TUTTO QUELLO CHE NON SAPEVI SULLA STAMPA UNIONE

Cos’è?

E’ una funzionalità di Microsoft Word che consente di:

Stampare delle lettere (buste + contenuti) per un elenco di destinatari

Inviare un insieme di mail ad un elenco di destinatari

Vantaggi

Con Stampa unione si può:

Velocizzare operazioni ripetitive tramite la loro automatizzazione

Personalizzare i contenuti della lettera/mail in base alle caratteristiche del destinatario

Importare l’elenco contatti (es. contatti di Miscrosoft Outlook)

Funzionamento

1)

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3)

4)

5)

6)

Database contatti:

creato

importato

da Outlook

Testo della lettera / e-mail Formato indirizzo

destinatario per le buste o

etichette Contatti usati

nell’intestazione, nella

formula di aperture e dove

vengono inseriti i “campi

unione”

Indirizzi sulle buste o

etichette / destinatari mail

STAMPA:

Buste + lettere

Etichette + lettere

INVIO E-MAIL

Comandi principali

Tab: LETTERE

Inizia stampa unione

Lettere: mostra il foglio in cui inserire il testo

E-mail: mostra un documento senza interruzioni di pagina

Buste/Etichette: permette di selezionare il formato di busta/etichetta, la

stampante e il cassetto d’alimentazione e di aggiungere l’affrancatura

elettronica

Creazione guidata stampa unione: strumento utile per imparare ad utilizzare

questa funzionalità

Seleziona destinatari

Crea un nuovo elenco: per definire i campi in elenco e inserire i dati

Usa elenco esistente: per importare database esterno (da Excel, Access, Pagina

web, Sql, Query, etc.)

Scegli contatti da Outlook

Inserisci campi

La barra “Inserisci campi” serve ad aggiungereal testo della lettera/e-mail campi dinamici,

che fanno riferimento all’elenco destinatari,e a gestire i campi inseriti

Es. l’intestazione con l’indirizzo del destinatario, la formula di apertura (Gent.le Sig NOME

COGNOME)

E’ anche possibile definire delle regole di inserimento.

Es. Nell’intestazione, se STATO=ITALIA, Inserire numero di telefono senza prefisso

internazionale, altrimenti inserire numero completo di prefisso

Finalizza e unisci

Modifica i singoli documenti: crea un’anteprima di tutti i documenti creati (es.

se ci sono 45 indirizzi, crea 45 record di anteprima risultati della stampa unione).

Ogni record è modificabile e le modifiche effettuate in questa modalità restano

circoscritte al record selezionato

Stampa documenti/Invia i messaggi: unisce su stampante o invia i messaggi agli

indirizzi e-mail associati a ciascun destinatario dell’elenco destinatari

Anteprima risultati

L’anteprima risultati si attiva quando la stampa

unione è stata finalizzata e consente di navigare

tra i record creati, anche tramite la ricerca

destinatario