Versione N. 7.0 Data 28/02/2013 - scai.tesoro.it · Scaricare da SICOGE una Fattura Elettronica ......

1

SERVIZI DI MANUTENZIONE ED EVOLUZIONE DEI

SISTEMI INFORMATIVI DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO

RGS-0007-0008-MU-01

SCAI

GESTIONE DEGLI ACQUISTI

MANUALE UTENTE

Versione N. 7.0

Data 28/02/2013

2

GA – Gestione degli Acquisti: Manuale utente

V. 4.0

Estratto

Questo documento contiene le informazioni necessarie al corretto utilizzo delle funzioni

dell'applicazione “GA – Gestione degli Acquisti”.

1

INDICE

1 INTRODUZIONE ............................................................................................ 3 2 RIFERIMENTI NORMATIVI .............................................................................. 3 3 GLOSSARIO: DEFINIZIONI E ACRONIMI .......................................................... 4 4 PROCESSI AMMINISTRATIVI AUTOMATIZZATI .................................................. 5 5 DESCRIZIONE UTENTI DEL SISTEMA ............................................................... 6

Amministratore ............................................................................................. 6 Pianificatore ................................................................................................. 6 Consegnatario .............................................................................................. 6 Dirigente ..................................................................................................... 6 Collaboratore ............................................................................................... 6

6 REGOLE GENERALI PER L’UTILIZZO E L’ACCESSO ............................................. 7 7 GESTIONE DEI CONTRATTI E DEGLI ORDINI .................................................... 8

7.1 RICERCA CONTRATTO ............................................................................. 8 7.2 GESTIONE CONTRATTO ......................................................................... 12 7.3 GESTIONE ATTO INTEGRATIVO .............................................................. 23 7.4 GESTIONE RIGA CONTRATTO ................................................................. 24 7.5 RICERCA ORDINE ................................................................................. 38 7.6 GESTIONE ORDINE DA CONTRATTO ........................................................ 40 7.7 NUOVO ORDINE SENZA CONTRATTO ....................................................... 49 7.8 GESTIONE RIGA ORDINE ....................................................................... 50 7.9 RICERCA CONSUMO ANNUALE ................................................................ 64 7.10 GESTIONE CONSUMO ANNUALE ............................................................. 65 7.11 GESTIONE RIGA CONSUMO ANNUALE ..................................................... 73 7.12 RICERCA CLAUSOLA .............................................................................. 81 7.13 GESTIONE CLAUSOLA ........................................................................... 83

8 FATTURE.................................................................................................... 87 8.1 RICERCA FATTURA ................................................................................ 87 8.2 GESTIONE FATTURA CARTACEA .............................................................. 89 8.3 RICONCILIAZIONE FATTURA CARTACEA .................................................. 91

SEZIONE FATTURA ...................................................................................... 92 SEZIONE ORDINI/CONSUMI ANNUALI CANDIDATI ALLA RICONCILIAZIONE ....... 93 SEZIONE RICONCILIAZIONE LINEE FATTURA ................................................. 94 SEZIONE RIGHE ORDINE/CONSUMO ANNUALE CANDIDATE ALLA

RICONCILIAZIONE ............................................................................................ 95 RICERCA ORDINI/CONSUMI ANNUALI DA RICONCILIARE ................................. 97

8.4 IMPORT FATTURA ELETTRONICA ............................................................. 98 8.5 GESTIONE FATTURA ELETTRONICA ....................................................... 100 8.6 RICONCILIAZIONE FATTURA ELETTRONICA ............................................ 104

SEZIONE FATTURA .................................................................................... 105 SEZIONE ORDINI/CONSUMI ANNUALI CANDIDATI ALLA RICONCILIAZIONE ..... 105 SEZIONE RIGHE ORDINE/CONSUMO ANNUALE CANDIDATE ALLA RICONCILIAZIONE .......................................................................................... 106 SEZIONE RICONCILIAZIONE LINEE FATTURA ............................................... 107 9 GESTIONE RICHIESTE FABBISOGNO ........................................................... 111

9.1 INSERIMENTO RICHIESTA DI FABBISOGNO ........................................... 111 9.2 RICERCA RICHIESTA FABBISOGNO ....................................................... 114 9.3 WORKFLOW RICHIESTA DI FABBISOGNO .............................................. 116

10 INDICATORI E GRAFICI ............................................................................. 124

2

10.1 ANDAMENTO RICHIESTE FABBISOGNO .................................................. 124 10.2 ANDAMENTO STATO RDF ..................................................................... 125 10.3 ANDAMENTO QUANTITÀ RICHIESTA ...................................................... 125

11 ANDAMENTO DOTAZIONI ........................................................................... 126

3

1 INTRODUZIONE

Lo scopo di questo documento è quello di fornire le informazioni necessarie al corretto utilizzo

delle funzioni dell'applicazione “GA –Gestione degli Acquisti” tramite SCAI.

La Gestione degli Acquisti è uno dei moduli del sistema SCAI che consente la gestione relativa alla

gestione dei Contratti e degli Ordini.

Le funzioni dei contratti ed ordini consentono di:

Gestire e/o creare nuovi Contratti di diverse tipologie.

Gestire le righe di Contratto a partire dal Fabbisogno o ex novo.

Gestire Ordini legati o non ad un Contatto

Gestire le coperture di dotazione/impegni relativi ai Contratti ed Ordini SCAI

Gestire su SCAI la copertura di Contratti ed Ordini su impegni postumi.

Le funzioni delle Fatture consentono di:

Inserire/modificare una Fattura Cartacea

Scaricare da SICOGE una Fattura Elettronica

Riconciliare una Fattura (sia Elettronica che Cartacea) con gli Ordini SCAI

Le funzioni delle Gestione Richieste di Fabbisogno consentono di:

Gestire e/o creare nuove Richieste di Fabbisogno

Le funzioni delle Dotazione consentono di:

Gestire l’andamento delle Dotazioni

2 RIFERIMENTI NORMATIVI

Rif. Identificativo Titolo

1 RGS-0007-20090130-S02-000-SR-06 Specifiche dei requisiti




5 RGS-0007-20090130-E03-000-SR-01 Specifiche dei requisiti




4

3 GLOSSARIO: DEFINIZIONI E ACRONIMI

In questo capitolo si fornisce all’utente, per ogni termine specifico individuato, un’indicazione

puntale sul loro significato o definizione, necessaria alla corretta comprensione del Manuale.

Tale indicazione viene fornita anche per gli acronimi che vengono richiamati nel manuale e nella

stessa Applicazione.

Termine/Acronimo Descrizione

SCAI Sistema ciclo acquisto integrato

SICOGE SIstema COntabilità GEnerale

RGS Ragioneria Generale dello Stato

B.I. Base informativa

CPU Central Processing Unit

DBMS Data Base Management System

FP Function Point (Punti Funzione)

I/O Input/Output

Rdf Richiesta di Fabbisogno

ODF Oggetto di Fornitura

P.O. Pianificazione Operativa

JSP Java Servlet Page

M.E.F. Ministero dell’Economia e delle Finanze

S.I. Sistema Informativo

CdC Centri di Costo

RdF Richieste di Fabbisogno

PdF Previsioni di Fabbisogno

5

4 PROCESSI AMMINISTRATIVI AUTOMATIZZATI

In questo capitolo sono descritti i principali processi amministrativi automatizzati attraverso

l’applicazione descritta nel manuale.

In particolare i processi amministrativi automatizzati sono:

Gestione dei contratti e degli ordini

Gestione delle Fatture

Gestione delle Richieste di Fabbisogno

Gestione dell’andamento delle Dotazioni

I successivi capitoli descrivono le seguenti macrofunzioni applicative:

Contratti ed Ordini

Ricerca Contratto

Gestione Contratto

Gestione Atto Integrativo

Gestione Riga Contratto

Gestione Consumo Annuale

Gestione Clausola

Ricerca Ordine

Gestione Ordine da Contratto

Nuovo Ordine senza Contratto

Gestione Riga Ordine

Fatture

Ricerca Fattura

Dettaglio Fattura Cartacea

Riconciliazione Fattura Cartacea

Import Fattura Elettronica

Dettaglio Fattura Elettronica

Riconciliazione Fattura Elettronica

Gestione Richiesta di Fabbisogno

Richieste di Fabbisogno

Indicatori e Grafici

Dotazioni

Andamento Dotazioni

6

5 DESCRIZIONE UTENTI DEL SISTEMA

In questo capitolo sono riportati gli utenti interessati all’applicazione, evidenziando le funzioni che

svolgono.

Segue la lista degli utenti:

Gestore

Gestione completa dei Contratti

Gestione completa degli Ordini

Gestione Clausole d’Apertura

Gestione completa delle Fatture

Gestione Richieste Fabbisogni

Amministratore

Gestione tipologiche del Contratto

Gestione tipologiche di Ordine

Gestione tipologiche di Fattura

Gestione Moduli di Stampa

Gestione Messaggi Sistemi Esterni

Pianificatore Gestione andamento Dotazioni

Consegnatario Gestione Richieste Fabbisogni

Dirigente Gestione Richieste Fabbisogni

Collaboratore Gestione Richieste Fabbisogni

7

6 REGOLE GENERALI PER L’UTILIZZO E L’ACCESSO

Per accedere all’applicativo è necessario essere in possesso di una Utenza e una Password rilasciata

dal Ministero dell’Economia e Finanze.

Digitato l’indirizzo web, viene visualizzata la mappa di Accesso all'applicazione dove l’utente deve

inserire la propria Utenza (Login) e la corrispondente Password.

La applicazione SCAI – GA è un’applicazione web-based; i requisiti Software/Hardware per

l’utilizzo del sistema sono:

- Installazione sulla macchina locale del browser internet: Microsoft Internet Explorer, v. 7.0

o superiore;

- Le postazioni di lavoro dovranno essere dotate del sistema operativo Windows XP SP1 o

superiore;

- Una connessione remota (analogica o digitale) che permetta l’accesso al sito internet del sistema;

- Una risoluzione di 1024X768 che risulta ottimale per visualizzare le mappe del sistema sul

proprio monitor;

- Installazione sulla macchina locale del software Acrobat Reader (o analogo) che permetta la

visualizzazione dei file pdf;

Per poter esportare i dati presenti sul sistema in formato tale da consentirne modifiche, elaborazioni,

produzioni di grafici e tabelle, etc. è necessaria l'istallazione del software di Microsoft 'Office 2003

o superiore'.

8

7 GESTIONE DEI CONTRATTI E DEGLI ORDINI

Le funzionalità per la gestione dei Contratti e degli Ordini, nell'ambito SCAI, intendono supportare

le diverse attività di inserimento e gestione delle informazioni dei contratti e degli ordini. Nel

seguito vengono riportate le funzioni previste per l’utilizzo dell’applicazione con le relative pagine

di interfaccia.

7.1 RICERCA CONTRATTO

Attraverso la funzione in oggetto gli utenti aventi profilo Gestore possono gestire l’intero ciclo di

vita del Contratto.

Al fine di accedere alle funzionalità l’utente accede alla voce di menù:

Contratti e Ordini > Contratto

Il risultato è la seguente maschera:

La ricerca che si va a effettuare, tratta i seguenti valori:

http://localhost:8080/ga/menuPage.do?jf.menuId=2&resetSession=true

http://localhost:8080/ga/manageContratto.do?jf.menuId=2.1&resetSession=true

9

Campi Descrizione

Esercizio Consente la selezione dalla lista contenente gli anni disponibili per la

funzione in oggetto

Amministrazione Visualizza l’Amministrazione

Descrizione Centro di

Responsabilità

Visualizza la descrizione del CdR cui appartiene il Referente

Pianificatore Visualizza la descrizione dell’ufficio del Pianificatore

Gestore Visualizza la descrizione dell’ufficio del Gestore

Descrizione Contratto Visualizza la descrizione del Contratto

Codice CIG Visualizza il Codice Identificativo Gara

Codice Cup Visualizza il Codice Unico di Progetto

Modalita’ di Acquisto Consente la selezione dalla lista contenente le modalita’ di Acquisto

disponibili

Codice Contratto Visualizza il codice contratto

Stato del Contratto Consente la selezione dalla lista contenente gli stati del contratto

disponibili

Oggetto Contratto Consente la selezione dalla lista contenente l’oggetto del contratto

disponibili

Soggetto Contraente Consente la selezione dalla lista contenente i soggetti contraenti

disponibili

Data registrazione Consente la selezione dalla lista contenente un calendario

Data stipula Consente la selezione dalla lista contenente un calendario

Voce di Fabbisogno Consente la selezione dalla lista contenente le Voci di Fabbisogno

disponibili

Prodotto elementare Consente la selezione dalla lista contenente i Prodotti elementare

disponibili

Contratto aperto/chiuso Consente la scelta della tipologia di contratto

In corso di definizione Consente la scelta della tipologia di contratto

Contratto a consumo Consente la scelta della tipologia di contratto

Descrizione Ufficio

Sicoge

Consente la selezione dalla lista contenente le gli uffici Sicoge

La maschera consente di ricercare e quindi visualizzare i Contratti associati al Gestore o di creare

un nuovo Contratto tramite l’apposito pulsante ‘Nuovo’.

10

Inoltre, attraverso l’ausilio delle pop up presenti in maschera, l’utente può filtrare i contratti di suo

interesse.

Tutte le ricerche verranno effettuate utilizzando il seguente criterio: “%valore%”, ovvero tutti i

risultati saranno quelli il cui campo contiene il valore sia in uguale sia in parziale. Selezionando una

delle voci dalla lista, verranno automaticamente popolati i relativi campi ed i campi precedenti.

I campi contrassegnati con il simbolo ‘*’ sono campi obbligatori.

E’ importante tener presente che in tutte le interfacce utente sarà messa a disposizione

l’informazione inerente il tempo disponibile all’utente prima che scada la sessione applicativa a sua

disposizione.

Scaduto tale intervallo temporale non sarà possibile effettuare ulteriori transazioni utente.

Dalla pagina di ricerca è quindi possibile accedere all’elenco dei contratti opportunamente filtrati.

11

Ogni contratto presente in lista è selezionabile e consente di accedere al relativo dettaglio.

L’accesso alla funzione di dettaglio consente di visualizzare e/o modificare tutte le informazioni

relative al contratto in base allo stato del Contratto.

12

7.2 GESTIONE CONTRATTO

Accedendo alla visualizzazione del dettaglio di un Contratto tramite la voce di menù:

Contratti e Ordini > Contratto -> Ricerca Contatto

sarà possibile gestire tutte le informazioni a seconda dello stato del Contratto.

Il Dettaglio di un Contratto è suddiviso in tre sezioni di dati differenti:

1. la prima contiene i dati generali del Contratto e i campi visualizzati sono i seguenti:

Campi Descrizione


funzione in oggetto

Amministrazione Visualizza l’Amministrazione


Responsabilità

Visualizza la descrizione del CdR

Pianificatore Visualizza la descrizione dell’ufficio del Pianificatore




13

2. la seconda sezione contiene i dati obbligatori alla creazione, stipula e passaggio in esercizio

del Contratto:

I campi visualizzati sono i seguenti:

Campi Descrizione

Codice Contratto Visualizza il codice del Contratto





disponibili



disponibili


disponibili


disponibili

Pluriennale Consente la scelta della tipologia di contratto


Data inizio validita’ Consente la selezione dalla lista contenente un calendario




Totale non scontato Visualizza l’importo totale non scontato

Sconto Visualizza l’importo dello sconto

imponibile Visualizza l’importo totale imponibile

Imposta Visualizza l’importo totale dell’imposta

totale Visualizza l’importo totale

14

3. la terza contiene i dati specifici di un Contratto:


Campi Descrizione

Data registrazione Visualizza la data di registrazione del contratto

Uffcio registro Visualizza l’uffcio del registro

Numero registro Visualizza il Numero registro

Rinnovabile Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO

Descrizione rinnovo Visualizza la descrizione del rinnovo del contratto

contratto Visualizza la descrizione del contratto

Riferimento contratto Consente la selezione dalla lista contenente i contratti

Iscritto rfs Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO

Numero protocollo Visualizza il Numero protocollo

Note Visualizza l’eventuali note

Inoltre attraverso la funzionalità di Gestione del contratto sarà possibile visualizzare e gestire le

informazioni relative a tutti i ‘tab’ presenti.

Ciascun Tab presente permette di accedere a ciascuna entità con un semplice clic.

15

In modalità di modifica i campi in giallo sono ‘obbligatori’ mentre quelli in bianco sono ‘opzionali’.


Campi Descrizione

Codice Contratto Visualizza il codice del Contratto





disponibili



disponibili


disponibili


disponibili

Pluriennale Consente la scelta della tipologia di contratto


Data inizio validita’ Consente la selezione dalla lista contenente un calendario




Totale non scontato Visualizza l’importo totale non scontato

Sconto Visualizza l’importo dello sconto

imponibile Visualizza l’importo totale imponibile

Imposta Visualizza l’importo totale dell’imposta

totale Visualizza l’importo totale

16

Data registrazione Visualizza la data di registrazione del contratto

Uffcio registro Visualizza l’uffcio del registro

Numero registro Visualizza il Numero registro

Rinnovabile Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO

Descrizione rinnovo Visualizza la descrizione del rinnovo del contratto

contratto Visualizza la descrizione del contratto

Riferimento contratto Consente la selezione dalla lista contenente i contratti

Iscritto rfs Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO

Numero protocollo Visualizza il Numero protocollo

Note Visualizza l’eventuali note

Per un Contratto “In lavorazione” sarà possibile, attraverso appositi pulsanti, effettuare le seguenti

operazioni:

o Indietro riporta alla pagina visualizzata in precedentemente

o Nuova crea un Contratto nuovo

o Modifica consente di entrare in modalità ‘edit’ e di modificare sia le

informazioni relative al Contratto che le informazioni di ciascun ‘tab’

o Convalida verifica se è possibile stipulare il contratto. La funzionalità non

effettua alcun cambiamento di stato.

o Stipula Contratto consente di inserire la data di stipula del Contratto e di

effettuare tutti i controlli per poterlo stipulare. Se i controlli vanno a buon fine il contratto passerà

nello stato ‘Stipulato’

o Elimina consente di eliminare un contratto ancora in lavorazione

o Duplica Contratto duplica tutte le informazioni anagrafiche del contratto e

predisponendo la maschera di inserimento di un nuovo contratto

o Stampa effettua la stampa del contratto in formato word

Le funzioni disponibili per un Contratto Stipulato differiscono fra un Contratto normale e un

Contratto a Consumo.

17

Funzioni aggiuntive post stipula per un Contratto normale:

o In Esercizio porta il Contratto nello stato “In Esercizio”, stato nel quale può

generare Ordini di Acquisto.

o Annulla Contratto annulla il Contratto.

o Concludi Contratto conclude il Contratto.

o Non Esercizio porta il Contratto nello stato “Non Esercizio”, stato nel quale non può

generare Ordini di Acquisto.

Funzioni aggiuntive post stipula per un Contratto a Consumo:

o Concludi Contratto conclude il Contratto.

I tab disponibili per gestire le informazioni correlate al Contratto variano in base allo stato del

Contratto e al fatto che si tratta o meno di un Contratto a Consumo. E’ possibile passare da un tab

all’altro con un semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si sta visualizzando.

1. Fornitori: Sono i fornitori del Contratto.


Campi Descrizione

Fornitore Visualizza la denominazione del fornitore

Estinzione del

pagamento

Consente la selezione dalla lista contenente le modalita’ di estinzione del

pagamento

Condizione del

pagamento

Consente la selezione dalla lista contenente le condizioni del pagamento

Sede Consente la selezione dalla lista contenente la sede del fornitore

Per un Contratto a Consumo è possibile indicare un unico fornitore, mentre per un Contratto

normale possono essere indicati più fornitori. Qualora un fornitore “censito” in Anagrafica ha più

sedi, estinzione o condizione di pagamento occorre sceglierne una.

Per default il soggetto contraente del Contratto viene censito come fornitore.

2. Riga Contratto: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, consente di visualizzare le

righe contratto già inserite o di inserire nuovo righe contratto.

18


Campi Descrizione

Numero Riga Visualizza il numero della riga contratto

Tipo Riga Visualizza la tipologi della riga contratto

Prodotto elementare Visualizza la descrizione del prodotto elemetare

Quantita Visualizza la quantita’ del prodotto elementare

Prezzo Unitario Visualizza il prezzo del prodotto elementare

Imponibile Visualizza l’importo imponibile

Imposta Visualizza l’importo dell’imposta

Totale Visualizza l’importo ttale

Percentuale Copertura

Fabbisogno

Visualizza la percentuale di copertura finanziaria

Flag Blocco Sicoge Visualizza se esiste o meno il blocco da Sicoge

L’elenco contenente le righe di contratto riporta le informazioni relative a

o Fornitore

o Prodotto Elementare

o Quantità

o Prezzo Unitario

o Imponibile

o Imposta

o Totale

Inoltre tramite i pulsanti ‘elimina’ o ‘modifica’ e il link ipertestuale sulla colonne Num. Riga si può

procedere con la gestione delle informazioni di ciascuna riga.

L’inserimento di una nuova riga contratto può essere effettuato tramite i pulsanti:

o Nuova Riga Contratto consente di inserire una nuova riga contratto ‘ex novo’ di tipo

“Beni e Servizi” senza passare per la ricerca sul Fabbisogno.

o Nuovo Onere Accessorio consente di inserire una nuova riga contratto ‘ex-novo’ di tipo

“Onere Accessorio”

o Crea dai Fabbisogni consente di creare nuove righe contratto di tipo “Beni e Servizi”

passando per la ricerca sui Fabbisogni. Infatti si attiva la maschera per la ricerca sul fabbisogno da

dove è possibile creare delle Righe di Contratto a partire dalle Richieste di Fabbisogno presente sul

sistema

19

3. Penale Contratto: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, contiene tutte le penali

che è possibile prevedere nel Contratto. Selezionando il flag ‘Includi/Escludi’ è possibile inserire le

penali nel contratto in oggetto.


Campi Descrizione

Penali Visualizza la descrizione delle penali

Note Visualizza le eventuali note

4. Allegati Contratto: Attraverso questo ‘tab’ è possibile effettuare l’upload e il download di

documenti che si desidera allegare al contratto. E’ possibile allegare un nuovo documento attraverso

il pulsante ‘Nuovo Elemento’ e selezionando il file da allegare.


Campi Descrizione

Codice del documento Consente l’inserimento del codice del documento

Documento Consente di allegare il documento


5. Condizioni Rinnovo Contratto: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, contiene

tutte le condizioni di rinnovo previste per i contratti. Selezionando il flag ‘Includi/Escludi’ è

possibile inserire le condizioni di rinnovo per il contratto in oggetto.

20


Campi Descrizione

Condizioni Rinnovo Visualizza la descrizione delle condizioni di rinnovo


6. Ufficio SICOGE: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, permette l’associazione

del Contratto ad uno o più Uffici SICOGE che curerà la sua lavorazione finanziaria. Nel caso in cui

il Contratto viene associato a dei Uffici SICOGE, è implicito che tutte le Righe di quel Contratto

sono associate agli stessi Uffici. L’associazione può essere modificata solo quando il Contratto si

trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può essere effettuata attraverso il pulsante ‘Nuovo

Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da associare.


Campi Descrizione

Ufficio Sicoge Consente la selezione dalla lista contenente gli Uffici Sicoge

Codice Ragioneria Visualizza il codice della ragioneria

Ragioneria Visualizza la descrizione della ragioneria

7. Ordine: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, consente di visualizzare gli Ordini

già inseriti o di inserire nuovi Ordini. Il tab è disponibile solo quando il Contratto è negli stati

successivi allo stato”in lavorazione”.


Campi Descrizione

Numero Ordine Visualizza il numero dell’ordine

Descrizione Ordine Visualizza la descrizione dell’ordine

Stato Ordine Visualizza lo stato dell’ordine

Data registrazione

ordine

Visualizza la data di registrazione dell’ordine


21

Estinzione del

pagamento


pagamento

Condizione del

pagamento



8. Consumo Annuale: Il tab, non disponibile per i Contratti normali, consente di visualizzare i

Consumi Annuali già inseriti o di inserire nuovi Consumi Annuali. Il tab è disponibile solo quando

il Contratto è negli stati successivi allo stato”in lavorazione”.


Campi Descrizione

Numero Consumo

annuale

Visualizza il numero del consumo annuale

Anno esercizio Visualizza l’anno di esercizio

Descrizione Consumo

annuale

Visualizza la descrizione del consumo annuale

Stato Visualizza lo stato del consumo annuale

Data registrazione

consumo annuale

Visualizza la data di registrazione del consumo annuale

Totale preventivato Visualizza l’importo totale preventivato

Totale fatturato Visualizza l’importo totale fatturato

7. Addebito Penali Contratto: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, consente di

indicare un addebito di un penale sul Contratto. Il tab è disponibile solo quando il Contratto non è

“In Lavorazione”.


Campi Descrizione

Penale contratto Consente la selezione dalla lista contenente la descrizione delle penali

Importo addebito Consente l’inserimento dell’importo di addebito

Data addebito Consente l’inserimento della data di addebito

Modalita’ addebito Consente l’inserimento della modalita’ di addebito


22

8. Indicatori: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, permette di visualizzare gli

indicatore del Contratto per la copertura quantitativa e la copertura finanziaria. Il tab è disponibile

solo quando il Contratto non è “In Lavorazione”.

9. Cronologia Stato Contratto: Contiene la cronologia degli stati del contratto con l’indicazione

relativa all’utente che ha effettuato il cambio di stato e la data in cui lo stato è cambiato.


Campi Descrizione

Stato del contratto Visualizza lo stato del contratto

Utente Visualizza il nome dell’utente

Data modifica stato Visualizza la data della modifica dello stato del contratto

10. Atti Integrativi: Il tab, non disponibile per i Contratti a Consumo, visualizza gli atti

integrativi creati per il contratto.

23


Campi Descrizione

Codice Contratto Visualizza il codice del contratto

Stato del contratto Visualizza lo stato del contratto

Modalita’ di acquisto Visualizza la modalita’ di acquisto

Oggetto contratto Visualizza l’oggetto del contratto

Data Registrazione Visualizza la data di registrazione del contratto

Data Stipula Visualizza la data di stipula del contratto

7.3 GESTIONE ATTO INTEGRATIVO

La funzionalità, non disponibile per i Contratti a Consumo e attivabile dalla schermata di

Visualizzazione Contratto in stato "Stipulato" o "In Esercizio", permette all'utente di creare un Atto

Integrativo tramite il pulsante:

Con la creazione di un Atto Integrativo è possibile:

- Modificare i dati Anagrafici e Specifici del Contratto

- Modificare le righe di contratto

- Modificare la Distribuzione della riga di contratto sui CDC

In generale il ciclo di vita dell’atto integrativo segue lo stesso del Contratto.

24

7.4 GESTIONE RIGA CONTRATTO

Le funzionalità disponibili in Gestione Riga Contratto permettono all’utente di gestire le Righe

associate ad un Contratto, specificando per ogni Riga le quantità di ogni Prodotto Elementare da

contrattualizzare. Le operazioni di creazione e modifica delle Righe sono attivabili dal Tab Riga

Contratto della schermata di dettaglio Contratto, mentre l’operazione di Ricerca è attivabile del

menù.

L’utente ha la possibilità di creare Righe di Contratto :


Campi Descrizione

Numero Riga Visualizza la denominazione del fornitore




Prezzo Unitario Visualizza il prezzo del prodotto elementare




Percentuale Copertura

Fabbisogno



1. in automatico a partire della ricerca sul Fabbisogno tramite la voce di menù

Contratti e Ordini > Contratto > Crea dai Fabbisogni (sul Tab Riga Contratto)

2. inserendole ex novo tramite la voce di menù Contratti e Ordini > Contratto > Nuova Riga

Contratto (sul Tab Riga Contratto).

3. inserendole ex novo tramite la voce di menù Contratti e Ordini > Contratto > Nuovo Onere

Accessorio (sul Tab Riga Contratto). La riga contratto inserita riguarda oneri accessori del

contratto.

All’attivazione del pulsante “Crea dai Fabbisogni” il sistema prospetta la seguente pagina che

visualizza due sezioni, come di seguito dettagliato:



25

La prima sezione consente di effettuare la ricerca dei Fabbisogni impostando uno o più parametri..

In generale la ricerca sul Fabbisogno può essere effettuata per:

- Richiedente Richiesta di Acquisto

- Voce di Fabbisogno

- Range Data Scadenza


Campi Descrizione


funzione in oggetto


Voce di Fabbisogno Consente la selezione dalla lista contenente la Voce di Fabbisogno per la

funzione in oggetto

Richiedente Visualizza la descrizione dell’ufficio del richeidente

Data scadenza Consente la selezione dalla lista contenente gli anni disponibili per la

funzione in oggetto

26

La seconda sezione consente di creare una o più righe Contratto a partire dalla ricerca del

Fabbisogno. Le Righe RDF trovate saranno raggruppate per Voce di Fabbisogno e visualizzate in

forma tabellare, dove ogni elemento visualizzato rappresenta un candidato per una Riga Contratto.

In particolare, si ricerca la richiesta di fabbisogno utilizzando i Parametri di ricerca dei

Fabbisogni, si seleziona il Voci di Fabbisognoo da includere nel contratto, si individua il relativo

prodotto elementare e la quantità oggetto del contratto ,e infine si seleziona il bottone “Conferma e

Salva” per inserire la nuova riga contratto


Campi Descrizione


funzione in oggetto



funzione in oggetto



funzione in oggetto

Quantita’ fabbisogno da

ordinare

Visualizza la quantita’ di fabbisogno da ordinare


Prezzo effettivo unitario Visualizza il prezzo effettivo del prodotto elementare

Quantita da ordinare Visualizza la quantita’ da ordinare del prodotto elementare

Tot fabbisogno

esercizio

Visualizza il totale del fabbisogno nell’esercizio

Tot fabbisogno

esercizio


Tot fabb gia’

contrattualizzato

Visualizza il totale del fabbisogno gia’ contrattualizzato

Tot fabb da

contrattualizzare

Visualizza il totale del fabbisogno da contrattualizzare

27

E’ possibile visualizzare il dettaglio delle righe RDF selezionando la Voce di Fabbisogno e l’

apposito link:


Campi Descrizione

Riga Rdf Visualizza il numero della riga Rdf

Stato Riga Rdf Visualizza lo stato della riga Rdf

Voce di Fabbisogno Visualizza la descrizione della Voce di Fabbisogno

Descrizione Fabbisogno Visualizza eventuale descrizione della VDF

Richiesta Fabbisogno Visualizza il numero della Richiesta di Fabbisogno

Quantita’ richiesta Visualizza la quantita’ richiesta

Quantita’ da ordinare Consente l’inseriemnto della Quantita’ da ordinare

Quantita’ evasa Visualizza la quantita’ evasa

Quantita’ magazzino Consente l’inseriemnto della Quantita’ da magazzino

Prezzo unitario Visualizza il prezzo unitario

Importo Visualizza l importo della riga Rdf

Nota Visualizza l’eventuale nota

All'atto della conferma tramite il pulsante “Conferma e Salva” verrà creata una Riga Contratto per

ogni elemento “Incluso” e, nel caso in cui si è deciso di associare le Righe RDF alla nuova Riga

Contratto, verranno memorizzate le Righe RDF associate.

Se la Quantità inserita è maggiore o uguale alla Sommatoria Righe RDF, verranno preimpostate le

informazioni relative alle Dotazioni e i Centri di Costo appartenenti alla Riga Contratto.

28


Campi Descrizione





Prezzo Unitario Visualizza il prezzo unitario




Percentuale copertura

finanziaria

Visualizza la Percentuale copertura finanziaria


Tramite il pulsante “Nuova Riga Contratto” si può procedere con l’inserimento di una Riga

Contratto nuova, mentre dalla lista delle righe si può visualizzare e/o modificare il dettaglio delle

Righe già inserite. Viene visualizzata la seguente schermata:

I campi in giallo sono ‘obbligatori’ mentre quelli in bianco sono ‘opzionali’.


Campi Descrizione

Prodotto elementare Consente la selezione dalla lista contenente la descrizione del prodotto

elemetare per la funzione in oggetto


Prezzo Unitario Visualizza il prezzo unitario del prodotto elementare

Tipo importo Consente la selezione dalla lista contenente la tipologia di importo

Collaudo Merce Consente di segnalare se il prodotto elemtare sara’ oggetto di collaudo

note Consente l’inserimento di eventuali note

Importo riga contratto Visualizza l’importo della riga contratto

Importo sconto Visualizza l’importo dello sconto

Importo riga contratto

scontato

Visualizza l’importo della riga contratto scontato

29

Prezzo unitario

contratto scontato

Visualizza il prezzo unitario della riga contratto scontato

Aliquota IVA Consente la selezione dalla lista contenente le percentuali di IVA per la

funzione in oggetto

Note IVA Visualizza eventuali note sull IVA



Totale Visualizza l’importo totale

E’ possibile attraverso appositi pulsanti effettuare le seguenti operazioni:

o Conferma e Salva conferma le modifica e torna alla pagina di dettaglio Contratto.

o Ricalcola Forza l’aggiornamento dei totali in seguito ad una modifica

o Annulla annulla l’operazione e torna alla pagina di dettaglio Contratto.

Tramite il pulsante “Nuova Onere Accessorio” si può procedere con l’inserimento di una Riga

Contratto nuova di tipo Onere Accessorio, mentre dalla lista delle righe si può visualizzare e/o

modificare il dettaglio delle Righe già inserite.

Viene visualizzata la seguente schermata:

30


Campi Descrizione











scontato


Prezzo unitario

contratto scontato



funzione in oggetto





Rispetto all’inserimento di una nuova riga contratto non onere accessorio è possibile notare la

possibilità di inserire o una quantità per prezzo unitario o direttamente un importo senza indicazione

delle quantità.

In fase di modifica di un elemento Riga Contratto è possibile passare da un tab all’altro con un

semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si sta visualizzando. I seguenti tab sono

disponibili quando il contratto è ‘In Lavorazione’:

1. Fornitori: Si deve includere / escludere i fornitori previsti per il contratto. Vengono elencati

tutti i fornitori previsti a livello di Contratto.


Campi Descrizione


Estinzione del

pagamento


pagamento

Condizione del

pagamento



31

2. Centri di Costo: Deve essere indicata la ripartizione della quantità contrattualizzata sui CDC

associati alla Riga Contratto.


Campi Descrizione

Centro di Costo Consente la selezione dalla lista contenente i Centri di Costo

Quantita’ Consente inserimento della quantita’

Luogo di Consegna Consente l’inserimento del luogo di consegna

Consegnatario Consente la selezione dalla lista contenente i consegnatari

Data consegna Consente la selezione del periodo della data di consegna

Note Consente l’inserimento di eventuali note

3. Ufficio SICOGE: Permette l’associazione della Riga Contratto ad uno o più Uffici SICOGE

che curerà la sua lavorazione finanziaria. L’associazione può essere modificata solo quando il

Contratto si trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può essere effettuata attraverso il

pulsante ‘Nuovo Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da associare.


Campi Descrizione

Ufficio Sicoge Visualizza la descrizione degli Uffici Sicoge




32

4. Anni Esercizi Futuri: Nel caso di un contratto pluriennale è necessario indicare l’importo

previsto per gli anni futuri per ogni Riga Contratto. Per ogni anno futuro indicato sarà necessario

specificare l’importo previsto per quell’anno.


Campi Descrizione

Anni esercizi futuri Visualizza gli anni degli esercizi futuri

Importi contrattuali Visualizza l’importi contrattuali


5. Righe RDF: Si possono associare delle Righe RDF alla Riga Contratto per indicare quali

Righe RDF vengono soddisfatte da questa Riga Contratto.

6 . Dotazioni e Clausole : E’ possibile attraverso questa funzione gestire simultaneamente le

coperture su dotazioni e le coperture su impegno Nella funzione sarà visualizzata una tree view che

presenta una lista di nodi principali che si riferiscono ai capitoli/pg associati alle sole dotazioni

disponibili per l’ufficio. L’utente potrà aggiungere, attraverso funzioni di cerca impegno, una

clausola come figlia del nodo afferente al cap/pg. Per la clausola aggiunta l’utente potrà specificare

l’importo di copertura su tale impegno.

Il Contratto deve essere negli stati successivi allo stato “in lavorazione”

33


Campi Descrizione

Importo totale

dotazione/clausola/riga

Visualizza l’importo totale della dotazione /Clausola/ riga

Importo disponibile

dotazione/clausola

Visualizza l’importo disponibile della dotazione /Clausola

Importo copertura

dotazione

Consente l’inserimento dell’importo della copertura della dotazione

Importo copertura

clausola

Consente l’inserimento dell’importo della copertura della clausola

Scostamento Visualizza lo scostamento tra importo clausola e importo dotazione

Blocco dotazione Visualizza se la Dotazione è eventualmente bloccata

Note Visualizza eventuali informazioni relative al blocco della riga (se

presente)

Attraverso il pulsante Copertura totale , a fronte della selezione della riga di interesse, è possibile

valorizzare l’importo copertura clausola con l’importo totale di ciascuna riga selezionata. La

funzione consente di coprire le sole righe che hanno una sola clausola associata.

L’utente potrà aggiungere, attraverso funzioni di cerca impegno, una clausola come figlia del nodo

afferente al cap/pg

Attraverso la funzione di import ed in funzione delle clausole selezionate è possibile associare

clausole a righe contratto/ordine .

L’utente potra sostituire, attraverso la funzione di sostituisci impegno, una clausola gia’ associata

con una nuova clausola.

I campi obbligatori per la maschera di cerca impegno sono:

Anno Esercizio

Amministrazione

Cdr

Capitolo/Pg

Tipologia Impegno (combo)

34

Una volta effettuata la ricerca la maschera visualizzata sara’ la seguente:


Campi Descrizione

Anno Esercizio Consente di filtrare l anno della Clausola

Amministrazione Consente di filtrare l’Amministrazione


Responsabilità

Consente di filtrare del CdR

Numero decreto Sicoge Consente di di filtrare il numero del decreto di Sicoge

Capitolo/PG Consente di di filtrare il numero del Capitolo/PG

Tipologia di impegno Consente di di filtrare la tipologia di impegno

Numero Clausola Visualizza il numero della Clausola

Codice Capitolo Visualizza il numero del Codice Capitolo

Descrizione Capitolo Visualizza la descrizione del Codice Capitolo

Numero Piano

Gestionale

Visualizza il numero del Piano Gestionale

Descrizione PG Visualizza la descrizione del Piano Gestionale

Esercizio provenienza

fondi

Visualizza l’esercizio di provenienza Fondi

Codice Ragioneria Visualizza il numero del Codice Ragioneria

Importo clausola

apertura

Visualizza l’importo della Clausola di Apertura

Una volta selezionata la clausola di interesse , si procede premendo il pulsante

e si visualizza la maschera seguente con la visualizzazione della clausola

importata .

35

Quindi per ogni riga è possibile:

associare calusole (valorizzando l’importo)

associare dotazioni (valorizzando l’importo)

eliminare clausole associate

sostituire a clausole gi’ associate, nuove clausole

Attraverso la funzione elimina associazione viene rimossa l’associazione tra clausola e riga.

Per ogni clausola/dotazione presenti in maschera vengono visualizzati gli importi totali e

disponibili. Viene inoltre fornita informazioni sullo stato delle dotazioni.


Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola


Scostamento Visualizza lo scostamento



presente)

L’utente ha la possibilità ricercare Righe di Contratto tramite la voce di menù:

Contratti e Ordini > Riga Contratto

Da voce di menù si attiva la seguente maschera:



36

La maschera consente di ricercare e quindi visualizzare le Righe Contratto associate ai contratti del

Gestore abilitato.

Inoltre, attraverso l’ausilio delle pop up presenti in maschera, l’utente può filtrare per contratto,

Prodotto Elementare, Fornitore, o per un range di Importo.

Premendo sul pulsante Ricerca, si attiva la ricerca – i risultati della ricerca vengono visualizzati in

forma tabellare.


Campi Descrizione

Numero Riga Visualizza il numero della riga

Codice Contratto Visualizza il codice del contratto




Ogni Riga Contratto presente in lista è selezionabile e consente di accedere al relativo dettaglio.

L’accesso alla funzione di dettaglio consente di visualizzare tutte le informazioni relative alla Riga

Contratto.

37


Campi Descrizione











scontato


Prezzo unitario

contratto scontato



funzione in oggetto




Totale Visualizza l’importo totale

Premendo sul pulsante Indietro, si ritorna alla pagina precedente.

38

7.5 RICERCA ORDINE

La funzione consente di ricercare Ordini ed è attivabile tramite la voce di menù:

Contratti e Ordini > Gestione Ordine

Una volta selezionata la mappa dal menu, si procede ad impostare i parametri per la ricerca che si

intende effettuare tramite la mappa:


Campi Descrizione

Anno esercizio Consente la selezione dalla lista contenente gli anni per la funzione in

oggetto

Contratto Consente la selezione dalla lista contenente i contratti per la funzione in

oggetto

Numero ordine Consente l’inserimento del numero dell’ordine

Descrizione ordine Consente l’inserimento della descrizione dell’ordine

Tipo ordine Consente la selezione dalla lista contenente le tipologie dell’ordine per la

funzione in oggetto

Codice stato Consente la selezione dalla lista contenente le tipologie del codice dello

stato per la funzione in oggetto

Data registrazione

ordine

Consente l’inserimento della data di registrazione dell’ordine

Fornitore Consente la selezione dalla lista contenente il fornitore per la funzione in

oggetto

Voce di Fabbisogno Consente la selezione dalla lista contenente le Voci di Fabbisogno per la

funzione in oggetto




http://localhost:8080/ga/manageOrdine.do?jf.menuId=2.3&resetSession=true

39

Le operazioni che è possibile effettuate sono:

Ricerca consente all’utente di effettuare la ricerca in base ai parametri impostati.

Nuovo consente all’utente di creare un nuovo ordine senza che esso sia associato ad un

Contratto.

Una volta effettuate la ricerca è possibile accedere all’elenco degli ordini opportunamente filtrati:


Campi Descrizione




funzione in oggetto



Data registrazione

ordine



oggetto

Ogni Ordine presente in lista è selezionabile e consente di accedere al relativo dettaglio. L’accesso

alla funzione di dettaglio consente di visualizzare e/o modificare tutte le informazioni relative

all’Ordine in base allo stato dell’Ordine.

40

7.6 GESTIONE ORDINE DA CONTRATTO

Si accede alla funzionalità mediante la funzione di gestione contratto quando lo stato del contratto è

“In Esercizio”:


Campi Descrizione




funzione in oggetto



Data registrazione

ordine



oggetto

Estinzione Pagamento Consente la selezione dalla lista contenente le tipologie di estinzione del

pagamento per la funzione in oggetto

Condizioni Pagamento Consente la selezione dalla lista contenente le condizioni del pagamento

per la funzione in oggetto

Sede Consente la selezione dalla lista contenente la sede del fornitore per la

funzione in oggetto

Tramite il pulsante “Nuovo Elemento” si può procedere con l’inserimento di un Ordine mentre dalla

lista degli ordini si può visualizzare e/o modificare il dettaglio degli ordini già inseriti.

La mappa che appare selezionando “Nuovo Elemento” è la seguente:

41


Campi Descrizione

Anno esercizio Visualizza l’anno dell’esercizio



Stato ordine Visualizza lo stato dell’ordine

Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto






Imposta Visualizza l’imposta

Totale Visualizza il totale


Una volta inseriti i dati l’utente può:

Cliccare sul pulsante “Annulla”, per tornare alla pagina precedente;

Cliccare sul pulsante “Salvare”, per salvare le modifiche appena effettuate;

All’atto del salvataggio la mappa che appare è la seguente:

42


Campi Descrizione





Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto









Per un Ordine in Lavorazione sarà possibile effettuare le seguenti operazioni:

Indietro riporta alla pagina visualizzata in precedentemente

Modifica consente di entrare in modalità ‘edit’ e di modificare sia le informazioni

relative all’Ordine che le informazioni di ciascun ‘tab’

Convalida verifica se è possibile firmare l’ordine. La funzionalità non effettua alcun

cambiamento di stato

Firma Ordine permette all’utente di Firmare un elemento Ordine; vengono effettuati tutti

i controlli logici necessari alla firma dell’ordine e nel caso in cui vengano superati, lo stato

dell’Ordine passa da “In Lavorazione” a “Firmato” e tutte le Righe Ordine assumono lo stato di

“Ordinato”

Annulla Ordine consente all’utente di annullare l’Ordine e le righe d’Ordine

Elimina consente l’eliminazione di un Ordine in stato “In Lavorazione”

Stampa Bozza consente la stampa di un Ordine in stato “In Lavorazione”

43

E’ possibile passare da un tab all’altro con un semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si

sta visualizzando. I seguenti tab sono disponibili quando l’Ordine è ‘In Lavorazione’:

1. Riga Ordine: Consente di visualizzare le righe ordine già inserite o di inserire nuovo righe

ordine. L’elenco contenente le righe di ordine riporta le informazioni relative a


o Quantità

o Prezzo Unitario

o Imponibile

o Imposta

o Totale

Inoltre tramite i pulsanti ‘elimina’ o ‘modifica’ e il link ipertestuale sul Num. Riga si può procedere

con la gestione delle informazioni di ciascuna riga.


Campi Descrizione

Numero riga ordine Visualizza il numero della riga ordine

Prodotto elementare Visualizza il prodotto elementare della riga ordine

Quantita ordinata Visualizza la quantita’ ordinata





2. Ufficio SICOGE: Permette l’associazione dell’Ordine ad uno o più Uffici SICOGE che

curerà la sua lavorazione finanziaria. Nel caso in cui l’Ordine viene associato a dei Uffici SICOGE,

è implicito che tutte le Righe di quell’Ordine sono associate agli stessi Uffici. L’associazione può

essere modificata solo quando l’Ordine si trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può

essere effettuata attraverso il pulsante ‘Nuovo Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da

associare.

44


Campi Descrizione




3. Cronologia Stato Ordine: Contiene la cronologia degli stati dell’Ordine con l’indicazione



Campi Descrizione




4 . Dotazioni e Clausole : E’ possibile attraverso questa funzione gestire simultaneamente le






L’ordine deve essere negli stati successivi allo stato”in lavorazione”.


Campi Descrizione

Importo totale



45

Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)





afferente al cap/pg






Anno Esercizio

Amministrazione

Cdr

Capitolo/Pg


46



Campi Descrizione

Anno Esercizio Consente di filtrare l anno esercizio



Responsabilità








Numero Piano

Gestionale




fondi



Importo clausola

apertura


47



importata .





sostituire a clausole gia’ associate, nuove clausole





Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)

48

Inoltre, dopo la Firma del’Ordine, sono disponibile i seguenti tabs:

4. Consegna: Visualizza le consegne effettuate della merce comunicate dal modulo di Gestione

Consegnatario a SCAI.

5. Collaudo:è possibile gestire i collaudi della merce.

E’ possibile inserire un collaudo partendo dalle informazioni di testata: successivamente occorre

inserire le righe collaudate dell’ordine.

Per poter velocizzare le procedure di collaudo è possibile cliccare sul pulsante << Collaudo per

Intero Ordine >> ed il sistema inserisce automaticamente un collaudo per tutta la merce (righe

ordine) collaudabile.

49

6. Reso:è possibile gestire i resi della merce. E’ possibile inserire un reso partendo dalle

informazioni di testata: successivamente occorre inserire le righe rese dell’ordine.

7. Fatture Riconciliate: Visualizza l’elenco delle Fatture che sono state riconciliate con

l’Ordine.

7.7 NUOVO ORDINE SENZA CONTRATTO

La funzionalità è attivabile dalla schermata di Ricerca e Visualizza liste di elementi Ordine e

permette all’utente di inserire un nuovo Ordine senza che esso sia associato ad un Contratto tramite

il pulsante “Nuovo”:

La mappa di inserimento sarà la seguente:

50


Campi Descrizione





Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto









I Fornitori disponibili per l’inserimento saranno tutti quelli presenti nel sotto-sistema Anagrafica

(ANAG).

Alla conferma dell’inserimento verrà creato un Ordine nello stato “In Lavorazione” e si potrà

procedere con l’inserimento delle Righe d’ordine tramite i pulsanti “Nuovo Elemento” e “Crea dai

Fabbisogni” (come descritto in Gestione Riga Ordine). Le altre funzionalità disponibili per un

Ordine senza Contratto sono identiche quelle disponibili per un Ordine da Contratto.

7.8 GESTIONE RIGA ORDINE

Le funzionalità disponibili in Gestione Riga Ordine permettono all’utente di gestire le Righe

associate ad un Ordine, specificando per ogni Riga le quantità di ogni Prodotto Elementare da

ordinare. Le operazioni di creazione e modifica delle Righe sono attivabili dal Tab Riga Ordine

della schermata di dettaglio Ordine.

Le modalità di inserimento di una nuova riga ordine (funzionalità disponibile solo quando l’Ordine

è nello stato “In Lavorazione”.) differiscono fra un Ordine da Contratto e un Ordine senza

Contratto:

Ordine da Contratto:

o Crea da Riga Contratto consente di inserire una nuova riga ordine selezionando il

Prodotto Elementare da ordinare da una delle Righe di Contratto del Contratto associato all’Ordine.

Ordine senza Contratto:

o Nuovo Elemento consente di creare nuove righe ordine scegliendo il Prodotto

Elementare dall’anagrafica di tutti i Prodotti disponibili sul sistema.

51

o Crea dai Fabbisogni consente di creare nuove righe ordine passando per la ricerca sui

Fabbisogni. Infatti si attiva la maschera per la ricerca sul fabbisogno da dove è possibile creare delle

Righe di Ordine a partire dalle Richiesta di Acquisto presente sul sistema.

Ordine da Contratto – Crea Riga Ordine da Riga Contratto:

Dalla schermata di visualizzazione dettaglio di un Ordine da Contratto si può procedere con la

creazione di nuove Righe Ordine attivando il pulsante “Modifica” e successivamente selezionando

il pulsante “Crea da Riga Contratto” sul tab Riga Ordine:


Campi Descrizione





Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto









52

Una volta selezionato il pulsante “Crea da Riga Contratto” l’utente potrà inserire i dati delle righe

d’ordine a partire dalle Righe di Contratto inserite nel Contratto di riferimento confermando o

modificando le informazioni proposte:


Campi Descrizione


Prodotto elementare Consente la selezione dalla lista contenente i prodotti elementari per la

funzione in oggetto

Collaudo Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO


Importo riga ordine Visualizza l’importo della riga ordine

Aliquota IVA Visualizza l’aliquota IVA

Note IVA Consente l’inserimento di eventuali note




Le Righe di Contratto selezionabili saranno tutte e sole quelle che hanno lo stesso Fornitore inserito

nella testata dell’Ordine.

53

Una volta selezionata la Riga di Contratto e modificati i valori, l’utente può procedere selezionando

il pulsante “Conferma e Salva” salvando la riga d’ordine e visualizzando la seguente mappa:


Campi Descrizione





Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto









Numero Riga Visualizza il numero della riga ordine

Prodotto elementare Visualizza il prodotti elementare

Quantita ordinata Visualizza la quantita’à ordinata





54

Ordine senza Contratto – Crea Riga Ordine ex novo:

Dalla schermata di visualizzazione dettaglio di un Ordine senza Contratto si può procedere con la


uno tra i tre pulsanti Nuova Riga Ordine, Nuovo Onere Accessorio, Crea dai Fabbisogni:


Campi Descrizione


Amministrazione Visualizza la descrizione dell’Amministrazione

Centro di Re

sponsabiita’

Visualizza la descrizione del Centro di Responsabilita’

Pianificatore Visualizza la descrizione dell’ufficio del pianificatore

Gestore Visualizza la descrizione dell’ufficio del gestore




Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto









55








Una volta selezionato il pulsante appropriato l’utente potrà inserire i dati delle righe d’ordine,

selezionando il Prodotto Elementare dall’anagrafica di tutti i Prodotti disponibili sul sistema.

La differenza della diversa tipologia di riga ordine segue le stesse regole delle righe contratto (Se

viene creata una riga ordine di tipo onere accessorio è possibile non specificare la quantità).

I campi visualizzati sono i seguenti: segue

Campi Descrizione


Prodotto elementare Consente la selezione dalla lista contenente i prodotti elementari per la

funzione in oggetto

Collaudo Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO


Importo riga ordine Visualizza l’importo della riga ordine

Aliquota IVA Visualizza l’aliquota IVA

Note IVA Consente l’inserimento di eventuali note




56

Si seleziona il Prodotto Elementare dall’anagrafica di tutti i Prodotti disponibili sul sistema.

Ordine senza Contratto – Crea Riga Ordine :

Dalla schermata di visualizzazione dettaglio di un Ordine senza Contratto si può procedere con la


il pulsante “Crea dai Fabbisogni” sul tab Riga Ordine:

57


Campi Descrizione


funzione in oggetto



funzione in oggetto



funzione in oggetto

Quantita’ fabbisogno da

ordinare

Visualizza la quantita’ di fabbisogno da ordinare


Prezzo effettivo unitario Visualizza il prezzo effettivo del prodotto elementare

Quantita da ordinare Visualizza la quantita’ da ordinare del prodotto elementare

Tot fabbisogno

esercizio


Tot fabbisogno

esercizio


Tot Fabb gia’

contrattualizzato

Visualizza il totale del fabbisogno gia’ contrattualizzato

Tot Fabb da

contrattualizzare

Visualizza il totale del fabbisogno da contrattualizzare

Le Righe RDF trovate saranno raggruppate per Voce di Fabbisogno e visualizzate in forma

tabellare, dove ogni elemento visualizzato rappresenta un candidato per una Riga d’Ordine.

E’ possibile visualizzare il dettaglio delle righe RDF selezionando la Voce di Fabbisogno e l’

apposito link:

58


Campi Descrizione

Riga Rdf Visualizza il numero della riga Rdf

Stato Riga Rdf Visualizza lo stato della riga Rdf

Voce di Fabbisogno Visualizza la descrizione della Voce di Fabbisogno

Descrizione Fabbisogno Visualizza eventuale descrizione della VDF

Richiesta Fabbisogno Codice della PDF

Quantita’ richiesta Visualizza la quantita’ richiesta

Quantita’ da ordinare Consente l’inseriemnto della Quantita’ da ordinare


Quantita’ magazzino Consente l’inseriemnto della Quantita’ da magazzino


Importo Visualizza l importo della riga Rdf


All'atto della conferma tramite il pulsante “Conferma e Salva” verrà creata una Riga Ordine per

ogni elemento “Incluso” e, nel caso in cui si è deciso di associare le Righe RDF alla nuova Riga

Ordine , verranno memorizzate le Righe RDF associate.


Campi Descrizione





Prezzo Unitario Visualizza il prezzo unitario




Percentuale copertura

finanziaria

Visualizza la Percentuale copertura finanziaria


Si può procedere con la creazione di nuove Righe Ordine attivando il pulsante “Modifica” e

successivamente selezionando il pulsante “Nuova Riga ordine ” sul tab Riga Ordine e si procede al

inserimento dell’ordine.

59

In fase di modifica di un elemento Riga Ordine è possibile passare da un tab all’altro con un

semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si sta visualizzando. I seguenti tab sono

disponibili quando l’Ordine è ‘In Lavorazione’:

1. Centri di Costo: Deve essere indicata la ripartizione della quantità ordinata sui CDC

associati alla Riga Ordine.


Campi Descrizione



Luogo di Consegna Consente l’inserimento del luogo di consegna

Consegnatario Consente la selezione dalla lista contenente i consegnatari

Data consegna Consente la selezione del periodo della data di consegna


2 Dotazioni e Clausole : E’ possibile attraverso questa funzione gestire simultaneamente le






L’ordine deve essere negli stati successivi allo stato”in lavorazione”.

60


Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)





afferente al cap/pg






Anno Esercizio

Amministrazione

Cdr

Capitolo/Pg


61



Campi Descrizione




Responsabilità








Numero Piano

Gestionale




fondi



Importo clausola

apertura


62



importata .










Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)

63

2. Ufficio SICOGE: Permette l’associazione della Riga Ordine ad uno o più Uffici SICOGE

che curerà la sua lavorazione finanziaria. L’associazione può essere modificata solo quando

l’Ordine si trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può essere effettuata attraverso il

pulsante ‘Nuovo Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da associare.


Campi Descrizione




Inoltre, dopo la Firma del’Ordine, sono disponibile i seguenti tabs:

8. Consegna: Visualizza le consegne effettuate della merce comunicate dal modulo di Gestione

Consegnatario a SCAI.

9. Collaudo:è possibile gestire i collaudi della merce.

E’ possibile inserire un collaudo partendo dalle informazioni di testata: successivamente occorre

inserire le righe collaudate dell’ordine.

Per poter velocizzare le procedure di collaudo è possibile cliccare sul pulsante << Collaudo per

Intero Ordine >> ed il sistema inserisce automaticamente un collaudo per tutta la merce (righe

ordine) collaudabile.

64

10. Reso:è possibile gestire i resi della merce.

E’ possibile inserire un reso partendo dalle informazioni di testata: successivamente occorre inserire

le righe rese dell’ordine.

11. Fatture Riconciliate: Visualizza l’elenco delle Fatture che sono state riconciliate con

l’Ordine.

7.9 RICERCA CONSUMO ANNUALE

Si accede alla funzionalità mediante la funzione di Gestione Consumo Annuale quando lo stato del

Contratto a consumo è “Stipulato” e sono state inserite dei consumi relativi ad un anno.

La funzione consente di ricercare Consumi Annuali ed è attivabile tramite la voce di menù:

Contratti e Ordini > Gestione Consumo Annuale

Una volta selezionata la mappa dal menu, si procede ad impostare i parametri per la ricerca che si

intende effettuare tramite la mappa:


http://localhost:8080/ga/manageOrdine.do?jf.menuId=2.3&resetSession=true

65

Le operazioni che è possibile effettuate sono:

Ricerca consente all’utente di effettuare la ricerca in base ai parametri impostati.

Una volta effettuate la ricerca è possibile accedere all’elenco dei Consumi Annuali opportunamente

filtrati:

Ogni Consumo Annuale presente in lista è selezionabile e consente di accedere al relativo dettaglio.

L’accesso alla funzione di dettaglio consente di visualizzare e/o modificare tutte le informazioni

relative al Consumo Annuale in base allo stato del Consumo Annuale.

7.10 GESTIONE CONSUMO ANNUALE

Si accede alla funzionalità mediante la funzione di gestione contratto quando lo stato del Contratto a

Consumo è “Stipulato”:

Tramite il pulsante “Nuovo Elemento” si può procedere con l’inserimento di un Consumo Annuale

per l’esercizio attuale, mentre dalla lista dei Consumi Annuali si può visualizzare e/o modificare il

dettaglio dei Consumi Annuali già inseriti. E’ possibile inserire un unico Consumo Annuale per

ogni esercizio finanziario.

66

La mappa che appare selezionando “Nuovo Elemento” è la seguente:


Campi Descrizione


Numero consumo

annuale


Descrizione consumo

annuale



Data registrazione

ordine


Fornitore Visualizza il fornitore

Sede Visualizza la sede del fornitore

Estinzione Pagamento Visualizza le tipologie di estinzione del pagamento

Condizioni Pagamento Visualizza le condizioni del pagamento


Totale preventivato Visualizza il totale preventivato


Percentuale di copertura

finanziaria


Una volta inseriti i dati l’utente può:

Cliccare sul pulsante “Annulla”, per tornare alla pagina precedente;

Cliccare sul pulsante “Salvare”, per salvare le modifiche appena effettuate;

67

All’atto del salvataggio la mappa che appare è la seguente:


Campi Descrizione


Numero consumo

annuale


Descrizione consumo

annuale



Data registrazione

ordine



Sede Visualizza la sede del fornitore

Estinzione Pagamento Visualizza le tipologie di estinzione del pagamento

Condizioni Pagamento Visualizza le condizioni del pagamento













finanziaria


68

Per un Consumo Annuale in Lavorazione sarà possibile effettuare le seguenti operazioni:

Indietro riporta alla pagina visualizzata in precedentemente

Modifica consente di entrare in modalità ‘edit’ e di modificare sia le informazioni

relative al Consumo Annuale che le informazioni di ciascun ‘tab’

Elimina consente l’eliminazione di un Consumo Annuale in stato “In Lavorazione”

Convalida verifica se è possibile consolidare il Consumo Annuale. La funzionalità

non effettua alcun cambiamento di stato.

Consolida permette all'utente di consolidare un elemento Consumo Annuale; vengono

effettuati tutti i controlli logici necessari al consolidamento del Consumo Annuale e nel caso in cui

vengano superati, lo stato del Consumo Annuale passa da “In Lavorazione” a “Consolidato”.

Stampa Bozza consente la stampa di un Ordine in stato “In Lavorazione”

E’ possibile passare da un tab all’altro con un semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si

sta visualizzando. I seguenti tab sono disponibili quando il Consumo Annuale è ‘In Lavorazione’:

1. Riga Consumo Annuale: Consente di visualizzare le Righe Consumo Annuale già inserite o

di inserire nuove Righe Consumo Annuale. L’elenco contenente le Righe Consumo Annuale riporta

le informazioni relative a


o Quantità

o Prezzo Unitario

o Imponibile

o Imposta

o Totale

Inoltre tramite i pulsanti ‘elimina’ o ‘modifica’ e il link ipertestuale sul Num. Riga si può procedere

con la gestione delle informazioni di ciascuna riga.

69


Campi Descrizione









finanziaria


2. Ufficio SICOGE: Permette l’associazione del Consumo Annuale ad uno o più Uffici

SICOGE che curerà la sua lavorazione finanziaria. Nel caso in cui il Consumo Annuale viene

associato a dei Uffici SICOGE, è implicito che tutte le Righe di quel Consumo Annuale sono

associate agli stessi Uffici. L’associazione può essere modificata solo quando il Consumo Annuale

si trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può essere effettuata attraverso il pulsante

‘Nuovo Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da associare.


Campi Descrizione




3. Cronologia: Contiene la cronologia degli stati del Consumo Annuale con l’indicazione


70

Dotazioni e Clausole : E’ possibile attraverso questa funzione gestire simultaneamente le coperture

su dotazioni e le coperture su impegno Nella funzione sarà visualizzata una tree view che presenta

una lista di nodi principali che si riferiscono ai capitoli/pg associati alle sole dotazioni disponibili

per l’ufficio. L’utente potrà aggiungere, attraverso funzioni di cerca impegno, una clausola come

figlia del nodo afferente al cap/pg. Per la clausola aggiunta l’utente potrà specificare l’importo di

copertura su tale impegno.


Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)





afferente al cap/pg


clausole a righe di Consumo Annuale .

71




Anno Esercizio

Amministrazione

Cdr

Capitolo/Pg




Campi Descrizione




Responsabilità








72

Numero Piano

Gestionale




fondi



Importo clausola

apertura




importata .










Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


73

Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)

Inoltre, dopo il consolidamento del Consumo Annuale, sono disponibile i seguenti tabs:

4. Fatture Riconciliate: Visualizza l’elenco delle Fatture che sono state riconciliate con il

Consumo Annuale.

5. Indicatori: Il tab, permette di visualizzare gli indicatori del Consumo Annuale per la

copertura finanziaria e lo stato di riconciliazione.

7.11 GESTIONE RIGA CONSUMO ANNUALE

Le funzionalità disponibili in Gestione Riga Consumo Annuale permettono all’utente di gestire le

Righe associate ad un Consumo Annuale, specificando per ogni Riga le quantità o l’importo di ogni

Prodotto Elementare.

Dalla schermata di visualizzazione dettaglio di un Consumo Annuale si può procedere con la

creazione di nuove Righe Consumo Annuale attivando il pulsante “Modifica” e successivamente

selezionando il pulsante “Nuova Riga Consumo Annuale” sul tab Riga Consumo Annuale:

74


Campi Descrizione


Numero consumo

annuale


Descrizione consumo

annuale



Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto

















finanziaria


Una volta selezionato il pulsante “Nuova Riga Consumo Annuale” l’utente potrà inserire i dati delle

righe Consumo Annuale

75

Si seleziona il prodotto elementare dalla lista dei prodotti elementari disponibili

Una volta modificati i valori, l’utente può procedere selezionando il pulsante “Conferma e Salva”

salvando la riga d’ordine e visualizzando la seguente mappa:

76


Campi Descrizione


Numero consumo

annuale


Descrizione consumo

annuale



Data registrazione

ordine



oggetto


funzione in oggetto

















finanziaria


77

In fase di modifica di un elemento Riga Consumo Annuale è possibile passare da un tab all’altro

con un semplice click e il colore ‘verde’ indica il tab che si sta visualizzando. I seguenti tab sono

disponibili quando il Consumo Annuale è ‘In Lavorazione’:

1. Centri di Costo: Deve essere indicata la ripartizione della quantità o l’importo sui CDC

associati alla Riga Consumo Annuale.


Campi Descrizione



Importo Consente l’inserimento dell’importo


Dotazioni e Clausole : E’ possibile attraverso questa funzione gestire simultaneamente le coperture

su dotazioni e le coperture su impegno Nella funzione sarà visualizzata una tree view che presenta

una lista di nodi principali che si riferiscono ai capitoli/pg associati alle sole dotazioni disponibili

per l’ufficio. L’utente potrà aggiungere, attraverso funzioni di cerca impegno, una clausola come

figlia del nodo afferente al cap/pg. Per la clausola aggiunta l’utente potrà specificare l’importo di

copertura su tale impegno.


Campi Descrizione

Importo totale



78

Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)





afferente al cap/pg


clausole a righe di Consumo Annuale .




Anno Esercizio

Amministrazione

Cdr

Capitolo/Pg


79



Campi Descrizione




Responsabilità








Numero Piano

Gestionale




fondi



Importo clausola

apertura


80



importata .










Campi Descrizione

Importo totale



Importo disponibile

dotazione/clausola


Importo copertura

dotazione


Importo copertura

clausola





presente)

.

81

2. Ufficio SICOGE: Permette l’associazione della Riga Consumo Annuale ad uno o più Uffici

SICOGE che curerà la sua lavorazione finanziaria. L’associazione può essere modificata solo

quando il Consumo Annuale si trova in stato “In Lavorazione”. L’associazione può essere effettuata

attraverso il pulsante ‘Nuovo Elemento’ e selezionando (da popup) l’Ufficio da associare.


Campi Descrizione




3. Linee Fattura Riconciliate: Si può visualizzare le linee di Fattura riconciliate con la Riga

Consumo Annuale.

7.12 RICERCA CLAUSOLA

Attraverso la funzione in oggetto gli utenti aventi profilo Gestore possono effettuare ricerche sulle

Clausole di apertura esistenti. E successivamente associare righe contratto/ordine a clausole di

apertura a partire da impegno.

La funzione oltre a mostrare la lista delle clausole di apertura non associate a contratti ed ordini

SCAI consentirà di visualizzare anche le clausole di apertura già associate (parzialmente/o

totalmente) a contratti ed ordini. Ciò al fine di consentire di utilizzare impegni già associati ma non

completamente utilizzati.

In particolare la visibilità delle clausole di apertura sarà limitata ai soli cap/pg di competenza del

gestore. Solo i cap/pg associati a dotazioni assegnate.


Contratti e Ordini > Gestione Clausola > Ricerca Clausola

http://scaicoll.tesoro.it/ga/menuPage.do?jf.menuId=2&resetSession=true

http://scaicoll.tesoro.it/ga/manageClausola.do?jf.menuId=2.5&resetSession=true

82



Campi Descrizione




Responsabilità



Numero Clausola Consente di di filtrare il numero della Clausola


Codice Ragioneria Visualizza il codice Ragioneria


La funzione oltre a mostrare la lista delle clausole di apertura non associate a contratti ed ordini

SCAI consentirà di visualizzare anche le clausole di apertura già associate (parzialmente/o

totalmente) a contratti ed ordini. Ciò al fine di consentire di utilizzare impegni già associati ma non

completamente utilizzati.

In particolare la visibilità delle clausole di apertura sarà limitata ai soli cap/pg di competenza del

gestore. Solo i cap/pg associati a dotazioni assegnate.

Dalla pagina di ricerca è quindi possibile accedere all’elenco delle Clausole di Apertura

opportunamente filtrate

83


Campi Descrizione

Esercizio Visualizza il numero dell’anno di Esercizio

Amministrazione Visualizza il codice dell’ Amministrazione

Uff I Visualizza il codice dell’ufficio di I livello

Uff II Visualizza il codice dell’ufficio di II livello

Numero Decreto Visualizza il numero del Decreto

Clausola Visualizza il numero della Clausola

Cap Visualizza il numero del Codice Capitolo

PG Visualizza il numero del Piano Gestionale

EPR Visualizza l’esercizio di provenienza Fondi

Importo clausola

apertura


Importo disponibile Visualizza l’importo disponibile

7.13 GESTIONE CLAUSOLA

Alla selezione di una clausola l’utente viene riportato su una pagina contenente il dettaglio della

clausola.


La maschera si compone di tre sezioni :

Gestione Impegno

Riepilogo Coperture

84

Riga Contratto Impegno

I campi visualizzati nella prima sezione sono i seguenti :

Campi Descrizione

Esercizio Visualizza l’anno dell’Esercizio

Clausola Visualizza il numero della Clausola

Cap Visualizza il numero del Codice Capitolo

PG Visualizza il numero del Piano Gestionale

EPR Visualizza l’esercizio di provenienza Fondi


In questa prima sezione è possibile visualizzare le informazioni anagrafiche della clausola.

I campi visualizzati nella seconda sezione sono i seguenti :

Campi Descrizione

Importo clausola

apertura


Importo netto clausola Visualizza l’importo netto della Clausola di Apertura

Importo disponibile

clausola

Visualizza l’importo disponibile della Clausola d’Apertura

Importo Assegnato

Dotazione

Visualizza l’importo assegnato come Dotazione

Importo disponibile

dotazioni

Visualizza l’importo disponibile della Clausola d’Apertura

In questa seconda sezione viene visualizzato l’importo totale al netto delle variazioni. In particolare

viene evidenziato se la clausola ha subito variazioni ed è possibile su richiesta

visualizzare il cronologico delle variazioni intervenute a seguito del relativo primo utilizzo in SCAI.

I campi visualizzati nella terza sezione sono i seguenti :

Campi Descrizione

Riga contratto /ordine

/Consumo Annuale

Visualizza l’ anagrafica della Riga contratto /ordine /Consumo Annuale

Importo totale Visualizza l’importo totale della Riga contratto /ordine /Consumo

Annuale

Importo totale coperto

da dotazione

Visualizza l’importo totale coperto da dotazione della Riga contratto

/ordine /Consumo Annuale

Importo copertura

dotazione

Visualizza l’importo copertura dotazione della Riga contratto /ordine

/Consumo Annuale

Importo totale

impegnato da Clausola

Visualizza l’importo totale impegnato da Clausola della Riga contratto

/ordine /Consumo Annuale

Importo impegnato da

Clausola

Visualizza l’importo impegnato Clausola della Riga contratto /ordine

/Consumo Annuale

85

Note Visualizza eventuali note

In questa terza sezione vengono mostrati anche tre Tab che consentono l’accesso distinto di

gestione delle associazioni della clausola con:

Riga Contratto

Riga Ordine

Riga Consumo Annuale

Dove si visualizzano le righe contratto/ordini già associate alla clausola (se presenti).

La struttura di visualizzazione delle righe contratto seguirà la logica ad albero già adottata in altre

funzioni. In particolare ogni riga associata alla clausola riporterà al relativo nodo rappresentativo

del contratto di appartenenza. Per ogni associazione sarà riportato l’importo già previsto su

dotazioni, l’importo totale di copertura su altre clausole e l’importo di copertura sulla clausola in

oggetto.

In generale nell’interfaccia sono mostrati per ogni clausola, contratto/ordine e riga contratto/ordine

informazioni di totalizzazione per il corretto utilizzo della funzione al fine di evidenziare gli

sforamenti

Attraverso l’accesso alla modifica è possibile modificare/creare/eliminare associazioni con clausole

e con la dotazione ad essa associata.

Oltre a visualizzare le righe già associate l’utente può aggiungere nuove righe da coprire, siano esse

appartenenti o meno a contratti già coperti dalla clausola.

Attraverso questa apposita funzione di ricerca è possibile ricercare contratti/ordini di competenza

dell’ufficio ed importarli nella maschera di gestione.

86

In fase di salvataggio vengono inserite in base dati esclusivamente le occorrenze associative

valorizzate.

A livello di ogni singolo contratto/ordine/consumo annuale è possibile quidi importare nella

funzione di gestione le righe non ancora associate alla clausola.

Quindi per ogni riga è quindi possibile:

associare importo su calusola

associare importo su dotazione

modificare importo su clausola

modificare importo su dotazione

rimuovere associazione su clausola

rimuovere associazione su dotazione

Per ogni clausola/dotazioni presenti in maschera vengono totalizzati gli importi totali e disponibili.

Viene inoltre fornita informazioni sullo stato delle dotazioni. La funzione non consente di salvare le

associative in caso presenza di sforamenti su clausola.

Attraverso il campo note sono mostrati eventuali informazioni relative al blocco della riga (se

presente).

E’ possibile importare nella gestione per clausola solo ordini, contratti e consumi aventi uno stato

compatibile con la gestione della clausola :

Contratti : tutti gli stati escluso lo stato “in lavorazione”

Contratti a consumo : tutti gli stati

Ordini : tutti gli stati escluso lo stato “in lavorazione”

Attraverso la funzione ‘Salva’ sono attivate le chiamate al sistema SICOGE per l’allineamento delle

informazioni.

In analogia a quanto previsto nella funzione ‘Copertura massiva su impegno da Contratto/Ordine’ è

possibile associare un impegno a riga contratto in modalità:

Completa

Nessuna opzione (gestione puntuale)

Modalità Completa (Non in sostituzione):

Tutte le righe selezionate, non associate ad alcuna clausola (nuove righe aggiunte), saranno coperte

per il loro totale con l’impegno selezionato.

Nessuna Opzione:

L’utente modifica puntualmente gli importi delle associazioni. Sarà possibile rimuovere

associazioni già effettuate in precedenza.

87

8 FATTURE

Le funzionalità per la gestione delle Fatture, nell'ambito SCAI, intendono supportare le diverse

attività di gestione della fattura cartacea e di importazione di quella elettronica dai sistemi esterni

nonché l’attività di riconciliazione della fattura con gli ordini presenti su SCAI. Nel seguito

vengono riportate le funzioni previste per l’utilizzo dell’applicazione con le relative pagine di

interfaccia.

8.1 RICERCA FATTURA

Attraverso la funzione in oggetto gli utenti aventi profilo Gestore possono effettuare ricerche sulle

fatture cartacee ed elettroniche esistenti.


Fatture > Gestione Fattura



Campi Descrizione

Ufficio Gestione Visualizza la descrizione dell’Ufficio Gestore

Fattura cartacea Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO



88

Fattura contratto a

consumo

Consente la selezione dalla lista contenente SI/NO

Esito fattura elettronica Consente la selezione dalla lista contenente l’esito della fattura

elettronica per la funzione in oggetto

Stato della fattura Consente la selezione dalla lista contenente lo stato della fattura per la

funzione in oggetto

Tipo fattura Consente la selezione dalla lista contenente la tipologia della fattura per

la funzione in oggetto

Divisa Consente l’inserimento della divisa

Data documento Consente l’inserimento della data del documento

Numero fattura Consente l’inserimento del numero della fattura

Importo ritenuta Consente l’inserimento dell’importo ritenuta

Numero bollo Consente l’inserimento del numero del bollo

Importo bollo Consente l’inserimento del’ importo del bollo

Importo contributo

cassa

Consente l’inserimento del’ importo contributo cassa

Importo Consente l’inserimento del’ importo

Causale documento Consente l’inserimento della causale del documento

La maschera consente di ricercare e quindi visualizzare le fatture associati al Gestore (Ufficio

Gestione) o di registrare una nuova fattura cartacea tramite l’apposito pulsante ‘Nuovo’.

Inoltre, attraverso l’ausilio delle liste presenti in maschera, l’utente può filtrare le fatture di suo

interesse.

Tutte le ricerche verranno effettuate utilizzando il seguente criterio: “%valore%”, ovvero tutti i

risultati saranno quelli il cui campo contiene il valore sia in uguale sia in parziale.

I campi contrassegnati con il simbolo ‘*’ sono campi obbligatori.

E’ importante tener presente che in tutte le interfacce utente sarà messa a disposizione

l’informazione inerente il tempo disponibile all’utente prima che scada la sessione applicativa a sua

disposizione.

Scaduto tale intervallo temporale non sarà possibile effettuare ulteriori transazioni utente.

Dalla pagina di ricerca è quindi possibile accedere all’elenco delle fatture opportunamente filtrate.

89


Campi Descrizione

Numero fattura Visualizza il numero della fattura



funzione in oggetto









Importo contributo

cassa




Ogni fattura presente in lista è selezionabile e consente di accedere al relativo dettaglio. L’accesso

alla funzione di dettaglio è condizionato dalla colonna ‘Aggiungi’.

Per le fatture cartacee (FLAG Cartacea = S) è possibile accedere direttamente alla pagina di

dettaglio mentre per le fatture elettroniche (FLAG Cartacea N) è possibile importare la fattura dal

sistema esterno cliccando sull’icona .

8.2 GESTIONE FATTURA CARTACEA

Accedendo al dettaglio di una fattura CARTACEA è possibile visualizzare la seguente maschera:


90

Campi Descrizione



Codice esito Visualizza il codice dell’esito




funzione in oggetto








Importo contributo

cassa


Importo totale Consente l’inserimento del’ importo

Fattura cartacea Consente la selezione dalla lista contenente SI/No

Fattura contratto a

consumo

Consente la selezione dalla lista contenente SI/No



In base allo stato della fattura la pulsantiera avrà le seguenti rappresentazioni:

STATO IN LAVORAZIONE :

o Vai alla Riconciliazione permette di accedere al desktop di riconciliazione dove è

possibile associare gli ordini presenti sul sistema con la fattura cartacea registrata.

o Modifica permette di accedere ai dati di testata della fattura cartacea e modificarli.

o Elimina elimina dal sistema la fattura cartacea.

o Vai alla Ricerca ritorna alla ricerca delle fatture.

STATO RICONCILIATA:

o Vai alla Riconciliazione permette di accedere al desktop di riconciliazione dove è

possibile visualizzare il dettaglio della riconciliazione eseguita.

o Rilavora mette la fattura in STATO IN LAVORAZIONE accedendo al dettaglio della

fattura (vedi STATO IN LAVORAZIONE) – è possibile rilavorare la riconciliazione fatta in

precedenza.

91

o Riconosci Fattura Viene inviato al Sistema SICOGE il riconoscimento della fattura

cartacea. Non sarà più possibile modificare la fattura.

8.3 RICONCILIAZIONE FATTURA CARTACEA

Dalla maschera di ricerca delle fatture cliccando sul pulsante ‘Nuovo’ si accede alla maschera di

registrazione di una nuova fattura cartacea.


Campi Descrizione







funzione in oggetto








Importo contributo

cassa


Importo totale Consente l’inserimento del’ importo

Fattura cartacea Consente la selezione dalla lista contenente SI/No

Fattura contratto a

consumo

Consente la selezione dalla lista contenente SI/No



92

Inseriti i dati obbligatori (campi evidenziati in giallo) cliccando sul pulsante ‘Salva’ viene registrata

la fattura nel sistema con accesso diretto al ‘Desktop della riconciliazione’ come mostrato nella

figura sotto. Se la Fattura è per un Contratto a Consumo, si procede alla riconciliazione di essa con i

Consumi Annuali presenti nel sistema. Altrimenti la Fattura viene riconciliata con gli Ordini.

Il desktop è suddiviso in quattro aree funzionali distinti attraverso le quali è possibile portare a

termine la riconciliazione della fattura.

In sintesi partendo dall’alto a sinistra:

Sezione Fattura

Nella sezione fattura vengono mostrati i dati principali della fattura. E’ una sezione di sola

visualizzazione.


Campi Descrizione



Esito fattura elettronica Visualizza l’esito della fattura elettronica

Stato della fattura Visualizza lo stato della fattura

Tipo fattura Visualizza la tipologia della fattura

93

Divisa Visualizza la divisa

Data documento Visualizzala data del documento

Importo totale Visualizza l’ importo

Fattura cartacea Visualizza la fattura cartacea SI/No

Fattura contratto a

consumo

Visualizza la Fattura contratto a consumo SI/No

Sezione Ordini/Consumi Annuali Candidati alla Riconciliazione

Attraverso questa sezione è possibile visualizzare gli ordini ricercati e aggiunti attraverso la scheda

‘Ricerca Ordini/Consumi Annuali da riconciliare’.


Campi Descrizione

Esercizio Visualizza l’anno dell’esercizio

Numero Visualizza la descrizione dell’Ufficio Gestore

Data Visualizzala data del documento

Stato Visualizza lo stato

94


Importo totale

(imponibile )

Visualizza l’importo totale

Importo totale

(riconciliato )

Visualizza l’importo totale riconciliato

Aggiunto un Ordine/Consumo Annuale, cliccando sulle apposite icone ‘Rimuovi’ ed ‘Aggiungi’

dell’ordine scelto è possibile :

1. Rimuovi L’Ordine/Consumo Annuale aggiunto precedentemente attraverso la scheda

“Ricerca Ordini/Consumi Annuali candidati alla riconciliazione’ viene rimosso dalla lista. Vengono

altresì rimosse anche le righe dell’Ordine/Consumo Annuale rimosso dalla Sezione ‘Righe

Ordine/Consumo Annuale Candidate alla Riconciliazione’

2. Aggiungi Le righe delle Ordine/Consumo Annuale selezionato vengono importate nella

Sezione ‘Riconciliazione Linee Fattura’: in sintesi vengono create delle linee fatture ed associate

alle Righe Ordine/Consumo Annuale in automatico. L’utente è libero comunque di modificare

quanto creato in automatico forzando quantità e/o importi diversi.

Sezione Riconciliazione Linee Fattura

Attraverso questa sezione è possibile visualizzare le righe ordine importate dalla sezione

“Ordini/Consumi Annuali candidati alla Riconciliazione” e modificare e/o eliminare righe fatture

non desiderate.

95


Campi Descrizione

Linea fattura /riga

consumo

annuale/ordine

Visualizza la linea fattura e la riga del consumo annuale/ordine

Quantita’ riconciliata Visualizza la quantita’ riconciliata

Quantita’ totale Visualizzala la quantita’ totale

Totale riconciliato Visualizza il totale riconciliato

Totale linea Visualizza il totale della linea

In sintesi :

o è possibile cliccare sull’icona accanto alla linea fattura eliminando la linea fattura dalla

riconciliazione e quindi dalla fattura (nel caso di fattura cartacea le linee fatture corrispondono alle

Righe Ordine/Consumo Annuale)

o è possibile cliccare sull’icona accanto alla Riga Ordine/Consumo Annuale è eliminare

l’associazione della Riga Ordine/Consumo Annuale alla riga fattura.

o è possibile infine modificare l’importo e/o la quantità indicate automaticamente dal sistema

in fase di associazione/creazione linee fattura. Il sistema non è effettua alcun controllo ma lascia

libero l’utente anche di indicare una quantità riconciliata diversa dalla quantità Ordine/Consumo

Annuale reale.

Sezione Righe Ordine/Consumo Annuale Candidate alla Riconciliazione

Attraverso questa sezione è possibile visualizzare le Righe Ordine/Consumo Annuale candidate alla

riconciliazione. La lista viene aggiornata attraverso l’aggiunta di nuovi Ordini/Consumi Annuali

tramite la scheda “Ricerca Ordini/Consumi Annuali da riconciliare”.

96


Campi Descrizione

Numero consumo

annuale/ordine

Visualizza il numero del consumo annuale/ordine

Quantita’ Visualizza la quantita’

Descrizione prodotto Visualizzala il prodotto


Importo riga Visualizza importo della riga

Importo riconciliato Visualizza l’importo riconciliato

Differenza da

riconciliare

Visualizza la differenza da riconciliare

Per una fattura cartacea “In lavorazione” sarà possibile, attraverso appositi pulsanti, effettuare le

seguenti operazioni:

o Salva Viene salvato lo stato della lavorazione del desktop di riconciliazione. La fattura

rimane in stato “In Lavorazione”.

o Riconcilia Fattura l’utente premendo il tasto riconcilia fattura avvia le procedure di

controllo per la riconciliazione della fattura come da desktop di lavorazione. Il sistema chiede una

ulteriore conferma attraverso il tasto Conferma Riconciliazione

97

o Esporta XLS viene esportata in formato excel il desktop della riconciliazione con i tutti i

dati della lavorazione della fattura.

o Esporta PDF viene esportata in formato PDF il desktop della riconciliazione con i tutti i


o Torna alla Fattura viene visualizzato il dettaglio della fattura cartacea.

Confermata la riconciliazione della fattura la fattura passa dallo Stato ‘IN LAVORAZIONE’ allo

stato ‘RICONCILIATA’

Ricerca Ordini/Consumi Annuali da Riconciliare

Sia per la riconciliazione della fattura cartacea che per la fattura elettronica (vedi piu’ avanti nel

manuale) viene utilizzata la scheda (tab) Ricerca Ordini/Consumi Annuali da Riconciliare per :

Ricercare attraverso appositi parametri gli Ordini/Consumi Annuali candidati alla

riconciliazione

Aggiungere l’Ordine/Consumo Annuale selezionato tramite casella di controllo alla Sezione

Ordini/Consumi Annuali Candidati alla Riconciliazione

98

8.4 IMPORT FATTURA ELETTRONICA

Dalla maschera di ricerca delle fatture individuata la fattura elettronica attraverso il “flag

Cartacea=N” se non già importata occorre importare i dati della fattura “identificata e giacente” dal

sistema esterno cliccando in corrispondenza della colonna Aggiungi sull’icona

Effettuato correttamente l’import dei dati dal sistema esterno viene riproposta la lista delle fatture:


Campi Descrizione




99




funzione in oggetto









Importo contributo

cassa




E’ possibile accedere al dettaglio della fattura elettronica cliccando sul link in corrispondenza del

Numero Fattura della fattura importata.

100

8.5 GESTIONE FATTURA ELETTRONICA

Accedendo al dettaglio di una fattura ELETTRONICA è possibile visualizzare la seguente

maschera:


Campi Descrizione







funzione in oggetto









Importo contributo

cassa




Per una fattura in stato “IN LAVORAZIONE” ed esito “IN ATTESA DI NOTIFICA SDI” è

possibile effettuare le seguenti operazioni:

101

o Vai alla Ricerca riporta l’utente nella maschera di ricerca delle fatture.

o Vai alla Riconciliazione permette l’accesso al desktop di riconciliazione della fattura.

o Disconosci Fattura permette di comunicare al sistema SICOGE il disconoscimento della

fattura. In tal caso non sarà piu’ possibile effettuare nessuna operazione sulla fattura ma solo

consultazioni. (Lo stato della Fattura passa da IN LAVORAZIONE a DISCONOSCIUTA)

Per una fattura in stato “RICONCILIATA” ed esito “IN ATTESA DI NOTIFICA SDI” è possibile

effettuare le seguenti operazioni:

o Vai alla Ricerca riporta l’utente nella maschera di ricerca delle fatture.

o Vai alla Riconciliazione permette l’accesso al desktop di riconciliazione della fattura in

sola visualizzazione.

o Rilavora permette la rilavorazione della fattura accedendo al desktop della

riconciliazione (La fattura viene posta in stato “IN LAVORAZIONE”).

o Riconosci Fattura permette di comunicare al sistema SICOGE. il riconoscimento della


consultazioni (Lo stato della Fattura passa da RICONCILIATA a RICONOSCIUTA)

o Disconosci Fattura permette di comunicare al sistema SICOGE il disconoscimento della


consultazioni. (Lo stato della Fattura passa da IN LAVORAZIONE a DISCONOSCIUTA)

Infine qualora il sistema esterno della fattura comunica al sistema SCAI un “NOTIFICA KO” della

fattura, il sistema permette solo la consultazione della fattura.

E’ possibile passare da un tab (scheda) all’altro con un semplice click e il colore ‘verde’ indica il

tab che si sta visualizzando:

Linea Fattura: il tab visualizza le linee fatture della fattura elettronica con le eventuali

riconciliazioni effettuate.

102


Campi Descrizione

Linea Fattura Visualizza la linea della fattura/ordine

Quantita’ ricnciliata Visualizza la quantita’ riconciliata

Quantita’ totale Visualizza la quantita’ totale


Totlale Importo

riconciliato

Visualizza l’importo riconciliato


Allegato Fattura: il tab visualizza gli allegati della fattura elettronica importata. Attraverso il

pulsante Aggiorna Allegati il sistema verifica se ci sono nuovi allegati dal sistema documentale

importandoli nel sistema SCAI. L’utente inoltre puo’ visualizzare un allegato cliccando sul pulsante

“Download”.

DDT Fattura: il tab visualizza eventuali informazioni sul documento di trasporto legata alla

fattura importata.

Linea Fattura Collegata Fattura: il tab visualizza eventuali informazioni su fatture collegate

alla fattura importata.

Riga Contratto Fattura: il tab visualizza eventuali informazioni sulle righe contratto riferite

alle linee fatture importate.

Riga Ordine Fattura: il tab visualizza eventuali informazioni sulle righe ordine riferite alle

linee fatture importate.

Ordini SCAI: il tab visualizza gli ordini SCAI le cui righe hanno ‘partecipato’ alla

riconciliazione della fattura importata. Questo tab è disponibile solo se la fattura non è una fattura

per un Contratto a Consumo.

103

Consumi Annuali SCAI: il tab visualizza gli consumi annuali SCAI le cui righe hanno

‘partecipato’ alla riconciliazione della fattura importata. Questo tab è disponibile solo se la fattura è

una fattura per un Contratto a Consumo.

Cedente Prestatore Fattura: il tab visualizza informazioni sul Cedente Prestatore della

Fattura.

Cessionario Committente Fattura: il tab visualizza informazioni sul Cessionario

Committente Fattura.

Cronologico Stato Fattura: il tab visualizza informazioni sul Cronologico Stato Fattura.

104

8.6 RICONCILIAZIONE FATTURA ELETTRONICA

Dalla maschera di ricerca delle fatture cliccando su una fattura elettronica (FLAG CARTACEO=N)

si accede al dettaglio della fattura elettronica.

Cliccando sul pulsante si accede al desktop della riconciliazione per una fattura

elettronica. Se la Fattura è per un Contratto a Consumo, si procede alla riconciliazione di essa con i

Consumi Annuali presenti nel sistema. Altrimenti la Fattura viene riconciliata con gli Ordini.

105

Il desktop è suddiviso (come per la fattura cartacea) in quattro aree funzionali distinti attraverso le

quali è possibile portare a termine la riconciliazione della fattura.

In sintesi partendo dall’alto a sinistra:

Sezione Fattura

Nella sezione fattura vengono mostrati i dati principali della fattura importata dal sistema esterno.

E’ una sezione di sola visualizzazione.

Sezione Ordini/Consumi Annuali Candidati alla Riconciliazione

Attraverso questa sezione è possibile visualizzare gli Ordini/Consumi Annuali ricercati e aggiunti

attraverso la scheda ‘Ricerca Ordini/Consumi Annuali da riconciliare’.

106

Aggiunto un Ordine/Consumo Annuale, cliccando sull’ apposita icona ‘Rimuovi’ è possibile:

3. Rimuovi L’Ordine/Consumo Annuale aggiunto precedentemente attraverso la scheda

“Ricerca Ordini/Consumi Annuali candidati alla riconciliazione’ viene rimosso dalla lista. Vengono

altresì rimosse anche le righe dell’Ordine/Consumo Annuale rimosso dalla Sezione ‘Righe

Ordine/Consumo Annuale Candidate alla Riconciliazione’

Sezione Righe Ordine/Consumo Annuale Candidate alla Riconciliazione

Attraverso questa sezione è possibile gestire le Righe Ordine/Consumo Annuale candidate alla

riconciliazione. La lista viene aggiornata attraverso l’aggiunta di nuovi ordini tramite la scheda

“Ricerca Ordini/Consumo Annuali da riconciliare”.


Campi Descrizione

Numero consumo

annuale/ordine

Visualizza il numero del consumo annuale/ordine

Quantita’ Visualizza la quantita’

Descrizione prodotto Visualizzala il prodotto


Importo riga Visualizza importo della riga

Importo riconciliato Visualizza l’importo riconciliato

Differenza da

riconciliare

Visualizza la differenza da riconciliare

107

La gestione prevede:

4. Aggiunta riga ordine da riconciliare permette di associare la riga ordine alla riga

fattura selezionata nella Sezione Riconciliazione Linee Fattura.

Sezione Riconciliazione Linee Fattura

Attraverso questa sezione è possibile gestire le associazione Linee Fatture/Righe Ordine/Consumo

Annuale.

Lo startup dell’associazione è condizionata all’aggiunta di almeno una Riga Ordine/Riga Consumo

Annuale dalla Sezione Righe Ordine/Consumo Annuale Candidate alla Riconciliazione.

Per poter associare una linea fattura/Riga Ordine/Consumo Annuale occorre:

1. Cliccare su una riga fattura da associare attraverso l’apposita casella di controllo

:


Campi Descrizione





Totlale Importo

riconciliato



2. Spostarsi nella sezione Righe Ordine Candidate alla riconciliazione e selezionare una riga

ordine da associare alla riga fattura selezionata cliccando sull’icona :

108

3. L’import della Riga Ordine/Consumo Annuale porta alla seguente situazione:


Campi Descrizione





Totlale Importo

riconciliato



La Riga Ordine/Consumo Annuale è stata associata alla riga Fattura selezionata.

4. Imputazione della quantità riconciliata e/o del totale riconciliata.

E’ possibile effettuare una riconciliazione imputando il totale riconciliato o la quantità. Il sistema

calcola in automatico la parte non imputata. In sintesi se si imputata la quantità in base al prezzo

unitario del prodotto della Riga Ordine/Consumo Annuale viene calcolato il totale riconciliato, se si

imputa il totale riconciliato in base al prezzo unitario viene calcolato in automatico la quantità

riconciliata.

109


Campi Descrizione





Totlale Importo

riconciliato



Infine il sistema segnala con colorazione diversa l’eventuale sforamento in termini quantitativi o di

importo della Riga Ordine/Consumo Annuale rispetto alla riga fattura:


Campi Descrizione





Totlale Importo

riconciliato



110

Associata una Riga Ordine/Consumo Annuale a riga fattura nella sezione Riconciliazione Linee

Fattura è possibile :

o cliccare sull’icona accanto alla linea fattura eliminando l’associazione con la riga ordine.

o cliccare sull’icona accanto alla linea fattura ripristinando (dopo aver salvato la

riconciliazione) l’eliminazione fatta precedentemente.

Per una fattura elettronica “In lavorazione” sarà possibile, attraverso appositi pulsanti, effettuare le

seguenti operazioni:

o Salva Viene salvato lo stato della lavorazione del desktop di riconciliazione. La fattura

rimane in stato “In Lavorazione”.

o Riconcilia Fattura l’utente premendo il tasto riconcilia fattura avvia le procedure di

controllo per la riconciliazione della fattura come da desktop di lavorazione. Il sistema chiede una

ulteriore conferma attraverso il tasto Conferma Riconciliazione

o Esporta XLS viene esportata in formato excel il desktop della riconciliazione con i tutti i


o Esporta PDF viene esportata in formato PDF il desktop della riconciliazione con i tutti i


o Torna alla Fattura viene visualizzato il dettaglio della fattura elettronica.

111

9 Gestione Richieste Fabbisogno

Le funzionalità disponibili nella Gestione Richiesta di Fabbisogno permettono all’utente di gestire

le richieste di Beni e Servizi necessari alle strutture organizzative abilitate all’utilizzo delle

funzionalità.

Tali richieste, realizzate dagli utenti abilitati al profilo di Richiedente, sono calate nell’ambito di un

processo di workflow attraverso il quale gli utenti coinvolti nel possono, a seconda delle abilitazioni

di competenza del profilo, far avanzare la richiesta apportando sulla stessa le opportune modifiche.

9.1 Inserimento Richiesta di Fabbisogno

Attraverso apposita voce di menù i profili abilitati all’inserimento delle Richieste di Fabbisogno

possono accedere ad una apposita schermata che consente loro di specificare, attraverso apposite

liste, il Consegnatario destinatario della richiesta e l’anno. E’ possibile altresì specificare una

descrizione per fornire ulteriori indicazioni.


Campi Descrizione

Anno Esercizio Consente la seezione dell’anno di esercizio

Consegnatario Consente la selezione dalla lista contenente gli uffici del consegnatario


Richiedente Visualizza l’ufficio del richiedente

Stato Visualizza lo stato della Rdf

Descrizione Visualizza eventuale descrizione

Attraverso il pulsante salva si confermano le scelte effettuate e si rimanda l’utente alla fase di

inserimento delle righe che caratterizzano la richiesta.

Sezione Inserimento Righe Richiesta

112


Campi Descrizione

Voce di Fabbisogno Consente la selezione dalla lista contenente Voce di Fabbisogno per la

funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno

Visualizza la descrizione del Voce di Fabbisogno

Descrizione Fabbisogno Visualizza la descrizione del fabbisogno

Quantita’ richiesta Consente l’inserimento della quantita’ richiesta

Quantita’ da ordinare Consente l’inserimento della quantita’ da ordinare


Quantita’ magazziono Consente l’inseriemnto dell’eventuale quantita di magazzino

Prezzo unitario Consente l’inserimento del prezzo unitario editabile e facoltativo

U.M Visualizza l’unita’ di misura

Importo Consente l’inseriemnto dell’importo

Nota Consente l’inseriemnto dell’eventuale nota

Luoghi di Consegna Consente l’accesso alla funzione di registrazione dei luoghi di consegna

Attraverso questa funzione l’utente ha la possibilità di aggiungere nuove righe alla richiesta

attraverso il pulsante .

Dopo la sottomissione di questa scelta l’utente visualizza appositi campi da dettagliare. In

particolare è possibile selezionare la Voce di fabbisogno di interesse.

Infatti utilizzando il pulsante di scelta l’utente visualizza una schermata contenente le Voci di

Fabbisognoi associati all’ufficio Acquisti di pertinenza del Consegnatario scelto.

113

La scelta di una delle voci di fabbisogno viene riportata nella maschera di inserimento righe.

L’utente puo’ indicare la quantità richiesta del bene. Ha inoltre la possibilità attraverso il campo

‘descrizione fabbisogno’ si specificare ulteriori dettagli relativi al bene di cui intende

approvvigionarsi.

Può inoltre attraverso il campo ‘note’ inserire ulteriori dettagli.

Attraverso l’uso del pulsante presente a livello di ogni riga l’utente può eliminare righe

già inserite.

Completate le fasi di scelta attraverso il pulsante può memorizzare le scelte fatte.

L’utente prima di effettuare il salvataggio deve dare indicazioni su i luoghi di consegna ed il centro

di costo relativo al bene di cui intende approvvigionarsi.

Gestione Distribuzione su luoghi di Consegna

In fase di inserimento/modifica delle righe di fabbisogno l’utente deve specificare l’eventuale

distribuzione delle stesse su luoghi di consegna/cdc.

L’accesso alla funzione avviene attraverso il pulsante presente su ogni riga di richiesta. Tale

azione consente l’accesso in gestione alla sezione per la gestione dei luoghi di consegna:

Attraverso lista a tendina ed attraverso il pulsante di scelta l’utente deve specificare il centro di

costo (selezionabile tra quelli ad esso associati) ed il luogo di consegna. In particolare attraverso il

pulsante può selezionare un luogo di consegna tra quelli a lui associati in anagrafica SCAI. In

alternativa può inserire del testo libero.

114

Sono presenti altresì ulteriori campi per specificare una data di preferenza consegna ed un campo

contenente la ripartizione della quantità richiesta su uno specifico luogo di consegna e l’importo

della RDF ( campo obbligatorio) .

In analogia a quanto già descritto per la creazioni di nuove righe l’utente attraverso i tasti

ed può aggiungere/rimuovere distribuzioni.

Attraverso il pulsante l’utente conferma le ripartizioni effettuate e ritorna sulla pagina di

gestione della Richiesta di Fabbisogno.

Si ricorda che le attività di inserimento/modifica sono abilitate fintantoché la richiesta risulti ‘In

lavorazione’. In caso contrario sarà possibile attraverso il pulsante accedere alla visualizzazione

di quanto fatto.

9.2 Ricerca Richiesta Fabbisogno

Attraverso una apposita funzione di ricerca gli utenti abilitati possono accedere alle Richieste di

Fabbisogno di competenza. In particolare si riporta la seguente schermata:


Campi Descrizione

Numero Rdf Visualizza il numero della Rdf

Richiedente Consente la selezione dalla lista contenente gli uffici del richiedente per


Consegnatario Consente la selezione dalla lista contenente gli uffici del consegnatario


Stato Consente la selezione dalla lista contenente lo stato della Rdf per la

funzione in oggetto

Anno Esercizio Visualizza l’anno di esercizio


115

In particolare sono previsti filtri per:

Numero RDF

Richiedente

Consegnatario

Stato

Anno Esercizio

Descrizione

Proveniente da PDF

A seconda del profilo che accede alla funzione è possibile filtrare le richieste di fabbisogno create

dagli uffici appartenenti alla propria organizzazione. Anche in termini di stato i filtri sono funzione

delle proprie abilitazioni. Ad esempio il Consegnatario potrà visualizzare solo le richieste

provenienti dai dirigenti/collaboratori a lui associati e solo le RDF aventi stato superiore a

‘FIRMATO’.

L’utente una volta selezionato il tasto visualizza la lista ed i dettagli delle richieste di

propria competenza.


Campi Descrizione

Numero Rdf Visualizza il numero della Rdf

Anno Esercizio Visualizza l’anno di esercizio

Richiedente Visualizza l’ufficio del richiedente

Gestore Visualizza l’ufficio del gestore

Consegnatario Visualizza l’ufficio del richiedente del consegnatario


Stato Visualizza lo stato della Rdf

Percentuale Evasa Visualizza la percentuale Evasa

Selezionando il dettaglio accede alla gestione della RDF. Tale gestione è condizionata dallo stato in

cui si trova la RDF. In particolare in caso di stato ‘In Lavorazione’ la gestione sarà completa (vedi

116

inserimento) in alternativa la RDF può essere modificata solo nei termini specificati nell’ambito del

WF.

9.3 WorkFlow Richiesta di Fabbisogno

Invio Richiesta di Fabbisogno

Dopo la fase di inserimento della Richiesta di Fabbisogno il Collaboratore del Dirigente può inviare

la richiesta al Dirigente di Riferimento.

L’utente infatti accedendo, attraverso le funzioni di ricerca, alla RDF di interesse visualizza, oltre al

dettaglio della richiesta, anche una apposita pulsantiera che consente di avanzare la richiesta

nell’ambito del workflow.

Attraverso l’utilizzo del pulsante la RDF viene portata nello stato ‘INVIATA’ e non sarà

più modificabile dal Collaboratore.

L’operazione di invio prevede la notifica di e-mail agli attori coinvolti.

Firma Richiesta di Fabbisogno

L’attività di firma della Richiesta di Fabbisogno viene realizzata dal Dirigente del Collaboratore.

Tale attività può essere eseguita su tutte le RDF ricevute dai Collaboratori aventi stato ‘INVIATA’.

Il Dirigente può, prima di Firmare la richiesta, modificarla in ogni sua parte selezionando il tasto

.

Attraverso il pulsante la RDF viene inviata al Consegnatario scelto in fase di inserimento

della Richiesta. Da questo momento in poi la richiesta non è più modificabile da parte del Dirigente

e la gestione viene assegnata al Conegnatario.

Il Dirigente in alternativa alla Firma può richiedere una rilavorazione della richiesta oppure

rifiutarla definitivamente. Di seguito sono riportati i pulsanti citati:

Invio ad Ufficio Acquisti Richiesta di Fabbisogno

L’attività di Invio ad Ufficio Acquisti della Richiesta di Fabbisogno viene realizzata dal

Consegnatario sulle RDF aventi stato ‘FIRMATA’ ricevute dai Dirigenti.

Il Consegnatario attraverso le funzioni di ricerca può selezionare le richieste firmate dai Dirigenti.

Per ogni RDF il Consegnatario puo’ specificare, a fronte delle quantità richieste, le quantità che

intende soddisfare attraverso giacenze di magazzino.

Il tutto viene effettuato accedendo al dettaglio della richiesta e sottoponendo il tasto .

117

A fronte di tale selezione è possibile visualizzare la seguente schermata:


Campi Descrizione

Campi Descrizione


funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Il Consegnatario puo quindi dettagliare il campo Quantità Magazzino per ogni riga richiesta. Il

relativo valore deve essere compatibile con l’eventuale quantità richiesta.

Attraverso il pulsante sono resi persistenti i valori inseriti e l’utente viene rimandato alla

pagina di visualizzazione della richiesta e visualizza i seguenti pulsanti:

Attraverso il pulsante viene inviata all’Ufficio Acquisti associato al

Consegnatario. Da questo momento in poi la richiesta è modificabile solo da parte dell’Ufficio

Acquisti.

118

Il Consegnatario in alternativa all’invio all’ufficio acquisti può richiedere una rilavorazione della

richiesta oppure rifiutarla definitivamente. Tutte le azioni intraprese in tal senso saranno notificate

via mail agli attori coinvolti nel processo.

Autorizzazione Evasione Beni Richiesta di Fabbisogno

L’attività di Autorizzazione Evasione Beni della Richiesta di Fabbisogno viene realizzata

dall’Ufficio Acquisti sulle RDF aventi stato ‘INVIATA AD UFFICIO ACQUISTI’.

IL responsabile dell’ufficio acquisti attraverso le funzioni di ricerca può selezionare le richieste

inviate dal Consegnatario.

Per ogni RDF il gestore deve specificare, a fronte delle quantità richieste, le quantità che intende

soddisfare attraverso ordini piuttosto che modificare le quantità di magazzino già specificate dal

Consegnatario.




Campi Descrizione


funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Il gestore può quindi modificare il campo Quantità Magazzino e la Quantità da Ordinare per ogni

riga richiesta. Il relativo valore deve essere compatibile con la quantità richiesta.

119



Ritornando al workflow della richiesta, attraverso il pulsante viene

autorizzata al Consegnatario l’evasione della quantità di beni di magazzino specificata.

Da questo momento in poi la richiesta è modificabile da parte dell’ufficio acquisti in termini di

quantità da ordinare e dal consegnatario in termini di quantità da evadere.

Il Gestore in alternativa può richiedere una rilavorazione della richiesta oppure rifiutarla

definitivamente. Tutte le azioni intraprese in tal senso saranno notificate via mail agli attori

coinvolti nel processo.

Richiesta di Fabbisogno Definitiva

Dopo la fase di autorizzazione dell’eventuale evasione dei beni e dopo eventualmente aver

specificato la quantità che si intende ordinare per ogni riga di richiesta il Gestore rimanda la

richiesta alla gestione dei contratti e degli ordini (‘Rendi Definitiva’).

Richiesta di Fabbisogno può essere resa definitiva dall’Ufficio Acquisti per le RDF aventi stato

‘AUTORIZZATA EVASIONE BENI ’.

IL responsabile dell’ufficio acquisti attraverso le funzioni di ricerca può selezionare le richieste

autorizzate.

Per ogni RDF il gestore puo’ specificare, a fronte delle quantità richieste, le quantità che intende

soddisfare attraverso ordini.




Campi Descrizione


funzione in oggetto

120

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Il gestore puo’ quindi modificare il campo Quantità da Ordinare per ogni riga richiesta. Il relativo

valore deve essere compatibile con la quantità richiesta e la quantità di magazzino già specificata.



Attraverso il pulsante viene inviata la richiesta alla gestione dei contratti e degli

ordini al fine di contrattualizzare/ordinare quanto specificato.

Da questo momento in poi la richiesta è modificabile da parte dell’ufficio acquisti solo in termini di

quantità aggiuntiva da evadere.

Attraverso questo campo il Gestore da fornisce al Consegnatario indicazioni su ulteriori quantità da

evadere al richiedente a fronte della ricezione di beni da ordini/contratti in corso.

Rilavorazione Richiesta di Fabbisogno

Durante ogni fase del processo di approvazione di una RDF è possibile richiedere la rilavorazione

all’utente che ne ha effettuato l’ultima operazione di invio.

Attraverso il pulsante è possibile richiedere la rilavorazione. In particolare a tale azione

corrisponde l’accesso ad una funzione di inserimento obbligatorio di una nota di rilavorazione.

121


Campi Descrizione

Campi Descrizione


funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Dopo l’inserimento della nota, attraverso il pulsante , viene confermata

l’operazione e la RDF subisce una regressione del suo stato ritornando così di competenza

dell’utente precedente in termini di workflow.

Tale nota è obbligatoria e viene memorizzato in uno storico visibile dagli utenti titolati alla gestione

della richiesta.

Le note di rilavorazione sono visibili accedendo al ‘tab’ Cronologia Note presente a livello di

gestione di una RDF.

122


Campi Descrizione


funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Accedendo al tab si visualizza lo storico delle note in termini di chi ha inserito la nota e quando è

stata inserita.


Campi Descrizione

Tipo nota Visualizza il Tipo nota

Descrizione Nota Visualizza la Descrizione Nota

Struttura organizzativa Visualizza la Struttura organizzativa

Data creazione Visualizza la Data creazione

L’azione di rilavorazione prevede l’invio di notifiche agli utenti titolari della RDF.

Rifiuto Richiesta di Fabbisogno

123

Durante ogni fase del processo di approvazione di una RDF è possibile sancire il rifiuto della RDF.

Attraverso il pulsante è possibile rifiutare la richiesta. In particolare a tale azione

corrisponde l’accesso ad una funzione di inserimento obbligatorio di una nota di rilavorazione.


Campi Descrizione


funzione in oggetto

Descrizione Voce di

Fabbisogno












Dopo l’inserimento della nota, attraverso il pulsante , viene confermata

l’operazione e la RDF viene rifiutata.

Tale nota è obbligatoria e viene memorizzato in uno storico visibile dagli utenti titolati alla gestione

della richiesta.

Le note di rifiuto sono visibili accedendo al ‘tab’ Cronologia Note presente a livello di gestione di

una RDF.

Accedendo al tab si visualizza lo storico delle note in termini di chi ha inserito la nota e quando è

stata inserita.

124


Campi Descrizione

Tipo nota Visualizza il Tipo nota

Descrizione Nota Visualizza la Descrizione Nota

Struttura organizzativa Visualizza la Struttura organizzativa

Data creazione Visualizza la Data creazione

L’azione di rifiuto prevede l’invio di notifiche agli utenti titolari della RDF.

10 Indicatori e Grafici

Attraverso la voce di menù ‘Indicatori e Grafici’ appartenente alla Gestione delle Richieste di

Fabbisogno vengono mostrati all’ ufficio acquisti alcuni indicatori generali relativi allo stato delle

RDF di competenza.

In particolare sono mostrati tre indicatori:

Andamento Richieste Fabbisogno

Andamento Stato RDF

Andamento Quantità Richiesta

10.1 Andamento Richieste Fabbisogno

L’utente puo’ attraverso apposita funzione visualizzare i grafici di incidenza delle richieste

suddivise per Voce di Fabbisogno. Il grafico ha lo scopo di mostrare per ogni Voci di Fabbisognoo

la percentuale di richieste ad esso afferenti.

In sintesi il sistema visualizza nella scheda:

1) Diagramma a torta con l’incidenza differenziata in termini percentuali di richieste di

fabbisogno suddivise per Voce di Fabbisogno

2) Tabella rappresentate i dati in sintesi che hanno geneato il grafico precedente

125

10.2 Andamento Stato RDF

L’utente puo’ attraverso apposita funzione visualizzare i grafici indicanti lo stato di avanzamento

(stato richieste) delle RDF per Utente. Il grafico mostra sul totale delle richieste pervenute le

percentuali indicanti lo stato di avanzamento organizzati per stato.

In sintesi il sistema visualizza nella scheda:

1) Diagramma a torta con l’incidenza differenziata in termini percentuali lo stato di

avanzamento delle RDF.

10.3 Andamento Quantità Richiesta

L’utente puo’ attraverso apposita funzione visualizzare i grafici indicanti il livello di copertura

(quantità disponibile, quantità da ordinare) per Voce di Fabbisogno.

Il grafico ha lo scopo di mostrare per ogni Voci di Fabbisognoo la percentuali di righe di richiesta

assolta attraverso quantità disponibile a magazzino, quantità da ordinare.

Quest’ultimo grafico visualizza tali andamenti per Voce di Fabbisogno che può essere filtrato

attraverso il filtro presente all’inizio della pagina.

126

11 ANDAMENTO DOTAZIONI

Attraverso la voce di menù ‘Dotazioni’ si attiva la funzionalità per verificare l’andamento delle

Dotazioni.

La funzionalità varia in base al profilo dell’utente collegato. Un Gestore può verificare l’andamento

delle proprio Dotazioni, mentre un Pianificatore vede l’andamento delle Dotazioni da lui assegnate.

La maschera di ricerca per le Dotazioni di un Gestore è la seguente:


Campi Descrizione

Anno Esercizio Consente la selezione dalla lista contenente gli anni di esercizio per la

funzione in oggetto

Piano Contabile Consente l’inserimento del Piano Contabile

Tipo utilizzo Consente la selezione dalla lista contenente il tipo utilizzo per la

funzione in oggetto

La maschera di ricerca per le Dotazioni di un Pianificatore è la seguente:

127


Campi Descrizione

Anno Esercizio Consente la selezione dalla lista contenente gli anni di esercizio per la

funzione in oggetto

Piano Contabile Consente l’inserimento del Piano Contabile

Denominazione Ufficio

gestore

Consente la selezione dalla lista contenente gli uffici del gestore per la

funzione in oggetto

Tipo utilizzo Consente la selezione dalla lista contenente il tipo utilizzo per la

funzione in oggetto

I filtri disponibili si dividono in due blocchi:

Filtri Dotazioni:

L’esercizio finanziario della Dotazione

Il codice piano contabile esteso della Dotazione

L’ufficio del Gestore (filtro disponibile solo per un utente con profilo Pianificatore)

Filtri Utilizzo:

Il tipo di utilizzo della Dotazione.

128

Andamento Dotazioni Gestore:

Dopo aver effettuato la ricerca, viene visualizzata la seguente maschera con l’andamento delle

Dotazioni del Gestore:


Campi Descrizione

Totali/Dotazioni/Utilizz

o

Visualizza i totali , le dotazioni e le tipologie di utilizzo

Assegnato Visualizza il totale assegnato

Pianificato PO Visualizza il totale pianificato nella PO

Utilizzato GA Visualizza il totale utilizzato nella GA

Disponibile GA Visualizza il totale Disponibile nella GA

Le informazioni sono strutturate ad albero per consentire al Gestore di vedere i totali a diversi livelli

di dettaglio:

129

Totali: riporta il totale delle sue Dotazioni per Importo Assegnato, Importo Pianificato sulla

PO, Importo Utilizzato in GA e Importo Disponibile GA.

o Dotazioni: riporta gli importi totali per ogni singola Dotazione

Utilizzo: riporta l’importo utilizzato per tipologia di utilizzo, consentendo poi di arrivare a

vedere l’importo utilizzato su ogni singola Riga di ogni Contratto, Ordine o Consumo Annuale.

Andamento Dotazioni Pianificatore:

Dopo aver effettuato la ricerca, viene visualizzata la seguente maschera con l’andamento delle

Dotazioni del Pianificatore:


Campi Descrizione

Totali/Dotazioni

proprie/Dotazioni

Gestore/Utilizzo

Visualizza i totali , le dotazioni del pianificatore , le dotazioni del

gestore e le tipologie di utilizzo

Assegnato Visualizza il totale assegnato

Non distribuito Visualizza il totale non distribuito

Distribuito Visualizza il totale distribuito

Pianificato PO Visualizza il totale pianificato nella PO

Utilizzato GA Visualizza il totale utilizzato nella GA

Disponibile GA Visualizza il totale Disponibile nella GA

130

Le informazioni sono strutturate ad albero per consentire al Pianificatore di vedere i totali a diversi

livelli di dettaglio:

Totali: riporta il totale delle sue Dotazioni per Importo Assegnato, Importo Non Distribuito,

Importo Distribuito, Importo Pianificato sulla PO, Importo Utilizzato in GA e Importo Disponibile

GA.

o Dotazioni Proprie: riporta gli importi totali per ogni singola Dotazione

Dotazioni Gestori: riporta i totali per ogni Dotazione assegnata dalle sue Dotazioni.

Utilizzo: riporta l’importo utilizzato per tipologia di utilizzo, consentendo poi di arrivare a

vedere l’importo utilizzato su ogni singola Riga di ogni Contratto, Ordine o Consumo Annuale.

L’andamento delle Dotazioni può essere stampato in formato PDF o esportato in formato Excel

cliccando sui link:

Versione N. 7.0 Data 28/02/2013 - scai.tesoro.it · Scaricare da SICOGE una Fattura Elettronica ......

Documents

Transcript of Versione N. 7.0 Data 28/02/2013 - scai.tesoro.it · Scaricare da SICOGE una Fattura Elettronica ......