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L’informatica tende oggi a raggiungere ogni settore produttivo ed economico. Spazio Informatico ha voluto perseguire questo obiettivo, con eccellenti risultati, in vari settori, tra cui quello delle agenzie di rappresentanza.

JUMBOJUMBOJUMBOJUMBO e' lo strumento ideato e sviluppato ideato e sviluppato ideato e sviluppato ideato e sviluppato per una moderna gestione degli agenti di commercio. Il singolo agente e le agenzie di rappresentanza utilizzano Jumbo per gestireper gestireper gestireper gestire, in modo semplice ed intuitivo, tutti i dati e le informazioni utili per pianificare, analizzare e valutare: per pianificare, analizzare e valutare: per pianificare, analizzare e valutare: per pianificare, analizzare e valutare:

* Gestione clienti * Gestione ordini / vendite * Gestione fatture * Gestione provvigioni * Budget / scostamenti * Statistiche

Da anni esperta di analisi e sviluppo di sistemi informativi nell’ambito di tali realtà, garantisce una consulenza ed un’assistenza sempre al passo con le innovazioni tecnologiche in ambiente Windows. Perché SPAZIO INFORMATICO?

• Esperienza decennale nel settore • Sistemi in ambiente windows • Interfaccia grafica semplice e intuitiva • Integrazione con programmi gestionali • Assistenza professionale e puntuale

L’idea

L’organizzazione

La realizzazione

SPAZIO INFORMATICOSPAZIO INFORMATICOSPAZIO INFORMATICOSPAZIO INFORMATICO

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Premessa

JUMBO e' lo strumento progettato e ideato per soddisfare al meglio le esigenze di un singolo agente o di una agenzia di rappresentanza.

Attraverso semplici procedure l'utente è in grado di gestire tutti i dati necessari per ottenere reports di facile consultazione sull'andamento

generale della propria attività.

JUMBO è un pacchetto modulare che permette l'integrazione personalizzata all'interno della realtà aziendale in cui si colloca.

Le caratteristiche salienti sono rappresentate dalla possibilità di gestire:

∗ più ditte mandanti con propria anagrafica articoli ∗ più subagenti con percentuali provvigionali diversificate ∗ giacenze e fabbisogni cataloghi distinti per ditta mandante ∗ ordini in valuta c/attribuzione cambio diverso per singola scadenza di pagamento ∗ scala sconti/prezzi e provvigioni a più livelli ∗ varianti articolo personalizzabili e controllabili in fase di acquisizione ordini ∗ un' anagrafica distinta per i clienti potenziali ∗ statistiche distinte sul fatturato e sul venduto ∗ statistiche su supporti grafici diversi ∗ schede visite per singolo cliente ∗ il preview di tutte le stampe previste ∗ l’export su formato Excel, Word e PDF di tutte le stampe previste

Caratteristiche principali

JUMBO è un prodotto multiutente e multisocietà che può essere

installato sia su una singola stazione di lavoro sia su una rete di PC, mantenendo sempre la sua semplicità d'uso.

Il menù può essere personalizzato, mediante attivazione o disattivazione delle singole voci, per ogni singolo utente abilitato all'uso del programma.

JUMBO JUMBO JUMBO JUMBO ---- PROGETTO AGENTIPROGETTO AGENTIPROGETTO AGENTIPROGETTO AGENTI

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TABELLE - ANAGRAFICHE

Tabella tipologia clienti.

per codificare le varie tipologie di attività svolte dai clienti in portafoglio.

Le tabelle e le anagrafiche raggruppano tutte quelle

informazioni che frequentemente vengono richieste durante la gestione delle procedure.

Il caricamento dei dati tabellari rappresenta una di quelle

operazioni attivabili nella fase iniziale di lavoro con Jumbo .

Tabella classificazione clienti.

per codificare le classificazioni necessarie a raggruppare più clien-ti che godono delle stesse condizioni commerciali.

Tabella zone.

per raggruppare più clienti che appartengono alla

stessa area geografica in cui opera un agente.

L'utilizzo diventa interessante in fase di analisi statisti-

che di vendita e in fase di attribuzione dell'agente al singolo cliente.


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Tabella modalità di pagamento.

per codificare le varie modalità di pagamento adottate dai clienti.

Determinante per il calcolo delle provvigioni che maturano sull'incassato.

Tabella valute.

per gestire i clienti che effettua-no i pagamenti con valuta di-

versa da quella corrente. Per ogni valuta viene mantenuta la storia per data dei vari cambi determinati.

Tabella Rese per codificare le diverse modalità di garanzia sulla

consegna del prodotto ordinato.

Tabella modalità di trasporto.

Per codificare le diverse tipologie di trasporto con cui la merce ordinata arriverà a

destinazione.


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Tabella raggruppamento articoli.

per codificare le classificazioni necessarie a raggruppare più articoli che godono delle

stesse condizioni commerciali.

Tabella listini.

La tabella prevede la codifica illimitata dei listini di vendita per ogni ditta mandante, con indicazione del periodo di validità, che abilita l'applicazio-

ne solo nel periodo previsto.

Per ogni articolo è possibile inserire un numero illimitato di scaglioni quantità

a cui far corrispondere un prezzo. Ogni listino codificato può essere espres-so in più valute.

E' gestita una funzione automatica per il caricamento di prezzi e degli arti-

coli, prelevando i dati dal listino elettronico fornito dalla ditta mandante.

Tabella varianti.

Le varianti rappresentano possibili caratte-ristiche attribuibili ad un articolo, non desu-

mibili dal codice dello stesso.

(Ad esempio, il colore può essere un tipo variante a cui è possibile associare i valori,

giallo e blu etc..., selezionabili per un de-terminato raggruppamento articolo). La corretta codifica delle varianti permette un inserimento pilotato degli articoli. Le varianti vengono associate a livello rag-gruppamento articolo.


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Articoli.

Tutti gli articoli previsti dalle ditte vengono codificati in questa anagrafica (descrizione massima fino a 50 caratteri, varie unità di misura,

raggruppamento, eventuale n.ro pezzi per scatola se gestite le confezioni).

Ditte mandanti. Questa anagrafica prevede la raccolta dei dati anagrafici di tutte le ditte /fornitori mandanti rappresentate dall'agenzia. Distinzione tra “Ditta Sede” e “Ditta Filiale”.

Tra le varie informazioni gestite troviamo:

∗ Cartella referenti ∗ I dati per l’invio di fax ed e@mail ∗ Cartella pagamenti ∗ Dati import /export dei dati ∗ Definizione per zona e provincia degli agenti e sub agenti che operano per la ditta in esame.


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Clienti potenziali. Stesse caratteristiche dell’anagrafica Clienti acquisiti dove si codificano tutti i clienti potenziali che sono stati contattati, ma con i quali non esistono ancora rapporti di

vendita. La codifica di questi clienti permette di controllare l'intera attività di promozione e ricerca di nuove vendite. Alla conferma di un primo ordine si procederà al consolidamento in automatico

nell'anagrafica dei clienti acquisiti.

Clienti acquisiti. In questa anagrafica sono contenuti tutti i clienti già consolidati con cui esistono dei rapporti di vendita.

I dati gestiti prevedono l'indicazione di:

∗ 3 numeri telefonici + fax; ∗ 6 nominativi di riferimento per i contatti; ∗ Varie informazioni legate all'attività quali il giorno di chiusura e di rice-vimento, l'esistenza di un magazzino e di una show-room.

∗ note libere e illimitate;

Tabella agenti e subagenti. Questa tabella contiene la codifica di agenti e subagenti che operano all'inter-no di un'agenzia di rappresentanza.

Oltre ai dati anagrafici è possibile indicare l'importo massimo di enasarco da pa-gare, calcolato ed evidenziato automaticamente sul preavviso-fattura. La gestione subagenti prevede l'indicazione del codice agente padre e della per-centuale provvigionale calcolabile sulle provvigioni maturate dall'agente padre o

da applicare sul fatturato del singolo subagente.

Riferimenti legati alle varie ditte man-danti quali ∗ Pagamento, ∗ Listino applicato, ∗ L'agente associato. Distinzione tra "clienti filiale" e "clienti sede" gestita nel modulo statistiche di vendita e nella definizione delle con-

dizioni commerciali.

Tabella banche. La tabella contiene la codifica delle banche a cui si appoggiano i clienti per i pagamenti.


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Gestione Ordini

Gli ordini clienti possono essere caricati facilmente grazie all'ausilio di varie tabelle che pilotano l'inserimento delle informazioni. La numerazione viene attribuita automaticamente ed è progressiva a livello di

Ditta mandante. Durante l'inserimento del dettaglio, semplicemente digitando il codice articolo e la quantità, il programma propone il prezzo di vendita, gli sconti in percentuale, la provvigione spettante all'agente e le varianti previste con la possibilità di selezionare, tra una scala di valori pre-impostati, il valore da attribuire ad ognuna di esse.

Per ogni ordine è possibile memorizzare:

∗data ordine; ∗data prevista consegna; ∗data caricamento ordine; ∗data trasmissione ordine; ∗data invio fax dell'ordine.

Lo stato dell'ordine, sempre in primo piano, prevede i valori: annullato, trasmesso, in attesa di trasmissione e fatturato.

L'evasione delle righe ordine si attiva mediante il caricamento delle veline, ricevute dalla ditta mandante e prevede anche l'evasione parziale.

Trasmissione

La funzione prevede il collegamento automatico con le ditte mandanti abilitate alla ricezione via modem degli ordini, ed attiva la trasmissione degli ordini selezionati dall'utente. Successivamente ad ogni trasmissione, il programma imposta automaticamente lo stato di trasmesso nell'ordine, allo scopo di impedire la doppia trasmissione di ordini già inviati alla ditta. Inoltre è possibile spedire via fax l'ordine direttamente dal computer senza dover stampare e poi eseguire manualmente il fax.


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Interrogazione Ordini e Analisi ordinato

previste una serie di stampe che permettono di tenere sotto controllo lo stato delle consegne e lo stato degli ordini, definiti anche contratti che,

anche dopo l’emissione, possono subire modifiche di carattere contrattuale che determinano una variazione dei quantitativi pattuiti in prima istanza.


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Gestione fatture

Scadenze

Tutte le scadenze generate con il caricamento fatture, possono essere evidenziate a video, valorizzando i

parametri di selezione previsti. Per ogni scadenza è possibile segnalare un eventuale insoluto che permette di escluderla dal riepilogo provvigioni spettanti, quando il calcolo è effettuato sul maturato. Inoltre, in presenza di clienti esteri, è possibile attribuire il cambio con cui la ditta mandante intende convertire gli

importi provvigione maturati in valuta. Premi

Molte ditte, quando si trovano verso la fine dell'anno, concedono degli sconti aggiuntivi a quei clienti che implementano i loro ordini per raggiungere gli obiettivi di

fatturato previsti dalle ditte stesse. Il programma prevede l'inserimento di questi scaglioni di fatturato e la stampa di una lettera, da spedire ai clienti, che riporta il totale fatturato raggiunto sino a quel momento, e gli obiettivi più vicini per ottenere lo sconto aggiuntivo previsto.

Sono previste tre modalità per inserire le fatture: ∗ inserimento senza dettaglio righe: Si caricano i soli dati di testata e il solo tot. Fattura; ∗ inserimento con dettaglio righe (anche parziale)

senza evasione degli ordini: si caricano i dati di testata, il totale fattura e sola le righe che interessano l'analisi del venduto per artico-lo. Il programma genera in automatico l'ordine in cui

inserire il dettaglio caricato. ∗ inserimento con evasione degli ordini in essere: si caricano i dati di testata e si impostano i parametri per selezionare gli ordini da evadere. A fronte di ogni riga ordine selezionata, si indicano le quantità fatturate. Il programma gestisce auto-

maticamente l’evasione ordine;

Il corretto calcolo delle provvigioni prevede l'inserimento in archivio delle fatture rice-vute dalle case mandanti.

Le note di accredito vendono caricate con le stesse modalità previste per le fatture ma con gli importi caricati con il segno “ - “


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Il dettaglio delle provvigioni viene riportato su un tabulato, ordinato per agente o ditta mandante, ottenuto elaborando tutte le fatture appartenenti al periodo selezionato.

Tre le tipologie di calcolo previste :

∗ sul fatturato, considera l'imponibile delle fatture con data compresa nel periodo selezionato;

∗ sul maturato (incassato), considera l'imponibile delle scadenze comprese nel periodo selezionato;

∗ Sul maturato totale (incassato totale), come la precedente con il controllo che anche l’ultima scadenza deve essere stata incassata.

A fronte di ogni imponibile si riportano:

∗Numero / data fattura / data scadenza (se calcolo sul maturato) ragione sociale del cliente / imponibile totale ( e dettaglio imponibili per aliquota provvisionale il cambio, se trattasi di fattura con valuta). / il totale provvigione calcolato / l'eventuale sub-agente che ha seguito il cliente.

Dopo aver analizzato e verificato le informazioni esposte, si attiva la generazione automatica del preavviso fattura.

Gestione Provvigioni

Per ogni sub-agente è prevista una provvigione percentuale applicabile sulle provvigioni maturate dall'agente padre o sul fatturato raccolto dal sub-agente stesso. Dopo aver analizzato e verificato le informazioni esposte, si attiva la generazione automatica del preavviso fattura che il sub-agente deve presentare all'agente padre. Preavvisi

Tutti i preavvisi generati sono gestiti da questa funzione che permette:

∗ l'evidenza a video ordinata per documento o ditta

∗ la variazione di qualsiasi voce componente il preavviso stesso

∗ la cancellazione

∗ la stampa del preavviso e la stampa della successiva fattura. Dato l'imponibile provvigionale, il programma calcola in automatico l'importo Iva, la ritenuta d'acconto, la ritenuta enasarco ed il totale documento. Tabella scala provvigioni In questa tabella è possibile definire le provvigioni spettanti all'agenzia. Sono gestiti due livelli di applicazione, uno legato agli sconti ed uno slegato. La definizione delle provvigioni legate agli sconti, prevede alcune combinazioni ( ad es. ditta mandante - agente - cliente - raggruppamento articolo; ditta mandante - agente - classificazione cliente - raggruppamento articolo ) . Per ogni combinazione è prevista l'indicazione di una provvigione percentuale a fronte di una combinazione sconti illimitata. La definizione delle provvigioni slegate dagli sconti, prevede alcune combinazioni ( ditta mandante - agente - cliente; ditta mandante - agente.) Per ogni combinazione è prevista l'indicazione di una provvigione percentuale. La ricerca della provvigione da applicare, avviene seguendo l'ordine stesso con cui le combinazioni sono state elencate.

Sub-agenti

Il riepilogo delle provvigioni spettanti ai sub-agenti viene riportato su un tabulato, ordinato per sub-agente o ditta mandante, ottenuto elaborando tutte le fatture apparte-nenti al periodo selezionato.


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a) analisi per regione/provincia:

raggruppa le fatture per regione con un dettaglio per provincia.

b) analisi per ditta/agente:

raggruppa le fatture per ditta mandante con un dettaglio per agente e/o subagente.

c) analisi per destinazione:

la statistica, attivabile solamente per i clienti sede,

raggruppa per ognuno di essi, tutte le filiali a livello di provincia.

d) analisi per cliente (scheda cliente):

questa statistica prevede un'analisi dei dati raggruppati per trimestre ed è intestata al cliente;

Gestione Budget

Caricamento. La gestione del budget permette il caricamento delle previsioni di vendita a livello ditta/agente e ditta/cliente.

I valori vengono caricati distinti per mese e automaticamente si ottiene il totale annuo. Scostamenti. L'analisi degli scostamenti mette in raffronto i valori previsionali con i valori a consuntivo ricavati dalle fatture presenti in

archivio. Il raffronto è evidenziato in percentuale, con segno positivo quando il fatturato è maggiore e con segno negativo quando il fatturato è inferiore alla previsione. L'analisi è gestita a tre livelli: mensile, semestrale, annuale.

Per ogni anno considerato si evidenzia: ∗ il fatturato del periodo selezionato ∗ il fatturato totale dell'anno ∗ lo scostamento in percentuale, tra il periodo dell'anno considerato e quello dell'anno precedente.

Gestione Statistiche

Fatturato. Le statistiche sul fatturato prendono in esame le fatture dell'anno in corso,

e dei due anni precedenti, appartenenti al periodo selezionato a parametro.

Oltre al periodo, sono disponibili vari parametri di selezione che permettono di otte-nere delle statistiche personalizzate.

La statistica prevede le seguenti modalità di esposizione dei dati:


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Venduto

Le statistiche sul venduto, che prendono in esame gli ordini,

del l 'anno in corso e del precedente, evidenziando le vendite per articolo. Per ogni anno considerato si evidenzia:

∗ il venduto a quantità e valore del periodo selezionato ∗ lo scostamento tra le quantità dei due anni elaborati ∗ lo scostamento in % tra il valore venduto dei 2 anni elaborati ∗ il venduto totale a quantità e valore dei 2 anni elaborati.

Oltre al periodo di elaborazione, sono disponibili vari parametri di selezione che permettono di ottenere delle statistiche personalizzate.

Sono previste le seguenti analisi dati:

Per ognuna di queste statistiche è possibile scegliere se stampare anche il dettaglio articolo.

Grafici. Il programma prevede l'esposizione del fatturato, e dell’ordinato, su diversi

supporti grafici, selezionabili dall'utente, che rendono la consultazione dei numeri più immediata e veloce. Sono previsti i seguenti supporti grafici:

∗ grafico a torta ∗ istogramma verticale ∗ istogramma orizzontale ∗ diagramma ad area. Analisi statistiche Fatturato per:

a) cliente con dettaglio per ditta;

b) cliente sede con dettaglio per filiale; c) agente con dettaglio per ditta; d) ditta con dettaglio per agente; Analisi statistiche Ordinato per:

a) venduto di competenza;

b) venduto; c) consegnato; d) da evadere;


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Ordinato

Un’apposita statistica, sia a quantità che a valore, è stata messa a disposizione per facilitare

il confronto dell’ordinato mensile nell’arco del periodo di un anno selezionato dall’utente. La stessa statistica, come per tutte le stampe che estraggono i dati dagli ordini, offrono la possibilità

di eseguire delle selezioni direttamente sulle varianti degli articoli venduti, in modo da dettagliare l’analisi su determinate caratteristiche del prodotto.

I dati elaborati dai grafici sono supportati dalla relativa stampa .


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2. Analisi per zona con dettaglio articolo

Altri esempi di layout di stampa delle statistiche su ordinato: 1. Analisi per cliente con dettaglio articolo

3. Analisi per agente con dettaglio articolo


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Gestione Contatti Aziendali

Schede visite. Tutti i contatti avuti con i clienti, possono essere documentati con la gestione di una scheda in cui

riportare le varie informazioni raccolte. Sono previste: a) scheda promoters b) scheda agenti.

Per ogni scheda si inseriscono: ∗ la data in cui è avvenuto il contatto; ∗ il tipo contatto (tel., visita, ecc.) pre-codificato; ∗ la persona contattata; ∗ il codice agente e/o promoter. Sulle schede si possono indicare, per ogni ditta

mandante, i seguenti dettagli: ∗ il grado d'interesse dimostrato dal cliente; ∗ se è stata rilasciata della documentazione ∗ note di lavoro e sull'eventuale fornitura: ∗ le ditte concorrenti ∗ le note riguardanti il contatto.

Piani visite

Tutte le visite presso i clienti, possono essere pianificate automaticamente selezionando opportuni parametri di

filtro. Il piano riporta l'elenco dei clienti selezionati, ordinati in base alle priorità precedentemente assegnate nella tabella CAP. Prima di stamparlo, può essere rielaborato cambiando l'ordine dei clienti, cancellando eventuali clienti che non si desidera visitare, attribuendo la data e ora di un eventuale

appuntamento già prefissato. Il piano stampato, riporta, raggruppati per provincia e comune, i dati anagrafici dei clienti, le persone di riferimento, numeri telefonici ed il riferimento all'appuntamento.

Export fatturato. Per agevolare il lavoro dell'agente quando si trova fuori ufficio ed ha

bisogno di reperire informazioni storiche sul fatturato dei propri clienti, è previsto l’export delle informazioni, contabili e commerciali, su dispositivo "palmare" .

Priorità CAP Le priorità qui definite dall'utente, pilotano la generazione automatica dei piani visite.

Tutte le schede raccolte possono essere consultate e, selezionando opportuni parametri di filtro, riepilogate per cliente o per agente/promoter.


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Gestione Cataloghi

Questo modulo prevede la possibilità di codificare per ogni ditta rappresentata, i cataloghi utilizzati per la vendita.

A fronte di ogni catalogo si possono codificare i vari “depliant” che lo compongono, classificandoli per tipologia (listino, depliant fotografico, ecc.). Le funzionalità previste sono:

∗ movimentazioni per consegna ai clienti ∗ movimentazioni di scarico per rottura depliant o eliminazione (es. listini scaduti)

∗ interrogazione giacenza cataloghi C/o clienti ∗ calcolo fabbisogno cataloghi/depliants ∗ Pianificazione visite per consegna cataloghi


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La tecnologia

∗ Sviluppo in ambiente Windows 32 bit. ∗ L’ambiente di sviluppo Delphi 7 ∗ database relazionale basato su linguaggio SQL. ∗ Versione monoutente o client/server. ∗ Realizzazione personalizzazioni e interazioni con i più diffusi pro-

grammi Gestionali e con soluzioni di office automation esistenti.

I Requisiti di sistema

Configurazione ottimale: ∗ PC con processore Pentium ∗ S.O. Windows 2000/XP/VISTA ∗ Consigliati 512 Mb ∗ Spazio su HD 100 Mb ∗ Mouse ∗ Stampante a getto d'inchiostro o laser compatibile Windows

Via Liberazione, 4/A 31020 San Vendemiano (TV)

Tel.: 0438 402.981 Fax: 0438 403.895

E-mail: [email protected] www.spazioinformatico.com

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