Una soluzione di Gestione Documentale e gliaspetti di Information LifeCycle Management

il progetto di Monte dei Paschi di Siena

Claudio FavaroGlobal Technology ServicesIBM Italia

L’esigenza iniziale MPS: Ridurre i costi di comunicazione ai clienti Corporate e Retail

Sostituire il servizio postale cartaceo sfruttando il canale di comunicazione con la clientela che usa

mezzi di trasmissione digitale

OBIETTIVO

Vengono prodotti decine di milioni di moduli e fogliOltre 40 tipologie diverse di comunicazione via cartaCarta e spese postali tra le voci di maggiore incidenza

Lo scenario delle problematiche è ampio…

Accesso concorrente a tuttele informazioni disponibili

Gestione di formati diversi

Documenti Office non sonocentralizzati per un utilizzoaziendale

L’uso della carta rallenta i processi e diminuisce la produttività

Uso inefficiente delle risorse

Bassi livelli di Servizio aiClienti

Difficoltà di aggiornamento dei siti Web

Fatture, Tabulati, Stampe, ….

Web Content

Documenticartacei dascanner, Fax, …

Dati ERP, SCM,CRM, …

DocumentiOffice & e-Mail

Audio, Video, Foto, …

Obiettivi della soluzione fissati su due livelliGenerazione dei documenti online per la clientela Internet

Apertura verso soluzioni di digitalizzazionecome la gestione immagini degli assegni

BusinessRiduzione costiFlessibilità

Integrazione con l’ambiente applicativo e infrastruttura tecnologica esistenti

Creazione di un ambiente tecnologico secondo un modello che supporti la crescita di servizi e volumi da gestire

Gestione ITIntegrazioneEfficienza

CollaborationGestione del rischio

WorkflowServizievoluti, aperti

Servizievoluti, aperti

SicurezzaMedia

Documents

E-mail

Transactions

Web Content

Reports

XML

Produrre ed archiviare documenti tenendo conto delleproblematiche gestionali e della infrastruttura IT

Accesso integrato ad ogni archivio o sorgente

Integrazione

Ciclo di vita deicontenuti

Storage, backup, ecc…

Content Management Services

Ciclo di vita dell’informazione….…. il suo valore cambia nel tempo

La gestione NON è uguale per tutti i dati

7Days

14Days

21Days

28Days

3Months

6Months

9Months

1Year

5Years

10Years

0

20

40

60

80

100

120

Dat

a Va

lue

Data BaseDevelopment CodeEmailProductivity FilesMPEG

Source of graph: Enterprise Storage Group Time

Valore

Informazione

Information Lifecycle Management

Costo di

Gestione

volumi, costi, disponibilità, livelli di servizio e normative diconservazione nel tempo sono i principali elementi da considerare

IBM ha identificato 6 ‘best practices’ che costituiscono l’ Information LifeCycle Management

Valore

Informazione

Information Lifecycle Management

Costo di

Gestione

Tiered Storage

Information Management

Data Rationalization

Process, Organization and

Technology

Storage Virtualization

Archiving & Retention

E’ fondamentale un approccio metodologicoper definire processi ed infrastruttura

DataRationalization

Information Classes

Classes of Service

ILM Policies

StorageTiers

Storage GovernanceModel

Storage Management: Process,

Organisation, and Technology

Realize Storage Cost Efficiencies

Classificazione dei dati per una corretta gestione in base alle esigenze di costo, integrità, sicurezza e protezione nel tempo

Enterpriseclass

Mid-range Low-cost

WORM WORM WORM

AutomatedOff-line

ManualOff-line

Gestione livelligerarchici di memoria

Gestione copiedi sicurezza

Supporto allenormative diconservazione

Compress?

Encrypt?Classi di servizio

Politiche ILM

DATI

Disaster protection

Migrazione a nuove tecnologie

ContentManagement

ContentManagement

File SystemsArchive

File SystemsArchive DatabaseDatabase ERP/CRMERP/CRM

EmailArchiveEmail

ArchiveApplication ArchiveApplication Archive

Enterprise-wide“variable costs storage”ILM Data Retention forDevice Virtualization

Enterprise-wideILM Foundation forData Virtualization

“Modular”ILM options for

Information Virtualization

Identification of business value and drive movement of dataIdentification of business value and drive movement of data

Data Visualization, PolicyData Visualization, Policy--based Data Lifecycle Managementbased Data Lifecycle ManagementData Protection, Data Retention and Disaster ProtectionData Protection, Data Retention and Disaster Protection

Tiered Storage Infrastructure:Multi-vendor, multi-tier, multi-network

Tiered Storage Infrastructure:Tiered Storage Infrastructure:MultiMulti--vendor, multivendor, multi--tier, multitier, multi--networknetwork

VirtualizationVirtualization

Le tecnologie IBM abilitanti e di supporto alle soluzionidi Information LifeCycle Management

Il progetto MPS si è quindi sviluppato su tre aree fondamentali

ContentManagement

ContentManagement

… Gestione dei documenti prodotti…. Integrazione con le funzioni di index&search delle applicazioni…. Integrazione con le tecniche di resilienza utilizzate dalle varie

infrastrutture (Oracle RAC, MSCS, WebSphere Cluster Manager)…. Integrazione con i servizi di gestione delle utenze (LDAP,

Active Directory)

Storage Infrastructure

Storage Infrastructure

… Repository per l’archiviazione dei documenti…. 1° repository su tecnologia dischi capacitiva (SATA) …. 2° repository e salvataggio su Tape library…. Infrastruttura SAN ridondata

Storage Management

Storage Management

…. Gestione del repository di archiviazione dei documenti dal Content Management

…. Realizzazione delle procedure di backup del CM ed integrazionecon l’infrastruttura di MPS preposta al servizio

ContentManagement

ContentManagement

Storage Management

Storage Management

Storage Infrastructure

Storage Infrastructure

… che hanno portato alla realizzazione di una infrastruttura tecnologica di supporto alla soluzione

CMLayer

WAN FIRENZESIENA

Storage docum entiarchiviati

gestito da SIWINTSMCM1400 GB

(4 LUN da 100GB)

SE0000000xxxxx

SE000000010950

SI_SANC_FAB1 SI_SANC_FAB2

1° RepositoryarchiviazioneIBM DS4xxx

Data

33GB Dat

a

33GB

Ctrl-A Ctrl-B

SE0000000xxxxx

Tape drive Tape drive 2° repositoryarchiviazione e

backupTape Library(IBM LTO2)

LAN di palazzo (Gigabit)

TSMmanagement

Repository documentiarchiviati

ITSM Server 5.2.3Server nam e

SIWINTSMCM1 Backup am biente CM

ITSM Server 5.2.3Server nam e SIWINTSM1

CM Resource ManagerDB2 Content manager 8.3

OracleITSM Client 5.2.4

(API - b/a - Admin)ITSM 4 DB 5.2

(Oracle)

Storage backup CMgestito da SIWINTSM1

1000GB(4 nastri LTO2 )

SE0000000xxxxx

LAN di palazzo (Gigabit)

CM Resource ManagerDB2 Content manager 8.3

OracleITSM Client 5.2.4

(API - b/a - Adm in)ITSM 4 DB 5.2

(Oracle)

SE0000000xxxxx

I benefici raggiunti

Risparmio delle spese di spedizione per l'invio dell'estratto conto e dei documenti di sintesi

Miglioramento dell’immagine del servizio

Miglioramento della gestione con infrastruttura integrata, sia applicativa che di sistemi

Ambiente tecnologico predisposto per future integrazioni di nuovi servizi, gestire volumi in crescita e rispondere a normative di conservazione

Ricezione puntuale dei documenti di cui è stata richiesta la visualizzazione online

Consultazione e archiviazione sul proprio computer

Cliente MPS