07 Cordova Morales Tramite Documentario

5/25/2018 07 Cordova Morales Tramite Documentario

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Escuela de Ingeniera de Sistemas

SITD Crdova & Morales

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FACULTAD DE INGENIERAESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS

SISTEMA INFORMTICO DE TRMITE DOCUMENTARIO PARA EL COLEGIO DE

CONTADORES PBLICOS DE PIURA

Autores

Crdova Amayo Lucia Eliana

Morales Kashimoto Ruth Betsabe

Asesor

Ing. CIP Aldo Segismundo Pereda Castillo

Piura - Per

2009


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CAPTULO I

GENERALIDADES


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1.1. Institucin y Lugar donde se realiza la prctica

Razn Social de la Empresa o Institucin.

Colegio de Contadores Pblicos de Piura

Responsable de la Institucin

Decano: Sr. CPC Julio Seminario Zapata

Gerente: Magaly Del R. Winchonlong Sandoval

Direccin y telfono

Av. Panamericana Norte Nro. 519 Sub. Lote 4B

Telfono: (51)73308350

Oficina y/o rea donde se asign realizar las prcticas

Mesa de Partes

1.2. Nombre de los practicantes

Apellidos y Nombres

Crdova Amayo Lucia Eliana

Morales Kashimoto Ruth Betsabe

Ciclo

IX- Ingeniera de Sistemas

E-mail

[email protected]

[email protected]

Direccin

Urb. Laguna del Chipe II etapa E-03

Condominios Los Pinos de la Plata Dpto. C 101

Telfono

(51) 73-302086

(51) 73-607698

1.3. Supervisor de la Empresa:

Gerente: Magaly Del R. Winchonlong Sandoval


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1.4. Asesor de prcticas (de la universidad):

Ing. CIP Aldo Segismundo Pereda Castillo

1.5. Fecha y Horario de prcticas:

Fecha de Inicio: 07 de Septiembre del 2009Duracin de prcticas: 07-09-2009 al 21-07-2009

Hora de Inicio: 8:00 a.m.

Hora de fin: 4:00 p.m.


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CAPTULO II

EJECUCIN DE LAS PRCTICAS


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2.1. EL PROBLEMA

2.1.1 Descripcin del problema

El Colegio de Contadores Pblicos de Piura, es una institucin con autonoma y

personera de derecho pblico interno que agrupa a los profesionales contables

graduados en las universidades del pas y del extranjero, con ttulo expedido vigente o

revalidado de conformidad con nuestras leyes, inscritos en la institucin, de tal modo por

ser una orden de profesionales, el Colegio de Contadores Pblicos de Piura es

absolutamente independiente y ajeno a toda actividad poltico partidaria y religioso.

Como fin general del Colegio de Contadores Pblicos de Piura, estn orientados al

servicio de la sociedad, a mantener y elevar el prestigio de la profesin contable, a

defenderla, a propender el bienestar de los miembros de la Orden, de su familia y alsentido prospectivo de la profesin.

El Colegio de Contadores Pblicos de Piura cuenta con diferentes reas en su estructura

orgnica y entre ellas se encuentra el rea de Mesa de Partes cuya funcin principal es

la creacin, recepcin y distribucin de documentos a las reas correspondientes del

colegio.

Mediante un anlisis de las principales tareas involucradas para el SITD se ha detectado

las siguientes deficiencias:

- Perdida de informacin y retraso en la atencin del documento

- Los procesos para la recepcin, registro, administracin, evaluacin y consultas

de los documentos se ejecuta de forma manual como herramienta de ayuda

utilizan el Excel, lo que hace que se demande esfuerzos y tiempo extras e

innecesario.

- Demora en la bsqueda de informacin

- Presentacin de colas en la recepcin de documentos

- Prdida de tiempo por parte de los usuarios para el seguimiento de la

documentacin- Confusin y acumulamiento de documentos en el proceso de recepcin

- Las deficiencias mencionadas afectan a la imagen institucional de la empresa.

2.1.2 Antecedentes de la investigacin


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2.1.2.1 Antecedentes Internacionales

SOTO MONSALVE, Paola Angelina (2003) en su tesis Diseo e

implementacin de un Municipio Virtual presentada en la Universidad Austral

de Chile nos dice que se ha implementado un portal que simule gran parte delos servicios que hoy brinda el municipio real a la comunidad. El objetivo es

disponer de un sitio que aborde Trmites en lnea: Consiste en disear un

sistema basado en tecnologa Internet , donde se publique, registre y permita

un seguimiento de los formularios electrnicos dinmicos que formen parte de

un servicio municipal. La caracterstica dinmico se refiere a que ser

mantenible en el tiempo.

2.1.2.2 Antecedentes Nacionales

BALTAZAR CABALLERO, Jorge Luis (2002) en su tesis "Sistematizacin de

los Procesos de Inscripcin y Publicidad Registral" presentada en la

Universidad Mayor de San Marcos nos dice que se ha desarrollado un sistema

de informacin registral, que soporta la gestin de los procesos registrales;

donde la informacin que ingresa se almacena en la base de datos y la fichas

registrales antiguas se digitalizan, guardndose como imgenes grabadas en

los discos pticos garantizando su inviolabilidad.INDACOCHEA GARCS, Alejandro Jos (2007) en su tesis Diseo De La

Base Documental De Un Sistema De Gestin De Calidad presentada en la

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas nos dice que los documentos son

la base documental del sistema de gestin de calidad y su interaccin con los

procesos de la organizacin produce el ciclo de mejora continua. De esta

manera, se logra desarrollar un sistema de gestin de calidad que sirva como

herramienta estratgica y permita desarrollar una ventaja competitiva. del

proyecto.

2.1.2.3 Antecedentes Locales

IMAN & VASQUEZ (2008) en Sistema Web Para El Control De Tramite

Documentario En La Gerencia Subregional Luciano Castillo Colonna -Sullana,

presentado en la Universidad Privada Cesar Vallejo Piura, nos presenta un

sistema aplicando la metodologa de desarrollo RAD, teniendo como referencia

la ley de proceso a la informacin N27806 con la finalidad de mejorar la

obtencin de resultados.
http://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.htmlhttp://cybertesis.upc.edu.pe/upc/2007/indacochea_ga/html/index-frames.html


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SANDOVAL MEDINA, Carlos(2008) en Sistema Web De Consultas Para La

Gestin De Tramite Documentario De La Municipalidad Provincial De Sullana

Piura, nos presenta un sistema aplicando la metodologa RUP, con el

objetivo de mejorar la gestin de tramite documentario con especial nfasis en

las consultas realizadas antes y durante la tramitacin de documentos.LOPEZ & RUJEL (2008) en Sistema Web Para El Control De Tramite Y

Gestin Documentaria En La Direccin Regional De Trabajo Y Promocin De

Empleo Piura, nos presenta un sistema aplicando la metodologa RUP y para

su desarrollo se han utilizado herramientas tecnolgicas, tales como el

lenguaje de programacin PHP y como Gestor de Base de Datos MYSQL,

utilizando el XAMPP como paquete de instalacin, todo esto se instalara en un

servidor con un sistema operativo Windows Server 2003. Esta tesis constituye

en su mayora como gua y reforzamiento de nuestro sistema.

2.1.3 Justificacin e importancia del proyecto

Justificacin Cientfica: Para plantear soluciones a los diferentes problemas que

afectan al objeto de estudio utilizando el mtodo cientfico, pudiendo contrastar los

resultados obtenidos con la hiptesis planteada. As mismo se deja un precedente

para futuros investigadores, quienes deseen desarrollar el mismo sistema o similar

a este en una plataforma distinta a la nuestra o con un objeto de estudia distinto.

Justificacin Tecnolgica: Empleo de tecnologas de informacin para el proceso

del Sistema de Trmite Documentario del Colegio de Contadores Pblicos de

Piura, con el objetivo permitir el control y el soporte lgico que apoya a la

recepcin, proceso y almacenamiento de la documentacin que llega y fluye dentro

de ella, as como la que s genera dentro de la organizacin

Justificacin Social:El Colegio de Contadores Pblicos de Piura actualmente no

cuenta con un Sistema Operacional o simplemente un Sistema de Trmite

Documentario para el seguimiento y estado de los documentos, lo cual impide que

se brinde de manera ptima el servicio para sus colegiados y/o miembros, los

cuales son la base de su organizacin.

Justificacin Institucional: Para facilitar la toma de decisiones y la productividad

en la gestin de la documentacin por parte de la gerencia del Colegio de

Contadores Pblicos de Piura, con el fin de la sistematizacin de los procesos.


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Justificacin de los Investigadores

Poner en prctica nuestros conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra

carrera profesional y emplearlos en un escenario real; con el objetivo de obtener

experiencia en el campo laboral y plantear soluciones a las dificultades que se nos

presenten. Asimismo poder obtener nuestros ttulos de Ingenieros de Sistemas.

Justificacin Econmica:Mediante la implementacin del Sistema Informtico lo

que se pretende hacer es minimizar tanto el uso de recursos humanos como

materiales dentro de la institucin, con la finalidad obtener el mayor ahorro posible

frente a los recursos utilizados, con respecto al servicio para los colegiados y/o

miembros.

Obteniendo los siguientes beneficios:

- Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de undocumento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos

y/o documentos traspapelados.

- Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de

actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.

- Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos

archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de

acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.

- Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos

para la atencin de la documentacin.

- Disminucin el uso del papel, reduciendo drsticamente los gastos por este

concepto

2.1.4 Alcance del proyecto

El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura, es el encargado de

realizar el control de la documentacin que ingresa y de la documentacin interna de la

empresa; y as lograr un nivel de conocimientos del tipo de material interactivo, didctico

que sean los ms solicitados, de tal modo que las reas respectivas se encarguen de

realizar las rdenes de aprobacin o descarte de ellos, con los que actualmente se

encuentran.


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- El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura permitir la

automatizacin del proceso de seguimiento de los documentos para posteriormente

generar la orden de aprobacin, descarte y retorno de los documentos.

- El diseo del software se ajustar a los requerimientos del usuario.- Se har uso de mecanismos de seguridad para el acceso al sistema.

- Todos los campos estarn respectivamente validados.

- El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura contar con

copias de seguridad o Backup respectivas.

- El Sistema facilita consultar la informacin bajo diversos criterios, (Por Estado, Tipo

de Documento, N de Documento, Responsable, Remitente, Destinatario, etc.)

- El Sistema facilita buscar un documento especfico a travs de filtros de bsqueda,

basados en (Correlativo de Documento, Tipo de Documento, Emisor del Documento,

Responsable Actual del Documento, Rango de Fechas de Registro del Documento,

etc.)

2.1.5 Limitaciones del proyecto

Limitaciones del proyecto

- Poca disponibilidad por parte del personal, debido a su carga laboral diaria,

disponiendo de un tiempo limitado para brindarnos la informacin necesaria.

- Por tratarse de una entidad autnoma de derecho pblico, existen restricciones

econmicas para la realizacin del proyecto, dado que no existe presupuesto por

parte del Colegio de Contadores Pblicos de Piura para el desarrollo del mismo, por

lo tanto este proyecto es autofinanciado.

- El proyecto estar listo en el tiempo que dure el curso de Prcticas Profesionales I.

- Experiencia laboral.

Limitaciones Del Sistema

- El SITD es dependiente del usuario en el rea de mesa de partes.

- El SITD no digitalizar documentos.

- El SITD no emitir slo reportes generales a las reas implicadas

- El SITD permitir consultas del estado del documento, para uso interno (intranet).

- El SITD permitir slo acceso a los usuarios definidos segn su rol, dentro del

Colegio de Contadores Pblicos de Piura.


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2.2 OBJETIVOS

2.2.1 Objetivo General

Desarrollar un Sistema Informtico de Trmite Documentario para el Colegio de

Contadores Pblicos de Piura.

2.2.2 Objetivos Especficos

- Realizar un anlisis de la realidad problemtica, haciendo uso del mtodo cientfico,

que permita la extraccin de la informacin.

- Elaborar el Plan de Trabajo y cronograma de actividades para el desarrollo del

Sistema de Trmite Documentario

- Construir un Modelo de Especificacin de Requerimientos, Anlisis y Diseo del

sistema de Trmite Documentario que permita proveer informacin pertinente de los

documentos que se tramitan, en forma dinmica y flexible.

- Automatizar el proceso del trmite documentario mediante la Implementacin de un

sistema informtico que permite llevar un control, desde la llegada del documento

hasta su destino final y la respuesta del mismo.

- Crear niveles de seguridad con respecto al acceso de informacin.

- Facilitar a los usuarios el manejo de la informacin.

- Mantener registros actualizados.

- Colocar al Colegio de Contadores Pblicos de Piura como una de las instituciones

empleadoras de tecnologas de informacin, que es actualmente indispensable.


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2.2 CRONOGRAMA


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2.4 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

2.4.1 Factibilidad tcnica

CUADRO N1: Tabla del inventario del Hardware del C. C. P. P

Computadora 1

Nombre Computadora CCP

Dominio CCP1

Descripcin

Sistema Operativo Microsoft(R) Windows XP Professional

Numero de Procesadores 1

Descripcin delProcesador

Intel Celeron 1.8 GHz

RAM 256 MB

Disco Duro 40 GB

BIOS Versin INTEL - 20040402

Mouse ptico

Teclado Multimedia

Monitor 17

Computadora 2

Nombre Computadora CCP

Dominio CCP2

Descripcin


Numero de Procesadores 1


Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 3.00GHz, 2992MHz

RAM 1278MB

Disco Duro 74.5GB

BIOS Versin INTEL - 20040402

Mouse pticoTeclado Multimedia

Monitor 17

Elaborado por las autores

CUADRO N 2: Tabla del inventario del Software en el C. C. P. P.

Elaborado por los autores

SOFTWARE CARACTER STICAS

SISTEMA OPERATIVO WINDOWS XP, MICROSOFT

OFFICE 2007 MICROSOFT


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Conclusin:El desarrollo del SITD tecnolgicamente es factible, por tal motivo debern

adquirir equipos con las caractersticas mnimas para su ptimo desempeo, tales como:

CUADRO N 3: Tabla de hardware mnimo requerido al C. C. P. P.

Computadora XNombre Computadora CCP

Dominio CCPX

Descripcin


Numero deProcesadores

1


Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 3.00GHz, 2992MHz

RAM 1278MBDisco Duro 74.5GB

Display 700E, 16.3" (33cm x 25cm)

BIOS VersinINTEL - 20040402 BIOS Date: 04/02/04 13:33:00Ver: 08.00.10 BIOS Date: 04/02/04 13:33:00 Ver:

08.00.10

Mouse ptico

Teclado Multimedia

Monitor 17


2.4.2 Factibilidad operacional

El trmite documentario presenta los siguientes procesos:

- Creacin o Recepcin de documentos: este proceso se realiza diariamente, en un

tiempo estimado de 3 a 5minutos.Consiste en la secuencia de la prestacin del

documento ya sea interno o externo que ser recibido por la secretaria o quien haga

sus veces debiendo adherir el sello de recibido, incluyendo el numero correlativo que

se le asigna por orden de llegada para su registro.

- Registro de documentos: Es la accin que consiste en anotar en forma permanente

y sistemtica los datos referidos al documento (anotar con cuidado y en forma

detallada los datos relevantes) y la trayectoria que realizan de acuerdo a un orden

- Administracin de los documentos: es la accin de enviar el documento para su

atencin. Los documentos emitidos y recepcionados por la secretaria, son

distribuidos al rea correspondiente (Tesorera, Contabilidad, Gerencia o Consejo

Directivo) quien posteriormente derivara dicho documento, para su ejecucin segn

corresponda.


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- Evaluacin de los documentos: al llegar los documentos al rea correspondiente,

estos son evaluados y devueltos a la secretaria con el resultado adoptado por el rea

competente al usuario interno y externo.

- Atencin y archivo de documentos: consiste en agrupar los documentos bajo

cierto. Una vez que los documentos han dejado de servir para sus fines, se puede

disponer para su archivamiento. Posteriormente las copias de los documentos

procesados, se conservan y mantienen archivados en Mesa de Partes.

- Consultas y Bsqueda de documentos: permite saber el curso en que se

encuentra el documento.

Aptitud de los Usuarios con el sistema:

-

Inters en el proyecto debido al ahorro de tiempo y recursos en el proceso de losdocumentos, y as lograr un trabajo eficiente.

- El proyecto cuenta con la autorizacin del Decano del Colegio de Contadores de

Piura, quien es la mxima autoridad de esta institucin.

- El proyecto cuenta con un acceso limitado a la informacin, debido a la carga

laboral de sus encargados.

Normas y Reglamentos:

- Los documentos slo son accesibles por la gerente y la secretaria.

- La secretaria es la encargada de ver el curso de los documentos hasta que

termine su proceso.

Conclusin:La implementacin del SITD del Colegio de Contadores Pblicos de Piura

es compatible con las operaciones que realiza la secretaria en Mesa de Partes.

2.4.3 FACTIBILIDAD ECONMICA

CUADRO N 4: Tabla de costos de bienes materiales de cmputo y oficina.CANTIDAD BIENES COSTO

1 COMPUTADORA S/ 1500.00

TOTAL S/ 1500.00

Elaborado por los autores.


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Tabla de Costos

Para la realizacin:

BIENES COSTOS/MES

(2 PERSONAS)

SERVICIOS COSTOS/MES

(2 PERSONAS)Materiales de oficina

(papel, fotocopia, lpiz,

folders)

S/ 50 Transporte S/160

2 computadoras S/2800 Energa elctrica S/30

1 impresora S/145 Internet S/50

Sw libre S/0 Capacitacin S/400

TOTAL S/ 2995 S/ 640

CUADRO N 5: Tabla de beneficios obtenidos a futuro.

NDICADORESTiempo consumido

con el Procedimiento

actual

Tiempo con el

Sistema Informtico

Propuesto

Beneficio

Tiempo en realizar una

bsqueda.20 minutos/documento 03 minutos/documento 17 minutos

Tiempo en consultar el

estado del documento20 minutos/documento 03 minutos/documento 17 minutos

Tiempo en distribuir los

documentos.10 minutos 2 minutos 8 minutos

Tiempo en atender un

documento.1 mes/documento 2 das/documento 28 das

Nmero de clientes

atendidos.10 personas/da 20 personas/da

Mayor atencin al

cliente

Tiempo de duracin del

material de oficina.1 mes 2 meses 1 mes


Conclusin:La implementacin del SITD del Colegio de Contadores Pblicos de Piura

econmicamente es factible, debido a sus grandes beneficios como el ahorro de tiempo y derecursos, as como el grado de eficiencia en su atencin.


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CAPTULO III

MARCO REFERENCIAL

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