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TOPLEGAL Review dicembre/gennaio 2017 • 19

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di Silvia Minnoni

Incarna il principio di trasparenza ma mostra ancora margini di miglioramento: imprese e studi ancora distanti sulla scelta di uno strumento che razionalizzi la selezione

Beauty contest: best practice cercasi

TOPLEGAL SUMMIT 2016 | EDIZIONE ROMA

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20 • TOPLEGAL Review dicembre/gennaio 2017

NON È ANCORA SCOMPARSA LA distanza che separa le aspettative degli studi e

le esigenze dei clienti: Il beauty contest, per quanto standard di mercato e potenziale best practice per la selezione dei consulenti legali, rappresenta uno stru-mento con margini di miglioramento. Il tema è stato al centro del TopLegal Summit che si è tenuto a Roma nelle sale dell’hotel Boscolo Exedra lo scorso 15 novembre, dal titolo “Un mercato a prova di beauty contest. La nuova frontiera del settore pub-blico”. Sono intervenuti: Simona Gagliardi, head of legal coordination and management support di Enel, Damiano Lipani, senior managing partner di Lipani Catricalà, Claudia Ricchetti, direttore legale e socie-tario di Anas, Carla Serafini, responsabile affari legali e societari di Poste Vita, Federico Sutti, Italy mana-ging partner di Dentons e Rosario Zaccà, co-mana-ging partner di Gianni Origoni Grippo Cappelli. Presente in veste di moderatore Alessandro Renna, fondatore e Ceo di 4cLegal.

Tutti i vantaggi per le aziendeIl beauty contest si caratterizza quale processo da usare per monitorare protocolli e procedure, al fine di pro-teggere l’azienda da rischi legati a fatti di corruzione. L’uso del beauty contest è prima di tutto uno strumento di tutela della società: assicura trasparenza e garanti-sce la posizione di coloro che hanno responsabilità per l’attribuzione di incarichi. In questa prospettiva è una garanzia di fronte al sindacato, al top management, agli investitori, agli azionisti, alle autorità di vigilanza e giu-risdizionali. In più il metodo concorrenziale assicura al cliente l’acquisizione di servizi di qualità a un prezzo di mercato, fornisce un contributo informativo e ha impatti positivi sul business. Oggi la reputazione è un asset primario. E se è vero che uno dei settori maggior-mente a rischio di fattispecie corruttive è proprio quel-lo pubblico, la scelta di utilizzare procedure tracciabili nell’affidamento degli incarichi può rappresentare una garanzia fondamentale per proteggere l’azienda. In aggiunta l’uso di procedure trasparenti ha un impatto reputazionale positivo anche in termini di evoluzione fisiologica della cultura d’impresa.

Le complessità per gli studiPer gli studi legali la prospettiva è del tutto diversa. Il beauty contest è ancora un processo confuso e di-spendioso: implica un impegno delle risorse e ha un costo significativo, ripagato solo in caso di aggiudica-zione. Gli studi lamentano carenza di chiarezza de-gli obiettivi e la mancanza di un riscontro sui motivi dell’esclusione. Molto dipende dal mercato in cui vie-ne svolto il beauty contest: a livello internazionale le aziende operano attraverso un panel con una selezio-ne all’ingresso. In Italia il processo è più complesso e nella scelta si attua una valutazione dei partecipanti, per la maggior parte delle volte rischia di essere poco trasparente. Un’altra criticità evidenziata riguarda la gestione del rapporto fiduciario: il continuo turnover come conseguenza del beauty contest frammenta i rapporti e inibisce una relazione strategica tra studio e impresa. Un contemperamento è auspicabile e tut-tavia possibile, quasi doveroso nell’attuale contesto normativo e di mercato, nel quale ogni organizza-zione ha un interesse primario verso la tutela della propria reputazione.

Beauty contest: quali miglioramentiOltre all’obbligatorietà del feedback, maggiore chiarezza e la possibilità di valorizzare il rapporto fiduciario, sarebbe stimolante trasformare il beauty contest in un’occasione per innescare una dialetti-ca positiva e fare prima del lancio del contest una “consultazione di mercato” in cui l’azienda definisce congiuntamente con gli studi i criteri qualitativi e la ponderazione degli stessi. Maggiore sicurezza per le aziende e maggiore garanzia in termini di oggettivi-tà per gli studi.

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Il TopLegal Summit svoltosi a Roma il 15 novembre

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TOPLEGAL Review dicembre/gennaio 2017 • 21

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Politica di ascoltoSIMONA GAGLIARDI, ENEL

«La staticità non aiuta nessuno, tutto deve essere aggiornato»

«Il modello di un albo concreto e non statico, come quello adottato da Enel, ha generato un sistema che supporta la direzione legale sia nella selezione all’in-gresso sia nella scelta del miglior professionista, ov-vero uno strumento capace di garantire il principio di trasparenza e il presidio di tutela», spiega Simona Ga-gliardi, riportando la prassi che guida il gestore ener-getico. Secondo Gagliardi «un sistema che omologa e parifica in fasce gli avvocati rispetto a territorio, ambiti di attività e tipologia di procedure accresce la consape-volezza e la responsabilità manageriale della direzione legale ma soprattutto permette di compiere una scelta più consapevole sulla base di un sistema inopinabile e inattaccabile. Una scelta che può e deve essere sem-pre supportata da considerazioni ulteriori in relazione all’esperienza e alla discrezionalità del caso». Oltre a valorizzare l’organizzazione e la gestione trasparente delle attività dell’ufficio legale, l’esperienza di Enel vuo-le far emergere il valore del cambiamento nelle logiche di affidamento di incarichi, quale occasione vantag-giosa per le società di accrescimento della propria co-noscenza sul mercato. «L’esperienza ci ha portato alla consapevolezza che l’innovazione e la ricerca sono alla base di una gestione più efficace. È per questo che il si-stema adottato da Enel si basa su una politica di ascol-to che predispone la società a conoscere l’offerta del mercato legale e permette un continuo aggiornamen-to e una puntuale integrazione dell’albo». Come con-seguenza, «la selezione in termini qualitativi avviene a monte del processo di valutazione. Ciò ci consente la scelta del miglior professionista in base a una pondera-zione oggettiva, a vantaggio della specifica esigenza».

Perseguire la buona gestioneDAMIANO LIPANI, LIPANI CATRICALÀ

«Non parliamo di corruzione, pensiamo piuttosto alla buona gestione»

«La corruzione non può essere il problema di parten-za, perché si annida dove c’è una gestione non cor-retta, caratterizzata dalla mancanza di trasparenza, in termini di evidenza e tracciabilità di ciò che viene fatto». È questo il pensiero di Damiano Lipani sulla rilevanza della buona gestione all’interno delle società pubbliche. Secondo Lipani la Pa deve essere rilanciata innanzitutto sul fronte della credibilità, contrastando il rischio reputazionale, esaltato dalla forte risonan-za mediatica a cui è sottoposto non solo il pubblico ma anche i suoi consulenti. Qual è la ricetta? «La gestione pubblica è regolata da norme di diritto – dice Lipani – che nascono con finalità contabili». Si dovrebbe invece adottare un sistema di regole che abbia ratio organizzative, per perseguire l’efficienza dell’azione pubblica. Insomma, la buona gestione, attraverso la giusta organizzazione, allontana il ri-schio di corruzione. «Il paradosso sta nel fatto che la perfetta applicazione delle norme che disciplinano le procedure di scelta spesso non permette di preferire la proposta migliore, quella più adeguata alle effettive esigenze e finalità dell’acquisto». Il beauty contest è un modo per perseguire la buona gestione anche nei processi di affidamento degli incarichi legali, in ter-mini di oggettività e tracciabilità della scelta. Tuttavia, continua Lipani, «bisogna andare al di là del concetto del beauty contest se concepito come procedura di mera scelta. La buona procedura deve individuare il migliore soggetto che possa svolgere il servizio di cui si ha bisogno e la tracciabilità dell’iter di scelta deve abbinarsi all’esigenza di essere flessibile rispetto al va-riare delle caratteristiche dei mercati».

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22 • TOPLEGAL Review dicembre/gennaio 2017

In cerca del giusto equilibrioCARLA SERAFINI, POSTE VITA

«Il rischio è di non essere allineati a delle scelte di immagine»

Secondo Carla Serafini «il beauty contest si deve in-serire tra gli strumenti a disposizione della società e volti alla ricerca di equilibrio tra i principi di tra-sparenza, economicità e fiducia». Per salvaguardare questi principi la soluzione migliore è quella di do-tarsi di una pluralità di strumenti. «Il beauty contest, strumento che apporta un valore aggiunto alle scelte della società e svolge un ruolo importante in termini di trasparenza e più in generale di presidio del reato di anticorruzione, rappresenta per Poste Vita una procedura valida, che si deve coniugare con l’aspetto fiduciario; si deve tuttavia disporre anche di stru-menti ulteriori, a salvaguardia dell’operatività in am-biti molto delicati». Inoltre un’impostazione traspa-rente che preveda l’utilizzo del beauty contest, non sempre rappresenta una tutela per l’immagine: «Noi dobbiamo fare attenzione a un aspetto reputaziona-le “inverso”, infatti affidarci all’improvvisazione del professionista non preparato ci espone a un rischio reputazionale altissimo» spiega Serafini. L’ambito assicurativo necessita di una conoscenza specifica della materia, soprattutto nei casi di contenzioso, e viene dato ampio spazio alla valorizzazione delle competenze e alla struttura dello studio a cui viene affidato l’incarico. Infine, come risultato del contesto in cui la società agisce, conclude Serafini, «ci tro-viamo in un momento di transizione, alla ricerca di una soluzione che contemperi la consapevolezza di dover agire attraverso procedure rigorose e il fatto che il rapporto fiduciario debba essere preservato nell’interesse di tutti».

Uno strumento per la reputazioneCLAUDIA RICCHETTI, ANAS

«Il beauty contest è una scelta per tutelare la società»

Anas ha fatto del beauty contest uno strumento cen-trale dal punto di vista operativo e pratico, la società si è infatti dotata di un ufficio ad hoc, deputato alla gestione dei rapporti con i legali e all’organizzazione dei beauty contest attraverso una piattaforma digitale e personalizzata per le proprie specifiche esigenze. La scelta volontaria di seguire una best practice ha portato risultati validi: un miglior impiego delle ri-sorse e soprattutto la realizzazione di procedimenti di valutazione delle offerte che rispettano i princìpi più avanzati in materia di trasparenza. «Un processo comparativo di questo tipo, in cui tutti gli avvocati iscritti all’albo per una determinata specializzazione e per un preciso distretto di Corte di Appello sono invi-tati e selezionati per mezzo di criteri predefiniti, con-sente l’istituzione di un sistema di massima traspa-renza», afferma Ricchetti. Una scelta che permette la salvaguardia e la tutela della società all’interno di un contesto, quello pubblico, strettamente controllato e di grande risonanza mediatica. Inoltre, «individuare il miglior professionista secondo il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, costituisce la mo-dalità di scelta più adeguata che vaglia, proporzional-mente alla complessità e significatività del caso, sia la componente qualitativa che la componente prezzo: in più trasmette il messaggio che la società pubblica può uscire dalla semplice logica contabile del conte-nimento della spesa». Infine, conclude Ricchetti «sce-gliere oggi di perseguire i principi di trasparenza per-mette sia di salvaguardare l’azienda sia di garantirsi un impatto positivo reputazionale futuro».

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TOPLEGAL Review dicembre/gennaio 2017 • 23

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Si può fare di piùFEDERICO SUTTI, DENTONS

«Non capire le logiche del processo non aiuta a migliorarsi»

Federico Sutti, riportando la propria esperienza nel set-tore pubblico, per il quale riconosce i rilevanti aspetti positivi del beauty contest, si fa portavoce di alcune criticità sulle modalità di attuazione di questo proces-so. L’idea che il beauty contest sia un processo confuso e dispendioso è alimentata dalla carenza di chiarezza dell’invito e degli obiettivi, dall’assenza di indicazioni dopo la ricezione dell’offerta e dalla mancanza di un riscontro sui motivi dell’esclusione. Secondo Sutti «in Italia quello che manca in queste procedure è spesso un riscontro sulla proposta con le valutazioni anche per il soggetto che è stato selezionato. Questo rende difficile capire le logiche del processo decisionale e non aiuta a migliorarsi». La provocazione lanciata da Sutti riguar-da anche la ratio che sottostà alla procedura: «quando il beauty contest riguarda un settore molto specifico e sono invitati studi specialistici e qualitativamente “equi-valenti”, il criterio utilizzato è spesso quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ma, tuttavia, la com-ponente prezzo ha spesso una rilevanza marginale». Contrariamente alla percezione comune secondo cui il beauty contest si risolve in una gara al ribasso, in realtà non si può escludere la componente prezzo. Il rischio? Il venir meno della credibilità dello strumento quale meccanismo concorrenziale e di trasparenza a favore di una maggiore considerazione del processo come mo-dalità per ristabilire l’intuitu personae. Infine, conclude Sutti, «se per le aziende avere un processo di selezione comparativo e vario permette una accurata conoscenza del mercato, con il vantaggio di aggiornarsi costante-mente, spesso per gli studi questo ha una conseguenza sul valore economico della prestazione».

Il valore del rapporto strategicoROSARIO ZACCÀ, GIANNI ORIGONI

«Gli studi non sono tutti uguali ed equivalenti»

Il comparto legale ha visto affermarsi sempre di più la procedura del beauty contest per la selezione dei con-sulenti legali esterni, ma secondo Rosario Zaccà «la gara non è sempre la procedura migliore, soprattutto se al ribasso. Se usata in maniera sistematica, non consen-te a uno studio e a un cliente di creare e sviluppare una relazione in base all’esperienza vissuta, in quanto nuovi incarichi saranno affidati con nuove gare. L’eccessivo ricambio dei consulenti legali, così come l’eccessivo nu-mero, inoltre, genera inefficienza, facendo venir meno quel circolo virtuoso di apprendimento e confronto tra cliente e studio. Si investe insieme nella reciproca conoscenza». Inoltre evidenziando alcune difficoltà degli studi, il co-managing partner aggiunge «i clienti stranieri ci hanno abituato da molti anni ai beauty con-test. Originariamente, erano occasione di conoscenza reciproca e approfondimento dei settori di competen-za. Si basavano spesso su incontri in cui cominciare a costruire il rapporto fiduciario intuitu personae che ca-ratterizza la professione forense e in cui le fee avevano un impatto secondario». Però nella Pa, secondo Zaccà, «la possibilità di scegliere l’offerta economicamente più vantaggiosa, attraverso la valutazione ponderata della componente qualitativa e della componente prezzo in cui la parte del prezzo assuma sempre meno impor-tanza, mitiga il rischio, altrimenti presente, di scegliere soltanto sulla base del prezzo più basso». Infine, com-menta Zaccà sulla gestione degli incarichi «il rischio a cui si va incontro è quello che l’acquisto di una consu-lenza legale diventi un acquisto di commodity, gestito dal procurement invece che dall’ufficio legale, con l’u-nico obiettivo di contenere i costi».