Una nostra storia di successo

L’ Azienda

Beta – Trans è un’azienda leader nell’offerta di servizi logistici e accessori alle spedizioni. Dal 1957 ad oggi si è specializzata nei servizi doganali aerei e marittimi. Negli aeroporti di Linate e Malpensa gestisce le attività doganali relative agli arrivi e alle partenze.

Gestisce il settore cargo di due tra le più importanti compagnie aeree europee e mondiali: AIR FRANCE e KLM

L’ Azienda

Presenti presso le dogane di Milano I e II, Linate e Malpensa, Concorezzo, Segrate, Pioltello, Fiera di RHO,

Melzo, Vittuone, Bergamo, Genova, Firenze, Bologna.

400.000 dichiarazioni doganali gestite ogni anno.

60.000 metri q. di area magazzini gestita in conto terzi ogni anno, 10.000 dei quali costituiti da uffici.

250 dipendenti distribuiti in 3 stabilimenti

Il partner e il Cliente

La Big Blue è una web company specializzata in Business Computer Design, elite document solutions e Italian Business Tool, partner certificato ARXivar.

Durante il primo incontro tra il partner Big Blue e i vertici amministrativi della Beta-Trans, l’azienda lamenta una situazione di disagio aziendale dovuta all’utilizzo di un documentale appena adottato in azienda. La piattaforma scelta presenta molte rigidità, essendo sviluppato in java, e non permette autonomia di gestione dei documenti

L’Esigenza

La Beta-Trans richiedeva una soluzione rapida e di facile implementazione per estendere il documentale a tutte le procedure amministrative delle aziende del gruppo, rendere fruibili i documenti a tutta la filiera e avviare il procedimento di conservazione sostitutiva.

L’Esigenza Per l’azienda era necessario:

Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale ed estenderla fin da subito alle 3 società del gruppo. Recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro. Permettere la consultazione dei documenti dal portale WEB aziendale.

L’Esigenza

Per l’azienda era necessario:

Adottare una piattaforma documentale flessibile e scalabile per gestire adeguatamente i documenti. Mantenere alti i livelli di riservatezza sui documenti archiviati tra le società del gruppo. Permettere una facile integrazione con il gestionale in uso.

L’Introduzione di ARXivar

Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta, da parte del partner Big Blue .

L’Introduzione di ARXivar

L’implementazione:

Il recupero dello storico dei documenti del ciclo passivo archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato sfruttando le

etichette barcode già presenti sui documenti archiviati. I profili di tali documenti sono stati ricreati mediante un esportazione in formato CSV e successivamente importati in ARXivar mediante Spool Recognition.

Per i documenti del ciclo attivo sono state create delle regole di Spool Recognition.

L’Introduzione di ARXivar

Non è stato necessario scannerizzare nuovamente i documenti dal momento che l’associazione è stata fatta attraverso il servizio barcode di ARXivar.

L’integrazione con il portale WEB aziendale è realizzata attraverso il richiamo dei webservice di ARXivar.

L’integrazione con il gestionale su AS400 è stata realizzata attraverso un connettore basato su WCF interfacciato con GAP5250. Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcode recuperando le informazioni necessarie per i profili dei documento direttamente da AS400 per ognuna delle tre società del gruppo.

I Benefici

Gli obiettivi sono stati raggiunti nel rispetto delle tempistiche stabilite in fase di analisi.

ARXivar è stato attivato con successo su tutte le società del gruppo.

Gli utenti hanno espresso grande soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con l’ambiente AS400 e con il loro portale web tramite i web services.

I margini di crescita sono ancora ampi grazie alle potenzialità del workflow