Word 2010, Uso Intermedio

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    junio 2012, primera edicinNota: Los nombres de las compaas que aparecen en este manual de instruccin son para efectos deidentificacin solamente y son una marca registrada de sus respectivos dueos.

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    Universidad de Puerto Ricoen Aguadilla

    Creado por:

    Prof. Edwin E. Gonzlez Carril Coordinador de Servicios Tcnicos al Usuario

    Centro de Tecnologa Educativa en Multimedios

    Revisado por:

    Prof. Verenice Rodrguez Ruiz

    Directora de ProgramasCentro de Tecnologa Educativa en Multimedios

    Imprenta:

    Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

    Centro de Tecnologa Educativa en MultimediosPO Box 6150, Aguadilla, PR 00604-6150

    Telfono: (787) 890-2681, extensiones: 531, 527, 529, 535Correo electrnico: [email protected]

    Pginas Web: www. cetem.upr.edu | www.upragvirtual.upr.edu

    Manual de instruccin de Microsoft Word 2010

    Uso intermedio

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    Manual de instruccin de Microsoft Word 2010, uso intermedio ii

    Tabla de contenido

    Objetivos ................................................................................................................................................. 1

    Introduccin ............................................................................................................................................ 1Trabajando con estilos de texto ............................................................................................................. 1

    Aplicar estilos al texto ............................................................................................................................. 1

    Crear un nuevo estilo .............................................................................................................................. 2

    Modificar un estilo existente .................................................................................................................. 3

    Eliminar un estilo de la galera Quick Styles ............................................................................................ 4

    Eliminar un estilo de Word ..................................................................................................................... 4

    Tablas de contenido e ndices ................................................................................................................. 4

    Actualizar la tabla de contenido ............................................................................................................. 6

    Insertar encabezados ( headers ) y pies de pgina ( footers ) .................................................................... 7

    Insertar nmeros en las pginas ............................................................................................................. 9

    Cambiar el formato de los nmeros de las pginas 9

    Eliminar el nmero de la primera pgina 10

    Remover el nmero de pginas en el documento 10

    Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido ( Quick Access Toolbar ) ................... 11

    Ordenar una lista alfabticamente ....................................................................................................... 12

    Contador de palabras ( Word Count ) ..................................................................................................... 13

    Dividir un documento en secciones ...................................................................................................... 14

    Centrado vertical de una pgina ........................................................................................................... 17

    Referencias ........................................................................................................................................... 19

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    ObjetivosAl terminar este manual de instruccin usted podr:

    Definir el concepto de tabla de contenido Trabajar con los estilos de texto Crear y actualizar una tabla de contenido Insertar encabezados ( headers ) y pies de pginas ( footers ) Insertar nmeros de pginas y modificar los formatos Eliminar nmeros de la primera pgina Dividir un documento en secciones Centralizar un documento verticalmente

    IntroduccinLa versin 2010 de Word es creada por la compaa Microsoft y se encuentra en cualquiera de lospaquetes de Office 2010. Una interface sumamente interactiva es la caracterstica principal quehace acceder a las mismas funciones existentes de versiones anteriores pero con ms accesibilidadque antes.

    Los mens del programa fueron sustituidos por pestaas. Cada una de stas contiene una cinta deopciones llamada Ribbon , la cual estn seccionadas en grupos de funciones para mayor accesibilidadal usuario.

    Trabajando con estilos de textoLa funcin de estilos en el texto ( Styles ) ha existido desde Office 97. No obstante, hoy da se hadado ms a conocer por la gran ayuda que ofrece al crear las tablas de contenido en un documento.

    Word dispone de unas series de estilos para diferentes textos escritos en el documento, tales como:ttulos, subttulos, bosquejos, encabezados, listas, citas, entre otros. En adicin, se pueden crearestilos personalizados, los cuales podemos utilizar en cualquier texto del documento y utilizarlospara crear la tabla de contenido, si as se desea.

    Aplicar estilos al textoPara aplicar estilos al texto de un documento:

    1. Seleccione el texto que desea aplicar el estilo.2. De la pestaa Home , identifique el grupo Styles . Aqu se encuentra la galera Quick

    Styles , que contiene los estilos ms utilizados en el documento abierto.3. Haga clic en la flecha More para ver toda la galera de estilos ms frecuentes y haga clic

    en el estilo deseado para aplicarlo al texto previamente seleccionado.

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    Si desea ver la lista de todos los estilos disponible en el documento, haga clic en laflecha More option y haga clic para seleccionar y aplicar el estilo deseado.Posteriormente, puede cerrar el panel de estilos.

    Ilustracin 1

    Crear un nuevo estiloEn ocasiones deseamos que cierto texto en el documento tenga el mismo formato, como porejemplo: color rojo, letra 14, font Time New Roman , espaciado 10 puntos antes y despus de cadaprrafo. Para aplicar estas propiedades en diferentes texto del documento tomara mucho tiempo,

    por lo que crear un estilo ayudar a maximizar el tiempo y evitar posibles errores al omitir algunapropiedad.

    Otra de las ventajas que se obtienen al crear estilos de texto es que al modificar las propiedades delestilo, todo el texto que tiene aplicado dicho estilo se podr actualizar automticamente.

    De forma predeterminada, al crear un estilo, solo ser visible y lo podr utilizar en el documentodonde fue creado. Automticamente se cree, se aadir en la lista de estilos y en la galera Styles .

    Para crear un nuevo estilo:

    1.

    Coloque el punto de insercin en el texto del documento que tiene el formato quedesea crear como nuevo estilo.2. Del grupo Styles , en la pestaa Home , haga clic en el botn More options . El programa

    le abrir el panel Styles que contiene una lista con todos los estilos creados ydisponibles en ese documento.

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    3. Haga clic en el botn New Style . Le aparecer el cuadro de dilogo Create New Stylefrom Formatting , donde podr modificar las propiedades y formatos del estilo quedesea crear.

    4. En el encasillado Name , escriba un nombre que identifique el estilo. Se recomienda quesea solo una palabra.

    5. Si desea, puede modificar las propiedades de estilo y/o el formato. Posterior a esto,haga clic en el botn OK para guardar el estilo y aadirlo en la galera.Si desea que el estilo creado aparezca siempre en los nuevos documentos creados enesa computadora, puede seleccionar la opcin News documents based on thistemplate .

    Ilustracin 2

    Modificar un estilo existentePara modificar un estilo existente en el documento:

    1. Del grupo Styles , en la pestaa Home , haga clic en el botn More options . El programale abrir el panel Styles que contiene una lista con todos los estilos creados ydisponibles en ese documento.

    2. Pase el apuntador del mouse por encima del estilo, y haga clic en la flecha ( ).

    3. Del men corto que le aparecer, haga clic en la opcin Modify 4. En el cuadro de dilogo Modify Style , realice las modificaciones deseadas y haga clic en

    botn OK para guardar los cambios.Si desea actualizar el texto que tiene el estilo asignado, realice el paso 1 y 2. Del mencorto que le aparecer, haga clic en la primera opcin Update nombre_del_estilo toMatch Selection .

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    Ilustracin 3

    Eliminar un estilo de la galera Quick Styles 1. Del grupo Styles , en la pestaa Home , haga right-click en el estilo que desea eliminar de

    la galera.2. Del men corto que le aparecer, haga clic en la opcin Remove from Quick Style

    Gallery . El estilo ser eliminado de la galera pero no se eliminar de la lista de estilos.

    Eliminar un estilo de Word1. Del grupo Styles , en la pestaa Home , haga clic en el botn More options . El programa

    le abrir el panel Styles que contiene una lista con todos los estilos creados ydisponibles en ese documento.

    2. Pase el apuntador del mouse por encima del estilo, y haga clic en la flecha ( ).3. Del men corto que le aparecer, haga clic en la opcin Delete nombre_del_estilo . El

    estilo ser eliminado del programa Word.

    Tablas de contenido e ndicesLas tablas de contenido y los ndices sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando.Microsoft Word utiliza el concepto de tabla de contenido a lo que conocemos como ndice y elconcepto ndice lo llama a lo que conocemos como ndice alfabtico.

    Las tablas de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de lostemas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no elnmero de pgina. Principalmente, se usan al principio de un libro y es lo primero que mira el lectorcuando desea saber los temas que contiene el libro.

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    Ilustracin 4

    Actualizar la tabla de contenidoCuando alteramos o aadimos encabezados ( headings ) debemos actualizar la tabla de contenidopara que muestre los cambios realizado en el documento.

    Para actualizar una tabla de contenido:

    1. En el grupo Table of Contents , de la pestaa References , haga clic en Update Table .2. Del cuadro de dilogo Update Table of Contents , haga clic en una de las siguientes

    opciones:a. Update page numbers only: actualiza solo los nmeros de las pginas

    correspondientes a cada tema.b. Update entire table: actualiza toda la tabla, removiendo o aadiendo temas en la

    tabla de contenido y modificando los nmeros de las pginas.

    Otra forma es haciendo right-click en la tabla de contenido y seleccionando la opcindeseada.

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    Ilustracin 5

    Insertar encabezados ( headers ) y pies de pgina ( footers )Los headers y footers son reas localizadas en los mrgenes de un documento. En estos, se puedeninsertar texto, imgenes o ambos. Por ejemplo, puede agregar nmeros a las pginas, la hora y lafecha, el logo de su organizacin, el ttulo del documento, el nombre del archivo o el nombre delautor, entre otros.

    Cuando se trabaja con un header o footer , el contenido del documento se atenua y no se puedeeditar hasta tanto se salga de estas rea. De igual forma, cuando se trabaja con el contenido de un

    documento, el header y footer se atenuan y no podemos editarlo, hasta tanto entremos en esasreas.

    Para insertar headers o footers :

    1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , seleccione la opcin deseada.3. Al seleccionar una de las opciones, se crear una nueva pestaa de herramientas

    titulada Header and Footer Tools que le brindar una serie de opciones para trabajarcon esas reas.

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    Ilustracin 6

    Para editar un header existente:

    1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , haga clic en Header .3. De la lista que le mostrar, seleccione la opcin Edit Header .4. Realice los pasos 1, 2 y 3 para editar un footer .

    Otra forma para editar un header o footer es haciendo doble clic encima del header odel footer del documento para acceder a dicha rea.

    Para salir del rea de un header o footer :

    1. En la pestaa Design , de Header & Footer Tools , haga clic en el botn Close Header andFooter ubicado en el grupo Close .Otra forma es haciendo doble clic en el rea de contenido que aparece atenuada.

    Ilustracin 7

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    Insertar nmeros en las pginasSe pueden agregar nmeros en cada una de las pginas del documento. Estos pueden ser alineadosa la izquierda, derecha o en el centro de los headers o footers . Los nmeros de las pginas estnasociados con los estilos de encabezados que se encuentran en la tabla de contenido.

    Para insertar nmeros a las pginas de su documento:

    1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , haga clic en Page Number .3. De la lista de opciones que le mostrar, seleccione la ubicacin del nmero de las

    pginas.

    Ilustracin 8

    Cambiar el formato de los nmeros de las pginas1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , haga clic en Page Number .3. De la lista de opciones que le mostrar, haga clic en la opcin Format Page Numbers 4. Del cuadro de dilogo, modifique las opciones deseadas.

    a. Number format: escoja el tipo de formato que desea los nmeros.b. Include chapter number: permite opciones avanzadas para identificar nmeros en

    los captulos del documento.c. Continue from previous section: contina la enumeracin de las pginas basado en

    la los nmeros de la seccin anterior en el documento.d. Start at: comienza a enumerar a partir del nmero que se escriba en el encasillado.

    En el caso que el documento que tenga portada y no est dividido en secciones,deber escribir 0. De esta forma, Word enumerar 0 la portada y el contenido podrcomenzar con la pgina nmero 1.

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    Eliminar el nmero de la primera pginaAl trabajar con un documento que contiene pginas enumeradas, es posible que no se desee que laprimera pgina est enumerada. Por ejemplo, las pginas de ttulo o portadas no deben incluirnmero de pgina.

    Para eliminar el nmero en la primera pgina de un documento:

    1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , haga clic en Header o Footer .3. De la lista que le mostrar, seleccione la opcin Edit Header o Edit Footer .4. En el grupo Options , de la pestaa Design de Header & Footer , marque la caja de cotejo

    Different First Page . Esta opcin har que la primera pgina enumerada (pgina 0) no sele apliquen los headers y footers que se le aplic a las otras pginas del documento. Siremueve la marca de la caja de cotejo, se volver a mostrar el nmero de la primerapgina (pgina 0).

    Si selecciona un Cover Page como portada en el documento, Word enumerar la misma diferente alas dems y la identificar como pgina 0, por lo que la segunda pgina tendr el nmero 1.

    Remover el nmero de pginas en el documento1. Haga clic en la pestaa Insert .2. Del grupo Header & Footer , haga clic en Page Number .3. De la lista de opciones que le mostrar, haga clic en la opcin Remove Page Number .

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    Ilustracin 10

    Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido(Quick Access Toolbar )Algunos comandos de Word 2003 estn disponibles en Office Word 2010 slo desde la lista de todoslos comandos del cuadro de dilogo Opciones de Word. Para utilizar estos comandos en Office Word2010, puede agregarlos en la barra de herramientas de acceso rpido ( Quick Access Toolbar ):

    1. Haga clic en la pestaa File y luego en Options .2. En el cuadro de dilogo Word Options , haga clic en la categora Quick Access Toolbar .3. De la lista de comandos Choose Commands from, escoja la categora para ver los

    comandos deseados.4. Seleccione los comandos que desea aadir al Quick Access Toolbar y agrguelos

    haciendo clic en el botn Add>> .5. Haga clic en el botn OK para aplicar los cambios.

    Otra forma es haciendo clic en la flecha More options del Quick Access Toolbar y de la

    lista de opciones, seleccione More Commands . Repita los pasos 3 y 4 para seleccionarlos comandos que desea aadir.

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    Ilustracin 12

    Ordenar una lista alfabticamenteEl texto de las listas enumeradas o con bullets se puede ordenar alfabticamente de la siguientemanera:

    1. Seleccione el texto de la lista que desea ordenar.

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    2. En el grupo Paragraph , de la pestaa Home , haga clic en el botn Sort .3. En el cuadro de dilogo Sort Text , modifique las opciones deseadas:

    a. Sort by: provee opciones de la forma como desea organizar.b. Type: identifique el tipo de dato por el cual desea organizar.c. Ascending, Descending: seleccione entre ascendente (A-Z) o descendente (Z-A).d. My list has: identifique si la lista tiene o no tiene encabezado ( header ). Esta opcin

    es muy utilizada cuando est organizando en tablas.e. Options: provee opciones avanzadas para separar el texto por algn carcter

    especfico, idioma en el que desea organizar, entre otras opciones.4. Oprima el botn OK para aplicar los cambios a la lista.

    Ilustracin 13

    Contador de palabras ( Word Count )Word dispone de un contador de palabras, por lo que podr saber las palabras que contiene unalnea, un prrafo o el documento completo.

    Para usar la funcin Word Count :

    1. Haga clic en la pestaa Review .2. Del grupo Proofing , haga clic en Word Count . Le aparecer el cuadro de dilogo Word

    Count , que le ofrecer informacin detallada sobre el conteo de palabras en eldocumento.

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    Ilustracin 14

    Dividir un documento en seccionesLas secciones son utilizadas por Word para diferenciar o separar ciertas partes del documento

    donde se gestionan propiedades diferentes en lo relativo a tamaos de hoja, orientaciones de hoja,diferentes contenidos de header y/o footer , diferentes columnas de texto dentro del documento odentro de una pgina.

    Usted puede cambiar las siguientes propiedades en una seccin:

    Mrgenes Tamao u orientacin del papel Fuente del papel para una impresora Bordes de la pgina Alineacin vertical Headers & Footers Columnas Enumeracin de pgina y en lneas Foot Notes y End Notes

    De forma predeterminada, Word dispone de una seccin. Puede ver la seccin en la que seencuentra el punto de insercin, observando la barra de estado Section . Si esta opcin no estactiva, haga right-click en la barra de estado y seleccione Section .

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    Ilustracin 15Para crear una seccin en un documento:

    1. Coloque el punto de insercin a partir de donde desea crear la nueva seccin.2. Active las marcas del formato ( Formating Marks ) utilizando el botn Show/Hide Icon ,

    ubicado en el grupo Paragraph de la pestaa Home .3. Haga clic en la pestaa Page Layout .4. Del grupo Page Setup , haga clic en la funcin Breaks .5. Le aparecern una lista de diferente breaks . Un break es una divisin de un rea a otra.

    En la seccin Section Breaks , haga clic en el break deseado.

    a. Next Page: crea una nueva seccin en una nueva pgina.b. Continuous: inserta una nueva seccin en la misma pgina.c. Even Page: crea una nueva seccin en una pgina nueva con nmero par.d. Odd Page: crea una nueva seccin en una pgina nueva con nmero impar.

    6. Modifique las propiedades de la nueva seccin, tales como orientacin nmeros depgina, header o footer .

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    Ilustracin 16

    Ilustracin 17

    Cuando desee asignar un nmero de pgina, header o footer diferente a una seccin, deberremover el enlace que, de forma predeterminada, Word mantiene entre secciones.

    Para remover el enlace entre secciones:

    1. Haga clic en la seccin donde desea romper el enlace.2. Haga doble clic en el header o footer de esa seccin. Cada rea se remueve

    individualmente.3. Haga clic en la pestaa Design , de Header & Footer Tools 4. Del grupo Navigation , haga clic en la funcin Link to Previous .

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    5. Realice los cambios deseados en esa seccin, sin que afecte la anterior.Es importante recordar que si se desea modificar el header y el footer de una seccin,deber realizar los pasos 1 al 4 para cada uno, ya que la funcin Link to Previous afectade forma individual a cada rea.

    Ilustracin 18

    Si desea remover un Section Break :

    1. Active las marcas del formato ( Formating Marks ) utilizando el botn Show/Hide Icon ,ubicado en el grupo Paragraph de la pestaa Home .

    2. Coloque el punto de insercin antes del Section Break y oprima la tecla [Delete] de suteclado.

    3. El Section Break ser removido y el texto perteneciente a ste, asumir el formato de laseccin anterior.

    Centrado vertical de una pginaEl alineamiento vertical se utiliza mayormente para crear una portada, donde se desea colocar

    exactamente en el medio el contenido escrito en la pgina sin estar oprimiendo la tecla [Enter] parallegar al mismo.

    Los tipos de alineamiento vertical son los siguientes:

    Top: coloca el contenido en la parte superior de cada pgina. Es el alineamiento que disponeWord de forma predeterminada en un documento.

    Center: ubica el texto escrito exactamente en el centro de cada pgina.

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    Justified: justifica el texto escrito a lo largo de cada pgina. Bottom: alinea el texto en la parte inferior de cada pgina.

    Cabe mencionar que el alineamiento vertical afectar al texto ubicado en la seccin donde se aplicesta funcin. Por ejemplo, si su documento tiene dos secciones y modifica el alineamiento vertical

    en la seccin 1, el texto de la seccin 2 no se ver afectado con este cambio.

    Para alinear verticalmente en una seccin:

    1. Haga clic en la pestaa Page Layout .2. Del grupo Page Setup , haga clic en la flecha More option .3. Del cuadro de dilogo Page Setup , haga clic en la pestaa Layout .4. En la seccin Page, seleccione el tipo de alineamiento vertical que desea y haga clic en el

    botn OK para aplicar los cambios.

    Ilustracin 19

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