Piccola guidaper la riduzionedel consumo dicarta negli uffici

VOLTAPAGINA

Assessoratoall’Ambiente

Comune di Firenze

A M B I T O T E R R I T O R I A L E O T T I M A L EP E R L A G E S T I O N E D E I R I F I U T I

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COORDINAMENTO E REALIZZAZIONEProvincia di Firenze – Direzione Ambiente e Gestione rifiutiEmilio Galanti, Lorella Lentucci

Comune di Firenze - Presidenza del ConsiglioSabrina Sezzani

Comune di Firenze – Direzione RifiutiIvo Pizzolli

ATO n.6Sauro Mannucci, Susanna Bava

IMPOSTAZIONE METODOLOGICA E CURA DEI TESTI:Elio Altese, Marta Battaglia, Duccio Bianchi

Stampato su carta riciclata al 100% Certificata Ecolabel

Art direction Marco CapaccioliLayout Roberto Valeri

cdev@cdev.it

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Il 21 aprile 2005 la Provincia, il Comune di Firenze e l’A.T.O. n. 6 hanno siglato un protocol-

lo di intesa per la “Promozione delle attività di prevenzione e minimizzazione della produ-

zione dei rifiuti urbani e riduzione del loro impatto ambientale”. Da questo accordo è sca-

turito il decalogo “Come ti riduco”, una raccolta di azioni e buone pratiche per la riduzione

della produzione dei rifiuti destinata in primo luogo agli enti locali della provincia di

Firenze. L’intento è quello di evidenziare il ruolo fondamentale degli enti locali tanto nell’at-

tuazione di azioni dirette, quanto nella promozione e nel sostegno di progetti per la riduzio-

ne messi a punto e realizzati da parte di altri soggetti del territorio.

La prima scheda progetto contenuta nel decalogo - “Come ti riduco … la carta” - è stata

tradotta in progetto attuativo nel 2007; in primo luogo la Provincia e il Comune di Firenze

l’ATO 6 Rifiuti hanno realizzato un’attività sperimentale di monitoraggio e applicazione di

buone pratiche per l’ottimizzazione dell’uso della carta in alcuni uffici pilota, cui ha fatto

seguito la redazione di apposite “Linee guida per la riduzione dei consumi di carta negli

uffici”. Il progetto è stato successivamente proposto, nell’intento di diffondere gli strumenti

per un approccio virtuoso all’uso della carta anche presso gli altri enti locali del territorio

provinciale, a tutti i Comuni, offrendo il supporto tecnico per l’applicazione dei contenuti

delle Linee guida. Hanno aderito i Comuni di Bagno a Ripoli, Barberino di Mugello, Fiesole,

Figline Valdarno, Greve in Chianti, Reggello, San Casciano in Val di Pesa, Scandicci, Sesto

Fiorentino e il Quartiere n.5 del Comune di Firenze.

Questa piccola guida – prima di una serie che verrà a costituire un “Vademecum dell’uffi-

cio sostenibile” – è un ulteriore strumento per diffondere le buone pratiche per la riduzio-

ne del consumo di carta negli uffici.

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Indice

1 PRESENTAZIONE 6

2 ISTRUZIONI PER L’USO 6

3 PREVENZIONE E RICICLO DELLA CARTA: GLI EFFETTI AMBIENTALI 7

4 LE AZIONI

Scheda 1 Fronte-retro, che passioneCome ridurre la carta utilizzata e risparmiare spazio nell’archiviazione dei documenti 8

Scheda 2 Quanto è grande una pagina?Come sfruttare appieno lo spazio della pagina 10

Scheda 3 Consigli per gli acquisti: c’è carta e cartaCome selezionare le tipologie di carta che rispettano l’ambiente e il tuo lavoro 12

Scheda 4 Consigli per gli acquisti: c’è macchina e macchinaCome selezionare le stampanti e le fotocopiatrici che rispettano l’ambiente e il tuo lavoro 14

Scheda 5 Più bit, meno inchiostroCome il digitale può concorrere alla riduzione dei consumi cartacei 16

Scheda 6 R come riusoCome allungare la vita della carta già utilizzata 17

Scheda 7 Occhio ai numeriCome monitorare i miglioramenti 18

Scheda 8 PassaparolaCome diffondere l’informazione e sensibilizzare verso le buone pratiche 19

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1 PRESENTAZIONE

Il crescente utilizzo dell’informatica negli uffici,anziché contribuire a ridurre i consumi dicarta, ha comportato una crescita del suo

utilizzo e, di conseguenza, dei rifiuti prodotti.Analogamente, tale evoluzione ha portato,insieme all’aumento della produttività, anche unnotevole incremento dei consumi energetici nelleattività di ufficio, con ulteriori conseguenzenegative anche dal punto di vista ambientale.La guida si focalizza sulla riduzione dellaproduzione di rifiuti di carta negli uffici pubblici eprivati, proprio perché è questa tipologia di rifiuti- assieme agli imballaggi - a trainare la crescitadei rifiuti urbani. Minimizzare i rifiuti cartacei èquindi decisivo per minimizzarecomplessivamente i rifiuti.I rifiuti cellulosici costituiscono infatti una dellepiù importanti - se non, ormai, la più importante –componenti dei rifiuti urbani. In particolare, i rifiuticartacei rappresentano di gran lunga la frazionedominante dei rifiuti generati nelle attività diufficio, nel settore terziario e commerciale.Nel periodo 1997-2006 si è registrato unincremento della quantità di carta consumata inItalia di circa il 20%. Nel medesimo periodo iconsumi elettrici nella pubblica amministrazione(esclusa l’illuminazione pubblica), imputabili inbuona parte alle attività di ufficio, mostrano unacrescita di oltre un terzo (36%).Secondo una ricerca pubblicata nel 2006, basatasu interviste a personale di diversi settori delterziario e della Pubblica amministrazione, circail 17% della pagine stampate negli uffici in Italia(circa 115 miliardi) è classificabile comespreco/pagine inutilizzate, per un costocomplessivo stimato di oltre 287 milioni di euro

ed equivalenti a circa 850.000 alberi tagliati.1

Leggere attentamente le...

2 ISTRUZIONI PER L’USO

La guida contiene consigli pratici per ridurreil consumo di carta nelle attività ordinariedegli uffici, basati su una maggiore

efficienza delle procedure di stampa e copia enon su obiettivi poco realistici di sostituzioneintegrale della carta con altri strumenti. È,insomma, un breve prontuario che suggeriscemodalità di acquisto e di utilizzo dei materialicartacei o delle macchine che ne fanno uso,come le stampanti e le fotocopiatrici, in grado diconciliare il contenimento dei consumi, diottimizzare il ricorso alla carta comunqueindispensabile e di semplificare -quandopossibile- le procedure di archiviazione etrasferimento dei dati.È utile in tutti gli uffici, indipendentemente dallefunzioni e dalle attività svolte, ma è destinatoprioritariamente alle strutture preposteall’approvvigionamento di beni e servizi e aquelle responsabili della gestione dei serviziinformatici: le prime, perché possono associareai criteri economici di selezione delle fornitureanche quelli di carattere ambientale; le secondeperché nel determinare la dotazione e leimpostazioni di computer, stampanti efotocopiatori possono fare sistema e semplificarel’impegno di ogni singolo addetto.

http://www.lexmark.it/uncomplicate/pressrelease/home/0,7071,256768_527609_1001935904_it,00.html

http://www.lexmark.fr/vgn/images/portal/Cost%20of%20Printing-%20COUNTRY%20RESULTS.DOC

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Consumi e impatti ambientali sull’intero ciclo di vita: confrontida 100% di materiale primario vergine e 100% di materiale

riciclato per 1 tonn di prodotto

3 PREVENZIONE E RICICLODELLA CARTA: GLI EFFETTIAMBIENTALI

L’uso di carta riciclata consente di ridurre glieffetti ambientali della produzione e dell'usodella carta nell'intero ciclo di vita, in termini

di materia prima, di consumi energetici,emissioni idriche ed emissioni atmosferiche.

L’associazione americana “Environmental DefenseFund” ha reso disponibile sul proprio sito

(http://www.edf.org/papercalculator/index.cfm?action=),

un calcolatore dei consumi imputabili all’utilizzodi vari tipi di carta e per vari gradi di riciclo.

Per produrre una tonnellata di carta dalla cellulosavergine servono circa 26 alberi, 80 metri cubid'acqua e 12.300 kWh di energia contro 0 alberi, 43metri cubi d'acqua e 7.000 kWh di energia elettricanecessari per la produzione di una tonnellata dicarta riciclata.Il consumo energetico corrisponde a quellonecessario per il fabbisogno elettrico di circa 5famiglie medie (carta vergine) e 3 famiglie (cartariciclata), mentre le emissioni di gas serra nell’interociclo di vita corrispondono a quelle emesse daun’auto media che percorre circa 18.000 km (cartavergine) e circa 11.000 km (carta riciclata)

Consumo di legno t 4 -Numero alberi necessari (stima) 26 -Consumo di energia totale kwh 12.309 7.034Consumo elettrico annuo equivalente di una famiglia media numero famiglie circa 5 circa 3Emissioni gas serra ton CO2 equiv 2,8 1,8Km equivalenti percorsi corrispondenti alle emissioni di CO2* km percorsi 17.778 11.190Consumo di acqua m3 80 43

Unità di misura Carta ufficio vergine

Tipo di carta

*Emissioni di CO2 equivalenti alla guida di un'automobile media per il numero di km indicati

Carta ufficio 100%riciclo

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La stampa e la fotocopia in fronte/retroconsentono di dimezzare i consumi di carta erendono più maneggevoli i documenti. I volumi distampa caratteristici degli enti pubblici rendonoconveniente il ricorso a stampanti e fotocopiatricidotate del dispositivo fronte/retro.

Consigli pratici

L’utilizzo delfronte/retro puòessere valutato intermini dipercentuale difacciate stampate ofotocopiate (immagini) attraverso l’utilizzodella funzione

Indicativamente, considera comunque che lastampa o la fotocopia con il 100% di utilizzodel fronte/retro comporta il consumo del 50%di carta rispetto alla stampa su una solafacciata.

Il responsabile deisistemi informaticipuò facilitare ilricorso alla stampadi fronte/retrosettando la funzione inautomatico sulle stampanti eaiutandoti a riconoscere lefunzionalità e il loro impiegoattraverso specifiche istruzioni; questosoprattutto per i fotocopiatori, nei quali ingenere le impostazioni di copia devonoessere inserite volta per volta direttamentedall’operatore.

L’impiego dei dispositivi fronte/retro èdisponibile su molte stampanti ed ègeneralmente di serie sulle stampanti chetrattano grandi volumi (tipicamente > 40 pm).Le unità fronte/retro sono opzionali per lestampanti di minor capacità e comportano inquesto caso costi aggiuntivi. Tipicamente sivaluta che per una stampante con 4.000pagine/mese di uso e un tasso di utilizzodella funzione duplex del 50%, l’acquisto diuna unità fronte/retro consente un risparmiodel 20% nella vita utile della stampante.

Fronte-retro,che passione

Scheda 1

fogli = immagini * tasso_ fronte / retro

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Il luogo comune

Le stampe in fronte-retro sono scomode daleggereSe adeguatamente rilegate le pagine stampatesu entrambe i fronti si sfogliano e consultanocon la stessa praticità delle pagine singole. Sela tua esigenza è prendere appunti puoimodificare il margine della stampa perlasciare maggiore spazio libero dal testo.

Stampare e fotocopiare in fronte-retrorichiede troppo tempoLa stampa in fronte-retro può essereimpostata come modalità standarddirettamente sul tuo computer o sullastampante. Non devi fare niente più chelanciare la stampa, dunque, che parte inautomatico in fronte-retro dal tuo computer oda tutti quelli collegati alla stessa stampante;per esigenze particolari legate a un singolodocumento puoi sempre definiremanualmente impostazioni diverse.

La fotocopia in fronte-retro ha bisogno di unpo’ più di impegno, è vero. Solo alcune dellemacchine più recenti consentonol’impostazione della modalità in manieraanaloga alla maggior parte dellefotocopiatrici; per tutte le altre una guida suipassaggi da seguire ad ogni operazione,magari affissa in corrispondenza dellamacchina, può essere d’aiuto!

È più complicato fotocopiare un documentostampato in fronte-retro che uno stampato suun solo fronteLe macchine fotocopiatrici in dotazione degliuffici pubblici offrono, per la maggior parte,le funzioni di copia con diverse modalità diutilizzo dei fogli consentendo inoltre diimpostare le caratteristiche di stampa dellepagine da fotocopiare. Le impostazionidevono essere fornite in genere tramitedisplay: può essere utile un breve schema diistruzioni da affiggere presso la macchina inmodo da guidare il lavoro dell’operatore.

La modalità fronte-retro causal’inceppamento della stampanteSe la macchina è dotata di dispositivo fronte-retro, è sicuramente in grado di produrrestampe e copie in tale modalità senzaproblemi. Le difficoltà possono essere causatedalla scarsa compatibilità tra la macchina e lacarta utilizzata e possono essere risoltechiedendo informazioni precise al produttore ofornitore della macchina stessa sulla carta dautilizzare o acquistando carta con marchio dicertificazione ecologica, che garantisce lacompatibilità con l’uso del fronte-retro.

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Per la produzione di stampe e copie gli ufficiusano prevalentemente i formati standard A3 eA4. La maggior parte delle stampanti e deifotocopiatori impone un margine laterale distampa piuttosto contenuto (intorno alcentimetro), necessario all’avanzamento delfoglio all’interno della macchina; tutto il restodella pagina è dunque disponibile per testi eimmagini.

Consigli pratici

Puoi avvalerti delle funzioni di combinazionee riduzione, quando possibile, per stamparepiù pagine di un documento sullo stesso latodel foglioUna opportuna gestione delle immagini - sia

in fase di stampa che di copia - consente diridurre il quantitativo di carta usata per lefunzioni di stampa e di copia.

Nelle copie, usando le funzioni di riduzioni (odi combinazione) è possibile copiare duepagine (o 4) in uno stesso foglio. Su un fogliostandard, una riduzione del 35% (cioè al 65%del formato) consente di copiare due paginenello stesso foglio. Alcune fotocopiatrici sonodotate di dispositivi automatici.Anche quando stampi diapositive (ad esempioda PowerPoint di Office o da Impress diOpenoffice), puoi utilizzare la modalità‘Stampati’, in modo da inserire 2-3-4-6diapositive per ogni pagina.

Piccoli accorgimenti e un appropriato utilizzodelle funzioni di editing possono farti

Quanto è grandeuna pagina?

Scheda 2

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recuperare molto spazio. I più comuniprogrammi di scrittura consentono unaagevole modifica della dimensione delcarattere, dell’interlinea del testo, dei marginitra testo e bordo pagina.La cosa più semplice è impostare un modellopredefinito per i documenti ordinari richiestidall’attività dell’ufficio che tenga conto di taleesigenza. Se hai già a disposizione unmodello, chiedi al referente informatico comeottimizzare lo spazio disponibile.

Usa meno possibile la carta prestampata, cheimpone vincoli non modificabili all’uso dellapagina; anche la carta intestata può esserepiù facilmente gestita in formato digitale.

La procedura di stampa prevede larealizzazione di una “anteprima di stampa”: èpossibile così verificare sullo schermol’impaginazione e controllare che l’effetto visivosia quello desiderato prima di dare l’avvio.

Il luogo comune

La carta intestata in formato digitale è didifficile gestione: l’intestazione si ripete intutte le pagine e, soprattutto nelle lettere,risulta difficile distinguere la prima paginadalla secondaCon semplici settaggi è possibiledifferenziare le impostazioni di ciascunapagina di un documento in modo tale chel’intestazione non si riproponga su ciascunlato di un foglio o si ripeta con caratteristichedifferenti. Chiedi come fare al referenteinformatico.

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L’uso di carte certificate e riciclate consente di ridurregli impatti ambientali derivanti dalla produzione edall’uso della carta nell’intero ciclo di vita.

Consigli pratici

Per la normativa italiana è carta riciclata perstampe e copie quella che contiene materialericiclato post-consumo (che non deriva cioèdagli sfridi di produzione) per almeno l’85%del peso; la carta ecologica si definisce conpiù fatica, ma è in genere quella non

sbiancata con cloro (o almeno non con gas dicloro) e prodotta con legno proveniente daforeste gestite secondo criteri di sostenibilità.

Gli enti locali sono obbligati dalla normativanazionale all’acquisto del 30% di carta riciclatarispetto al fabbisogno totale dell’ente locale,limite che la Regione Toscana (L.R. 29/02) haportato al 40%. Il tuo Comune a che punto è?

Sulla confezione della risma sono riportati glieventuali marchi di certificazione ecologicadella carta, che costituiscono un valido aiutoper orientare le scelte di utilizzo e di acquisto.

La carta riciclata ha diversi livelli di bianco,talvolta indicati sulle confezioni e comunquedisponibili presso i produttori o in studi diconfronto come quelli realizzati dalleassociazioni consumatori. Puoi sceglierequello più adeguato in base alle specifichenecessità di stampa e copia.

Consigli per gliacquisti. C’è cartae carta

Scheda 3

Gruppo di Prodotti Carta per copie e carta grafica Carta riciclata Carta grafica e per stampa

Fibre Riciclate e/o provenienti 100% riciclate e almeno 65% Provenienti da foreste a gestioneda foreste a gestione sostenibile di bassa e media qualità sostenibile e/o riciclate

Processo di Non deve essere utilizzato gas di cloro Non deve essere utilizzato cloroné né Non deve essere utilizzato gas di cloroimbianchimento altri agenti sbiancanti difficilmente biodegradabili

Ecolabel europeo Blauer Engel Nordic Swan

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Le carte per stampe e copie hanno spessori epesi differenziati. La carta più diffusa pesa80 g/m2, ma la quasi totalità delle stampantie delle fotocopiatrici è omologata per carte digrammatura 60 g/m2, il cui impiego consenteun risparmio del 25%. Stampando in fronte-retro si ottiene già un elevato risparmio dicarta: puoi allora acquistare e utilizzare cartecon grammature superiori (ad es. 90 g/m2)che sostengono meglio la stampa suentrambe le facciate.

Il luogo comune

La carta riciclata causa l’inceppamento dellastampanteLe carte riciclate presentano un grado di

Fonte:Altroconsumon.162/2003

liscio inferiore alle carte bianche, ma deltutto accettabile per gli usi ordinari, e unapolverosità effettivamente maggiore macomunque non dannosa per macchinesottoposte a regolare manutenzione e pulizia.Verificare la compatibilità delle macchine conla carta riciclata prima di acquistarle puòprevenire eventuali problemi.

La carta riciclata non è adeguata per lastampa a coloriTra i gradi di bianco disponibili -solitamentevariabili tra 70% e 85%- quelli più elevatinon alterano i colori. La carta riciclatapresenta inoltre una buona opacità,comparabile o superiore a quella delle cartebianche, che facilita la stampa a colori e infronte/retro.

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Il numero e la tipologia di apparecchiaturestampanti e fotocopiatrici presenti negli ufficispesso non sono adeguati alle reali esigenze dilavoro e comportano inefficienze dal punto divista economico e ambientale legate soprattuttoallo smaltimento dei toner e alla compatibilitàcon tipi di carta e procedure orientate allariduzione dei consumi.

Consigli pratici

Per gli usi da ufficio quasi tutte le macchine(stampanti, fotocopiatrici, plotter e fax) sonoidonee all’impiego di carta riciclata. È utilecontrollare comunque la presenza di marchidi certificazione: possono infatti orientarenell’acquisto o nell’uso in quantogarantiscono la compatibilità tra lefunzionalità della macchina e lecaratteristiche delle varie tipologie di carta.

Alcune caratteristiche della macchinaconcorrono alla minimizzazione dei consumie della produzione dei rifiuti cartacei. Inparticolare, è importante verificare:

la disponibilità di dispositivi per la stampae/o copia fronte-retro (stampanti/copiatriciduplex);

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Consigli per gliacquisti: c’è macchinae macchina

Scheda 4 la disponibilità di dispositivi idonei allariduzione delle immagini (“x in 1”);la disponibilità di dispositivi per lascannerizzazione dei documenti e la lorotrasmissione come immagini.

Se anche gli altri aspetti ambientalicostituiscono elementi di valutazione allora sideve considerare che stampanti e copiatricidovrebbero prevedere:

dispositivi di riduzione dei consumienergetici (questi limiti costituiscono irequisiti di marchi come Energy Star);la disponibilità di programmi per ilriutilizzo e il riciclo dell’apparecchiaturahardware e il recupero a domicilio deitoner esauriti o la possibilità di noleggioinvece dell’acquisto, che costituisce unasoluzione spesso più efficiente;durata di vita e disponibilità di ricambi (ades.: disponibilità per 5 anni dei ricambiper le fotocopiatrici secondo il marchioBlauer Engel tedesco);idoneità all’impiego di cartucce di tonerriciclato.

Mentre le etichette energetiche (quali l’EnergyStar) si concentrano sui consumi energetici infase di utilizzo delle apparecchiature, i marchiecologici (gli stessi Nordic Swan e BlauerAngel, ad esempio) ne esaminano gli impattiambientali lungo tutto il ciclo di vita. Sonoquindi generalmente considerati sia i consumienergetici che molti altri aspetti che possonoavere ricadute negative sull’ambiente dallafase di produzione alla dismissione del bene.In particolare:

durata di vita della macchina, conriferimento al periodo di disponibilità delle

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parti di ricambio dopo che il prodotto siauscito di produzione;sostanze e materiali di costruzione,ovvero presenza di materiali (metalli,plastiche) riciclati, riutilizzati o riciclabili el’individuazione di limiti alla presenza disostanze pericolose;qualità ambientale dei luoghi di lavoro, intermini di ergonomia ed emissioniacustiche, elettromagnetiche e disostanze chimiche delle apparecchiature;ritiro e riciclaggio, riferito all’eventualeobbligo di ritiro dell’apparecchiatura afine vita da parte della ditta produttrice, alfine di garantire che essa possa essereriutilizzata, riciclata o comunque smaltitain modo corretto;istruzioni per l’uso, dettagliate in modo dafornire raccomandazioni sull’uso dellefunzioni di gestione dell’energia e dirisparmio energetico, sulla possibilità dipotenziare le funzionalitàdell’apparecchiatura, sull’uso dellefunzioni di stampa in fronte retro, ecc..

Il luogo comune

La stampante personale è proprioindispensabileLe macchine da tavolo sono solitamente dipiccole dimensioni e non dotate deidispositivi che consentono una riduzione deiconsumi di carta. A fronte della comoditàcomportano dei costi di gestione elevatilegati soprattutto alla sostituzione dellecartucce e degli altri materiali di consumo.

Le stampanti e i fotocopiatori si inceppanocon le stampe fronte-retroLe stampanti e le macchine multifunzioneoffrono la possibilità di scegliere -manualmente e a ogni processo di stampa- iltipo di carta che su cui avviene la stampa,compresa quella riciclata: a questocorrispondono piccoli adattamenti neglispessori e nelle modalità di avanzamento deifogli al suo interno che annullano il rischio diinceppamento.Alcuni marchi ecologici certificano anche lacompatibilità tra la macchina e le tipologie dicarta riciclata dotate dello stesso marchio(Blauer Angel e Nordic Swan, ad esempio).

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La riforma della pubblica amministrazione haeliminato quasi tutte le limitazioni legali alladistribuzione delle informazioni attraverso formatielettronici: la stampa su carta può essere sostituitadalla trasmissione elettronica di documenti, testi erelazioni -attraverso e-mail, intranet o internet-lasciando che sia il destinatario a decidere sestampare, stampare parzialmente o non stampareaffatto.Il formato elettronico è inoltre più “maneggevole” diquello cartaceo e consente la creazione di testiinterattivi, l’introduzione di più livelli di lettura, ladistribuzione di materiale allegato e documentario,l’accesso diretto a informazioni aggiornate su web.

Consigli pratici

Talvolta è necessario trasmettere i testi avendola certezza che non possano essere manipolatie alterati: la trasmissione può avvenire informati come “pdf” e con la sempliceapposizione di protezioni specifiche…

...e a volte è invece indispensabile lavorare apiù mani su un documento, tenendo tracciadelle modifiche via via apportate: i principaliprogrammi di video-scrittura sono dotati di unostrumento “revisioni”, che consente di teneretraccia delle progressive modifiche apportate aun documento dai diversi soggetti che lavorano

alla sua redazione senza richiedere la stampadi bozze e la correzione manuale.

La distribuzione di documenti che sono oggettodi discussione presso commissioni consiliari,consigli o giunte comunali e provinciali damettere a disposizione di ciascun partecipanteai lavori comporta elevati consumi cartacei: lostesso materiale può essere inviato in formaelettronica, possibilmente come link odocumento in formato pdf, lasciando aperta lascelta sull’opportunità di stampare o meno idocumenti in questione.

Alcuni software offrono servizi utili che,anche se non comportano risparmi di cartasignificativi, hanno un’interessante valenzadimostrativa. Ad esempio, puoi sostituire ipost-it cartacei con quelli digitali: si“applicano” sul desktop, ma senza colla!

Puoi stimolare la discussione sull’opportunitàdel protocollo informatico, in modo da evitarel’invio interno di copie della documentazioneda protocollare o sull’estensione della firmadigitale a tutto il personale dell’ente, perconsentire l’invio in formato elettronico anchedi documenti formali.

Quando la stampa è indispensabile, conalcuni accorgimenti è comunque possibileridurre il consumo di toner e cartucce: puoiimpostare in automatico la stampa a bassa omedia risoluzione (300 dpi sono più chesufficienti per la stampa di solo testo),mentre, in generale, per la stampa di bozze oprove puoi ricorrere a una risoluzione ancorapiù bassa o alle modalità “economy/draft”presenti su molte stampanti.

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Più bit, menoinchiostro

Scheda 5

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Nella strategia di prevenzione della produzionedei rifiuti fondata sulle 3R – Riduzione, Riuso,Riciclo- il riutilizzo si piazza in secondaposizione: allunga la vita dei beni ritardando ilmomento in cui diventeranno rifiuto ed evitandoquindi nuovi consumi.Le possibilità di riutilizzo della carta sono spessolimitate dalle sue stesse caratteristiche: la cartasi deteriora facilmente a volte già al primo uso,perdendo qualità estetiche e funzionali, ma cisono comunque margini di recupero, sia per lacarta usata in stampe e fotocopie che per altriprodotti, come le buste o le cartelline.

Consigli pratici

La carta usata stampata su un solo lato oaltre carte non più valide -ad esempio lavecchia carta intestata- può essere utilizzataper le stampe di prova sulla facciata nonusata, per la produzione di bozze e materialidi lavoro o per la realizzazione di blocchi perappunti. Puoi individuare un punto di raccoltaall’interno dell’ufficio per semplificarne ilriuso da parte di tutto il personale.

L’apposizione di timbri o immagini cherendono riconoscibile la facciata usataconsentono il riutilizzo della carta evitandodifficoltà di lettura. Queste forme di riutilizzo,

apparentemente “povere”, possono diventareun segno distintivo di impegno per lariduzione dei rifiuti: il downgrading diimmagine viene ribaltato in “valore”.

Nelle macchine che dispongono di piùcassetti di alimentazione, uno può esserededicato alla carta già usata su un solo lato,in modo da renderne immediato il riutilizzonei processi di stampa e copia. È importanteche tutti gli operatori che ricorrono a quellamacchina siano informati: stampare pererrore sul supporto sbagliato fa perderetempo e sprecare carta!

Le cartelline e le buste utilizzate per ladistribuzione interna di materiali possonoessere marchiate con etichette adesive, darimuovere una volta terminata la funzione, oda più caselle prestampate per l’inserimentodell’indirizzo, in modo tale da poter barrarel’indirizzo utilizzato precedentemente einserire con chiarezza quello nuovo.

Esempio dibusta per usointerno usatadallamministrazioneprovinciale diFirenze.

R come riusoScheda 6

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In ottica di costante miglioramento, è indispensabileverificare se le attività di sensibilizzazione el’introduzione di nuove procedure sono davveroefficaci; un monitoraggio periodico può fornireindicazioni per il rafforzamento delle attività giàavviate, per il loro mantenimento o per la definizionedi nuove azioni.È possibile misurare i risultati ottenuti, sia da unpunto di vista ambientale che economico, partendoda un audit iniziale dei consumi di carta, energeticie delle apparecchiature del tuo ufficio.

Consigli pratici

L’audit delle apparecchiature consente diverificare la presenza di macchine di rete,apparecchiature singole da tavolo, lapresenza di dispositivi multifunzione, lacompatibilità delle apparecchiature con lamodalità fronte-retro e la percentuale didispositivi dotati di certificazione.

L’audit degli acquisti di carta, riferito a unanno solare, consente di ricostruire il quadrodegli acquisti e quindi dei consumi cartaceicomplessivi dell’ente. Se possibile,soprattutto nel caso di enti di una certadimensione, sarà utile disporre del quadrodegli acquisti per settore/servizio, in modo

tale che essi possano essere correlati (inparticolare per quanto riguarda la carta perstampa e fotocopia) alla tipologia dimacchine e al numero di utenti, oltre che allatipologia di servizio svolto.Alcuni acquisti potranno risultare “nascosti”,soprattutto nel caso di stampecommissionate all’esterno a copisterie otipografie; tali casi sono meritevoli di auditsolo se si tratta di quantitativi rilevanti oeffettuati regolarmente.

È molto utile tenere sotto controllo l’uso dellemacchine e delle modalità di stampa: ilresponsabile dei servizi informatici puòsuggerirti come eseguire periodicamente ilreport delle statistiche d’uso sulle stampantie fotocopiatrici di rete. Potrai così verificare ilnumero di stampe complessive e lapercentuale di utilizzo del fronte/retro (molteapparecchiature forniscono anche questainformazione).

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Occhio aimiglioramenti

Scheda 7

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Alcune procedure diapprovvigionamento eutilizzo dei beni legatialla produzione distampe e copie si sonoconsolidate come prassinella pubblicaamministrazione in tempiin cui gli aspetti ambientalinon venivano considerati tra icriteri di valutazione, soprattutto in fase diacquisto.Risulta pertanto fondamentale una diffusainformazione sulle ricadute di alcunecomportamenti e sulle buone pratiche attivabili.

Consigli pratici

La Provincia di Firenze, il Comune di Firenzee l’ATO 6 Rifiuti hanno messo a puntomateriali informativi e di sensibilizzazioneche possono essere utilizzati per iniziative diallargamento delle buone pratiche all’internodelle stesse amministrazioni o in altrienti/uffici interessati.Chiedi i materiali divulgativi disponibili(locandine, linee guida): puoi darne diffusioneper promuovere la riduzione dei consumi dicarta dentro e fuori gli uffici comunali.

L’e-mail è lo strumento più diffuso dicomunicazione e trasmissione di documentitra uffici di uno stesso ente e, in misuraminore, tra enti diversi. La sua efficienza ètanto maggiore quanto più rimane strumentodigitale e non si traduce nella stampa di testie allegati che costituiscono spesso elementinon completi di una comunicazione.Puoi inserire in calce a tutte le e-mail e aidocumenti che produci una frase che attestiil tuo impegno e che stimoli una riflessioneda parte del destinatario:

\\\ Sei proprio sicuro che serva stampare questa e-mail? /// Se risparmi carta, l’ambiente guadagna alberi, acqua,

energia

Chiedi come fare al responsabile dei serviziinformatici.

Se introduci procedure per la minimizzazionedei rifiuti o per il loro riutilizzo checostituiscono un cambiamento nelle abitudiniconsolidate all’interno degli uffici ricorri adadesivi o comunicazioni specifiche perattirare l’attenzione e ricordare le modifichefatte ai settaggi, all’utilizzo dei cassetti dialimentazione ecc.Così si evitano errori che comportano sprecodi carta e costituiscono un deterrenteall’impegno delle persone.

Passaparola

Scheda 8

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Assessoratoall’Ambiente

Comune di Firenze

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