TRAMITE DOCUMENTARIO

EL TRAMITE DOCUMENTARIO – TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Ley del Procedimiento Administrativo General

• Artículo 4.- Forma de los actos administrativos4.1 Los actos administrativos deberán expresarse por escrito, salvo que por la naturaleza y circunstancias del caso, el ordenamiento jurídico haya previsto otra forma, siempre que permita tener constancia de su existencia.

• 4.2 El acto escrito indica la fecha y lugar en que es emitido, denominación del órgano del cual emana, nombre y firma de la autoridad interviniente.LE

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Artículo 7.- Régimen de los actos de administración interna:

7.2 Las decisiones internas de mero trámite, pueden impartirse verbalmente por el órgano competente, en cuyo caso el órgano inferior que las reciba las documentará por documentará por escritoescrito y comunicará de inmediato, indicando la autoridad de quien procede mediante la fórmula, “Por orden de ...”.

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• Artículo IV.- Principios del procedimiento administrativo (…)• 1.12. Principio de participación.- Las entidades deben brindar

las condiciones necesarias a todos los administrados para acceder a la información que administren, sin expresión de causa, salvo aquellas que afectan la intimidad personal, las vinculadas a la seguridad nacional o las que expresamente sean excluidas por ley; y extender las posibilidades de participación de los administrados y de sus representantes, en aquellas decisiones públicas que les puedan afectar, mediante cualquier sistema que permita la difusión, el servicio de acceso a la información y la presentación de opinión.

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Artículo 40.- Documentación prohibida de solicitar40.1 Para el inicio, prosecución o conclusión de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentación de la siguiente información o la documentación que la contenga: 40.1.1 Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) años anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variación ni haya vencido la vigencia del documento entregado.

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Artículo 40.- Documentación prohibida de solicitar40.1 Para el inicio, prosecución o conclusión de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentación de la siguiente información o la documentación que la contenga: 40.1.2 Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otras entidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del administrado.LE

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40.1.3 Presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante la entidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados.

40.1.4 Fotografías, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias o autorizaciones de índole personal o por razones de seguridad nacional. Los administrados tendrán libertad de escoger la empresa en la cual sean obtenidas las fotografías, con excepción de los casos de digitalización de imágenes.

40.1.5 Documentos de identidad personal distintos a la Libreta Electoral o Documento Nacional de Identidad. Asimismo, sólo se exigirá para los ciudadanos extranjeros carnet de extranjería o pasaporte según corresponda.

40.1.6 Recabar sellos de la propia entidad, que deben ser acopiados por la autoridad a cargo del expediente.

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Artículo 41.- Documentos 41.1. Para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a los procedimientos administrativos, las entidades están obligadas a recibir los siguientes

documentos e informaciones en vez de la documentación oficial, a la cual reemplazan con el mismo mérito probatorio

Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales, en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos.

Traducciones simples con la indicación y suscripción de quien oficie de traductor debidamente identificado, en lugar de traducciones oficiales.

Las expresiones escritas del administrado contenidas en declaraciones con carácter jurado mediante las cuales afirman su situación o estado favorable en relación con los requisitos que solicita la entidad, en reemplazo de certificaciones oficiales sobre las condiciones especiales del propio administrado, tales como antecedentes policiales, certificados de buena conducta, de domicilio, de supervivencia, de orfandad, de viudez, de pérdida de documentos, entre otros.

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• Artículo 42.- Presunción de veracidad• 42.1 Todas las declaraciones juradas, los documentos

sucedáneos presentados y la información incluida en los escritos y formularios que presenten los administrados para la realización de procedimientos administrativos, se presumen verificados por quien hace uso de ellos, así como de contenido veraz para fines administrativos, salvo prueba en contrario.

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Ley de Procedimiento Administrativo Artículo 57.- Suministro de información a las entidades 57.1 Los administrados están facultados para

proporcionar a las entidades la información y documentos vinculados a sus peticiones o reclamos que estimen necesarios para obtener el pronunciamiento.

57.2 En los procedimientos investigatorios, los administrados están obligados a facilitar la información y documentos que conocieron y fueren razonablemente adecuados a los objetivos de la actuación para alcanzar la verdad material, conforme a lo dispuesto en el capítulo sobre la instrucción.

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Ley de Contratacionesy Adquisiciones del Estado

• Artículo 160.- Requerimiento de información Todas las Entidades, sean o no partes en el procedimiento de impugnación, están obligadas a remitir la información requerida por el Tribunal en el plazo que se les otorgue, bajo responsabilidad

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NORMA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

Ley del Silencio Administrativo Positivo

• Artículo 2.- Aprobación automática• Los procedimientos administrativos, sujetos a silencio administrativo

positivo, se considerarán automáticamente aprobados si, vencido el plazo establecido o máximo, la entidad no hubiera emitido el pronunciamiento correspondiente, no siendo necesario expedirse pronunciamiento o documento alguno para que el administrado pueda hacer efectivo su derecho, bajo responsabilidad del funcionario o servidor público que lo requiera. Lo dispuesto en el presente artículo no enerva la obligación de la entidad de realizar la fiscalización posterior de los documentos, declaraciones e información presentada por el administrado, conforme a lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

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AUDITORIA Y CONTABILIDAD

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica

• Artículo 42º.- Infracciones.- Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contraloría General : (…)

f) La omisión en la presentación de la información solicitada o su ejecución en forma deficiente o inoportuna, según el requerimiento efectuado.

g) El incumplimiento en la remisión de documentos e información en los plazos que señalen las leyes y reglamentos.

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Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica

• Artículo 42º.- Infracciones.- Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contraloría General : (…)

h) Cuando las personas naturales o jurídicas privadas que mantengan relaciones con entidades sujetas al Sistema no acudan a un requerimiento o no proporcionen información y documentación a los representantes de la Contraloría General, a efecto de permitir la verificación de operaciones y transacciones efectuadas con la entidad auditada, con excepción de aquellas cuya relación se derive de operaciones propias realizadas con las entidades asociadas.

i) Incumplir con mantener al día sus libros, registros y documentos, ordenados de acuerdo a lo establecido por la normativa, por un período no menor de 10 años.LE

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Ley de Control Interno en las Entidades del Estado

Artículo 6º.- Obligaciones del Titular y funcionarios Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la implantación y funcionamiento del control interno: (…)

d) Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y procedimientos de gestión y control interno, referidas, entre otros aspectos, a: (…)

iiv. El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las transacciones y operaciones de la entidad, así como a su conciliación. v. Los sistemas de procesamiento, uso y control de la información, documentación y comunicaciones institucionales.

Ley

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Normas de Control Interno

• 3.2. Segregación de funciones01 Las funciones deben establecerse

sistemáticamente a un cierto número de cargos para asegurar la existencia de revisiones efectivas. Las funciones asignadas deben incluir autorización, procesamiento, revisión, control, custodia, registro de operaciones y archivo de la documentación.

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Administración de Doc. ContableAdministración de Doc. Contable

• 03. Documentacion Sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, inalidad y resultados de las operaciones, de transaccion con los datos suficientes para su análisis.

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Administración de Doc. ContableAdministración de Doc. Contable

• Los documentos sustentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes

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• Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos.

Administración de Doc. ContableAdministración de Doc. ContableR.

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Normas de Auditoría Gubernamental

• Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. …Es la información básica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se deberá mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, así como, las áreas críticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoría efectiva. La documentación básica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditoría Gubernamental.

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Papeles de Trabajo en NAGU

• Se refiere a los denominados papeles de trabajo, de cuya organización se encarga al auditor.

• Comprenden el registro completo y detallado de la labor realizada y las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo.

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Sobre los documentos sustentatorios

La documentación sustentatoria es completa cuando cuenta con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones.

Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados.

Deberán reflejar la naturaleza de las operaciones y se hará la verificación que corresponde a montos exactos.

Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT).

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ÉTICA Y TRANSPARENCIA

Ley del Código de Ética de la Función Pública

• Artículo 7.- Deberes de la Función Pública (…)2. Transparencia Debe ejecutar los actos del servicio

de manera transparente, ello implica que dichos actos tienen en principio carácter público y son accesibles al conocimiento de toda persona natural o jurídica. El servidor público debe de brindar y facilitar información fidedigna, completa y oportunaLE

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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

• Artículo 10º.- Información de acceso público• Las entidades de la Administración Pública tienen la

obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

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• información públicaCualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

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Artículo 14º.- Responsabilidades:El funcionario público responsable de dar información que de modo arbitrario obstruya el acceso del solicitante a la información requerida, o la suministre en forma incompleta u obstaculice de cualquier modo el cumplimiento de esta Ley, se encontrará incurso en los alcances del Artículo 4° de la presente Ley.


Artículo 4º• Los funcionarios o servidores públicos que incumplieran

con las disposiciones a que se refiere esta Ley serán sancionados por la comisión de una falta grave, pudiendo ser incluso denunciados penalmente por la comisión de delito de Abuso de Autoridad a que hace referencia el Artículo 377° del Código Penal.

• El cumplimiento de esta disposición no podrá dar lugar a represalias contra los funcionarios responsables de entregar la información solicitada.

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Artículo 18º.- Conservación de la información• En ningún caso la entidad de la Administración Pública

podrá destruir la información que posea. La entidad de la Administración Pública deberá remitir al Archivo Nacional la información que obre en su poder, en los plazos estipulados por la Ley de la materia. El Archivo Nacional podrá destruir la información que no tenga utilidad pública, cuando haya transcurrido un plazo razonable durante el cual no se haya requerido dicha información y de acuerdo a la normatividad por la que se rige el Archivo Nacional.

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NORMAS SOBRE APLICACIÓN DE TECNOLOGÍAS EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

NORMAS QUE REGULAN EL USO DE TECNOLOGÍAS AVANZADAS EN MATERIA DE NORMAS QUE REGULAN EL USO DE TECNOLOGÍAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓNARCHIVO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN

• Primera norma con carácter de ley que se dio en el Perú sobre aplicación de tecnología avanzada en archivos

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• Artículo 1°.- En esta Ley, las expresiones que a continuación se indica tienen los significados siguientes

• MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes

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• MICRODUPLICADO: Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes.

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• MICROGRABACION: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de los documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computador u ordenador.

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Artículo 3°.- Son competentes para actuar como funcionarios de la fe publica, para los efectos de esta ley:

a) Los notarios públicos. b) Los fedatarios públicos y particulares juramentados comprendidos en el artículo 4

Estos profesionales se consideran depositarios de las fe pública y mantienen en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios

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Artículo 8°.- Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micro grabados en ellos, para todos los efectos legales.

Estos medios han de ser archivados, clasificados, codificados y ordenados con las mismas o mejores condiciones de seguridad y métodos exigibles a los archivos convencionales de documentos en papel.

Siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas obtenidos conforme a esta ley.

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• Artículo 9°.- Para la utilización en juicio o fuera de él de los documentos archivados conforme al artículo 8, el notario o fedatario expiden copias fieles de las correspondientes microformas, en papel o material similar que permita técnicamente su reproducción exacta; y autentican estas copias con su signo y firma, mediante sello ad-hoc, previa comprobación de que el medio físico soporte de la microformas es auténtico y no ha sido alterado

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Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo Nº 681, mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e

información

• Artículo 1.- Conservación de documentos con contenido tributario No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo Nº 681, normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.

Ley que modifica el D. Legislativo Nº 681, mediante el cual se regula el uso de Ley que modifica el D. Legislativo Nº 681, mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e informacióntecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información

• Artículo 3o.-…Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable; esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneosLe

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Ley de firmas y certificados digitales

• Artículo 1º.- Objeto de la ley(…) regular la utilización de la firma electrónica

otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.

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Ámbito de aplicaciónÁmbito de aplicación

• Artículo 2º.- La presente ley se aplica a aquellas firmas electrónicas que, puestas sobre un mensaje de datos o añadidas o asociadas lógicamente a los mismos, puedan vincular e identificar al firmante, así como garantizar la autenticación e integridad de los documentos electrónicos.

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Firma Electrónica

(…) La firma electrónica es cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.

Artículo 1º.- Objeto de la leyLEY

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Firma Digital

• La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.

Artículo 3º.-

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Entidad de Certificación• La Entidad de Certificación cumple con la

función de emitir o cancelar certificados digitales, así como brindar otros servicios inherentes al propio certificado o aquellos que brinden seguridad al sistema de certificados en particular o del comercio electrónico en general. Las Entidades de Certificación podrán igualmente asumir las funciones de Entidades de Registro o Verificación.

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Artículo 12º.-

Producción y/o almacenamiento de micro formas

• Artículo 6°._ E] Organismo de Certificación verificará mediante inspectores e]

• cumplimiento de los requisitos de producción y/o almacenamiento de micro formas materia de la certificación. Para tal efecto el organismo deberá evaluar los documentos técnicos utilizados por la organización solicitante para la producción y/o almacenamiento de micro formas y los certificados de conformidad de los productos utilizados en dicho proceso.

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