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Fatturazione elettronica e conservazione a normaper risparmiare e aumentare la competitività aziendale.

Easy Fattura una soluzione per tutte le imprese.

Anna Vesco

Divisione Banca dei Territori

Direzione Marketing Imprese

Prodotti di Raccolta e Sistemi di Incasso e Pagamento

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La Fatturazione Elettronica.

Trasformare i processi tradizionalmente cartacei in processi digitali è frutto di una chiara comprensione dei benefici associati ai costi del cambiamento.

INGREDIENTI PER UN PROGETTO DI SUCCESSO:

� consapevolezza del valore del progetto di fatturazione elettronica

� pieno commitment del vertice aziendale

� coinvolgimento delle diverse strutture aziendali (es: Amministrazione, Acquisti, Vendite,

Tesoreria, Logistica) interessate dal processo di fatturazione

� gestione del cambiamento per gradi mantenendo la visione unitaria del ciclo ordine-pagamento

che rappresenta l’obiettivo a cui progressivamente tendere.

Fatturazione Elettronica non solo per razionalizzare i processi interni

ma per aumentare competitività aziendale.

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… ha stimato in circa 1.300 Mln di fatture il Mercato potenziale...

Analisi dei

transatiper

filiera

Analisidell’IVA

versata

allo Stato

ca 1.300 MlnFatture B2b all’anno in

Italia

FilieraFilieraTransato B2b[Mld €/anno]Transato B2b[Mld €/anno]

Fattura media

[€/fattura]

Fattura media

[€/fattura]

N. Fatture

[Mln/anno]

N. Fatture

[Mln/anno]

Largo

consumo ca 340 2.500 137

Metalmecc

anico ca 260 5.400 48

Automotiv

e ca 190 7.200 26

Acquistato

PA ca 160 3.300 50

Constructi

on ca 140 6.800 20

Utility ca 120 3.500 33

Tessile ca 110 2.500 42

… … … …

TOTALE

B2bca

2.900

ca

2.200

ca

1300

I benefici sono concreti.

N. Fatture B2b

N. Fatture B2b

Beneficio a FatturaBeneficio a Fattura

Beneficio

Totale

Beneficio

Totale

Completa integrazione e dematerializzazioneCompleta integrazione e dematerializzazione

ca 60.000

ca 2.000

ca 62.000

Fatturaz. Elettr.

non strutturata

Fatturaz. Elettr.

non strutturata

Fatturaz. Elettr.

strutturata

Fatturaz. Elettr.

strutturata

ca 6.000 ca 12.000

ca 2.000 ca 2.000

ca 8.000 ca 14.000

TOTALE

B2b

TOTALE B2c

TOTALE

Beneficio [Mln €/anno]Beneficio [Mln €/anno]

...che se trasformate in elettronico comporterebbero per il sistema Italia risparmi di :

15Mld se fattura elettronica60Mld se ciclo esteso(*)

L’analisi condotta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management – Politecnico di Milano…

(*) ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento

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Azienda con attivitàamministrativa

limitata media elevata

Digitalizzazione e conservazione del passivo

1,8 0,5 0,1

Conservazione dell'attivo 0,9 0,2 0,1

Fatturazione elettronica pura 1,0 0,7 0,6

Completa integrazione e dematerializz.

0,7 0,5 0,4

Integrazione del ciclo ordine-pagamento

0,6 0,5 0,4

Integraz. del ciclo ordine-fattura 0,6 0,5 0,4

Integraz. del ciclo fattura-pagam. 1,2 0,7 0,5

Integrazione dei pagam/incassi 0,7 0,1 0,1

Scambio unilaterale fatture 3,9 0,9 0,1

Scambio unilaterale ordini 1,0 0,3 0,1

Scenario di

sensitività

MEDIO

Fatt

ura

zio

ne e

lett

ronic

aIn

tegra

zio

ne e

dem

ate

rializ

zazio

ne

0 < PBT [anni] < 1

1 < PBT [anni] < 2

2 < PBT [anni]

Si suppone l’adozione della migliore modalità

di fruizione del servizio per ogni paradigma

Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano

Tempi di payback mediamente inferiori all’anno

2-3 euro per fattura nel caso

della conservazione sostitutiva della fatture…

4-12 euro per fattura nel caso

della fatturazione elettronica a norma di legge

30-80 euro per ciclo nel caso

della completa integrazione del ciclo ordine-pagamento

Benefici lordi di:

Il valore della Fatturazione Elettronica.

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Il tasso di adozione è ancora basso.

Perché?

Percezione di complessitàdel processo di innovazione …

� Carenza di standard tecnologici e di servizio consolidati.

� Change management complesso.

� Complessità normativa.

� Limitata percezione dei vantaggi, lato azienda.

� Difficoltà nello stimare i risparmi.… a fronte di benefici difficili da quantificare.

Le barriere

FATTURA ELETTRONICA

?

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Benefici per tutte le imprese.

Limitate AttivitàAmministrative(5.000 cicli/anno)

Elevate AttivitàAmministrative(250.000

cicli/anno)

Medie AttivitàAmministrative(25.000 cicli/anno)

Miglior modalità di fruizione del servizio per ogni paradigma

[anni]

0,5

1

1,5

2

2,5

0

Progetti

interniProgettidi

filiera focalizzatiProgetti di

filiera estesi

Te

mp

o d

i p

ayb

ac

k

Conservazione dell'attivo

Digitaliz. e conservaz. del

passivo

Fatturaz. elettronica strutturata

Integraz. ciclo fattura-pagamento

Integraz. del ciclo

ordine-fattura

Completa integraz. e

dematerializz.

Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione - School of Management – Politecnico di Milano

I benefici e la redditività sono estremamente interessanti anche per le medie e le piccole imprese, anche grazie alla disponibilità

di servizi in outsourcing

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Oltre le barriere: Easy Fattura. La proposta di outsourcing di Intesa Sanpaolo.

� avere a disposizione, rapidamente, un

insieme di conoscenze e competenze non

presenti in azienda o poco fruibili nella loro

configurazione attuale;

� accedere a dotazioni informatiche complesse e costose, per utilizzare le quali

bisognerebbe mettere in campo risorse umane

ed economiche non sempre disponibili e,

comunque, non in tempi brevi;

� utilizzare la flessibilità del fornitore/ outsourcer spesso maggiore di quella delle

funzioni interne;

� scegliere un ottimale rapporto costi/beneficiattraverso la calibrazione dei livelli di servizio

sulle necessità effettive degli utenti.

Esternalizzare il processo di fatturazione permette all’azienda di:

ad un costo inferiore;

a condizioni finanziarie piùvantaggiose;

con una qualità superiore a quella potenzialmente fornita dagli enti interni;

con possibilità di adeguamento alle proprie esigenze.

Ottenere un servizio:

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La scelta dell’outsourcer: affidabilità e reputazione del partner.

L’outsourcer deve offrire una serie di garanzie affinchè l’azienda si possa “dimenticare” delle problematiche tipiche della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva.

� Aggiornamento costante della soluzione in coerenza con le evoluzioni normative.

� Strumenti di monitoring e controllo per la segnalazione di eventuali anomalie nel processo di conservazione.

� Supporto all’autorità di controlloin caso di ispezioni sugli archivi di fatture conservate.

� Personale qualificato per supportare l’azienda in ogni problematica relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione.

L’outsourcer deve garantire anche una serie di controlli affinché il cliente non incorra in sanzioni.

�Processo che garantisca l’ordine cronologico dei documentioggetto della conservazione.

� Verifica periodica della leggibilità e integrità degli archivi.

� Predisposizione delle impronte dell’archivio per le comunicazioni alle Agenzie Fiscali competenti.

� Controllo del rispetto degli SLA di conservazione coerenti con le tempistiche definite dalla norma.

� Mantenimento della validità della firma digitale e della marca temporale utilizzata per la conservazione a norma.

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DALLA GESTIONE CARTACEA ALLA GESTIONE EVOLUTA.

Easy Fattura per gestire il cambiamento.

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…sistema integrato di gestione digitale delle fatture che permette alle aziende di esternalizzare presso Intesa Sanpaolo, il processo diFATTURAZIONE ELETTRONICA e di CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.

Area Ciclo Attivo

Area Ciclo Attivo

Area Ciclo Passivo

Area Ciclo Passivo

VeicolazioneVeicolazione

Incassi e riconciliazione

Incassi e riconciliazione

Portale Guest

Portale Guest

Anticipo fatture

Anticipo fatture

Conservazione a norma

Conservazione a norma

Pagamenti e riconciliazione

Pagamenti e riconciliazione

Conservazione a norma

Conservazione a norma

Predisposizione e gestione fatture

Predisposizione e gestione fatture

Ricezione e caricamento

fatture

Ricezione e caricamento

fatture

Gestione del fascicolo

Gestione del fascicolo

- Easy Fattura, servizio integrato nell’offerta Links, consente la gestione di tutte le fasi di vita delle fatture…

- …garantendo il rispetto della normativa vigente in materia fiscale e civilistica…

- …e l’ottenimento di significativi risparmi, in termini di costi e tempi dedicati al processo di fatturazione.

Easy Fattura è …

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� Gestione completa del ciclo di fatturazione attivo e passivo.

� Acquisizione delle fatture nel formato scelto dall’azienda.

� Veicolazione delle fatture attive, personalizzabile per destinatario,

attraverso diversi canali: posta, e-mail, LINKS, CBI, portale guest.

� Richiesta elettronica di anticipo fatture.

� Firma massiva dei documenti.

� Tracciabilità completa dei vari stati della fattura: (inviata, ricevuta,

scaduta, pagata, conservata, ecc.).

� Notifiche via mail per ogni cambiamento di stato del documento.

Easy Fattura: Le Caratteristiche

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…ed inoltre…

� Generazione dei flussi di incasso e pagamento.

� Gestione delle dispute/eccezioni con ambiente dedicato.

� Accesso a forme di finanziamento (es. anticipo Fatture)

� Gestione elettronica del fascicolo relativo alla fattura (ordini, ddt, ecc.).

� Conservazione sostitutiva a norma di fatture con relativi allegati.

� Conservazione a norma dei libri/registri contabili e fiscali.

� Responsabile della Conservazione: Intesa Sanpaolo.

� Duplicazione su supporto (DVD) dei documenti conservati.

� Consultazione on line delle fatture.

� Garanzia di adeguamento a future modifiche normative.

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Area Gestione Documentale

Postalizzazione

Area Incassi e Pagamenti

Rendicontazione e riconciliazione

Invio incassi/pagamenti con info riconciliazione

Invio esiti incassi/pagamenti con info riconciliazione

Rendicontazione con info riconciliazione

Invio richieste di incasso/

pagamento

Ricezione esiti

Guest

E-mail

DE

ST

INA

TA

RIO

Cliente LINKSINTESA SANPAOLO

� Import/export multiformato

� Invio multicanale anche con firma digitale

� Protocollazione

� Riconciliazione

� Disputa (*)

� Gestione stati di avanzamento (*)

� Firma digitale

� Conservazione a norma

� Informazioni strutturate di riconciliazione

� Scadenzario

� Generazione automatica incassi

� Anticipo fatture (solo monobanca)

� Bonifico ad iniziativa del beneficiario

� Bonifico, Ri.ba, RID MAV e Altri

� Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti

� Aggiornamento stati di lavorazione fatture (*)

� Matchinginformazioni di riconciliazione con fatture

Amministrazione sistema

� Stampa� Gestione anagrafiche

� Ricerca

Invio/ricezione fatture

Amministrazione

Tesoreria

Tesoreria

Amministrazione sistema

Amministrazione

Altre Banche

(*) Links e Guest

Easy Fattura: sistema integrato di fatturazione elettronica.

L’azienda potrà utilizzare i nuovi servizi di fatturazione elettronica attraverso

LINKS INTESA SANPAOLO

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� Soluzione proprietaria aperta sviluppata a partire da piattaforma e

componenti software leader nel mercato globale.

� Soluzione completa in grado di soddisfare l’intero ciclo di

fatturazione e di pagamento.

� Soluzione scalabile e modulare in grado di soddisfare le molteplici

esigenze delle imprese.

� Possibilità di integrazioni e personalizzazioni per community

orizzontali/verticali.

Con Easy Fattura anche le PMI possono accedere a soluzioni tecnologiche tipicamente indirizzate alle grandi Corporate.

Easy Fattura: per tutte le imprese.

Con Easy Fattura le Corporate possono trovare soluzione a specifiche esigenze.

Con Easy Fattura le community possono accedere a soluzioni di integrazione personalizzate.

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Easy Fattura: Il modello operativo.

Contropartiinternazionali

Comunità di clienti

PMI e POE

Large Corporate

PP.AA Centrale e Locale

Comunità, Distretti e Marketplaces

� Distretto farmaceut.

� Altri distretti industr.

� Altre comunità

Altre comunitànazionali

Aziende Clienti del Gruppo

Aziende clienti di altre Banche

Canali per i circuitiinternazionali

(in via di sviluppo)

Altri canali di delivery� Invio/ricezione fatture.

� Pagamento/incasso.

� Anticipo fatture.

� Gestione dispute.

� Rendicontazione e riconciliazione.

� Archiviazione.

� Gestione del fascicolo.

� Conservazionesostitutiva di

� fatture + allegati

� libri contabili

� libri fiscali

Funzionalità disponibili

� SwiftNet.� TSU.� MACUG.

� C.B.I.

� E-mail.� Poste.� LINKS� Portale

GUEST� Posta El.Cert.� Fax

Canali per i circuitinazionali

Tipologia di canaliEasy Fattura

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Il rapporto Banca – Impresa – Pubblica Amministrazione.

Pia

tta

form

a

Communities/PP.AA

Imprese Clienti

Gruppo

Membri della community

Imprese Clienti altre

Banche

Modello di riferimento

• Fattura elettronica.

• Conservazione sostituiva a norma.

• Gestione documentale (note di credito, note di debito, gestione delle dispute, ecc..).

• Servizi di incasso/pagamento allineati con standard internazionali.

Servizi offerti

Processi di fatturazione

Incassi e Pagamenti

Banca

Aziende Ospedalier

e

Università

Enti

Cicli contabili

• Riconciliazione automatica incassi/pagamenti con documenti commerciali.

Easy Fattura: per essere pronti nei confronti della P.A.

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Easy Fattura: i benefici per l’impresa. 1/2

I possibili benefici che deriverebbero dall’utilizzo di un sistema di fatturazione elettronica sono dirompenti e travalicano i vantaggi puramente economici.

- economici -

� Riduzione dei tempi, dei costi e delle risorse impiegati per l’invio/ricezione, reclami, gestione errori, registrazione, archiviazione delle fatture oltre che per la gestione documentale, per la ricerca e consultazione dei documenti.

� Eliminazione del costo di carta, buste, bolli e spedizione.

� Esternalizzazione dei processi aziendali non strategici con impiego di risorse in attività più produttive.

� Collegamento con i sistemi di pagamento e di gestione delle fatture.

� Assoluta trasparenza del processo di fatturazione.

� Eliminazione degli spazi per la conservazione delle fatture cartacee.

� Eliminazione dei ritardi e disguidi legati all’invio tradizionale delle fatture.

- di processo -

- logistici -

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Fattura Elettronica: i benefici per l’impresa. 2/2

- finanziari -

� Migliore gestione dei flussi di cassa.

� Riduzione dei costi operativi.

� Riduzione dei ritardi e mancati pagamenti.

� Integrazione dei servizi bancari con i software contabili/gestionali aziendali.

� Gestione di flussi strutturati multiformato.

� Gestione di flussi non strutturati (es: PDF, Spool)

� Disponibilità di soluzioni di Business Continuity e Disaster Recovery della Banca.

� Accesso a tecnologia avanzata e costantemente aggiornata.

�Disponibilità di strumenti di sicurezza basati su elevati standard.

- gestionali -

- sicurezza -

� Riduzione degli errori.

� Utilizzo di canali di trasporto veloci e sicuri.

� Elevati livelli di servizio.

- certezza operativa -

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In conclusione Easy Fattura è…

… SEMPLICE Un solo click per trasmettere un flusso, firmare, veicolare e conservare .

… EVOLUTOAccesso ad una infrastruttura tecnologica leader del mercato.

… AFFIDABILEElevato livello di affidabilità dell’infrastruttura e garanzia nell’esecuzione del servizio.

… SICUROMassima riservatezza nel trattamento dei dati e sicurezza nell’esecuzione del servizio.

… PER TUTTE LE IMPRESE L’elevata modularità e flessibilità consente di rispondere alle esigenze a prescindere

dalla dimensione.

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Easy Fattura: dalla gestione cartacea alla gestione evoluta

La parola ai nostri clienti…

Alessandro Rossi Direttore Amministrativo e Finanziario

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Nata nel 1999 produce e distribuisce, in Italia e all’estero, articoli d’elevata qualità come tovaglioli, carta igienica, asciugatutto, rotoli industriali etc.etc., .

Fatturato di oltre 10 milioni di euro.

Operano sia nel mercato del consumer che dei prodotti personalizzati, in particolare sono conosciuti nelle principali arterie della distribuzione organizzata con i prodotti a marchio “Caress” e “Laila” e riforniscono i maggiori gruppi alberghieri e di ristorazione, compagnie di navigazione, compagnie aeree di tutta Europa.

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Ciclo attivo: 4.000 fatture annue

Ciclo passivo: 1.500 fatture annue + allegati

Adotta nel 2008 Easy Fattura del Gruppo Intesa Sanpaolo per la gestione del ciclo attivo iniziando con la veicolazione delle fatture in formato elettronico principalmente tramite mail e portale.

E’ in corso lo studio per l’avvio della conservazione sostituiva a norma che verrà avviata entro l’anno.

L’adeguamento del proprio sistema informativo consentirà di utilizzare le informazioni contenute nella fattura, per aggiornare le scritture contabili, realizzando ulteriori e più completi automatismi.

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I BENEFICI

Aumento dell’efficienza operativa e quindi riduzione dei:� tempi di recapito� fatture non recapitate� tracciatura dell’intero processo su unico strumento

Riduzione dei costi relativi a:� spese stampa, imbustamento e spedizione postale� personale addetto ad attività amministrative (es: reclami,

gestione errori)� archiviazione documenti

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Grazie per l’attenzione

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Easy Fattura: dalla gestione cartacea alla gestione evoluta

Dr. Luciano BodiniPresidente Consorzio DAFNEResponsabile Logistic & Distribution Bayer Health Care

Un progetto di filiera

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Perché passare allo stand Intesa Sanpaolo:

� ritirare la presentazione

� avvalersi del team di esperti

� usufruire dell’opportunità riservata ai visitatori SMAU

Scopri i vantaggi della fatturazione elettronicae della conservazione a norma dei documenti

dei benefici derivanti dall’adozione della FATTURA ELETTRONICA nella tua azienda

Intesa Sanpaolo, in collaborazione con il Politecnico di Milano,

ti offre l’opportunità di ottenere

della dematerializzazione del

ciclo ordine-fatturazione-pagamento-conservazione.

Sarai contattato da un esperto per la valutazione che verrà effettuata dal Politecnico di Milano

in assoluta riservatezza.

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Grazie per la vostra attenzione!

Presso il nostro stand un team di esperti èa vostra disposizione per approfondimenti

e

In Filiale i vostri Gestori vi attendono per fissare incontri per finalizzare una proposta operativa

mirata alle vostre esigenze.

www.intesasanpaoloimprese.com