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La nuova era della

conservazione digitale

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Linformaca sta mutando le modalit di produzione, gesone, archiviazione e conservazione dei documen sia nella PubblicaAmministrazione che nelle aziende private.Il piano E-Gov ha di fao spinto alla progressiva dematerializzazione dei documen nelloca di un graduale miglioramento

dellecienza e del contenimento dei cos dovu alla tradizionale gesone analogica.

Linnovazione cambiamento, e come tale apporta alcune cricit, ma soprauo signicavi beneci. Per beneciare totalmente di questa spinta innovava legata alla

gesone e conservazione dei documen

occorre adoare un ap-proccio muldisciplinare che contempli aspe giuridici, tecnologici, informaci e archivisci.

Delibera CNIP n.11/2004: le origini della dematerializzazione

Questa norma, tuoggi in vigore, denisce la natura di un documento informaco e regolamenta la sua conservazione a norma conlo scopo di garanre integrit, immodicabilit e autencit. Conservare digitalmente signica quindi sostuire i documen cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale che viene"bloccato nella forma, contenuto e tempo araverso la rma digitale e la marca temporale.

Gli Standard O IS, UNI SiNCRO e Dublin Core: levoluzione della conservazione digitale

Archivis e conservatori si sono interroga con una lunga disamina sui limi della Delibera CNIPA, che ha portato ad alcune riessio-ni.Operavamente ognuno ha interpretato le disposizioni di legge realizzando soluzioni diverse non interoperabili che comportanoalcune cricit:

per la conservazione nel lungo periodo

in caso di evoluzione dei sistemi o di passaggio a sistemi di fornitore diverso

Si prospea un nuovo scenario, nato dal lavoro collaboravo svolto nellambito dei gruppi di lavoro sulla conservazione digitale, is-tui dallallora DigitPA (ora AgID), che hanno visto operare insieme Amministrazioni e Operatori di mercato per denire: glossario/denizioni

forma

misure, standard, speciche tecniche

speciche tecniche del paccheo di archiviazione metada

Le emanande regole tecniche introducono il conceo di processo di conservazione dei documen informaci auato mediante unsistema di conservazione che, con ladozione di norme, standard, procedure e tecnologie, assicura:

la conservazione, integrata ai documen, delle informazioni di contesto (metada) generate nelle fasi di gesone e di conser-

vazione del documento stesso;

la conservazione:

-del soware di gesone, consultazione e conservazione,

-degli strumen di ricerca,

-dei manuali di gesone e dei manuali operavi, ulizza nei sistemi di gesone dei documen,

-del manuale di conservazione;

lindividuazione delle responsabilit per tue le fasi di gesone del sistema.

Le emanande regole tecniche, si basano sui seguen standard:

O IS: ISO 14721 Open Archival Informaon System

UNI SInCRO: UNI 11386 Supporto all'Interoperabilit nella Conservazione e nel Recupero degli Ogge digitali

Dublin Core:ISO 15386 The metadata element set

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O IS

il pi importante standard per la conservazione digitale a lungo termine.

Si traa di un modello streamente logico che non dipende da nessuna implementazione.Descrive un archivio come un'organizzazione all'interno della quale deve arrivare l'informazione creata dal produore, quali fasi di

traamento sono necessarie per l'archiviazione a lungo termine e come si pu accedere alle informazioni per meerle a disposizio-ne di un insieme di uten.Il modello denisce:

un Paccheo di versamento (SIP = Submission Informaon Package) che creato da un produore (Producer) viene integrato(Ingest) nel sistema di conservazione.

dopo l'integrazione l'oggeo trasformato in un Paccheo d'archiviazione (AIP = Archival Informaon Package) e depositatonel sistema di conservazione (Archival Storage).

la gesone del Paccheo informavo avviene nel modulo di gesone (Data Management).

il Paccheo di archiviazione viene fornito all'utente (Consumer) come Paccheo di distribuzione (DIP = Disseminaon Infor-maon Package) araverso il modulo di ulizzazione (Access) nel rispeo di tue le restrizioni giuridiche.

la conservazione di lungo periodo soo forma di una migrazione e di un'emulazione degli ogge prevista nel modulo diconservazione (Preservaon Planning).

la gesone dell'insieme del sistema di conservazione passa dal modulo di amministrazione (Administraon).

UNI SiNCRO

La commissione tecnica SInCRO di UNI (Ente Nazionale Italiano di Unicazione), composta da CNIPA (ora AGID), Beni Culturali e ope-ratori del seore, tra cui In Sistemi, ha individuato uno

standard nazionale

per la struura dellinsieme deida a supporto del pro-

cesso di conservazione sostuva.

Lo standard UNI SInCRO individua il le di chiusura o indice di conservazione, previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Gli opera-tori del seore, grazie a questo standard e a questa procedura unicata, saranno favori nellinteroperabilit tra dieren sistemi diconservazione, garantendo un buon livello di qualit dei loro applicavi.

Dublin Core

Il Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), sviluppato in ambito OCLC (Online Computer Library Center) ha stabilito unvocabola-

rio semanco per descrivere informazioni sulle caraerische "core" di un oggeo informavo e categorizzarlo ai ni di una ricercasemplicata da parte dell'utente.Si caraerizza per:

semplicit di ulizzo in quanto si rivolge sia a non catalogatori che a specialis;

interoperabilit semanca, stabilendo una comune rete di da concorda nel loro signicato e valore;

promozione di uno strumento ule per una infrastruura a livello anche internazionale;

essibilit, in quanto permee di integrare e sviluppare la struura dei da con signica semanci diversi ed appropria alcontesto di applicazione.

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DocP 4: la soluzione di conservazione digitale compliant agli standard

In Sistemiazienda che da 30 anni opera con successo nel campo della gesone documentale, dal 2004 ha basato il proprio corebusiness sulla conservazione digitale.In Sistemi, sceglie di adeguare la propria suite di conservazione digitale agli standard OAIS, UNI SiNCRO e Dublin Core, con la nuovaversione DocPA 4.Lobievo quello di proporre ai propri clien un preciso allineamento agli standard delle emanande regola tecniche dellAgenziaper lItalia Digitale, per garanre laccessibilit e intellegibilit dei da digitali nel tempo. Questo importante aggiornamento stato reso possibile grazie ad una community di specialis informaci, archivis, consulen inmateria normava, che operano allinterno di In Sistemi e che supportano il Cliente nella correa formazione, archiviazione e con-servazione del documento digitale.Dallanalisi di progeo, allindividuazione e formazione del Responsabile della Conservazione, allinstallazione e personalizzazionedel soware, no alla redazione della contraualisca necessaria per lavvio del progeo di conservazione, In Sistemi assiste ilcliente passo dopo passo.DocPA 4 la soluzione di conservazione legale sviluppata in oemperanza alle emanande regole tecniche e pensata per risponde-re alle esigenze dellutente. Un soware dinamico, capace di adaarsi velocemente al connuo cambiamento normavo e al con-tempo uno strumento di supporto al lavoro dellutente.

utencazione

Laccesso alle funzionalit oerte da DocPA 4 regolato da un soosistema di autencazione e autorizzazione che permee disuddividere lutenza in gruppi ai quali possibile assegnare permessi di esecuzione di speciche operazioni. Ogni utente potr acce-

dere ad uno o pi Sogge Produori e avere visibilit su uno o pi descrizioni archivische .

Validazione pre

conservazione

Sui documen versa al sistema di conservazione possibile avviare unavit di validazione della documentazione stessa rispeo

alle regole ed agli standard previs dalle classi documentali di appartenenza. I risulta della convalida sono allega al documentooggeo della convalida per essere eventualmente porta in conservazione insieme al documento. Il processo di convalida include:

la verica dellintegrit del documento memorizzato sul supporto rispeo allimpronta associata allo stesso; la verica che il formato del contenuto binario sia coerente con quanto dichiarato nei suoi metada;

la verica delle eventuali rme digitali apposte su di esso, comprensiva di convalida del cercato rispeo ad uno storelocale ed alle liste di revoca on-line;

leventuale verica della presenza in archivio sostuvo di un documento idenco (i.e.: stessa impronta e/o metada).

Il risultato della convalida riepilogato da un esito che pu essere posivo o negavo. I documen per i quali lesito della convalida risultato posivo possono quindi essere inseri in un paccheo di archiviazione.

Scarto dei documen

I documen che non sono risulta validi in seguito al processo di convalida o che hanno superato il tempo massimo di conservazioneprevisto per la classe documentale di appartenenza possono essere elimina dal sistema di conservazione. Gli estremi delloperazio-ne, ovvero i riferimen dellutente esecutore, del documento e del momento di esecuzione, sono opportunamente registra in unapposito le e mantenu per un periodo di tempo congurabile.

Costruzione dei pacche di archiviazione

I pacche di archiviazione vengono costui lozzando i documen. La lozzazione di un documento consiste nellassegnazionedel documento ad un paccheo di archiviazione non ancora chiuso. In ogni momento pu esistere uno solo paccheo di archiviazio-ne aperto per classe documentale (i.e.: Denizione Archivisca). Loperazione di lozzazione aua le poliche di lozzazione speci-cate dalla classe documentale del documento ed in parcolare quelle ineren alla numerosit ed alla dimensione massima totaledei documen contenu da un paccheo. Quando, ad esempio, un documento supera la dimensione massima totale prevista per il

paccheo in quel momento aperto, tale loo viene chiuso ed il documento assegnato ad un nuovo paccheo aperto.

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Chiusura di un paccheo di archiviazione

La chiusura di un paccheo di archiviazione pu avvenire nellambito delloperazione di lozzazione di un documento oppure puessere richiesta indipendentemente da questa per auare i vincoli di periodicit della conservazione impos dalla classe documen-tale di appartenenza. La chiusura di un paccheo di archiviazione implica la generazione di un documento di chiusura come speci-cato dallo standard UNI 11386 (SInCRO), contenente sia le informazioni descrive, che quelle ineren al processo di conservazionedei documen cui il paccheo di archiviazione si riferisce.

Paccheo di rchiviazione ( IP)

Il paccheo di archiviazione, consiste nellapposizione della rma digitale del responsabile della conservazione allindice di conserva-zione (evidenza) generato in fase di chiusura del paccheo di archiviazione. Opzionalmente, la rma digitale pu essere seguitadallapposizione di una marca temporale fornita da uno dei Time -Stamp Provider supporta (Actalis, Cedacri, Infocert, Namirial,Po-stecom e Telecom). Con ogni documento sar conservato il le di controllo associato e verr generata una nuova cartella numerata

progressivamente per ogni paccheo di archiviazione.

Verica dellintegrit

La funzionalit di verica, permee di vericare lintegrit del documento dal momento della sua conservazione, confrontando lim-pronta auale con quella contenuta nellIndice di Conservazione. Tale funzionalit risulta ule nellassolvimento dei requisi di veri-ca periodica della leggibilit dei documen, come enuncia dalla normava vigente. Opzionalmente, questa funzione pu includerela verica dellintegrit e della rma digitale apposta al relavo lndice di Conservazione. In qualsiasi momento a seguito diuna ricer-ca, possibile eeuare una verica sul singolo le o insieme di le.

Esibizione secondo lo standard O IS

Il sistema gessce un archivio dei soware eseguibili uli a visualizzare i documen conserva. Tramite unapposita operazione possibile scaricare il paccheo di distribuzione, associarne una descrizione ed unimpronta. I soware dellarchivio possono quindiessere associa ad una Denizione Archivisca in modo che, al momento della generazione del pacche di distribuzione dei docu-men da esibire, vengano inclusi anche i soware necessari alla loro visualizzazione. Inoltre, nei pacche di distribuzione possibileinserire tua la catena di documentazione necessaria a rispondere alle esigenze dello standard OAIS.

DocP 4: linteroperabilit del sistema di conservazione digitale

DocPA 4 il sistema di conservazione digitale che pu dialogare con qualsiasi gesonale o documentale in maniera semplice e non invasiva, grazie allintegrazione via File System e/o via Web Services.Per realt aziendali pi semplici, DocPA 4 pu ulizzare il File System (NFS e/o NTFS) come modalit di versamento dei documenda altri applicavi. Con DocPA 4 possibile impostare regole dieren di conservazione a seconda della cartella nella quale sonodeposita i documen da conservare.

Per struure aziendali tecnologicamente pi avanzate, DocPA 4 mee a disposizione un insieme di Web Services che permeonodi interfacciare il sistema di conservazione araverso operazioni di ricerca e/o versamento di documen.

DocPA 4, in grado di dialogare con lapplicavo Business Gateway Suiteche permee lintegrazione con i sistemi fauran perlelaborazione della faura eleronica vero la pubblica amministrazione secondo il DM 3 aprile 2013 , n. 55. Business Gateway Suiteinfa possiede tu i servizi web uli allinvio e monitoraggio della faura al Sistema dInterscambio.Per un approfondimento

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