Ofm scuole mo v1

Sistema OFM – Manuale Operatore

OFM-SCUOLE-MO_v1.doc Pagina 1 di 94

Sistema OFM Operation

Pianificazione Attività Pulizie

Profilo Utenti tipo DITTE Manuale Operatore



Storia del documento.

Riferimenti bibliografici.

Versione Emessa da Data Stato Note

0.0 C.N.S. 26/02/20

14

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INDICE CONTENUTI

Storia del documento. ........................................................................................................................................................................................... 2 Riferimenti bibliografici....................................................................................................................................................................................... 2 Introduzione ............................................................................................................................................................................................................. 5 1 Accesso al sistema ...................................................................................................................................................................................... 6 2 Amministrazione ......................................................................................................................................................................................... 8 3 Generale .......................................................................................................................................................................................................... 8

3.1 Gestione Patrimonio ...................................................................................................................................................................... 8 3.1.1 Complesso: ricerca e visualizzazione ............................................................................................................................... 9 3.1.2 Edificio: ricerca e visualizzazione ................................................................................................................................... 14 3.1.3 Piano ............................................................................................................................................................................................ 15

3.1.3.1 Ricerca e Visualizzazione ........................................................................................................................................ 15 3.1.3.2 Inserimento Piano ...................................................................................................................................................... 17

3.1.4 Locale ........................................................................................................................................................................................... 17 3.1.4.1 Ricerca e Visualizzazione ........................................................................................................................................ 17 3.1.4.2 Inserimento Locale .................................................................................................................................................... 19

3.2 KPI ....................................................................................................................................................................................................... 19 3.2.1 Caricamento dati calcolo KPI ............................................................................................................................................ 19

3.2.1.1 Caricamento dati calcolo KPI - Descrizione funzione ................................................................................. 19 3.2.1.2 Processo automatico di calcolo ............................................................................................................................ 21

3.2.2 Configurazione campi caricamento dati ...................................................................................................................... 21 3.2.2.1 Inserimento ................................................................................................................................................................... 22 3.2.2.2 Modifica........................................................................................................................................................................... 23 3.2.2.3 Cancellazione ................................................................................................................................................................ 23

3.2.3 Riepilogo KPI ............................................................................................................................................................................ 24 3.3 JOB/Scadenze ................................................................................................................................................................................. 25

3.3.1 Elenco Scadenze ...................................................................................................................................................................... 25 3.3.2 Elenco Scadenze Schedulate .............................................................................................................................................. 28

4 Pulizie ............................................................................................................................................................................................................ 31 4.1 Anagrafiche ..................................................................................................................................................................................... 31

4.1.1 Aree di Rischio ......................................................................................................................................................................... 31 4.1.1.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 31 4.1.1.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 31

4.1.2 Tabelle Rese .............................................................................................................................................................................. 32 4.1.2.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 32 4.1.2.2 Lista .................................................................................................................................................................................. 32 4.1.2.3 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 33 4.1.2.4 Inserimento ................................................................................................................................................................... 33

4.1.3 Inserimento Sociale ............................................................................................................................................................... 34 4.1.3.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 34 4.1.3.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 34 4.1.3.3 Inserimento ................................................................................................................................................................... 34

4.1.4 Livello Personale .................................................................................................................................................................... 34 4.1.4.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 34 4.1.4.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 35 4.1.4.3 Inserimento ................................................................................................................................................................... 35

4.1.5 Sottoservizio ............................................................................................................................................................................. 35 4.1.5.1 Lista .................................................................................................................................................................................. 35 4.1.5.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 36

4.1.6 Frequenza .................................................................................................................................................................................. 36 4.1.6.1 Lista .................................................................................................................................................................................. 36 4.1.6.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 37 4.1.6.3 Inserimento ................................................................................................................................................................... 38 4.1.6.4 Periodi di inattività .................................................................................................................................................... 39

4.2 Gestione Patromonio .................................................................................................................................................................. 40 4.2.1 Complesso: Ricerca e Visualizzazione ........................................................................................................................... 40 4.2.2 Edificio: Ricerca e Visualizzazione .................................................................................................................................. 40 4.2.3 Piano: Ricerca, Visualizzazione ed Inserimento ....................................................................................................... 40 4.2.4 Locale: Ricerca, Visualizzazione ed Inserimento ..................................................................................................... 40

4.3 Mansionario .................................................................................................................................................................................... 40



4.3.1 Procedure................................................................................................................................................................................... 40 4.3.1.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 40 4.3.1.2 Dettaglio.......................................................................................................................................................................... 41 4.3.1.3 Inserimento ................................................................................................................................................................... 42

4.3.2 Schede.......................................................................................................................................................................................... 42 4.3.2.1 Ricerca e Lista .............................................................................................................................................................. 42 4.3.2.2 Inserimento ................................................................................................................................................................... 48

4.4 Configurazione Servizio ............................................................................................................................................................ 49 4.4.1 Configurazione Attività ........................................................................................................................................................ 49 4.4.2 Definizione settimana tipo(per gestire le attività giornaliere): ......................................................................... 50

4.5 Piano Periofico............................................................................................................................................................................... 52 4.5.1 Generazione Piano ................................................................................................................................................................. 53

4.5.1.1 Ciclo di vita del Piano ................................................................................................................................................ 53 4.5.2 Visualizza Piano ...................................................................................................................................................................... 54 4.5.3 Revisione Piano ....................................................................................................................................................................... 56

4.6 Gestione Interventi ...................................................................................................................................................................... 57 4.6.1 Pianificazione Interventi ..................................................................................................................................................... 57 4.6.2 Rendicontazione Interventi ............................................................................................................................................... 62

4.7 Richieste Intervento .................................................................................................................................................................... 65 4.7.1 Canali di comunicazione ...................................................................................................................................................... 65 4.7.2 Logica del sistema .................................................................................................................................................................. 66 4.7.3 Macrofasi delle Richieste .................................................................................................................................................... 67 4.7.4 Azioni ........................................................................................................................................................................................... 69 4.7.5 Funzione di Ricerca richieste intervento ..................................................................................................................... 69 4.7.6 Funzione di Inserimento Richieste di Intervento (Pulizie) .................................................................................. 72

4.7.6.1 Macrofase - INSERIMENTO (Modifica) ............................................................................................................. 72 4.7.6.2 Macrofase - ASSEGNAZIONE (lettura e stampa) .......................................................................................... 74 4.7.6.3 Macrofase - PREVENTIVAZIONE (modifica per Accettazione/Rifiuto) .............................................. 74 4.7.6.4 Macrofase - PROGRAMMAZIONE (lettura e stampa) .................................................................................. 76 4.7.6.5 Macrofase - ESECUZIONE (lettura e stampa) ................................................................................................. 77 4.7.6.6 Macrofase - RENDICONTAZIONE (lettura e stampa) ................................................................................. 78 4.7.6.7 Macrofase - CHIUSURA (lettura e stampa) ...................................................................................................... 79

4.8 Reporting ......................................................................................................................................................................................... 81 4.8.1 Reporting Operativo ............................................................................................................................................................. 81

4.8.1.1 Programmata ................................................................................................................................................................ 81 4.8.1.1.1 Report Piano ...................................................................................................................................................... 81 4.8.1.1.2 Report Procedure ............................................................................................................................................ 84 4.8.1.1.3 Report Analitico ............................................................................................................................................... 85

4.8.1.2 Interventi "A Richiesta" ........................................................................................................................................... 87 4.8.1.2.1 Report ticket Eseguiti .................................................................................................................................... 87 4.8.1.2.2 Report Ticket x Stato ..................................................................................................................................... 87 4.8.1.2.3 Report Ticket x Servizio ............................................................................................................................... 88 4.8.1.2.4 Report Ticket Zona-Locale .......................................................................................................................... 88 4.8.1.2.5 Report Ticket Localizzazione ..................................................................................................................... 89

4.8.2 Reporting Ufficiale ................................................................................................................................................................. 90 4.8.2.1 Report KPI ...................................................................................................................................................................... 90 4.8.2.2 POA - Programma Operativo delle Attività ..................................................................................................... 90 4.8.2.3 VC - Verbale di Controllo ......................................................................................................................................... 91

5 Scheda Amministrazione ...................................................................................................................................................................... 92 5.1 Visualizzazione Amministrazione ......................................................................................................................................... 93



Introduzione

Lo scopo del presente documento è quello di fornire una guida operativa a supporto degli utilizzatori del servizio OFM con profilo tipo DITTA o ATI. Il documento è organizzato per sezioni, in ognuna delle quali sono descritte sinteticamente le funzionalità offerte dal sistema.



1 Accesso al sistema

Digitando sul browser l’indirizzo web http://servizioscuole.cnsofm.it si accede al portale della convenzione Consip Scuole.

La selezione della voce “ Utenti registrati” permette di inserire il nome utente e la password rilasciate. Una volta avvenuto l’accesso al sistema si potranno visualizzare i link che danno l’accesso alla pagina iniziale di ogni singolo lotto dal quale poter accedere alle funzionalità di gestione commessa.

http://servizioscuole.cnsofm.it/



Dalla scheda di Lotto è possibile accedere ai contenuti pubblicati oppure essere reindirizzati al portale di gestione lotto:

Homepage di OFM Operation per la GESTIONE dei SERVIZI



2 Amministrazione

Dalla homepage di accesso il profilo di tipo DITTA/ATI SCUOLE consente la sola funzione di Cambio Password cosìcchè sia possbile reimpostare la password di

accesso secondo le comodità dell'utente abilitato.

3 Generale

3.1 Gestione Patrimonio

Il modulo di gestione anagrafiche del sistema OFM permette di determinare tutti i dati di consistenza in termini di spazi e impianti. Tale attività prende il nome di popolamento del sistema e può essere fatta attraverso le funzionalità standard del sistema (interfaccia web) e/o attraverso ICO (Integrazione CAD OFM – modulo di integrazione OFM con Autocad). ICO è il modulo che consente di collegare le planimetrie ai dati alfanumerici di edifici ed infrastrutture in maniera bi-direzionale, sincronizzando gli aggiornamenti in entrambe le applicazioni per massimizzare produttività e qualità delle informazioni.



Il collegamento con l’AutoCAD costituisce un elemento di grande valore per la

Committente in quanto l’anagrafica che può costruire sulle singole commesse potrà essere arricchita dagli elementi grafici che caratterizzano il patrimonio

servito, e soprattutto contestualizzare le attività in un processo di aggiornamento continuo e non solo di censimento iniziale.

Attraverso le funzionalità messe a disposizione dal sistema OFM, l’utente può

gestire le seguenti entità: Complessi, Edifici, Piani e Locali; Gestione Spazi

Aree Esterne Gestione Spazi

Apparecchiature e Arredi. Gestione Impianti

Per ognuna delle suddette entità l’utente potrà accedere alla relativa scheda di dettaglio (composta da dati generali, dati tecnici, allegati, foto), planimetrie,

attività previste ed eseguite e interventi a guasto richiesti,…). Il modulo di gestione patrimoniale supporta l’utente nelle tre fasi principali di

lavorazione (Definizione dei dati di background , attività di popolamento e produzione dell’output).

Nella fase di definizione dei di background il sistema permette di inserire le

specifiche di censimento

necessarie a

classificare i dati di consistenza che

verranno reperiti in campo.

Il sistema permette una

classificazione degli impianti

aderente con le indicazioni della normativa UNI 8290. Durante l’attività di popolamento vengono lavorati tutti gli elaborati grafici e

alfanumerici al fine di inserire le informazioni alfanumeriche e produrre i DWF necessari per la navigazione web delle planimetrie. Output: è possibile

produrre la reportistica necessaria ad analizzare i dati di consistenza patrimoniale censiti (tot. Componenti per tipologia e edificio,…).

3.1.1 Complesso: ricerca e visualizzazione

Ricerca Questa funzionalità consente la ricerca e la lista corrispondente dei complessi.

E’ possibile ricercare i complessi filtrando per Codice Complesso, Nome Complesso e per i parametri di ubicazione territoriale (Nazione, Regione,

Provincia, Comune, Ubicazione).



Visualizzazione

Espressi i parametri di ricerca, la pressione del tasto sulla toolbar produce la lista dei complessi compatibili.

Tramite il primo tasto riportato in lista, in corrispondenza ad ogni elemento, è possibile accedere al dettaglio dell’entità.

Dettaglio

Dalla funzione di dettaglio del Complesso è possibile visualizzarne e modificarne i dati sensibili e gestire la documentazione elettronica a corredo.

Dettaglio

Visualizza Planimetria



Le variazioni apportate possono essere salvate mediante l’apposito tasto

presente sulla toolbar. Nota bene: I campi Volume, Area Esterna Comune, Area di Sedime e Area

Piano netta non possono essere modificate dall’operatore, ma sono campi calcolati dal sistema. L’aggiornamento di tali attributi, così come quelli analoghi

relativi a Edificio, Piano e Locale, si ottiene mediante l’apposito tasto “Ricalcolo Aree” presente sulla toolbar.

La gestione della documentazione elettronica allegata al complesso avviene mediante selezione del files da allegare – individuato sul computer

dell’operatore – e salvataggio. E’ possibile aprire (download dei files) i

documenti allegati - al fine di visualizzarli, stamparli e salvarli in locale – e cancellare i files allegati.

Tramite il folder “Nuova Ubicazione” presente nella maschera di dettaglio del Complesso, è possibile definire una nuova coordinata di ubicazione. Corrisponde al livello di dettaglio geografico della

via/piazza/… mediante il quale è possibile identificare una unità immobiliare (complesso, in questo caso). Una volta inserita a sistema una nuova ubicazione, sarà disponibile agli utilizzatori nella maschera di

inserimento di un nuovo Complesso.

Allega File

Calcolo delle Aree

Salvata

ggio



Visualizzatore DWF Se per l’elemento considerato è stata caricata una planimetria CAD nel sistema OFM, sarà possibile

visualizzarla in una apposita maschera di navigazione funzionale. E’ necessario però avere installato, sul client dell’operatore, l’apposito programma di visualizzazione CAD.



Il sistema consente di interagire con la planimentria cad relativa ad un elemento patrimoniale, ad esempio accendendo/spegnando i layer di pubblicazione.

E’ possibile ottenere l’apertura della scheda di dettaglio degli elementi patrimoniali di tipo spazi e impianti (apparecchiature) mediante selezione del corrispondente elemento sulla planimetria.



3.1.2 Edificio: ricerca e visualizzazione

Ricerca Questa funzionalità consente la ricerca e la lista corrispondente degli Edifici. E’ possibile ricercare gli Edifici filtrando per Complesso, per Codice Edificio, Nome Edificio, per Tipo di Utilizzo Edificio e per i

parametri di ubicazione territoriale (Nazione, Regione, Provincia, Comune, Ubicazione).

Visualizzazione Espressi i parametri di ricerca, la pressione del tasto sulla toolbar produce la lista degli Edifici compatibili.

Tramite il primo tasto riportato in lista, in corrispondenza ad ogni elemento, è possibile accedere al

dettaglio dell’entità.

Dettaglio Dalla funzione di dettaglio dell’Edificio è possibile visualizzarne e modificarne i dati sensibili e gestire la

documentazione elettronica a corredo.

Le variazioni apportate possono essere salvate mediante l’apposito tasto presente sulla toolbar.



Nota bene: I campi Altezza Media Piano, Area Piano netta, Volume e Tramezzature non possono essere

modificate dall’operatore, ma sono campi calcolati dal sistema. L’aggiornamento di tali attributi, così come quelli analoghi relativi a Complesso, Piano e Locale, si ottiene mediante l’apposito tasto “Ricalcolo Aree”

presente sulla toolbar. La gestione della documentazione elettronica allegata all’edificio avviene in maniera del tutto analoga a

quanto previsto per il Complesso.

Nel folder “Gestione Ubicazioni” è possibile gestire le ulteriori ubicazioni dell’edificio rispetto a quella associata al Complesso di appartenenza.

Tramite il folder “Nuova Ubicazione” presente nella maschera di dettaglio

dell’Edificio, è possibile definire una nuova coordinata di ubicazione. Corrisponde al livello di dettaglio geografico della via/piazza/… mediante il

quale è possibile identificare una unità immobiliare (edificio, in questo caso). Una volta inserita a sistema una nuova ubicazione, sarà disponibile agli

utilizzatori nella maschera di gestione delle ubicazioni dell’edificio.

3.1.3 Piano

3.1.3.1 Ricerca e Visualizzazione

Questa funzionalità consente la ricerca e la lista corrispondente dei piani di un

edificio. E’ possibile ricercare i piani filtrando per Complesso/Edificio oltre che per Nome e Codice Piano.

Espressi i parametri di ricerca, la pressione del tasto sulla toolbar produce la

lista dei Piani compatibili.




Dettaglio

Dalla funzione di dettaglio del Piano è possibile visualizzarne e modificarne i dati sensibili e gestire la documentazione elettronica a corredo.


Nota bene: I campi Volume, Tramezzature, Area Comune e Area Occupata

non possono essere modificate dall’operatore, ma sono campi calcolati dal sistema. L’aggiornamento di tali attributi, così come quelli analoghi relativi a

Complesso, Piano e Locale, si ottiene mediante l’apposito tasto “Ricalcolo Aree” presente sulla toolbar.

La gestione della documentazione elettronica allegata avviene in maniera del tutto analoga a quanto previsto per il Complesso.



3.1.3.2 Inserimento Piano

La funzionalità consente di inserire a sistema un nuovo Piano. E’ obbligatorio digitare/selezionare il codice dell’Edificio ed il Codice e Nome del Piano da inserire per mantenere i vincoli di integrità e di gerarchia dei dati dell'applicativo.

3.1.4 Locale

3.1.4.1 Ricerca e Visualizzazione

Questa funzionalità consente la ricerca e la lista corrispondente dei Locali di un Piano. E’ possibile ricercare i Locali filtrando per Complesso,Edificio e Piano,

oltre che per Nome e Codice Locale, Centro di Costo e Tipologia Locale.

Espressi i parametri di ricerca, la pressione del tasto sulla toolbar produce la

lista dei Locali compatibili.




Dettaglio Dalla funzione di dettaglio del Locale è possibile visualizzarne e modificarne i

dati sensibili e gestire la documentazione elettronica a corredo.


Nota bene: I campi Volume e Area Addebitabile non possono essere

modificate dall’operatore, ma sono campi calcolati dal sistema. L’aggiornamento di tali attributi, così come quelli analoghi relativi a Complesso,

Piano e Locale, si ottiene mediante l’apposito tasto “Ricalcolo Aree” presente sulla toolbar.

La gestione della documentazione elettronica allegata avviene in maniera del tutto analoga a quanto previsto per il Complesso.



3.1.4.2 Inserimento Locale

La funzionalità consente di inserire a sistema un nuovo Piano. E’ obbligatorio

digitare/selezionare il codice dell’Edificio ed il Codice e Nome del Pianocosì che, come per l'inserimento del Piano, siano mantenuti e salvaguardati i vincoli di

integrità e di gerarchia dei dati dell'applicativo..

3.2 KPI

3.2.1 Caricamento dati calcolo KPI

3.2.1.1 Caricamento dati calcolo KPI - Descrizione funzione

Questa funzionalità, raggiungibile dal menu dal menu Generale-> KPI -> Caricamento dati per calcolo KPI, consente di inserire dati non gestiti dal sistema OFM, per utilizzarli nal calcolo dei kpi. I



dati che si possono inserire sono quelli configurati con la funzionalità descritta nel paragrafo precedente.

La schermata iniziale si presenta vuota, per aprire la griglia di caricamento dati occorre inserire prima il periodo di lavoro (anno e mese inizio e anno e mese fine), gli eventuali filtri su servizio e codice di raggruppamento, per ridurre i dati visualizzati, e premere il bottone di ricerca: si apre la tabella d’inserimento.

La tabella presenta sulla sinistra una colonna con i nomi descrittivi dei campi

da caricare e successivamente una colonna per ogni mese del periodo impostato, dove inserire le informazioni.

Per inserire o modificare un dato, premere col cursore del mouse sulla casella: la cella si apre in inserimento/modifica e, in base al tipo del campo, ha una

differente gestione: i dati testuali o numerici sono digitabili liberamente, per le date c’è un calendario e le liste presentano un elenco fisso di valori non

modificabile tra cui scegliere. Gli inserimenti o modifiche diventano effettivi solo quando si preme il bottone di conferma.

I dati inseriti con questa funzionalità non sono immediatamente usati per il

calcolo dei kpi. Per attivare il calcolo occorre premere il bottone che, per il

periodo selezionato, esegue il calcolo di tutti i kpi configurati sull’amministrazione, anche di quelli non gestiti con questa funzionalità. E’

possibile fare la stessa cosa dalla funzionalità cruscotto di caricamento kpi, dove è presente lo stesso bottone. Inoltre è possibile schedulare il calcolo dei

kpi in modo automatico (vedi paragrafo successivo) ad una data ora del



giorno. Questa schedulazione però è fissa per tutta una convenzione e non si

può personalizzare sulla singola amministrazione.Riepilogo KPI

3.2.1.2 Processo automatico di calcolo

Su alcune convenzioni la procedura di calcolo dei kpi è attivata automaticamente ogni giorno, di solito in orario notturno. E’ anche possibile richiamarla direttamente con bottone di calcola kpi, posto sulla schermata iniziale del cruscotto di caricamento dei kpi, se si vogliono dati aggiornati senza dover attendere il giorno dopo. La procedura lavora sui dati interni al sistema OFM e sui dati esterni, caricati manualmente con la funzionalità del paragrafo precedente. Per accedere ai dati esterni utilizza come chiave di ricerca il codice del campo, quindi la configurazione di nuovi campi deve procedere in sincronia con l’adeguamento della procedura. La procedura esegue il calcolo dei kpi per tutte le amministrazioni attive.

3.2.2 Configurazione campi caricamento dati

Sul sistema OFM è possibile caricare manualmente dati gestiti esternamente, che sono di supporto al calcolo dei kpi. Questa funzionalità consente di definire i dati che possono essere caricati e la loro tipologia. La funzionalità, accessibile dal menu Generale-> KPI -> Configurazione campi caricamento dati-> Ricerca, presenta la schermata di ricerca dei campi già definiti:

E’ possibile usare come filtri di ricerca i seguenti attributi dei campi: Codice, Descrizione, Tipo e Codice di Raggruppamento. Premendo il bottone di ricerca si ottiena la lista dei campi definiti per l’amministrazione corrente, che corrispondono ai criteri di filtro:



Dalla lista è possibile richiamare, tramite appositi bottoni, le funzionalità di inserimento nuovo campo, modifica, cancellazione singolo campo e cancellazione multipla (dei campi selezionati).

3.2.2.1 Inserimento

La funzione d’inserimento prevede l’input dei seguenti dati:

KPI: è il kpi a cui il campo fa riferimento.

Parametro: è il parametro del kpi a cui il campo fa riferimento, ciò vuol dire che i dati caricati per questo campo servono al calcolo di tale parametro.

Tipo: il campo può essere di tipo testo, numerico, data e lista.



Servizio: è un campo opzionale, che consente di scegliere tra i servizi associati al kpi ed è utile nel caso di kpi associato a più servizi, per specificare a quale servizio vanno attribuiti i dati.

Codice: è un codice interno al sistema OFM usato per identificare il campo. E’ utilizzato principalmente dalla procedura di calcolo dei kpi, che quindi deve essere impostato tenendo conto di come la procedura lo referenzia.

Descrizione: è il nome del campo che viene mostrato all’operatore nella funzionalità di caricamento dati.

Dimensione/Lista valori: questo attributo ha un significato diverso in base al tipo del campo. Per i campi numerici rappresenta il numero totale di cifre, per i campi di tipo testo la lunghezza massima e per le liste l’elenco dei valori, separati dal carattere “|” (es. “Rosso|Giallo|Verde”).

Decimali: usato solo per il tipo numerico, rappresenta il numero di cifre decimali, che può essere anche 0. Se l’attributo dimensione vale 8 e questo campo 2, i numeri ammessi potranno avere al più 6 cifre intere e 2 decimali.

Codice Raggruppamento: è un codice opzionale che serve a raggruppare un insieme di campi che si ritiene omogeneo, allo scopo di rendere più facile la loro ricerca nella funzionalità di caricamento dati.

Ordinamento: valore opzionale, utilizzato nella funzionalità di caricamento, per dare un ordine ben preciso alla visualizzazione dei campi, che sono mostrati ordinando alfabeticamente su questo attributo.

3.2.2.2 Modifica

Tutti gli attributi di un campo sono modificabili e valgono le regole riportate per l’inserimento:

3.2.2.3 Cancellazione

Sono possibili due tipi di cancellazione: cancellazione singola e cancellazione massiva. La cancellazione singola di un campo è possibile se questo non è mai stato utilizzato nella funzionalità di caricamento dati, in tal caso il bottone di cancellazione (ics) è di colore rosso, altrimenti è blu. La cancellazione massiva, applicabile anche questa solo su campi mai utilizzati nella funzionalità di caricamento dati, prevede la selezione dei campi da cancellare, impostando l’apposita casella di selezione, e un bottone, che una volta premuto elimina tutti i campi selezionati. Se un campo non è cancellabile, la casella di selezione non è attiva.



3.2.3 Riepilogo KPI

Il report sull’andamento dei principali indicatori varia in base alla convenzione, vi si può accedere mediante il menu Generale-> KPI -> Riepilogo KPI. La schermata di ricerca è sempre la stessa e richiede come parametri obbligatori l’anno e il mese.

Premendo uno dei due bottoni in alto, il primo per avere il risultato in formato pdf, il secondo per il formato excel, si ottiene una pagina che riepiloga il valore dei principali kpi, di solito quelli a cui sono associate delle penali.



3.3 JOB/Scadenze

3.3.1 Elenco Scadenze

La funzione in oggetto è richiamabile dal menù Generale -> Anagrafiche->

Scadenze -> Elenco Scadenze Accedendo alla voce di menù viene aperta una pagina di ricerca.

Funzione di Ricerca:



Dopo aver impostato i filtri di ricerca, usando il tasto viene visualizzata la lista in cui sono estratti tutti i task del Calendario che, oltre a soddisfare i criteri di ricerca, sono di competenza dell’utente, per cui, cioè, l’utente è Owner, Supervisore o Cliente destinatario della mail di notifica.

Rispetto all’Elenco Task Schedulati, questa funzione estrae i task del Calendario indipendentemente dalla Data di evasione e considera anche i task,

per i quali l’utente ha ricevuto una mail di notifica, pur non essendo né Owner né Supervisore.

Con un doppio click del tasto sinistro del mouse su un task della lista si accede

alla funzione di visualizzazione/modifica del task. In funzione del ruolo dell’utente (Owner o Supervisore) è possibile eseguire sul task specifiche

operazioni.

Sull’icona che rappresenta lo stato del task è attiva una funzione in popup, che mostra la lista dei destinatari della mail di notifica e lo stato di visione del task.



Task visionato: il task risulta visionato quando l’utente accede al dettaglio del task tramite l’applicazione o usando il link inviato nella mail di notifica.

Task non visionato

Dire che lo stato visionato viene impostato quando l’utente corrispondente

accede al task via email oppure da sistema

Nella lista dei destinatari viene visualizzato il nome dell’utente a cui è associato l’indirizzo mail utilizzato per l’invio della notifica, o, in alternativa, direttamente

l’indirizzo mail, in assenza di un utente associato. Sono disponibili i tasti:

: per l’apertura del report in formato excel con i dati della lista

: per filtrare e ricaricare i dati della lista



3.3.2 Elenco Scadenze Schedulate

La funzione in oggetto viene richiamata:

sulla home page dell’utente, se l’utente è abilitato; tramite la voce di menù Generale -> Anagrafiche-> Scadenze -> Elenco

Scadenze Schedulati.



Nella sezione “Personale” è visualizzata la lista dei task di cui l’utente è Owner

e per i quali la Data Limite non sia superiore al mese corrente, ordinati da quello più recente.

Nella sezione “Supervisore” è visualizzata la lista dei task di cui l’utente è

Owner Verifica e per i quali la Data Limite non sia superiore al mese corrente, ordinati da quello più recente.

Con un doppio click del tasto sinistro del mouse su un task della lista si accede alla funzione di visualizzazione/modifica del task. In funzione del ruolo

dell’utente (Owner o Supervisore) è possibile eseguire sul task specifiche operazioni, come viene descritto nel par. Errore. L'origine riferimento non

è stata trovata..

Sull’icona che rappresenta lo stato del task è attiva una funzione in popup, che mostra la lista dei destinatari della mail di notifica e lo stato di visione del task.

Task visionato: il task risulta visionato quando l’utente accede al dettaglio del task tramite l’applicazione o usando il link inviato nella mail di notifica.



Task non visionato

Dire che lo stato visionato viene impostato quando l’utente corrispondente accede al task via email oppure da sistema

Nella lista dei destinatari viene visualizzato il nome dell’utente a cui è associato

l’indirizzo mail utilizzato per l’invio della notifica, o, in alternativa, direttamente l’indirizzo mail, in assenza di un utente associato.

Analogamente alle altre liste descritte nel par. Errore. L'origine riferimento

non è stata trovata., sono disponibili i tasti:

: per l’apertura del report in formato excel con i dati della lista

: per filtrare e ricaricare i dati della lista



4 Pulizie

4.1 Anagrafiche

4.1.1 Aree di Rischio

4.1.1.1 Ricerca e Lista

La lista fornisce l’elenco delle Aree di Rischio presenti a sistema.

Dalla lista prodotta è possibile attivare le funzionalità di Inserimento, Cancellazione (singola/multipla) e richiamare la maschera di dettaglio (visualizzazione/modifica) in corrispondenza ad ogni elemento della lista.

4.1.1.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi inerenti l’area di rischio (Codice, Descrizione).



Inserimento Permette di inserire a sistema una nuova area di rischio, identificata dai campi Codice e Descrizione. Le modifiche possono essere rese effettive mediante l’apposito tasto di salvataggio presente sulla toolbar.

4.1.2 Tabelle Rese


Permette di definire la resa (in termini di metri quadri/ora), attesa per l’erogazione delle attività di pulizia degli ambienti, in funzione della tipologia del locale e dell’area di rischio dell’ambiente. Per ogni coppia area di rischio – tipologia locale è possibile indicare il valore della resa prevista per la prima pulitura e per gli eventuali ripassi (cioè ri-esecuzione delle attività di pulitura successive alla prima), fino ad un massimo di sei ripassi. I ripassi successivi sono caratterizzati dall’avere un valore di resa superiore rispetto al precedente (e quindi rispetto alla prima pulitura).

4.1.2.2 Lista

La lista fornisce l’elenco delle Tabelle delle Rese presenti a sistema.




4.1.2.3 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi relativi alla tabella delle rese selezionata.

In maschera è possibile procedere alla:

- Modifica degli attributi della tabella delle rese (campi Codice e Descrizione); - Variazione dei valori di resa, area di rischio e tipologia locale; - Inserimento di una nuova serie di valori di resa x Area di rischio e tipologia locale - Cancellazione di una serie di valori di resa x Area di rischio e tipologia locale.

Per rendere effettivi gli aggiornamenti nei primi tre casi enunciati, è necessario procedere alla conferma mediante il tasto di salvataggio presente in maschera (toolbar), mentre la cancellazione di una delle occorrenze nella lista viene eseguita direttamente agendo sul tasto di cancellazione. E’ possibile specificare una sola serie di valori di resa per ciascuna coppia Area di Rischio – Tipologia Locale. Si noti che l’Area di rischio è un attributo obbligatorio per la definizione della tabella delle rese, mentre la tipologia di Locale è un dato opzionale.

4.1.2.4 Inserimento

Permette di inserire a sistema una nuova tabella delle rese. I campi obbligatori per la funzione di inserimento sono Codice e Descrizione, attributi di resa per una coppia Area di rischio / Tipologia Locale (La tipologia di Locale non è un dato obbligatorio).

Effettuato l’inserimento di una nuova tabella delle rese, il sistema presenta la maschera di dettaglio dell’entità appena inserita, dalla quale è possibile procedere all’aggiornamento delle informazioni (si rimanda al paragrafo precedente per i dettagli) oppure all’inserimento di una nuova tabella rese.



4.1.3 Inserimento Sociale


La lista fornisce l’elenco delle tipologie di inserimento sociale presenti a sistema.


4.1.3.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi inerenti l’inserimento sociale (Codice, Descrizione).

4.1.3.3 Inserimento

Permette di inserire a sistema un nuovo inserimento sociale, identificato dai campi Codice e Descrizione. Le modifiche possono essere rese effettive mediante l’apposito tasto di salvataggio presente sulla toolbar.

4.1.4 Livello Personale


La lista fornisce l’elenco delle tipologie di livello del personale presenti a sistema.




4.1.4.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi inerenti il livello del personale (Codice, Descrizione e livello del personale).

4.1.4.3 Inserimento

Permette di inserire a sistema un nuovo livello del personale, identificato dai campi Codice e Descrizione e dalla selezione del livello del personale (opzionale). Le modifiche possono essere rese effettive mediante l’apposito tasto di salvataggio presente sulla toolbar.

4.1.5 Sottoservizio

4.1.5.1 Lista

La lista fornisce l’elenco dei sottoservizi, relativi al servizio di Gestione Pulizie, presenti a sistema.




4.1.5.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi del sottoservizio (Codice, Descrizione).

4.1.6 Frequenza

Gestione dell’anagrafica delle Frequenze per il servizio di Pulizie.

4.1.6.1 Lista

La lista fornisce l’elenco delle Frequenze, relative al servizio di Gestione Pulizie, presenti a sistema.



Dalla lista prodotta è possibile attivare le funzionalità di Inserimento, Cancellazione (singola/multipla) e richiamare la maschera di dettaglio (visualizzazione/modifica) in

corrispondenza ad ogni elemento della lista. Mediante il tasto , è possibile indicare i periodi di inattività della frequenza.

4.1.6.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica dei dati caratteristici della frequenza.

La maschera è costituita da quattro sezioni distinte: - Dati Generali: contiene gli attributi identificativi della frequenza (Codice, Descrizione). - Criteri Frequenza: permette di stabilire il tipo di frequenza (Giornaliera, Settimanale, Mensile

ed Annuale) e le condizioni di ricorrenza della stessa. Questa sezione della maschera varia in funzione del tipo di frequenza selezionato. Vediamo in dettaglio un estratto della sezione in funzione del tipo di frequenza impostato.

Giornaliera

Settimanale



Mensile

Annuale

- Intervalli di ricorrenza: identifica gli estremi di inizio (data inizio) e di fine della frequenza. La

condizione sul termine di validità della frequenza può essere di tipo: - Nessun termine la frequenza è sempre valida, a partire dalla data di inizio; - Fine dopo N occorrenze indica che la frequenza cessa di essere valida dopo N volte; - Fine entro indica che la frequenza sarà valida tra la data di inizio e la data di fine. Gli ultimi due casi comportano che gli eventuali interventi programmati, riferiti alla frequenza in considerazione, saranno gestiti dal sistema solo se ricadono nel periodo temporale compatibile con le condizioni di validità della frequenza.

- Opzioni: consente di stabilire il numero di ripassi o ripetizioni valido per la frequenza.

4.1.6.3 Inserimento

Permette di inserire a sistema una nuova frequenza. La maschera di gestione e le sezioni relative sono le stesse descritte nel paragrafo precedente. Effettuato l’inserimento a sistema, viene presentata la maschera di dettaglio della frequenza appena inserita.



Da questa maschera è possibile procedere alla modifica delle informazioni inserite oppure effettuare un nuovo inserimento.

4.1.6.4 Periodi di inattività

Questa funzione consente di esprimere, per una frequenza, una serie di periodi di non applicabilità della frequenza stessa. Tale gestione consente di evitare di generare interventi programmati nei periodi di inattività, derivanti dall’applicazione dei mansionari del servizio di gestione pulizie, sulla consistenza patrimoniale (è utile ad esempio nei casi di inaccessibilità nota e per periodi stabiliti ad una serie di locali soggetti ad attività programmata). Di seguito il dettaglio delle maschere di gestione.

La funzione mostra l’elenco dei periodi di inattività presenti per la frequenza selezionata, e fornisce la possibilità di: - Inserire nuovi periodi di inattività. In tal caso viene richiesto l’inserimento del periodo (nella

forma giorno/mese da giorno/mese a); alla conferma dell’operazione la lista dei periodi viene aggiornata mostrando il dettaglio appena inserito.

- Cancellare periodi di inattività, agendo sul dettaglio della lista con l’apposito tasto di cancellazione.



4.2 Gestione Patromonio

4.2.1 Complesso: Ricerca e Visualizzazione

Stesse funzioni di paragrafo 3.1.1 Complesso: ricerca e visualizzazione

4.2.2 Edificio: Ricerca e Visualizzazione

Vedere funzioni di paragrafo 3.1.2 Edificio: ricerca e visualizzazione

4.2.3 Piano: Ricerca, Visualizzazione ed Inserimento

Vedere funzioni di paragrafo 3.1.3 Piano

4.2.4 Locale: Ricerca, Visualizzazione ed Inserimento

Vedere funzioni di paragrafo 3.1.4 La funzionalità consente di inserire a sistema un nuovo Piano. E’ obbligatorio digitare/selezionare il codice dell’Edificio ed il Codice e Nome del Piano da inserire per mantenere i vincoli di integrità e di gerarchia dei dati dell'applicativo.

Local

4.3 Mansionario

Il mansionario è inteso come insieme organizzato di Schede e Procedure;

entità gestibili e modificabili dalle specifiche sezioni di seguito illustrate.

4.3.1 Procedure


La funzione permette di ricercare ed elencare le procedure del servizio di gestione delle pulizie. I filtri che è possibile esprimere sono riportati nella maschera seguente.



La lista fornisce l’elenco delle procedure, relativi al servizio di Gestione Pulizie, presenti a sistema.


4.3.1.2 Dettaglio

La maschera di dettaglio consente la visualizzazione e la modifica degli attributi della procedura. Oltre al codice ed alla descrizione della procedura , è possibile gestire: - Il sottoservizio, relativo al servizio di Pulizie, cui la procedura si riferisce; - Il livello del personale che si prevede di impegnare nell’esecuzione della procedura; - La tipologia (fissa/variabile) della procedura; - La frequenza di esecuzione degli interventi previsti; - La priorità degli interventi della procedura; - La tolleranza (in giorni) consentita nell’esecuzione degli interventi, rispetto alla pianificazione

degli stessi (determinata dalla generazione del piano periodici delle attività); - Il numero delle risorse previste; - L’elenco dei passi che devono essere effettuati nell’espletamento delle attività legate alla

procedura



La conferma in maschera produce l’aggiornamento dei dati della procedura visualizzata.

4.3.1.3 Inserimento

Permette di inserire a sistema una nuova procedura, mediante compilazione e selezione degli attributi presenti nella maschera successiva (per il dettaglio si rimanda al § precedente).

Effettuate le valorizzazioni opportune e confermata l’operazione di inserimento, il sistema presenterà le informazioni inserite mediante la maschera di dettaglio della procedura.

4.3.2 Schede


La funzione permette di ricercare ed elencare le schede del servizio di gestione delle pulizie. I filtri che è possibile esprimere sono riportati nella maschera seguente.



La lista fornisce l’elenco delle schede, relativi al servizio di Gestione Pulizie, presenti a sistema.

Dalla lista prodotta è possibile attivare le funzionalità di Inserimento, Cancellazione (singola/multipla) e richiamare la maschera di dettaglio (visualizzazione/modifica) in corrispondenza ad ogni elemento.

Dettaglio La maschera è composta da diversi folder, dedicati alla gestione di diverse caratteristiche della scheda. Dati di Dettaglio Riporta le informazioni di consistenza della scheda (codice).

La variazione delle informazioni in maschera può avvenire modificando il valore sui campi presenti. L’aggiornamento dei dati è subordinato alla pressione del tasto di aggiornamento. Lista delle Procedure



Permette la gestione delle procedure della scheda. La maschera si presenta come segue.

Le funzionalità che è possibile attivare sono: - Aggiungi procedura. Consente di ricercare e selezionare l’elenco delle procedure del servizio di

Pulizie non ancora associate alla scheda.



- Aggrega Procedure. Permette di associare due o più procedure associate alla scheda (presenti quindi nella lista mostrata). L’operazione avviene selezionando l’apposito check-box presente in lista in corrispondenza alle procedure, e attivando il tasto in maschera.

L’aggregazione delle procedure sarà consentita solo a parità di Sottoservizio, Frequenza, Mansione e tipo procedura. In caso positivo, il sistema assegna un progressivo numerico (univoco nella scheda) alle procedure aggregate. Dal punto di vista delle attività programmate, due o più procedure aggregate daranno vita, in fase di assegnazione della scheda ad un locale o zona, ad una sola attività (il tempo di esecuzione della stessa terrà conto ovviamente dei tempi di esecuzione previsti dalle singole procedure). - Disaggrega procedure. Per procedure aggregate, la selezione del tasto consente di

disaggregare la procedura dall’insieme identificato da id. aggregazione. Se sono presenti solo 2 procedure, l’azione di disaggregazione su una occorrenza provoca la disaggregazione di entrambe.

Rese Presenta la lista delle attività che sarebbero generate (dall’attivazione della scheda su un locale o su una zona) e consente la definizione, per ciascuna attività, della tabella delle rese corrispondente.



Area di Rischio Permette di esprimere l’elenco delle aree di rischio – definite a sistema – da associare alla scheda. Dalla funzione è possibile procedere alle operazioni: - Cancellazione delle aree di rischio associate alla scheda; - Aggiunta alla scheda delle aree di rischio documentate, mediante selezione degli elementi da

una funzione di lista.

Tipologia Locale Permette di esprimere l’elenco delle tipologie di locale – definite in anagrafica – da associare alla scheda. Dalla funzione è possibile procedere alle operazioni: - Cancellazione delle tipologie di locale associate alla scheda; - Aggiunta alla scheda delle tipologie locale documentate, mediante selezione degli elementi da

una funzione di lista.



Assegnazione Scheda a Zona / Locale La funzionalità consente di attivare le procedure della scheda su un insieme di Locali e/o Zone compatibili con i dati di dettaglio della scheda stessa, e di generare quindi le attività programmate relative sugli elementi del patrimonio immobiliare selezionati.

L’operazione è possibile agendo sull’apposito tasto presente sulla toolbar della maschera. Il sistema consente di effettuare la ricerca e la selezione del locale o della zona sui quali si intende generare le attività di pulizia.



Selezionato il Locale (o Zona) ed impostata la data di inizio delle attività, il tasto di salvataggio produce l’aggiornamento del sistema e la generazione – per il locale o la zona selezionati - delle attività corrispondenti alle procedure della scheda. In questa fase il sistema esegue controlli di compatibilità tra la scheda e l’elemento patrimoniale selezionato. Nello specifico, l’attività di assegnazione viene impedita nel caso in cui l’area di rischio e/o la tipologia di locale dell’elemento selezionato non sia congruente con i valori specificati per la scheda. In particolare, l’operazione è consentita per tutti i Locali non associati a Zone con Tipo Locale e Area di Rischio compresi fra quelli previsti per la Scheda e tutte le Zone che hanno almeno un Locale con Tipo Locale e Area di Rischio compresi fra quelli previsti per la Scheda. Clona Scheda Consente di “copiare” i dati anagrafici della scheda in questione.

Il risultato dell’operazione è la creazione di una nuova scheda, avente codice specificato dall’utente, che presenta gli stessi valori della scheda di partenza in termini di: - Elenco procedure e relazione di aggregazione - Elenco Area di Rischio - Elenco Tipologia Locale.

4.3.2.2 Inserimento

Permette di inserire a sistema una nuova scheda, mediante compilazione del codice scheda. Effettuate le valorizzazioni opportune e confermata l’operazione di inserimento, il sistema presenterà le informazioni inserite mediante la maschera di dettaglio della scheda.



4.4 Configurazione Servizio

4.4.1 Configurazione Attività

Configurazione delle attività periodiche/giornaliere e integrative per i servizi operativi di pulizia, giardinaggio, disinfestazione e derattizzazione, per una determinata amministrazione. All’avvio di commessa, tali informazioni sono precaricate sulla base del PDA approvato dalla committente. Per procedere con la gestione delle informazioni è necessario effettuare la ricerca delle attività (Pulizie Pianificazione Attività).

Espressi i parametri di ricerca opzionali (frequenza con selezione multipla; attività (con selezione multipla); complesso ed edifici), viene mostrato l’elenco delle attività previste dal mansionario di capitolato rispetto agli edifici caricati in anagrafica patrimoniale.

Per attivare/disattivare le attività sugli edifici: E’ sufficiente selezionare/deselezionare le celle (check) in corrispondenza alla griglia Attività – edifici e confermare le operazioni



4.4.2 Definizione settimana tipo(per gestire le attività giornaliere):

Per le sole attività con frequenza superiore alla settimanale, è possibile definire la settimana tipo.



Effettuata la selezione, il sistema presenta la settimana tipo per tutte le attività giornaliere selezionate e ne consente la modifica.

Per gestire il numero di interventi Annui previsti per le attività Integrative: Effettuare la selezione di una o più attività e attivare la funzione ‘Frequenze Attività’.

Il sistema apre una schermata di gestione mediante la quale è possibile:

Variare la frequenza per ciascuna attività;

Definire il numero di interventi Annui previsti per le attività integrative (caratterizzate dalla frequenza ‘A Richiesta’).



4.5 Piano Periofico

Il Piano Periodico di Pulizie rappresenta il calendario di pianificazione del Servizio di Pulizia. Il ciclo di vita del piano è costituito dai seguenti passi:

Definizione settimana tipo: definisce il prototipo di settimana da usare per le attività giornaliere.

Creazione e pianificazione del Piano: vengono generati e pianificati gli Interventi.

Pianificazione settimane: si pianifica all'interno di un intervallo temporale (di solito un mese) la settimana in cui svolgere gli interventi.

Pianificazione giornaliera: si pianifica all'interno di un intervallo temporale (di solito una settimana) il giorno in cui svolgere gli interventi.

Pianificazione oraria: permette di gestire l'orario di inizio di ogni intervento. La gestione del PP differisce in alcune fasi fra i Servizi di pulizia ospedalieri e non ospedalieri, lo schema seguente riassume i diversi processi, suddividendo ulteriormente per attività ordinarie (giornaliere) e periodiche:



4.5.1 Generazione Piano

Il Piano delle Pulizie è caratterizzato da un intervallo temporale e presenta l'elenco puntuale degli Interventi del Servizio di Pulizia da effettuare in tale intervallo. Nella definizione del piano, gli interventi vengono determinati a seconda se si tratta di attività periodiche o giornaliere.

Attività periodiche: a partire dalle attività generate dalle operazioni di assegnazione Scheda a Zona o Locale. Per ogni Attività, a partire dalla data inizio ed utilizzando la frequenza corrispondente, vengono determinati i giorni in cui gli interventi devono essere realizzati.

Attività giornaliere: a partire dalla definizione della settimana tipo. Per proiezione temporale su tutto il periodo del piano, ogni attività determina una serie di interventi basati sugli stessi giorni della settimana e le stesse ore specificati nella settimana tipo.

La generazione del piano può essere fatta solo se: - il piano precedente risulta chiuso; - tutte le attività giornaliere sono in stato “completato” nella settimana tipo. La maschera di generazione del piano è la seguente:

La data di inizio del piano è determinata automaticamente dal sistema, in base alla data di chiusura del piano precedente. Selezionata la data di fine del piano e avviata la generazione, il sistema avvisa l’Utente dell’avvio dell’elaborazione.

Ad elaborazione terminata, il piano si trova nello stato “IN PIANIFICAZIONE”.

4.5.1.1 Ciclo di vita del Piano

Al momento della generazione il piano generale dei servizi di pulizia assume lo stato ‘IN PIANIFICAZIONE’. In tale stato è consentita la variazione della pianificazione degli interventi; è consentito cioè di effettuare la verifica della pianificazione ed eventualmente di variare la data prevista di esecuzione degli interventi rispetto a quella determinata dall’applicazione del mansionario (scheda e relative procedure). Terminata questa fase, che non è obbligatoria, è possibile portare il piano nello stato ‘APPROVATO’ (ATTIVO). In questo stato non si ha la possibilità di apportare modifiche alla pianificazione originaria; si può procedere però alle fasi successive di pianificazione mensile e settimanale degli interventi. La rendicontazione degli interventi programmati viene realizzata attraverso la dichiarazione della data di effettiva realizzazione e dello stato (intervento realizzato o meno) Eseguita la rendicontazione di tutti gli interventi previsti dal piano, è possibile portare lo stesso nello stato di chiusura (‘CHIUSO’).



Se prevista, la revisione del piano è consentita soltanto negli stati ‘IN PIANIFICAZIONE’ e ‘ATTIVO’. Nella tabella seguente riassumiamo le possibili operazioni in funzione dello stato del piano.

Stato Piano Verifica

pianificazione e modifica

Approvazione Piano

Pianificazione Mensile e

Settimanale

Chiusura Piano

Revisione Piano

Generazione Piano

IN PIANIFICAZIONE X X X

ATTIVO X X X

CHIUSO X

4.5.2 Visualizza Piano

La funzione di visualizzazione del piano delle attività consente di ricercare e visualizzare i piani di pulizie lavorati nel sistema. È possibile filtrare sul codice del piano (identificativo numerico assegnato al piano delle attività, assegnato automaticamente dal sistema in fase di generazione o revisione), sullo stato o sulla data di validità.

Avviata la ricerca il sistema presenta l’elenco dei piani attività compatibili con le condizioni espresse.

La lista presenta, organizzata ad albero, l’elenco dei piani della attività documentati nel sistema, riportando per ciascun elemento le date di inizio e fine piano e lo stato corrente. Nel caso in cui un piano abbia subito revisioni, è riportato il legame gerarchico tra le stesse. Per ogni elemento della lista è possibile attivare, mediante il tasto destro del mouse, la funzione di visualizzazione. Il dettaglio del piano selezionato (cioè la programmazione degli interventi previsti) è ottenuta passando per una ulteriore maschera di ricerca che consente di esprimere filtri in merito alla localizzazione delle entità patrimoniali cui gli interventi si riferiscono e di stabilire i criteri di visualizzazione del piano. Tra questi quelli più importanti sono: - Aggregazione temporale Mensile/Settimanale. Consente di stabilire il passo temporale con

cui viene mostrato il calendario di programmazione (rispettivamente settimanale e giornaliero).



- Quantificazione Numero attività o durata interventi, per mostrare la durata degli interventi o il numero degli stessi nel calendario di programmazione.

- Visualizzazione Scheda/frequenza o localizzazione. Il dettaglio degli interventi sono raggruppati per attività (scheda/frequenza) o per localizzazione geografica dell’entità patrimoniale interessata.

Impostati gli eventuali filtri di ricerca e di aggregazione, viene attivata la funzione di visualizzazione del piano delle attività. La maschera mostra in testata i dati identificativi del piano (codice, stato, data inizio e fine) ed una sezione di dettaglio con la programmazione degli interventi.

Aggregazione temporale = Mensile e Quantificazione = Numero attività

Aggregazione temporale = Mensile e Quantificazione = Durata interventi



Aggregazione temporale = Settimanale e Quantificazione = Numero attività

Aggregazione temporale = Settimanale e Quantificazione = Durata interventi

Dalla toolbar si ha la possibilità di effettuare le operazioni (rif. § Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.):

Nei paragrafi successivi sono illustrate in dettaglio le funzionalità di gestione.

4.5.3 Revisione Piano

Un piano periodico delle attività può essere revisionato a fronte di variazioni delle componenti patrimoniali coinvolte nell’erogazione del servizio (attivazione o disattivazione di locali) e/o contrattuali (variazione dei mansionari, modifica della settimana tipo,…). La revisione del piano viene richiesta esplicitamente dall’utente, a fronte delle variazioni apportate al sistema e riassunte nella tabella successiva.



Il sistema OFM tiene traccia di tutte le revisioni del piano effettuate dagli utenti. La funzione di revisione del piano produce come risultato una nuova “versione” del piano originario, che terrà in considerazione la nuova situazione patrimoniale e l’eventuale modifica dei mansionari per determinare i nuovi interventi e le variazioni a quelli presenti nel piano precedente. Gli interventi del piano precedente che non sono coinvolti dalle operazioni che hanno determinato la revisione del piano, saranno “ereditati” dal piano revisionato a patto di non essere stati già pianificati (a livello mensile e/o settimanale). La funzione di revisione determina: - La data di inizio revisione (che coinciderà con la data di inizio del nuovo piano). Questa viene

calcolata automaticamente in funzione della data di inizio più recente degli interventi presenti in uno stato di chiusura. Se non è possibile determinarla automaticamente, il sistema ne richiede la selezione all’utente.

- La date di fine revisione, coincidente con la data di fine del piano oggetto di revisione. A fronte della conferma in maschera, il sistema attiva il processo di gestione delle revisioni del piano effettuando controlli preventivi all’aggiornamento. Nel caso non fosse necessario attuare la funzione di revisione, ne viene fornita evidenza con un opportuno messaggio. Al termine dell’elaborazione viene restituito un messaggio utente del seguente tipo:

La nuova versione del piano risultante dalla revisione si trova nello stato “IN PIANIFICAZIONE” e può essere navigata con le funzioni di visualizzazione piano (rif. § 4.5.2).

4.6 Gestione Interventi

4.6.1 Pianificazione Interventi

La funzione consente di pianificare gli interventi per gli edifici di interesse su base mensile. L’accesso alla funzione avviene tramite la seguente voce di menù: Pulizie Pianificazione Attività Pianificazione. Per procedere con la gestione delle informazioni è necessario selezionare il mese in cui si intende effettuare la pianificazione.

Elemento Operazione che determina la revisione del piano

Spazi (complesso,edificio,piano, locale e zona)

Se viene impostato lo stato non attivo e se ci sono attività in stato attivo su almeno un componente, anche se quest’ultimo è relativo ad uno spazio di livello inferiore

Se viene impostato lo stato ad attivo e se ci sono interventi su almeno un componente (su di esso o su uno spazio di livello inferiore) che hanno una data_inizio successiva alla data_stato appena inserita

Attività (Locale o Zona)

Se l’attività è in stato attivo e viene modificata (la frequenza, la tipologia (fisso/variabile), tabella rese o la data_inizio)

Se l’attività è in stato attivo e se viene eliminata una procedura al suo interno

Se l’attività è in stato attivo e viene disattivata

Zona o Locale Se viene attivata una nuova scheda

Frequenza Variazione (inserimento/cancellazione) periodi di inattività

Settimana Tipo Variazione settimana tipo



I filtri Complesso ed Edificio sono opzionali. La selezione del complesso permette di filtrare solo gli edifici del complesso. Nel campo Edificio è possibile effettuare una selezione multipla di edifici.

Alla pressione del tasto “Ricerca”, viene visualizzata la funzionalità di Pianificazione

L’elenco delle attività associate all’edificio/edifici filtrati dai criteri impostati nella Ricerca è diviso in tre sezioni:

Attività Giornaliere, aventi frequenza inferiore o uguale a quella settimanale

Attività Periodiche, aventi frequenza superiore a quella settimanale

Attività Integrative, aventi frequenza “A richiesta”

L’utente può pianificare nuovi interventi o cancellare interventi esistenti utilizzando due differenti modalità operative:

Modalità 1 - Selezione Multipla. L’utente esegue le seguenti operazioni: o attiva l’operazione di pianificazione desiderata, “Pianificazione Multipla” o “Cancellazione

Multipla” , premendo il tasto corrispondente della toolbar, o ; o seleziona con il mouse i giorni in cui effettuare l’operazione; o inserisce, eventualmente, il numero di ripetizioni nel campo “N. Interventi”, presente

accanto alla toolbar;

o conferma l’ operazione utilizzando il tasto “Applica”



Se è valorizzato il campo N. Interventi, il suo valore viene associato a tutti i giorni selezionati, altrimenti viene assegnato di default il valore 1.

Modalità 2 - Selezione Singola. L’utente esegue le seguenti operazioni: o seleziona la singola cella, cioè il giorno del mese;

o accede, tramite il tasto , alla funzione di variazione di pianificazione dell’intervento per il giorno selezionato. Utilizzando tale funzione, egli può pianificare/cancellare un intervento.

Se la funzione viene aperta per inserire un nuovo intervento, il tasto “Cancella” non risulta visualizzato. In caso di inserimento l’utente può variare la data di pianificazione (rispetto alla data corrispondente alla cella selezionata in maschera) e impostare il numero di ripetizioni (numero di interventi pianificati). Se l’utente non popola il numero di ripetizioni, il sistema assegna di default il valore 1. Alla pressione del tasto Salva, il nuovo intervento viene registrato in archivio. Se la funzione viene aperta a fronte della selezione di un intervento pianificato già esistente, l’utente ha la possibilità di modificare la data di pianificazione e il numero di interventi pianificati. Tramite il tasto Salva le modifiche vengono registrate in archivio. Sia in fase di inserimento che di modifica di un intervento, non è possibile assegnare come Data di Pianificazione la data di pianificazione o di rendizontazione di un altro intervento.

Se la funzione viene aperta a fronte della selezione di un intervento pianificato già esistente per effettuarne la cancellazione, è sufficiente utilizzare il tasto “Cancella”.

Quando ci sono interventi pianificati per gli edifici selezionati, la funzione di pianificazione assume il seguente layout:



Nel campo “Info”, come spiegato nella nota in basso, è contenuto:

o per le Attività Integrative, il Numero degli interventi pianificati/Numero degli interventi annui;

o per le Attività Periodiche aventi frequenza superiore a quella settimanale, la data dell’ultimo intervento precedente al mese visualizzato; questa informazione può aiutare l’utente nella programmazione futura degli interventi.

Le celle rappresentano gli interventi previsti, determinati in base alla data di ultimo intervento

e alla frequenza dell’attività. Gi interventi previsti sono calcolati dal sistema solo per le Attività

Periodiche con frequenza superiore a quella settimanale.

I tasti e servono per spostare la visualizzazione degli

interventi da un mese all’altro.

Come sarà spiegato nel paragrafo successivo, gli inteventi rendicontati sono rappresentati con

celle di colore diverso, sia sulla maschera di Pianificazione che di Rendicontazione (vedi par.Errore.

L'origine riferimento non è stata trovata.). La funzione di dettaglio dell’intervento aperta a fronte

della selezione di un intervento già rendicontato, mostra i dati in sola visualizzazione; non è quindi

possibile, dalla maschera di pianificazione, effettuare aggiornamenti su interventi rendicontati

(vedi figura seguente)



E’ possibile invece ripianificare interventi che sono stati rendicontati, con esito positivo o negativo, in una data diversa rispetto a quella di pianificazione. Per effettuare questa operazione, selezionare la cella, evidenziata in giallo, in corrispondenza della data di pianificazione e, tramite il

tasto , accedere al popup di dettaglio dell’intervento.

Viene visualizzato il tasto “Ripianifica”, tramite il quale si accede alla funzione di inserimento di un nuovo intervento.



Tramite il tasto (“Download XLS”) visualizzato sulla toolbar, viene aperto un report in formato excel in cui sono riportate le stesse informazioni visualizzate in maschera.

4.6.2 Rendicontazione Interventi

La funzione consente di rendicontare gli interventi pianificati per gli edifici di interesse su base mensile. L’accesso alla funzionalità avviene tramite la seguente voce di menù: Pulizie Pianificazione Attività Rendicontazione. La funzione di ricerca degli interventi è la stessa della funzione di Pianificazione. Alla pressione del

tasto “Ricerca”, viene visualizzata la funzionalità di Rendicontazione.

Il layout della funzionalità è lo stesso della funzione di Pianificazione. L’utente può rendicontare gli interventi erogati su un edificio, utilizzando due differenti modalità operative.

Modalità 1 - Selezione Multipla. L’utente esegue le seguenti operazioni:

o attiva l’operazione desiderata (“Rendiconta con Esito Positivo” / “Rendiconta con

Esito Negativo” ), premendo il tasto corrispondente della toolbar. La rendicontazione con esito positivo corrisponde all’effettiva esecuzione degli interventi pianificati; quella con esito negativo corrisponde al caso in cui gli interventi non sono stati eseguiti, benchè presenti in pianificazione;

o seleziona con il mouse i giorni pianificati per i quali registrare la chiusura intervento. Gli

interventi pianificati sono quelli colorati in arancione ; in alternativa utilizza il

tasto per selezionare tutti gli interventi pianificati, presenti nel mese. In

quest’ultimo caso è disponibile anche il tasto per annullare l’operazione di selezione.



o inserisce, eventualmente, il numero di interventi effettuati nel campo “N. Interventi” , presente accanto alla toolbar;

o conferma l’operazione utilizzando il tasto “Applica” .

Utilizzando questa modalità, la data Rendicontazione viene sempre popolata con la data di Pianificazione, sia in caso di rendicontazione con esito positivo che di rendicontazione con esito negativo. In caso di rendicontazione con esito negativo, il valore impostato nel campo “N. Interventi” viene ignorato, dal momento che il numero di interventi effettuati viene sempre posto a 0.

Modalità 2 - Selezione Singola. L’utente esegue le seguenti operazioni: o seleziona la singola cella, cioè il giorno del mese;

o accede, tramite il tasto (“Dettaglio Intervento”), alla funzione di chiusura intervento per il giorno selezionato;

Se il check-box Eseguito è selezionato, l’intervento viene rendicontato con esito positivo, altrimenti con esito negativo. In questo di rendicontazione con esito positivo, è possibile valorizzare in maschera il numero di Interventi eseguiti, che potrebbe differire dal numero di interventi pianificati, impostato in fase di Pianificazione. Se il Num Interventi Eseguiti non è popolato in maschera, alla pressione del tasto Salva il sistema gli assegna automaticamente il valore del Num Interventi Pianificati. E’ consentito assegnare alla data di rendicontazione un valore diverso da quella di pianificazione. Questo scostamento tra le due date viene evidenziato nella maschera di rendicontazione; infatti la cella corrispondente al giorno di pianificazione dell’intervento viene colorata in giallo. Nella maschera di rendicontazione come in quella di pianificazione, è stato adottato un codice di colori per differenziare le celle in funzione dello stato degli interventi, come descritto nella legenda in alto:

Operazioni sulle celle che rappresentano uno Scostamento E’ opportuno evidenziare il fatto che a fronte di uno scostamento, sul calendario ci saranno, per lo stesso intervento, due celle colorate, una in giallo in corrispondenza della data di pianificazione e



l’altra, in verde (se l’intervento è stato effettato) o in rosso (se l’intervento non è stato effettuato) in corrispondenza della data di rendicontazione. Se si accede in popup alla funzione di dettaglio dell’intervento avendo selezionato una cella di colore giallo, i dati sono mostrati in sola visualizzazione.

Operazioni sulle celle che rappresentano uno Intervento eseguito o non eseguito Se si accede in popup alla funzione di dettaglio dell’intervento avendo selezionato una cella di colore verde (intervento rendicontato con esito positivo) o rosso (intervento rendicontato con esito negativo), è possibile effettuare l’aggiornamento di alcuni attributi dell’intervento.

Fig. 1: caso di intervento rendicontato con esito positivo



Fig. 2: caso di intervento rendicontato con esito negativo

E’ possibile modificare la Data di rendicontazione e il numero di interventi eseguiti, quest’ultimo solo per rendicontazione con esito positivo. Utilizzando il tasto Salva, le modifiche vengono registrate in archivio. Utilizzando invece il tasto “Annulla Rendicontazione” vengono cancellati i dati di rendicontazione e la cella che rappresenta il giorno selezionato torna di colore arancione.

Tramite il tasto (“Download XLS”) viene aperto un report in formato excel in cui sono riportate le stesse informazioni visualizzate in maschera. A valle della conferma dell’operazione, il sistema aggiorna lo stato del piano a “CHIUSO”.

4.7 Richieste Intervento

4.7.1 Canali di comunicazione

Gli utenti abilitati (sulla base di livelli autorizzativi concordati con le Amministrazioni Contraenti) potranno accedere al servizio di Call Center mediante 3 canali di comunicazione, come di seguito elencati: Accesso sistema informativo OFM: http://servizioscuole.cnsofm.it Mail di Help desk per l’utilizzo del sistema informativo: [email protected] Call Center Numero Verde: 800.184.838 Numero Fax: 800.088.285 Mail: [email protected] Il contact center sarà presidiato dagli operatori telefonici tutti i giorni dell’anno H24.



Tutte le interazioni verso il Call Center, attraverso un qualunque canale di

accesso, verrà registrato nel Sistema Informativo OFM, che terrà traccia di tutte le comunicazioni.

La registrazione in OFM avverrà con l’assegnazione di un numero progressivo a ciascuna richiesta.

La registrazione delle richieste pervenute con qualsiasi canale verranno registrate h 24 nel sistema OFM.

4.7.2 Logica del sistema

Il sistema OFM consente di gestire gli interventi a chiamata attraverso un motore di Work flow basato su MacroFasi, Azioni, Stati e Transizioni.

Per la gestione del flusso di lavoro sono stati individuati tre distinti Gruppi Utenti, che intervengono nel ciclo di lavoro della richiesta. A ciascun gruppo

utenti saranno associate utenze di login del sistema OFM.



Gruppo Utenti per la gestione delle Richieste

GESTORE Gestore della Richiesta

CLG Supervisore Amministrazione

CC Operatore Call Center

Sottoservizio

Ausiliariato

Pulizie

Giardinaggio

Ripristino Funzionalità Immobile

Disinfestazione

Macrofasi: Fasi di gestione della richiesta di intervento. Il flusso di gestione è stato configurato in modo da avere sette macrofasi.

Azioni: corrisponde all’interazione dell’utente nella gestione delle informazioni

della richiesta di intervento (Inserisci, Stampa, Allega File, Metti in Esecuzione,…)

4.7.3 Macrofasi delle Richieste

Per ogni tipologia di richiesta il sistema prevede fino ad un massimo di nove

macrofasi di gestione. A seconda delle esigenze, è comunque possibile configurare il work flow affinché le macrofasi gestite sianno in numero

inferiore. Le macrofasi previste dal modulo di gestione delle richieste di intervento del sistema OFM sono:



Per ciascuna delle macrofasi è possibile definire le classi di informazioni (cioè

l’insieme dei campi gestiti) che saranno gestite nel flusso della richiesta di

intervento. Mediante la gestione dei Gruppi Utenti il sistema consente inoltre di differenziare il comportamento delle maschere di gestione della richiesta,

specificando quali campi sono visibili ad un determinato utente di login e la relativa modalità di gestione (lettura o modifica del valore corrispondente).

Di seguito si riporta l’elenco delle classi di informazioni gestite per ogni

macrofase (e’ possibile parametrizzare il contenuto delle macrofasi attraverso il modulo Gestione Work Flow aumentando o diminuendo le informazioni stesse).

Inserimento Dati generati dal sistema (data ora chiamata/segnalazione – Cod. Richiesta) Dati del richiedente (Nome, cognome, amministrazione, ubicazione, ..) Localizzazione del problema (complesso, edificio, piano, …) Descrizione del problema (servizio, tipologia, criticità, descrizione,…) Reperibile contattato Stato (‘Aperta’) Documentazione varia (se p.e. la richiesta perviene via mail è possibile allegare la mail stessa alla richiesta)

Assegnazione Localizzazione del problema (complesso, edificio, piano, …) Descrizione del problema (servizio, tipologia, criticità, descrizione,…) Note di assegnazione Ditta assegnata dati di sopralluogo (data-ora sopralluogo, note,…) Stato (‘In carico’) Documentazione varia

Preventivazione Preventivo tecnico-economico Preventivo economico



Documentazione varia (p.e. il preventivo scannerizzato)

Programmazione Tempi previsti di lavorazione Documentazione varia Indicazioni tecniche Cod. Ordine di lavoro (univoco e generato dal sistema)

Gestione lavori Informazioni operative (data-ora inizio lavori, data-ora fine lavori, tempi netti di lavorazione, tempo fermo macchina, diagnosi, note di risoluzione, problema riscontrato, operai che hanno eseguito l’intervento,…) Documentazione varia

Rendicontazione Rendicontazione dell’intervento (se è un extracanone) Generazione SAL Documentazione varia

Chiusura Archiviazione della richiesta. Documentazione varia.

4.7.4 Azioni

Le Azioni corrispondono all’interazione dell’utente nella gestione delle informazioni della richiesta di intervento. Il sistema consente la configurazione delle azioni previste per una Macrofase per ciascun Gruppo Utente. E’ possibile configurare il sistema in modo che, a fronte di una particolare azione, corrisponda una Transizione di macrofase e/o stato della richiesta di intervento (ad esempio le azioni di “Conferma” o “Chiudi e Completa Ticket”). Ad alcune transizioni può essere associato un automatismo gestito dal sistema, quale ad esempio l’invio di e-mail di notifica verso un elenco di destinatari preconfigurato.

4.7.5 Funzione di Ricerca richieste intervento

Per ricercare una richiesta già inserita, dal menu Richiesta di Intervento

selezionare funzione RICERCA che aprirà una maschera che consente di ricercare un Ticket inserendo almeno un dato conosciuto:



Inserendo, ad esempio, i parametri di ricerca quali:

Il numero di Ticket Il Complesso

Il Cognome del richiedente ……….ecc.

Dopo aver inserito il dato conosciuto, premere l’azione Ricerca richiesta

di Intervento Il sistema fornirà una lista di Ticket che rispondono al dato inserito con il

riassunto di alcune informazioni dei Ticket quali:

Macrofase in cui si trova Descrizione della richiesta

Sottoservizio Complesso

Richiedente …..ecc..



Trovata la richiesta di interesse basta andare sul tasto Aggiorna Ticket, per tornare alla schermata di gestione del Ticket (viste in precedenza)

Aprendo il Ticket, si possono visualizzare altre informazioni di Interesse,

ovvero: Lo Storico degli Stati (il percorso di Macrofasi e Stati che ha seguito la

richiesta di intervento), con indicazione anche di data/Ora di cambiamento Stato, Utente/i che lo hanno lavorato e la presenza di

eventuali allegati



Il Preventivo o il consuntivo allegato alla richiesta di Intervento

Il Sistema permette anche di scaricare in vari formati (CSV, Excel,PDF) la lista

di tutti i Ticket che sono risultati dalla ricerca.

4.7.6 Funzione di Inserimento Richieste di Intervento (Pulizie)

Per inserire una nuova richiesta andare, dal menu Richiesta di Intervento, su :

INSERIMENTO: si aprirà la maschera per l’inserimento dei dati.

4.7.6.1 Macrofase - INSERIMENTO (Modifica)

Dalla maschera di inserimento si possono evidenziare i due livelli di Azioni

precedentemente descritti: Livello Processo Operativo/WorkFlow: a questo livello sono riportate le

Macrofasi del workflow impostato a sistema per la gestione delle richieste e si

1 - Livello Macrofasi

2 - Livello Azioni



evidenzia la Macrofase di avanzamento/lavorazione in cui si trova la richiesta in

oggetto. Azioni di Fase: per ciascuna delle fasi di gestione il sistema restituisce il "set"

di azioni possibili in termini di modifica ed approvazione (per passaggio di successivo a livello di Macrofase) e di gestione documentale per registrare a

sistema ed allegare i moduli necessari per un'esauriente informativa dell'intervento richiesto.

La prima parte verrà compilata in automatico dal Sistema alla creazione del Ticket. I campi Interessati sono:

Ticket Data/Ora Inserimento

Stato La seconda parte dovrà essere compilata dall’Utente. I campi Interessati sono:

Richiedente (Cognome, Nome, Indirizzo, Fax, E-mail, Telefono, Tipo Comunicazione)

Localizzazione e Descrizione Problema (Descrizione Richiesta,

Sottoservizio,Complesso, Edificio, Piano,Localizzazione Intervento, Area Omogenea)

Tipo Intervento (Canone, Extra Canone) Priorità (emergenza, Nessuna Emergenza – Urgenza, Urgenza)

Finito di compilare i campi richiesti, basta digitare il tasto Inserimento

ed il Sistema assocerà alla richiesta un numero di Ticket progressivo,

lo Stato “ Aperto” della richiesta e la Data/Ora in cui è stato inserito. Le Azioni che si possono compiere nella Macrofase di Asegnazione sono:

Inserimento: azione per inizializzare e confermare il sistema all'inserimento della nuova Richiesta/Ticket

Modifica del Ticket: accesso alla modifica dei dati di registrazione

del ticket

Stampa Ticket: esecuzione azione di stampa report/scheda di

richiesta intervento

Allega File: per accedere alla sezione di gestione documentale ed allega file alla richiesta

Crea Sollecito: azione per l'inserimento e la registrazione di sollecito

al ticket selezionato

Chiudi ed Annulla Ticket: consente di annullare, e

contemporaneamente chidere, il ticket selezionato.

Mail di Informazioni:

Invia Mail di notifica Inserimento Ticket

Invia Mail Richiedente:

Invia Mail di Sollecito:



4.7.6.2 Macrofase - ASSEGNAZIONE (lettura e stampa)

La seconda Macrofase del Ticket (premendo il tasto Conferma nella Macrofase di Inserimento) è:

ASSEGNAZIONE

In questa fase i campi caratterizzanti, che per il profilo CLIENTE sono in sola lettura, sono:

Tipo di Intervento: campo di Selezione da Lista, come di seguito mostrato:

Priorità: campo di Selezione da Lista, come di seguito mostrato:

- date di inizio e fine prevista, data /ora sopralluogo

4.7.6.3 Macrofase - PREVENTIVAZIONE (modifica per Accettazione/Rifiuto)

La terza Macrofase del Ticket (premendo il tasto Conferma nella Macrofase di

Assegnazione) è: PREVENTIVAZIONE



In questa fase i campi da compilare a carico dell'ATI sono:

Valore Economico intervento preventivo

Valore Affidamento a preventivo Data / Ora invio preventivo al cliente

Volendo possono essere compilati anche i campi Data/ora inizio e fine prevista

e le Note.

Nel tab preventivazione è possibile allegare il computometrico degli interventi previsti a preventivo e generare il modello di Ordine di Intervento da inviare al

cliente per approvazione.

Le Azioni che si possono compiere nella Macrofase di Preventivazione sono:

: Modifica del Ticket



: Conferma il Ticket viene portato nella Macrofase di Programmazione

: UNDO il Ticket viene portato nella Macrofase precedente

: Stampa

: Allega File

: In Attesa (nel caso in cui bisogna attendere prima di cambiare stato)

: Richiedi Approvazione il Ticket (e quindi il preventivo) deve

essere approvato dal Cliente Al termine delle operazioni a carico dell'ATI, quest'ultiima Richiede

l'approvazione all'Amministrazione Contraente che, una volta effettuato l'accesso al sistema, andrà attraverso specifica azione, a “Rifiuta” o

“Approva”. N.B.) questa azione “Rifiuta” o “Approva” non comporta la transizione ad

altra macrofase, ma comporta la modifica dello stato delle richiesta, rispettivamente “Rifiutato” e “Approvato”.

4.7.6.4 Macrofase - PROGRAMMAZIONE (lettura e stampa)

La quarta Macrofase del Ticket (premendo il tasto Conferma nella Macrofase di

Preventivazione) è: PROGRAMMAZIONE

I campi che caratterizzano questa macrofase sono:

Data inizio prevista Data fine prevista



Il profilo tipo Cliente" ha solo i permessi di lettura e Stampa tra Le Azioni

potenzialemnte eseguibili nella Macrofase di Programmazione sono:

: Modifica del Ticket (NON Abilitato per profilo CLIENTE)

: UNDO il Ticket viene portato nella Macrofase precedente (NON Abilitato per profilo CLIENTE)

: Emetti il Ticket viene portato nella Macrofase di Esecuzione (NON Abilitato per profilo CLIENTE)

: Stampa -- OK azione abilitata per profilo CLIENTE con cui

stampare la scheda di intervento con i relativi dati.

4.7.6.5 Macrofase - ESECUZIONE (lettura e stampa)

La quinta Macrofase del Ticket (premendo il tasto Esegui nella Macrofase di Programmazione) è:

ESECUZIONE

In questa fase i campi che la caratterizzano, che sono compilati dall'ATI in fase

operativa, sono quasi tutti quelli compresi nel gruppo “Gestione”, ovvero: Data Emissione OdL

Data Chiusura OdL Durata Intervento

Data/Ora inizio effettiva

Data/Ora fine effettiva Esito (Richiesto Preventivo,Intervento Tampone, Intervento risolutivo)

Note di risoluzione Problema riscontrato

Diagnosi N.B.) Il profilo TIPO CLIENTE non ha possibilità di modificare i dati che

caratterizzano questa fase; a titolo esaustivo si consideri che le Azioni che i profili avilitati dell'ATI si possono compiere nella Macrofase di Esecuzione

sono:





: Completa intervento il Ticket viene portato nella Macrofase di Rendicontazione

: Stampa

: Chiudi e Annulla Ticket

: Chiudi il ticket viene portato nella macrofase di chiusura

4.7.6.6 Macrofase - RENDICONTAZIONE (lettura e stampa)

La sesta Macrofase del Ticket (premendo il tasto Completa intervento nella Macrofase di Esecuzione) è:

RENDICONTAZIONE

In questa fase i campi caratterizzanti lo stato della richiesta sono:

Valore economico intervento consuntivo

Valore affidamento a consuntivo N.B).: In questa macrofase il profilo TIPO CLIENTE non ha possibilità di

modificare i dati che caratterizzano questa fase;è consentita sempre la stampa.

A titolo esaustivo si consideri che le Azioni che i profili abilitati dell'ATI possono compiere nella Macrofase di Rendicontazione sono:





: Chiudi il Ticket viene portato nella Macrofase di Chiusura

: Stampa

: Chiudi e Contabilizza il Ticket viene portato nella Macrofase di

Chiusura

Nella sezione Consuntivo è possibile allegare il computometrico degli

interventi a consuntivo, e stampare la scheda di consuntivazione intervento.

N.B.) gli utenti di profilo CLIENTE possono solamente visualizzare le informazioni caratteristiche e, eventualemnte, visionare i documenti

allegati.

4.7.6.7 Macrofase - CHIUSURA (lettura e stampa)

L’ultima Macrofase del Ticket (premendo i tasti Chiudi nella Macrofase di

Rendicontazione) è a carico dell'ATI: CHIUSURA



Questa fase non ha campi da compilare.

Le Azioni che si possono compiere nella Macrofase di Chiusura sono:


: Stampa



4.8 Reporting

4.8.1 Reporting Operativo

4.8.1.1 Programmata

4.8.1.1.1 Report Piano



Il sistema consente di effettuare l’export i formato excel della programmazione degli interventi di manutenzione. Per ottenere il report è necessario ricercare il piano degli interventi ed impostare le modalità di raggruppamento degli interventi previsti. È possibile filtrare sul codice del piano (identificativo numerico legato al piano delle attività, assegnato automaticamente dal sistema in fase di generazione o revisione), sullo stato o sulla data di validità. Avviata la ricerca il sistema presenta l’elenco dei piani attività compatibili con le condizioni espresse. La lista presenta, organizzata ad albero, l’elenco dei piani della attività documentati nel sistema, riportando per ciascun elemento le date di inizio e fine piano e lo stato corrente. Nel caso in cui un piano abbia subito revisioni, è riportato il legame gerarchico tra le stesse. Per ogni elemento della lista è possibile attivare, mediante il tasto destro del mouse, la funzione di visualizzazione. Il dettaglio del piano selezionato (cioè la programmazione degli interventi previsti) è ottenuta passando per una ulteriore maschera di ricerca che consente di esprimere filtri in merito alla localizzazione delle entità patrimoniali cui gli interventi si riferiscono e di stabilire i criteri di visualizzazione del piano. I principali sono: Aggregazione temporale Mensile/Settimanale. Consente di stabilire il passo temporale con cui viene mostrato il calendario di programmazione.. Quantificazione Numero attività o durata interventi, per mostrare la durata degli interventi o il numero degli stessi nel calendario di programmazione. Visualizzazione Mansione, Standard UNI o Localizzazione. Il dettaglio degli interventi sono raggruppati per Mansione, per classificazione UNI o per localizzazione geografica dell’entità patrimoniale interessata.



Se la modalità di visualizzazione è Localizzazione, è possibile scegliere il livello di profondità con il quale si vogliono rappresentare e totalizzare gli interventi pianificati nel report finale (es. se si seleziona ‘Complesso’ come livello di profondità, gli interventi relativi ai componenti sono raggruppati a livello del complesso di ubicazione dei componenti). Se la modalità di visualizzazione è Standard UNI, è possibile scegliere il livello di profondità con il quale si vogliono rappresentare e totalizzare gli interventi pianificati nel report finale (es. se si seleziona ‘Livello1’ come livello di profondità, gli interventi relativi ai componenti sono raggruppati a livello più altro dell’albero di classificazione UNI relativo allo standard componente dell’apparecchiatura). Impostati gli eventuali filtri di ricerca e di aggregazione, viene attivata la funzione di produzione del report agendo sull’apposito tasto presente in maschera. Riportiamo di seguito alcuni esempi di report ottenuti con le condizioni indicate. Aggregazione temporale Mensile; Quantificazione Numero attività. Visualizzazione Mansione

Visualizzazione Standard UNI



Visualizzazione Localizzazione

4.8.1.1.2 Report Procedure

Il report mostra, per un dato periodo temporale, l’elenco delle procedure – suddivise per scheda di mansionario - del servizo di Manutenzione che hanno generato interventi di manutenzione programmata. Fornisce inoltre l’indicazione di utilizzo di una determinata procedura nel periodo considerato (se esiste almeno un ODL completato legato ad attività derivata dalla procedura, “X”). La maschera di avvio del report, riportata di fianco, consente di effettuare selezione dei parametri relativi a: Periodo temporale di analisi; Classificazione UNI e Standard Componente Complesso,Edificio, Piano e Locale Sottoservizio, Mansione e centro di costo. Il report è fornito in formato Excel e PDF. Di seguito un esempio di report prodotto.



4.8.1.1.3 Report Analitico

Il report consente di verificare, in un periodo temporale, l’andamento circa lo stato di lavorazione degli interventi di manutenzione programmata.

La maschera di avvio del report, riportata di fianco, consente di effettuare selezione dei parametri relativi a: Periodo temporale di analisi; Classificazione UNI e Standard Componente Complesso,Edificio, Piano e Locale Sottoservizio, Mansione e centro di costo. Il report è fornito in formato Excel. Di seguito un esempio di report prodotto.



Sulle prime colonne del report sono riportate le informazioni su localizzazione, componente, attività, procedure, mansione e frequenza. A seguire è mostrato il calendario di programmazione degli interventi (ODL). In questa sezione in rosso si evidenzia il giorno previsto per l’intervento, in giallo i giorni di tolleranza possibili e con il simbolo ‘X’ si indica se l’intervento è stato eseguito. Dal report è quindi possibile verificare se gli interventi sono realizzati secondo quanto previsto dalla programmazione degli stessi.



4.8.1.2 Interventi "A Richiesta"

4.8.1.2.1 Report ticket Eseguiti

Il report mostra il rapporto fra numero di richieste di intervento eseguite e numero delle richieste di intervento totali, rispetto al periodo di riferimento considerato, suddivise per Servizio e Sottoservizio.

4.8.1.2.2 Report Ticket x Stato

Il report presenta il numero di richieste di intervento documentate nel sistema raggruppate per stato di lavorazione.



4.8.1.2.3 Report Ticket x Servizio

Il report calcola i totali mensili delle richieste di intervento inserite a sistema, per servizio e sottoservizio.

4.8.1.2.4 Report Ticket Zona-Locale

Tra i report operativi inerenti la manutenzione a richiesta l'utente ha anche la possibilità di generare un file di esportazione con il riepilogo degli interventi

organizzati sul patromonio per Zone e Locali degli immobili:



Nell'ottica di semplificare le operazioni di selezione per l'utente di sistema, i

parametri di ricerca sono limitati al Periodo attraveso l'impostazione dei campi "Data da:" e "Data a:".

Il report prodotto, in file excell modificabile, consente quindi al personale di analizzare e rielaborare le informazioni ottenute in funzione dei propri scopi ed

obiettivi:

4.8.1.2.5 Report Ticket Localizzazione

Riporta il numero delle richieste di intervento relative ai presidi, raggruppate per complesso-edificio.



4.8.2 Reporting Ufficiale

4.8.2.1 Report KPI

Il report sull’andamento dei principali indicatori, che varia in base alla convenzione, è localizzato nel menu Generale-> KPI -> Riepilogo KPI. La schermata di ricerca richiede come parametri obbligatori l’anno e il mese e la selezione del tipo di report/export tra .pdf ed excel.

4.8.2.2 POA - Programma Operativo delle Attività

Il Programma Operativo degli Interventi è anch'esso uno dei Report ufficiali

elaborato e consegnato periodicamente (frequenza bimetrale) dall'ATI all'Amministrazione Contraente. Gli utenti abilitati di quest'ultima possono

accedere alla sezione Pulizie \ Reporting \ Reporting Ufficale \ POI dove è ressa disponibile la funzione di Ricerca ed esportazione:



I parametri di selezione e filtro comprendono: Codice POA: ognim elaborato POA bimestrale è registrato a sistema e

caratterizzato da codice univoco che può essere utilizzato come codice di

ricerca. Descrizione: come per il codice può essere utilizzato per effettuare filtro e

ricerca. Stato (Rifiutato/Approvato/In Lavorrazione):

Periodo attraverso i campi Data Inizio e Data Fine: i due campi Data Inizio e Data Fine consento di definire un periodo di ricerca e selezione con il quale

ottenere l'elenco dei POA registrati a sistema (seconda Scheda visibile in screenshot)

Una volta selezionati i parametri di Ricerca con la funzione Esegui Ricerca il sistema restituisce i risultati nella Lista:

Dall'elenco dei documenti elencati nella lista è possibile quindi accede ad i loro dati principali (scheda Report) e gli eventuali File POA allegati e memorizzati a

sistema.

4.8.2.3 VC - Verbale di Controllo

Come il Report KPI anche il Verbale di Controllo (VC) è un documento periodico

contrattuale che deve essere consegnato e/o reso disponibile a sistema entro i primi tre giorni lavorativi di ogni mese ed accettato dal Supervisore.

A tale scopo è stata predisposta specifica funzione di gestione cui è possibile accedere dal menùdei Reporting Ufficiale \ VC:



Come per la funzione di ricerca e selezione dei POA, anche per il Verbale di Controllo è stata predispota consolle di ricerca e selezione:

Codice VC: ognim elaborato VC (mensile) è registrato a sistema e caratterizzato da codice univoco che può essere utilizzato come codice di

ricerca. Descrizione: come per il codice può essere utilizzato per effettuare filtro e

ricerca. Stato (In Lavorrazione/Spedito): come precedentemente introdotto il report

VC può essere o in fsse di Lavorazione quanto l'ATI va a predisporre i dati di registrazione periodica delle attività svolte, oppure in stato Spedito che va a

contraddistinguere tutti i VC che sono stati elaborati e già spediti all'Amministrazione Contraente.

Periodo attraverso i campi Data Inizio e Data Fine: i due campi Data Inizio e Data Fine consento di definire un periodo di ricerca e selezione con il quale

ottenere l'elenco dei VC registrati a sistema (seconda Scheda visibile in

screenshot) Dall'elenco dei documenti elencati nella lista è possibile quindi accede ad i loro

dati principali (scheda Report) e gli eventuali File VC allegati e memorizzati a sistema.

5 Scheda Amministrazione

Una volta effettuato l'accesso al sistema, dal menù principale è possibile accedere alla sezione Scheda Amministrazione --> Visualizza

Amministrazione --> Scheda Amministrazioen Scuole



5.1 Visualizzazione Amministrazione

Il primo tab di Visualizza Amministrazione restituisce la scheda con tutti i dati anagrafici:

Il tabe relativo alla Lista Fasi Attivazione restituisce lo stato dei diversi step/fasi del processo di attivazione della convenzione per l'Amministrazione in

esame:

In questa sezione si evidenziano le tempistiche ed i termini di esecuzione delle

fasi di attivazione ed anche l'eventuale presenza di Penali:



Il terzo tab fornisce informazioni relativamente ai valori promessi/normalizzati

previsti a contratto:

L'ultima (quarta) scheda illustra lo stato di attivazione dell'Amministrazione e la possibilità, per gli utenti abilitati, di accedere al

processo/flusso di gestione dell'attivazione di commessa:

Ofm scuole mo v1

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