Vademecum per la pratica telematica · consulenza tecnica della Società InfoCamere s.c.p.a.. Si...

Vademecum per la pratica telematica

Redatto dall’Ufficio del Registro delle Imprese di Roma e dall’Azienda Speciale Promonet

in collaborazione con la Società Infocamere s.c.p.a.

Giugno 2002

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Sommario

PREMESSA __________________________________________________________________________________ 3

1. FONDAMENTI NORMATIVI _________________________________________________________________ 4

2. SOGGETTI ED ATTI COINVOLTI ____________________________________________________________ 5

3. LA PRATICA TELEMATICA E LA FIRMA DIGITALE__________________________________________ 6

4. COME OTTENERE IL DISPOSITIVO DI FIRMA DIGITALE (Smart Card) _________________________ 6

5. PREREQUISITI HARDWARE E SOFTWARE: cosa occorre per firmare un documento ________________ 7

6. COME SI FIRMA UN DOCUMENTO INFORMATICO __________________________________________ 14

7. COME SI VERIFICA LA FIRMA ASSOCIATA AD UN DOCUMENTO ____________________________ 16

8. LE MODALITA' DI INOLTRO DELLA PRATICA ______________________________________________ 19

9. LE MODALITA' DI PAGAMENTO RELATIVE A: IMPOSTA DI BOLLO, DIRITTO DI SEGRETERIA,

DIRITTO ANNUALE _________________________________________________________________________ 21

10. IMPOSTA DI REGISTRO __________________________________________________________________ 23

11. ATTI COSTITUTIVI_______________________________________________________________________ 24

12. VERBALI DI ASSEMBLEA STRAORDINARIA _______________________________________________ 25

13. ATTO MODIFICATIVO DEI PATTI SOCIALI ________________________________________________ 27

14. IL DEPOSITO DEGLI ATTI INERENTI LA LEGGE N. 310/1993_________________________________ 27

15. TRASFERIMENTO QUOTE "MORTIS CAUSA" _______________________________________________ 27

16. SCRITTURE PRIVATE NON AUTENTICATE ________________________________________________ 28

17. IL DEPOSITO DEL BILANCIO E DELL'ELENCO SOCI _______________________________________ 29

18. LE DENUNCE AL REA DELLE SOCIETA' E LE ISCRIZIONI DELLE DITTE INDIVIDUALI _______ 31

19. CODIFICA DEGLI ATTI ___________________________________________________________________ 32

________________________________________________________________________________________________________ Elaborato dall’Ufficio del Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Roma e dall’Azienda Speciale Promonet, con la consulenza tecnica della Società InfoCamere s.c.p.a..

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PREMESSA

La Camera di Commercio di Roma, insieme ad Infocamere, nell’ottica di semplificare gli

adempimenti con l’utenza, ha ritenuto opportuno predisporre questo Vademecum per la pratica

telematica. Si tratta di uno strumento per chiarire ed illustrare le novità connesse alla trasmissione

telematica degli atti.

Gli atti, i dati e i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti

informatici e telematici, nonché la loro archiviazione e trasmissione sono validi e rilevanti a tutti gli

effetti di legge. La presentazione o il deposito di un documento informatico per via telematica o su

un supporto informatico sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la

validazione temporale.

Il sistema della firma digitale crea, per gli operatori, una nuova serie di attività, tra le quali spicca,

per la sua praticità ed efficienza, la possibilità di inviare telematicamente le pratiche al Registro

delle Imprese.

I vantaggi che scaturiscono dall’invio telematico, sono così riassumibili:

• operatività a distanza

• diritto di segreteria ridotto per effetto dell'abolizione dei documenti cartacei

• ampliamento degli orari di utilizzo dei servizi della Camera di Commercio

Il Vademecum per la pratica telematica, desidera offrire le linee guida operative per il corretto

utilizzo del sistema, ponendosi come un manuale aperto alle possibili evoluzioni della procedura.


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1. Fondamenti normativi

La firma digitale trova origine nella legge n. 59/1997 all’articolo 15 comma 2 che stabilisce piena

validità giuridica ai documenti informatici, purché rispettino alcune caratteristiche tecniche.

Una di queste è la sottoscrizione mediante utilizzo delle firme digitali.

La piena applicabilità della firma digitale avviene con l’entrata in vigore del DPR n. 513/1997 che

fornisce le modalità tecniche relative alla firma digitale. Queste norme sono attualmente contenute

nel DPR n. 445/2000.

La firma digitale non nasce come uno strumento connesso al solo registro delle imprese, ma è

applicabile a qualsiasi contratto concluso da soggetti pubblici e privati, ed anche al commercio

elettronico. Ha, quindi, una valenza maggiore rispetto alla sola applicazione al registro delle

imprese, anche perché conferisce piena validità legale ai documenti sottoscritti.

L’applicazione di tale dispositivo al registro delle imprese, per le sole società, avviene con il DPR

n. 558/1999 e con la legge n. 340/2000 che, all’articolo 32, dispone che gli atti ed i modelli del

registro delle imprese siano inviati a questo ufficio, a decorrere dal 10 dicembre 2001,

obbligatoriamente per via informatica o telematica utilizzando il dispositivo di firma digitale. Tale

disposizione è stata prorogata con l’articolo 3 comma 13 della legge n. 448/2001 al 9 dicembre

2002.

Più recentemente, nel gennaio 2002, il Consiglio dei Ministri ha approvato il D.L.10/02, con il

quale viene recepita la direttiva comunitaria 1999/93/CE sulle firme elettroniche. Con essa, alla

firma digitale già esistente nell’ordinamento italiano, si aggiungono la firma elettronica e la firma

elettronica avanzata.

In ogni caso, la firma digitale rilasciata in base alla normativa attualmente vigente nel nostro Paese,

è l’unica ad avere valore nei confronti della Pubblica Amministrazione e ad avere un’efficacia

probatoria sulla paternità delle dichiarazioni, fino a querela di falso


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2. Soggetti ed atti coinvolti

Dal 9 dicembre 2002 non sarà più possibile utilizzare i modelli cartacei. La possibilità di compilare

i modelli con l’ausilio di supporti informatici (Fedra) e di trasmettere telematicamente le pratiche al

Registro delle Imprese (Telemaco) è comunque già pienamente operativa.

L’obbligo di presentazione delle istanze su supporto informatico o telematico riguarda i seguenti

soggetti:

- le società semplici;

- le società in nome collettivo;

- le società in accomandita semplice;

- le società per azioni;

- le società a responsabilità limitata;

- le società in accomandita per azioni;

- le società cooperative;

- le società consortili;

- i consorzi;

- le società estere aventi sedi secondarie in Italia;

- ogni altro soggetto iscritto nella sezione ordinaria del registro delle imprese (tranne le imprese

individuali).

Non e’ obbligatorio, ma comunque possibile per:

- le imprese individuali;

- i soggetti iscritti solo al REA (associazioni, unità locali di imprese estere in Italia ecc.).

Tutti i soggetti obbligati all’utilizzo di tali procedure dovranno procedere, all’invio delle domande e

delle denunce al registro delle imprese, solo con tale modalità.

L’adempimento riguarda tutte le pratiche (iscrizioni, modifiche, cancellazioni, deposito del bilancio,

denunce REA, ecc).


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3. La pratica telematica e la firma digitale.

Affrontiamo ora le modalità connesse alla tipologia della pratica interamente informatica o

telematica da inviarsi al registro delle imprese.

Coloro che intendono usufruire dell’invio su supporto telematico od informatico, dando a

questa modalità piena validità legale, senza allegare alcun documento cartaceo, devono

obbligatoriamente utilizzare il dispositivo di firma digitale.

Ciò in quanto “l’art. 15, 2° comma della legge n. 59 del 1997 introduce nell’ordinamento italiano il

principio generale di validità e della rilevanza giuridica delle rappresentazioni informatiche,

mentre il DPR n. 513 del 1997 (ora “assorbito” nel DPR n. 445/2000) ne individua le modalità

concrete di attuazione, optando per la tecnica della firma digitale…”.

E’ facile pertanto evincere che il sistema di deposito delle pratiche al registro delle imprese a

seguito della legge n. 340/2000 non sia quello della pratica telematica tout court, ma solo quello

della pratica telematica mediante utilizzo della firma digitale, stante il richiamo operato nella legge

n. 340/2000 a queste norme, che fanno sì che il meccanismo di invio delle pratiche al registro delle

imprese sia disciplinato da un regime di specialità rispetto all’articolo 38 del DPR n. 445/2000.

4. Come ottenere il dispositivo di firma digitale (smart card)

La smart card può essere ottenuta in diversi modi:

a) rivolgendosi presso la Camera di Commercio di Roma previo appuntamento da fissarsi

• per via telefonica allo 06/5208236, o per e – mail all’indirizzo [email protected]

• prenotandosi, sul sito http://www.rm.camcom.it/link/smart.asp

b) presso un altro ufficio di registrazione ubicato sul territorio


Si ricorda che la firma digitale è personale e non è assolutamente collegata all’impresa. Il rilascio

del primo certificato di firma digitale, da parte della Camera, è gratuito limitatamente ad un solo

soggetto per ogni società che è in regola con il pagamento del diritto annuale e iscritta al registro

imprese della CCIAA di emissione della smart card.

mailto:[email protected]

http://www.rm.camcom.it/link/smart.asp

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Ogni altro dispositivo di firma digitale, comprensivo del certificato di sottoscrizione e di

autenticazione, costa Euro 34,09 (*) (IVA inclusa). Questo importo deve essere versato su conto

corrente postale (n. 22447379) intestato ad “Infocamere scpa”. (*) secondo il listino attualmente in vigore.

Per ulteriori informazioni, si rinvia al sito della CCIAA di Roma: www.rm.camcom.it

5. Prerequisiti hardware e software: cosa occorre per firmare un documento informatico?

Per firmare un documento informatico c’è bisogno di alcuni supporti hardware e software.

5.1.1 Requisiti Hardware:

• personal computer

- Processore Intel Pentium II 350 MHZ o superiore, almeno 64 Mb di RAM, almeno 100

Mb di spazio disco disponibili;

- Sistema Windows: 9x, NT, 2000, ME + Internet Explorer in versione 4.0 o superiore;

- Collegamento Internet via modem, LAN o altro;

• una stampante

• uno scanner

• un dispositivo di firma digitale (smart card)

La smart card e’ rilasciata dal competente ufficio della Camera di Commercio di Roma.

Per informazioni sul rilascio della smart card vedi sopra, al paragrafo 4.

Per ulteriori informazioni, si invita a consultare il sito www.rm.camcom.it

• un certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da InfoCamere

Il certificato digitale di sottoscrizione a norma A.I.P.A rilasciato da InfoCamere è a

disposizione presso tutti gli Uffici di Registrazione dell’Ente Certificatore InfoCamere.

L’elenco completo è a disposizione sul sito www.card.infocamere.it.


http://www.rm.camcom.it/


http://www.card.infocamere.it/

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• un lettore di smart card

Sono disponibili in commercio diversi modelli, l’importante è verificare se il PC disponga di

una porta seriale oppure di una porta USB per acquistare il lettore più adatto al proprio PC.

Per chi non ne fosse ancora provvisto, si ricorda che presso gli esercizi Buffetti

convenzionati è in vendita il Kit per la Firma Digitale, comprensivo di lettore smart card.

5.1.2 Requisiti Software

Per procedere correttamente con la firma di un documento informatico, devono essere

preinstallati sul pc i seguenti programmi:

• Microsoft Internet Explorer versione 4 o successive

• Adobe Acrobat Reader versione 4.0 o successive, per visualizzare documenti con

estensione .PDF (scaricabile gratuitamente all’indirizzo www.card.infocamere.it/software),

• Wang Imaging, per visualizzare documenti con estensione TIF. Wang Imaging è

disponibile per piattaforma Windows 95 (Service Release 2), Windows 98 – 2000, Windows

NT 4.0.

• Per accertarsi della sua presenza sul proprio computer ricorrere alla sequenza di comandi:

Avvio > Programmi > Accessori (scaricabile gratuitamente all’indirizzo

www.card.infocamere.it/software),

• Winzip, per scompattare i files con estensione .zip.

Per accertarsi della sua presenza sul proprio computer ricorrere alla sequenza di comandi:

Avvio Programmi (scaricabile gratuitamente da: www.card.infocamere.it/software)

• Ghostscript, programma che permette di convertire file di vari formati in file pdf.

Può essere scaricato gratuitamente all’indirizzo www.infocamere.it/download

• il software di firma DìKe, realizzato da InfoCamere, che permette di firmare un documento

informatico e di verificare la firma apposta su un documento informatico che si è ricevuto.


Può essere scaricato gratuitamente all’indirizzo www.infocamere.it/download

http://www.card.infocamere.it/software



http://www.infocamere.it/download

http://www.infocamere.it/download

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Una volta che questi programmi sono presenti, si procederà all’installazione del lettore di smart

card, seguendo le istruzioni specifiche per ciascun modello fornite al momento dell’acquisto.

Si ricorda che, per coloro che avessero acquistato il lettore presso gli esercizi convenzionati della

catena “Buffetti”, le istruzioni per l’installazione sono contenute nel kit stesso.

5.2. Come si installa il lettore

Le istruzioni per l’installazione del lettore sono diverse per ciascun modello, e sono sempre allegate

al lettore stesso.

• Chiudere le eventuali applicazioni attive su Windows con esclusione del browser (Explorer,

versione 4 o successive) che ci servirà per contattare il sito dell’Ente Certificatore

all’indirizzo www.card.infocamere.it/software.

• Localizzare l’indicazione Procedura per l'installazione del software di firma >

Installazione, quindi selezionare l’immagine del lettore del quale si è in possesso.

• Creare sul disco “C” una nuova cartella (cartella “d’appoggio”, denominata “2”)

• Un doppio clic sul nome del file: instDriver…..(modello del vostro lettore).zip permetterà

di lanciare il software Winzip.

• Con il comando di menu Extract è possibile selezionare nuovamente la cartella di appoggio

e salvare al suo interno i singoli file che derivano dall’operazione di scompattamento.

• Al termine di questa operazione, nella cartella di appoggio compariranno le icone dei file, e

di un’ulteriore cartella: occorrerà rintracciare il file setup.exe ed avviare la sua esecuzione

con un doppio clic del mouse.

• Un clic sul pulsante OK permetterà di selezionare la lingua utilizzata dallo stesso

programma di installazione: l’italiano risulta già impostato nell’apposito campo.

• Il programma di installazione guidata e’ avviato e, al termine dell’operazione, propone di

procedere con l’installazione del nuovo software. Dare un clic sul pulsante Avanti.



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• Viene proposto il contratto di licenza che regola la fornitura del software e del lettore

(garantiti rispettivamente 90 giorni ed 1 anno). Si consiglia di prenderne visione, ricordando

che per procedere con l’installazione è necessario accettare i termini della licenza. In caso di

risposta affermativa ed accettazione delle condizioni dare un clic sul pulsante SI.

• Parte l’installazione vera e propria del software che gestisce il lettore di smart card: a

conclusione dell’operazione comparirà un messaggio che avvisa dell’avvenuto collegamento

del lettore di smart card alla porta seriale COM1.

• Un clic sul pulsante OK concluderà le operazioni.

• L’installazione è terminata. Ciccare sul pulsante Fine e riavviare immediatamente il

computer per rendere operativo il nuovo componente hardware. N.B.: Qualora si decidesse

di non riavviare subito il computer le funzionalità relative alla smart card saranno rese attive

con il successivo riavvio del sistema.

• Per verificare la corretta installazione del lettore ricorrere alla sequenza di comandi Avvio >

Impostazioni > Pannello di Controllo > Installazione Applicazioni e verificare che tra le

altre voci siano presenti le seguenti:

- Marca del vostro lettore

- Microsoft Smart Card Base Components.

Attenzione: la componente Microsoft Smart Card Base Components viene installata

automaticamente quando si procede ad installare un lettore con porta seriale.

Attenzione: la componente Microsoft Smart Card Base Components è integrata, sotto forma di

servizio, nel sistema operativo Windows 2000 pertanto non comparirà tra le applicazioni installate.

Si procedera’ quindi con il kit di installazione del software di firma, composto da più file,

indicati nella tabella che segue.


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Quelli specificati al punto 2 sono alternativi tra loro e dipendono dal tipo di lettore di cui si è in

possesso. Consultate le istruzioni per l’installazione del lettore in vostro possesso.

Nome

Versione

del

dimensione

del file

Descrizione

1

scbase.exe

1.0

10/2000

757.416 bytes

Microsoft Smart Card Base Components è il

software che gestisce e controlla l'accesso ad una

smart-card.

2a

instDriverIPM.zip

2.04

03/2001

2.248.031 bytes

Driver per i lettori/scrittori di smart card mod.

miniLector RS232 della IPM Group.

2b

R7200606.exe

00606

10/2000

1.143.265 bytes

Driver per i lettori/scrittori di smart-card mod.

Reflex 72 della Schlumberger.

2c

gem410.zip

1.0

02/2001

1.629088 bytes

Driver per i lettori/scrittori di smart-card mod.

410 della GemPlus.

4

Dike.exe

1.2.4

04/2001

4.092.949 bytes

Software InfoCamere per la firma digitale.

La sequenza ottimale di installazione dei vari file è quella presentata nella tabella.

Importante: prima di procedere con l’installazione dei file, e’ necessario aver installato il lettore

di smart card seguendo le istruzioni specifiche per ciascun modello.

Attenzione: il file scbase.exe, che gestisce e controlla l'accesso ad una smart-card, va installato sul

proprio computer esclusivamente se richiesto in maniera esplicita dalla procedura di installazione

del lettore di cui si è in possesso.

I passi successivi consistono nell’installazione del software di dialogo con la smart card e del

software di firma DìKe.


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5.3 Come installare DìKe

Per concludere il processo di installazione del kit di firma occorre procedere con l’installazione di

DìKe.

• Chiudere le eventuali applicazioni attive su Windows con esclusione del browser (Explorer,

versione 4 o successiva) che ci servirà per contattare il sito dell’Ente Certificatore

all’indirizzo www.card.infocamere.it/software.

• Localizzare l’indicazione Procedura per l'installazione del software di firma >

Procedura per l'installazione di DíKe.

• Ciccare sul nome del file (DìKe.exe ) per accedere ad una pagina all’interno della quale

occorrerà registrarsi come utenti del software di firma. I dati obbligatori sono rappresentati

dal cognome, dal nome e dall’indirizzo di posta elettronica; serviranno all’Ente Certificatore

InfoCamere per contattare via e-mail gli interessati nell’eventualità di aggiornamenti del

software stesso.

• Cliccare sul pulsante Registra permetterà di salvare i dati inseriti e farà comparire un’icona

sulla quale cliccare per eseguire il download del file all’interno di una cartella “d'appoggio”

(denominata “2”) appositamente creata sul proprio disco rigido.

• Dopo aver aperto la cartella di appoggio 3, avviare il programma di installazione guidata

con un doppio clic sull’icona del file DìKe.exe.

• Vengono proposte le condizioni di fornitura del software di firma. Si consiglia di prenderne

visione, ricordando che per procedere con l’installazione è necessario accettare i termini

della licenza. In caso di risposta affermativa ed accettazione delle condizioni dare un clic sul

pulsante SI.

• Il programma di installazione indica quale sarà la destinazione del software DìKe una volta

residente sul proprio computer. Si consiglia di non alterare il percorso suggerito e di

procedere con l’installazione con un clic sul pulsante Avanti.


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• Cliccare sul pulsante Fine che comparira’ in un messaggio a conclusione della procedura di

corretta installazione. Il software che gestisce il modulo PKCS#11(DiKe) e’ installato..

• Per verificare la corretta installazione del modulo ricorrere alla sequenza di comandi Avvio

> Impostazioni > Pannello di Controllo > Installazione Applicazioni e verificare che, tra

le altre voci, sia presente: DìKe.

• L’icona del software DìKe viene automaticamente posizionata sul desktop del proprio

computer. Per verificare il corretto funzionamento di tutte le componenti installate finora,

lanciare il software di firma DiKe con un doppio clic. Selezionare la funzione di verifica che

DìKe mette a disposizione attraverso la sequenza di comandi Strumenti > Verifica Smart

Card.

• A questo punto DìKe richiede di inserire la smart card nel lettore e digitare il PIN personale

– il codice di accesso segreto - che ne consente l’attivazione. Dopo aver inserito il PIN,

ciccare sul pulsante OK per avviare il processo di verifica della smart card.

• Il messaggio CARTA SUPPORTATA conferma il perfetto funzionamento del kit completo

di software installati.


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6. Come si firma un documento informatico?

Per firmare digitalmente un documento occorre innanzitutto avere a disposizione un dispositivo di

firma (smart card) con il certificato di sottoscrizione rilasciato da InfoCamere ed un lettore di smart

card.

Inoltre bisogna aver provveduto ad installare sul proprio computer il sofware che permette al lettore

di dialogare con il PC, quello che permette di leggere la smart card ed infine il software di firma

DìKe (illustrate poco sopra).

Per procedere alla firma del documento:

• Avviare DiKe (doppio click sull’icona presente sul desktop)

• Visualizzare il documento da firmare. Per farlo, cliccare sul menu e ricorrere alla sequenza

di comandi File > Apri.

• Selezionare la cartella all’interno della quale il documento è stato salvato, quindi

evidenziarlo e cliccare sul pulsante OK.

Attenzione: i documenti informatici dei quali è consentita la firma sono quelli elencati nella

figura: si tratta di documenti con estensione .doc, .rtf, .txt, .pdf, .tif, .htm, .xls.

• Il testo del documento è ora visualizzato

• Utilizzando la sequenza di comandi Modifica > Firma si procede con l’operazione di firma

del documento.

• DìKe propone ora di salvare il documento che sta per essere firmato. Selezionando una delle

cartelle disponibili sul proprio computer sarà possibile salvarlo all’interno di una cartella.

• Inserire la smart card nel lettore e digitare il PIN personale – il codice di accesso segreto -

che ne consente l’attivazione.

• Ciccare sul pulsante OK per avviare il processo di firma del documento informatico.

Il processo di firma è in corso: occorreranno pochi secondi.


Il documento è stato firmato.

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DìKe comunica che l’operazione di firma si è conclusa positivamente e fornisce il nome del

documento firmato: come si può notare il documento ha conservato nome ed estensioni originali ai

quali è stata aggiunta l’ulteriore estensione .p7m che contraddistingue i documenti contenenti una

firma digitale. L’estensione .p7m corrisponde allo standard riconosciuto ed ammesso dal legislatore.

DìKe propone i dati del firmatario, così come compariranno al momento della verifica.

Il messaggio verifica completata correttamente indica che l’operazione di verifica è andata a buon

fine, cioè che il documento è integro, che è stato possibile rilevare la presenza dei dati identificativi

del firmatario e che il certificato digitale a questi rilasciato è valido.

• Eventuali problemi saranno segnalati da un codice di errore la cui corretta interpretazione

sarà possibile utilizzando la sequenza di comandi Guida > Come fare per… >

Interpretare un codice di errore. Per chiudere questa finestra cliccare sul pulsante OK.

Il processo di firma del documento è terminato. Adesso nella cartella Documenti Firmati è

presente anche il documento firmato.

Se si volesse procedere con l’apposizione di un’ulteriore firma da parte di un secondo firmatario

sullo stesso documento, occorrerà selezionare il documento prova.doc.p7m ripetendo le operazioni

descritte. Una volta concluse le operazione di firma è necessario chiudere questa finestra di lavoro

cliccando sul pulsante Annulla e successivamente chiudere il programma con la sequenza di

comandi File > Esci.


16

7. Come si verifica la firma associata ad un documento?

Per verificare la validità di una firma associata ad un documento informatico occorre innanzitutto

aver provveduto ad installare sul proprio computer il software DìKe.

Una volta concluse correttamente queste operazioni, sarà possibile procedere con la verifica della

firma del documento avviando DìKe con un doppio clic sull’icona presente sul desktop al termine

dell’installazione del programma.

• Aprire il documento, ricorrendo alla sequenza di comandi File > Apri.

• Selezionare la cartella all’interno della quale il documento firmato è stato precedentemente

salvato, quindi evidenziarlo e cliccare sul pulsante OK.

Come si può notare il testo del documento firmato viene proposto, in sola lettura, anche con il

programma che lo ha generato: questa funzione permette la stampa del testo del documento.

DìKe propone i dati del firmatario: cognome, nome, codice fiscale, Identificativo Univoco Titolare

attribuito dall’Ente Certificatore al momento del rilascio della smart card, data di nascita, Ente

Certificatore, Ufficio di Registrazione che ha rilasciato la smart card. Il messaggio verifica

completata correttamente indica che l’operazione di verifica è andata a buon fine, cioè che il

documento è integro, che è stato possibile rilevare la presenza dei dati identificativi del firmatario e

che il certificato digitale a questi rilasciato è valido.

• Eventuali problemi saranno segnalati da un codice di errore la cui corretta interpretazione

sarà possibile utilizzando la sequenza di comandi Guida > Come fare per… >

Interpretare un codice di errore.

Il processo di verifica del documento firmato è terminato.

Se si volesse procedere con l’apposizione di una firma da parte di un secondo firmatario sullo stesso

documento, occorrerà selezionare il documento prova.doc.p7m ripetendo le operazioni descritte ne

paragrafo 6. (Come si firma un documento informatico?). ________________________________________________________________________________________________________ Elaborato dall’Ufficio del Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Roma e dall’Azienda Speciale Promonet, con la consulenza tecnica della Società InfoCamere s.c.p.a..

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Per chiudere il programma ricorrere alla sequenza di comandi File > Esci.

Esiste anche una seconda possibilità di verifica della firma digitale associata ad un documento che

prevede di poter operare direttamente sul file: se è stato salvato all’interno di una cartella del

proprio computer sarà sufficiente un doppio clic per avviare il processo di verifica mentre, se è

associato ad un messaggio di posta elettronica, occorrerà utilizzare l’apposita funzione messa a

disposizione dal browser per chiederne l’apertura.

In entrambi i casi, la risposta del sistema sarà costituita da una finestra all’interno della quale

compariranno i dati del firmatario e l’esito della verifica.

Un clic sul pulsante OK permetterà di salvare il file attribuendogli l’estensione del programma con

il quale è stato originariamente scritto.

Il salvataggio riguarderà esclusivamente il testo del file e non i dati relativi alla firma digitale,

pertanto potrà essere utilizzato come documento di lavoro, rinominato e salvato.

Attenzione:la verifica della firma digitale associata al documento informatico potrebbe essere, nel

caso di assenza di collegamento ad Internet, una verifica effettuata in modalità off-line. Per avere la

garanzia che il certificato digitale rilasciato al firmatario sia in corso di validità ovvero non sia stato

revocato o sospeso occorrerà contattare il sito Internet dell'ente Certificatore InfoCamere

all'indirizzo http://www.card.infocamere.it/ricerca.htm e procedere con una verifica del certificato.

7.1 Come si verifica la firma associata ad un documento se non è installato DìKe?

Anche in questo caso esiste la possibilità di verificare la firma associata al documento e di prendere

visione del suo contenuto. Per procedere occorrerà contattare il sito Internet dell'Ente Certificatore

InfoCamere all'indirizzo http://www.card.infocamere.it/verifica/verifirm.htm.

Attenzione: è possibile procedere con la verifica della firma solo se i documenti sono stati

sottoscritti con DìKe o con software compatibile.


http://www.card.infocamere.it/verifica/verifirm.htm

http://www.card.infocamere.it/verifica/verifirm.htm

18

• Cliccare sul pulsante Browse per rintracciare il documento e selezionarlo. Il file può essere

recuperato da uno qualsiasi dei supporti hardware disponibili sul proprio computer: da disco

rigido (“C”), da floppy (“A”) o da cd rom (“D”).

• Cliccare sul pulsante Apri per visualizzare il percorso completo della localizzazione del

documento così che la funzione di verifica disponibile sul sito possa funzionare

correttamente.

• Ciccare sul pulsante Verifica per attivare questa funzione.

I risultati del processo di verifica vengono visualizzati immediatamente insieme ad una tabella

riepilogativa nella quale sono evidenziate informazioni relative a: validità della firma, data di

scadenza del certificato, estremi del firmatario, Ente Certificatore, eventuali note esplicative.

Eventuali problemi riscontrati dal sistema nel processo di verifica della firma associata al

documento vengono evidenziati con un codice di errore nel campo Note della tabella riepilogativa.

Sarà sufficiente cliccare sul pulsante Aiuto per decodificare correttamente il messaggio di errore.

• Cliccare su Visualizza il documento verificato (comando visualizzabile utilizzando la

piccola barra di scorrimento posta in basso a destra sullo schermo) per leggere il testo del

documento.

Se invece si dovesse optare per il salvataggio, il sistema proporrà un nome convenzionale per il file

che si intende salvare attribuendo a questo l’estensione propria del programma di visualizzazione

utilizzato (ad esempio “verifirm10960.doc”). Il documento potrà essere salvato in una qualsiasi

cartella disponibile sul proprio computer, sarà possibile rinominarlo ed utilizzarlo come documento

di lavoro. Il processo di salvataggio, infatti, riguarda esclusivamente il testo del file e non i dati

relativi alla firma digitale.


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Utilizzando questa funzione messa a disposizione dall’Ente Certificatore InfoCamere, viene

rispettato quanto indicato dalla normativa sull’uso della firma digitale. In pratica, sia gli utenti di

altri Enti Certificatori sia i cittadini sprovvisti totalmente di software necessario per firmare e/o

verificare file firmati digitalmente, vengono messi nelle condizioni di poter verificare gli estremi del

firmatario, l’integrità del documento firmato, la validità del certificato e prendere visione del

contenuto del documento firmato.

8. Le modalità di inoltro della pratica

Per la trasmissione per via telematica delle domande/denunce al Registro delle Imprese e REA,

compreso quindi l’assolvimento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria, dovrà essere

utilizzata l’infrastruttura telematica di trasmissione realizzata da Infocamere e denominata

“Telemaco”. Ad essa si accede o attraverso i soggetti distributori di Infocamere oppure direttamente

tramite la convenzione denominata “Telemaco Telepay” (vedi il sito della Camera di Commercio

www.rm.camcom.it).

Esso è infatti l’unico sistema che assicura l’avvenuta consegna della documentazione informatica ai

sensi dell’art. 14 del D.P.R. 445/2000, ed e’ parificato alla trasmissione per plico raccomandato,

come previsto dall’art. 15 del D.P.R. 581/95.

Solo questa modalità di trasmissione rappresenta il canale di assoluta sicurezza per l’inoltro

telematico delle pratiche.

Non è ricevibile, e quindi si ha come non presentata, l’istanza inviata utilizzando altri e diversi

sistemi di posta elettronica.

Qualora il soggetto convenzionato con il sistema Telemaco sia diverso da quello legittimato alla

presentazione della domanda/denuncia al Registro delle Imprese ed al REA, è necessario che la

pratica informatica sia sottoscritta digitalmente anche da tale soggetto che provvede alla

trasmissione telematica.



20

Ovviamente, in questi casi l’obbligato al deposito dovrà delegare l’intermediario che provvede alla

trasmissione e che è convenzionato con il collegamento telematico anche ai fini della

domiciliazione delle eventuali corrispondenze inerenti alla pratica stessa. Tale sistema di deleghe è

riassunto, con appositi codici, nella distinta Fedra.

Importante: per il deposito dei documenti per via telematica tramite il sistema di trasmissione

"Telemaco" occorre:

1. Possedere l'abilitazione alla trasmissione telematica con il sistema Telemaco, che può essere

richiesta alla Camera di Commercio o ad una delle organizzazioni o associazioni convenzionate

e più avanti elencate.

2. Aver installato il software Fedra versione 5.5 o superiori (gratuito e distribuito da InfoCamere,

sul sito web.telemaco.infocamere.it), o programma analogo compatibile con le specifiche

tecniche pubblicate sul sito Internet (v. punto di riferimento).

3. Disporre di programmi per la conversione di documenti in formato Tif, oppure Pdf. Per

questi Infocamere rende disponibili sul proprio sito alcune componenti gratuite.

4. Aver installato il toolkit (lettore e driver) di firma digitale Dike versione 1.2.x (gratuito e

distribuito da Infocamere www.card.infocamere.it).

5. Disporre di un dispositivo di firma digitale (smart card) con certificato di sottoscrizione per

apporre la firma digitale rilasciato da uno degli enti certificatori iscritti nell'elenco tenuto

dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione e pubblicato all'indirizzo Internet:

http://www.aipa.it

Punto di accesso a Telemaco: https://www.telemaco.infocamere.it.

Customer care 840505040 per assistenza on-line

Punto informativo, di distribuzione del software, dei manuali di istruzioni, delle specifiche

tecniche e di ogni altra informazione è il sito Internet: http://web.telemaco.infocamere.it.


http://www.aipa.it/

https://www.telemaco.infocamere.it/

http://web.telemaco.infocamere.it/

21

9. Le modalità relative a imposta di bollo, diritto di segreteria, diritto annuale.

a) Imposta di bollo

L’imposta di bollo viene versata alla Camera di Commercio di Roma dai soggetti obbligati sulla

base dell’autorizzazione del Ministero delle Finanze – Dip. delle Entrate – Ufficio delle Entrate di

Roma n. 103908/76 del 6.12.2001.

Pertanto ciascun atto che per sua natura sia soggetto all’imposta sia esso predisposto in originale o

copia autentica informatica, dovrà indicare, preferibilmente in apertura o in chiusura (se trattasi di

copia autentica), la seguente dicitura, che deve essere apposta sia sull’atto sia compilando gli

appositi riquadri previsti dal programma Fedra:

“Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di Roma

autorizzata con prov. Prot. n. 204354/01 del 6.12.2001 del Ministero delle Finanze – Dip. Delle

Entrate – Ufficio delle Entrate di Roma”.

Resta inteso che, qualora l’atto vada depositato presso altra CCIAA, gli estremi di autorizzazione

devono essere quelli relativi alla Camera di destinazione che introita l’imposta. Tali estremi sono

rinvenibili al sito web.telemaco.infocamere.it e in Fedra direttamente nel programma stesso.

Resta inoltre inteso che qualora il notaio sia stato autorizzato esso stesso al pagamento del bollo in

modo virtuale tramite apposita autorizzazione del Ministero delle Finanze potrà utilizzare tale

autorizzazione per il pagamento del bollo. Sarà sufficiente indicare nella configurazione o nelle

modalità di presentazione con Fedra e nelle copie conformi degli atti il numero di autorizzazione e

l’avvenuto pagamento dell’imposta in tale forma.

b) Pagamento dei bolli e del diritto di segreteria

Il pagamento degli oneri e dei tributi legati alla pratica telematica può essere assolto, secondo la

convenzione stipulata, attraverso una delle seguenti modalità:


22

Prepagato: l’utente versa in anticipo sul conto infruttifero della Camera o su un conto anticipi

alimentato con carta di credito (servizio Telepay) un ammontare definito secondo convenienza che

viene decrementato ad ogni operazioni di protocollo degli importi dovuti per diritti di segreteria e

bolli.

Postpagato: la richiesta di pagamento è avviata all’apertura di un protocollo: l’ammontare

complessivo dovuto per una pratica, o per tutte le pratiche in un'unica voce, è comunicato a fine

giornata da InfoCamere alla Banca del cliente eseguendo una operazione di incasso crediti. Il

pagamento avviene tramite R.I.D. (per il quale è necessario che il cliente autorizzi la propria Banca

all’addebito in conto degli importi) o fattura posticipata.

Occorrenza: il pagamento è contestuale alla preparazione della pratica e precede la spedizione

telematica: si procede al versamento registrando nel sistema informatico di trasporto gli estremi

identificativi della pratica, la causale, il numero totale di bolli e l’importo del diritto dovuto. Il

calcolo dell’ammontare complessivo dovuto per diritti e bolli è eseguito dal mittente, che specifica

il corrispettivo per ogni singola voce. Lo strumento di pagamento individuato è la carta di credito

impiegata.

c) Il diritto annuale

Come è noto, la legge di riforma del diritto annuale ed i regolamenti di attuazione hanno previsto

che lo stesso diritto vada versato contestualmente alla presentazione dell’istanza di iscrizione

dell’impresa nel registro delle imprese.

Il pagamento può essere effettuato con due modalità nel caso di invio degli atti per via telematica:

• direttamente tramite il sistema Telemaco;

• oppure allegando alla pratica la copia informatica scannerizzata in formato .pdf del modello

F24 utilizzato per il pagamento del diritto annuale con apposizione della firma digitale del

depositante.


23

Medesimi adempimenti sono richiesti, in alternativa, anche nel caso di apertura di unità locali ed

iscrizione di ditta individuale.

10. Imposta di Registro

Per quanto riguarda gli atti cui il notaio è tenuto al deposito a norma di legge, non è necessario ai

fini della ricevibilità o dell’istruttoria acquisire informazioni circa la registrazione dell’atto.

Per tutti gli altri tipi di atti, se soggetti a registrazione, sarà necessario che nell’originale o copia

informatica siano riportati tutti gli estremi di registrazione (data, numero, importo).

E’ consentito, comunque, qualora al deposito provveda il notaio, che lo stesso indichi anche la sola

data di registrazione, qualora il numero non sia stato attribuito in tempo utile.


24

11. Atti Costitutivi

distinta Fedra, riportante gli estremi dell’autorizzazione dell’imposta di bollo (v. pg. 22),

sottoscritta dal notaio o da un amministratore, attraverso il dispositivo di firma digitale e,

contenente la visura a quadri, compilata nei modelli S1, intercalari P, intercalare S previsto

per le società di capitali relativo all’elenco dei soci. Gli amministratori devono firmare al

fine dell’iscrizione della nomina la distinta utilizzando il dispositivo di firma digitale o, in

alternativa, scannerizzare il modello firme allegato alla distinta ed i relativi documenti di

identità. Nel caso di autentica delle firme da parte del notaio, la distinta deve essere inviata

con la firma digitale del notaio che ha redatto l’atto.

•

In alternativa alle suddette modalità, solo nel caso in cui tutti gli amministratori siano presenti al

momento della stipula dell’atto, è possibile inserire nell’atto stesso una dichiarazione con la quale

gli amministratori accettano la nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di

ineleggibilità o di decadenza e delegano il notaio all’iscrizione della stessa presso il registro delle

imprese. La formula da inserire è la seguente:

“Gli amministratori dichiarano che a loro carico non sussistono cause di ineleggibilità o di

decadenza, chiedono ai sensi dell’articolo 2383, quarto comma, del codice civile l’iscrizione della

propria nomina, delegando ad espletare l’adempimento il notaio ……”.

Per la dichiarazione delle cause di ineleggibilità utilizzare la codifica (titolo) prevista nel modello

firme allegato alla distinta

Medesima procedura può essere attuata anche per la nomina del collegio sindacale. Se presenti in

assemblea al momento della stipula dell’atto, è possibile inserire nell’atto stesso una dichiarazione

con la quale i sindaci accettano la nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di




25

“I sindaci chiedono ai sensi dell’articolo 2400, quarto comma, del codice civile l’iscrizione della

propria nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di ineleggibilità o di decadenza,

delegando ad espletare l’adempimento il notaio ……”.

Se depositato per atto pubblico:

n. 1 copia scannerizzata dell’atto costitutivo (e statuto) redatto per atto pubblico. Il

dispositivo di firma digitale del notaio, associato all’atto, ne attesta l’autenticità;

•

•

•

•

Se depositato per scrittura privata autenticata:

n. 1 copia scannerizzata dell’atto costitutivo (e statuto) redatto per scrittura privata, con le

sottoscrizioni autenticate dal notaio. Il dispositivo di firma digitale del notaio, associato

all’atto, ne attesta l’autenticità; o, in alternativa, copia informatica del documento la cui

conformità all’originale è attestata dal dispositivo di firma digitale del notaio

per le sole società di capitali, n. 1 copia scannerizzata, trasmessa attraverso il dispositivo di

firma digitale del notaio, comprovante l’avvenuto versamento dei tre decimi del capitale. Per

i conferimenti di beni in natura o di crediti va presentata la relazione indicata nell’art. 2343

del c.c.; o, in alternativa, dichiarazione del notaio inserita nell’atto costitutivo con la quale

attesta che i soci hanno esibito allo stesso la ricevuta comprovante l’avvenuto versamento

dei decimi. L’adempimento non è dovuto per le S.r.l. unipersonali che sono tenute al

versamento totale.

12. Verbali di Assemblea Straordinaria (Atti Pubblici)


sottoscritta dal notaio, attraverso il dispositivo di firma digitale, contenente la visura a

quadri, compilata nel modello S2-S3, intercalari P, intercalare S relativo all’elenco dei soci.

Nel solo caso in cui l’assemblea straordinaria preveda la delibera di atti di ordinaria

amministrazione, gli amministratori devono firmare al fine dell’iscrizione della nomina la


26

distinta, utilizzando il dispositivo di firma digitale o, in alternativa, scannerizzare il foglio

delle firme allegato alla distinta ed i relativi documenti di identità. Nel caso di autentica

delle firme da parte del notaio, la distinta deve essere inviata con la firma digitale del notaio

che ha redatto l’atto.

Nell’ipotesi in cui tutti gli amministratori siano presenti al momento della stipula dell’atto, è

possibile inserire nell’atto stesso una dichiarazione con la quale gli amministratori accettano la

nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di ineleggibilità o di decadenza e

delegano il notaio all’iscrizione della stessa presso il registro delle imprese. La formula da inserire è

la seguente:

“Gli amministratori dichiarano che a loro carico non sussistono cause di ineleggibilità o di

decadenza, chiedono ai sensi dell’articolo 2383, quarto comma, del codice civile l’iscrizione della

propria nomina, delegando ad espletare l’adempimento il notaio ……”.

Per la dichiarazione delle cause di ineleggibilità utilizzare la codifica (titolo) prevista nel modello

firme allegato alla distinta.

Medesima procedura può essere attuata anche per la nomina del collegio sindacale. Se presenti in

assemblea. al momento della stipula dell’atto, è possibile inserire nell’atto stesso una dichiarazione

con la quale i sindaci accettano la nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di



“I sindaci chiedono ai sensi dell’articolo 2400, quarto comma, del codice civile l’iscrizione della

propria nomina, dichiarano che a loro carico non sussistono cause di ineleggibilità o di decadenza,

delegando ad espletare l’adempimento il notaio ……”.

n. 1 copia scannerizzata dell’atto (e statuto). Il dispositivo di firma digitale del notaio,

associato all’atto, ne attesta l’autenticità;

•


27

13. Atto modificativo dei Patti Sociali


sottoscritta dal notaio o da un amministratore, attraverso il dispositivo di firma digitale e,

contenente la visura a quadri, compilata nel modello S2-S3, intercalari P.

•

•

•

•

•

n. 1 copia scannerizzata dell’atto redatto per scrittura privata, con le sottoscrizioni

autenticate dal notaio. Il dispositivo di firma digitale del notaio, associato all’atto, ne attesta

l’autenticità; o, in alternativa, copia informatica del documento la cui conformità

all’originale è attestata dal dispositivo di firma digitale del notaio

14. Il deposito degli atti inerenti la Legge N. 310/1993

Per ciò che concerne gli atti di cessione d’azienda o di quote sociali delle società a

responsabilità limitata, la legge n. 310/1993 ha stabilito che unico soggetto obbligato al

deposito è il notaio. Pertanto, va inviata una copia conforme informatica dell’atto

(indipendentemente dal fatto che l’atto sia o meno a raccolta in quanto nel secondo caso

scatta la validità dell’articolo 20 comma 3 del DPR n. 445/2000 che sancisce che le copie su

supporto informatico di documenti originariamente su supporto cartaceo sostituiscono a tutti

gli effetti di legge gli originali da cui sono tratte).

distinta Fedra, sottoscritta dal notaio, attraverso il dispositivo di firma digitale, contenente la

visura a quadri, compilata nel modello S6-TA (in bollo - v. pg. 22).

In alternativa, l’atto può essere redatto su supporto esclusivamente informatico e firmato con firma

digitale del notaio per l’inoltro della pratica al registro delle imprese.

15. Trasferimento quote “mortis causa”


sottoscritta da tutti gli eredi o tutti i legatari, attraverso il dispositivo di firma digitale o, in


28

alternativa sottoscritta digitalmente da almeno uno degli eredi e recante le firme autografe

degli altri allegando copie dei relativi documenti di identità. Qualora la distinta sia

sottoscritta da un solo erede o legatario, occorre indicare, nel quadro note della visura a

quadri, l’ordine degli eredi o legatari.

n. 1 certificato di morte, scannerizzato con apposizione della firma digitale, ovvero

dichiarazione resa nelle note della visura a quadri da parte degli eredi.

•

•

•

n. 1 copia informatica del testamento (o della sua pubblicazione) se esiste, la cui conformità

all’originale è attestata dall’apposizione della firma digitale del notaio.

16. Scritture private non autenticate (verbale AO, verbale cda)

La domanda di iscrizione della nomina degli amministratori si configura nella legge (art. 2383 c.c.)

come domanda individuale di ciascun amministratore nominato. Ne consegue la necessità per ogni

amministratore di disporre di un dispositivo di firma digitale per adempiere a quanto richiesto dalla

normativa. In alternativa, la sottoscrizione digitale potrà essere effettuata da un solo soggetto

obbligato, a condizione che ciascun amministratore nominato rilasci una procura speciale avente per

oggetto il potere di agire in nome e per conto del rappresentato esclusivamente nell’ambito del

singolo procedimento di iscrizione della nomina nei confronti dell’ufficio del Registro delle

Imprese. Il compimento di tale atto non rientra tra i c.d. “atti personalissimi” che possono essere

svolti dall’interessato e non ammettono procura.


sottoscritta dagli amministratori attraverso il dispositivo di firma digitale e contenente la

visura a quadri, compilata nei modelli S2-S3, intercalari P. In alternativa, ciascun

amministratore conferisce procura speciale (con apposita dichiarazione nella distinta) al

soggetto firmatario, inviando il modello firme, allegato alla distinta, scannerizzato ed i

relativi documenti di identità. Il soggetto sprovvisto di dispositivo di firma digitale dovrà,


29

pertanto, apporre la propria firma autografa, sulla distinta, due volte e, precisamente una

volta al fine di sottoscrivere la domanda di iscrizione della propria nomina ed una seconda

volta al fine di conferire procura speciale al soggetto legittimato che sottoscrive la domanda

con firma digitale.

n. 1 copia , o riproduzione per estratto, informatica la cui conformità all’originale è attestata

dal dispositivo di firma digitale del notaio.

•

17. Il deposito del bilancio e dell’elenco soci

I documenti da depositare per il deposito del bilancio (copia del bilancio, relazioni a corredo,

verbale di assemblea ed elenco dei soci nel caso di variazione), non dovendo possedere carattere di

originali con firme autenticate o di copia autentiche ne di estratti in forma autentica, possono essere

validamente rappresentati da documenti digitali conformi ai documenti analogici trascritti e

sottoscritti sui libri sociali.

I documenti digitali conformi devono essere prodotti con procedimento tecnico che dia garanzia

della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali; tale procedimento potrà

consistere sia nella memorizzazione digitale dell’immagine del documento originale, sia nella

riproduzione su file (formato PDF o TIF) del contenuto trascritto nei documenti originali (in questo

caso il documento digitale deve riportare, in luogo delle sottoscrizioni autografe, le indicazioni dei

nominativi e della qualifica dei sottoscrittori e della data di sottoscrizione dell’originale cartaceo).

A ogni documento digitale conforme dovrà essere aggiunta o scritta in calce la seguente

dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi e per gli effetti degli artt. 21, comma 1, 38,

comma 2, 47, comma 3 e 76 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445;

e successive integrazioni e modificazioni:

“il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello

trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società”.(In alternativa tale conformità potrà essere


30

indicata tramite inserimento della codifica (titolo) “F” nella distinta con apposizione della firma

digitale).

Nel caso il verbale di assemblea per l’ approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e

sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in

calce, al relativo documento digitale, sarà integrata come segue:

“…e che ne è stata effettuata la registrazione presso l’ufficio delle Entrate di…………in

data………al numero……”.

A ciascuno dei predetti documenti informatici l’amministratore appone la propria firma digitale. I

documenti così ottenuti sono l’oggetto dell’invio telematico.

18. Le denunce REA delle società e le iscrizioni delle ditte individuali

18.1 Denunce REA

distinta Fedra, sottoscritta da un amministratore attraverso il dispositivo di firma digitale e

contenente la visura a quadri compilata, a seconda dei casi, nei modelli S5, UL, intercalari P.

•

•

18.2 Iscrizioni Ditte Individuali


sottoscritta dal titolare attraverso il dispositivo di firma digitale e contenente la visura a

quadri compilata, a seconda dei casi, nei modelli I1, I2, UL, intercalari P.

Per quanto riguarda le attività, sia per le società che per le ditte individuali, laddove è necessario

l’invio di allegati (autoriparazione, impiantistica, imprese di pulizia, commercio al dettaglio e

all’ingrosso, agenti e rappresentanti), gli stessi dovranno essere scannerizzati e firmati digitalmente

dall’amministratore o dal titolare.

N.B.: per ognuno dei casi sopraindicati (da § 11 a § 18), l’invio tramite soggetto terzo dovrà

essere effettuato attraverso l’apposizione della firma digitale dell’intermediario autorizzato

alla spedizione.


31

Si rammenta che, per quanto attiene alle informazioni inerenti le modalità di deposito distinte

per tipologia di impresa, è possibile consultare il sito della Camera www.rm.camcom.it

19. Codifica degli atti

Il codice A01 indica l'atto costitutivo e deve essere impiegato per le costituzioni di società (di

qualunque tipo), enti commerciali e consorzi.

Per le sole società di capitali e le cooperative la nomina degli amministratori presentata insieme

all’atto costitutivo, deve essere classificata anche con il codice A06; stessa regola vale anche per la

nomina di un amministratore delegato in sede di costituzione o da parte dell’assemblea.

Per le società di capitali e le cooperative la nomina dei sindaci effettuata con l’atto costitutivo deve

essere classificata anche con il codice A08.

Per i consorzi, le società di persone e i G.e.i.e. si userà sempre e solo il codice A01, considerando

implicita la nomina degli amministratori nell'atto costitutivo (solo A01 senza A06).

Il codice A02 deve essere utilizzato per i casi di trasferimento della sede legale da altra provincia

per le società di persone, di capitali e consorzi.

Il codice A03 va impiegato per i casi di separata istituzione, modifica e cessazione di sede

secondaria (praticamente tutti i casi in cui viene utilizzato il modello SE). La nomina del preposto si

considera compresa nel codice A03.

Il codice A04 deve essere impiegato per gli atti di modifica dell'atto costitutivo e dei patti sociali

relativi a società di persone, consorzi e G.e.i.e. Rientrano in questa classe i casi della cessione di

quote, il recesso soci e la revoca della liquidazione. Per le modifiche degli amministratori delle

società di persone, si usa solo il codice A04.

Il codice A05 contraddistingue tutti i verbali di assemblea straordinaria con cui è modificato l'atto

costitutivo di società di capitali e cooperative, compreso l’atto di revoca della liquidazione e

l’emissione di obbligazioni ad esclusione dello scioglimento.

Il codice A06 indica la nomina e la conferma degli amministratori e va impiegato per tutti gli atti –

atto costitutivo, verbale di assemblea ordinaria, verbale del consiglio di amministrazione - di società


32

di capitali e cooperative, consorzi e G.e.i.e. con cui sono nominati o confermati gli amministratori,

o conferiti poteri amministrativi.

Rientrano in questa classe, ad esempio, la nomina del Presidente e/o del vicepresidente, la

cooptazione amministratori ai sensi dell’art.2386 c.c., la nomina membri del Consiglio direttivo dei

Consorzi e G.e.i.e. (escluso il caso di nomina del Consiglio in sede di costituzione), la richiesta di

iscrizione della nomina di amministratore presentata successivamente all’atto di nomina (con il

deposito del solo modello Intercalare P).

Il codice A07 deve essere utilizzato per la cessazione degli amministratori di società di capitali,

cooperative, consorzi e G.e.i.e., sia quando la cessazione degli amministratori viene comunicata

insieme al verbale di assemblea, che nomina i nuovi amministratori, sia quando viene presentato il

solo modello S2 per la comunicazione di cessazione. Il codice A07 va inoltre utilizzato per la

cessazione parziale delle cariche.

Il codice A08 va impiegato per la nomina, la conferma e la cessazione dei sindaci e dei revisori.

Praticamente deve essere utilizzato in tutti i casi di modifiche interessanti il collegio sindacale, sia

in presenza del verbale di assemblea ordinaria, sia nel caso di comunicazione di cessazione dalla

carica di uno o più sindaci, effettuata con il solo modello S2.

Il codice A09 identifica la nomina dei liquidatori per ogni tipo d'impresa e va utilizzato anche

quando si ha la nomina di un liquidatore in aggiunta o in sostituzione di un precedente,

associandolo al codice A10 per la cessazione dell’altro liquidatore.

Il codice A10 riguarda la modifica dei poteri, la sostituzione e la revoca dei liquidatori; in caso di

sostituzione del liquidatore è necessario che l’atto sia codificato con entrambi i codici A09 (nomina

del nuovo liquidatore) e A10 (per l’atto che dispone la sostituzione del precedente). Questo codice

va utilizzato anche quando viene depositato un atto o un verbale di assemblea straordinaria che

dispone la modifica dei poteri del liquidatore. Nel caso in cui venga revocata la liquidazione, e il

liquidatore diventi amministratore della società o del consorzio, l’atto va codificato con entrambi i

codici A10 e A06 per la nomina alla carica di amministratore (oltre al codice A04 o A05 per

l’evento della revoca liquidazione).


33

Il codice A11 contraddistingue i verbali di consiglio di amministrazione recanti la delega o la

revoca dei poteri. Il verbale del consiglio di amministrazione che nomina il Presidente ed il

Vicepresidente è classificato con il codice A06, se i poteri conferiti sono quelli previsti dallo

statuto, in caso di attribuzione di ulteriori poteri si devono usare i codici A06 e A11.

Il codice A12 è associato agli atti di nomina e revoca di procuratori, sia nel caso di iscrizione di una

procura generale o institoria, sia nel caso di procura speciale, sia per la revoca della procura

(indipendentemente dalla forma con cui questa è comunicata).

Il codice A13 va utilizzato per tutti gli atti relativi allo scioglimento di qualunque tipo di soggetto

indipendentemente dal fatto che venga aperta la fase di liquidazione o venga disposto uno

scioglimento senza liquidazione. Il codice A13 deve essere utilizzato anche per classificare il

verbale del consiglio di amministrazione o la dichiarazione dell'Amministratore unico che accerta il

verificarsi di una causa di scioglimento. Il verbale di assemblea straordinaria che nomina il

liquidatore assume il codice A09.

Il codice A14 va utilizzato per la richiesta di cancellazione dal Registro delle imprese per tutti i tipi

di soggetti. E’ importante notare che questo codice deve essere usato anche per classificare l’atto di

scioglimento e cancellazione senza messa in liquidazione (che quindi sarà contrassegnato da due

codici: A13 e A14).

Il codice A16 indica gli atti relativi a fusioni per tutti i tipi soggetti (progetto, delibera e atto di

fusione).

Il codice A17 indica gli atti relativi a scissioni per tutti i tipi di soggetti (progetto, delibera e atto di

scissione).

Il codice A18 è utilizzato per i trasferimenti di quote per i trasferimenti di quote di S.r.l.; questo

codice si utilizza per tutti i trasferimenti quote indifferentemente se per atto tra vivi o mortis causa e

per tutte le altre iscrizioni nel Registro delle Imprese relative a quote di s.r.l.

Il codice A19 indica le comunicazioni di socio unico e la ricostituzione della pluralità di soci di

S.r.l.


34

Il codice A20 identifica atti e contratti di cessione e trasferimento di azienda.

Il codice A21 contraddistingue le pratiche di vidimazione dei libri e delle scritture d'impresa.

Il codice A22 indica i patti parasociali e deve essere usato per classificare gli atti che riportano i

patti sul diritto di voto nelle società quotate in Borsa.

Il codice A99 è un codice residuale, da utilizzare per identificare tutti quegli atti non altrimenti

classificabili, elencati di seguito a titolo d’esempio non esaustivo:

− Verbale di Assemblea che delibera l’acquisto di beni da soci, amministratori, promotori;

− Verbale del Consiglio di Amministrazione che delibera l’aumento del capitale sociale o la

conversione del capitale in Euro;

− Comunicazione di nomina-conferma-revoca della società di revisione;

− Comunicazione di eseguita sottoscrizione e versamento del capitale sociale;

− Comunicazione offerta azioni in opzioni;

− Comunicazione offerta obbligazioni convertibili;

− Comunicazione avviso conversione anticipata di obbligazioni in azioni;

− Deposito dello Statuto aggiornato;

− Decreto riduzione del capitale per perdite;

− Autorizzazioni ad Incapaci o Inabilitati per la partecipazione a società;

− Nomina del rappresentante comune degli obbligazionisti

− 700: Bilancio

− 710: Bilancio d'esercizio

− 711: Bilancio ordinario d'esercizio

− 712: Bilancio abbreviato d'esercizio

− 713: Bilancio consolidato d'esercizio

− 714: Bilancio d'esercizio della società controllante

− 715: Bilancio d'esercizio della società estera con stabile organizzazione (sede secondaria) in Italia

− 720: Situazione patrimoniale di consorzio

− 730: Bilancio finale di liquidazione

− 506: Comunicazione elenco soci di cooperativa a responsabilità illimitata

− 508: Comunicazione elenco soci di società di capitali


Vademecum per la pratica telematica · consulenza tecnica della Società InfoCamere s.c.p.a.. Si...

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