WordPerfect InfoCentraldi Dino Joris

[]e voi siete dei Pico della Miran-dola e avete quindi una memoriaprodigiosa e capacità naturali di

collegare utilmente le informazioni me-morizzate, allora un PIM probabilmentenon vi occorre. Se appartenete a qual-che organizzazione criminale o avetecomunque un fervore di attività illegaliattorno a voi, un PIM (Personal Informa-tion Manager) probabilmente aiutereb-be un PM (Pubblico Ministero) ad inca-strarvi (potrei mai consigliare di appun-tarvi: «ricevuta tangente 3 miliardi)), op-pure «corrompere il Presidente del Ban-co Fantiland)), e così via!). In tutti gli al-tri casi, sia che siate manager o perso-ne che gestiscono normali attività per-sonali e lavorative, allora un PersonalInformation Manager può risultare piùche utile. Vediamo come.

Personallnformafion ManagerUna premessa mi sembra doverosa:

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questo programma gira in ambienteWindows quindi l'utente ha già a dispo-sizione, inclusi nel prezzo, il Calendario,lo Schedario, il Terminale, il Blocco No-te, eccetera. Il mio primo approccio conle prime agende elettroniche è stato, loricordo bene, questo: ma se ho tuttiquesti ottimi strumenti a disposizione,perché mai dovrei ricorrere a strumentiaggiuntivi, visto che danno appena pocodi più? Avevo quindi accantonato l'ideadi esaminare dei programmi del generesino a che non mi sono reso conto, do-po avere appreso della grande diffusio-ne negli USA dei programmi di gestionepersonale di questo tipo, che qualcosanon quadrava e che forse era il caso diandare più a fondo alla questione. Eccoche l'opportunità di esaminare a fondoInfoCentral si è rivelata utile e tempesti-va, aiutandomi a decidere che la diffu-sione dei programmi PIM è ben giustifi-cata.

Prima di tutto chiarisco che InfoCen-

trai, così come tutti i PIM, si proponecome «gestore» delle attività di unapersona, ricordando le cose da fare etutte le persone e attività ad esse colle-gate. Potrei dire che il PIM si proponedi «associare» nomi, fatti e dati per po-terli riproporre in modo completo. Pen-siamo ad un evento banale ma gradevo-le (quindi ben al di fuori degli eventi dilavoro): siamo invitati ad una cena dicompleanno con la nostra «lei». Bene,un banale evento di questo generecomporta (o può comportare) una buo-na serie di attività:1) confermare la presenza all'evento(telefonata all'amico/a);2) informare «lei» dell'invito;3) stabilire quale regalo fare ed effet-tuarne l'acquisto;4) informare «lei» che passiamo a pren-derla alle 20 (così sarà forse pronta alle20.30 ...);5) fare lavare l'automobile per quella se-ra;

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PROVA.................

WORDPERFECT INFOCENTRAL

12.45

Includi

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giungere tutti i dati sui voli e gli oraridelle compagnie aeree da noi preferite.

Probabilmente InfoCentral si potrà ri-velare di grande aiuto per le personeaddette all'organizzazione di viaggi al-trui: alle segretarie di direzione, adesempio, che avranno la possibilità dicreare file diversi per ogni persona(Rossi, Bianchi, Neri, eccetera), guada-

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6) ritirare l'abito da sera in lavanderia ...eccetera.

Nella realtà noi facciamo le cose inmodo tutto sommato automatico e,specialmente quando si tratta di eventipiacevoli, probabilmente riusciamo a ri-cordarci di tutto e a fare tutto senza bi-sogno di alcun «ricordati che ... », pro-venga esso da un'efficiente segretaria,da una compagna premurosa o da uncomputer, magari parlante. Ma non tut-to è piacere nella vita, quindi la possibi-lità che certe scadenze vengano «ri-mosse» più o meno inconsciamente, èspesso molto alta: ecco che allora avereInfoCentral a disposizione significa po-ter essere almeno in condizione di dire:«pensi, direttore, la consegna della rela-zione l'avevo persino annotata comepriorità assoluta in InfoCentral, ma ... » (avoi trovare le scuse adatte!).

Come in pratica ci aiuta InfoCentral?Mettendo in relazione persone, eventi escadenze, così da permetterci di ricor-dare in un colpo solo gli annessi e con-nessi, per argomenti ben divisi, se vo-gliamo.

InfoCentral, per meglio aiutare a capi-re il tipo di approccio ai dati, offre diver-se basi di dati (collezioni di «oggetti ecollegamenti»: Consumi, Computer,Viaggi, Vini, che di fatto contengono deidati utili anche se parziali. Faccio unesempio: se attivate l'i Base Vini, scopri-rete che esistono delle informazioni suChianti e Barolo, ad esempio, ma nullasu Frascati o Greco di Tufo, visto che idati sono limitati al Piemonte e alla To-scana. Se i vini sono la vostra passionesarà però facilissimo aggiungere i datisecondo gli schemi offerti.

Molto meglio possiamo trovarci conle informazioni contenute nel file VIAG-GI, che presenta una notevole mole diinformazioni su hotel, compagnie aeree,autonoleggi, eccetera: se volete sapereil numero di fax di un albergo di Toron-to, ad esempio, dovete solo fare clicksulle voci di percorso (Nord America,Canada, Taranto, Hotel ... ) e potreteavere le informazioni come si vede nellafigura.

Attenzione, le informazioni in tutti gliiBase forniti con il programma sono par-ziali e non intendono offrire una coper-tura completa degli argomenti trattati,che specialmente con i viaggi potrebberichiedere in realtà milioni e milioni diinformazioni. Le strutture esistenti sonoperò utili per il completa mento dei dati,che potranno essere sviluppati nelle di-rezioni di maggiore interesse senzatroppa fatica. Ad esempio, se i nostriviaggi ci portano prevalentemente inNord America, potremo utilmente ag-

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PROVA

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Sig. Paul G. Allen

lFondatoriAsymetrix Corporationt ~Presidente, CEO e direttore generale, Sig, Paul G. AllenL ProdottiMicrosoft Corporation

Altre societ3.Sig. Heidi Roizen

SocietaFondatore, Microsoft Corporationt Persone

Divisione, MicrosoftProdotti

FoxBaseInterlinkLAN ManagerMicrosoft AccessMicrosoft Excel

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gnando in efficienza e chiarezza.InfoCentral offre anche strutture pre-

disposte per le più diverse categorie diinteresse generale (automobile, colle-zione CD, gestione contatti, giardinag-gio, gestione familiare, feste, immobili,francobolli, video), che potranno essereutilizzate direttamente oppure esamina-te per avere dei modelli sulla base deiquali costruire i propri moduli di gestio-ne delle informazioni.

Cosa facciamo in pratica?All'inizio della sessione di lavoro con

InfoCentral è necessario esprimere uninteresse per un dato argomento (CON-SUMI, ad esempio), caricando il relativoiBase. Nella barra nella parte inferioredello schermo appaiono dei riquadri va-riamente colorati (i colori sono facilmen-

== Cerca veloce

ordinata di campi fissi in cui vengonoimmesse le informazioni in modo preor-dinato (nomi nel campo Nome, indirizzinel campo Indirizzo, eccetera). E proprioqui che si delinea il modo diverso di rac-cogliere informazioni che caratterizzaWordPerfect InfoCentral: le informazio-ni vengono raccolte su di un modellochiamato iBase che consente la visua-lizzazione delle informazioni secondo gli«oggetti» e i loro collegamenti, che sipossono anche creare a posteriori enon sulla base di riferimenti fissi. Nei

data base tradizionali delle variazioni so-stanziali comportano un cambio di strut-tura (aggiungiamo il campo NumeroFax, ad esempio), mentre con InfoCen-trai si utilizza invece un modello - eccoperché ho accennato ad una «non strut-tura» - basato sugli oggetti, che vengo-no creati e collegati fra loro. Non esisto-no limiti al numero di oggetti fra cui èpossibile creare un collegamento, né al-le descrizioni di collegamento che sipossono specificare.

Analogamente a quanto accade conFile Manager, che offre la funzione di ri-cerca dei file, possiamo attivare le ricer-che in modo semplice: basta un clicksul Pulsante «CercaVel» e l'indicazionesu cosa vogliamo trovare (un'indicazio-ne parziale come «auto» porta al ritrova-mento di automobili, seggiolini per au-to, automazione, eccetera); oppure pos-siamo ricorrere alla voce di menu di«Trova» per effettuare ricerche sulla ba-se di esempi o collegamenti tra perso-ne, persone e cose, eventi, eccetera.

A proposito di collegamenti, eccouna caratteristica a mio avviso fonda-mentale del programma: se quando siimmettono le informazioni si provvedeanche ad indicare gli opportuni collega-menti, allora diventa possibile effettua-re ricerche sulla base di associazioni diidee. Come si chiamava il manager chemi aveva presentato il mio amico Marioalla riunione di ... ? Se appuntando il no-me del manager ho indicato il collega-mento con Mario, allora ritrovarlo saràfacilissimo (un click sulla voce Mario,ecce tutto).

Così come WordPerfect dichiara cheoggetti e collegamenti sono pratica-mente illimitati, mi sembra di poter direche i modi di utilizzo di InfoCentral sono

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te scelti o variati dall'utente) che ci fan-no accedere ai vari elenchi relativi a Au-tomezzi, Elettronica, Hobby, eccetera.

InfoCentral ci presenta allora le infor-mazioni sostanzialmente nello stessomodo in cui il File Manager di Windowsci presenta i contenuti del nostro discorigido, ovvero con una struttura ad albe-ro. Pertanto, se sapete «navigare» nelFile Manager allora sapete già gestirequesto aspetto del programma!

Siamo abituati a considerare le infor-mazioni in un database come una serie

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se ci si avvicina al programma liberi daogni tipo di preconcetto allora diventatutto più facile e di uso intuitivo.

Il programma è accompagnato da unmanuale su supporto cartaceo di pochedecine di pagine e da un Help in lineapiuttosto ampio e ben strutturato. Eccoquindi che con poche ore di pratica ci sipuò avviare ad un uso sicuro ed efficacedel programma. Certamente alcune scel-te sono lasciate all'utente: non è Info-Centrai a decidere se una nuova immis-sione debba essere o meno collegata apersone o eventi o altro e quindi il pro-gramma potrà essere utilizzato a vari li-velli di efficacia, che saranno anche colle-gati alla volontà dell'utente di immetteredati utili (se volete l'orario ferroviario a di-sposizione, non c'è altro modo che im-metterlo e tenerlo poi aggiornato!).

A proposito di dati aggiuntivi, se è

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Ic..~~ L:J ~ Iea!.ll:!z I E~9a IE~ma lB WordPerlectB [ Produttore, WordPerfect Corporationc:J ~ Direttore generale, Sig. Adrian Rietveld~ Fondatorlc:J DMsione, WordPerfect Internatlonal~ Linea di prodotti, WordPerfect® Main Street~ Prodottiffi Tipo~ WordPerlect CorporlltionB WordPerlect EnvoyB L Fabbricante, WordPerlect Corporlltionc:J t Direttore enerale, Sig. Adrilln RietveldB .c:J Sig. AllIn C. Ashtonc:J Sig. Bruce Bllstianc:J DMsione. WordPerfect Internatlonalffi Linea (li prodotti, WordPerfect® Main Streetffi Prodottiffi WordPerfect for Windows Magllzine~ WordPerfectlnfoCentralffi WordPerfect InForm5 •

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vero che esiste la possibilità di importa-re dei dati esterni, questa è limitata adati di programmi specifici (agendeNewton, ad esempio) oppure ai dati in«ASCII delimitato».

È proprio grazie a questa possibilitàche ho potuto acquisire i dati della miaagenda (Cardfile) di Windows, con unaprocedura tutto sommato laboriosa.Sarei stato molto contento di trovareun «filtro» capace di importare in mo-do automatico sia l'agenda che il ca-lendario. IA@

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Gestibilità del programma

Ecco un prodotto della linea «MainStreet», il cui motto è: «Per tutti. Per tut-to». Ma InfoCentral è proprio per tutti? Ilprimissimo approccio non mi ha fattoconsiderare il programma di uso facile eimmediato, proprio a causa della nuovaimpostazione dell'accesso ai dati, dellaloro immissione e alla mancanza di unastruttura di tipo tradizionale: quando ci siaspetta forse qualcosa di diverso diventatutto più difficile. Sono però convinto che

limitati solo dalla vostra fantasia e vogliadi tessere trame complesse.

Ed i collegamenticon il calendario?

È chiaro che il perno centrale del pro-gramma è e deve rimanere il calenda-rio: non esistono attività che non sianolegate al concetto di tempo.

Ma perché il calendario di InfoCentralpossiamo considerarlo come punto cen-trale e non come accessorio? Perché seè vero che la sua funzione principale èquella di ricordarci delle scadenze, co-me fanno tutti i calendari, è anche veroche in InfoCentral una scadenza ha isuoi vari collegamenti.

In un calendario normale, ad esem-pio, ci appuntiamo il fatto che dobbiamorecarci ad un appuntamento alle ore 10del giorno 12 presso lo studio del no-stro avvocato. Punto. Con InfoCentrall'evento ci viene ricordato con tutti isuoi collegamenti.

Ad esempio, stabilisco di andaredall'avvocato NAPOLI alle ore 10 delgiorno 12, incontrandomi nello studiocon i signori MILANO e GENOVA, perdiscutere di un contratto di acquisto diuna partita di GRANO, chiedendo al ca-lendario di darmi l'allerta (con un suonoda scegliere tra alcuni disponibili, c'èanche una sirena) mezz'ora prima. Inqualunque momento successivo all'im-missione dei dati potrò effettuare unaricerca veloce su uno qualunque deglielementi inseriti per avere immediata-mente a schermo la possibilità di acce-dere a tutte le informazioni collegate, ri-cordando così con facilità i partecipanti,accedendo con un c1ick ai loro dati e nu-meri di telefono, eccetera.

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