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FATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

a cura di Armando Giudici autore dell’E_book

«Fattrazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva»scaricabile dall’area E_book del sito Buffetti Editore

FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

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FATTURAZIONE ELETTRONICAIl D. L. n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione consentendo di abbandonare il supporto cartaceo

FATTURAZIONE ELETTRONICA PALa L. n. 244 del 24/12/2007, commi 209-2014 (Finanziaria 2008) impone l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA attraverso l’emissione di due Decreti Attuativi per rendere operativa tale norma.

Il DMEF del 7/03/2008 individua l’Agenzia delle Entrate come gestore del sistema di interscambio (SDI) e la SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e tecnici

Infine il tanto atteso (5 anni) D.M. n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Assistenza e Previdenza a partire dal 6 giungo 2014 così che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno più procedere al loro pagamento sino all'invio del documento elettronico.

DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 che all’art. 5-CAPO IV anticipa dal 6 giugno 2015 al 31 marzo 2015 l’obbligo per le ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI allineando alla medesima data l’entrata in vigore per le AMMINISTRAZIONI LOCALI

PECPECobbligatoria per tutte le imprese dopo la conversione del D.L.179/2012 nella Legge 221/2012 che si affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009 rendendo obbligatoria la PEC per: Professionisti, Società, Ditte Individuali, PA.


NORMATIVA IN VIGORE

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DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in G.U. n. 146 del 26 giugno 2014 nominato: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5, del D.Lgs. N. 82/2005

Tale Decreto introduce le seguenti principali novità: 1.Abroga il termine di 15 gg. per la conservazione delle Fatture Elettroniche e lo allinea a quello dei libri e registri contabili quindi entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione fiscale annuale;2.Abroga l’obbligo dell’invio annuale dell’impronta dell’archivio informatico alla Agenzia delle Entrate sostituendolo con una semplice comunicazione da immettere nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento;3.Cambia le regole del pagamento dell’imposta di bollo abolendo comunicazioni e versamenti preventivi e comunicazioni e saldi a consuntivo introducendo la nuova modalità di pagamento a consuntivo tramite mod. F24, esclusivamente in modalità telematica, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio;4.L’eliminazione della esclusione dalla conservazione elettronica per i documenti doganali e di quelli sottoposti alle accise con le modalità che saranno previste dai Provvedimenti attesi dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

Circ. 18/E del 24 gennaio 2014 della Agenzia delle Entrate relativa a: Iva. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. Contiene importanti chiarimenti sulla fattura elettronica relativamente a: definizione, requisiti, modalità che garantiscono i requisiti, invio, conservazione, ok anche per prestazione di servizi, fattura semplificata ancora più snella.


ALTRA NORMATIVA

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REGOLAMENTO UE N. 910/2014 approvato dal Parlamento Europeo il 23 luglio 2014 entrato in vigore il 17 settembre 2014 e che troverà applicazione a partire dal 1° luglio 2016dal titolo: “Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno”.

Le principali novità introdotte tendono a realizzare l’interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell’Unione attraverso le seguenti novità di maggior rilievo:-Gli Stati membri avranno sempre facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionaledi identificazione che deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare)-Introduzione del sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica-Introduzione dell’obbligo di conservazione, prima non disciplinato a livello europeo

-Ampio rinvio agli standard tecnici-Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile.

Dal punto di vista giuridico la principale novità è la forma utilizzata e cioè il Regolamento e non la Direttiva. Ciò significa la su entrata in vigore in ogni Paese Europeo senza necessitàdi di atti di recepimento, quindi uno strumento di uniformazione del diritto in tutti i 27 Stati dell’Unione.


NORMATIVA EUROPEA

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FIRMA DIGITALEE’, in sostanza, l’equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce:

- l’autenticità del documento (sicurezza della paternità)

- l’integrità del documento (certezza che non sia stato alterato)

- la sua validità


La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un

elemento della coppia “chiave pubblica”, non è possibile

dedurre l'elemento corrispondente “chiave privata”.

La “chiave privata”, infatti, èl'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle

pratiche telematiche. La “chiave pubblica”, invece, èl'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si

verifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi

+

PIN

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LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONALa L. 28 gennaio 2009 n. 2 e il D.L. n. 179 del 18 dicembre 2012 rendono la PEC obbligatoria per tutte le società di capitali, di persone, i professionisti, le pubbliche amministrazioni, imprese individuali ed artigiane.

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MARCA TEMPORALE – COS’E’ E COME FUNZIONA

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Dal 1 gennaio 2013 l’evoluzione normativa ha equiparato in tutto e per tutto le fatture cartacee e quelle elettroniche.Definizione di legge: deve intendersi elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Non tutte le Fatture create in formato elettronico possono rientrare nella definizione di fattura elettronica se non sono in formato elettronico sia quando sono emesse che quando sono ricevute.

Il formato non è rilevante: può essere tanto un formato strutturato XML, quanto un PDF inviato via PEC.E’ invece essenziale farvi ricorso solo previa accettazione da parte del destinatario che peraltro si può rilevare dai suoi comportamenti:ad esempio quando provvede alla contabilizzazione della fattura, e/o al pagamento della stessa.


FATTURAZIONE ELETTRONICA

DEFINIZIONE NORMATIVA E REQUISITI TECNICI

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FATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA’ DI TRASMISSIONE

Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC):

Download della fattura elettronica dal server aziendale:

I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972.

Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica

La fattura elettronica si ha per emessa all’atto della sua

trasmissione per via elettronica. Quindi,

rileverà la data della PEC piuttosto che il messaggio di posta che avvisa il cliente

che la fattura elettronica è

scaricabile dal server aziendale.

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E’ l’obbligo, imposto dall’art. 209 della L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente in

forma elettronica l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture

emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto

forma di nota, conto, parcella e simili.


FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”

CHE COSA E’

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”

PREPARAZIONE FATTURE, INOLTRO ALLA PA E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI

Dal 6 giugno 2014 i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche.D.M. n. 55 del 3/04/2013

Dal 31 marzo 2015l’obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla medesima data l’entrata in vigore per le Amministrazioni LocaliDECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66

(*) Sono quelli individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall’Istat entro il 31/7 di ogni anno e aggiornato al 30 settembre 2014

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”CHI TOCCA E QUANTO VALE

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SPLIT PAYMENTCOSA E’ E COME FUNZIONA

•L’art. 1, comma 629, lettera b) della Legge di Stabilità 2015 ha introdotto nel D.P.R. n. 33/1972 il nuovo art. 17 ter, in base al quale per le cessioni di beni e le prestazioni di servizieffettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni elencate nello stesso art. 17 ter, queste ultime (anche qualora non rivestano la qualità di soggetto passivo Iva) devono versaredirettamente all’erario l’Iva addebitata loro dai fornitori.

•Questo meccanismo è detto “split payment” perché la pubblica amministrazione acquirente deve “scindere” i pagamenti, versando:• al fornitore il corrispettivo della cessione di beni o della prestazione di servizi al netto dell’Iva;• all’erario (anziché al fornitore stesso), l’Iva addebitata dal fornitore

Le modalità che i fornitori, soggetti passivi Iva, debbono rispettare sono definite dall’ art. 2 del DMEF del 23/01/2015, pubblicato in GU il 3/02/2015, il quale stabilisce che, relativamente alle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate con il meccanismo dello split payment:• devono emettere regolarmente fattura con le indicazioni prescritte dall’art. 21 del D.P.R.

n. 633/1972 (addebitando quindi l’Iva al fornitore) apponendovi l’annotazione “scissione dei pagamenti”;

• devono registrare le fatture emesse ai sensi degli artt. 23 e 24 del D.P.R. n. 633/1972, senzaperò computare, nella liquidazione periodica, l’Iva a debito indicata in fattura: tale imposta infatti deve essere versata all’Erario direttamente dalla pubblica amministrazione acquirente che pagherà al fornitore il solo valore imponibile della fattura emessa.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMASPLIT PAYMENT

AMBITO DI APPLICAZIONE La Circolare n. 1/E/2015 elenca le pubbliche amministrazioni che rientrano nel campo applicativo dello Split Payment:

• Stato e altri organi dello Stato, ancorché dotati di autonoma personalità giuridica, ivicompresi, ad esempio, le istituzioni scolastiche e le istituzioni per l’alta formazione artistica, musicale e coreutica (AFAM).

• Enti pubblici territoriali (Regioni, Province, Comuni, Città metropolitane) e consorzi tra essi costituiti, comunità montane, comunità isolane e unioni di comuni.

• Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura e loro Unioni regionali.

• Istituti universitari.

• Aziende sanitarie locali ed Enti pubblici che sono subentrati ai soggetti del servizio S.S.N.nell’esercizio di una pluralità di funzioni amministrative e tecniche.

• Enti ospedalieri, ad eccezione degli enti ecclesiastici che esercitano assistenza ospedaliera.

• Enti pubblici di ricovero e cura aventi prevalente carattere scientifico (I.R.C.C.S.).

• Enti pubblici di assistenza e beneficenza, ossia, Istituzioni Pubbliche di Assistenza eBeneficienza (IPAB) e Aziende Pubbliche di Servizi alla Persona (ASP).

• Enti pubblici di previdenza (INPS, Fondi pubblici di previdenza).

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADEFINIZIONE E REQUISITI

La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo

la validità legale di un documento informatico.

Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un buon formato deve possedere:

- non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specificaazienda;

- essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblicodominio e ben documentate;

- essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismiinternazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American National Standards Institute), l'ISO (International Organization forStandardization), etc.

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Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale”è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,

in formato elettronicoLe Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia

sotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente

Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la “Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante

ai fini tributari.


CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE

SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA.DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA

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Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici

Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo univoco mediante un codice di riferimento.

Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.


CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI O DIGITALI

& TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE

Entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della

dichiarazione fiscale annuale

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAIL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Definizione delle politiche complessive del processo Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento Rapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione esottoscrizione (se prevista da manuale) Richiesta pubblico ufficiale se necessario Monitoraggio del sistema Verifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilitàarchivi Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi

Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della

Sicurezza

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo saràricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore AccreditatoNel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio, un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore AccreditatoIn sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutivaQuindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario predisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per accettazione alla persona fisica nominata.CONSERVATORI ACCREDITATI AGIDSi tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio)

Redazione obbligatoria

Documento informatico

Contenuto minimo:organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVARESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI

RESPONSABILITA’ CIVILEIl Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico.

RESPONSABILITA’ PENALEIl Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi”. L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAEVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI

a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti èpunito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.

b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamento si rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non consenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche

Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la reclusione da sei mesi a cinque anni.

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