’ di progetto

Gestione delle RISORZE UMANEGestione delle RISORZE UMANE

Gestione della COMUNICAZIONEGestione della COMUNICAZIONE

Gestione dei RISCHI di progettoGestione dei RISCHI di progetto

Gestione degli APPROVVIGIONAMENTIGestione degli APPROVVIGIONAMENTI

Gestio

ne d

ell’IN

TEG

RA

ZIO

NE

Gestio

ne d

ell’IN

TEG

RA

ZIO

NE

Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM:

Ruolo fondamentale del Project Manager

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Gruppi di Processi

CONCEZIONE/

AVVIO

CONCEZIONE/

AVVIO

PIANIFICAZIONE

PIANIFICAZIONE

CONTROLLOCONTROLLO ESECUZIONEESECUZIONE

CHIUSURACHIUSURA

Il PMI individua 5 gruppi di processi per il Project Management

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Pianificare Controllare

• …. Una puntuale ed attenta azione di governo, espressa durante tutto il ciclo di vita della fornitura, rappresenta un atto di maturità dell’Amministrazione ………….

Ciò avviene sia definendo i requisiti e gli obiettivi del contratto da sottoporre a governo, sia controllandolo dotandosi degli strumenti operativi idonei a verificare che le esigenze contrattualmente espresse siano soddisfatte nel migliore dei modi possibili.

• Il governo del contratto comprende quindi lo svolgimento di attività di pianificazione, di controllo, di valutazione dei risultati, nonché la definizione e applicazione di azioni correttive…...

(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”)

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Dal Produrre al Gestire

La Pubblica Amministrazione …..deve pertanto abbandonare il ruolo di produttore diretto, per assumere quello di regolatore di servizi, che ha la responsabilità di:

• definire gli standard essenziali che il produttore effettivo deve rispettare;

• verificare che il servizio sia erogato alle condizioni previste, e con le modalità di trasparenza dei comportamenti tipiche dell'attività pubblica.

(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”)

Gestire

Pianificare (a livello preliminare)

Controllare

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Dai fattori produttivi ai prodotti finiti

… Ciò comporta, in un numero crescente di casi, la necessità che la Pubblica Amministrazione, nella misura in cui non svolge più il ruolo di attore primario nell'attività di produzione, si ponga nei confronti dei Fornitori come acquirente non più di singoli beni (fattori produttivi che poi deve combinare), bensì di prodotti e servizi finiti…..

(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”)

Prodotti

I progetti realizzano :

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TEMPO

Fasi del Project Management (Life Cycle)

CHIUSURA

• Esame critico dei risultati

• Adeguamento degli standard

• Storicizzazione

• Fattibilità

• Analisi Costi/Benefici

• Gara /Offerta

• Definizione obiettivi

• Lancio

CONCEZIONE

PIANIFICAZIONE

• di massima

• di dettaglio

CONTROLLO

RILEVAZIONE• dei tempi effettivi• dei costi effettiviCONSOLIDAMENTO• Approvazione dati• Inserimento datiVERIFICA• Analisi degli scostamenti• Analisi delle causeRIPIANIFICAZIONE• Attuazione dei correttivi• Nuove stime a finire

To Tz

REALIZZAZIONEIDEAZIONE PROGETTAZIONE

CONSEGNA

Fasi produttive “parallele”

ESECUZIONE

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Rapporti Contratto-Progetto-Prodotto

1 Contratto

1 Contratto

N Contratti

N Contratti

1 Progetto

N Progetti

1 Progetto

M Progetti

1 Prodotto

N Prodotti

N Prodotto

M Prodotti

Rapporto ideale

Rapporto problematico

Rapporto molto

problematico

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Livelli di pianificazione

PIANIFICAZIONEOPERATIVA

PIANIFICAZIONEESECUTIVA

PIANIFICAZIONESTRATEGICA

Contestodi governo

del contratto

Direttore Lavori della PA

Project Manager del fornitore

Eventualmente::Project Manager

in staff al DL

…. Pertanto, la pianificazione di un progetto è di fondamentale importanza sia per l’Amministrazione, perché esplicita le scadenze previste (milestone) e le consente di esercitare il controllo sull’andamento del progetto, sia per il Fornitore, perché prevede le aree di criticità e di rischio, consentendo il coordinamento delle risorse e l’ottimizzazione dei costi…..

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Governo del contratto, governance e PM

PM

Dal Progetto

Al Contratto

Amministrazione Fornitore

Direzione lavori Pianificazione Controllo e verifica

Project Management (Predisposizione SAL, eventualmente in contatto con il Monitore)

Governance

(Rif.: Figura 2, pag.13)

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Informazioni di PM e tecniche

PIANIFICAZIONEOPERATIVA

PIANIFICAZIONEESECUTIVA

Direttore Lavori della PA

Project Manager del fornitore

Come: Reticolo AttivitàCon che cosa: RisorseQuando: GanttCon quale qualità: Piano di qualità

Perché fare: Scheda Prog (Esigenze/Ambito)Cosa fare: WBSChi fa: OBSChi fa cosa: Matrice responsabilitàQuanto costa: BudgetEntro quanto fare: Milestone

Informazioni Tecniche di PM

Piano di progetto

“Baseline” per il

controllo=

La pianificazione di progetto, realizzata in conformità ai vincoli esplicitati nel capitolato di appalto, una volta approvata, costituisce la baseline per l’esecuzione ed il controllo del progetto …..

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Capitolato Tecnico come base al PM

Necessità che il Capitolato Tecnico contenga fra le altre cose il piano di progetto specificando:

• gli obiettivi da raggiungere • le attività principali • i prodotti contrattualmente attesi • gli impegni di risorse tecnologiche e umane • la gestione della comunicazione• La gestione dei rischi• I tempi di massima di attuazione del contratto.

(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”)

WBS

Work Package

Deliverable

Carichi

Communications plan

Risk plan

Gantt/Cronoprogramma di massima.

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La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo.

1 .1 .1 1 .1 .2 1 .1 .3

1 .1

1 .2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 1 .2 .4

1 .2

1 .3 .1 1 .3 .2

1 .3

1

La WBS a livelli contratto (CWBS) deve poter facilitare il committente nelle attività di coordinamento durante le fasi di pianificazione e controllo.

Processo Top Down

Scomposizione dall’alto

verso il basso

WBS - Work Breakdown Structure

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ESEMPIO: Scomposizione di Progetto informatico con 20 Work Package

WBS: Preparazione

S viluppoS tudio

Fattib ilità

FATTI BI LI TA'

Analis i delleEs igenzeC liente

Analis iFunz ionaleModulo 1

Analis iFunz ionaleModulo 2

ANALI SIFUNZI ONALE

Analis iTecnica

Modulo 1

Analis iTecnica

Modulo 2

Analis iTecnica

Hardw are

ANALI SITECNI CA

ANALI SI

S viluppoModulo 1

S viluppoModulo 2

SVI LUPPOMODULI

S viluppoHelp

S viluppoD ocum enti

Tecnici

S viluppoManualeU tente

S viluppoManuale

Corso

SVI LUPPODOCUMENTAZ.

SVI LUPPO

CollaudoHardw are

Co llaudoModulo 1

Co llaudoModulo 2

COLLAUDOMODULI

COLLAUDI

I nstallaz ioneHardw are

I nstallaz ioneS oftw are

I NSTALLAZI ONI Messa inEserciz io

AcquistoHardw are

ACQUI STI

PR O G ET T OIN FO R MAT IC O

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WBS: Strumento di aggregazione

A n alisiE sigen z e

.( 3 gg)

S v ilu ppoS tu dio

F attibil ità( 2 )

ST U D I OFA T T I B I L I T A '

( 5 gg)

M O D U L I..

( 3 5 gg)

S v ilu ppoH elp

( 4 gg)

I n sta llaz ion eS ftw are

.( 1 gg)

M essa inE serciz io

.( 2 gg)

SO FT W A R E.

( 4 2 gg)

A n alisiTecn ica

H ardw are( 4 g)

A cqu istoH ardw are

( 2 gg)

I n sta llaz ion eH ardw are

( 1 gg)

C o llau doH ardw are

( 1 gg)

H A R D W A R E.

( 8 gg)

S v ilu ppoD ocu m en ti

Tecn ici( 3 gg)

S v ilu ppoM an u aleU ten te( 4 gg)

S v ilu ppoM an u ale

C orso( 2 gg)

D O CU M E N T A ZI O N E.

( 9 gg)

P R O G E T T OI N FO R M A T I CO

( 6 4 gg)

Processo Bottom

UpAggregazione dal

basso verso l’alto

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WBS: Strumento di controllo direzionale

A n a lisiE sigen z e

.( 3 gg)

S v ilu ppoS tu dio

F attib il ità( 2 )

ST U D I OFA T T I B I L I T A '

( 5 gg)

M O D U L I..

( 3 5 gg)

S v ilu ppoH elp

( 4 gg)

I n sta llaz ion eS ftw are

.( 1 gg)

M essa inE serciz io

.( 2 gg)

SO FT W A R E.

( 4 2 gg)

A n a lisiTecn ica

H ardw are( 4 g)

A cqu istoH ardw are

( 2 gg)

I n sta llaz ion eH ardw are

( 1 gg)

C o llau doH ardw are

( 1 gg)

H A R D W A R E.

( 8 gg)

S v ilu ppoD ocu m en ti

Tecn ici( 3 gg)

S v ilu ppoM an u a leU ten te( 4 gg)

S v ilu ppoM an u a le

C orso( 2 gg)

D O CU M E N T A ZI O N E.

( 9 gg)

P R O G E T T OI N FO R M A T I CO

( 6 4 gg)

Descrizione: DocumentazioneResponsabile: sig. RossiDurata: 5 giorniInizio: 1-10-2006 Fine: 31-12-2006Costo previsto totale: 8.000Impegno : 90 gg./uomoRisorse coinvolte: 2 personeDitte esterne: Copisterie

Attività X

Attività Y

Attività Z

Ottobre

Piano tempi Piano costi

Documentazione

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Work Package (WP): pacchetto di lavoro da realizzare E’ l’elemento finale (foglia) della WBS Informazioni associate al Work Package:

• Una descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa si deve fare ?

• Un solo responsabile - chi lo fa ?

• Un costo - quanto costa ?

• I prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ?

• I prodotti di output - cosa viene prodotto ?

• I tempi di realizzazione (data d’inizio e di fine, durata) - quando si realizza ?

• Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosa bisogna fare ?

• Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni, ecc.)

DEFINIZIONE

WP: Work Package

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A n alisiE sigen z e

.( 3 gg)

S v ilu ppoS tu dio

F attibil ità( 2 )

ST U D I OFA T T I B I L I T A '

( 5 gg)

M O D U L I..

( 3 5 gg)

S v ilu ppoH elp

( 4 gg)

I n sta llaz ion eS ftw are

.( 1 gg)

M essa inE serciz io

.( 2 gg)

SO FT W A R E.

( 4 2 gg)

A n alisiTecn ica

H ardw are( 4 g)

A cqu istoH ardw are

( 2 gg)

I n sta llaz ion eH ardw are

( 1 gg)

C o llau doH ardw are

( 1 gg)

H A R D W A R E.

( 8 gg)

S v ilu ppoD ocu m en ti

Tecn ici( 3 gg)

S v ilu ppoM an u aleU ten te( 4 gg)

S v ilu ppoM an u ale

C orso( 2 gg)

D O CU M E N T A ZI O N E.

( 9 gg)

P R O GE T T OI N FO R M A T I CO

( 6 4 gg)

WP: Work Package

B C

D3

D2

D1

A E F G

Reticolo sviluppo Moduli

Ad un WP contrattuale posso corrispondere nel piano esecutivo di progetto più attività elementari (task)

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Primo scopo della WBS: essere di aiuto alla gestione del progetto Per costruirla: individuare tutte le parti componenti e le azioni

da seguire Grande utilità per non dimenticare parti di lavoro ed evitare

duplicazioni Possono essere individuate per lo stesso progetto più …BS

(Breakdown Structure) in modo da permettere viste differenti dei dati

Ogni elemento finale di una WBS è detto Work Package e deve poter essere descritto adeguatamente ed assegnato ad una unica responsabilità

La WBS è un ottimo strumento di comunicazione fra i livelli coinvolti: client, prime contractor e subsuppliers

La WBS è uno strumento di aggregazione di dati elementari (tempi, costi, ricavi,..) e di controllo, di tali dati, rispetto a quelli di baseline

La WBS viene usata come strumento di selezione e filtraggio dei dati

La generazione della WBS deve essere un processo democratico a cui partecipano tutte le parti interessate

Nota: Non esistono WBS giuste o sbagliate, ma esistono WBS più o meno utili

WBS: Conclusioni