Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni

11:20

Accoglienza partecipanti

11:30

Introduzione ai lavori, Laura Massoli - DFP

11:35

Elementi per la progettazione del cambiamento, Davide Galli - Università cattolica del Sacro Cuore

12:00

Confronto con i partecipanti

12:10

Testimonianze delle amministrazioni

L'esperienza del Comune di Angri, Lucia Celotto

L'esperienza del Comune di Brindisi, Andrea Potenza

12:40

Confronto con i partecipanti

12:55

Chiusura dei lavori, Delia Zingarelli – Consulente FormezPA Moderatore: Mirko Tedde, Staff comunicazione

Webinar: Il miglioramento del ciclo di gestione della performance

Elementi per la progettazione del cambiamento

Davide Galli

Università Cattolica del Sacro Cuore

2

Status quo ante Ciclo post intervento

Diversi punti di partenza;

Diverse traiettorie di intervento (azioni di miglioramento);

Diversi livelli di sviluppo del ciclo della performance.

Status quo ante

Status quo ante

Ciclo post intervento

Ciclo post intervento

Il modello di intervento

3

Progettazione delle azioni di miglioramento: Definizione delle azioni di miglioramento (obiettivi, fasi, attori

coinvolti); Programmazione della sequenza di intervento.

Il percorso di progettazione del cambiamento Review del sistema di misurazione e delle fasi del ciclo in essere:

Creazione del gruppo di lavoro; Analisi del livello di attuazione di principi e criteri; Identificazione delle criticità.

Monitoraggio e valutazione del cambiamento: Verifica periodica del livello di attuazione e dello stato di

avanzamento; Definizione di eventuali azioni correttive; Valutazione del livello di miglioramento ottenuto.

4

Supporto metodologico: Diagnosi dei sistemi di misurazione e valutazione della performance

organizzativa; Identificazione delle criticità; Progettazione e realizzazione del percorso di miglioramento.

Il ruolo degli esperti

Supporto organizzativo: Introduzione del progetto e creazione del committment interno; Avvio operativo dei lavori; Attivazione del confronto.

Importanza di identificare un soggetto che svolga un ruolo propulsore del cambiamento

5

Non è sufficiente aver definito e realizzato azioni di miglioramento ma va verificata nel tempo la permanenza delle condizioni;

Al termine dell’attuazione delle azioni, il miglioramento è misurato in termini di presenza o meno di alcuni elementi;

Il progetto ha l’obiettivo di incrementare il livello di convergenza fra amministrazioni;

Il percorso di miglioramento innescato nella fase di accompagnamento deve poi proseguire.

L’approccio al miglioramento nell’ambito del progetto

Apprendimento e confronto in fase di progettazione

Sistema di misurazione,

monitoraggio, valutazione del cambiamento

6

Focus sullo sviluppo del sistema di misurazione e del Piano della Performance

Focus sullo sviluppo del ciclo di gestione e della Relazione sulla performance.

Misurazione Indicatori Piano della

Performance

Valutazione Processi

decisionali Relazione sulla Performance

Le Fasi del progetto

7

3. Gestione del personale

Temi e fattori;

Principi e criteri;

Dinamica di intervento.

2. Programmazione e controllo

1. Governance e organizzazione

6. Informatizzazione

5. Processo e responsabilità

4. Ambiti di misurazione

10. Processo e responsabilità

9. Metodologie di valutazione

8. Riflessi su processi

decisionali

7. Trasparenza

Principio 8 Criterio 8.2

Analisi: attualmente l’amministrazione non da

evidenza del livello di performance raggiunto

Azione: intervento ad hoc sui sistemi di rendicontazione

Lo strumento di diagnosi: la check list

Fase 1 Fase 2

8

Evoluzione nel livello di attuazione dei criteri Check List;

Presenza di alcuni elementi indispensabili.

Livello di attuazione del criterio prima

dell’intervento

Livello di attuazione del criterio dopo

l’intervento

Azione di miglioramento

Presenza prima dell’intervento

Presenza dopo l’intervento

Elemento

Il monitoraggio del livello di cambiamento

9

Fattori di intervento; Fattori Abilitanti; Ciclo della performance e sistema di misurazione.

Risultati attesi;

Descrizione e obiettivo del piano di miglioramento

Attori e livello di committment;

La scheda di progettazione del piano di miglioramento Fase 1

AZIONE DESCRIZIONE INIZIO FINE

Azioni e tempi di realizzazione.

10

Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 1

Azioni relative al ciclo di gestione della performance: Valutazione delle condizioni abilitanti; Sviluppo degli obiettivi strategici; Predisposizione del primo schema di Piano della Performance; Revisione dei regolamenti interni.

Azioni relative al sistema di misurazione: Rafforzamento dei sistemi informativi; Estensione indicatori relativi allo stato di salute; Estensione indicatori relativi ad attività e servizi; Estensione indicatori relativi a obiettivi strategici e impatti.

11

Esistenza di SMVP e di sistemi di pianificazione e programmazione;

Profondità della programmazione;

Livello di commitment politico;

Competenze di programmazione e misurazione;

Gli elementi di valutazione del miglioramento nella Fase 1

Livello di informatizzazione;

Presenza e ruolo dell’OIV;

Volontà del vertice amministrativo.

12

Alcune lezioni apprese dalla Fase 1

Obiettivo dell’introduzione del CgP non è il rispetto della normativa, ma la creazione del valore pubblico;

Si può e si deve agire innovando in modo che l’organizzazione si abitui al cambiamento e non la subisca passivamente;

Occorre definire in modo chiaro ruoli e responsabilità relativi al CgP;

E’ importante fare leva sulla comunicazione e sul coinvolgimento di tutto il personale;

Quando NV-OIV dispongono delle competenze richieste il CgP è operante ed efficace;

La valutazione della performance individuale è parte integrante della valutazione della performance organizzativa.

13

La scheda di progettazione delle azioni di miglioramento Fase 2 Azione

Fattori 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Risultati attesi

Output

Soggetti coinvolti

Fasi e tempi Descrizione Inizio Fine

fase 1 mmaa mmaa

fase 2 mmaa mmaa

fase 3 mmaa mmaa

fase 4 mmaa mmaa 14

Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 2

Azioni relative al ciclo di gestione della performance: Incremento del livello di coinvolgimento degli stakeholder nel

processo di pianificazione; Sviluppo dell’albero della performance e della traduzione operativa

degli obiettivi strategici; Sviluppo degli strumenti di rendicontazione e del livello di trasparenza; Aggiornamento del Piano della Performance; Predisposizione del primo schema di Relazione sulla Performance.

Azioni relative al sistema di misurazione: Rafforzamento dei sistemi informativi; Estensione indicatori.

15

2. Pluriennalità del Piano della Performance;

3. Presenza nel Piano della Performance degli Obiettivi di servizio QSN;

4. Presenza della Relazione sulla Performance;

5. Coerenza della Relazione sulla Performance con i contenuti del Piano della Performance.

1. Riedizione del Piano della Performance coerente ovvero evoluta rispetto all’edizione precedente;

Gli elementi base di valutazione del miglioramento nella Fase 2

16

6. Centralità del ruolo svolto dall’Organismo Indipendente di Valutazione;

7. Aggiornamento del sistema di misurazione della performance mediante estensione degli ambiti di misurazione e degli indicatori;

8. Informatizzazione;

9. Miglioramento delle modalità di diffusione delle informazioni contenute nel Piano e nella Relazione;

10. Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e ciclo di gestione della performance.

Gli elementi evoluti di valutazione del miglioramento nella Fase 2

17

La presenza degli elementi di base non assicura di per sé che il ciclo della performance sia un buon ciclo della performance;

Un attenzione costante al miglioramento innesca dinamiche di apprendimento e conduce a un miglioramento progressivo della qualità dei documenti dell’amministrazione;

Ciò che più conta non sono i documenti ma i processi che si collocano a monte e a valle degli stessi.

Il miglioramento degli elementi evoluti richiede tempo e un orizzonte temporale pluriennale;

Alcune lezioni apprese dalla Fase 2

18

L’e-book

I percorsi di miglioramento nei Comuni delle ROC

L’evoluzione in corso nei Comuni capoluogo di Provincia

Presentazione e guida alla consultazione del

Manuale

Lo sviluppo del ciclo della performance.

Principi e criteri

Esperienze e Leading practice in alcune Amministrazioni

locali

Il percorso di analisi e

miglioramento

L’analisi delle esperienze in corso

I Comuni della Regione Calabria

Approfondimento delle esperienze di alcuni Comuni

La Check List

1. L’attuazione della riforma negli EELL

2. Il ciclo della performance nelle amministrazioni pilota 3. Lesson learned e miglioramenti intrapresi

L’esperienza del Comune di Arezzo

Tema 1. Le condizioni abilitanti

Tema 2. Il sistema di misurazione

Tema 3. La valutazione della performance

I Comuni della Regione Campania

I Comuni della Regione Puglia

I Comuni della Regione Sicilia

L’esperienza del Comune di Bergamo

L’esperienza del Comune di Novara

L’esperienza del Comune di Reggio Emilia

L’esperienza del Comune di Verona

L’esperienza dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna

19

Assenza di un raccordo tra i diversi documenti che

esplicitano strategia, obiettivi e risultati

Necessità di rileggere in ottica di governo dei processi i

sistemi di programmazione e controllo

Debolezza delle metodologie e degli ambiti di

valutazione della performance individuale

Livello di informatizzazione e trasparenza del sistema

Debolezza dei riflessi della valutazione sui processi

decisionali

Considerazioni sul livello di attuazione

Azione 1 Raccordare i diversi processi connessi con la definizione della performance ed individuare ruoli e responsabilità

Azione 2 Misurazione della performance relativamente ai seguenti ambiti: servizi, attività amministrativa, obiettivi strategici

Estensione degli ambiti di misurazione e valutazione della performance organizzativa:

- Linee di mandato del Sindaco - Progetti Innovazione - Progetti di miglioramento delle attività amministrative - L’attività ordinaria

Efficienza ed efficacia delle

amministrazione comunale

Economicità dell’amministrazione

comunale

Soddisfazione degli stakeholder

L’individuazione degli Indicatori di Performance, i principi adottati:

- gli indicatori strumento di gestione per i Responsabili delle UOC -la costruzione degli indicatori deve essere guidato da un processo di apprendimento continuo

Coesione Sociale: - Misure di sostegno Domiciliare - Misure di sostegno alla famiglia e per

le pari opportunità - Iniziative di inclusione Sociale - Progetti a Scopo Ludico-Ricreativo - Manifestazioni Sportive e Ludiche

Sostenibilità ambientale - Riqualificazione del Verde Pubblico - Raccolta Differenziata - Energie Rinnovabili

Progetti Finanziati

Linee di Mandato del Sindaco

Gestione Servizi Cimiteriali

Miglioramento dell’Amministrazione

Riordino Cartellini Anagrafe

Riorganizzazione Archivio

Digitalizzazione Fascicoli

Piano Formazione

Sviluppo Economico - Valorizzazione Beni Comunali

Innoviamo Insieme: - Anagrafe Circolare - Dematerializzazione Fogli Famiglia

per l’anagrafe - Servizi on line: Tarsu/Tares,

contravvenzioni, DIA, ICIP - Workflow Digitale

Progetto Jessica: - Riqualificazione Territoriale: * Parcheggio interrato per 252 posti

auto e 29 box con giardino pensile sulla copertura

* Sistemazione P.zza Annunziata * Riqualificazione quartiere

Cristoforo Colombo * Realizzazione di due fabbricati

Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile

Indicatore Valore al 2012

Target al 2013 Target al 2014

Target al 2015

Gestione Trasporto Scolastico

Costo: € 196.91,00 Recupero da ticket: € 23.040

Promozione Socio-Culturale

Gara di appalto per nuovo affidamento

Come 2013

Completare le procedure entro Agosto

Come 2013

Come 2013

Gestione Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia

Affidato in concessione alla Sol.Co.Agro


Come 2013


Come 2013

Come 2013

Gestione Servizio Mensa Costo: 301.502,70 Recupero da ticket: € 196.196,00

Promozione Socio-Culturale


Come 2013


Come 2013

Come 2013

Servizi Offerti (utenti serviti) Stato 2012 Target 2013 Target 2014 Target 2015

Trasporto scolastico 240 utenti 240 utenti Come 2013 Come 2013

Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia

a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti

a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti 0 in lista di attesa d. 15 utenti

0 in lista di attesa

Come 2013 Come 2013

Servizio Mensa 1250 utenti 1250 utenti Come 2013 Come 2013

ASSESSORATO: Politiche Sociali

UOC Responsabile: Promozione Socio-Culturale

UOC Coinvolte:

Linee di Mandato del Sindaco → Coesione Sociale → Misure di sostegno alla famiglia e per le pari opportunità

Progetti Innovazione→ Innoviamo Insieme

Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile

Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014

Target al 2015

Anagrafe Circolare Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80

UOC Comunicazione, Innovazione, Formazione

a) Fase di completamento Completate le procedure di gara

Collaudo e Rilascio Sistema

Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura

Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura da parte delle Forze dell’Ordine

Dematerializzazione fogli famiglia per l’anagrafe

Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80

UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione Affari Generali/Anagrafe

a) Fase di completamento b) Fogli famiglia

dematerializzati

Completate le procedure di gara

a) Collaudo e Rilascio Sistema b) 7000 fogli famiglia dematerializzati

b) 100% dei fogli famiglia presenti dematerializzati

Servizi erogabili anche on-line: -pagamento Tarsu/Tares; - contravvenzioni; -dichiarazioni di inizio attività -ICIP


UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione UOC Programmazione e Risorse

Fase di completamento Completate le procedure di gara

Collaudo e Rilascio Sistema

Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line

Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line

-Workflow digitali per le procedure


UOC Tutte a) Fase di completamento b) % di procedimenti per i quali

è utilizzata la procedura digitale

Completate le procedure di gara

a) Collaudo e Rilascio Sistema

b) 5%

b) 100% a partire da ottobre

Miglioramento dell’Amministrazione

Obiettivo Operativo

Riferimento al PEG

UOC Responsabile

Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014 Target al 2015

Gestione Servizi Cimiteriali

Introiti stimati: 950.000 euro Costi stimati: 69333 euro

Affari Generali a) N° locali assegnati b) Cambi intestazioni

0

a) 712 b) 10

a) 100% dei loculi assegnati

b) 8

Riordino dei Cartellini

Non impatto sulle risorse finanziarie

Anagrafe N° cartellini riordinati 0 7000 3000

Riorganizzazione dell’Archivio


Affari Generali Kg di documentazione eliminata 0 Stimabile dopo la fase di ricognizione

Digitalizzazione dei fascicoli


Avvocatura e Patrimonio

N° fascicoli digitalizzati

0 500 500 500

Piano della Formazione

Costi stimati: 38000 euro

UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione

Fase di completamento Analisi dei bisogni formativi

100 giornate in totale

Analisi efficacia e nuovi fabbisogni

IL PERCORSO della Performance

nel Comune di Brindisi

● Il Progetto del Dipartimento della Funzione Pubblica

Stimolo e supporto

● Il Gruppo di lavoro

Intersettoriale e motivato

● La Metodologia

Coordinamento, Coinvolgimento e condivisione

LE CRITICITA’ di partenza

Scarso coinvolgimento cittadini nella definizione della

strategia

Mancanza di un sistema di misurazione della

performance individuale

Scarso utilizzo del ciclo della performance da parte dei

referenti politici

Mancata integrazione e allineamento tra

performance e strumenti economici e finanziari

LE DIFFICOLTA' dell’integrazione

● Incertezza del quadro politico-finanziario nazionale:

1. Incertezza sulle risorse finanziarie e difficoltà nella formulazione dl Bilancio di Previsione;

2. Slittamento tempi di approvazione e disallineamento temporale tra programmazione e strumenti finanziari;

● Prescrizioni normative non perfettamente integrate:

1. Molteplicità di documenti programmatici;

2. Terminologia non armonizzata;

● Piano Performance 2012-2014 non “agganciato” al Bilancio

1. Mancanza di collegamento strutturale tra strategia e risorse.

Le SOLUZIONI adottate

● Riflessione, confronto e condivisione

1. Occasione di crescita per l’Amministrazione;

2. Impegno alla diffusione della cultura della Programmazione e Valutazione – Formazione di alto livello

● Dal Gruppo di lavoro all’Ufficio Performance e Controlli:

1. Professionalità specifiche e diversificate;

2. Strutturato nel Settore Servizi finanziari;

● Il Controllo di Gestione

1. Strumento di raccordo tra sistema contabile e obiettivi.

CICLO INTEGRATO della Programmazione

Azioni

Obiettivi

Programma

di mandato/

P.G.S.

PEG Bilancio

previsionale

Relazione

previsionale e

programmatica

Controllo di

Gestione

Piano della

Performance

Report C.G

Programmi

Obiettivi

operativi

Progetti

Azioni

Programmi

Progetti

Obiettivi

operativi

Azioni Azioni

Obiettivi

strategici

Programmi

Aree

strategiche

Obiettivi

operativi

Capitoli

Titoli

Servizi

Interventi

Funzioni

CONCLUSIONI

Con questa impostazione concettuale stiamo lavorando sul

bilancio 2013 che per la prima volta sarà “concepito” in ottica di

performance per:

DARE RISPOSTA ALLA VOGLIA DI CAMBIAMENTO

UTILIZZARE AL MEGLIO LE RISORSE DISPONIBILI

GARANTIRE UNA “EFFICACE” TRASPARENZA

RENDERE CONTO AI CITTADINI DELL’OPERATO DELLA P.A.

3 giugno 2013 "Comunicazione e trasparenza nella relazione della

performance”

Relatori: Greta Nasi, Melania Reina (Comune di Belpasso),

Marco Versari (Bussola della trasparenza), Laura Massoli,

Claudia Migliore

115 partecipanti, molti di amministrazioni non aderenti al progetto

Registrazione del webinar, articoli di approfondimento di relatori e testimoni : www.qualita.gov.it

http://www.qualita.gov.it/







Chiarezza delle relazioni

Rilevanza del tema per l'amministrazione

Adeguatezza del tempo rispetto alle esigenze di lavoro

Adeguatezza del tempo rispetto ai contenuti

Efficacia della modalità webinar

Qualità della discussione con i partecipanti

Utilità dei contenuti per lo sviluppo del CdP

Applicabilità dei contenuti da parte dell'amministrazione

5,2

5,0

4,7

4,9

4,7

5,0

4,4

4,9

Il radar del gradimento

Obiettivo: Illustrare come i Comuni possono monitorare la

performance delle partecipate, non solo dal punto di vista economico-

finanziario, ma anche dal punto di vista della qualità dei servizi e dei

prodotti offerti

http://www.qualitapa.gov.it/iniziative-in-corso/valutazione-performance/risorse/e-book/

E.Book disponibile in versione

PDF

ePub

Kindle










Grazie per l'attenzione

e buon lavoro

Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni

Business

Transcript of Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni