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Strategia e Piano di comunicazione,

disseminazione e Capacity building

Il contenuto di questa pubblicazione è di responsabilità dei soli autori. Non rispecchia necessariamente l’opinione dell’Unione

Europea. L’EASME e la Commissione Europea non sono responsabili per l’uso che potrebbe essere fatto delle informazioni

contenute.

MARTE/IEE/13/465

Deliverable 5.1

Autori: Simona Agger Cinzia Colangelo Daniela Pedrini

Marzo 2015- FINAL_ IT

Livello disseminazione

PU Pubblico x

CO Confidenziale, solo per i membri del partenariato (inclusi i Servizi della Commissione Europea-

EASME)

MARTE/IEE/13/465 ● D5.1“Strategia e Piano di Comunicazione, Disseminazione e Capacity building”

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INDICE

1. Introduzione .................................................................................................................................... 3

2. Attori chiave e Gruppi Obiettivo..................................................................................................... 4

2.1. Il quadro generale ..................................................................................................................... 4

2.2 Comunicazione e disseminazione .............................................................................................. 4

2.3 Attori principali ........................................................................................................................... 5

2.4 Gruppi obiettivo ......................................................................................................................... 5

2.5 Ruoli specifici dei Partner ........................................................................................................... 6

3. Comunicazione ................................................................................................................................ 7

3.1. Briefing ...................................................................................................................................... 7

3.2 Il flusso della Comunicazione ..................................................................................................... 7

4. Capacity building ............................................................................................................................. 7

5. Disseminazione ................................................................................................................................ 9

5.1 Sito del progetto MARTE ............................................................................................................ 9

5.2 Materiali di disseminazione ....................................................................................................... 9

5.3 Disseminazione ed attività relative ............................................................................................ 9

Allegato 1 - Scheda CONFERENZA NAZIONALE .................................................................................. 11

Allegato 2- Scheda SEMINARI TECNICI ............................................................................................... 12


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1. Introduzione Il progetto MARTE è stato elaborato sulla base di una duplice necessità, che è da lungo presente nei

documenti e nelle iniziative dell'Unione europea: da un lato, di aumentare le iniziative del settore pubblico

per l'efficienza energetica, con una riduzione relativa delle emissioni di gas serra, e, d'altro quella di

sviluppare una migliore conoscenza dell'esistenza, e una più ampia comprensione, degli strumenti

disponibili per facilitare l’ottenimento di mezzi finanziari agli investimenti necessari. E’ da Includere in

questo anche un uso appropriato dei fondi, quali i Fondi Strutturali, che l'Unione europea mette a

disposizione. Questo vale per tutto il settore pubblico, comunque il settore sanitario è uno degli obiettivi

più evidenti e importanti, considerando, come viene continuamente sottolineato, il suo rilevante

fabbisogno energetico e le emissioni di carbonio che ne conseguono.

E’ proprio prendendo in considerazione questi obiettivi dell’Unione Europea, assunti da tutti gli Stati

membri, che la finalità principale del progetto MARTE è quella di creare modelli di finanziamento

innovativi per sostenere gli investimenti nell'efficienza energetica nel settore sanitario, avendo

naturalmente come obiettivo di base quello di stimolare il riconoscimento dei bisogni di intervento in tale

settore come afferma chiaramente l'acronimo MLEI (Mobilitare Investimenti Locali per l’Energia) del

programma “Intelligent Energy for Europe”, che ha co-finanziato il progetto. Per raggiungere questo duplice

obiettivo europeo l’assistenza tecnica MLEI avrà lo scopo di utilizzare Fondi Europei per questi investimenti.

Un altro punto rilevante per il Piano di Comunicazione, Diffusione e Capacity Building è l'obiettivo specifico

della Regione Marche di creare nuovi modelli di business per gli interventi di efficienza energetica, che

possano e debbano essere replicati in altri settori, a partire da alloggi sociali e dalla gestione dei rifiuti.

Tutto questo sottolinea come una parte importante del progetto MARTE sarà la comunicazione e la

diffusione dei risultati e dei prodotti, derivanti dalla sua attuazione.

Questo progetto ha messo alla base per la sua azione la considerazione realistica delle conseguenze

derivanti dall'impatto della situazione economica e della riduzione dei fondi per molti settori pubblici e

soprattutto per la sanità, in parallelo con il diverso atteggiamento delle banche nella concessione di prestiti.

Questo all’interno del sistema sanitario ha determinato un aumento della competizione per l’accesso ai

fondi ora più scarsi, con l'efficienza energetica e fonti energetiche rinnovabili gli investimenti spesso

considerate di secondaria importanza.

Pertanto, la conclusione è che anche le strategie di diffusione devono tener conto di questi cambiamenti

e aggiungere al modello tradizionale basato su sito web, pubblicazioni, relazioni, presentazioni a

congressi, un approccio più proattivo. Nuove idee e nuovi concetti di diffusione devono essere promossi e

testati.

Il documento di base Europa 2020 ha dato alto rilievo all’importanza della sostenibilità energetica, che,

insieme al cambiamento climatico, costituisce uno dei 5 obiettivi della nuova Agenda 2014-2020. Inoltre, il


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documento che la Commissione Europea ha proposto, il "quadro delle politiche per il clima e l'energia" con

lo scopo di realizzare per l’Europa un’economia e dei sistemi energetici più competitivi, sicuri e sostenibili.

La strategia di diffusione del progetto MARTE avrà come fondamento questo nuovo slancio, rendendo il

settore sanitario il driver di innovazione e cambiamento per la sostenibilità energetica.

Ciò avrà come conseguenza/esigenza il fatto che l'impatto delle attività di Comunicazione e Diffusione

dovrà essere attentamente monitorato, non escludendo eventualmente spostamenti d'accento, si spera

minori, per quanto riguarda le attività previste, per aumentare i risultati di quelle più necessari e /o di

quelle che si riscontri produrre un impatto più rilevante del previsto.

Questo richiede a sua volta che si elaborino opportune indicatori per la valutazione dell’impatto in alcuni

momenti chiave dello svolgimento del progetto. L’elaborazione dei risultati di tali valutazioni costituiranno

gli eventuali feed-back di revisione dei programmi di partenza. Tra questi indicatori si darà particolare

evidenza alla presenza nei media regionali e locali degli argomenti su cui è incentrata la Comunicazione e

Diffusione ed il riferimento diretto al progetto.

2. Attori chiave e Gruppi Obiettivo

2.1. Il quadro generale

Una panoramica generale del progetto evidenzia subito che si tratta di un progetto complesso, con diversi

obiettivi correlati e che coinvolge diversi attori e gruppi obiettivo, per i quali è necessario sviluppare

strategie ed approcci di comunicazione e diffusione diversi.

Infatti l’intero piano di attività di MARTE può essere visto come avente l'obiettivo di creare una serie di

onde, il cui centro è rappresentato dai cinque complessi sanitari, in cui saranno promossi e poi attuati

interventi di efficienza energetica, proteso verso il settore regionale ed extra-regionale sanitario con il

coinvolgimento anche di altri settori pubblici.

L’Annex I del progetto sottolinea al paragrafo 3.7 il potenziale per la replica che il progetto ha e dovrebbe

sviluppare in pratica e la sua importanza per il pieno successo dell'azione MLEI proposta.

2.2 Comunicazione e disseminazione

Una delle caratteristiche più comuni dei tradizionali piani di Comunicazione & Disseminazione è una certa

confusione tra i due termini “comunicazione” e “disseminazione”, confusione che, de facto, finisce con

l’utilizzazione dei due come sinonimi.

MARTE, nel quadro dei suoi obiettivi enfatizzerà la complementarietà dei due termini, ovviamente

interconnessi e di supporto reciproco, avendo però bisogno ciascuno di loro di azioni e strumenti specifici,

in un quadro comune.

In generale, l'attività di comunicazione sarà un flusso continuo di informazioni sulla base di interazioni

dirette ai 5 edifici sanitari già selezionati, i tre ospedali e i due presidi sanitari. Sarà parte della


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comunicazione lo scambio tra i partner e l'attività di "capacity building".

L'attività di disseminazione sarà indirizzata alla diffusione di informazioni importanti e dei risultati ad una

piattaforma più ampia di soggetti interessati e avrà più il carattere di informazioni periodiche, diffuse

secondo la sequenza temporale prevista nell’Annex I di progetto.

2.3 Attori principali

La denominazione di "attori" si spiega da sola. Con questa espressione si fa riferimento, infatti, a persone

specifiche, che, per la loro funzione, le competenze e / o il loro potere decisionale, devono essere stimolati

ad assumere una partecipazione attiva al progetto.

Gli attori primari fondamentali saranno i dirigenti ospedalieri, il personale tecnico, medico ed

amministrativo degli enti sanitari selezionati per il retrofit energetico, ovvero i tre ospedali e i due presidi

sanitari.

Altri attori rilevanti saranno:

Policy maker responsabili della pianificazione e degli investimenti nelle infrastrutture sanitarie a livello

regionale e in generale nella pubblica amministrazione;

Funzionari coinvolti nell'attuazione delle politiche energetiche della Regione Marche e in particolare i

gestori del "Fondo Energia", la cui funzione fondamentale è spiegata al punto 4.5 dell’Annex I.

Le persone coinvolte/selezionate nei seminari dedicati alla "capacity building", come descritto al punto

4.6 dello stesso documento.

Queste persone potranno interagire con il partenariato, come sarà spiegato più in dettaglio più avanti.

2.4 Gruppi obiettivo

I Gruppi obiettivo possono essere definiti come rappresentanti più ampi degli stakeholder, tra loro:

Manager delle strutture regionali sanitarie pubbliche e private

Funzionari di Province e Comuni

Manager pubblici di settori di attività rilevanti dal punto di vista dell’efficienza energetica, quali quelli

del settore del management dei rifiuti e/o dell’housing sociale;

Professionisti ed Esperti interessati a diventare specializzati nel predisporre progetti basati sull’EPC,

Energy Performans Contracts;

ESCos già costituite e potentiali;

PMI con rilevanza nell’energia e associazioni commerciali.

Le attività del WP5, dedicate alla campagna regionale per la diffusione del modello EPC (Contratti di

rendimento energetico) e della comunicazione, sono quelle che più da vicino si occupano di informazione,

capacity building, coinvolgimento post-progetto. Le strategie, strumenti e materiali per le attività sono al

centro dei prossimi paragrafi.


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2.5 Ruoli specifici dei Partner

E’ necessario sottolineare che tutti i partner del progetto MARTE saranno coinvolti in tutte le azioni del

progetto, pur svolgendo ruoli speciali. La lista che segue indica le funzioni specifiche dei partner:

Regione Marche, coordinatore, agirà anche da ponte per gli attori principali sopra indicati, così come

per i gruppi obiettivo e coordinerà le attività di capacity building;

ASUR Marche, Azienda Sanitaria Unica Regionale, sarà in posizione strategica per raggiungere la filiera

dei fornitori del sistema sanitario, incluse le ESCos, e istituzioni simili di altre regioni e nazioni;

AESS, Agenzia per l’Energia e lo Sviluppo Sostenibile di Modena, ha acquisito un’ampia esperienza nel

procurement pubblico e sarà essenziale nel relazionarsi con gli attori principali e in capacity building;

UNIVPM, Università Politecnica delle Marche, darà expertise tecnica per l’assistenza nella fase di

preparazione e realizzazione del retrofit nei 5 edifici sanitari, oltre a contribuire con le conoscenze

necessarie alle sessioni di formazione e nella preparazione dei documenti da diffondere;

SIAIS, Società Italiana dell’Architettura e dell’Ingegneria per la Sanità, utilizzerà i propri collegamenti

europei ed internazionali, darà supporto con la propria esperienza nella formazione di tecnici ospedalieri

e utilizzerà le conoscenze acquisite nelle attività di Comunicazione & Diffusione in altri progetti europei,

tra gli altri il progetto RES-Hospitals da poco conclusosi e cofinanziato dal programma IEE.

Prima di entrare nell’esame degli strumenti, dei mezzi e delle attività concrete previste nel Piano di

Comunicazione, Diffusione e Capacity Building del progetto MARTE, è necessario avere una visione

d'insieme degli effetti positivi che devono essere prodotti dalle attività di Comunicazione &

Disseminazione del progetto per gli attori principali ed i gruppi bersaglio, inclusi generalmente nella

categoria “stakeholder”.

Tabella n.1 Attori principali Effetti positivi derivanti dal programma di lavoro

Manager ospedalieri e Amministratori, staff sanitario e tecnico dei 5 edifici sanitari selezionati

Fare una completa e assistita esperienza dalla pianificazione, finanziamento e inizio della implementazione di un contratto di EPC

Policy maker della sanità e generalmente operanti nella pubblica amministrazione

Diventare esperti nel processo di creazione di un EPC, procedure di gara, schemi finanziari

Funzionari impegnati nell’implementazione delle politiche energetiche nella Regione Marche

Diventare esperti sui vantaggi, le regole, le difficoltà nell’uso combinato di Fondi europei e regionali

Gruppi Obiettivo Benefici

Manager di strutture sanitarie pubbliche e private Acquisire consapevolezza dei benefici degli interventi di efficientazione energetica e consapevolezza delle possibilità di superamento delle barriere finanziarie e tecniche

Funzionari di Province e Comuni, Manager di Housing pubblico, e del Management dei rifiuti e altre Agenzie pubbliche

Identificazione dei vantaggi concreti di un ruolo pro-attivo nel risparmio energetico e uso di FER, conoscenza del modello EPC e gli aspetti finanziari

Professionisti ed Esperti / ESCo e potenziali ESCo/PMI

Acquisire familiarità con nuove procedure e strumenti finanziari, applicare e aiutare la diffusione di interventi di miglioramento energetico


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3. Comunicazione

3.1. Briefing

L'attività di comunicazione che utilizzerà lo strumento delle “sessioni informative” (briefing) sarà rivolta

principalmente agli "attori" con responsabilità diretta nelle problematiche del progetto e dei suoi obiettivi.

Consisteranno in diversi “livelli” di comunicazione, che si terranno in momenti diversi e che possono essere

descritti come segue:

a.1) Briefing organizzati da ASUR

• con i responsabili delle 5 strutture coinvolte nel progetto

• con i responsabili delle Strutture Sanitarie Regionali.

a.2) Briefing organizzati dalla Regione Marche

• con funzionari del settore non-sanitario

• con rappresentanti delle PMI e delle società di servizi energetici presenti nella regione.

I briefing saranno costituiti da seminari brevi ed intensi da tenersi preferibilmente a partire dalla fine del

primo anno di attività del progetto, avendo raggiunto alcuni importanti output, e partendo da quella con i

manager delle 5 strutture obiettivo.

La documentazione sarà predisposta dai partner con la collaborazione di SIAIS.

I feedback, cioè le reazioni ed i suggerimenti da parte dei partecipanti alle riunioni informative, saranno

presi in considerazione nella preparazione della documentazione successiva per la formazione e la Capacity

Building.

3.2 Il flusso della Comunicazione

Le attività di briefing permetteranno al Coordinatore, Regione Marche, di proporre e comporre un "gruppo

di riferimento" unificato, costituito da rappresentanti di quelli prima denominati "attori". Essi riceveranno

informazioni continue ed gli verranno richiesti dei feedback, in caso di questioni specifiche.

Il Coordinatore Regione Marche avrà il compito di gestire e decidere le forme di diffusione che sarà

auspicabile adottare per gli scambi tra il partenariato ed il gruppo di riferimento.

Va precisato che la collaborazione con le 5 strutture sanitarie selezionate assumerà, dopo il briefing iniziale,

la forma di una collaborazione più intensa e specifica, come descritto nell’Annex I di progetto.

4. Capacity building

La formazione per la capacity building può essere vista come il secondo livello nella strategia di

Comunicazione & Disseminazione.

Le persone formate, infatti, diventeranno attori e informatori, contribuendo così alla comunicazione e alla

diffusione dei metodi e strumenti che sono il focus del progetto.


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Capacity building per ASUR Marche

Specifici Peer Learning Workshops (cioè seminari di scambio di conoscenze tra operatori in ambiti

d’interesse simili) saranno organizzati da AESS al fine di condividere con ASUR la propria conoscenza e

competenza specifica in EPC. Due dipendenti saranno assistiti nelle varie fasi del bando di gara.

La parte valutata appropriata della documentazione predisposta per tale attività di formazione sarà

utilizzata per una più estesa attività di capacity building e di disseminazione.

Capacity building attraverso Seminari tecnici

Tre Seminari Tecnici sono previsti a partire dal 20° mese alla fine del progetto e precisamente al 31° mese

(settembre 2016) del progetto.

I seminari, organizzati da SIAIS in collaborazione con tutti i partner di progetto, saranno articolati in

un’unica giornata e si focalizzeranno sugli aspetti normativi, giuridico-legali e amministrativi dei contratti,

gli aspetti finanziari e l’implementazione dei contratti EPC (cfr. dettaglio nell’Allegato 2).

Saranno rivolti agli esperti, professionisti e decision makers del settore sanitario, degli Enti Locali, del

settore dell'edilizia sociale e a quelli del settore della gestione rifiuti, in un’ottica di replicabilità dei

contenuti e risultati del progetto.

Il settore dell'edilizia sociale e quello della gestione dei rifiuti sono stati individuati dalla Regione Marche, in

fase di progettazione, come settori potenziali per il miglioramento dell'efficienza energetica.

Materiali di formazione specifici saranno preparati per ciascun seminario, una selezione dei quali verrà

poi diffusa attraverso i mezzi tradizionali descritti.


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5. Disseminazione

5.1 Sito del progetto MARTE

Il sito del progetto è lo strumento di comunicazione esterna primaria e sarà soggetto di continua

evoluzione. Sarà in italiano ed in inglese solo negli elementi principali. Questo strumento è stato

considerato dai partner necessario, al fine di garantire la comunicazione a livello nazionale e permettere

alle parti interessate di altri Stati membri di tenersi informati e di informare, superando così la barriera

linguistica. Il sito consentirà la fluidità di comunicazione a livello interno, cioè quello dei partner e "attori",

ed esterno e la diffusione delle principali informazioni. Uno degli obiettivi del sito web sarà di creare una

sezione nell’area riservata per l'attività del "Gruppo di riferimento" per consentire la comunicazione

bidirezionale attraverso la diffusione di informazioni. Questo non sarà ovviamente la sola funzione e

obiettivo. La sua funzione più estesa sarà quello di consentire di svilupparsi a reti di professionisti, che

soprattutto nel caso del progetto MARTE coinvolgeranno diverse discipline e, auspicabilmente, da parte dei

settori sia pubblico che privato.

5.2 Materiali di disseminazione

Newsletter periodiche: saranno prodotti bollettini semestrali (6 edizioni), diretti a stakeholder regionali e

nazionali. Saranno distribuiti attraverso mezzi digitali, con le notizie e agende relative al progetto e notizie

di interesse del settore EPC. Grazie alla diffusione della Newsletter attraverso Gruppi di lavoro e

piattaforme nazionali, il numero di coloro che le riceveranno per la fine del progetto è stimato a più di

1.000 persone.

Scheda di presentazione/leaflet: verrà preparato una brochure illustrativa con le informazioni di base sul

progetto MARTE. E’ prevista la pubblicazione di 500 copie in italiano e 200 in inglese.

Relazione finale: La partnership preparerà una pubblicazione finale che includerà importanti lezioni

apprese, consigli, indicazioni per chi intende replicare il progetto e informazioni dettagliate sul processo del

progetto, nonché i contratti firmati e accordi contrattuali, nel rispetto delle leggi e delle norme in materia

di non divulgazione di informazioni specifiche e dati. La pubblicazione saranno prodotte nella lingua

nazionale e tradotti in inglese (200 copie cartacee in lingua nazionale e 200 in inglese). Una sintesi dei

risultati (max 5 pagine) sarà resa disponibile elettronicamente e tradotto in altre lingue (francese, tedesco,

spagnolo e polacco). Secondo il Grant Agreement il rapporto finale destinato alla pubblicazione deve essere

approvato dal EASME prima della pubblicazione.

5.3 Disseminazione ed attività relative

Evento Regionale per ESCO – la Regione Marche organizzerà un evento regionale per le ESCo al fine di

promuovere il modello di finanziamento innovativo individuato per sostenere investimenti in efficienza

energetica con i fondi strutturali (POR - FESR).


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Conferenza Nazionale - Un evento nazionale finale sarà organizzato da SIAIS sul tema: "Risparmio

energetico nel settore sanitario". Con MARTE, ci sarà la presentazione di altre esperienze svolte a livello

nazionale sullo sviluppo dei contatti EPC, di applicazione dello strumento ELENA con gli esempi di Modena e

Milano e di altri progetti sostenuti da finanziamenti MLEI (cfr. Allegato 1 per maggiori dettagli).

La conferenza sarà organizzata previa consultazione con la Commissione Europea - EASME.

Partecipazione a conferenze e manifestazioni: il progetto si renderà visibile in manifestazioni regionali e

nazionali attraverso la presentazione a conferenze ed eventi. Le presentazioni saranno effettuate dai

partner in almeno 10 eventi di raccolta delle autorità locali, del settore pubblico ed ESCO.

Comunicati stampa: nel corso del progetto ci saranno comunicati stampa e/o comunicati online, articoli sul

giornale regionale (n.3).

Radio e TV regionali Presentazioni e interviste (n. 2).


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Allegato 1 - Scheda CONFERENZA NAZIONALE La Conferenza Nazionale è prevista alla fine del progetto e precisamente al 31° mese (settembre 2016) del

progetto.

Titolo: “Risparmio energetico nel settore sanitario”

Data: 9 settembre 2016

Orario: 9,30-13,30 e 14,30-18,30 (8 ore)

Sede: Regione Marche – Urbino (nella sede dell’Ospedale) – in alternativa Ancona (sede Regione Marche).

Crediti: Si prevede il riconoscimento dei crediti di formazione professionale CFP (ingegneri, architetti, ecc.)

e ECM (personale sanitario).

Razionale: S.I.A.I.S. organizza la Conferenza Nazionale sul tema del risparmio energetico nel settore

sanitario. Durante l’evento sarà presentata l’esperienza del progetto MARTE e altre esperienze realizzate a

livello nazionale sullo sviluppo dei contratti EPC, in particolare il progetto ELENA Modena, ELENA Milano e

altri progetti sostenuti da finanziamenti MLEI.

Prima sessione – ore 9,30

Inquadramento normativo attuale e sviluppi (Legale)

Illustrazione dei fondi energia (Regione Marche)

Il progetto MARTE (Regione Marche)

Lo sviluppo dei contratti EPC in Italia (AESS)

L’esperienza dei progetti ELENA in Italia (AESS)

I progetti finanziati con MLEI (SIAIS)

Progetti del programma IEE da RES-H ai nuovi progetti di Horizon 2020

Seconda sessione – ore 14,30

L’audit energetico nei 5 ospedali della Regione Marche (ASUR-UNIVPM)

Le peculiarità della procedura di gara EPC (ASUR-AESS)

Sviluppi possibili delle metodologie applicate (AESS-UNIVPM)

Discussione e dibattito

Chiusura dei lavori (Regione Marche – SIAIS)


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Allegato 2- Scheda SEMINARI TECNICI I tre Seminari Tecnici sono previsti a partire dal 20° mese (ottobre 2015) alla fine del progetto e precisamente al 31° mese (settembre 2016) del progetto. Titolo: Corso di formazione Orario: 9,30-13,30 e 14,30-18,30 (8 ore) Luogo e Data : 1) Ottobre 2015, URBINO (sede Ospedale)

2) Febbraio 2016, ANCONA (sede Regione Marche) o ASCOLI PICENO,

3) Maggio 2016, SAN BENEDETTO DEL TRONTO (o CAMERINO) Crediti: Si prevede il riconoscimento dei crediti di formazione professionale CFP (ingegneri, architetti, ecc.)

e ECM (personale sanitario). Razionale: Nei Seminari Tecnici saranno illustrati gli aspetti normativi, giuridico-legali e amministrativi dei

contratti, gli aspetti finanziari e l’implementazione dei contratti EPC. I seminari sono rivolti agli operatori

del settore sanitario e degli Enti Locali, agli operatori di gestione rifiuti, ecc.

Prima sessione: Aspetti Legali e Finanziari – ore 9,30

Inquadramento normativo attuale e sviluppi (Legale - AESS)

Illustrazione dei fondi energia (Regione Marche)

Il progetto MARTE (Regione Marche)

Lo sviluppo dei contratti EPC in Italia (AESS)

Seconda sessione: Aspetti Tecnici, l’evoluzione del Progetto MARTE – ore 14,30

L’audit energetico nei 5 ospedali della Regione Marche (ASUR-UNIVPM)

Best practice per la sostenibilità ambientale in ambito sanitario (ASUR-SIAIS)

Discussione e dibattito

Chiusura dei lavori (Regione Marche – SIAIS)

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