Trend TNG Software ERP - Archiviazione Ottica - Messaggistica - Work Flow

SOLUZIONI GESTIONALI PER LE AZIENDE

Produttività PersonaleArchiviazione Ottica

Business Intelligence

//TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA’ PERSONALE

IL VALORE DELLE INFORMAZIONITrovare la giusta informazione nel giusto momento costa e anche molto. Secondo quanto rilevato da un’indagine pubblicata di recente dalla società di analisi e ricerche europea Butler Group, specializzata nel settore dell’Information technology, la maggior parte delle imprese e delle organizzazioni spende circa il 10% degli stipendi del loro personale in tempo operativo, destinato alla ricerca della giusta informazione al momento giusto, informazione di cui il personale ha bisogno per procedere con il lavoro assegnato.Si tratta quindi di un aspetto fondamentale del business che se mal gestito si traduce in rischi, come l’abbassamento del livello di efficienza, l’impossibilità di mantenere elevata la qualità dei servizi e, in definitiva, in minaccia alla competitività stessa dell’impresa.Detto ciò, appare chiaro come sistemi e tecnologie per la ricerca e l’acquisizione delle informazioni risultino essere vitali per imprese di qualsiasi tipologia e dimensione. Questo non solo per rendere l’impresa più efficiente e maggiormente competitiva, ma anche per consentirle di affrontare in modo più rapido e flessibile i cambiamenti che si trova ad affrontare.

“Nessuna di queste condizioni si può mettere in pratica se non si dispone di uno strumento capace di mettere a disposizione la giusta informazione, alla giusta persona nel giusto momento”, così si esprimono i ricercatori di Butler Group che hanno curato l’indagine e che aggiungono: “disporre di strumenti per la ricerca e l’acquisizione di informazioni che risultano essere efficaci è fondamentale anche per allineare l’azienda alle normative di governi e autorità diventate negli ultimi anni maggiormente restrittive” (vedi ad esempio il DPS, documento programmatico sulla sicurezza dei dati).

LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONIQuando un imprenditore decide di spendere del denaro per l’acquisto di un programma gestionale ha valutato che questo investimento determinerà un aumento di produttività nella propria Azienda. L’obiettivo viene raggiunto in base all’equazione:

MINOR TEMPO PER ELABORARE DATI = MAGGIORE PRODUTTIVITA’

Gli operatori di una azienda riescono ad ottenere i dati necessari allo svolgimento delle proprie mansioni, con vari strumenti e metodi: dal calcolo manuale o mentale, al calcolo tramite elaboratore oppure ottenendo i dati dalle procedure del SW gestionale. Il passaggio da uno strumento meno efficace ad uno più adeguato comporta di per se un aumento della produttività.La MAGGIORE PRODUTTIVITÀ si ottiene anche migliorando la QUALITA’ delle informazioni. Di fatto un Dato, o se vogliamo il risultato dell’elaborazione, per consentire una efficiente gestione delle informazioni deve essere:• COMPLETO e CORRETTO• DISPONIBILE e TEMPESTIVO• CONDIVISOTrend Tng è progettato per creare Flussi di Informazioni con queste caratteristiche e l’azienda che lo utilizza ottiene un aumento di produttività dei reparti in base ai seguenti fattori:• INCREMENTO DELL’EFFICACIA DELLE OPERAZIONI E

EFFICIENZA DEGLI OPERATORI• AUMENTO DELLA QUALITÀ, SICUREZZA E PRECISIONE

DEI DATI• AUMENTO DELLE POSSIBILITÀ DI CONTROLLO DEGLI

AMMINISTRATORI

TREND TNG ERP:MINIERA D’INFORMAZIONI. IL PERSONALE DEVE TROVARE IMMEDIATAMENTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE ALLO SVOLGIMENTO DELLE PROPRIE MANSIONI: È INDISPENSABILE PER MANTENERE ELEVATA L’EFFICIENZA DEI REPARTI.

INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA’ PERSONALE

LA QUALITA’ DELLE INFORMAZIONIPer ottenere un flusso di informazioni di qualità ottimale che permetta la massima efficienza dei reparti, l’informazione di per se deve corrispondere ai seguenti requisiti: deve essere COMPLETA e CORRETTA, DISPONIBILE e TEMPESTIVA, CONDIVISA.In riferimento ai primi due requisiti, una informazione è COMPLETA quando tutti i dati che la compongono sono stati imputati, corretta quando il valore dei dati è esatto. Per esempio in fase di inserimento della anagrafica di un nuovo Cliente, possiamo definire questa come completa quando tutti i dati necessari per le operazioni successive (ad esempio l’inserimento di un ordinativo) sono stati completati: ragione sociale, modalità di pagamento, partita iva, ecc… La stessa anagrafica è CORRETTA quando i dati immessi sono esatti nel valore e corrispondono alle indicazioni del management: ad esempio, il campo partita iva deve non solo essere inserito, deve essere corretto nel valore; il campo affidamento (rischio) non può superare un certo limite se non autorizzato dall’imprenditore, il tipo di pagamento non può essere superiore a 30 giorni nei primi tre mesi di lavoro con il cliente e così via. Le informazioni necessarie alle attività aziendali che i reparti elaborano e si scambiano devono essere sempre DISPONIBILI e TEMPESTIVE. Gli operatori che necessitano di un dato debbono disporne nell’istante che questo gli occorre per portare a termine l’operazione, ma questa è la situazione ideale. In realtà il dato deve prima essere trovato quindi può essere elaborato; trovare l’informazione non sempre è facile e ciò può essere causa di perdite di tempo anche notevoli e il processo perde di efficienza.L’informazione deve essere CONDIVISA, cioè disponibile tra tutti gli operatori e anche in questo caso la tempestività della condivisione è importante. Se, ad esempio, un operatore ha inserito un ordinativo cliente che deve essere vagliato dall’ufficio tecnico prima di essere inserito nel piano di produzione, la situazione ideale dovrebbe essere la seguente: appena inserito l’ordine (informazione) questa deve giungere all’ufficio tecnico per la convalida, dopo di che passa all’ufficio produzione. Purtroppo non è facile ottenere flussi di informazioni aventi le suddette caratteristiche. Sistemi informatici obsoleti, archivi di dati non connessi tra loro (es. software di progettazione grafica non collegato al gestionale) , metodi di comunicazione tra reparti arcaici (es. voce, post-it, fax) causano perdite di efficienza (ma a volte anche di dati) e quindi determinano un limite all’innalzamento della produttività.

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EFFICIENZACOSTI

FLUSSI DI INFORMAZIONI OTTIMALIL’IDEALE DIVENTA REALE.IL SISTEMA DI CONVALIDA DEI DATI, INTEGRATO IN TREND TNG, ESEGUE UN CONTROLLO CONTINUO SUI FLUSSI DI DATI E GARANTISCE LA GESTIONE OTTIMALE DELLE INFORMAZIONI.

SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT INDICE FUNZIONICRM BUSINESS INTELLIGENCEARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

LA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONIUn Flusso di Informazioni di qualità, che permetta la massima efficienza dei reparti, è un obiettivo raggiungile applicando con precisione i principi della sicurezza dei dati. Per abitudine sentendo parlare di sicurezza si pensa subito alle copie di backup oppure ai software antivirus o alle password.È possibile considerare Il concetto di Sicurezza delle Informazioni sotto diversi punti di vista, nel contesto dei software per la gestione delle informazioni aziendali:1. Sicurezza Fisica degli Archivi e delle Informazioni2. Sicurezza dei Contenuti e della Completezza dei Dati3. Sicurezza dei Metodi di Inserimento e Modifica delle

Informazioni4. Sicurezza dei Modi di Condivisione e Autorizzazione5. Sicurezza dei Metodi di Processare le InformazioniAl primo punto si considerino i backup, a-virus, ecc… ma anche, dal punto di vista della mancanza di sicurezza fisica, i post-it, i fax, e i fogli cartacei con i quali gli operatori si scambiano informazioni, magari importanti per il processo informativo, che possono essere smarriti, ignorati, male interpretati incidendo negativamente sulla correttezza del processo stesso.Al secondo punto, lo abbiamo già accennato, ci si riferisce alla correttezza dei dati in funzione del loro valore: è esatto il valore della partita iva inserita dall’operatore? Ed inoltre: ogni scheda cliente inserita in anagrafica contiene tutti i dati necessari all’azienda?Al terzo punto si intendono, per metodi di inserimento e modifica, l’insieme delle regole e dei limiti imposti alla discrezionalità degli operatori onde ottenere un flusso di informazioni coerente con le direttive dell’imprenditore.Al quarto punto si fa riferimento alle modalità di accesso alle informazioni: è giusto che queste siano condivise, ma sicuramente non a tutti: ad esempio, le informazioni contabili non sono a disposizione dell’ufficio spedizioni. Quindi il tipo di operatore deve determinare le autorizzazioni di accesso alla base dati.Al quinto punto si consideri per Metodo di Processare le Informazioni il fatto che le si possa utilizzare per un processo in base allo stato in cui si trovano. Ad esempio non è possibile inserire in produzione un ordine cliente non ancora convalidato.Utilizzare correttamente e con continuità strumenti che permettono di elaborare e conservare le informazioni secondo questi Principi è uno degli obiettivi che deve porsi un imprenditore.

PPoolliittiicchhee ddii SSiiccuurreezzzzaa ddeeii DDaattii

Work Flow

Data Dictionary

Integrità referenziale

Validation Rules

Regole del flusso documentale

Regole di profilazione utente

Regole sull’eliminazione dei record

Regole di validazione dei record

TREND TNG ERP:IL CUSTODE DELLE INFORMAZIONI. QUALI INFORMAZIONI SONO GESTITE NELLA VOSTRA AZIENDA? CHI VI HA ACCESSO? CHE COSA SUCCEDEREBBE SE FOSSERO PERDUTE? IL PERCORSO CHE LE INFORMAZIONI COMPIONO E’ LOGICO? PUO’ ESSERE MIGLIORATO? PORSI QUESTE DOMANDE AIUTA L’AZIENDA AD AFFRONTARE CON TRANQUILLITA’ EVENTUALI IMPREVISTI E A RIDURRE LE MINACCE ED I RISCHI PER LA CONTINUITA’ D’IMPRESA.

//TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA’ PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA’ PERSONALE

IL SOFTWARE DI TIPO COLLABORATIVOIl termine software collaborativo si riferisce ai programmi pensati per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte di gruppi di persone. Nell’uso comune, il termine viene spesso impiegato in modo riduttivo per indicare sistemi software di supporto per l’interazione, come sistemi per la condivisione di file e database, sistemi di comunicazione come la posta elettronica.Il software collaborativo diventa tanto potente ed efficace quante più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla legge di Metcalfe (fonte: Wikipedia)Nell’ambito dei software gestionali si può identificare come collaborativo quello che permette lo scambio delle informazioni tra i reparti, in modo coordinato e tempestivo, integrandosi in tutti i contesti legati all’attività aziendale.

IL SOFTWARE ERP TREND TNGOgni modulo del software ERP Trend Tng è stato progettato con caratteristiche necessarie a farne un applicativo di tipo collaborativo, dove la completezza, la tempestività e la condivisione dei flussi informativi sono il mezzo per aumentare la produttività nei reparti delle aziende che lo utilizzano.Alla base dell’ERP c’è il Sistema di Convalida dei Dati inseriti nel database: il metodo di validazione dei dati immessi (Validation Rules), la procedura di Integrità Referenziale Programmabile, l’apparato di profilazione utente (Data Dictionary), ed il modulo per regolamentare i processi informativi (Work Flow).Tutti i moduli dell’ERP sono integrati al modulo Comunicazioni che comprende i servizi, disponibili a tutti gli utenti, di Messaggistica, Reminder, Rubrica, Calendario, Faxing, Mailing e VoIP per lo scambio d’informazioni tra i reparti e con l’esterno della Azienda.Le informazioni, con l’obiettivo di renderle tempestive e corrette, possono essere elaborate e smistate autonomamente dal sistema gestionale tramite il modulo ROBOT.

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L’EFFICIENZA E’ ALLA BASEDELLA PRODUTTIVITA’TREND TNG E’ STATO PROGETTATO CON LE CARATTERISTICHE NECESSARIE A FARNE UN APPLICATIVO DI TIPO COLLABORATIVO, DOVE LA CORRETTEZZA, LA COMPLETEZZA, LA TEMPESTIVITA’ E LA CONDIVISIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI SONO IL MEZZO CON CUI LE AZIENDE POSSONO AUMENTARE LA PRODUTTIVITA’ DEI REPARTI.

DATA BASE di Trend Tng

Sistema di convalida dei dati immessiValidation Rules

Controllo della possibilità di eliminazione dei dati

Integrità Referenziale Programmabile

Gestore delle autorizzazioni e della condivisione dei dati

Profilazione Utente e Data Dictionaty

Sistema di controllo dei metodi di elaborazione dei dati

Workflow

ComunicazioniVoIP, FAX, E-mail, Messaggistica

Applicazioni di Trend TNG ERP

UTENTIESTERNO

MODULOROBOT


L’INTERFACCIA GRAFICA. AMICHEVOLE E’ DIR POCO.L’IMPIEGO IN TUTTE LE PROCEDURE DELLO STESSO ASPETTO GRAFICO E DELLE ICONE USATE NEI PIÙ DIFFUSI SOFTWARE IN USO PRESSO LE AZIENDE, L’UTILIZZO DELLE TECNICHE DI NAVIGAZIONE TRA I DATI ORMAI PIÙ CHE POPOLARI, HA RESO L’USO DI TREND TNG PRATICO E INTUITIVO.

DESKTOPLe procedure di Trend TNG hanno interfacce nelle quali le funzioni e l’aspetto sono simili, il più possibile, ai software più diffusi nelle aziende.L’interfaccia grafica di Trend TNG è stata progettata con questa caratteristica per renderla familiare agli operatori, per evitare loro un impatto visivo e operativo che potrebbe incidere, prolungandoli, sui tempi d’implementazione delle procedure.I menù, bene organizzati e sobri nell’aspetto, sono completati dalle toolbar: entrambi sono personalizzabili secondo l’utente e le funzioni che questi utilizza per lo svolgimento delle mansioni assegnategli.La Barra Laterale completa l’immagine del Desktop di Trend TNG, il cui sfondo può essere personalizzato dall’operatore.

BARRA LATERALEL’oggetto più visibile del Desktop è la Barra Laterale.I bottoni ospitati nella barra permettono di richiamare le procedure di tipo collaborativo introdotte nella versione Trend Tng .In alto a destra, la freccia verde permette di ridurre la barra laterale; in basso a sinistra trova posto il bottone di uscita rapida da Trend.Gli operatori autorizzati, quelli tecnicamente più esperti, vedranno anche il bottone per l’apertura della modalità programmazione, indicata con l’icona del tasto A .In seguito vedremo le altre funzionalità comprese nella barra laterale.

BARRA DI LAVOROLa Barra di Lavoro, presente in tutte le procedure di gestione degli archivi ha l’aspetto conforme al set di icone di WinVista, questo rende l’operatività sui moduli di Trend Tng simile al modo di utilizzare OFFICE e quindi l’impatto, anche visivo, sugli utilizzatori è molto soft e i tempi di apprendimento delle funzionalità molto brevi.

La funzione Nuovo, Salva, Annulla, Ricerca, la funzione Elimina ed Esci sono identiche come modalità d’uso al mondo Windows, diffusissimo e conosciuto nelle aziende e ciò rende semplice adoperare, anche nel primo periodo d’utilizzo, il programma Trend TNG.

Ancora, poiché la Barra di Lavoro è integrata in tutte le interfacce, quando l’operatore ha imparato il funzionamento di una di queste, riesce a utilizzare agevolmente anche le altre; ciò significa che gli operatori sono facilmente intercambiabili per ciò che riguarda l’utilizzo delle procedure.


IMPARARE TRENG TNG :UN APPRENDISTATO MOLTO BREVE.L’ERGONOMICA INTERFACCIA DI TREND TNG, SIMILE AI SOFTWARE MAGGIORMENTE UTILIZZATI NEGLI UFFICI, E LA TECNICA DI NAVIGAZIONE GLOBAL DEGLI ARCHIVI, PERMETTE AGLI UTENTI DELLE AZIENDE CHE IMPLEMENTANO L’ERP DI DIVENTARE OPERATIVI E PIÙ EFFICIENTI IN BREVE TEMPO.

ANAGRAFICHELa Gestione delle Anagrafiche, riguardanti gli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e Prospect, sono pratiche, complete e ottimamente organizzate. La prima scheda di ogni anagrafica contiene le informazioni, compreso il mansionario dell’azienda registrata, necessarie per prendere contatto con il soggetto ed è integrata al sistema di Comunicazioni di Trend TNG.Questa integrazione è una novità nella gestione delle relazioni con i soggetti che interagiscono con l’azienda, relazioni che opportunamente gestite, consentono risparmi di tempo e innalzamento dell’efficienza delle operazioni.Una serie di funzioni permette di portare a termine operazioni, come la semplice spedizione di una mail, comporre un numero telefonico o passare un’informazione a un collega, in tempi minori rispetto alla consuetudine.Con un click destro del mouse su un campo contenente un indirizzo mail, si ottiene una bozza di e-mail già intestata e corredata della firma legata all’utente (e non alla configurazione del terminale e del servizio di posta elettronica); Il click su un campo contenente un numero telefonico attiva il modulo VoIP che compone automaticamente il numero e invia la chiamata; Il click su un campo che contiene un numero fax apre la “copertina personalizzata” dell’utente pronta per la compilazione e l’invio

NAVIGAZIONE GLOBALRaggiungere rapidamente le informazioni è uno degli obiettivi stabiliti dai responsabili del progetto Trend TNG.La tecnica di Navigazione GLOBAL è uno degli strumenti predisposti per tale scopo, e il suo utilizzo sulla gestione delle anagrafiche dell’ERP fa intuire quanto aiuti gli operatori nello svolgimento delle mansioni: con un semplice click si raggiungono informazioni e dati senza passare per i menù del gestionale, ma semplicemente “esplorando” le schede posizionate nella parte alta delle interfacce, senza attivare alcuna modalità di ricerca, ma adoperando una sorta di iperlink che collega logicamente gli archivi al soggetto dell’anagrafica, rendendola completa e funzionale.La scheda Documenti permette di raggiungere gli archivi relativi alle documentazioni che hanno coinvolto il soggetto: preventivi, conferme d’ordine, DDT, fatture o comunque ogni documento configurato nell’applicativo, con la possibilità di “aprirlo” per modificarlo, stamparlo e inviarlo per mail.La scheda Documenti Contabili comprende tutte le scritture contabili riguardanti il soggetto: se il profilo utente è configurato per farlo, è possibile modificare i dati oppure stampare l’estratto conto.La scheda Oggetti contiene i collegamenti ai file, legati al

soggetto, con il modulo Archiviazione Documentale. File di qualsiasi formato sono collegati all’anagrafica e resi disponibili a tutti gli operatori: un’e-mail contenente allegati, un documento Word, un foglio Excel, l’immagine di un fax, un file pdf. I file si possono aprire e utilizzare.In conclusione la Navigazione Global è una delle procedure che maggiormente consente di avere l’informazione corretta, nel momento in cui è necessaria a tutti gli operatori del sistema.

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CONTATTIIl software dispone di praticissime funzioni per trovare velocemente le informazioni relative all’Azienda che si relaziona con quella che utilizza Trend Tng.La funzione Trova Contatti permette di reperire il nominativo allargando la ricerca agli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e Prospect contemporaneamente. La selezione, inoltre, avviene per stringa contenuta e non solo sul campo ragione sociale, ma anche sulla rubrica interna delle anagrafiche (mansionario).Dalla lista con i risultati della ricerca è possibile risalire alle anagrafiche, reperendo in questo modo tutte le informazioni legate al nominativo e utilizzando la navigazione global..Dalla stessa lista è possibile creare una mail (funzione Crea Mail) o far comporre un numero di telefono (funzione Chiamata VOIP) automaticamente, con notevoli risparmi di tempo. Per chi lo desiderava è stata attivata anche una funzione Stampa Scheda Nominativo che utilizza un report personalizzabile dall’utente, per ottenere una scheda del contatto

I METODI DI RICERCA INFORMAZIONI DI TREND TNG: VELOCI & COMPLETI = PRODUTTIVI L’ATTENZIONE DEGLI SVILUPPATORI DI TREND TNG SI E’ CONCENTRATA SUI METODI DI RICERCA DELLE INFORMAZIONI CON L’OBIETTIVO, RAGGIUNTO, DI RENDERLI PRATICI E PERFORMANTI.


MESSAGGIUna delle funzioni che più positivamente influenzano l’efficacia dei reparti è la procedura di Messaggistica integrata del modulo Comunicazioni di Trend Tng.La procedura ha principalmente due modalità di utilizzo: la funzione Promemoria Personale e la funzione Messaggio ai Colleghi.La prima funzione è in pratica un messaggio a se stessi di cui è possibile programmare il posticipo. Durante l’utilizzo di Trend comparirà il promemoria (come a lato) con la nota che l’operatore si è appuntato. La seconda modalità di operare riguarda la possibilità di inviare messaggi ai propri colleghi, potendo selezionare i destinatari dall’elenco degli utenti. Gli stessi, vedendoli apparire sul proprio schermo potranno eseguire le funzioni “Rispondi al Mittente”, oppure “Promemoria”, posticipando una nuova comparsa del messaggio, ma anche inviarlo nuovamente ad altri destinatari. Molto interessante è la

funzione Crea Messaggio con Oggetto. L’immagine a sinistra è presente in diverse procedure del programma e permette di creare un messaggio contenente un collegamento alla procedura dalla quale è stato creato, che “punta” al record in quel momento in maschera. Sarà così possibile spedire un

messaggio ad un collega del tipo “CONTROLLA QUESTO ORDINE AL FORNITORE. LA MODALITA DI PAGAMENTO È CORRETTA?” Il destinatario, cliccando sulla dicitura collegamento potrà verificare l’ordinativo e rispondere tempestivamente al mittente con la funzione replay. Sono diverse le procedure su cui è attiva la funzione Crea Messaggio con Oggetto: le anagrafiche (Clienti, Fornitori, Contati e Prospect), Anagrafica Prodotti, Movimenti Contabili, Movimenti di Magazzino, CRM, ecc. La Procedura di Messaggistica è integrata alla procedura Calendario; in effetti ogni messaggio va ad alimentare il Calendario nel senso che, in base al posticipo imposto al messaggio, questo si andrà a posizionare come impegno/appuntamento nel giorno relativo. È possibile impostare una colorazione diversa ai messaggi in base alla priorità della scadenza. Si può programmare un piccolo lasso di tempo con cui anticipare il preavviso, prima dell’inizio dell’impegno inserito in calendario. Qualora il PC del destinatario sia spento o Trend non sia stato avviato, al momento della prima connessione con Trend Tng appariranno in sequenza tutti i messaggi che questi non ha ancora letto.

MESSAGGI ELETTRONICI: SCAMBIARSI INFORMAZIONI SENZA PERDERNE NESSUNA.IL SISTEMA DI MESSAGGISTICA DEL MODULO COMUNICAZIONI PERMETTE AGLI OPERATORI DI SCAMBIARSI INFORMAZIONI, DOUMENTI E DATI SENZA PERDITE DI TEMPO CON LA SICUREZZA CHE NON SARANNO SMARRITI.

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CALENDARIOLa funzione Calendario è molto simile al calendario di Outlook, possiamo anzi dire che ne ricalca tutte le funzionalità.La differenza determinante è che il Calendario di Trend Tng è integrato in modo nativo nelle procedure; questo vuol dire innanzitutto che non è necessario installare alcuna procedura sui PC e, soprattutto, gli impegni ed i promemoria si posizionano in automatico sul datario direttamente dalle procedure di utilizzo comune e possono contenere i dati elaborati dalle stesse.Il Calendario è inoltre condiviso tra gli Utenti cosicché, esclusi gli impegni privati, è possibile visionare le agende dei colleghi per poterli rintracciare, o per fissare degli appuntamenti per loro conto.Il Calendario può essere gestito manualmente, ossia impegnando le ore delle giornate semplicemente digitandovi una nota, oppure dal servizio Messaggi che si posizionano man mano sulle giornate in base al posticipo imposto ai promemoria. Gli impegni a calendario possono comunque essere trasferiti in Outlook e la pagina di agenda può essere stampata.

L’utente può scegliere tra diverse modalità di visualizzazione: da quanti giorni sulla schermata (solo da lunedì al venerdì oppure sabato e domenica compresi) a quale arco di tempo della giornata visualizzare e l’ora di partenza della giornata lavorativa.Diverse procedure del programma alimentano automaticamente l’agenda: il CRM, la Messaggistica, il ROBOT, la Gestione Interventi, il Work Flow. Il CRM impegna le giornate del calendario in funzione dell’attività (azione) che l’operatore deve compiere: se durante la compilazione di un lead, prendiamo come esempio il registro di una trattativa con un potenziale cliente, questi dispone l’azione VISITA PRESSO IL CLIENTE in una data futura, per quella stessa data la procedura impegna il calendario. Il ROBOT alimenta il calendario secondo i risultati delle elaborazioni che compie autonomamente, ad esempio può impegnare l’agenda degli addetti del reparto amministrativo, con la dicitura “Richiamare Clienti Morosi” il giorno successivo a quello in cui ha inviato i fax per il recupero credito ai clienti. La procedura di Gestione Interventi impegna il calendario di un tecnico quando è programmato un intervento che lo coinvolge.

IL CALENDARIO DI TREND TNG:TUTTO COME PREDISPOSTOIL CALENDARIO DI TREND TNG, ALIMENTATO DALLE PROCEDURE DELL’ERP, CONSENTE DI PIANIFICARE LE GIORNATE LAVORATIVE SEMPLICEMENTE E SENZA DIMENTICARE NULLA.


E-MAIL DOCUMENTALEUn’importante procedura integrata nella gestione delle stampe dei documenti di magazzino è la pratica funzione “E-mail documentale”.Questa procedura crea automaticamente una mail per l’intestatario del documento (Fattura, DDT, Ordine, ecc,…) avente il documento stesso come allegato e come indirizzo di posta elettronica, quello di uno o più persone contenute nella rubrica interna dell’intestatario.Gli amministratori possono impostare quale deve essere il funzionamento base della procedura e quindi gestire, a livello di destinatario, le eccezioni.L’impostazione di default riguarda la scelta della tipologia di allegato, le limitazioni alla modifica e stampa dello stesso, il testo dell’oggetto e del corpo della mail (introducendovi formule per l’inserimento automatico dei riferimenti al documento); queste impostazioni possono subire cambiamenti in funzione del destinatario al quale è spedita la mail, che può anche richiedere di proteggere questi allegati con una password per garantire la riservatezza.La mail reca la firma legata al profilo-utente dell’operatore di Trend TNG, e non secondo l’impostazione del servizio di posta elettronica, così da permettere a questi di cambiare postazione di lavoro.A livello di documento (ordinativi, fatture, ddt, preventivi ...) è possibile distinguere quale debba essere inviato per e-mail, potendo comunque programmare eccezioni rispetto alla configurazione di base, mentre a livello di destinatario si sceglie a quale indirizzo di posta, indicato nel mansionario, il documento debba essere spedito: preventivi e conferme d’ordine all’ufficio acquisti del cliente, mentre le fatture e note all’amministrazione; ordini di acquisto e richieste di offerta all’ufficio vendite del fornitore. Questa procedura, infine, è integrata al modulo di Archiviazione Ottica di Trend TNG per la de-materializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva.

GESTORE DI STAMPATrend Tng dispone di un potente Gestore di Stampa, che unisce sia la modalità per utilizzare stampanti ad impatto sia quella per gestire stampanti grafiche, infatti, ogni operatore può scegliere il metodo che preferisce per le stampe ad uso interno (bilanci, estratti conto, situazioni di magazzino, analisi del venduto, ecc.), mentre le stampe dirette all’esterno (DDT, ordini al fornitore, preventivi, fatture, ecc.) possono essere configurate, una ad una, secondo necessità. La funzione più importante è l’utilizzo dei Segnalibro, che compaiono sulla parte sinistra dell’anteprima di stampa. Questi fanno da

indice per selezionare velocemente la sezione di stampa che interessa l’operatore. È stata implementata la funzione Trova nel Documento, tipica di Excel e Word, che evidenzia sulla schermata il vocabolo ricercato velocizzando anche in questo caso il reperimento dell’informazione.Con la gestione degli zoom è possibile visualizzare più pagine affiancate (funzione Multipage). Sono disponibili svariate funzioni riguardo la possibilità di scelta di una stampante differente da quella predefinita. Si può scegliere una qualsiasi delle stampanti della rete dopo l’anteprima di stampa, modificandone i parametri essenziali (num. copie, selezione pagine, orientamento, ecc) senza dover modificare le impostazioni di default della stampante scelta. Il contenuto delle stampe è esportabile nei formati più comuni: Excel, Word, PDF, XML, HTML, testo, ecc. rendendo le operazioni di migrazione molto più pratiche.

DOCUMENTI VIA MAILTEMPO, CARTA E DENARO RISPARMIATI.I DOCUMENTI EMESSI PER I CLIENTI, I FORNITORI E I SOGGETTI CHE HANNO RELAZIONI CON L’AZIENDA POSSONO ESSERE TRASFORMATI IN FILE E SPEDITI, AUTOMATICAMENTE, TRAMITE E-MAIL ALLE QUALI SONO ALLEGATI: UNA SCELTA CHE PRODUCE RISPARMI DI TEMPO E DENARO UNITAMENTE AD UN’IMMAGINE PROFESSIONALE.

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PROFILO UTENTELa sicurezza dei dati è stata presa in considerazione sotto diversi aspetti in fase di progettazione di Trend Tng:1. La sicurezza legata alla possibilità, condizionata, di

eliminare i dati.2. La sicurezza a riguardo della validità dei dati inseriti

secondo i criteri di esattezza e completezza.3. La possibilità di disabilitare le funzioni o attivare controlli

per la modifica o l’eliminazione in base all’utente.4. La possibilità di oscurare o evidenziare i dati principali.Su tutti i casi incide il Profilo Utente, cioè l’insieme delle autorizzazioni concesse all’operatore. Il legame al gruppo di appartenenza (Amministrazione, Commerciale, Produzione, …) vincola l’utente stesso a criteri di profilazione macroscopici, subordinati a restrizioni/concessioni attribuitegli ad hoc.In base al profilo utente si può condizionare il funzionamento o l’aspetto delle procedure, con l’obiettivo di ottenere informazioni “sicure” sotto ogni aspetto (vedi paragrafo La Sicurezza Delle Informazioni, pag. 4).In questo modo sarà possibile rendere invisibile il bottone “Elimina” da un’interfaccia, se il profilo dell’operatore non gli consente di cancellare un dato; si potranno oscurare informazioni riservate, ad esempio i dati contabili, agli operatori non addetti alla manipolazione delle stesse; si potrà controllare il dato inserito, come l’importo dell’affidamento concesso a un cliente, imponendo limiti alla discrezionalità dell’operatore secondo regole prestabilite.

INTEGRITA’ REFERENZIALE PROGRAMMABILEL’integrità referenziale dei dati programmabile, integrata in Trend Tng, rappresenta la serie di vincoli e condizioni stabiliti dall’amministratore del sistema, che determinano l’impossibilità di eliminare un record da un archivio (come al punto 1 del paragrafo precedente).Per esempio l’impossibilità di eliminare l’anagrafica di un fornitore se questo è stato coinvolto in almeno un documento di magazzino (vedi immagine), oppure un movimento contabile e così via. Questa procedura di Trend Tng non si limita solo a questo, è possibile infatti collegare una procedura all’evento di eliminazione che, a scelta dell’amministratore di sistema, permette l’eliminazione ma, subito in successione, obbliga l’operatore a una prassi prestabilita per evitare l’incoerenza tra gli archivi. Ad esempio si può concedere la possibilità di eliminare un dato, ma solo se lo si sostituisce con un altro.L’insieme delle attività svolte all’interno di un’azienda debbono essere regolamentate allo scopo di ottenerne l’ottimale esecuzione. Le regole determinano l’efficacia delle operazioni e incidono sull’efficienza degli operatori secondo i metodi che la direzione ritiene più opportuni. Le regole quindi definiscono il modo (metodo) di operare dell’individuo e incidono sugli strumenti che utilizza per il compimento delle sue mansioni. In buona sostanza, per questioni legate non solo alla sicurezza degli archivi ma per motivi di discrezione, si devono imporre limiti e vincoli agli utenti.

SICUREZZA DEI DATI: UN RISULTATO DA RAGGIUNGERE OGNI GIORNOL’INSIEME DEI DATI, PRODOTTI E GESTITI DALL’AZIENDA, DEVE ESSERE MANTENUTO IN SICUREZZA SECONDO I PRINCIPI GIÀ DESCRITTI, UN COMPITO CHE TREND TNG SVOLGE ACCURATAMENTE.


REGOLAMENTARE LA GESTIONE DELLEINFORMAZIONI: GARANZIA DI SICUREZZADEFINIRE REGOLE E VINCOLI PER L’UTILIZZO DELLE PROCEDURE AL FINE DI GARANTIRE CHE IL FLUSSO DEI DATI AVVENGA SECONDO I CRITERI DI SICUREZZA E LE NECESSITÀ DELL’IMPRENDITORE.

VALIDATION RULESLe procedure di Validation Rules (regole di convalida per l’immissione dei dati) di Trend Tng sono strettamente legate al concetto di sicurezza delle informazioni e permettono all’amministratore di sistema di introdurre vincoli sui modi di input dei dati negli archivi (come al punto 2 del paragrafo Profilo Utente) per salvaguardarne la completezza e l’esattezza. Con queste funzioni è possibile rendere obbligatorio qualsiasi campo in qualsiasi maschera; oppure fare apparire messaggi condizionati secondo l’esattezza del dato imputato o, in funzione del valore immesso, imporne un altro. È ovvio che per ottenere un processo coerente e senza interruzione, nell’insieme delle informazioni utilizzate non possano essere tralasciati quei dati che sono indispensabili al compimento ottimale del processo stesso. Per esempio, nel flusso del ciclo attivo che dall’offerta al cliente giunge all’emissione della fattura, se non è stato inserito il dato del modo di pagamento, si avrà un’interruzione sulla procedura di fatturazione o una fattura errata. È necessario stabilire quali dati siano necessari per ogni fase del flusso e renderli obbligatori col sistema delle Validation Rules.

DATA DICTIONARY L’insieme delle funzioni del Data Dictionary (regole di funzionamento delle procedure) di Trend Tng, consentono di porre vincoli all’utilizzo delle procedure oppure di modificare l’aspetto delle interfacce (come ai punti 3 e 4 del paragrafo Profilo Utente). Di fatto consentono di cambiare le proprietà degli oggetti presenti nelle maschere di Trend TNG in funzione dell’utilizzatore. Dal punto di vista della sicurezza consente, ad esempio, di imporre la proprietà di sola lettura su qualsiasi campo, così tutti gli operatori potranno vederlo ma solo alcuni modificarlo. Continuando negli esempi è possibile far scomparire il bottone di eliminazione di un record per gli utenti non autorizzati a farlo; Si possono rendere visibili/invisibili i dati sulle schermate secondo il gruppo di appartenenza dell’utente: gli utenti del gruppo Produzione non possono accedere, nemmeno in visualizzazione, ai dati riservati al gruppo Amministrazione; gli Utenti del gruppo Commerciale hanno una scheda in Anagrafica Clienti chiamata “Note dell’Agente” alla quale gli altri gruppi non accedono. 013


WORKFLOW:RISPETTARE IL PROTOCOLLO DI LAVOROSTABILIRE PROTOCOLLI PER L’EMISSIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI GESTITI DAI REPARTI CONSENTE DI RIDURRE AL MINIMO LE PROBABILITÀ D’INTERRUZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI.

WORKFLOWIl modulo di Gestione dei Work Flow, integrato in Trend TNG, influisce sulle possibilità di fruizione della procedura Movimenti di Magazzino e sulle modalità di utilizzo della stessa. Questa viene utilizzata dagli operatori per emettere documenti, secondo una serie di vincoli decisi dalla direzione a seconda del flusso documentale, con l’obiettivo di ridurre al minimo la possibilità di errore accrescendo la qualità delle informazioni.L’utilizzo di una procedura legata ad un metodo workflow è basata sul seguente principio di funzionamento: • Avvio della procedura• Identificazione del protocollo in base alla procedura e

all’operatore• Esecuzione della procedura secondo le regole definite• Reazione della procedura in base agli eventi verificatisi• Termine della proceduraIl tutto avviene secondo regole diverse in funzione dell’utilizzatore.Queste autorizzazioni sono legate sia al login (Profilo Utente) che l’operatore introduce in fase di accesso a Trend Tng inserendo nome utente e password, sia alle regole introdotte nella procedura Movimenti di Magazzino dall’amministratore di sistema (Validation Rules e Data Dictionary).In pratica il WorkFlow corrisponde al protocollo di operazioni da svolgere per una sequenza di documenti, ad esempio preventivo -> ordine cliente -> documento di trasporto -> fattura; in funzione dello stato di ogni documento la procedura reagisce impedendo alcune delle funzioni tipiche, come ad esempio la stampa, ma incide anche su procedure che potrebbero coinvolgere il documento stesso nel seguito del flusso, come la possibilità di fatturazione per un DDT, l’impossibilità di evasione per un ordinativo oppure l’inserimento nel piano di produzione di una commessa.Questo modulo si può programmare ulteriormente rispetto alle sue funzioni standard, in base alle esigenze dell’azienda con l’SDK. Ad esempio si può impostare il WorkFlow del documento Ordine del Cliente in modo che, alla presenza di articoli particolari o fuori dello standard, blocchi il flusso documentale finché un responsabile tecnico non lo abbia convalidato oppure abbia compiuto determinati controlli.Da notare che la richiesta di convalida arriva al responsabile in modo automatico tramite il servizio di messaggistica integrato nel modulo Comunicazioni di Trend.


WORKFLOW:CHI PUO’ FARE COSA?LIMITARE LA DISCREZIONALITÀ DEGLI OPERATORI REGOLANDO L’UTILIZZO DI FUNZIONI E PROCEDURE O, SECONDO LO STATO IN CUI SI TROVA UN DOCUMENTO, IMPOSTARE LINEE GUIDA PER L’ELABORAZIONE DEI DATI, È UNO DEI METODI PER OTTENERE FLUSSI D’INFORMAZIONI CORRETTI.

WORKFLOW VENDITECodice Documento Stato Autorizzati Limiti

1 PREV Preventivo al Cliente

Inserito Gruppo Commerciale; Fabio; Franco

no stampa, no piano di carico e piano di produzione, no MRP.

Convalidato Fabio; Franco no piano di carico e piano di produzione, no MRP

2 ORCL Conferma al Cliente

Spedita Gruppo Commerciale; Fabio; no piano carico, prod, MRPno piano di carico

Confermata Gruppo Commerciale; Fabio; no piano carico

Evadibile Giuseppe

3 DDT D.d.T. Fatturato Gruppo Magazzino; Giuseppe no creazione manuale, solo copia da ORCL, no modifica se fatturato

4 FATT Fattura Gruppo Amministrazione stampare se manca un prezzo in D.D.T.

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Innanzitutto va sottolineato che qualsiasi operatore che inserisca qualsiasi documento dovrà indicarne lo stato: questo significa che la procedura identifica il WorkFlow da eseguire in funzione del codice del documento, quindi impone le regole al soggetto che compila i dati secondo le regole di quel particolare flusso e secondo le restrizioni legate all’utente.Un semplice esempio di workflow può essere il seguente: la direzione determina il seguente flusso documentale per la vendita dei propri prodotti.

Questo protocollo di lavoro riguarda tutti i documenti e gli operatori che sono coinvolti nel ciclo di vendita degli articoli proposti da un’ipotetica azienda.Consideriamo il passo 1 che riguarda il documento Preventivo codificato come PREV e per il quale sono possibili due stati, INSERITO e CONVALIDATO, ognuno dei quali subordinato a determinate regole.Di fatto solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Franco. Tutti possono impostare lo stato INSERITO, ma solamente Fabio e Franco sono abilitati per lo stato CONVALIDATO che è la condizione necessaria per stampare il documento e, soprattutto, indipendentemente da quale sia lo stato il documento, questo non potrà mai essere inserito in un piano di carico o in un piano di produzione o coinvolto nel modulo MRP I.

Prendiamo in esame il passo 2, che riguarda il documento Conferma al Cliente codificato come ORCL, per il quale sono stabiliti tre possibili stati, SPEDITA CONFERMATA e EVADIBILE, ognuno dei quali subordinati a determinate regole.Come nel passaggio precedente solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Giuseppe. Tutti possono impostare lo stato SPEDITA o CONFERMATA, ma solamente Giuseppe lo stato EVADIBILE che è la condizione necessaria per

coinvolgere il documento nelle fasi successive del flusso.Impostazioni come queste prese ad esempio compongono i vari tipi di WorkFlow utilizzati nelle diverse aree aziendali: vendite, acquisti, produzione, spedizioni, amministrazione, …; questi evitano che i documenti possano essere compilati da chiunque, stabilisce i responsabili che controllino l’esattezza degli stessi, impongono limiti ad altre funzioni dell’ERP, per evitare che eventuali errori, contenuti nei documenti, possano comprometterne l’elaborazione.


TREND TNG E LA TELEFONIA VoIP, L’UNIONE CHE FA LA FORZA.L’INTEGRAZIONE TRA LA RETE TELEFONICA E TREND TNG OFFRE OPPORTUNITÀ, NON REALIZZABILI CON LA TELEFONIA E I CENTRALINI TRADIZIONALI, TALI DA POTER SODDISFARE IL BISOGNO DI EFFICIENZA E DI RISPARMIO DI TEMPO DELLE AZIENDE.

Il MODULO VoIPUtilizzare il sistema di telefonia VOiP integrato al Modulo Comunicazioni di Trend TNG significa poter scambiare dati con un centralino software. Quali vantaggi porta questa integrazione?Innanzitutto la Rubrica di Trend TNG può essere utilizzata per comporre automaticamente numeri di telefono o fax: da ogni campo delle interfacce, contenente un numero telefonico, si può avviare una telefonata con un semplice click destro del mouse. Questa funzione porta risparmi di tempo certi ed è solo la più semplice dell’integrazione.La procedura più importante è quella che consente il riconoscimento del chiamante: quando il centralino software riceve una chiamata, fornisce il numero in entrata a Trend TNG che, scorrendo la Rubrica, trova l’anagrafica corrispondente.

A questo punto Trend esegue un programma che comprende diverse procedure: in primo luogo, se il cliente è presente nella lista dei soggetti “bloccati” (il blocco può riguardare situazioni contabili aperte, la registrazione d’insoluti, …), il software allerta l’operatore e può indirizzare la chiamata sull’interno del personale addetto all’Amministrazione.Se non ci sono pendenze, un’interfaccia consente all’operatore


che riceve la chiamata di raggiungere velocemente i dati legati al soggetto, fornendo prova di organizzazione e cura nei rapporti con l’esterno: le scritture contabili, l’archivio documenti, le trattative memorizzate sul CRM, …; dalla stessa schermata è possibile stampare un estratto conto e inviarlo per fax o via mail; per le aziende che forniscono servizi di assistenza è possibile aprire lo storico degli interventi tecnici eseguiti presso il soggetto e quelli ancora in carico.Se la telefonata determina un’operazione successiva da svolgere, ad esempio la formulazione di un preventivo o un intervento tecnico, questa può essere iniziata direttamente dall’interfaccia del modulo VoIP.Secondo l’esito della conversazione è possibile registrare la stessa in un archivio di chiamate in sospeso, suddivise tra gli operatori che dovranno completarle, condiviso tra tutte le postazioni: per gli utenti di Trend TNG, in ogni momento, anche al di fuori dell’azienda, è possibile sapere chi li ha cercati al telefono e, tempestivamente, richiamare il soggetto.La chiamata ad ogni modo è stata storicizzata nell’archivio del centralino software: questo consente di sapere quanto, in termini di tempo e numero di chiamate, un soggetto impegna l’azienda telefonicamente; inoltre è possibile sapere quando questi ha chiamato e con quale interno ha parlato.

PECULIARITA DEI CENTRALINI VoIPLa semplicità d’uso del software che comanda il centralino VoIP permette di utilizzare funzioni che, nei sistemi tradizionali, sono attivate solo dal fornitore dell’apparecchiatura con costi maggiori. Ad esempio memorizzare un nuovo messaggio di benvenuto, programmare fasce orarie per il risponditore automatico, modificare le musiche di cortesia, è semplice e può essere gestito dagli utenti autonomamente.Questa soluzione di telefonia software sfrutta investimenti e risorse già esistenti in azienda, ossia il PC e la rete dati aziendale senza costringere all’acquisto di nuovo e costoso hardware: è sufficiente una normale cornetta USB oppure una cuffia con microfono. L’utilizzo della rete dati permette, ad esempio, di collegare le sedi remote e “vederle” come interni della propria rete telefonica senza costi di chiamata. Si possono regolamentare le chiamate in uscita, quindi inibire i prefissi a pagamento, oppure si può convogliare su sim card integrate al centralino le chiamate ai

cellulari abbassandone il costo.Ogni operatore può controllare una propria segreteria telefonica o una casella vocale, un messaggio di cortesia o deviare su altri interni o numeri le chiamate in ingresso.In conclusione, questo tipo di telefonia converge verso la rete dati dell’azienda e l’unione di queste infrastrutture consente una maggiore efficacia nello svolgimento delle mansioni da parte degli utenti.

VOICE OVER IP:VoIPLA TELEFONIA IP NON VA CONFUSA CON LA POSSIBILITA’ DI USARE INTERNET PER TELEFONARE RISPARMIANDO DENARO, E’ INVECE QUALCOSA DI MOLTO PIU’ COMPLESSO ED AVANZATO: E’ LA TECNOLOGIA CHE PERMETTE LA CONVERGENZA DELLA RETE TELEFONICA AZIENDALE SULLA RETE DATI.

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ROBOT, IL COLLEGA INVISIBILECHE FA TUTTO QUELLO CHE GLI CHIEDIAUTOMATIZZARE LE ATTIVITÀ È UNO DEI METODI PER AVERE LA CERTEZZA CHE QUESTE SIANO ESEGUITE TEMPESTIVAMENTE E CONSTANTEMENTE.

ROBOTIl modulo ROBOT si sostituisce agli utenti del gestionale nel compiere alcune operazioni che periodicamente svolgono tramite le normali procedure di Trend TNG.L’attività ricorrente, come può essere considerato l’invio di solleciti per il recupero crediti, il sollecito ai fornitori per ordinativi inevasi o la stampa degli articoli sotto scorta, è eseguita automaticamente da ROBOT senza l’intervento degli operatori, assicurando risparmi di tempo, precisione

nelle operazioni e garantendo ai responsabili che queste siano svolte tempestivamente e nei tempi indicati.Di fatto si possono inserire tra le attività ricorrenti anche procedure personalizzate per l’utilizzatore di Trend TnG: procedure per cambiare automaticamente la categoria del cliente, da “attivo” a “inattivo”, in funzione del fatto che non generi fatturato per un dato periodo, stampe che si riferiscono al budget degli agenti spedite per fax o via mail, invio di Newsletter, etc.Per le attività di stampa si possono indicare quali stampanti utilizzare per compiere l’operazione: si può stampare il fatturato del mese sulla stampante del responsabile commerciale, il bilancio mensile su quella del responsabile amministrativo.Per le attività di spedizione, in particolare, consente la produzione di report che è possibile spedire come allegato in mail e/o per fax prelevando indirizzi o numeri telefonici dalle rubriche in anagrafica.ROBOT è uno “schedulatore” di attività, in pratica si sceglie (o la si crea ex-novo) la procedura che deve essere eseguita automaticamente

e per questa s’imposta un calendario: esecuzione giornaliera, settimanale, ecc.; alla data di inizio prestabilita, il “motore” di questa procedura entra in funzione, ed esegue le operazioni programmate.



PAROLA DI AMMINISTRATORE.ERP: UN INVESTIMENTO STRATEGICO A SUPPORTO DEL MANAGEMENT AZIENDALE. UNA MOLTEPLICITÀ DI MODULI CHE FANNO DI TREND TNG UNO STRUMENTO VALIDO, FLESSIBILE E PERSONALIZZABILE, UN’INSIEME DI PROCEDURE CHE GARANTISCE SICUREZZA E COMPLETEZZA AI DATI, CHE PERMETTE STIME, ANALISI E VALUTAZIONI DI PERFORMANCE AL FINE DI OTTENERE MASSIMI RISULTATI.

PERCHÉ HA SCELTO TREND TNG, L’ERP DI TDA INFORMATICA?Tra tante proposte è quello che meglio si adatta alle esigenze dell’azienda nella configurazione standard, con ulteriori possibilità di personalizzazione date dal kit di sviluppo integrato SDK. La completezza funzionale per ognuna delle aree aziendali, le ampie funzioni di controllo, la garanzia di sicurezza e completezza dei dati ci ha definitivamente convinti.

UN INVESTIMENTO IMPORTANTE…..La gestione dei processi dell’impresa secondo quanto stabilito dalla direzione è uno dei punti su cui misurare il ritorno dell’investimento. L’aumento della precisione nello svolgimento delle funzioni, unito a notevoli risparmi di tempo, ci ha permesso di ammortizzare in un breve periodo l’investimento economico.

QUALI SONO LE FUNZIONI CHE APPREZZA DI PIÙ NELLA SUA VESTE DI AMMINISTRATORE?La completezza delle funzioni per il controllo della performance aziendale, che possiamo “regolare” autonomamente in base alle nostre esigenze. Il modulo per la Business Intelligence è utilizzato da tutti i responsabili di reparto, ognuno secondo le proprie necessità. Il set di report per valutare i risultati delle attività è ampissimo. Queste procedure sono sia il metro per misurare le performance dei reparti, che lo strumento per ideare nuove strategie o correggere i nostri difetti.

È DIFFICILE UTILIZZARE TREND TNG?Il modulo ROBOT aiuta gli amministratori, che solitamente utilizzano meno il software. ROBOT può essere programmato per effettuare i controlli e le procedure più svariate: dalla verifica dei budget alla stampa del bilancio, dal controllo dei fatturati alla stampa dei flussi di cassa.I risultati di queste elaborazioni ci arrivano via mail oppure li troviamo direttamente nella nostra stampante, nei tempi che abbiamo stabilito e senza necessariamente sapere come funzionino queste procedure.

QUAL È LA PIÙ INTERESSANTE TRA LE PROCEDURE CHE UTILIZZA?Il Cash Flow, perché è una rappresentazione delle risorse economiche dell’azienda proiettata nel futuro: tutti gli impegni economici al passivo vengono confrontati con quanto risulta all’attivo. Ci permette di prevedere i periodi in cui potremmo trovarci in carenza di liquidità e comportarci in conseguenza. Ci consente di lavorare tranquilli.

QUALI ALTRI MODULI FANNO LA DIFFERENZA, AGLI OCCHI DELL’IMPRENDITORE?Sicuramente il WorkFlow, che permette di regolarizzare il flusso dei documenti e delle procedure che li elaborano secondo i protocolli stabiliti dalla direzione: un ordinativo, il cui ammontare supera un dato limite, non può essere processato se non convalidato dal responsabile acquisti; l’ordinativo di un cliente deve essere convalidato dall’ufficio tecnico prima di passare ai reparti di produzione. In pratica si stabiliscono le regole e le procedure obbligano gli addetti ad operare secondo le linee guida dettate dalla direzione.

SEMPRE PIÙ SI PARLA DI SICUREZZA….I moduli che garantiscono la sicurezza e la completezza dei dati ci danno la certezza che ogni operazione sia compiuta al meglio.Possiamo stabilire, per ogni procedura, quali dati sia obbligatorio inserire; possiamo identificare chi può far cosa (vedere, modificare, cancellare, stampare,…) su ogni interfaccia; possiamo disabilitare funzioni o crearne di nuove.I metodi per stabilire queste regole, facili da applicare per chiunque sia autorizzato, permettono lo svolgimento delle operazioni con il massimo del risultato.

COSA PUÒ DIRCI IN CONCLUSIONE DI TREND TNG?In una impresa, il responsabile di una funzione aziendale deve svolgere le proprie mansioni per il massimo profitto dell’azienda. Sono compiti di carattere strategico il cui valore aumenta in funzione del tempo che gli si può destinare; purtroppo, sempre più spesso, vediamo questo tempo diminuire per fare spazio ad altri incarichi: controllo delle operazioni, reperimento delle informazioni strategiche, sollecito degli addetti. Abbiamo demandato al sistema Trend TNG queste incombenze, comunque importanti, tornando al nostro compito principale: decidere i miglioramenti.

INTE

RVI

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ARCHIVIAZIONE OTTICAOGNI FILE AL POSTO GIUSTO!ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE: NON È SOLAMENTE UN CONTENITORE DELLE IMMAGINI DEI DOCUMENTI RICEVUTI O EMESSI DALL’AZIENDA, MA UN ARCHIVIO DI TUTTE LE TIPOLOGIE DI FILE GESTITE.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALEIl modulo Archiviazione Documentale permette l’archiviazione ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall’azienda, relazionandoli al soggetto che li ha inviati o ricevuti. Per documenti s’intendono tutti gli oggetti (file) del mondo Windows: documenti Word, cartelle di lavoro Excel, file di Autocad, file in formato PDF, Mail, ecc. Per soggetto s’intende un record appartenente agli archivi clienti, fornitori, contatti, prospect, prodotti, commesse e registrazioni contabili.L’operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di “drag & drop”, tipica di Windows, in questo modo l’utilizzatore di Trend può “trascinare” con il mouse un oggetto sull’icona che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione, la categoria alla quale appartiene l’oggetto e l’operazione è conclusa. Da questo momento è possibile “aprire” il file così

archiviato dalle schede anagrafiche dei soggetti e da tutti i terminali di Trend. Inoltre, terminate queste operazioni, il file fisico è copiato in una locazione centralizzata della rete secondo le regole di archiviazione stabilite dai responsabili. Questo permette di raggruppare tutta la documentazione in possesso dell’azienda in una posizione certa, così da poter eseguire i backup senza perdere nessuna informazione e, soprattutto, consente di condividere le informazioni legate ai soggetti, ma contenute in file esterni all’ERP, tra tutti gli utenti di Trend TNG.


GESTIONE DELLE REVISIONIIl modulo archiviazione documentale permette anche la Gestione delle Revisioni dei documenti emessi.In pratica le routine che stampano i documenti di magazzino (proforma, conferme d’ordine, ddt, ordini al fornitore, ...) e le fatture, automaticamente, memorizzano l’immagine del documento secondo il profilo di archiviazione stabilito: il documento emesso viene più volte memorizzato (un file in formato pdf per ogni revisione) in funzione delle modifiche subite.Ad esempio, eseguendo una modifica su un ordinativo (ordine fornitore, ordine cliente, …) il modulo lo archivia nella categoria Ordini Revisionati, numerando differentemente ogni singola revisione.

MOTORE DI RICERCAQuesto modulo è associato a un motore di ricerca che permette di trovare i documenti archiviati. Nella ricerca si possono introdurre filtri per data, per categoria, per soggetto (cliente, fornitore, contatto, prodotto, commessa, prospect), è possibile utilizzare filtri per stringa contenuta nella descrizione, nelle annotazioni e parole contenute all’interno del documento stesso.Il motore di ricerca trova tutti i documenti che soddisfano i filtri applicati e ne visualizza i risultati in una griglia che riporta in anteprima il documento; trovato il documento richiesto lo si può tranquillamente aprire per consultarlo, modificarlo o stamparlo.Il modulo Archiviazione Documentale è alla base delle procedure di archiviazione sostitutiva che permettono la de-materializzazione dei documenti per i quali fino ad ora è stata necessaria la conservazione del cartaceo.

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LA REVISIONE DEI DOCUMENTI:TENER TRACCIA DELLE MODIFICHESU OGNI DOCUMENTO, PRINCIPALMENTE SULLE OFFERTE, ORDINI AL FORNITORE E CONFERME D’ORDINE AL CLIENTE, OGNI MODIFICA DOVUTA ALLE TRATTATIVE INTERCORSE VIENE MEMORIZZATO IN UN FILE CONSENTENDONE LA STORICIZZAZIONE.


CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT:CRM.LE APPLICAZIONI CRM SONO UTILIZZATE PER TRACCIARE I CONTATTI CON I REFERENTI ESTERNI ALL’AZIENDA, MEMORIZZANDOLI NEI DATABASE, IN MODO CHE TALI INTERAZIONI POSSANO ESSERE ANALIZZATE CON LO SCOPO DI MIGLIORARE I PROCESSI AZIENDALI E LE RELAZIONI CON L’ESTERNO.

CRMLa traduzione dell’acronimo CRM è “gestione delle relazioni con i clienti” e indica quegli strumenti che permettono di seguire ogni passaggio dei contatti con la clientela.L’utilizzo di questo tipo di strumento ha come principale obiettivo la fidelizzazione del cliente, ma non è solo con il cliente che una azienda si relaziona.Il CRM è utile per tracciare i rapporti intercorsi con i Fornitori, i Contatti ed i Potenziali Clienti (Prospect), o per monitorare lo svolgimento di particolari attività, per permettere ai reparti aziendali di reagire a situazioni che potrebbero compromettere il rapporto con i soggetti che interagiscono con l’azienda.Reclami, nuove richieste di offerta, valutazioni sui prodotti acquistati o sui servizi forniti, per fare alcuni esempi di relazione, possono e devono essere registrate poiché, opportunamente elaborate, saranno utilizzate per rettificare processi aziendali insufficienti e per attuare nuove strategie, nell’ottica di miglioramento che guida ogni impresa.Il CRM è un valido supporto per gli agenti dell’area Commerciale Vendite: consente loro di tenere una sorta di diario riguardante la trattativa/relazione con il cliente e, allo stesso tempo, fornisce i promemoria delle prossime azioni da eseguire come, ad esempio, fare una telefonata, spedire un fax, preparare un preventivo.Il promemoria è una funzionalità che, in situazioni in cui un agente gestisca più trattative simultaneamente, permette di non tralasciare nessuna relazione e allo stesso tempo consente di essere tempestivi e precisi nel compierle.Un’altra importante funzionalità per l’area commerciale è la procedura per l’invio massivo di mail o fax, che può essere utilizzata per trasmettere Newsletter a un insieme di nominativi. Questo insieme può essere creato estrapolando i nominativi secondo le loro caratteristiche di profilo: tutti i prospect o clienti di una certa zona, di un certo settore produttivo, che hanno generato un fatturato compreso in un range prefissato, in modo che si possa spedire loro informazioni mirate.Un’applicazione CRM può essere adottata per aumentare il numero dei clienti, fidelizzare i clienti attuali, ma anche revisionare processi produttivi o servizi.Con riferimento a quest’ultima ipotesi facciamo un esempio: supponiamo di voler misurare la qualità del servizio consegne dell’azienda. Innanzitutto si stabiliscono gli indicatori per la valutazione dello stesso: rispetto dei termini di consegna, rispetto delle quantità, validità degli imballi, cortesia degli operatori, ecc., quindi si procede a “intervistare” i destinatari della prestazione. Dall’analisi dei risultati deriveranno le strategie per il miglioramento del servizio: se l’indicatore

del rispetto delle quantità non rientra nei valori ammessi, si sceglierà di migliorare le modalità di controllo al carico; se l’indicatore della validità degli imballi non è soddisfacente si procederà al vaglio di prodotti più resistenti.In conclusione un CRM consente di memorizzare le relazioni avvenute con i referenti dell’azienda e di predisporre le attività future per gli addetti di qualunque mansione, garantendone il tempestivo e certo svolgimento e rendendo possibile valutare gli accadimenti, sia per accertarne il buon esito che per trarne informazioni utili all’ideazione di percorsi di miglioramento

CAMPAGNE COMMERCIALIGli operatori possono sfruttare la funzione per la creazione di “Campagne Commerciali”, ossia determinare una sequenza di azioni per un insieme di nominativi con lo scopo di schedulare una sequenza di azioni sugli stessi e per più incaricati.Tipico è il caso delle campagne commerciali per le vendite, nelle quali, dopo aver selezionato l’insieme di nominativi, li si contatta in sequenza con vari mezzi: telefono, fax, mail, spedizioni postali, ecc, secondo un susseguirsi di azioni prestabilite e seguendo il metodo ritenuto più opportuno per raggiungere l’obiettivo.Una serie di stampe di controllo, oppure tramite il modulo Business Intelligence, permettono di analizzare il rendimento di queste campagne, nonchè la produttività degli operatori dell’area commerciale


IL MONITOR DEL CRMQuesta procedura permette di controllare lo svolgimento di una o più “azioni”, che devono essere eseguite nei tempi stabiliti da uno o più incaricati per raggiungere un obiettivo: questo può essere la tentata vendita di un prodotto, dar seguito ad una specifica richiesta del cliente, gestire una attività ricorrente in azienda (recupero crediti, contatto periodico per Customer Care), seguire una trattativa con un fornitore. Le azioni ancora da svolgere confluiscono nel “Monitor” di ciascun incaricato e vengono evidenziate con diverse colorazioni in base al ritardo e comunque sono ordinate in funzione della data prevista. Lo svolgimento di un’azione comporta l’invio di un messaggio, e quindi un impegno in calendario, per l’incaricato dell’azione successiva invitandolo quindi a svolgerla.

ATTIVITÀ RICORRENTILa procedura Attività Ricorrenti, facente parte del CRM di Trend TNG, consente di creare insiemi omogenei di clienti sui quali è stata programmata un’attività da compiere periodicamente: nell’ambito dell’area amministrazione questa può essere l’attività di recupero crediti, per l’area commerciale l’attività di monitoraggio della Customer Satisfaction, ma in pratica può essere utilizzata da tutti i reparti.Un esempio che si riferisce a quest’ultimo caso può essere il seguente: si stabilisce che i clienti debbano essere contattati telefonicamente, al minimo ogni due mesi, dagli addetti dell’area commerciale: questo modulo provvederà ad alimentare il Monitor degli operatori con l’azione “Telefonata Periodica” per i nominativi il cui ultimo contatto supera il periodo stabilito e si potrà valutare dallo storico dei resoconti il grado di soddisfazione

della clientela. L’archivio delle Attività Ricorrenti è alimentato da alcune procedure di Trend TNG: il modulo Gestione Insoluti oppure la stampa “Promemoria Rimesse Scadute”, generano la sequenza di azioni “Fax” (fax con la richiesta di saldo per l’insolvenza registrata o con l’elenco delle rimesse scadute) e “Telefonata di Chiarimento” che successivamente sono inserite nei monitor degli addetti in modo che, tempestivamente, il reparto amministrazione possa attivarsi presso il cliente.

023

CRM: CHI DEVE FARE COSA?IL CRM, UTILIZZATO PER CONTROLLARE E SOLLECITARE LO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITÀ RICORRENTI DELL’AZIENDA, È UN VALIDO STRUMENTO PER L’AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ DEI REPARTI.


VALUTARE LA PERFORMANCE, PER CREARE STRATEGIE.LE AZIENDE ELABORANO LE INFORMAZIONI RACCHIUSE NEI PROPRI DATABASE PER TRARRE VALUTAZIONI E STIME RIGUARDANTI IL CONTESTO AZIENDALE. PER COMPRENDERE L’ANDAMENTO DELLE PERFORMANCE DELL’AZIENDA, GENERARE STIME PREVISIONALI, IPOTIZZARE SCENARI FUTURI E PERCORSI DI MIGLIORAMENTO.

BUSINESS INTELLIGENGEL’applicazione di Business Intelligence, integrata in Trend TNG, supporta i manager nella valutazione dell’andamento aziendale, perché permette di monitorare gli aspetti critici delle attività fondamentali per l’impresa. Questa procedura, istante per istante, esegue analisi come l’andamento delle vendite, dei costi, della performance degli agenti, della produttività dei centri lavoro, …, e li confronta con i valori preventivati dall’imprenditore: in funzione del risultato il sistema produce report ed e-mail contenenti le analisi stesse, corredate da grafici, cruscotti, fogli Excel, e li invia ai responsabili delle varie aree e reparti.Il monitoraggio e il rendiconto continui consentono agli addetti di concentrarsi sulle strategie da adottare per migliorare, tempestivamente, i processi alla base delle attività vitali per l’azienda.

L’INTEGRAZIONE CON TREND TNGÈ universalmente riconosciuto che gli strumenti di Business Intelligence ricoprono un ruolo fondamentale per misurare la performance aziendale con lo scopo di migliorarne i processi e le attività. Questo concetto, su cui concordano manager e imprenditori, è valido per le imprese di qualsiasi dimensione ma diversi fattori influiscono sulla possibilità di implementare nel sistema informatico tale strumento: innanzitutto le operazioni

di collegamento ai database dell’ERP, che richiedono competenze tecniche, quindi, in seguito, la capacità di configurazione delle analisi, che richiedono competenze specifiche solitamente affidate a terze parti.L’integrazione del modulo di Business Intelligence con Trend TNG consente di superare questi problemi; l’allineamento con i database è semplificato da funzioni che guidano l’utente nella creazione delle relazioni tra gli archivi, mentre una numerosa raccolta di analisi già impostate per il monitoraggio delle attività più importanti, sopperisce a eventuali difetti di perizia


LA RACCOLTA DELLE ANALISI PREIMPOSTATEIl modulo di Business Intelligence, integrato con Trend TNG, è corredato da una serie di analisi già impostate, che elaborano i database di Trend TNG costantemente aggiornati, utilizzabili senza doverle configurare a priori.La raccolta è fruibile da tutte le aree aziendali; citiamo le analisi più interessanti o importanti.• Per l’area Amministrazione: Analisi dei Flussi Finanziari,

dei Fatturati, dei Debiti/Crediti, delle Immobilizzazioni, degli Incassi/Pagamenti.

• Per l’area Commerciale: Analisi del Venduto, della forza Vendita, delle Marginalità, dei Deprezzamenti.

• Per l’area Produzione: Analisi della Produttività (Operatori e Centri di Lavoro), della Commessa, dei Tempi di Produzione, degli Scostamenti.

• Per l’area Magazzino: Analisi delle Movimentazioni, delle Scorte, degli Indici di Rotazione.

E’ importante rilevare che questo modulo, pur essendo collegato in modo nativo al database di Trend TNG, si connette a tutte le tipologie di database del mondo Windows, così che l’applicazione di BI possa essere utilizzata per generare analisi anche da archivi provenienti da altri strumenti.

025

ANALIZZARE E AGIRE, COSÌ RAGGIUNGI IL SUCCESSO.CONTROLLO CONTINUO DEI RISULTATI DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI E ELABORAZIONE DI STRATEGIE MIGLIORATIVE DEI PROCESSI E DEI COMPORTAMENTI PER INCREMENTARE IL PROPRIO VANTAGGIO COMPETITIVO.

Azienda / Management

Trend TNG

Elaborazione di Strategie Migliorative

Risultato delle Attività(Database Trend TNG)

Attività Fondamentali dell’Azienda

Rendiconto ai Responsabili( Report, Cruscotti, Grafici, … )

Monitoraggio dei Risultati(Analisi Business Intelligence)

Riallineamento dei Processi, Tecnologie e Persone


INTRODUZIONE002

INTERFACCIA GRAFICA006

PRODUTTIVITA’ PERSONALE008 011

AREA ARGOMENTOINTRODUZIONE IL VALORE DELLE INFORMAZIONI

LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI

LA QUALITA’ DELLE INFORMAZIONI

LA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

IL SOFTWARE DI TIPO COLLABORATIVO

IL SOFTWARE ERP TREND TNG

INTERFACCIA GRAFICA DESKTOP

BARRA LATERALE

BARRA DI LAVORO

ANAGRAFICHE

NAVIGAZIONE GLOBAL

PRODUTTIVITA’ PERSONALE CONTATTI

MESSAGGI

CALENDARIO

E-MAIL DOCUMENTALE

GESTORE DI STAMPA


SICUREZZA011

WORKFLOW014

VoIP016

CRM022

BUSINESS INTELLIGENCE024

INDICE FUNZIONI026

027

AREA ARGOMENTOSICUREZZA PROFILO UTENTE

INTEGRITA’ REFERENZIALE PROGRAMMABILE

VALIDATION RULES

DATA DICTIONARY

WORKFLOW WORKFLOW

VoIP Il MODULO VoIP

PECULIARITA DEI CENTRALINI VoIP

ROBOT ROBOT

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

GESTIONE DELLE REVISIONI

CRM CRM

CAMPAGNE COMMERCIALI

IL MONITOR DEL CRM

ATTIVITÀ RICORRENTI

BUSINESS INTELLIGENCE BUSINESS INTELLIGENGE

L’INTEGRAZIONE CON TREND TNG

LA RACCOLTA DELLE ANALISI PREIMPOSTATE

ROBOT e ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE018


TDA INFORMATICA SRL Strada della Selva Grossa sn, 61122 Pesarotel 0721 200178fax 0721 202858

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Trend TNG Software ERP - Archiviazione Ottica - Messaggistica - Work Flow

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