Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione

Concorso “Premiamo i Risultati”

Scheda progetto 1111

Amministrazione: ARCHIVIO DI STATO DI SALERNO

Tipologia amministrazione: Amministrazione periferica dello Stato

Regione: Campania

TITOLO DEL PROGETTO: UN FILO PER LA MEMORIA

Un filo per la memoriaSchema del progetto

Utente remoto

Archivio di Stato di Salerno

Cittadinanza iure sanguinuisRicerche genealogiche

Riorganizzazione depositi archivisticiPrefettura di Salerno

Nuove acquisizioniCooperazione sviluppo del progetto

Censimento e Commissioni di sorveglianza

Il piano denominato «Un filo per la memoria» è basato su una specifica indagine di customer satisfaction e risponde alle domande di utenti e degli stakeholder. Il piano parte da una duplice esigenza: a) rispondere alle sempre crescenti domande di ricerche storico-anagrafiche provenienti dai discendenti degli italiani emigrati tra la fine dell’Ottocento e i primi del Novecento; b) corrispondere alle continue pressanti esigenze degli stakeholder, che reclamano il loro diritto al versamento della documentazione, una volta trascorsi i tempi previsti dalla normativa. Si intendeva anche sperimentare l’attuazione di una forma di dematerializzazione e di conservazione digitale di questa tipologia di documentazione.

I problemi affrontati 1

Livello di informatizzazione degli uffici periferici della provincia di Salerno

Protocollo informatico

Firma digitale

Fascicolo digitalePosta elettronica

Nessuna procedurainformatica

I problemi affrontati 2

Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Data inizio

Data Fine

Fase 0 Pianificazione e gestione progetto Verifica delle criticità e dei risultati attesi

Controllo indicatori di realizzazione

01/10/2008 31/12/2009

Fase 1 Allestimento banca dati Interfaccia amichevole per interrogazioni mediate dall’esperienza da parte degli operatori archivistici

Numero di record disponibili e degli estremi cronoogici dei dati inseriti

02/01/2009 02/02/2009

Fase 2 Creazione di apposita pagina sul sito dell’Archivio di Stato di Salerno

Allestimento di una pagina dedicata alle ricerche storicoanagrafiche con verifica di leggibilità e possibilità di leggibilità e possibilità di correzioni in itinere

Numero di contatti 02/01/2009 16/01/2009

Fase 3 Invio di email con indicazione della nuova procedura alle associazioni di assistenza ai discendenti degli espatriati

Contatti con le associazioni che hanno già in corripsondenza

Nulero di associazioni contatte

03/02/2009 16/03/2009

Fase 4 Inserimento nuovi dati Predisposizione dei nuovi documenti da inserire e formazione del personale addetto al data entry

Numero di record inseriti 02/01/2009 31/12/2009

Fase 5 Riordino della documentazione archivistica nei depositi

Miglioramento della gestione della documentazione conservata

Metri lineari di documentazione riordinati

02/01/2009 30/04/2009

Fase 6 Spostamento della documentazione per la sistematizzazione degli spazi

Aumento della capacità di archiviazione e conservazione

Metri lineari di documenti trasferiti su nuove scaffalature

02/01/2009 30/09/2009

Fase 7 Creazione di un indice topografico informatizzato per la ricerca

Creazione di una banca dati gestionale

Metri lineari di scaffalature numerate e indicizzate

02/01/2009 30/09/2009

Fase 8 Avvio di una fase conoscitiva dei bisogni di spazi e di gestione degli archivi correnti e di deposito degli uffici statali provinciali

Verifica con i funzionari addetti alle Commissioni di Vigilanza sugli Archivi

Numero di amministrazioni contattate e censimenti della documentazione

02/02/2009 30/04/2009

Fase 9 Predisposizione di un piano di acquisizioni

Verifica con i funzionari addetti alle Commissioni di Vigilanza sugli Archivi

Numero di amministrazioni contattate

01/10/2009 30/10/2009

Fase 10 Predisposizione di un piano di assistenza e di erogazione di un corso di gestione degli archivi cartacei ed informatizzati

Seminari di aggiornamento per operatori di archivio

Numero di amministrazioni assistite e ore di formazione realizzate

01/05/2009 31/12/2009

Le soluzioni adottate 1: riepilogo analitico

1. La Banca dati è stata allestita e, allo stato attuale, riguarda gli anni che sono oggetto di richiesta da parte degli utenti remoti interessati alle ricerche storico-anagrafiche; 2. L’ottimizzazione degli spazi ha riguardato gran parte dei locali adibiti a deposito documentazione, consentendo un guadagno in scaffalature che potranno essere utilizzate per nuove accessioni; 3. La collaborazione con la Prefettura di Salerno ha migliorato i rapporti con tutte le Amministrazioni statali della Provincia consentendo di diffondere una nuova considerazione alla problematica legata alla conservazione del cartaceo e alle prospettive offerte dalla digitalizzazione e dematerializzazione.

Le soluzioni adottate 2

Le soluzioni adottate 3Il corso di formazione

Programma del corso “La gestione informatizzata dei documenti della Pubblica Amministrazione – Salerno Archivio di Stato – maggio e giugno 2009

Modulo A: Principi di base Archivistica e di analisi della struttura del documento digitale

Modulo B: La gestione informatica dei documenti: requisiti funzionali

Modulo C: I processi conservativi: Selezione, digitalizzazione e conservazione

Modulo D: Aspetti legislativi

I fattori di successo

L’esiguità delle risorse umane e l’assenza di qualsiasi forma di incentivazione, oltre che una criticità è stata anche una leva di successo, in quanto il personale, motivato dalle possibilità offerte dal piano, ha volontariamente offerto la propria collaborazione senza incidere sulla prestazione ordinaria di servizio.

L’altro aspetto positivo è costituito dall’intesa raggiunta con la Prefettura di Salerno, che ha sostenuto l’iniziativa nei vari momenti istituzionali di collegamento delle pubbliche amministrazioni.

I risultati raggiuntiAssessment evasione ricerche storico-anagrafiche

Confronto anni 2006 - 2009

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Tempo tecnico giorni Durata effettiva giorni

anno 2009

anno 2008

anno 2007

anno 2006

Le criticità incontrate

L’esiguità delle risorse umane.

Le carenze finanziarie: non è stato possibile acquisire attrezzature informatiche e di supporto alla razionalizzazione dei depositi.

Per informazioni

Renato Dentoni-Litta

renato.dentonilitta@beniculturali.itArchivio di Stato di Salerno

Piazza Abate Conforti, 784121 Salerno