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Il mondo del lavoro sta attraversandouna fase di enormi cambiamenti:• le persone passano più tempo

viaggiando per incontrarsi con iclienti, che lavorando in ufficio;

stire in tecnologie per supportare i pro-cessi lavorativi aziendali. Occorre lavora-re con più impegno per poter competerecon successo. Tutto questo mentre il tra-dizionale concetto di carriera, associatoalla scalata della piramide organizzativa,inizia a tramontare. La carriera interna,

• aumenta l’attenzione e l’interesse perun luogo di lavoro ad alta qualità am-bientale;

• prodotti e servizi sono sempre più ba-sati sulla conoscenza;

• le nuove tecnologie sono diventatestrumento essenziale per svolgere le at-tività lavorative:

• gestire e mantenere l’habitat ufficio di-venta sempre più costoso;

• competitività e globalizzazione richie-dono un effettivo controllo dei costi.

Qual è l’impatto di questi cambiamenti sulbusiness globale? Occorre riesaminare do-ve e come si lavora. Occorre che l’impresadiventi più flessibile per poter attirare etrattenere i migliori talenti. Occorre inve-

HABITAT UFFICIO

TRASFORMAREL’AMBIENTE

Susanna Conte, architetto, è responsabile dellacomunicazione di DEGW Italia, società di consu-lenza e di progettazione integrata specializzatanell’ottimizzazione delle interrelazioni tra il dise-gno delle organizzazioni, l’ambiente di lavoro e ilbusiness aziendale. Il Gruppo DEGW, fondato 35anni fa, con sedi a Londra, Parigi, Madrid, NewYork e Sydney, ha acquisito un know-how speci-fico sulle trasformazioni dell’ufficio, sulle neces-sità operative di piccole e grandi aziende e sull’im-patto dello spazio sulle prestazioni della forza la-voro, in relazione al loro utilizzo nel tempo

Susanna Conte

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ufficio vecchio o nuovo. Potreste pensa-re che quest’ufficio vi aiuti a lavorare be-ne o forse no. Ma avrà senz’altro una par-ticolare disposizione e stile, che si sono

sviluppati nel tempo attraverso unagamma d’influenze, non tutte necessa-riamente logiche né tantomeno collega-te al lavoro di ogni giorno.I cambiamenti nel progetto dell’ambien-te di lavoro possono essere molto com-plessi e necessitano di immaginazione,fantasia, determinazione e diplomazia.Inoltre, richiedono semplicità e buonsenso che, per qualche ragione, non si so-no sempre ben manifestati nella proget-tazione degli uffici.Recenti ricerche mostrano che:- lo spazio-lavoro individuale (il territo-

rio) viene profondamente sottoutilizza-to, a causa delle componenti variabilinel lavoro d’ufficio (riunioni, interazio-ni informali, lavoro fuori ufficio, ecc.);

- un vasto numero di attività viene svol-to, spesso, in modo conflittuale o con-temporaneamente ad altre, il che ri-flette la molteplicità delle attività quo-tidiane (leggere, scrivere, lavorare sulpc, telefonare, riunirsi, riflettere).

In molti casi risulta che il posto di lavo-ro spesso rimane vuoto o inutilizzato percirca il cinquanta per cento del giorno la-vorativo. Ad esempio, il presidente diun’azienda, che ha a disposizione un uf-ficio molto grande, potrebbe essere pre-sente solo due giorni al mese.Uno dei problemi relativi ai posti di la-voro tradizionali, basati sul senso di“proprietà” e sullo “status”, è che essi do-vrebbero essere cambiati ogni volta chesi costituisce un nuovo team di lavoro, o

terazione che da bassa autonomia. Que-ste tipologie lavorative offrivano un li-mitato grado di controllo e responsabi-lità lasciato ai lavoratori nei confronti

dei contenuti, delle metodiche, deglistrumenti, delle tempistiche, della loca-lizzazione e del budgeting. Naturalmen-te, l’introduzione e i continui progressidelle tecnologie informatiche e di co-municazione hanno rivoluzionato il mo-do in cui si lavora: è cambiata la naturastessa del lavoro negli uffici. Le mansio-ni di routine e di elaborazione dati sonodiminuite, liberando gli impiegati, chepossono valorizzarsi in modi più dina-mici e creativi. L’interazione e lo scam-bio d’informazioni e di conoscenze di-ventano componenti chiave per la pro-duttività aziendale e richiedono soste-gno dall’ambiente di lavoro.Attualmente l’ufficio non è più un postoisolato: comportamenti in via di trasfor-mazione nella società e nelle organizza-zioni portano a un aumento dell’intera-zione, dell’informalità e della flessibilitànei processi lavorativi, denominati “nuo-vi modi di lavorare”. Purtroppo la mag-gior parte degli uffici sono ancora salda-mente basati, in termini di architetturad’interni e di layout, sui bisogni di quel-le prime “fabbriche di scrivani”.

ANALISI DELL’AMBIENTEDI LAVOROL’opportunità di modificare il posto di la-voro e ottenere il massimo dall’habitatufficio è pronta per essere colta da chiun-que e comporta dei risultati facilmenteraggiungibili.Guardatevi intorno, potreste essere in un

guidata dai bisogni aziendali, viene sosti-tuita da quella esterna, basata sulla mobi-lità interaziendale e su traiettorie di svi-luppo meno rigide e pianificate.

Accumulare talento e valore sul mercatorichiede un ambiente di lavoro non tra-dizionale, aperto e sufficientemente fles-sibile, per supportare le nuove comunitàdi lavoratori della conoscenza. Agli occhidi costoro, senza legami di lungo termi-ne con le organizzazioni, la metropoli di-venta poco a poco una diversa e più ric-ca tipologia di habitat ufficio. The city isthe office, una nuova arena organizzativadel mercato globale! La domanda sorgespontanea: sono ancora necessari ufficidi tipo tradizionale o, se permarrannoanche in forma diversa, ci si andrà soloper creare consenso o per socializzare?

COS’È CAMBIATOMolto prima dell’era dei computer, gli uf-fici si utilizzavano maggiormente perelaborare informazioni su carta; nonc’era bisogno d’interazione fra le perso-ne. Questi posti erano effettivamente del-le “fabbriche di scrivani”, nei quali tavo-lo e sedia fornivano tutti gli elementi fi-sici necessari agli impiegati per eseguirei loro compiti. Predominava un forte senso della super-visione che, come risultato, orientava lostile e l’assegnazione delle postazioni dilavoro, in funzione di una gerarchiad’ufficio. Il modello tradizionale suppo-neva che gli uffici di tipo convenzionale,definiti “alveari” specialmente nella di-stribuzione in open space, fossero laconseguenza della predominanza di sti-li di lavoro caratterizzati sia da bassa in-

I progressi delle tecnologie informatiche e di comunicazione hanno rivoluzionatoil modo in cui si lavora, aumentando l’interazione, l'informalità e la flessibilità. Magli uffici, in termini di architettura d’interni e di layout, sono ancora saldamentebasati sui bisogni delle “fabbriche di scrivani” di una volta. È dunque giunta l’oradi modificare il posto di lavoro. Vi suggeriamo come fare

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perfino ogni volta che viene promossoqualcuno. Si spostano scrivanie, si ab-battono muri e si riposizionano le perso-ne. È importante riconoscere che quan-do si fa questo, in realtà, non si fa alcuncambiamento fondamentale.

DA LAVORARE CON SUDORE A… LAVORARECON PIACEREOra illustreremo come raggiungere unequilibrio all’interno delle trasformazionidell’ambiente di lavoro. Partiamo dalla de-scrizione del menu delle postazioni: alcu-ne più tradizionali sono sicuramente a tut-ti note, altre, invece, più innovative, ne-cessitano di qualche spiegazione in più.Il primo passo per modificare l’ambientedi lavoro parte proprio dall’analisi delleattività in relazione al tempo e al luogoin cui esse vengono svolte. I nuovi am-bienti dovrebbero riflettere sia il tempoimpiegato per tipologie lavorative, sia lanatura di quei lavori e quindi essere con-figurati in modo consono a questi aspetti.L’ufficio dedicato è un ambiente chiu-so, ideale per chi lavora in ufficio la mag-gior parte del tempo e ha bisogno di riser-vatezza, privacy e concentrazione. Le ri-cerche della DEGW sui trend dell’habitatufficio evidenziano non soltanto un note-vole aumento delle interazioni umane sulluogo di lavoro ma, anche, un aumento pa-rimenti significativo delle attività impli-canti elevati livelli di concentrazione ed’isolamento. Ma attenzione, se l’ufficioesclusivo permette la concentrazione, ini-bisce la comunicazione spontanea e l’inte-razione tra le persone.L’ufficio condiviso funziona nellostesso modo della scrivania condivisa,ma in più risponde al bisogno di riserva-tezza, privacy o concentrazione in ma-niera occasionale.

La scrivania dedicata è adatta a chilavora la maggior parte del tempo in uf-ficio e alla scrivania. Idealmente è asse-gnata seconda la funzione e non secondolo status della figura professionale. Quin-di dovrebbe essere situata in una dellemigliori posizioni dell’ufficio in terminidi spazio, luce, aria e tranquillità.La scrivania condivisa viene utilizza-ta solo per una parte del tempo, perchéspesso gli utenti sono in riunione o fuoriufficio. Per amalgamare e incoraggiarelo scambio d’informazioni fra le persone,può anche essere sistemata in aree asse-gnate a specifici gruppi di lavoro, for-nendo il gruppo di un’identità precisa edi un punto di riferimento fisico.Le postazioni “touch down” sonopiani di lavoro o altre superfici destinate alavori di breve durata. Spesso, ma nonsempre, sono progettate per essere usateda impiegati in piedi e riflettono la naturatransitoria del lavoro svolto da essi. Sonoutili per i visitatori e sono spesso colloca-te vicino agli ingressi o alle vie di transito.I box di concentrazione o “booths”sono delle postazioni condivise chiuse osemi-aperte collocate in zone tranquille,per rispondere alle esigenze di lavori diconcentrazione;

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La sala riunioni è una sala chiusa, contavoli e sedute formali. Solitamente èben fornita in termini di supporti tecno-logici, attrezzata per le teleconferenze, lepresentazioni, le videoconferenze, ecc. Imobili dovrebbero essere versatili: peresempio, i tavoli potrebbero essere ri-configurabili secondo diversi stili di riu-nioni che si vogliono svolgere.La sala training o corsi è uno spaziochiuso, dedicato ai corsi di aggiorna-mento ed è attrezzato con tavoli riconfi-gurabili e strumentazione audiovisiva.Lo spazio d’aggregazione è unospazio semi-aperto o chiuso che haun’aria informale, spesso arredato conmobili dai rivestimenti morbidi e situatovicino alle principali vie di transito e aglispazi per i distributori automatici dicaffè e bevande.Lo spazio relax è un’area dedicata al-

lo svago e al riposo: sia chiusa che a spa-zio aperto, viene progettata per fornireun contrasto con la natura interattivadell’ufficio. Lo scopo è quello di essere disostegno a chi lavora, in tutti quei mo-menti in cui c’è bisogno di una pausa diriflessione o di distendersi, prima o do-po una riunione importante.L’area progetti è dedicata specificata-mente alle attività di progettazione e dilavoro in team. Generalmente è allestitaper stimolare sia l’interazione che il la-voro individuale; gli arredi e le attrezza-ture sono mobili e flessibili per accomo-dare tutte le possibili modalità d’uso. Visi trovano lavagne bianche e bacheche,

per favorire lo sviluppo d’idee e per con-dividere le informazioni. Gli spazi comuni. Questo termine siriferisce all’utilizzo di vie di circolazionechiave (strada interna) che possono for-

nire un centro d’interazione, con infra-strutture di supporto come sedute,

zone per i distributori automaticidi caffè, ecc. Negli edifici piùgrandi, un atrio fornisce chiara-

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non hamai usato una posta-

zione condivisa deve imparare a lasciarelo spazio di lavoro come lo ha trovato -includendo la pulizia dello spazio da co-se personali e da carta - perché possa poiessere utilizzato da altri.Per quanto riguarda l’impatto sulla strut-tura organizzativa, gli spazi innovativi ri-chiedono nuove modalità di gestione,specialmente in termini di sistemi diprenotazione, di politica di archiviazio-ne e di conservazione dei documenti. Ilpersonale ha bisogno di essere guidatoper affrontare la transizione verso questinuovi concetti di utilizzo dell’ambiente.Per quanto riguarda la condivisione e laprenotazione dello spazio, è importantericonoscere che il lavoro d’ufficio può es-sere sia pianificato che spontaneo. Saràquindi importante avere spazi condivisida prenotare in anticipo, oltre a spazi

mente tale opportunità, spesso con ca-ratteristiche quasi “cittadine”: negoziettie piccoli bar lungo le vie di circolazione.In diverse aziende all’avanguardia giàs’incontrano biliardini, bowling, pale-stra, tavoli da ping-pong, su cui si puògiocare e lavorare, secondo lo stato d’ani-mo e le esigenze.L’area di supporto è dedicata alle fo-tocopie, alla stampa e al lavoro di posta.Normalmente è collocata in aree centra-li e semi-chiuse, per ridurre il rumore enon disturbare le altre aree.Molte delle postazioni descritte vi sarannogià familiari; altre appariranno completa-mente nuove, ma forse neanche tanto.Spesso non richiedono neppure nuovi ar-redi o particolari allestimenti. In ef-fetti, potreste avere tutto l’oc-corrente già in ufficio. Tut-tavia, il vero cambiamen-to avviene nella testa del-le persone, che dovran-no pensare a come usa-re lo spazio e considera-re il loro posto di lavorocome una risorsa impor-tante, ad alto valore ag-giunto.

NUOVE CONFIGURAZIONIGli ambienti di lavoro dovrebbe-ro riflettere sia la durata che lanatura del lavoro e, quindi, do-vrebbero essere progettati inmodo consono. Per esempio, le posta-zioni touch down, pensate per brevi pe-riodi di lavoro o per i visitatori, possonoessere posizionate vicino agli ingressi,mentre gli uffici e i box per lo studio, pro-gettati per il lavoro che richiede tempilunghi e concentrazione, possono essereposizionati all’interno dell’habitat uffi-cio, lontani dalle vie di circolazione pri-marie e dalle zone più rumorose.Postazioni di lavoro utilizzate per lunghiperiodi di tempo, come le scrivanie dedi-cate, dovrebbero essere situate nelle posi-zioni migliori in termini di spazio, luce,aria e quiete. Tali benefici sono meno es-senziali in aree dove le persone lavoranotemporaneamente. Questi cambiamentipossono invertire alcune delle tradiziona-li attrezzature gerarchiche: per esempio,le segretarie potrebbero occupare lo spa-zio migliore in termini di qualità, lascian-do i dirigenti e gli amministratori - sem-pre in viaggio o in riunione - a condivide-

re postazioni temporanee o comunquemeno importanti. Alcune aziende trovanoinaccettabile una proposta di questo tipo,altre, invece, la considerano una sfida ailoro approcci lavorativi tradizionali e de-siderano trarre da questo nuovo approc-cio il maggior vantaggio possibile.

NUOVI PROTOCOLLIMolti degli ambienti di lavoro finora de-scritti sono condivisi. Ciò richiede unanuova etichetta, nuovi protocolli di com-portamento da rispettare per una buonaconvivenza di gruppo. In particolare, èimportante formare e preparare la genteche utilizzerà spazi pensati per un diver-so utilizzo. Chi

condivisi che possono essere utilizzatisenza prenotazione, secondo la regoladel first come, first served. Sempre di piùquesti nuovi modi di gestire lo spazio dilavoro sono sorretti e coordinati da unostile quasi alberghiero, includendo perfi-no un concierge, come gestore del nuovostile di attività lavorativa.

CHANGE MANAGEMENTFino ad ora, abbiamo detto molto riguar-do al contesto dei cambiamenti nell’am-biente di lavoro e circa i nuovi concetti eidee sul progetto del posto di lavoro. Tut-to questo vuol suggerire approcci diversiper i miglioramenti in termini di qualità,efficienza ed efficacia e i miglioramentiaziendali dovrebbero stare nel cuore diqualsiasi cambiamento organizzativo. Maricordatevi, cambiamento e miglioramento

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non sono necessariamente la stessa cosa.Dovete riflettere seriamente su quali cam-biamenti volete introdurre e come li vole-te mettere in pratica. Devono essere basa-ti su salde motivazioni aziendali. Devonoessere ben pianificati e sostenibili econo-micamente. Quindi, per voi, qual è la so-luzione migliore?

ConsultareSarebbe insensato implementare unqualsiasi cambiamento del modo di la-vorare senza aver preso adeguatamentein considerazione le persone che utiliz-zeranno le nuove postazioni di lavoro ele corrispondenti tipologie di attività.Tuttavia, domandare semplicemente al-le persone ciò che vogliono o di cosa han-no bisogno non è sempre appropriato, inquanto quasi sempre richiederanno una

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versione aggiornata di ciò che già hanno.Parimenti, quanto richiesto potrebbenon essere né pratico né economica-mente accessibile e, se porrete le do-mande sbagliate, potreste dar luogo adaspettative irrealistiche che, per defini-zione, non possono essere soddisfatte.Quindi procedete con cura e attenzione.Informatevi riguardo ai processi e alle pra-tiche di lavoro, all’interazione, ai bisognitecnologici e agli obiettivi aziendali; non fa-te domande solo sulle preferenze persona-li o sulla grandezza, forma e colore prefe-rito delle scrivanie! Cercate anche di capi-re come viene utilizzato attualmente l’ha-bitat ufficio e se adempie o meno alle suefunzioni. Gli studi sull’utilizzo dello spaziodi lavoro sono una parte preziosa di questoquadro d’insieme, forse la più importante.Per capire quanto gli spazi attuali soddisfi-no gli utenti, fate delle interviste, organiz-zate dei seminari, utilizzate questionari e,naturalmente, fate le vostre personali os-servazioni.

Stili di lavoroTutte le persone che lavorano in un uffi-cio hanno uno stile di lavoro che rifletteil modo in cui utilizzano lo spazio e latecnologia associata a esso. Il processo diconsultazione dovrebbe rivelare l’attualestile di lavoro del team o dell’organizza-zione. Molto probabilmente, troveretesolo tre stili principali:• personale largamente presente in uffi-

cio e alla scrivania, spesso impegnatocon lavoro di processo (per esempio, ilpersonale amministrativo);

• personale presente principalmente in uf-ficio, ma spesso non alla propria scriva-nia, perché in riunione oppure spessoanche non in ufficio perché in viaggio,cioè personale altamente interattivo, mache ha anche bi-sogno di con-c e n t r a r s i(per esem-pio, il topm a n a g e -ment);

• personale fre-quentemente lon-tano dalla scrivania odall’ufficio, perchélavora in luoghi re-moti o passa moltotempo in riunione, ma che haancora bisogno di una po-stazione in ufficio e ogni tanto

anche bisogno di privacy e concentra-zione (per esempio, i dirigenti).

La soluzione per il vostro nuovo habitatufficio deve riflettere e sostenere ideal-mente tutti questi stili di lavoro.

PersonalitàAll’interno di questi stili di lavoro, trove-rete una varietà di personalità che rap-presentano modi particolari di operare:• l’ammassatore di carta: a questa perso-

na piace tenere copie di tutto per tutti,di solito in un modo molto organizzato.Le sue necessità di spazio, armadietti,cassettiere e mensole, sarebbero abba-stanza per riempire un ufficio normaletutto per sé. Questa persona troverà lapolitica della scrivania sgombra unagrande sfida, ma potrebbe anche averedelle buone idee sui nuovi sistemi perarchiviare, conservare e recuperare;

• il nidificatore: anche a questa personapiace la carta, oltre a tante altre cose,incluso peluche e poster. Al nidificato-re piace circondarsi di tutti i suoi ef-fetti personali, di solito in un modomolto confusionario e disorganizzato.Questa persona, all’inizio, potrebbesentirsi insicura in una nuova posta-zione di lavoro e avrà bisogno di tro-vare nuovi modi per sentirsi sicuro;

• il terrier territoriale: la persona per laquale il possesso di uno spazio perso-nale difendibile è la prima priorità; sequesta persona non ha il suo ufficiopersonale, “pareti” saranno innalzateusando armadi per l’archivio, pile didocumenti, paraventi e piante per de-lineare il suo territorio. Questa perso-na odia gli uffici aperti;

• il re dello status: la persona per la qua-le le dimensioni sono davvero impor-tanti, in termini di spazio ufficio, scri-vania, numero di finestre nella stanza,ecc. A questa persona servirà aiuto perriconoscere che nuovi simboli, come la

flessibilità e la libertà, possono rim-piazzare quelli gerarchici esistenti;

• il maniaco del controllo: questa è la per-sona che ha bisogno di accesso istan-taneo a tutto, incluso il personale, cheidealmente dovrebbe essere sempre invista e disponibile;

• l’ansioso: la persona che sente di nonavere informazioni, il quadro della si-tuazione né comprensione può preoc-cuparsi spesso in maniera sproporzio-nata. La giusta comunicazione e uncorretto coinvolgimento dovrebbero

assicurare che questa perso-nalità possa lavorare a tuo fa-

vore, invece che a tuo sfavore;• l’influenzatore: la persona che,

anche se non è necessaria-mente senior, sembra ri-

spettato e ascoltato da tutti:è un leader che gli altri se-

guiranno. Una persona idealeda arruolare e

usare co-me mo-

dello per gli altri;• il nomade della realtà virtuale: la perso-12

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na che vive, come esempio estremo, so-lo di lavoro flessibile, è raramente vi-sto in ufficio. È uno che si muove sen-za carta e che non richiede né scriva-nia né spazio d’archivio. Non pensateche una persona come questa sia trop-po bella per essere vera. Attenti inveceal fatto che questa persona può semprefungere da esempio per altri.

ConsensoUna delle ragioni più comuni del falli-mento nei progetti di cambiamentodell’ambiente di lavoro è la mancanzad’impegno a livello direzionale. È essen-

ziale conquistarlo per mettere in motol’intero progetto e, ancor più importante,per mantenere i cambiamenti nel tempo.Perciò bisogna coinvolgere gli ammini-stratori delegati, i direttori generali, aseconda della grandezza del progetto.Non sorprendetevi: potreste ricevere, aquesto livello, molto più entusiasmo diquanto vi potreste aspettare. Questepersone possono cogliere la sfida delprogetto del nuovo habitat ufficio e lavostra proposta potrebbe essere l’inizia-tiva che stavano cercando. La lezione èsemplice: coinvolgete quanto più potetele persone giuste a livello alto. È proba-bile che già sappiate da dove arriverà laresistenza nella vostra organizzazione oazienda. Per essere franchi, sapete giàchi sono i dinosauri. Forse un collegadello stesso status o un collega più altonella gerarchia potrebbero influenzarequeste persone meglio di voi: usate que-sto fattore a vostro vantaggio. Fateviaiutare come “modelli” da quelli che so-no di grado superiore e che utilizzanotutti gli strumenti per mettere in prati-ca il cambiamento.

Lavoro di squadraSecondo la grandezza e la portata del vo-stro progetto e secondo il vostro ruolo inazienda, potreste aver bisogno di “arruo-lare” altri per aiutarvi a trasformare l’ha-bitat ufficio. Per i progetti più grandi, ireparti che devono contribuire sono soli-tamente i servizi generali, il personale,l’informatica, la comunicazione interna.Oltre alle conoscenze preziose che questipersonaggi possono apportare al proget-to, esso progredirà proprio per il solo fat-to di averli dalla vostra parte. Secondo lanostra esperienza, se queste figure nonsono coinvolte, possono spesso avere dei

sospetti su ciò che state facendo e questosarà ovviamente controproducente.

L’uso degli specialistiOltre a ciò che ho suggerito finora, pro-babilmente ci sarà bisogno di espertiesterni per pianificare, progettare e im-plementare il cambiamento. Il segreto sta, comunque, nell’equilibriofra risorse e specialisti interni ed ester-ni, per ottenere la qualità e i risultatimigliori all’interno dei tempi e dei costiconcordati.

Ecco una scheda delle possibili attribu-zioni di attività, ma ricordatevi che la si-tuazione cambia da azienda ad azienda:

Efficienza contro efficaciaSpesso si è tentati di focalizzare la tra-sformazione del proprio ufficio sul ritor-no sull’investimento. Questo è parzial-mente dovuto alle inevitabili pressioni pergiustificare i costi (o i risparmi) di questoprocesso: ma questo è uno sbaglio.Di solito, non ci sono dubbi circa la pos-sibilità di ottenere dei benefici economi-ci principalmente attraverso la condivi-sione degli spazi di lavoro, dove ciò è ap-

plicabile. Tali efficienze spaziali e conse-guenti risparmi economici non devonoessere il punto centrale del vostro ap-proccio. Se lo sono, questo potrebbe de-stare sospetti fra il personale circa le ve-re motivazioni per il cambiamento.Un buon programma di cambiamento dàbenefici immediati. Ma troppa enfasi sul-la produttività non porterà benefici soste-nibili a lungo termine, mentre i beneficipiù sostanziali sono basati sull’efficacia.Il problema è che tali benefici sono più dif-ficili da quantificare e richiedono più tem-

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INTERNO ESTERNO

1) salute e sicurezza 1) studi sull’utilizzo dello spazio

2) tecnologie informatiche 2) selezione e valutazione dei nuovi uffici

3) disposizioni per la conservazione 3) pianificazione dello spazioe l’archiviazione

4) gestione del cambiamento: 4) politica degli arredicomunicazione interna

5) immagine (brand) 5) progettazione degli interni

6) company culture 6) progettazione impiantistica

7) direzione lavori

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po per realizzarsi. Sono tipicamenteespressi per mezzo di misure “soft” basatesu percezioni e sensazioni. La creatività, lamotivazione, la fidelizzazione del perso-nale e il desiderio di “far parte” dell’azien-da sono tutti esempi dei benefici ottenibi-li, sono meno tangibili dei benefici basatisull’efficienza, ma sono cruciali.

Controllare i costiI progetti di cambiamento dell’ambien-te di lavoro non sono un’eccezione ad al-tri progetti simili: costi imprevisticompaiono sempre, perciò devonoessere ben gestiti e monitorati fi-nanziariamente. Naturalmente, cisono appropriate modalità per te-nere bassi i costi, riutilizzando imobili, gli impianti e la tecnologiaesistente, utilizzando le risorse in-terne, usando creatività e buonsenso. Comunicare gli obiettivi edare sostegno al proprio personalepotrebbe essere uno degli investi-menti migliori da fare. Ma siate so-prattutto attenti a non sottostima-re la vostra iniziativa. Potreste ave-re più danni che benefici tenendolontane le risorse necessarie. Me-glio non cominciare, se dovete com-promettere troppo i risultati e i vostripiani.

DALLA TEORIA ALLA PRATICAA questo punto dovreste avere una buo-na idea sul tipo di cambiamento che vo-lete introdurre e, ancor più importante,sulle sue ragioni. Ma come meglio im-plementare questo vostro progetto? Larisposta si trova nella trasformazione fi-sica e nella trasformazione delle persone.Non posso smettere di sottolineare l’im-portanza di affrontare entrambi questiaspetti insieme, non importa se il vostroprogetto sia piccolo o grande.

Pianificazione degli spaziOccorre pianificare la trasformazione fisi-ca dell’ambiente di lavoro con molta cura,specialmente per i grandi progetti. Dovetecomprendere l’intero scope of work del vo-stro progetto e fissare una tempistica rea-listica entro la quale tutto ciò deve svolger-si. Le tempistiche devono comprendere i ri-tardi spesso inerenti al periodo dell’anno(le vacanze natalizie, per esempio), oltre altempo necessario per l’ordine e la consegna

dei mobili. Nonostante il fatto che tutto ciòsi ispira semplicemente al comune buonsenso, spesso, nel gene-rale entusiasmo,questi aspetti ven-gono tralascia-ti o sottova-lutati.

Si deve anche identificare, programmaree assicurare che vengano stanziate sia lerisorse finanziarie che quelle umane ne-cessarie per portare con successo a ter-mine il progetto.

Prova pilotaUna prova pilota significa testare le lineeguida del progetto in uno spazio ragio-nevolmente contenuto e sicuro. Questopermette alle organizzazioni di verifica-re l’impatto delle trasformazioni intro-dotte, per imparare e adattarsi al nuovo.Il valore della prova pilota non dovrebbelimitarsi semplicemente alle persone di-rettamente interessate. Per esempio, po-treste coinvolgere tutta l’organizzazione,organizzando giornate aperte a tutti, perspiegare gli obiettivi. Allestire uno spazio campione è una buo-na idea. Esso deve essere facilmente ac-cessibile e altamente visibile se voleteavere un buon impatto e coinvolgimen-to. Alla GlaxoWellcome, per esempio, ab-biamo preso un’area inutilizzata della se-

de di Verona, per creare il progetto “Po-sto di lavoro del futuro.” Lo spazio erauna sfida fisica, ma prontamente dispo-nibile e altamente visibile.

Coinvolgere le personeScegliere il personale da coinvolgere nelprogetto pilota è ovviamente un’impor-tante considerazione. La cosa migliore sa-rebbe quella di far partecipare una por-zione rappresentativa dell’azienda.

Naturalmente, dovete includere alcu-ne persone che vi assicurino la riu-

scita dell’operazione, manon eliminate le perso-

ne da cui vi aspette-reste delle resisten-ze. I messaggi rice-vuti dalla visita alprogetto pilota sa-ranno più forti e

preziosi per viadi questa combi-nazione.

Allestimen-to

Non dimenticate di fa-re delle foto dello spazio

esistente prima di imbarcar-vi nell’implementazione di

questi cambiamenti progettuali.Possono essere un prezioso ricordo

del punto dal quale siete partiti. Inoltre,ricordatevi di calcolare lo spazio neces-sario al test pilota, con grande cura. Nonparagonatelo alle attuali attribuzioni dispazio: questo probabilmente riflettereb-be il vecchio modo di lavorare dal qualestate cercando di uscire. Se state intro-ducendo un certo grado di condivisione,logicamente avrete bisogno di minorspazio. Però, potreste anche essere inprocinto di introdurre ulteriori spazi disupporto, così come generalmente avvie-ne. Nell’allestire il test, prendete in con-siderazione quanto segue:• le caratteristiche dello spazio disponi-

bile, le dimensioni, la posizione, le con-dizioni ambientali presenti, i servizi el’accesso;

• il numero del personale coinvolto, i lo-ro stili di lavoro e le loro aspirazioniper il futuro;

• la gamma delle tipologie lavorative ri-chieste, collegate a quanto sopra de-scritto, riconoscendone la diversità e ledinamiche coinvolte;

• l’immagine e lo stile aziendale.141-2

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Solitamente è meglio avvalersi del sup-porto di specialisti (architetti, impianti-sti, designer). Una buona pianificazionedegli spazi può aiutarvi a usare benequelli disponibili, assicurando che le po-stazioni di lavoro siano posizionate cor-rettamente per massimizzare le intera-zioni, riconoscendo sia la durata di tem-po in cui sono occupate sia il tipo di la-voro coinvolto.

La politica degli arrediL’esatta configurazione delle postazioninei nuovi spazi, dipende in gran misuradagli stili di lavoro del vostro personale edal grado di condivisione appropriato.Gli studi di utilizzo dello spazio ufficioprecedentemente effettuati dovrebberoessere di aiuto.Cercando di valutare il preventivo di spe-sa per l’implementazione, un utile approc-cio di base è quello di calcolare il costo diogni postazione di lavoro e, quindi, molti-plicare per il numero delle postazioni.Questi costi devono includere gli arredi, icollegamenti tecnologici, ecc. Dopodiché,bisogna aggiungere i costi infra-strutturali più generali, tipocablaggi, luce, finiture, im-pianti meccanici come riscal-damento e ventilazione. Cam-bia molto se lo spazio che sta-te trasformando è in una con-dizione ragionevole (a livellodi interventi di ristruttura-zione) o se state creando unnuovo ufficio partendo da zero.Le nuove postazioni di lavoro possonocomprendere aree per soste di lavoro, co-me sostegno al lavoro nomade, spazi perincontri informali, spazi aperti per inco-raggiare l’interazione spontanea e spazichiusi flessibili che permettono riunionispecifiche o per il la-voro di squadra, in-dividuale o di pro-getto. Queste zonepossono essere allestite ab-bastanza economicamente.Anche se uno stile più soft è ap-propriato per alcuni di questi ambientilavorativi, non dimenticatevi dell’uso cui

sono soggetti gli arredi d’ufficio. Com-prate quindi articoli opportunamenterobusti.

Salute e sicurezzaMolti uffici hanno mobili abbastanzavecchi, specialmente le scrivanie (alcunepiù che pronte per essere sostituite anchesolo perché non sono più in regola con lenorme di salute e di sicurezza). Coglietequest’opportunità per controllare se gliuffici soddisfano gli standard e i regola-menti dell’UE e sostituite dove possibilegli arredi. Oggi è illegale, per esempio,non racchiudere e gestire i cablaggi nelmodo corretto o avere una scrivania aun’altezza sbagliata o non dare ampiospazio di manovra alle gambe fra i piedidella stessa. La maggior parte delle or-ganizzazioni hanno uno specialista scel-to all’interno (facility manager), ma se lavostra organizzazione non ne ha, chia-mate un consulente esterno. Ci sono re-golamenti severi riguardo alla sicurezzadel personale d’ufficio (legge 626/94).

È fondamentale che non dimentichiate ibisogni del personale disabile, anch’essiregolati dalla legge. L’accesso opportunodei disabili e le disposizioni per le scri-vanie e le sedute regolabili sono oggi unrequisito, non un’opzione.

Scrivanie e scrivanie condiviseUn nuovo sistema d’arredo può fare la dif-ferenza nella progettazione, nell’aspetto enella funzionalità dell’ambiente di lavoro.Ma, in questo caso, siate sicuri di adottareun approccio standard, coerente, uno sta-tus uniforme. Ricordatevi anche che gli uf-fici hanno bisogno di evolversi: è di vitaleimportanza usare un sistema che permet-ta continue aggiunte, trasformazioni e chesia dotato di un buon grado di flessibilità.Se scegliete di acquistare nuove scrivanie,evitate di comprare quelle con cassetti e ar-madietti incorporati, che collegherebberouna persona - con il deposito dei propri ef-fetti personali - a una postazione. Posta-zioni assegnate possono diventare condi-visibili. Le necessità di un ambiente di la-voro possono cambiare molto rapidamen-te! Un’ultima parola: evitate di ordinarescrivanie troppo caratterizzate dal design,cioè quelle che sono troppo alla moda oche sono state progettate per un uso do-mestico. È più probabile che siano menorobuste e, dopo poco tempo, potrebberosembrare superate.

Le sedutePer i il personale che lavora per lunghiperiodi di tempo, si richiedono sedute dilavoro appropriate. Sedute più morbidee informali possono essere collocate inzone di sosta occasionale. Fatevene con-

segnare alcune in ufficio e testateleprima di acquistarle.

Ci sono un gran numero di forni-tori, quindi guardatevi intornoper le migliori opzioni e i miglio-ri prezzi, ricordandovi di usare ilpotere di acquisto che la vostra

organizzazione nel suo complessopuò ottenere. Oggi le sedutesono regolabili in tutte le lo-ro componenti, ma poche

persone lo sanno.

Tecnologie informatiche

La tecnologia è uno strumento es-senziale per qualsiasi organizzazio-ne e un fattore chiave nel permet-tere la flessibilità necessaria

CHECK LIST PER L’ACQUISTO DI ARREDIChe tipo di scrivanie e di mobili avete in questo momento?

I mobili sono riutilizzabili?

Soddisfano i requisiti UE di salute e sicurezza?

Saranno di supporto o di ostacolo alle trasformazioni che volete compiere?

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all’ufficio moderno e nel supportare laproduttività dell’organizzazione. Com-puter portatili e palmari, schermi piat-ti, attrezzature senza cavi, intranet, cel-lulari e posta-vocale stanno diventandosempre più accessibili. Quindi, se non vi siete ancora familia-rizzati con queste attrezzature è beneche lo facciate ora, prima di… sostitui-re dei dispositivi comunicanti con deidispositivi tecnologici! Tuttavia, nonavete necessariamente bisogno di averel’ultima tecnologia per operare in un uf-ficio moderno ed efficace. Anzi, moltadella tecnologia esistente nelle organiz-zazioni non viene utilizzata nel suo pie-no potenziale. Si possono condividere

scrivanie con computer e telefoni tradi-zionali. Come per i fattori fisici di unambiente d’ufficio, è il modo in cui ven-gono utilizzate queste risorse che è im-portante. Va oltre l’ambito di questodossier entrare nei dettagli delle attrez-zature informatiche, ma se dovessimoscegliere alcuni elementi hi-tech per va-lorizzare le attività in ufficio, racco-manderei quanto segue:• schermi piatti sempre più accessibili, of-

frono un display di buona qualità e libe-rano prezioso spazio sulla scrivania;

• accessori da scrivania senza cavi (wi-reless technology) - mouse, tastiera,collegamenti alle stampanti e perfinoalla rete - semplificano e aumentano la

flessibilità dell’utilizzo della scrivania;• pc portatili consentono più mobilità

al personale, anche se non sonol’ideale per un uso continuato del pc;

• telefoni portatili (tecnologia dect) chefunzionano dentro e fuori dall’ufficio,in un raggio che copre un intero isola-to. Questo sviluppo è uno dei più pre-ziosi, perché libera veramente il perso-nale dall’essere vincolato alla propriascrivania e allenta la tensione per chideve rintracciare i colleghi nomadi.

Non dimenticatevi, tuttavia, che tuttal’attrezzatura mobile richiede maggiorimisure di sicurezza al furto, ma esistonodei buoni dispositivi di bloccaggio. Inve-stite in essi.

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ArchiviUna delle più grandi sfide che dovreteaffrontare sarà quella degli archivi, del-la loro tipologia e della loro dimensio-ne. Senza dubbio, la maggior parte deiposti di lavoro hanno cumuli di carte edi fascicoli che si sono riversati, in mo-do disorganizzato, sulle scrivanie, suipavimenti, sulle mensole e in qualsiasialtro spazio libero disponibile (tipo fan-coil). Già solo ripulire tutto questo po-trebbe avere un impatto fantastico. In-fatti, anche se faceste soltanto questapulizia, è probabile che fareste una so-stanziale trasformazione del vostro po-sto di lavoro!I sintomi di un sistema d’archiviazionefuori controllo sono semplici e ovvii:• duplicazione superflua di documenta-

zione da gruppo a gruppo, a causa del-la mancanza di fiducia o di coordina-mento;

• duplicazione superflua di carta e dimemoria elettronica;

• sistemi di archivio e/o di ricerca d’ar-chivio inadeguati;

• servizi di raccolta e archivio della per-sona e/o della squadra inadeguati oinappropriati;

• mancanza di organizzazione del per-sonale.

Per curare la maggior parte di questi sin-tomi, possono esserci facili rimedi, ov-vero un’organizzazione idonea e moltobuon senso. Ma se avete veramente intenzione di tra-sformare il vostro posto di lavoro, co-gliete quest’opportunità per affrontatetutte queste problematiche.Potete anche costruirci sopra un evento.British Airways incoraggiò il suo perso-nale a liberarsi della carta inutile primadel trasloco nei loro nuovi uffici di Wa-terside, vicino a Londra. Vennero controllati i livelli della cartascartata e fatte donazioni di beneficenzaproporzionali. Conosco un’azienda chedà risalto alla carta smaltita; la fa soffia-re dal tritadocumenti per tutto l’ufficio,attraverso tubi trasparenti altamente vi-sibili e decorativi.L’approccio migliore in questo caso è diassegnare un livello standard, ma ri-dotto, di archivio per persona e persquadra. Informate il vostro personalemolto in anticipo (come parte del pro-gramma di comunicazione) e sostene-teli nei loro sforzi per organizzare e ra-zionalizzare i loro archivi.18

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L’UFFICIO IN AFFITTOLa locazione temporanea di spazi arredati e dotati ditutti i servizi per un utilizzo professionale può esserevantaggiosa, perché permette di sfruttare la flessibi-lità della formula realizzando risparmi oltre il 50%

Il mercato immobiliare dei nostri giorni permette di sfruttare un’inte-ressante opportunità: la locazione temporanea di uffici completamen-te arredati e dotati di servizi di elevata qualità. Si tratta di spazi attrez-zati che vengono offerti in locazione da società specializzate, per brevio più prolungati periodi e che possono essere lasciati senza particolarivincoli; una soluzione ideale per necessità temporanee di imprese, entio professionisti che devono operare in una determinata località in at-tesa di definire un posizionamento operativo definitivo.Spesso sono proprio le società della new economy ad approfittare diquesta soluzione, che permette di affittare spazi ridotti durante la de-licata fase dello start up, per poi dimensionarsi in maniera più adegua-ta attraverso soluzioni definitive.La flessibilità di questa soluzione - fanno notare alla Regus, uno deileader mondiali, con un giro di affari di 620 milioni di dollari, nel set-tore della fornitura di uffici arredati - non è solo nei tempi di durata delcontratto di locazione ma anche negli spazi disponibili, nel senso che sipossono affittare soluzioni composte da un solo posto di lavoro o su-perfici di 2-3 mila mq. La strategia di questa azienda, oltre a garantireil massimo livello di funzionalità degli uffici, è di avvicinare i clienti alcentro dei loro affari, per cui l’ubicazione dei business centre è sempreprossimo al cuore lavorativo della città. Tutti i centri offrono ambientidi lavoro professionali, con arredamenti moderni ed ergonomici, chegarantiscono il massimo del comfort, con pareti fonoassorbenti, con-trosoffiti e moquette, che aumentano l’isolamento acustico e assicura-no la privacy necessaria per poter lavorare in tutta tranquillità.Ma quanto costa affittare un ufficio temporaneo e quali vantaggi offreuna simile soluzione? Secondo uno studio della UK Chartered Instituteof Purchasing & Supply, nei primi tre mesi la soluzione Regus offre unrisparmio che varia dal 33 al 66% rispetto alle locazioni convenzionali(oltre a non dover ricorrere a capitali investiti nei locali e a non averecosti di avviamento e di riparazione o manutenzione). La convenienzasi estende comunque anche per i mesi successivi, grazie a contratti stu-diati appositamente per soluzioni a lungo termine.Le tipologie di uffici attrezzati messi a disposizione dalle società spe-cializzate dispongono di numerosi servizi quali reception, sala confe-renze, impianti per videoconferenze, segreteria, centralino, traduzioni,posta, corriere, forniture per uffici, voice mail, informatizzazione e unaccesso 24 ore al giorno per sette giorni la settimana. Le tariffe di loca-zione dipendono logicamente dalla località, dal numero di postazionilavoro, dalla lunghezza del contratto e dalla tipologia di ufficio scelta.Quotazioni molto competitive rispetto alla soluzione convenzionale,che diventano estremamente vantaggiose se si considera il valore dellaflessibilità garantita. In Italia queste soluzioni stanno prendendo piedeora, ma nei paesi anglossassoni la formula è stata ampliamente speri-mentata e adottata da tempo dalle maggiori compagnie quali Coca-Co-la, Boeing, IBM, 3M e Microsoft.

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di ottenere impegno da parte delle per-sone senza prima averle informate sullelinee guida del progetto, sul contesto esui ragionamenti che sottendono i cam-biamenti e aver dato loro tempo per ca-pire e accettare tali motivazioni. È utile pensare al processo di cambia-mento come a un viaggio, non come unadestinazione. Ciò riflette la realtà delcambiamento e la sua natura continuati-va, perché non esiste mai una fine: sare-mo sempre nel processo del divenire.Un obiettivo importante del “program-

ma di comunicazione” del nuovo am-biente di lavoro è assicurare una transi-zione naturale. Idealmente, se preparate,le persone saranno talmente familiaricon il nuovo habitat lavorativo, che sisentiranno immediatamente a loro agio,attivi e produttivi.Come già detto, è essenziale avere il soste-gno dei dirigenti interni e coinvolgete an-

La politica della scrivania sgombraUna politica della scrivania sgombra è es-senziale per qualsiasi forma di scrivaniacondivisa o di ambienti di lavoro condivi-si. Fissate delle linee guida precise per que-sto protocollo e trovate una maniera (gen-tile) di farlo rispettare, provvedendo chearticoli lasciati fuori posto siano rimossi.Essi possono essere buttati via o lasciatiper essere recuperati, a seconda della fer-mezza che volete dimostrare!

La reazione delle personeSono le persone i più importanti ingre-dienti del nuovo posto di lavoro, la chiavedell’evolversi del successo o il motivo delsuo fallimento. Noi siamo progettisti del-lo spazio di lavoro e abbiamo la tendenzaad adottare un approccio cauto, evitandodeliberatamente di affrontare alcune delleemozioni profonde connesse all’uso dellaterritorialità dell’habitat ufficio.Forse avrete già sentito la reazione“Quella è la mia scrivania e il mio ufficio,come vi permettete di cambiare le cose!”(può darsi che anche voi abbiate talvoltareagito in questa maniera). La maggiorparte delle persone passa una buona par-te della vita lavorativa in questi spazi,quindi non deve stupire il fatto che pos-sano essere suscettibili. Inoltre, in questitempi di rapido cambiamento nel mon-do del lavoro, l’ufficio offre spesso unaspetto costante molto rassicurante nel-la vita delle persone. Quindi, c’è spessopiù resistenza al cambiamento in que-st’area rispetto a modifiche di strutture,organizzazioni, sistemi e processi.La morale è evidente: affrontate in modosistemico il progetto del nuovo posto di la-voro. L’obiettivo di un adeguato program-ma di coinvolgimento è quello di cattura-re quel forte senso di possesso, spostandol’enfasi sul cambiamento invece che sulmantenimento dello status quo.

Generare positivitàRicordatevi che, molto naturalmen-te, le persone osserveranno tuttoquanto dal punto di vista del “Che ciguadagno da tutto questo?”, “Che ef-fetto avranno i cambiamenti sudi me? Dove mi siederò? Cheeffetto avrà sul mio lavo-ro?”. Non ignorate questi aspetti,riconosceteli e affrontate con at-tenzione queste osservazioni. Lepersone non sono necessariamente

e implacabilmente contrarie al cambia-mento, sono solitamente restie di fronteal cambiamento voluto da altri. Per que-sto devono essere coinvolte e consultatee devono avere un periodo di tempo ap-propriato per accettare, adattarsi e pre-pararsi. Pensate ad altri cambiamentiche hanno avuto luogo nella vostra orga-nizzazione e ponetevi queste domande: • Come sono stati portati avanti? • Hanno avuto successo? • Che cosa è andato bene? • Che cosa è andato male?

Gestione del cambiamentoLa consultazione, la comunicazione, ilcoinvolgimento e il sostegno sono i com-ponenti fondamentali di un “programmadi gestione del cambiamento” relativa-mente al nuovo ambiente di lavoro.È importante conoscere le fasi tipiche diun processo di cambiamento. Per esem-pio, non c’è nessuna ragione per cercare

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che nel programma il personale con piùanzianità. È probabile che vi accorgereteche, in ogni caso, sono spesso loro che de-vono adattarsi più di qualsiasi altra perso-na e che hanno più bisogno di aiuto perfarlo, anche se non se ne accorgono. Il lo-ro coinvolgimento manderà però un mes-saggio importante al personale, in terminidi sostegno e impegno nei confronti deicambiamenti proposti.

La comunicazioneLa comunicazione è la spina dorsale del-

le attività di gestione del cambiamento.C’è solitamente un’ampia gamma dimezzi di comunicazione a vostra dispo-sizione: utilizzatela! Alcune persone rea-giscono meglio a certi mezzi che ad altri,quindi diffondete i vostri messaggi sututti i media a disposizione.Una volta che avete scelto il metodo ap-propriato, fate sì che le comunicazioni sulnuovo ambiente di lavoro siano stimolan-ti e memorabili. Tenete a mente che:• un’immagine vale 1000 parole: quindi

usate immagini, forse anche i video;• l’immagine della realtà ha un buon im-

patto: utilizzate modelli e visite guidate;• comunicazioni interattive hanno gran-

de efficacia: organizzate seminari eworkshop.

E ricordatevi di tenere viva la comunica-zione. Aggiornate continuamente il per-sonale sugli sviluppi e sui progressi. Leloro reazioni e i loro commenti sono im-portanti in tutte le fasi del progetto.

CHI BEN COMINCIA...Invece della fine, questo capitolo in moltimodi dovrebbe rappresentare un nuovoinizio supportato da spazi di lavoro effi-cienti e pratiche lavorative efficaci. La sfi-da è di assicurarsi che possiate mantenerli

e adattarli continuamente, per soddisfarequalsiasi cambiamento futuro.

ManutenzioneDovete provvedere alla manutenzionedel vostro ambiente di lavoro sotto dueaspetti:1. fisicamente - mantenendo la funziona-

lità e l’apparenza dell’attuale spazio dilavoro, degli impianti, degli allesti-menti, delle tecnologie, ecc.;

2.psicologicamente - mantenendo viva lacomunicazione e il sostegno per im-

plementare le opinioni, i comporta-menti e le necessità del personale.

Reazione post-traslocoLe varie reazioni del personale, rispettoa un nuovo e radicale habitat ufficio, sa-ranno diverse e il loro grado dipenderàdalla qualità della comunicazione edall’appoggio che avete dato precedente-mente all’organizzazione. Non è insolito sperimentare all’iniziouna “luna di miele”, dove tutto è nuovoed elettrizzante. Poi si fa avanti la realtà,quando occorre far funzionare lo spazio.È a questo punto che possono riapparirevecchie abitudini, quindi, state all’erta esiate preparati a identificare i problemi ea rimediarli velocemente.

Post occupance evaluationLe attività di gestione dei cambiamentiintrodotti nell’ambiente di lavoro do-vrebbero continuare nel tempo. Alcuniesempi potrebbero essere i seguenti:• seminario di post-implementazione;• interviste sulle opinioni del personale

“chiave” e dei visitatori del nuovo am-biente di lavoro;

• revisioni di procedure, eccetera, allaluce dell’esperienza acquisita;

• aggiornamento o addestramento perun efficace utilizzo dello spazio ufficio.

Queste attività agiscono come un termo-metro delle opinioni delle persone e so-no ripetibili a intervalli ragionevoli (peresempio, ogni sei mesi) per controllare iprogressi ottenuti. In alcune aziende, so-no stati creati opuscoli di consultazioneper il personale, per informare e ricor-dare alle persone gli obiettivi del nuovoambiente lavorativo.

Gestione dell’ambiente di lavoroNon sto parlando semplicemente dellamanutenzione dei mobili e dell’arredo,perché tutto rimanga in ordine. Sto an-che parlando della gestione delle posta-zioni di lavoro (la fruibilità dello spa-zio, il funzionamento dei telefoni e del-la tecnologia, la raccolta e l’archivia-zione delle carte, ecc), del bisogno di as-sicurarsi che le procedure siano segui-te (il sistema di prenotazione dello spa-zio in hotelling, il rispetto degli altri perquanto riguarda la rumorosità, il man-tenimento della politica della scrivaniasgombra ecc...).

CONCLUSIONI“Se le abitudini invecchiano, spetta a noimetterle da parte, per non invecchiarecon loro”.Questo messaggio si rivolge ai managerdelle aziende, in un’epoca di transizione, incui lo stesso sistema Italia affronta e si con-fronta con l’Europa. In questo contesto, lo spazio ufficio è unadelle leve del cambiamento che le aziendepiù dinamiche devono utilizzare, per pre-pararsi al futuro.Oggi tutto si muove alla velocità della lu-ce: la risorsa più preziosa è il tempo, lageografia è il cyberspazio e questo richie-de una rivoluzione dei cambiamenti.All’interno di necessarie risposte diver-sificate nella progettazione dell’habitatufficio, le aziende devono offrire nuoveopportunità ai progettisti e agli utenti,investendo in ricerca e creatività, svi-luppando metafore progettuali innova-tive e modelli concettuali alternativi,capaci di supportare dinamicamentel’ambiente di lavoro.È una sfida che tutte le aziende dovran-no affrontare a breve: ci auguriamo chefinalmente nuovi e diversi scenari lavo-rativi arricchiscano qualitativamentel’habitat ufficio del terzo millennio. � 21

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